RICFORB FINANCE COMPANY PTY LTD

POLITICI CONTABILE ȘI
MANUAL DE PROCEDURI

Adoptat...........
 CUPRINS

1.00 PLANUL DE CONTURI

1.01 Active............................................................................................................... 2
1.02 Pasive.............................................................................................................. 2
1.04 Venituri............................................................................................................ 2
1.05 Cheltuieli.......................................................................................................... 2

2.00 PRINCIPII ȘI PROCEDURI CONTABILE

2.10 Politici.............................................................................................................. 3
2.20 Proceduri
2.21 Recunoașterea veniturilor............................................................................... 3
2.22 Corelarea veniturilor și cheltuielilor................................................................. 3
2.23 Active fixe și amortizare.................................................................................. 3
2.25 Data limită....................................................................................................... 4

4.00 PLĂȚI ÎN NUMERAR

4.10 Politici.............................................................................................................. 5
4.20 Proceduri
4.21 Achiziții de capital............................................................................................ 5
4.22 Bunuri, servicii și alte facturi............................................................................ 5
4.23 Proceduri de plată a facturilor......................................................................... 6
4.24 Salarizare........................................................................................................ 6

5.00 ÎNCASĂRI ÎN NUMERAR

5.10 Politici.............................................................................................................. 7
5.20 Proceduri......................................................................................................... 7

6.00 RECONCILIEREA BANCARĂ

6.10 Politici.............................................................................................................. 8
6.20 Proceduri......................................................................................................... 8

7.00 PROCEDURI CONTABILE DE SFÂRȘIT DE LUNĂ

7.10 Politici.............................................................................................................. 9
7.20 Proceduri......................................................................................................... 9

8.00 PROCEDURI CONTABILE DE SFÂRȘIT DE AN

8.10 Politici.............................................................................................................. 10
8.20 Proceduri......................................................................................................... 10
8.21 Audit financiar.................................................................................................. 10

9.00 ALOCAREA COSTURILOR

9.10 Politici............................................................................................................ 12

CUPRINS (continuare)

10.00 INVESTIŢII
10.10 Politici............................................................................................................ 13
10.20 Procedurile.................................................................................................... 13
11.00 DATORIE
11.10 Politici............................................................................................................ 14
11.20 Procedurile.................................................................................................... 14

12.00 REZERVE ȘI FONDURI DESEMNATE

12.10 Politici............................................................................................................ 15
12.20 Procedurile.................................................................................................... 15

13.00 CONTROALE INTERNE ȘI AUDIT FINANCIAR

13.10 Politici............................................................................................................ 16
13.20 Proceduri....................................................................................................... 16

14.00 CONFORMITATE
14.10 Politici............................................................................................................ 17
14.20 Procedurile.................................................................................................... 17
14.21 Comitetul de conformitate................................................................... 17
14.22 Donații restricționate........................................................................... 17

15.00 BUGETAREA
15.10 Politici............................................................................................................ 18
15.20 Proceduri....................................................................................................... 18

16.00 ACCES LA COMPUTER ȘI BACKUP

16.10 Politici............................................................................................................ 19
16.20 Proceduri....................................................................................................... 19
16.21 Parole.................................................................................................. 19
16.22 Copie de rezervă................................................................................. 19
16.23 Recuperarea în caz de dezastru......................................................... 20

17.00 ACCESUL LA ÎNREGISTRĂRI ȘI PĂSTRAREA ÎNREGISTRĂRILOR

17.10 Politici............................................................................................................ 21
17.20 Proceduri....................................................................................................... 21
17.21 Formulare IRS..................................................................................... 21
17.22 Raportul anual al organizației caritabile din Wisconsin....................... 21
17.23 Evidența personalului.......................................................................... 21
17.24 Informații financiare............................................................................. 22
17.25 Păstrarea înregistrărilor...................................................................... 22

18.00 EȘANTION DE FORMULARE CONTABILE................................................................ 25

19.00 MENȚINEREA POLITICILOR CONTABILE ȘI

MANUAL DE PROCEDURI
19.10 Politici............................................................................................................ 26
19.20 Procedurile.................................................................................................... 26

CUPRINS (continuare)

20.00 PREGĂTIREA DECLARAȚIILOR INFORMAȚIONALE

20.10 Politici............................................................................................................ 27
20.20 Procedurile.................................................................................................... 27
21.00 INVENTARUL BUNURILOR ȘI ECHIPAMENTELOR
21.10 Politici............................................................................................................ 28
21.20 Procedurile.................................................................................................... 28

22.00 GRANTURI ȘI CONTRACTE

22.10 Politici............................................................................................................ 29
22.20 Procedurile.................................................................................................... 29
2.00 PLANUL DE CONTURI
2.01 Active
Active......................................1####
Conturi de numerar...............10###
Conturi de creanțe.................11###
Conturi preplătite...................12###
Terenuri & Constructii...........15###
Mobilier & Echipamente........16###
Alte active..............................18###
2.02 Pasive
Pasive.....................................2####
Conturi curente de plătit........20###
Salarizare și salarizare acumulate
Impozite de plătit.................21###
Datorii înregistrate în avans. .23###
Venituri amânate...................24###
Ipoteci și note
Plătit....................................25###
2.03 Active nete (soldul fondului)
Active nete..............................3####
2.04 Venituri
Veniturile.................................4####
Venituri din chirii....................40###
Venituri contribuite................41###
Veniturile programului...........42###
Alte venituri...........................43###
(Notă: Descrierea trebuie furnizată pentru fiecare cont.)
5
2.05 Cheltuieli
Cheltuielile............................5####
Cheltuieli de personal.........50###
Cheltuieli de birou..............51###
Cheltuieli de construcție.....52###
*reparații și întreținere
*gunoi & deszăpezire
*cheltuieli cu echipamentul
Cheltuieli de program...........53###
Cheltuieli de administrare.....53###
Tipografie & Promovare.......54###
Alte cheltuieli........................55###
2.06 Centre de cost
Administrație........................01
Strângere.............................02
Clădire..................................03
Servicii de program..............04
Grantul A..............................05
Subvenția B..........................06
3.00 PRINCIPII ȘI PROCEDURI CONTABILE

3.10 Politici

Principiile contabile ale Ricforb vor fi în concordanță cu toate legile aplicabile.

