TECNOLOGÍA APLICADA A LA CONTABILIDAD Y

FINANZAS

Semana 1
Software ERP
 Semana 1
Software ERP

APRENDIZAJE ESPERADO

APRENDIZAJE ESPERADO

El estudiante será capaz de:

• Reconocer los conceptos relacionados con los sistemas ERP, respecto a su funcionamiento y
operatividad, para la emisión de la información contable y financiera.

Reservados todos los derechos Instituto Superior de Artes y Ciencias de la Comunicación S.A. No se permite copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar,
emitir, difundir, de forma total o parcial la presente obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier
medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otros) sin autorización previa y por escrito de Instituto Superior de Artes y Ciencias de la Comunicación
S.A. La infracción de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.

IACC 2022 2
 Semana 1
Software ERP

ÍNDICE
INDICE…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 3
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................................... 4
RESUMEN ................................................................................................................................................................................ 5
PALABRAS CLAVE ..................................................................................................................................................................... 5
PREGUNTAS GATILLANTES ....................................................................................................................................................... 5
1. SOFTWARE ERP ......................................................................................................................................................................... 6
1.1 DEFINICIÓN DE UN ERP ....................................................................................................................................................... 6
1.2 VENTAJAS DE LOS ERP ......................................................................................................................................................... 6
1.3 DESVENTAJAS DE LOS ERP ................................................................................................................................................... 7
2. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA SAP ............................................................................................................................................. 7
2.1 HISTORIA Y EVOLUCIÓN ...................................................................................................................................................... 7
2.2 CARACTERÍSTICAS ................................................................................................................................................................ 8
2.3 ARQUITECTURA ................................................................................................................................................................... 8
2.4 MÓDULOS............................................................................................................................................................................ 9
2.5 COMPONENTES Y APLICACIONES ...................................................................................................................................... 10
2.6 SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA ......................................................................................................................................... 11
3. CONCEPTOS VALIDOS EN TODO EL SISTEMA .......................................................................................................................... 13
3.1 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES ................................................................................................................................. 13
3.2 DATOS MAESTROS ............................................................................................................................................................. 13
3.3 OPERACIONES.................................................................................................................................................................... 14
4. REPORTES DEL SISTEMA ......................................................................................................................................................... 15
4.1 TIPOS DE REPORTES .......................................................................................................................................................... 15
5. ROLES, PERFILES Y AUTORIZACIONES ..................................................................................................................................... 15
5.1 TIPOS DE ROLES ................................................................................................................................................................. 15
5.2 PERFIL Y AUTORIZACIONES................................................................................................................................................ 16
COMENTARIO FINAL .............................................................................................................................................................. 17
REFERENCIAS ......................................................................................................................................................................... 18

IACC 2022 3
 Semana 1
Software ERP

INTRODUCCIÓN
Bienvenidos a la asignatura tecnología aplicada a la contabilidad y finanzas. El presente documento aborda las
características de los sistemas ERP, de acuerdo con los procesos de negocios de las empresas, considerando su
evolución histórica, módulos y componentes, con la finalidad de reconocer las ventajas y desventajas para una
organización.
El contenido aborda la introducción y principales elementos del software SAP S/4HANA y su aplicación en el contexto
del negocio, fundamentalmente a las áreas vinculadas con la contabilidad y finanzas de la empresa.
Para el logro de los aprendizajes, partiremos combinando la teoría en esta semana, para seguir con el desarrollo de
estudio de casos prácticos a lo largo de la asignatura, con las actividades del mundo laboral y la integración adecuada
del software ERP.
Las actividades y recursos elaborados a lo largo de la asignatura son extraídas del convenio de SAP University
Alliances, que es un programa global que posibilita a más de 3.500 instituciones educativas, a más de 113 países,
que integran las últimas tecnologías de SAP a la enseñanza. (SAP University Alliances, 2021).
El programa SAP University Alliances presenta a los estudiantes las últimas tecnologías de negocio de SAP y les da
una mano para ingresar a la fuerza laboral del siglo XXI. (SAP University Alliances, 2021)

IACC 2022 4
 Semana 1
Software ERP

RESUMEN
Los sistemas empresariales permiten a las empresas gestionar sus procesos de negocio, a través de las áreas
funcionales y límites institucionales.
Manejar un sistema integrado permite recopilar datos de los procesos de negocio, a través de la ejecución de cada
etapa del proceso.
Los gerentes pueden utilizar estos datos para monitorear y mejorar los procesos de la organización.
Los sistemas empresariales permiten a las empresas lograr la eficiencia operacional mediante la transparencia entre
las áreas funcionales y la consistencia de la información.

