Universidad de Guanajuato

División de Ciencias de la Salud e Ingenierías

Campus Celaya Salvatierra.

CONTROL

Materia:
Administración

Profesora:
M.E. y A.S. mercedes Alicia Aguilar Chagoyan

Alumna
González Mejía María de la Luz.
Fecha: 11 de junio del 2009
TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCION

II. JUSTIFICACIÓN

III. OBJETIVOS

IV. DEFINICIÓN

V. ELEMENTOS DEL CONCEPTO

VI. IMPORTANCIA

VII. PRINCIPIOS DEL CONTROL

VIII. REQUISITOS DEL CONTROL.

IX. CONDICIONES QUE DEBE PRESENTAR EL CONTROL.

X. CARACTERISTICAS DEL CONTROL.

XI. CLASIFICACIONES DEL CONTROL.

XII. FACTORES QUE COMPONE EL CONTROL.

XIII. MANERAS EN QUE SE LLEVA ACABO EL CONTROL.

XIV. AMBITOS

XV. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN

XVI. AREAS FUNCIONALES DEL CONTROL

XVII. HERRAMIENTAS DEL CONTROL

XVIII. CONCLUSIONES.

XIX. AUTOEVALUACIÓN

XX. BIBLIOGRAFIA.
 I. INTRODUCCION

Dentro del presente documento se desarrolla el tema de control como una fase de
todo proceso administrativo como un elemento que incluye todas las actividades que
se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la
obligación de controlar.

Controlar es el proceso, es asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los

objetivos de la empresa o institución para lo cual se deben plantear y establecer
metas y normas, además de comparar el desempeño medido contra las metas y
normas establecidas para reforzar los aciertos y corregir la fallas.
El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del
control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso
de los recursos para cumplir con metas específicas, después se verifican las
actividades para determinar si se ajustan a los planes.

Entonces se puede concluir que el control tiene la función que permite la supervisión
y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados
originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de
acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura
organizacional.
 II. JUSTIFICACION

El motivo por el cual se presenta este trabajo es para conocer todo lo referente al
control como parte del proceso administrativo para aprender su función dentro del
proceso administrativo.

El control se ejerce continuamente. Por lo tanto, es necesario comprender el tema ya

que hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en cualquier
empresa o institución incluso en el proyecto personal de cada una de las personas;
los cuales son necesarios evaluar determinado tiempo de acuerdo lo planeado de
acuerdo con los resultados obtenidos.
 III. OBJETIVO

Recolectar toda la información de control como una de las etapas del proceso
administrativo; expuesta por los equipos como actividad de aprendizaje y para
obtener calificación correspondiente a este tema y asimilarlo para ponerlo en
práctica posteriormente.
 CONTROL

IV. DEFINICIÓN DE CONTROL

Del latín contra= aparición, registro.

Según Agustín Reyes Ponce “Es la medición de los resultados, presente y

pasados, comparándolos con los resultados esperados, a fin de retroalimentar todo
el proceso, de manera que la actuación asegure el logro de los objetivos previstos
en el plan”.

Según Henry Fayol. “Es el examen de los resultados. El control compara, discute y
critica tiende a estimular la planificación, a simplificar la organización, a aumentar la
eficiencia del mando y ha facilitar la coordinación”.

Según Harold Koont`z Cyril O`Donnell. “Es la medición y la corrección de las

actividades de los subordinados para asegurar que los eventos se ajusten a los
planes. Por tanto mide el desempeño en relación con las metas y los planes,
muestra donde existe desviaciones y al poner en movimiento las acciones para
corregir las desviaciones, contribuye a asegurar el cumplimiento de los planes”1

Proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es

necesario aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle
de acuerdo con lo planeado.2

V. ELEMENTOS DEL CONCEPTO.

1-. Relación con lo planeado

2-. Medición
3-. Detectar desviaciones
4-. Establecer medidas correctivas3

VI. IMPORTANCIA

El control es de vital importancia dado que:

 Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.
 Se aplican a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones
para que no se vuelvan a presentar en un futuro.
 Localizan a los sectores responsables de la administración desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.