Acestea includ: principiile contabile general acceptate și IFRS.

Anumite proceduri care rezultă din aceste declarații și comunicate contabile sunt
discutate mai jos.

3.20 Procedurile

3.21 Recunoașterea veniturilor

Contribuțiile vor fi înregistrate ca venituri în perioada primită sau

3.22 Corelarea veniturilor și cheltuielilor

Pentru a prezenta situații financiare corecte și coerente, veniturile și

cheltuielile atribuibile fiecărei perioade vor fi reflectate în acea perioadă în
măsura posibilului. Capitolele privind procedurile de sfârșit de lună și de
an analizează acest lucru în detaliu. În general, toate înregistrările
necesare pentru a reflecta cu exactitate veniturile și cheltuielile fiecărei
perioade vor fi făcute în perioada respectivă.

Organizația înregistrează tranzacțiile pe baza contabilității de angajamente.

3.23 Active fixe și amortizare

Imobilizările corporale sunt elemente corporale care sunt deținute pentru a

fi utilizate în producția sau furnizarea de bunuri sau servicii, pentru
închirierea către terți sau în scopuri administrative și se preconizează că
vor fi utilizate pe parcursul mai multor perioade. Imobilizările corporale sunt
contabilizate la un cost minus amortizarea acumulată și pierderile cumulate
din depreciere.

Costurile includ toate costurile suportate pentru a aduce activul la locația și

starea necesare pentru ca acesta să poată funcționa în modul dorit de
conducere.

Amortizarea este furnizată utilizând metoda liniară pentru a reduce costul,

mai puțin valoarea reziduală estimată pe durata de viață utilă a
imobilizărilor corporale, care este după cum urmează:

Articol Durata medie de viață utilă

Mobilier și corpuri de iluminat 6
Mobilier de birou 5
Echipamente IT 3
Software de calculator 2
Ustensile 5
Alte active fixe 5

3
 Valoarea reziduală, metoda de amortizare și durata de viață utilă a fiecărui
activ sunt revizuite la fiecare perioadă anuală de raportare dacă există
indicatori prezenți că a existat o modificare semnificativă față de estimarea
anterioară.
.
4.00 PLĂȚI ÎN NUMERAR

4.10 Politici

Pozițiile autorizate să semneze cecuri sunt; Director executiv, președinte al

consiliului, vicepreședinte al consiliului și trezorier al consiliului. La verificări va fi
necesară o singură semnătură. Orice persoană care semnează un cec trebuie să
revizuiască și să parafeze factura justificativă sau alte documente. Persoanele
fizice nu pot semna un cec plătibil pentru ele însele.

Contabilul va menține sistemul de contabilitate de plată. Înainte de plată,

contabilul va codifica fiecare factură, va pregăti cecurile și va organiza
documentația.

Contabilul va determina sumele salariale pe baza foilor de pontaj și a tarifelor

autorizate. Contabilul va intocmi cecurile de salarizare.

4.20 Proceduri

4.21 Achiziții de capital

Sunt necesare trei oferte pentru achiziționarea de active de capital

bugetate care depășesc 2.000 USD, dacă este practic. Directorul executiv
selectează un ofertant. Aprobarea consiliului este necesară în cazul în
care ofertantul cu preț scăzut nu este selectat sau în cazul în care licitarea
nu a fost considerată practică de către directorul executiv. Orice active de
capital care nu sunt bugetate de Consiliu trebuie să fie aprobate de
Consiliu înainte de a solicita oferte.

4.22 Bunuri, servicii și alte facturi

Rechizițiile de cumpărare pot fi generate de oricine din birou. Rechizițiile

sunt predate directorului executiv pentru aprobare și date asistentului de
birou pentru plasarea comenzilor. Cererile de cumpărare aprobate sunt
date contabilului și depuse în dosarul de comandă deschis.

Când bunurile sau serviciile sunt primite, contabilul trage solicitarea de

cumpărare și compară comanda primită cu bonul de ambalare și cererea
de cumpărare pentru acuratețe. Buletinul de ambalare este atașat la
cererea de cumpărare și returnat la fișierul de comandă deschis până la
primirea facturii.

Corespondența este primită și deschisă de asistentul de birou. Toate

facturile sunt direcționate către contabil, care potrivește factura cu cererea
de cumpărare aprobată și bonul de ambalare și determină o codificare a
contului pentru tranzacție. Contabilul înmânează factura și documentația
suport directorului executiv pentru aprobarea plății. Directorul executiv
parafează factura indicând aprobarea plății și aprobând codificarea contului
4
de cheltuieli propusă de contabil. Contabilul introduce factura aprobată în
modulul informatic A/P și arhivează toate documentele în dosarul de
factură deschis până la achitarea acestora.

5
4.23 Proceduri de plată a facturilor

Facturile se plătesc în zilele de 1 și 15 ale fiecărei luni. Înainte de

generarea verificărilor, se generează un raport de verificare prealabilă care
enumeră toate datoriile restante cu datele și sumele scadente. Contabilul
va indica ce facturi trebuie plătite. Acest raport de verificare prealabilă va fi
revizuit și aprobat de directorul executiv. Pe baza raportului de verificare
prealabilă aprobat, verificările sunt tipărite din modulul informatic A/P,
atașate la documentația suport aprobată din dosarul facturii deschise și
transmise directorului executiv spre semnare. Cecurile sunt sigilate în
plicuri de către semnatarul cecului, iar documentele justificative sunt
returnate contabilului pentru a fi depuse în ordine alfabetică de către
furnizor.

4.24 Proceduri de salarizare

Salarizarea este procesată semestrial și este derulată și distribuită până la

data de 19 și 4 a fiecărei luni. Directorul executiv transmite contabilului
fișele de pontaj aprobate la sfârșitul fiecărei perioade. Fiecare pontaj
trebuie semnat de angajat și de directorul executiv. Contabilul totalizează
foile de pontaj și introduce totalurile în modulul de salarizare computerizat.
Verificările sunt tipărite și prezentate directorului executiv pentru examinare
și semnare. Ratele de salarizare utilizate pentru întocmirea statelor de
plată se vor baza pe note semnate de directorul executiv. Salariul
directorului executiv se va baza pe un memoriu semnat de președintele
consiliului.

