PROSEDUR PENGATURAN JIKA TERJADI

PERUBAHAN WAKTU DAN TEMPAT

PELAKSANAAN KEGIATAN

No. Dokumen : 048/UKM/2017

No. Revisi : 00

SOP Tanggal terbit : 5 Januari 2017

Halaman : 1/4

UPT KESMAS dr.Ni Luh Toni Parwati

TAMPAKSIRING II NIP. 19710416 200012 2 003

Pengaturan jika terjadi Perubahan Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan

adalah pemberitahuan secara lisan maupun tertulis tentang perubahan waktu dan
1. Pengertian tempat kegiatan kepada sasaran pelaksanaan kegiatan paling lambat 2 (dua) hari
sebelum pelaksanaan kegiatan di wilayah kerja UPT.Kesmas Tampaksiring II

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mengatur jika terjadi

perubahan waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan di tempat sasaran kegiatan
2. Tujuan dan dapat diketahui oleh sasaran pelaksanaan kegiatan

1. SK Kepala Puskesmas Tampaksiring II Nomor

440/074/UPTKESMAS/I/2017 tentang Media Komunikasi untuk umpan
3. Kebiakan balik keluhan masyarakat atau sasaran kegiatan UKM

2. SK Kepala Puskesmas Tampaksiring II Nomor

440/078/UPTKESMAS/I/2017 tentang Mekanisme Komunikasi dan
Koordinasi Program

1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas

4. Referensi 2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi

Puskesmas, Klinik Pratama, Tempet Praktik Mandiri Dokter, Dan Tempat
Praktik Mandiri Dokter Gigi

Perubahan jadwal secara tertulis:

5. Prosedur 1. Petugas (pemegang program) menyiapkan Surat Pemberitahuan Tertulis

tentang Perubahan Waktu dan Tempat pelaksanaan kegiatan yang sudah
diparaf oleh penanggungjawab UKM dan diketahui oleh kepala puskesmas

2. Petugas menyiapkan surat dalam 3 rangkap, masing-masing untuk bagian

 tata usaha, dikirim ke sasaran kegiatan, arsip bagian program

3. Petugas memberitahukan bagian tata usaha untuk menuliskan di buku surat

keluar tentang perihal surat dan tempat tujuan surat akan dikirim

4. Petugas mempersiapkan alat tulis, alat komunikasi dan alat transportasi

5. Petugas mengirim surat dan meminta tanda tangan di buku ekspedisi

puskesmas sesuai dengan tempat tujuan surat paling lambat 2 (dua) hari
sebelum pelaksanaan kegiatan

6. Petugas menghubungi lewat telepon tentang perubahan waktu dan tempat

pelaksanaan kegiatan kepada sasaran paling lambat 1(satu) hari sebelum
pelaksanaan kegiatan untuk konfirmasi lebih lanjut

7. Petugas juga dapat memasang Surat Pemberitahuan pada tempat-tempat

yang memungkinkan sasaran kegiatan melihat/membaca pengumuman

8. Petugas melapor kepada penanggungjawab UKM apabila pemberitahuan

secara lisan dan tertulis sudah selesai dikerjakan serta melakukan
pendokumentasian tentang perubahan jadwal kegiatan.

Perubahan jadwal secara lisan

1. Petugas (pemegang program) mengkoordinasikan tentang Perubahan Waktu

dan Tempat pelaksanaan kegiatan kepada penanggungjawab UKM.

2. Petugas mempersiapkan alat komunikasi.

3. Petugas menghubungi lewat telepon tentang perubahan waktu dan tempat

pelaksanaan kegiatan kepada sasaran paling lambat 1(satu) hari sebelum
pelaksanaan kegiatan.

4. Petugas melapor kepada penanggungjawab UKM apabila pemberitahuan

secara lisan sudah selesai dikerjakan serta melakukan pendokumentasian
tentang perubahan jadwal kegiatan.
6. Diagram Alir Perubahan jadwal secara tertulis
Tata Usaha mencatat
Tertulis :
Pemberitahuan di Buku Surat Keluar
Surat Pemberitahuan
Perubahan
Waktu dan
Tempat
Mengirim Menyiapkan alat tulis,
Pemberitahuan ke alat komunikasi, alat
Pemberitahuan Sasaran transportasi
lewat telepon KkegiatanKegiatanpe
untuk konfirmasi
atau
Memasang/mene Melapor dan
mpel Surat mendokumentasikan
Pemberitahuan Pemberitahuan Perubahan
Waktu dan Tempat

Perubahan jadwal secara lisan

Mengkoordinasikan Menyampaikan
Pemberitahua
dengan Penanggung pemberitahuan
n Perubahan
Jawab UKM kepada sasaran
Waktu dan
Tempat

Melapor dan
mendokumentasikan
Pemberitahuan Perubahan
Waktu dan Tempat
1. Upaya Kesehatan Masyarakat

7. Unit Terkait 2. Lintas Sektor

3. Manajemen Puskesmas
8. Rekam historis
No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan
perubahan