1
Información de las tewekes. Balserio, L.A. Principios de Administración. Acuario,
1989, México DF, México
2
(Información de las tewekes)Fundamentos de Administración. Munich Galindo,
García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F., 2003.
Editorial Trillas
3
(informacion del equipo las cucarachas) Fundamentos de Administración. Munich
Galindo, García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F.,
2003. Editorial Trillas
 Proporciona información a cerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.4
 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
 Cierra el ciclo de la administración e inicia el proceso de planeación.
 Un buen control garantiza el logro de los planes.
 Se da en todas las funciones administrativas.
 Permite el establecimiento de normas de auto evaluación de las propias
realizaciones, sin que ello signifique la perdida de la libertad de acción.
 Es el proceso indispensable en todas las labores y en todos los niveles
jerárquicos.
 Es el medio para hacer frente a los problemas y dar las medidas correctivas.5

VII. PRINCIPIOS

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

1. Equilibrio: es necesario dejar clara la diferencia entre la función de control y

las operaciones de control. La función es de carácter administrativo y es la
respuesta al principio de la delegación. A mayor delegación mayor control. De
aquí que el control como función corresponda exclusivamente al directivo-
administrador. Las operaciones en cambio, son de carácter técnico, y sirven
de apoyo las funciones. De ahí la necesidad de que el grupo asesor oriente y
convenza y no imponga las medidas de control.

2. Normas: el control es imposible si no existen “normas o estándares”

prefijados, y será tanto más eficaz, cuando más precisas y cuantitativas sean.

3. Costeabilidad: el control deberá usarse solo cuando el beneficio que de le se

obtenga justifique su costeabilidad, entendida esta como la carga del trabajo,
el volumen de tipo y la cantidad de dinero que requiera.

4. Excepción: el control debe concentrarse en los casos en que no se logro lo

previsto. Estas excepciones o variaciones importantes.6

5. Objetivos-. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es

decir el control no es un fin sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en objetivos.

6. Oportunidad-. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir
debe aplicarse antes de que se efectué el error de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas con anticipación.

7. Desviaciones-. Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en

relación con los planes deben ser analizadas detalladamente de tal manera

5
(Información de las tewekes). Balserio, L.A. Principios de Administración. Acuario,
1989, México DF, México
6
(Información de las tewekes). Balserio, L.A. Principios de Administración. Acuario,
1989, México DF, México
 que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

8. Función controlador. La función controladora por ningún motivo debe

comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad y control.7

VIII. ETAPAS

1. Medida: Es la verificación del trabajo realizado. Se basa en la medida de los

resultados, los comportamientos u otros parámetros que constituyen el objeto
del plan o programa que se esta controlando y requiere un conocimiento
exacto de aquello que se requiere medir y como se va a medir.

2. Comparación: Informa ajustadamente de las diferencias entre lo proyectado y

lo obtenido.

3. Medidas correctoras: Trata de solucionar la desviación que se hubiera

producido y facilitar además la información necesaria para que los planes que
se lleven a cabo en condiciones de mejorar el rendimiento, calidad, facilidad o
costo.8

4. Establecimiento de estándares: Un estándar puede ser definido como la

unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual
se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución
deseado de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización
Funciones básicas y áreas claves de resultados:
o Rendimientos de beneficios
o Posición en el mercado
o Productividad
o Calidad de producto
o Desarrollo personal
o Evaluación de la actuación.

5-. Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la

retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez
con que se retroalimente el sistema.9

IX. REQUISITOS

 Existencia de planes: El plan o programa ha de estar bien determinado

(delimitado) y sus objetivos, elementos de comparación básicos para el control,
correctamente determinados si se identifican desviaciones o discrepancias es
posible aplicar las medidas de corrección en los puntos adecuados.