6
5.00 ÎNCASĂRI ÎN NUMERAR

5.10 Politici

Asistentul de birou va primi și va deschide corespondența în prezența persoanei

de program A pentru a menține controlul dublu asupra chitanțelor.

Asistentul de birou va aproba în mod restrictiv toate verificările atunci când le

primește.

Depunerea bancară se va face zilnic de către Asistentul de birou.

În cazul în care asistentul de birou nu este disponibil pentru a îndeplini aceste

sarcini, directorul executiv va desemna un alt angajat decât contabilul pentru a le
îndeplini.

Chitanțele prenumerotate vor fi utilizate pentru orice sumă primită direct de la o

persoană.

5.20 Proceduri

Toate cecurile sunt vizate restrictiv, fotocopiate și introduse într-un jurnal zilnic de
chitanțe de numerar la deschiderea corespondenței.

Atât asistentul de birou, cât și persoana de program A vor semna jurnalul de

chitanțe de numerar verificând acuratețea acestuia.

Plățile efectuate personal vor fi adăugate în jurnalul de încasări în numerar. O

fotocopie a acestor cecuri și o copie a chitanței prenumerotate vor fi atașate la
jurnalul zilnic de încasări în numerar. Jurnalul de încasări în numerar este
totalizat de Asistentul de birou. O copie a jurnalului este dată contabilului
împreună cu copiile cecului. O copie a jurnalului este, de asemenea, înmânată
persoanei programului B, pentru actualizarea software-ului de administrare a
proprietății.

Directorul executiv va utiliza originalul jurnalului de încasări în numerar pentru

revizuire și pentru a-și îndeplini obligația de a revizui extrasele bancare (a se
vedea secțiunea 6).

Contabilul va folosi copia jurnalului de bonuri de numerar și copiile cecului pentru

a determina codificarea contului și pentru a introduce bonurile de numerar în
computer.

7
6.00 RECONCILIEREA BANCARĂ

6.10 Politici

Extrasele bancare sunt transmise directorului executiv nedeschise.

La deschiderea declarațiilor, directorul executiv examinează verificările pentru

elemente sau modificări neobișnuite. Directorul executiv compară depozitele
selectate din extrasul bancar cu copia caselor de numerar, a jurnalelor de încasări
și revizuiește orice transfer de cont.

Extrasele bancare trebuie să fie reconciliate lunar de către contabil în termen de

cel mult o săptămână de la primirea extrasului. Registrul general și extrasele
bancare reconciliate vor fi ajustate pentru a conveni lunar.

6.20 Proceduri

La primirea extrasului bancar de la directorul executiv, contabilul pregătește

reconcilierea bancară lunară. A se vedea Secțiunea 18 pentru formularul utilizat
pentru pregătirea reconcilierii bancare. Reconcilierile bancare vor reconcilia
soldul bancar cu soldul contabil general. O intrare în jurnal va trebui să fie
înregistrată în fiecare lună pentru elementele din extrasele bancare care nu sunt
deja înregistrate în registrul general. Aceste elemente de reconciliere pot include:
dobânda câștigată, taxele pentru servicii, cecurile NSF, depozitele directe și alte
note de debit sau de credit.

După ce registrul general este reconciliat cu extrasul bancar, extrasul bancar

lunar și cecurile anulate și alte formulare, precum și formularul de reconciliere
propriu-zisă sunt depuse în dosarul de reconciliere bancară.

8
7.00 PROCEDURI CONTABILE DE SFÂRȘIT DE LUNĂ

7.10 Politici

Contabilul intocmeste situatiile financiare lunare

Directorul executiv aprobă situațiile financiare înainte de a fi trimise Consiliului de

administrație. Situațiile financiare ar trebui prezentate directorului executiv cu cel
puțin două zile înainte de trimiterea prin poștă a pachetelor consiliului de
administrație, pentru a facilita această revizuire.

Consiliul Director aprobă situațiile financiare lunare.

7.20 Proceduri

Limita pentru informațiile din extrasele lunare este la două săptămâni după
sfârșitul lunii.

La finalizarea reconcilierilor bancare lunare, contabilul va formula înregistrările

lunare în jurnal. Există două tipuri de intrări lunare în jurnal, cele care rămân
consecvente de la o lună la alta (recurente) și cele care sunt specifice acelei luni.
Intrările recurente în jurnal (secțiunea 18) sunt determinate după auditul anual cu
ajutorul firmei CPA. Acestea includ amortizarea și rambursarea asigurărilor
preplătite. Intrările specifice în jurnal includ înregistrarea defalcării principalului /
dobânzii pentru plata ipotecii, a veniturilor din dobânzi și dividende, transferuri
bancare, cecuri NSF, taxe bancare, salarii acumulate și impozite pe salarii,
creanțe etc.

Contabilul va păstra un dosar pentru fiecare lună, care include documente de

lucru care documentează soldul fiecărui cont de bilanț. Dosarul va include, de
asemenea, copii ale facturilor de grant. Toate conturile de bilanț vor fi reconciliate
lunar pentru a se asigura că situațiile exacte sunt furnizate conducerii și
Consiliului.

Odată ce ultimele înregistrări în jurnalul general sunt postate, situația financiară

lunară este tipărită împreună cu o copie a registrului general pentru luna
respectivă, precum și înregistrările jurnalului general postate.

Situațiile financiare ajustate trebuie transmise Consiliului de administrație în

termen de trei săptămâni de la sfârșitul lunii.

Contabilul întocmește un raport de cheltuieli bugetare pentru directorul executiv și

consiliul de administrație pentru a fi inclus în situațiile financiare lunare.

Situațiile financiare de sfârșit de exercițiu financiar vor fi amânate pentru proceduri

suplimentare (a se vedea secțiunea 8.0).

9
8.00 PROCEDURI CONTABILE DE SFÂRȘIT DE AN

8.10 Politici

Contabilul intocmeste situatiile financiare de sfarsit de an.

Contabilul este responsabil pentru pregătirea auditului financiar anual și pentru

colaborarea cu contabilii externi pentru finalizarea auditului.

