2021

 MySMIS2014 este o aplicație web prin care se

preiau datele direct de la potențialii beneficiari şi
beneficiarii de finanțare din Fondurile Europene
Structurale și de Investiții (FESI), folosind
tehnologii web, accesibile prin internet. Această
aplicație asigură un acces rapid la informații atât la
nivelul tuturor instituțiilor implicate în procesul de
gestionare a instrumentelor structurale, cât și la
nivelul beneficiarilor și potențialilor beneficiari.
 Sistemul informatic este compus din mai multe aplicații
informatice interconectate;
 Aplicațiile destinate utilizării de către autoritățile din
sistemul de management și control sunt accesibile prin
rețeaua închisă SMIS;
 Aplicația destinată utilizării de către beneficiari este
disponibilă prin internet.
Sistem dezvoltat și gestionat de către MIPE

➢ prin care potenţialii beneficiari din Romania vor

putea solicita banii europeni pentru perioada de
programare 2014-2020
➢ gestionarea întregului ciclu de viață al proiectelor
➢ schimbul de informații între beneficiari și autorități
➢ creare cont persoană fizică / autentificare
➢ creare cont entitate juridică / autentificare
➢ înrolarea - Asocierea unei persoane fizice la o
persoană juridică
➢ modulul Cerere de Finanțare prezentare scop,
caracteristici, avantaje
➢Interfața FrontOffice ( pentru utilizatori din cadrul
entitățiilor ce solicită finanțare FESI ):
https://2014.mysmis.ro
➢ operatională pentru utilizatorii Autentificați
folosind date cu caracter personal și validate cu
baza de date a evidenței populației;
➢ Tipuri de conturi : Editare & Validare doar pentru
utilizatori ce au calitatea de Reprezentant Legal /
Împuternicit
 Se apasă butonul ”Creează cont”, urmând a se
completa toate câmpurile (obligatorii dar și
opționale), în 4 pași simpli.
 Se vor completa toate câmpurile obligatorii și
opționale, în conformitate cu actul de identitate
pentru a putea fi validate
 pentru completarea câmpului ”localitatea” se vor scrie cel puțin
primele 4 litere ale localității. Se așteaptă câteva secunde până
apare o listă de rezultate de unde se va selecta localitatea căutată.
 Se vor completa obligatoriu câmpurile:
”Parola”,
”Confirmare Parola”
”Cod Capcha”
 La următorul pas trebuie luat la cunoștință termenii si
condițiile impuse prin bifarea căsuț ”Prin acceptarea...”.
➢ După apăsarea butonului ”Salvare” dacă toate
câmpurile au fost completate corect și verificarea
datelor s-a validat de către sistem, pe ecran apare un
mesaj de confirmare, iar utilizatorul va primi pe adresa
de mail pe care a specificat-o la înregistrare, un mail
de validare a contului.
➢ Dacă există date introduse eronat sau
necorespunzător, sistemul va afișa pe ecran mesaje
care vor indica câmpurile în cauză.
➢ În acestă situație utilizatorul va trebui să revină asupra
câmpurilor indicate ca fiind incomplete/eronate.
 Se pot creea conturi multiple?
Nu se pot crea conturi multiple pe
aceeasi adresa de email. Un cont este
asociat unei persoane fizice, nu unei
entitati juridice.
Pentru a șterge un cont de utilizator (persoana fizică) se
trimite o adresă scrisă, la MIPE, prin care se solicită
ștergerea contului din aplicatia MySMIS 2014, menționând
:
 Numele de utilizator,

 Numele persoanei care a creat contul

 Copie CI sau alt document care să dovedească

identitatea.
 Pasul 1
Descărcarea formularului de înregistrare a certificatului utilizat la semnarea
digitală
 Pasul 2
Semnarea digitală a documentului descărcat
(cu semnătura digitală primită de la unitățile de certificare românești)
 Pasul 3
Încărcarea în sistem a documentului semnat electronic
 Pasul 3
Încărcarea în sistem a documentului semnat electronic
 Pasul 3
Încărcarea în sistem a documentului semnat electronic
O persoană juridică se înscrie în aplicație pentru a depune cereri de finanțare
pe platforma MySMIS2014!
Se selectează tipul entității juridice
Se completeaza toate căsuțele.
1. Codul fiscal
2. Codul Captcha
3. Butonul CAUTĂ – se va căuta în baza de date
ANAF entitatea dupa codul fiscal introdus
anterior.
4. Nr de înregistrare de la Registrul Comerțului
5. Departamentul
6. Se descarcă declarația de reprezentant legal
sau împuternicit
7. Se semneaza electronic declarația
8. Se încarcă în sistem declarația semnată
electronic
9. Se apasă butonul CONFIRMĂ
Înrolarea este procesul prin care o personă fizică implicată în proiectele uneia
sau mai multor entități juridice primește, în MySMIS, dreptul de a crea și edita
proiectele entității/lor juridice respective.
Pentru actiunea de înrolare la o entitate juridică creată în sistemul
informatic MySMIS2014, persoanei fizice solicitante trebuie să îi fie
furnizat/comunicat de către reprezentantul legal sau împuternicitul
persoanei juridice - Codul de Inrolare.
Se completează codul primit de la reprezentant / împuternicit
 ATENȚIE!