PALABRAS CLAVE
• Aplicaciones
• Módulos
• Operaciones
• Interfaz
• Sistemas

PREGUNTAS GATILLANTES
• ¿Qué procesos financiero contables requieren el uso de un software ERP?
• ¿Cuáles son los principales software ERP requeridos por la industria?
• ¿Qué es SAP y para qué sirve?

IACC 2022 5
 Semana 1
Software ERP

1. SOFTWARE ERP
1.1 DEFINICIÓN DE UN ERP
El término ERP con sus siglas en el idioma inglés, se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “Sistema de
Planificación de Recursos Empresariales”. Estos programas se hacen cargo de gestionar todos los procesos de
negocio de una empresa de manera integrada, concentrando en un solo entorno toda la información que genera y
utiliza un negocio, implicando una mejora en eficiencia y rentabilidad.

Características de un software ERP

•Modular e Integrado
1

•Configurable para ajustarse a la realidad del

negocio
2

•Base de Datos centralizada para contar con

información consolidada en tiempo real
3

Figura 1. Ejemplo de característica de un software ERP

Fuente: elaboración propia.

1.2 VENTAJAS DE LOS ERP

Las principales ventajas de estos sistemas son:
• Automatización de procesos de la empresa.
• Disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma.
• Integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa.
• Ahorro de tiempo y costos.
• Integración con soluciones de BI o Business Intelligence (Inteligencia empresarial).
• Potencial de crecimiento por escalabilidad.

IACC 2022 6
 Semana 1
Software ERP

1.3 DESVENTAJAS DE LOS ERP

• El inconveniente más común suele ser el costo del software ERP. Esto se debe normalmente al nivel de
personalización que necesita un sistema ERP para cubrir las necesidades de la empresa: A mayor nivel de
personalización, mayor precio.
• Otra desventaja a tener cuenta al elegir un paquete ERP está en la implementación. En algunos casos, puede
que la instalación, el hardware necesario para su funcionamiento y la preparación de su infraestructura
tarden demasiado. Esto puede provocar retrasos en el funcionamiento interno de su empresa que pueden
causar pérdidas. No obstante, existen sistemas en la nube que pueden prevenir este tipo de inconvenientes,
al no tener que ser implementados físicamente en la empresa.

2. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA SAP

¿QUÉ ES SAP?

SAP es uno de los principales productores mundiales de software para gestión de procesos de negocio, y desarrolla
soluciones que facilitan el procesamiento eficaz de datos y el flujo de información entre las organizaciones.

¿PARA QUÉ SE USA EL SOFTWARE DE SAP?

Los modelos de negocio tradicionales a menudo descentralizan la gestión de datos, y cada función de negocio
almacena sus propios datos operativos en una base de datos separada. Esto dificulta el acceso de los empleados de
diferentes funciones de negocios a la información de los demás. Además, la duplicación de datos entre múltiples
departamentos aumenta los costos de almacenamiento de TI y el riesgo de errores en los datos.
Al centralizar la gestión de datos, el software de SAP brinda múltiples funciones de negocio con una única visión de
la verdad. Esto ayuda a las empresas a gestionar mejor los procesos de negocio complejos dándoles a los empleados
de diferentes departamentos un acceso fácil a información en tiempo real en toda la empresa. Como resultado, las
empresas pueden acelerar los flujos de trabajo, mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad, mejorar
las experiencias de cliente y, en última instancia, aumentar los beneficios. (SAP.COM, 2021)

2.1 HISTORIA Y EVOLUCIÓN

Fundada en 1972, el nombre inicial de la empresa significaba "desarrollo de programas de sistemas de análisis"
(Systemanalyse Programmentwicklung) y más tarde se abrevió como SAP.
Desde entonces, ha crecido de pequeño emprendimiento de cinco personas a empresa multinacional con casa matriz
en Walldorf, Alemania, con más de 101.000 empleados en todo el mundo.
Con la presentación de su software original SAP R/2 y SAP R/3, SAP estableció el estándar global para el software de
planificación de recursos empresariales (ERP). Ahora, SAP S/4HANA lleva el ERP al siguiente nivel usando el poder de