Directorul executiv aprobă situațiile financiare înainte de a fi trimise Consiliului de

administrație. Pentru a facilita această revizuire, situațiile financiare ar trebui
prezentate directorului executiv cu cel puțin o săptămână înainte de trimiterea prin
poștă a pachetului comitetului.

Consiliul de administrație aprobă situațiile financiare de sfârșit de an.

Contabilul va aranja mutarea tuturor înregistrărilor din anul care se închide pentru
stocare.

8.20 Proceduri

Limita pentru situațiile financiare din decembrie este extinsă la patru săptămâni
după încheierea anului.

La finalizarea situațiilor financiare din decembrie, raportul preliminar de sfârșit de

an este gestionat de contabil și înmânat directorului executiv pentru revizuire.

Contabilul calculează intrările recurente (cu ajutorul firmei CPA, dacă este
necesar) pentru noul an.

8.21 Audit financiar

Contabilul va contacta contabilii independenți de îndată ce directorul

executiv semnează scrisoarea misiunii de audit pentru a începe
planificarea planificării și a activităților necesare pentru finalizarea auditului.
Contabilul se va asigura că este asigurat un spațiu adecvat pentru ca
contabilii independenți să lucreze în birourile noastre. Aceasta ar include
una sau mai multe mese mari, spațiu pentru păstrarea înregistrărilor
noastre furnizate contabililor independenți, prize de lumină și electrice.

Contabilul va colabora cu contabilii independenți pentru a determina ce

confirmări vor fi necesare. Acest proces va fi finalizat cât mai curând
posibil după sfârșitul anului. Contabilul va supraveghea tastarea
confirmărilor. Directorul executiv va semna confirmările. Contabilul va
trimite confirmarile prin posta auditorilor independenti.

Contabilul va fi responsabil pentru pregătirea cât mai multor programe pe

care auditorii le vor folosi. Reconcilierile lunare finalizate pentru luna
decembrie vor îndeplini parțial această cerință.

10
Unele dintre informațiile care trebuie organizate și puse la dispoziție includ:
registrul general complet pentru anul respectiv, un plan de conturi, toate
extrasele bancare și cecurile anulate, toate facturile plătite, toate jurnalele
de încasări de numerar, toate înregistrările de salarizare, inclusiv foile de
pontaj, rezumatele statelor de plată pentru fiecare perioadă de plată, 941s,
UC-101s și W-2s, procesele-verbale ale consiliului de administrație pentru
anul auditat prin cele mai recente minute disponibile, dosarele contractelor
de grant, imprimate ale bazei de date a donatorilor, inclusiv toate donațiile
restricționate, contractele de închiriere, polițele de asigurare, documentația
pentru mijloacele fixe capitalizate și documentația pentru serviciile donate
sau activele donate înregistrate în registrul general.

Contabilul va fi disponibil în orice moment pe tot parcursul auditului pentru

a facilita activitatea contabililor independenți. Directorul executiv va
programa o perioadă de timp pentru a se întâlni cu contabilii independenți,
după cum este necesar, în timpul auditului. Asistentul de birou va fi, de
asemenea, disponibil pentru orice activitate pe care contabilul i-o poate
delega.

Contabilul și directorul executiv vor planifica o întâlnire cu contabilii

independenți la sfârșitul auditului pentru a discuta orice probleme ridicate,
pentru a revizui înregistrările din jurnalul de audit, pentru a evalua procesul
de audit și pentru a planifica îmbunătățiri pentru anul următor.

11
9.00 ALOCAREA COSTURILOR

9.10 Politici

(Clientul X) trebuie să urmeze diverse linii directoare pentru alocarea costurilor de

care beneficiază mai mult de un program sau grant. În fiecare an va fi adoptat un
plan de alocare a costurilor care satisface cerințele tuturor granturilor pentru anul
respectiv. Acest plan de alocare a costurilor va trebui modificat ori de câte ori se
începe un nou program sau la sfârșitul sau începutul oricărui an fiscal de acordare
a granturilor. Datorită modificărilor frecvente aduse planului de alocare a
costurilor, acesta va fi menținut în afara prezentului manual de proceduri contabile
(a se vedea anexa A).

12
10.00 INVESTIŢII

10.10 Politici

Numerarul care nu este necesar pentru capitalul circulant imediat va fi transferat

către investiții purtătoare de dobândă, cu excepția cazului în care fondurile sunt
destinate unui anumit cont.

(Clientul X) va menține colateralizarea totalului la orice bancă care depășește

acoperirea FDIC. În cazul în care acest lucru nu este considerat practic sau
rentabil, se va utiliza o a doua bancă.

Consiliul de administrație trebuie să aprobe orice investiții dincolo de opțiunile

enumerate mai jos.

10.20 Proceduri

(Clientul X) va menține un cont pe piața monetară la aceeași bancă unde este

menținut contul curent. Certificatele de depozit pot fi, de asemenea, utilizate
pentru a investi excesul de numerar. Directorul Executiv va iniția transferul de
fonduri sau crearea de noi certificate de depozit pe baza cerințelor și bugetelor de
flux de numerar proiectate ale (Clientului X). Contabilul va pregăti cerințele de
flux de numerar proiectate, conform solicitării directorului executiv.

Fondul de rezervă operațională și orice numerar desemnat de Consiliu vor fi

păstrate într-un cont de piață monetară sau într-un certificat de depozit. Comitetul
va specifica metoda de investiții pentru rezerva operațională și pentru fiecare fond
desemnat, astfel încât calendarul investiției să corespundă calendarului rezervei
sau desemnării.

13
11.00 DATORIE

11.10 Politici

Aprobarea consiliului este necesară pentru contractarea oricărei datorii a

(Clientului X), altele decât datoriile comerciale operaționale și datoriile salariale
bugetate. Directorul executiv va fi autorizat să negocieze datoriile necesare
Consiliului de administrație.

Orice acorduri și restricții de împrumut vor fi raportate Consiliului atunci când

datoria este autorizată. Contabilul va revizui periodic aceste legăminte și va
raporta directorului executiv dacă există încălcări sau potențiale încălcări ale
legămintelor.

11.20 Procedurile

Directorul executiv și președintele consiliului sau trezorierul vor semna orice

acorduri de datorie după primirea aprobării complete a consiliului.