8
Información de las tewekes. Balserio, L.A. Principios de Administración. Acuario,
1989, México DF, México
9
(informacion del equipo las cucarachas) Fundamentos de Administración. Munich
Galindo, García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F.,
2003. Editorial Trillas
 Definición de la estructura: Identifica aquellas partes o unidades de la misma
organización donde reside la responsabilidad del control, así como los medios de
que se disponen para llevarlo a cabo para saber a quien le toca hacer la cosas.10

X. CONDICIONES QUE DEBE PRESENTAR EL CONTROL:

1. Adecuación: El control debe relacionarse directamente con la parte del plan

cuyos resultados o condiciones pretendamos verificar.

2. Economía: Es imprescindible obtener un equilibrio o balance de control y el

beneficio que se obtiene de él.

3. Factibilidad: Los estándares y normas ligados directamente al trabajo son

más fáciles de observar y medir. (Un sistema de control dificultoso correrá
más riesgo de volverse ineficaz).

4. Flexibilidad: Permite tener en cuenta imprevistos o situaciones inesperadas,

que puedan alterar con mayor o menor grado la obtención de los objetivos y
el propio funcionamiento del plan

5. Responsabilidad e individualidad: El control ha de situarse en un punto

determinado de la estructura al que la organización otorga la responsabilidad
para ejercerlo.
6. Orientación al futuro: El objetivo es que a través de la retroalimentación, las
próximas acciones que se programen obtengan o aseguren la mejor calidad
en los anteriores puntos del proceso ya sea la planificación, la organización o
la propia ejecución. .11

XI. CARACTERÍSTICAS

Puesto que el control es un factor impredecible para el logro de los objetivos, este
debe reunir ciertas características:

 Reflejar la naturaleza de la estructura organizacionaL: Un sistema de control

deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se
desea controlar.
 Oportunidad: Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las
desviaciones, siendo lo ideal que la descubra antes de que se produzcan.
 Accesibilidad: Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación.
 Ubicación estratégica: Resulta imposible e incosteable implantar controles para
todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecer en
ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.12

XII. CLASIFICACIONES.

En cuanto tiempo: (Cada dos mese se evalúa).

11
Información de las tewekes. Balserio, L.A. Principios de Administración. Acuario,
1989, México DF, México
12
(informacion del equipo las cucarachas) Fundamentos de Administración. Munich
Galindo, García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F.,
2003. Editorial Trillas
 Periódico: Se desarrolla en momentos y tiempos fijos del programa o actividad
previamente determinados. Puede establecerse un control periódico para
constatar la buena marcha del mimo y evitar desviaciones posibles.

 Continuo: Es un tipo de control mas utilizado en el trabajo de enfermería consiste
en las medidas de valoración inmediata de la actividad realizada. Aunque el plan
y programa no se haya cumplido en su totalidad.

 Esporádico: Se produce esta forma de control sobre el plan, programa o actividad
cuando aparece una señal de alarma que requiere una revisión mas ajustada
incluso puede darse la existencia en el plan de los puntos críticos del control, que
son elementos que proporcionan la información de alarma.

 Final: Es el control que cierra el ciclo de la administración y que mide lo
realizado, lo compara con lo que se programó y proporciona información
necesaria para corregir lo que sea preciso.

En cuanto a la forma:

 Interno: Se produce cuando se lleva a cabo dentro de la propia institución por el

personal de la misma.

 Externo: Es aquel que se lleva a cabo por medio de comisiones o de personas
que esta situada fuera de la organización y son encargadas por ella de las
actividades del control.13

XIII. FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL

 Cantidad-. Se aplica en las actividades en las que el volumen es importante.

 Tiempo-. Control de fechas programadas.

 Costo-. Indicador de la eficacia administrativa.

 Calidad-. Especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas

funciones de la empresa.