IACC 2022 7
 Semana 1
Software ERP

la computación in-memory para procesar grandes cantidades de datos y dar soporte a tecnologías avanzadas como
inteligencia artificial (IA) y machine learning.
Las aplicaciones integradas de la empresa conectan todas las partes de un negocio con una suite inteligente en una
plataforma totalmente digital, reemplazando así la plataforma heredada impulsada por procesos. Hoy en día, SAP
tiene más de 230 millones de usuarios en la nube, más de 100 soluciones que cubren todas las funciones de negocio
y la cartera de productos en la nube más grande de todos los proveedores. (SAP.COM, 2021)

2.2 CARACTERÍSTICAS
SAP S / 4HANA, es la siguiente generación más potente de negocios, es la más grande innovación ya que conecta
personas, negocios, redes, dispositivos y trabajos en tiempo real.

Representa eficiencia, sencillez e innovación, entre otras características se mencionan:

• Líder del mercado en software de aplicaciones empresariales.
• Uno de los más grandes del mundo fabricante de software independiente.
• SAP permite a las empresas agilizar los procesos
• Permite utilizar datos en vivo.
• Predecir las tendencias de los clientes.
• Permite conectar empresas completas.
• Permite a una empresa respaldar y optimizar sus procesos comerciales.
• Ayuda a que la organización funcione sin problemas.
• Entorno en tiempo real, escalable y flexible.
• Colecciones de transacciones relacionadas lógicamente dentro funciones comerciales identificables.
(SAP.COM, 2021)

2.3 ARQUITECTURA
Innovaciones tales como, machine learning (aprendizaje automático) y analíticas predictivas pueden aumentar la
eficiencia del negocio y permitiendo a los usuarios tomar mejores decisiones con mayor rapidez, con un único
modelo de datos simplificado que sea consistente en todos los entornos, en la nube y en las instalaciones.
Las aplicaciones analíticas de punta a punta permiten comprender todos los aspectos del negocio, en el nivel más
detallado para dirigir la empresa en tiempo real.
Los usuarios pueden acceder a SAP S/4HANA desde cualquier dispositivo con la experiencia de usuario, SAP Fiori.
(SAP.COM, 2021)

IACC 2022 8
 Semana 1
Software ERP

Figura 2. Ejemplo de arquitectura de SAP S/4HANA

2.4 MÓDULOS
Los procesos empresariales están agrupados por módulos en SAP S/4HANA.
Cuando se adquiere SAP S/4HANA, la empresa suministra el conjunto completo de módulos, pero sólo funcionarán
aquellos que sean parametrizados, lo cual supone un compromiso entre la empresa cliente y el proveedor de SAP
S/4HANA en cuanto a la instalación del sistema y el soporte posterior del mismo.
SAP está compuesto por módulos que permiten segmentar la aplicación por áreas y/o funciones, pero trabajando
coordinadamente y en tiempo real.
Módulo del ERP:
• SAP Financial Accounting (FI)
• SAP Controlling (CO)
• SAP Sales and Distribution (SD)
• SAP Production Planning (PP)
• SAP Materials Management (MM)
• SAP Customer Service (CS)
• SAP Plant Maintenance (PM)
• SAP Management Human Capital (HCM)

IACC 2022 9
 Semana 1
Software ERP

2.5 COMPONENTES Y APLICACIONES

La interfaz de SAP Fiori es una aplicación que trabaja en forma complementaria con SAP S/4HANA y su objetivo
principal es el usuario. De esta forma SAP Fiori nace de la necesidad de que el usuario tuviera una experiencia más
intuitiva, interactiva y accesible.
SAP Fiori Launchpad permite ejecutarse en cualquier tipo de dispositivo. Es el punto de acceso a todas las
aplicaciones. Existe una aplicación oficial de SAP denominada SAP Fiori Client disponible en Windows, iOS y Android
para configurar el acceso al Launchpad.

Figura 3. Componentes y aplicaciones de SAP

Se pueden distinguir 3 aplicaciones en SAP Fiori:

• Transaccionales: permiten ejecutar las clásicas transacciones de SAP desde dispositivos móviles, como por
ejemplo creación de solicitudes.
• Analíticas: muestran datos clave y permiten analizar los datos en tiempo real de forma exhaustiva. En este
tipo de aplicaciones son claves los indicadores KPI.