Contabilul va reconcilia soldurile datoriilor din registrul general cu declarațiile sau

graficele de amortizare în fiecare lună. În plus, dobânda acumulată va fi
înregistrată în registrul general, după cum este necesar.

14
12.00 REZERVE ȘI FONDURI DESEMNATE

12.10 Politici

(Clientul X) va construi și menține o rezervă operațională pentru a ajuta la

menținerea stabilității financiare. Obiectivul pentru rezerva de exploatare va fi de
șase luni de cheltuieli generale de exploatare. Aceasta va fi o rezervă de
numerar deținută separat de alte fonduri ale (clientului X). Rezerva poate fi
investită în conformitate cu politica de investiții a (clientului X). Orice venit al
fondului de rezervă va rămâne în fondul de rezervă.

Consiliul de administrație poate desemna părți din activele nete ale (Clientului X)
în scopuri specifice.

12.20 Procedurile

În timpul pregătirii bugetului anual, Consiliul va revizui rezerva de funcționare și va

stabili un obiectiv pentru fondurile care urmează să fie rezervate în anul respectiv.
Directorul executiv va stabili și va menține contul bancar de rezervă operațional
conform instrucțiunilor Consiliului.

Desemnarea activelor nete se va face prin hotărâre a Consiliului. Pentru fiecare

fond desemnat trebuie specificate un scop și un calendar. Desemnarea poate
specifica, de asemenea, dacă urmează să fie utilizat un fond de numerar separat.

15
13.00 CONTROALE INTERNE ȘI AUDIT FINANCIAR

13.10 Politici

Revizuirea controalelor interne și auditul anual sunt două dintre cele mai
importante proceduri pe care Consiliul le are pentru a-și îndeplini responsabilitățile
fiduciare față de (clientul X).

Controalele interne referitoare la înregistrările contabile sunt stabilite de directorul

executiv și trezorierul consiliului în consultare cu contabilul.

Consiliul de Administratie selecteaza firma de contabilitate publica care va efectua

auditul financiar la sfarsitul anului. Raportul de audit financiar este prezentat
Consiliului Director care are autoritatea de a aproba auditul.

13.20 Procedurile

Ori de câte ori există o schimbare a personalului administrativ sau o schimbare în

structura de operare a organizației, trezorierul și directorul executiv se vor întâlni
pentru a determina dacă sistemul de control intern continuă să răspundă nevoilor
(clientului X). Dacă este cazul, modificările vor fi reflectate în prezentul manual
de proceduri contabile.

Caracteristicile cheie ale sistemului de control intern sunt că contabilul și

persoana de program B, care întreține software-ul de administrare a proprietății,
nu sunt implicați în gestionarea cecurilor și a numerarului primit, semnarea
cecurilor, transferul de bani sau stabilirea conturilor de numerar sau a investițiilor
și nu primesc extrasul bancar nedeschis. Celălalt aspect este că contabilul
revizuiește tranzacțiile celorlalți angajați și este responsabil pentru notarea
oricăror probleme directorului executiv sau direct trezorierului consiliului sau
președintelui.

Consiliul de administrație va aproba, ca parte a procesului bugetar, firma de

contabilitate publică pentru efectuarea auditului anual.

Trezorierul Consiliului va participa la conferința de ieșire din audit la încheierea

auditului. Firma de contabilitate publică va prezenta auditul Consiliului în fiecare
an. Consiliul va revizui și aproba auditul financiar.

Contabilul și directorul executiv vor fi responsabili pentru programarea auditului,

pregătirea informațiilor necesare auditorilor și răspunsul la întrebări în timpul
auditului.

16
14.00 CONFORMITATE

14.10 Politici

Pentru a continua să primească subvenții guvernamentale și donații restricționate,

(Clientul X) trebuie să dispună de sisteme care să asigure respectarea restricțiilor
impuse de aceste subvenții și donații restricționate.

Contabilul este desemnat ca ofițer de conformitate al (Clientului X) și va fi

responsabil pentru supravegherea conformității cu toate restricțiile de acordare
aplicabile.

Directorul executiv va fi responsabil pentru comunicarea naturii tuturor restricțiilor

donatorilor către contabil. Aceste informații vor fi utilizate pentru a se asigura că
contul de donații restricționate din registrul general va reflecta donațiile
restricționate și cheltuirea acestor sume restricționate, după caz.

14.20 Procedurile

14.21 Comitetul de conformitate

Un comitet de conformitate va fi prezidat de contabil și va fi format din

directorul executiv și personalul principal al programului. Contabilul va fi
responsabil pentru discutarea noilor cerințe de conformitate în granturile
care finanțează programele cu comitetul. Contabilul va fi responsabil
pentru pregătirea unui raport care documentează modul în care WH,
asigură respectarea regulilor de grant în fiecare program de grant.
Contabilul va produce, de asemenea, un raport similar pentru procedurile
generale de conformitate ale agenției. Aceste rapoarte, plus orice
corespondență cu agențiile de acordare a acordului cu privire la aspectele
legate de conformitate, vor fi păstrate într-un dosar central de conformitate.

Comitetul de conformitate va supraveghea, de asemenea, menținerea

dosarelor de finanțare. Dosarele de grant vor conține copia finală semnată
a grantului, eventualele acte adiționale și corespondența.

14.22 Donații restricționate

Directorul executiv va păstra o evidență a tuturor donațiilor restricționate în

baza de date a donatorilor, astfel încât să poată fi elaborate rapoarte
periodice ale donațiilor restricționate cumulate ale anului. Atunci când o
restricție a fost îndeplinită, acest lucru va fi notat în baza de date. Dacă
este cazul, directorul executiv va fi responsabil de comunicarea către
donator a satisfacerii restricției.

Directorul executiv va transmite contabilului copii ale donațiilor

restricționate noi și restante din fiecare lună. Contabilul va crea o intrare în
jurnal în fiecare lună pentru a se asigura că donațiile restricționate sunt
prezentate corect în situațiile financiare.

17
15.00 BUGETAREA

15.10 Politici

Consiliul de administrație este responsabil pentru ghidarea procesului bugetar și

pentru aprobarea bugetului anual.