Los tres primero son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre lo indica,
es eminentemente cualitativo.14
13
Información de las tewekes) Fundamentos de Administración. Munich Galindo,
García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F., 2003.
Editorial Trillas
4
(informacion del equipo las cucarachas) Fundamentos de Administración. Munich
Galindo, García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F.,
2003. Editorial Trillas
7
(Información de las tewekes)Fundamentos de Administración. Munich Galindo,
García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F., 2003.
Editorial Trillas
10
Información de las tewekes. Balserio, L.A. Principios de Administración. Acuario,
1989, México DF, México
XIV. MANERAS EN QUE SE LLEVA A CABO EL CONTROL.

 Directa. Entran los aspectos de supervisión u observación directa de las

actividades a controlar y la persona o grupo que realiza el control esta en
contacto con lo que controla o evalúa, sean personas, actividades o materiales.

 Indirecta. A través de registros Son aquellas que miden y comparan el plan,

programas o actividades utilizando para ello la base de los registros escritos de
las acciones que se han llevado a cabo con anterioridad.15

XV. AMBITOS

 Plan: Se desarrolla cuando se observan y se miden las consecuencias de los

objetivos que se comprueban los resultados obtenidos con relación de los
proyectados o esperados.

 Control de personal: Debe cubrir dos aspectos el rendimiento y la adecuación,

ambos aspectos presentan dificultades en su evaluación ya que estas pueden
estar influidas por cuestiones personales.

 Control sobre los materiales: Se dirige a la valoración sobre su efecto y

funcionamiento como a la pertenencia de su utilización y a su adecuación a las
situaciones a las que se emplea. Las consecuencias económicas sobre este
control es de gran relevancia.16

XVI. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN.

 Resistencia de los trabajadores: La resistencia y falta de acuerdo lleva en

ocasiones a un autentico antagonismo entre el personal controlado y aquellos
que están encargados de la misión de controlar. Lo que genera situaciones de
conflicto laboral que naturalmente hay que evitar.

 Necesidad de supervisión estrecha cada uno de los empleados: Se basa en la

observación y orientación del personal, pero que no ha de confundirse con la
vigilancia directa y continúa de los trabajadores. Por lo tanto se deberá atender
más bien a solucionar problemas previos que a realizar el trabajo bajo una
vigilancia excesiva.

 Costo excesivo: Un excesivo costo del control puede ser indicativo de una mal
organización ya sea en los aspectos de la estructura o de la sistematización.17
15
Información de las tewekes. Balserio, L.A. Principios de Administración. Acuario,
1989, México DF, México
16
Información de las tewekes) Fundamentos de Administración. Munich Galindo,
García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F., 2003.
Editorial Trillas
14
(informacion del equipo las cucarachas) Fundamentos de Administración. Munich
Galindo, García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F.,
2003. Editorial Trillas
17
Información de las tewekes. Balserio, L.A. Principios de Administración. Acuario,
1989, México DF, México
XVII. ÁREAS FUNCIONALES PARA EL CONTROL

El control se aplica a diversas áreas como son:

 Producción
 Calidad
 Control de inventarios
 Control de la producción
 Control de compras
 Control de mercadotecnia
 Control de ventas
 Control de finanzas
 Control presupuestal
 Control contable
 Control de recursos humanos18

XVIII. HERRAMIENTAS DEL CONTROL

 Sistemas de información
 Graficas y diagramas
 Estudio de métodos
 Métodos cuantitativos
 Control interno – programas19

18
(informacion del equipo las cucarachas) Fundamentos de Administración. Munich
Galindo, García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F.,
2003. Editorial Trillas
19
(informacion del equipo las cucarachas) Fundamentos de Administración. Munich
Galindo, García Martínez. Quinta edición, décimo tercera reimpresión. México, D.F.,
2003. Editorial Trillas
 XIX. CONCLUSIÓN

Entonces se puede concluir que el control tiene la función que permite la supervisión
y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados
originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de
acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura
organizacional.
XXI. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.