IACC 2022 10
 Semana 1
Software ERP

• Informativas: muestran información tanto clave como contextual sobre objetos de negocio. Ejemplo:
aplicación que muestra los contratos de compra de la empresa con multitud de datos específicos, como los
contactos implicados. (SAP SE, 2017)

TRASACCIONALES ANALÍTICAS HOJAS INFORMATIVAS

Figura 4. Ejemplo de los distintos tipos de transacciones con SAP S/4HANA

Fuente: adaptado de CVOSOFT (2019).

2.6 SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA

Las soluciones de software que ofrece SAP S/4HANA se aplica en la mayoría de las industrias existentes:

Energía y recursos naturales

• Productos para la construcción
• Productos químicos
• Productos manufacturados
• Minería
• Petróleo, gas y energía
• Servicios públicos

Industrias de servicios
• Viajes y recreación de pasajeros
• Ingeniería, construcción y operaciones
• Medios
• Servicios profesionales

IACC 2022 11
 Semana 1
Software ERP

• Transporte de carga y logística

• Deportes y entretenimiento
• Telecomunicaciones

Industrias de productos de consumo

• Agronegocios
• Productos de consumo
• Moda
• Ciencias biológicas
• Comercio minorista
• Distribución mayorista

Industrias discretas
• Aeronáutica y defensa
• Automotriz
• Alta tecnología
• Maquinaria y componentes industriales

Servicios financieros
• Banca
• Seguros

Servicios públicos
• Defensa y seguridad
• Gobierno federal y nacional
• Ciudades futuras
• Cuidado de la salud
• Educación superior e investigación
• Gobierno regional, estatal y local

IACC 2022 12
 Semana 1
Software ERP

3. CONCEPTOS VALIDOS EN TODO EL SISTEMA

3.1 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Los elementos organizativos de los que hablaremos a continuación nos acompañarán a lo largo de todo SAP y es
importante reconocerlos:

Datos organizativos Descripción

Empresa Código Representa a la empresa identificada con un código, por ejemplo: US00 Global Bike
Inc.

Planta Corresponde a las distintas fábricas o plantas de producción de la compañía.

Almacenamiento Almacenamiento corresponde a las distintas bodegas existentes en la empresa y la

ubicación determinada para los distintos productos.
Ubicación

Canal de distribución Identifica a las distintas formas de ventas, por ejemplo: Ventas al por mayor, ventas
al por menor, ventas por Internet.

Organización de compras La estructura organizativa contempla la función de departamento de compras y

ventas.
Organización de ventas

Tabla 1. Datos organizativos en SAP S/4HANA

Fuente: elaboración propia.
3.2 DATOS MAESTROS

Datos maestros Descripción

Las personas corresponde a los objetos lógicos creados en el módulo de recursos

Persona humanos de SAP, con el objetivo de registrar a las personas que son parte de la
compañia.

El registro de materiales, corresponden a: productos terminados, materias primas,

Material
accesorios, entre otros.

Cliente Los datos maestros de clientes y proveedores, corresponden al registro de los datos
comerciales de las distintas empresas que interactúan logística y comercialmente con
Proveedores la compañia.

Tabla 2. Datos maestros en SAP S/4HANA

Fuente: elaboración propia.

IACC 2022 13
 Semana 1
Software ERP

3.3 OPERACIONES
Las figuras 5 y 6 representan algunas de las operaciones principales en el software SAP S/4HANA.

Figura 5. Flujo del proceso de compras en SAP S/4HANA

Fuente: Basado en SAP University Alliance (2021).

Figura 6. Flujo del proceso de ventas en SAP S/4HANA

Fuente: Basado en SAP SAP University Alliance (2021).