Directorul executiv și contabilul vor fi responsabili pentru pregătirea bugetului

propus.

15.20 Procedurile

Procesul bugetar va începe în septembrie pentru anul fiscal următor. Acest lucru
va permite utilizarea a opt luni de rezultate în planificarea bugetului.

Toate documentele bugetare vor fi prezentate contabilului până la 30 septembrie

pentru consolidare într-un buget general al agenției. Directorul executiv și
contabilul vor revizui apoi acest lucru pentru a determina dacă există zone
evidente care ar putea fi necesare pentru a fi refăcute. Bugetul colectat va fi
prezentat Comitetului de Finanțe până la 15 octombrie pentru revizuire și
feedback. Orice revizuiri ulterioare vor fi făcute, iar bugetul va fi prezentat
Consiliului până la 15 noiembrie.

Responsabilitatea pentru fiecare domeniu al bugetului este următoarea:

Director executiv - Veniturile și cheltuielile programului, veniturile și

cheltuielile de strângere de fonduri, veniturile din donații, cheltuielile
operaționale și bugetul de capital.

Contabil - Cheltuieli contabile, venituri din investiții, bilanț proiectat.

Trezorier al consiliului - cheltuieli ale consiliului și comitetului.

După finalizarea și aprobarea bugetului de către Consiliul Director, bugetul nu va

fi modificat pentru activitățile ulterioare.

18
16.00 AUTORIZAREA COMPUTERULUI ȘI COPIEREA DE REZERVĂ

16.10 Politici

Computerul și software-ul contabil vor avea acces controlat prin parole. Directorul
executiv va controla parola principală. Contabilul va primi o parolă completă de
sistem și va controla ce alt personal va primi parole.

Computerul contabil va fi salvat în mod regulat. Contabilul este responsabil

pentru efectuarea acestei copii de rezervă.

Contabilul este responsabil pentru menținerea planului de recuperare în caz de

dezastru pentru software-ul de contabilitate și pentru testarea periodică a planului.

16.20 Procedurile

16.21 Parolele

Contabilul va pastra o evidenta a tuturor utilizatorilor autorizati si a nivelului

de acces prin parola pe care il are fiecare utilizator. Parolele vor fi
schimbate o dată pe an, în luna iunie.

16.22 Backup

Procedurile de rezervă sunt concepute pentru a menține înregistrări ale

diferitelor perioade până la închiderea acelei perioade.

O copie de rezervă anuală a benzii va fi menținută a datelor contabile

înainte de închidere. Această bandă va fi menținută până când datele
contabile din anul următor sunt salvate și închise.

O copie de rezervă lunară a datelor contabile va fi menținută pentru fiecare

lună, până când luna respectivă este din nou salvată în anul următor.

O copie de rezervă săptămânală pe bandă va fi menținută a datelor

contabile pentru fiecare săptămână, începând de vineri seara până când
săptămâna respectivă este salvată în luna următoare.

O copie de rezervă zilnică pe bandă a datelor contabile pentru fiecare zi în

care se efectuează munca până când acea zi este salvată în săptămâna
următoare.

O copie a tuturor benzilor va fi păstrată într-un seif ignifug în birou. O copie

a casetelor anuale și lunare va fi luată acasă de către contabil pentru
depozitare. Directorul executiv și contabilul vor avea cheile seifului ignifug.

Contabilul se va asigura că se fac copiile de rezervă corespunzătoare la

sfârșitul fiecărei zile.

19
16.23 Recuperarea în caz de dezastru

În cazul deteriorării grave a birourilor (Clientului X), s-au făcut aranjamente

pentru procesarea anumitor înregistrări contabile la birourile ABC Nonprofit
situate în oraș. Deoarece dezastrele pe care le anticipăm vor fi localizate
în natură, cum ar fi daunele provocate de incendii sau tornade, nu am
stabilit planuri de redresare cu alte agenții dintr-o altă parte a statului.

ABC Nonprofit a fost de acord să ne ofere o stație de lucru și un birou cu

acces la imprimantele lor. În schimb, am fost de acord să le oferim
aceleași servicii în caz de dezastru la birourile lor. Suntem obligați să
furnizăm o notificare de o zi lucrătoare, astfel încât să poată aranja
articolele pe care va trebui să le folosim.

20
17.00 ACCESUL LA ÎNREGISTRĂRI ȘI PĂSTRAREA ÎNREGISTRĂRILOR

17.10 Politici

Înregistrările (Clientului X) sunt, în general, deschise inspecției publice datorită

regulilor IRS, legilor privind înregistrările deschise și spiritului serviciului public.
Cu toate acestea, anumite informații nu pot fi examinate de public și pot fi
divulgate numai cu permisiunea directorului executiv. Problemele din acest
domeniu urmează să fie soluționate de directorul executiv. Dacă răspunsul la o
solicitare este neclar, directorul executiv poate contacta avocatul (clientului X)
pentru o consultare.

Păstrarea înregistrărilor este guvernată de diverse reguli, statute de limitări și bun

simț. Anumite documente trebuie păstrate pe termen nelimitat, în timp ce altele
pot avea puțină utilitate după un an.

17.20 Procedurile

17.21 Formulare IRS

Formularele de impozit pe salarii nu sunt informații publice și nu vor fi

eliberate.

Formularele IRS 990 și 990A, returnările de informații ale organizației

scutite, trebuie puse la dispoziția oricui la cerere. Regulile specifice sunt
prezentate în instrucțiunile pentru formularul 990. Toate paginile,
programele și atașamentele, cu excepția programului detaliat al
contribuitorilor, trebuie să fie puse la dispoziție. Cei trei ani anteriori ai
anilor 990 și 990A trebuie să fie disponibili la cerere pentru revizuire
gratuită în biroul nostru. Dacă solicitantul dorește să aibă o copie, aceasta
va fi furnizată imediat sau poate fi trimisă prin poștă persoanei. Solicităm
ca persoana să plătească taxa permisă legal de 1 USD pentru prima
pagină și 15 cenți pentru fiecare pagină suplimentară, plus taxele poștale
reale, dacă este cazul.