Trebuie să faceți diferența între codul de asociere care se generează la crearea unei

cereri de finanțare și se transmite reprezentantului legal al unei entități juridice care

dorește să se asocieze la acea cerere de finantare (proiect) și codul de înrolare, care se

generează la crearea unei entități juridice în sistem și care se transmite persoanelor

fizice care au deja cont in sistem si care doresc să lucreze în sistem pentru acea entitate

juridică.

Acțiunea de înrolare la o entitate juridică este similară pentru toate tipurile de Apeluri !
Codul de înrolare este un cod unic generat de sistemul informatic si
este disponibil in profilul entitatii juridice
(Modificare persoană juridică-Date generale).
Împuternicirea
 Se emite unei persoane pentru a reprezenta institutia în relația cu institutiile de gestionare pentru
proiectul/ proiectele pentru care se solicită finanțare. Poate sa fie aceeași persoană împutenicită
în relatia cu ANAF (deci cea care deține deja certificat digital calificat), sal alta (caz în care trebuie
obținut un nou certificat digital calificat, pentru persoana în cauză).
 Din punct de vedere juridic, pot fi folosite atât imputernicirea de la notariat cât și împuternicirea
dată de reprezentantul legal al firmei, semnată de acesta și ștampilată cu ștampila firmei.
Răspunderea ramâne tot la reprezentantul legal, pentru că acesta deleagă doar dreptul de a
acționa in numele său. Suplimentar, Autoritatile de Management pot cere sau nu formalizarea la
notar a împuternicirii sau alte măsuri, iar acest lucru va fi precizat clar în Ghidurile specifice.

Reprezentarea legală
 Este un procedeu de tehnică juridică prin care o persoană, numită reprezentant, încheie acte
juridice cu terţii în numele şi în contul unei alte persoane, numită reprezentat, având drept
consecinţă producerea directă în persoana reprezentatului a efectului actelor juridice.
După furnizarea acestui cod, respectiv după acțiunea de solicitare înrolare,
reprezentatul legal sau împuternicitul persoanei juridice poate accepta sau
respinge solicitarea (secțiunea Drepturi acces utilizatori)
 După procesul de înrolare la o entitate, liderul entității are posibilitatea
de administra dreptul de acces la toate cererile de finanțare ale
societății, pentru fiecare persoană acceptată la înrolare. În meniul de
persoană juridică, se selectează ”Drepturi acces utilizatori”.
 Pentru acordarea drepturilor per persoană se apasă butonul ”Acordare
drepturi proiect” pe fiecare utilizator înrolat, se selectează proiectul dorit
și apoi click pe butonul ”Acordă drepturi”.
 Pentru acordarea drepturilor per proiect se apasă butonul ”Acordare
drepturi proiect” pe fiecare proiect, se selectează proiectul dorit și apoi
click pe butonul ”Acordă drepturi” pentru a le aloca către o persoană
înrolată;
 Dacă liderul societății dorește revocarea persoanei înrolate, acesta va
putea apăsa butonul ”Revocă” lucru care îi va anula accesul la CF
persoanei eliminate. Aceasta va avea obligația să se reautentifice în
BO sau sa dea refresh la pagina web pentru actulizarea informațiilor.
În cazul acceptarii înrolării, se va putea selecta Persoana Juridică la
care sunteți înrolat sau pe care ati înscris-o în sistem, din secțiunea
"Alege persoana juridică" - click pe butonul „Alege„.
Doar reprezentatul legal/împuternicitul persoanei juridice au acces la meniul
persoanei juridice și pot acorda și/sau revoca drepturi de acces în aplicație.
Este imperios a se completa toate câmpurile marcate ca obligatoriu din
secțiunea : Modificare persoană juridică - Date generale .
 Crearea de proiecte in sistem presupune selectarea unui apel, selectarea obiectivului specific si a
operațiunii/acțiunii (se apasă butonul ”Confirmă”), se completează titlul proiectului și se apasă
butonul Salvează.
 După crearea/alegerea unui proiect se pot introduce date pe structura de Cerere de
finanțare definită de AM/OI la apelul ales pentru acel proiect.
 Introducerea de date se poate face pe pași, unul după celalalt, sau utilizând aleator
funcțiile din stânga ecranului.
 Finalizare
 se apasă butonul ”Blocare editare proiect”