IACC 2022 14
 Semana 1
Software ERP

4. REPORTES DEL SISTEMA

Un software ERP de alta tecnología permite modificar los informes existentes o crear informes de inteligencia
empresarial adecuando las necesidades específicas de las empresas.
Es posible programar alertas y la distribución de informes a las personas interesadas con análisis personalizados
según las necesidades específicas de cada público objetivo. (SAP.COM, 2021)

4.1 TIPOS DE REPORTES

Los informes de partidas individuales (ya sean de proveedores, clientes o cuentas de mayor) son de los más utilizados
en el módulo SAP Finanzas. Estos informes muestran los datos de cada partida individual almacenados en las tablas
del sistema. Con la llegada de SAP HANA toda la información, tanto de cabecera como de posición, se guarda en una
única tabla, esto permite que los nuevos informes de partidas individuales puedan mostrar muchos más campos
para una sola línea y que se ejecuten en menos tiempo. (SAP.COM, 2021)

5. ROLES, PERFILES Y AUTORIZACIONES

Uno de los pasos para adecuar los niveles de seguridad y autorizaciones de SAP es definir los roles y perfiles de los
usuarios que estarán operando el sistema.
Antes de definir los roles y perfiles de SAP es necesario tener bien identificadas las funciones de cada uno de los
miembros del personal. Saber cuáles son sus niveles de acceso y cuáles son las funciones que debe cumplir, sin
otorgar más, o menos, permisos de los necesarios. Para ello se debe tener en cuenta:
• El puesto del usuario
• El rol que se le debe asignar
• Las restricciones
SAP cuenta con una serie de roles estándar, para diferentes módulos o escenarios. Pero lo ideal es que sean definidos
de forma personalizada para los usuarios finales, de acuerdo con las necesidades y funciones establecidas en la
empresa.
Existen dos tipos de rol básicos:
• Roles principales. Contempla las transacciones, objetos de autorización y toda la gestión a nivel organizativo.
• Roles derivados. Administración a nivel organizacional y transacciones y objetos de autorización copiados
del rol maestro.

5.1 TIPOS DE ROLES

Tanto los roles principales como derivados cuentan con ciertos componentes cada uno:
• Códigos de transacción: Son los códigos para las transacciones de SAP, ya sean estándar o personalizados.

IACC 2022 15
 Semana 1
Software ERP

• Perfil: Es aquí donde se almacenan los datos de autorización, los roles son los que contienen los datos de
autorización del perfil.
• Objetos de autorización: Definen las relaciones entre diferentes campos, además de restringir u otorgar
valores a ese campo en particular. También, se definen en programas para la ejecución de transacciones
particulares.
• Nivel de organización: Aquí se definen los elementos en los que se organiza SAP, por ejemplo, el código de
la empresa, planta, los centros de trabajo, entre otras.

5.2 PERFIL Y AUTORIZACIONES

Para que el sistema SAP funcione de forma adecuada, es necesario realizar una definición de roles y perfiles de
manera óptima.
La organización contará con diferentes controles de aprovisionamiento de accesos, de acuerdo con su propio
organigrama y adecuado a sus necesidades, al mismo tiempo que se garantiza la segregación de funciones en los
procesos de negocio.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
• Reducción de riesgos funcionales del sistema.
• Protección de datos confidenciales, a los que tienen acceso solo los usuarios autorizados.
• Seguimiento en la segregación de funciones.
• La empresa podrá contar con un modelo para mantener la homologación de funciones.
• Identificación y control de riesgos.
• Cumplir con las políticas de control internas.

IACC 2022 16
 Semana 1
Software ERP

COMENTARIO FINAL

Ahora los invitamos a poner en práctica todo lo aprendido, revisa el videotutorial sobre conexión y estructura en el
software ERP para ingresar al sistema con las credenciales asignadas por tu docente. Ahora comenzarás a navegar
en las distintas aplicaciones de la interfaz Fiori. Tu profesor irá apoyando en todo momento esta navegación. En el
caso de que quieras trabajar en forma autónoma y ejercitar en forma independiente también, lo podrás realizar ya
que el material instruccional utiliza el método de aprendizaje guiado.

IACC 2022 17
 Semana 1
Software ERP

REFERENCIAS
CVOSOFT (2019). Manual CVOSOFT en S/4HANA Finances. Editorial CVOSOFT.

SAP SE (2017). The SAP University Competence Center Magdeburg.

https://portal.ucc.ovgu.de/wp-content/uploads/S4HANA-EN.pdf

SAP University Alliances. (2021). SAP University Alliances: desarrollar talento para el futuro digital.
https://www.sap.com/latinamerica/about/overview/university-alliances.html

SAP.COM. (2021). SAP Latinoamérica.

https://www.sap.com/latinamerica/about/company/what-is-sap.html

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2022). Software ERP. Tecnología aplicada a la contabilidad y finanzas. Semana 1.

IACC 2022 18