Cererea de scutire de statut, formularul 1023 și scrisoarea de determinare

IRS sunt, de asemenea, disponibile oricui la cerere pentru o revizuire
gratuită în biroul nostru. Taxele de copiere sunt aceleași ca și pentru 990
dacă persoana dorește să facă o copie. Regulile specifice sunt prezentate
în instrucțiunile pentru formularul 990.

Contabilul este responsabil pentru furnizarea de copii ale acestor

documente recepționerului într-o formă adecvată pentru eliberarea publică.
Recepționerul va păstra o copie a fiecărui formular și va face fotocopii dacă
este solicitat.

17.22 Wisconsin Annual Charitable Organization Report

Deși dezvăluirea publică de către organizația noastră nu este necesară,

raportul din Wisconsin este disponibil publicului de la Departamentul de
Stat pentru Reglementare și Licențiere. Din acest motiv, vom pune la
dispoziție această declarație cu formularele 990 și 990A.

21
17.23 Evidența personalului

Toate cererile de înregistrări de personal, referințe de locuri de muncă și

solicitări de credit vor fi transmise directorului executiv.

17.24 Informații financiare

Situațiile financiare și alte informații financiare sunt distribuite în mod

regulat angajaților (Clientului X) și Consiliului. Aceste informații nu trebuie
puse la dispoziția persoanelor care nu sunt autorizate în mod regulat să
primească raportul respectiv. Orice astfel de solicitări de informații trebuie
aprobate de directorul executiv.

17.25 Păstrarea înregistrărilor

Urmează un program de păstrare a înregistrărilor. Orice eliminare a

înregistrărilor trebuie să respecte acest program. Cu toate acestea, înainte
de eliminarea înregistrărilor, permisiunea directorului executiv și a
contabilului trebuie să se asigure că nu au niciun motiv să se facă o
excepție de la politică. Toate documentele aruncate trebuie să fie
mărunțite sau trimise companiei noastre de reciclare, care are un acord de
confidențialitate cu noi.

În scopuri fiscale, înregistrările trebuie păstrate până la expirarea

termenului de prescripție. În general, acest termen expiră la trei ani după
ultima dintre data scadentă a declarației sau data depusă. Deși există
câteva excepții de la această regulă, perioada de trei ani ar trebui, în mod
normal, să fie adecvată.

În scopuri nefiscale, înregistrările ar trebui păstrate numai atâta timp cât

servesc unui scop comercial sau până când sunt îndeplinite toate cerințele
legale. Din păcate, nu există standarde specifice care să acopere toate
situațiile. Următoarele sunt câțiva dintre factorii care trebuie luați în
considerare:

Statute și reglementări federale, statale și locale

Cerințe sau standarde din domeniu
Reclamații sau litigii potențiale
Cerințe contractuale

22
PROGRAMUL DE PĂSTRARE A ÎNREGISTRĂRILOR

Tipul de înregistrare a perioadei de păstrare (ani)

Rapoarte și reclamații privind accidentele........................................................7*

Aprecieri...........................................P
Act constitutiv, prin lege...................P
Evidența activelor.............................7*
Extrase bancare, reconcilieri............4
Facturi de active de vânzare............7*
Bugete și proiecții.............................2
Cecuri anulate – generalități............4**
Stocuri de capital și înregistrări de obligațiuni.................................................P
Planul de conturi..............................P
Verificați voucherele, cioturile..........4
Contracte și acorduri........................7*
Corespondenţă
Credit și colectare..........................7
Rutină cu clienții sau furnizorii.......1
Alt...................................................4***
Note de credit...................................4
Rapoarte privind daunele și furturile 7
Fapte................................................P
Fișe de depozit.................................4
Programe de amortizare..................7*
Evidența angajaților
Contracte.......................................7*
Invaliditate, cereri de șomaj...........7
Cereri de angajare.........................4
Rapoarte de cheltuieli....................4
Dosare de personal........................7*
Rapoarte de timp, înregistrări ale câștigurilor................................................4
Reținere și scutire
certificate (W-2, W-4 etc.)............4*
Rapoarte financiare
Anual, auditat.................................P
Interimar.........................................4
Scrisori de transport, conosamente. 4
Polițe și evidențe de asigurare.........4
Rapoarte interne, note, lucrări
comenzi, etc....................................2
Înregistrări de inventar.....................4
Facturi
Active fixe.......................................7
Vânzări și cheltuieli generale.........4

23
Leasing...........................................7*
Registre și reviste
Încasări și plăți în numerar...........P
Registru general, intrări în jurnal. .P
Jurnal de salarizare......................4
Achiziții și vânzări.........................7
Registre subsidiare (creanțe,
datorii etc.)..................................7
Licenţe............................................4*
Procese-verbale.............................P
Ipoteci.............................................7*
Note................................................7*
Înregistrări privind pensiile și participarea la profit...........................................P
Înregistrări de numerar mărunte.....4
Comenzi de achiziție, facturi..........4
Primirea rapoartelor........................4
Înregistrări privind reparațiile și întreținerea.....................................................4
Înregistrări de vânzări și casete de case de marcat.........................................4
Rapoarte de expediere...................4
Declarații fiscale și înregistrări conexe
Venit.............................................P
Salarizare.....................................4
Vânzări și utilizare........................4
Contractele Uniunii.........................P

P înseamnă că înregistrările trebuie păstrate permanent

* Perioada de păstrare începe cu soluționarea daunelor, cedarea activelor, rezilierea

contractului etc.

** Unele ar trebui păstrate mai mult timp, de exemplu, verificările pentru plata impozitelor
ar trebui păstrate împreună cu declarațiile fiscale, verificările pentru achizițiile de active ar
trebui păstrate cu factura de vânzare etc.

Corespondența juridică și importantă ar trebui păstrată atât timp cât documentele la care
se referă.

24
18.00 EXEMPLE DE FORMULARE CONTABILE

Formularele contabile ale organizației și o scurtă explicație a utilizării acestora ar trebui

incluse aici.

25
19.00 MANUALUL DE ÎNTREȚINERE A POLITICILOR ȘI PROCEDURILOR CONTABILE

19.10 Politici

Manualul de politici și proceduri contabile este esențial pentru funcția contabilă a

(clientului X).

Contabilul este responsabil pentru menținerea manualului.