ATENŢIE ! Nu se v-a
putea realiza blocarea
proiectului dacă nu au
fost completate toate
câmpurile obligatorii din
meniul entităţii juridice
funcţia Modifică
persoană juridică, sub-
funcţia Date generale !!
 Se selectează Autoritatea de management către
care va fi transmis ulterior proiectul
 Cererea se descarcă în format pdf. Se semnează electronic, se încarcă în
sistem și se apasă butonul transmitere (către AM/OI selectat anterior)
 În cazul în care după generarea pdf.ului, la verificarea cererii de finanțare,
se constată erori, cererea se poate debloca și astel se pot modifica
eventualele erori.

ATENȚIE!
Nu se v-a putea realiza blocarea proiectului dacă nu
au fost completate toate câmpurile obligatorii din
meniul entităţii juridice funcţia Modifică persoană
juridică, subfuncţia Date generale !!
 Această secțiune se poate vizualiza în două situații: 1. Atunci când persoanele responsabile cu
evaluarea proiectului solicită clarificări pentru cererea de finanțare transmisă. În meniul din stâga
ecranului apare secțiunea Evaluare, care conține câmpuri text editabile în care se va formula
răspunsul la clarificări.
 2. Atunci când cererea de finanțare este aprobată sau respinsă. În această situație solicitantul va
avea posibilitatea de a descărca documentul ce stă la baza deciziei primite.
Răspunsul beneficiarului la solicitarea de
clarificări

➢ Autoritatea responsabilă cu evaluarea cererii de finanțare (CF)

creează o cerere de clarificări pe care o trimite beneficiarului;
➢ Beneficiarul este notificat pe mail și în sistem că i-a fost transmisă
o cerere de clarificări în legătură cu CF;
➢ Beneficiarul accesează CF în a cărei meniu apare secțiunea
Evaluare;
➢ În CF sunt deblocate pentru editare din Back Office numai
secțiunile pentru care se solicită clarificări (secțiunile editabile vor
fi marcate diferit față de cele needitabile);
Răspunsul beneficiarului la solicitarea de
clarificări

NOTĂ: Pentru a putea

bloca și transmite cererea
de finanțare, trebuie
completate toate
câmpurile solicitate spre
clarificare (inclusiv cele
două câmpuri din
secțiunea ”Evaluare”,
Răspuns introducere și
Răspuns concluzie). În caz
contrar sistemul afișează
un mesaj de atenționare.
Contestatii
 După respingerea CF la evaluarea administrativă și de eligibilitate (CAE) sau la evaluare tehnico-
financiară (ETF) statusul CF se va modifica Respinsă la CAE/ETF. În acest moment beneficiarul
poate face contestație la decizia luată de comisie. Va alege, din lista de proiecte, CF respinsă. În
widgetul Evaluare va exista butonul Depunere contestație;

Se completează pe scurt datele privind obiectul contestației și motivele în

fereastra deschisă; Se încarcă documentul ce reprezintă mijloc de probă
Se descarcă contestația, se semnează digital pdf-ul generat de sistem și se
încarcă în aplicație.
 După logarea în aplicaţia MySMIS, respectiv după alegerea unei persoane juridice (entitate
juridică creată în MySMIS), accesul în modul se face apăsând butonul ACHIZIȚII din meniul de
sus din interfața sistemului.
 La acționarea butonului ADAUGĂ DOSAR (vezi punctul 3 de mai sus) sistemul deschide automat
secțiunea Planificare și câmpurile aferente acestei funcții, respectiv: Tip contract, Tip procedură,
Valoare estimată contract, Moneda, Dată publicare procedură, Dată publicare rezultat evaluare,
Dată semnare contract, Dată transmitere JOUE (daca e cazul), Coduri CPV. Toate aceste
câmpuri vor fi completate. Se salvează prin acționarea butonului MODIFICĂ PLANIFICARE.

ATENȚIE! Un Dosar de Achiziție poate fi adăugat la mai multe

Cereri de Finanțare (identificat după codul SMIS), respectiv la o
Cerere de Finanțare pot fi adăugate mai multe Dosare de Achiziție.