Toate modificările propuse trebuie aprobate de contabil și de directorul executiv.

Manualul de politici și proceduri va fi datat cu data fiecărei revizuiri aprobate.

19.20 Procedurile

În fiecare an, contabilul va revizui manualul și va formula modificările propuse. Această

actualizare va fi finalizată nu mai târziu de luna octombrie a fiecărui an. Toate
modificările trebuie aprobate în scris de către directorul executiv. În cazul în care
contabilul nu are modificări propuse, directorul executiv trebuie să aprobe o notă în
acest sens.

Ori de câte ori se fac modificări ale procedurilor contabile, contabilul va face o revizuire a
manualului de politici și proceduri contabile pentru a determina dacă este necesară o
revizuire. Orice revizuire minoră a manualului care nu este reflectată imediat în manual
ar trebui păstrată la dosar pentru a fi încorporată în actualizarea anuală oficială.

Manualul revizuit va fi distribuit contabilului, directorului executiv și trezorierului

consiliului.

26
20.00 PREGĂTIREA DECLARAȚIILOR INFORMAȚIONALE

20.10 Politici

(Clientul X) trebuie să depună formularele IRS 990, Declarația organizației scutite de

impozitul pe venit și 990 Anexa A, Organizația scutită în conformitate cu secțiunea 501
(c) (3) și Formularul Departamentului de Reglementare și Licențiere din Wisconsin 1952,
Raportul anual al organizației caritabile.

Pregătirea acestor rapoarte va fi, în general, contractată contabililor independenți.

Contabilul va fi responsabil pentru furnizarea informațiilor necesare pentru pregătirea

raportului.

Contabilul și directorul executiv vor revizui rapoartele înainte de a le depune pentru a se

asigura că sunt corecte și nu indică probleme potențiale cu statutul fiscal sau licența de
strângere de fonduri a (clientului X).

20.20 Procedurile

Formularele IRS sunt scadente pe 15 mai (patru luni și jumătate de la sfârșitul anului).
În cazul în care formularele nu sunt gata, se poate solicita o prelungire pentru încă 3 luni
utilizând formularul 2758.

Formularul din Wisconsin trebuie să aibă atașate 990 și 990A completate și este
scadent la 30 iunie. Nu se acordă prelungiri pentru această depunere. Dacă donațiile
din partea publicului larg, inclusiv strângerea de fonduri federate și subvențiile fundației,
depășesc 100.000 USD, auditul anual va trebui inclus în formularul din Wisconsin.

Aceste formulare vor fi întocmite în principal din situațiile financiare finale auditate.
Informațiile suplimentare necesare includ o listă actuală a Consiliului de administrație,
salariile și beneficiile directorului executiv, o listă a tuturor donațiilor de 5.000 USD sau
mai mult de la persoane fizice, corporații și fundații și un raport privind natura și valoarea
în dolari a oricărui lobby pe parcursul anului. Contabilul va fi responsabil pentru
colectarea acestor informații și furnizarea acestora contabililor independenți.

Contabilul și directorul executiv vor revizui activitatea din anul precedent pentru a
determina dacă au existat venituri din afaceri independente. Aceste venituri ar include
publicitatea buletinelor informative, vânzările listei de corespondență, vânzările de
articole care nu au legătură cu scopurile noastre scutite și veniturile din chirii finanțate
prin datorii care nu au fost primite ca parte a îndeplinirii scopurilor noastre scutite.
Formularul de impozit pe venit din afaceri fără legătură este 990T pentru IRS și 4T
pentru Wisconsin. Venitul brut al afacerii independente care depășește 1.000 USD
necesită pregătirea unei returnări, chiar dacă activitatea nu aduce niciun ban. În
general, 990T și 4T vor fi pregătite de contabili independenți. Data scadentă pentru
aceste declarații este 15 mai, cu o prelungire automată de 6 luni folosind formularul
7004.

27
21. INVENTARUL BUNURILOR ȘI ECHIPAMENTELOR

21.10 Politici

Se va menține un inventar al tuturor bunurilor și echipamentelor. Documentul de inventar

va conține suficiente informații pentru cerințele de asigurare și acordare.

21.20 Proceduri

Contabilul va mentine o baza de date cu toate bunurile si echipamentele detinute de

(Clientul X). Baza de date va include: numărul etichetei, descrierea, numărul de serie,
data achiziției, costul, furnizorul, locația și orice grant sau alte restricții.

Toate echipamentele vor avea o etichetă aplicată cu un număr unic de identificare.

Baza de date a proprietății și a echipamentelor va fi consultată înainte de vânzarea

oricărui articol pentru a determina dacă există restricții. În general, echipamentele
achiziționate nu pot fi vândute fără permisiunea concedentului.

Se va face un inventar anual pentru a verifica existența bunurilor și echipamentelor

enumerate în baza de date.

Echipamentele vor fi incluse în baza de date utilizând definițiile pentru scrierea cu

majuscule din secțiunea 3.

28
22.00 GRANTURI ȘI CONTRACTE

22.10 Politici

Facturile pentru granturi și contracte vor fi pregătite și depuse în timp util. Documentația
adecvată va fi menținută pentru a susține toate facturile.

Dosarele complete de granturi și contracte vor fi păstrate.

22.20 Proceduri

Facturarea granturilor și a contractelor va fi pregătită lunar sau după cum este necesar.
Facturarea se va face conform cerintelor sursei de finantare pe baza rambursarii
cheltuielilor, unitatilor de serviciu sau ratelor egale, dupa caz.

Documentația facturilor va fi pregătită și întreținută. Pentru facturile bazate pe

rambursarea cheltuielilor, se va păstra o copie a cheltuielilor programului din software și
orice reconcilieri cu facturarea. Pentru facturile bazate pe unități de serviciu, va fi
păstrată o copie a unităților de serviciu detaliate.

Contabilul, managerul de program și directorul executiv vor aproba fiecare facturarea

înainte de emitere.

Facturile vor fi înregistrate ca conturi de încasat în perioada contabilă corespunzătoare.

Dosarele de grant și contract vor conține cel puțin următoarele documente: copie semnată a
contractului, cererii și bugetului, corespondență, facturări periodice și documentația justificativă
a facturărilor.

29