SENARAI SEMAK

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PIBG

Kod Sekolah :

Nama Sekolah :

Tiada/Tidak
Patuh/Tidak
Ada/Patuh/
Diurus
Diurus Dengan
ITEM PERKARA Dengan CATATAN
Baik/Dilaksana
Baik/Tidak
(√)
Dilaksana
(X)
A PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PIBG
1.1 Mengemukakan Notis Mesyuarat Agung Tahunan (MAT) Mengikut Tempoh Ditetapkan
1.1.1 Notis tarikh MAT hendaklah dikemukakan kepada Pendaftar (JPN) dan ahli
persatuan selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh mesyuarat.
1.1.2 Notis Mesyuarat Jawatankuasa PIBG selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh
mesyuarat.
1.1.3 Kehadiran ahli-ahli PIBG direkod.
1.1.4 Borang usul dibekalkan kepada ahli PIBG sebelum Mesyuarat Agung PIBG.
1.1.5 Makluman usul dikumpul, disepadukan dan dibawa dalam MAT PIBG.

1.2 Mesyuarat PIBG Menepati Masa Ditetapkan

1.2.1 PIBG dapat melaksanakan MAT dalam tempoh yang ditetapkan (pada atau
sebelum 31 Mac setiap tahun).
1.2.2 PIBG melaksanakan MAT selepas 31 Mac dengan kebenaran Pendaftar (JPN).
1.2.3 Agenda MAT menepati Perlembagaan PIBG:
- Ucapan Pengerusi
- Membentang dan Menerima Minit Mesyuarat Agung Tahunan Yang Lalu
- Membentang dan Menerima Laporan Tahunan
ITEM PERKARA Ada/Patuh/ Tiada/Tidak CATATAN

1
 Patuh/Tidak
Diurus
Diurus Dengan
Dengan
Baik/Dilaksana
Baik/Tidak
(√)
Dilaksana
(X)
1.2 - Membentang, Menerima dan Meluluskan Penyata Kewangan Berakhir 31
Disember Tahun Sebelumnya
- Membahaskan Usul Jika Ada
- Pemilihan Jawatankuasa PIBG Bagi Tahun Berkenaan
- Pemilihan Juruaudit Dalaman

1.3 Pengurusan Minit Dan Laporan MAT PIBG

1.3.1 Minit MAT PIBG disediakan dalam tempoh 14 hari bekerja.
1.3.2 Minit MAT ditandatangani oleh YDP PIBG.
1.3.3 Minit MAT dihantar kepada Pendaftar (JPN).
1.3.4 Penyata Kira-kira Kewangan PIBG dihantar kepada Pendaftar (JPN).
1.3.5 Kedua-dua laporan hendaklah dihantar dalam tempoh 30 hari selepas tarikh MAT
PIBG dijalankan.

1.4 Mesyuarat AJK Diadakan (Bukti: Surat Panggilan/Takwin/Minit Mesyuarat)

1.4.1 Jawatankuasa PIBG bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali dalam tempoh satu
tahun.
1.4.2 Kehadiran Ex-Officio wajib (sekurang-kurangnya 3 kali Mesyuarat AJK).
1.4.3 Semua mesyuarat wajib dipengerusikan oleh YDP PIBG (sekurang-kurangnya 3 kali
Mesyuarat AJK).
1.4.4 Kehadiran AJK PIBG sepenuhnya (sekurang-kurangnya 3 kali Mesyuarat AJK).
1.4.5 Minit mesyuarat disediakan dan diedarkan dalam masa 14 hari bekerja selepas
mesyuarat.

1.5 Pengurusan PIBG

1.5.1 Sijil Pendaftaran PIBG dipamerkan di pejabat sekolah.
1.5.2 Fail pengurusan PIBG wujud dan ditempatkan di pejabat sekolah.
1.5.3 Surat dan dokumen difailkan dalam keadaan teratur.
1.5.4 Terdapat nombor rujukan fail PIBG.

ITEM PERKARA Ada/Patuh/ Tiada/Tidak CATATAN

Diurus Dengan Patuh/Tidak

2
 Diurus
Dengan
Baik/Dilaksana
Baik/Tidak
(√)
Dilaksana
(X)
B PENGURUSAN KEWANGAN PIBG
2.1 Fail Kewangan PIBG (Fail Induk-Am 435)
2.1.1 Fail kewangan PIBG wujud dan ditempatkan di pejabat sekolah.
2.1.2 Dokumen kewangan difailkan dengan teratur.
2.1.3 Penyata bank PIBG difailkan dengan teratur.
2.1.4 Terdapat nombor rujukan fail kewangan PIBG .

2.2 Buku Tunai PIBG

2.2.1 Ada Buku Tunai.
2.2.2 Resit pembelian dan pembayaran diselenggara dengan baik.
2.2.3 Buku Tunai disemak dan ditandatangani oleh YDP PIBG (sekurang-kurangnya 3
kali setahun).
2.2.4 Buku Tunai ditutup pada setiap hujung bulan dan ditandatangani oleh YDP PIBG.
2.2.5 Buku Tunai diaudit oleh Juruaudit Dalaman mengikut peraturan persatuan.

2.3 Kutipan Dan Penggunaan Sumbangan PIBG

2.3.1 Kutipan Sumbangan PIBG mendapat kelulusan Pendaftar (JPN).
2.3.2 Penggunaan wang PIBG mengikut peraturan sedia ada persatuan yang diluluskan
dalam mesyuarat.
2.3.3 PIBG membelanjakan wang PIBG bagi perkara-perkara yang mendatangkan
faedah kepada murid.
2.3.4 PIBG mempunyai satu akaun bank sahaja.

2.4 Aset PIBG (Aset Alih dan Tidak Alih)

2.4.1 Ada aset PIBG.
2.4.2 Ada buku Rekod Aset PIBG.
2.4.3 Rekod aset disemak oleh YDP PIBG dan Ex-Officio .
2.4.4 Ada inventori aset.
2.4.5 Ada rekod penyerahan/pelupusan Aset PIBG.
ITEM PERKARA Ada/Patuh/ Tiada/Tidak CATATAN
Diurus Dengan Patuh/Tidak
Baik/Dilaksana Diurus

3
 Dengan
Baik/Tidak
(√)
Dilaksana
(X)
2.5 Pelaporan Kewangan PIBG Dilaksanakan (Bukti: Minit Mesyuarat)
2.5.1 Laporan Kewangan dibentang dan diedar dalam Mesyuarat AJK PIBG.
2.5.2 Laporan Kewangan dibentang dan diedar dalam MAT PIBG.
2.5.3 Laporan Kewangan dibentang oleh Bendahari PIBG dalam Mesyuarat AJK dan
MAT PIBG.
2.5.4 Laporan Kewangan disahkan oleh Juruaudit Dalaman dan ditandatangani oleh
YDP.

C AKTIVITI PIBG
3.1 Perancangan Tahunan Aktiviti PIBG
3.1.1 Mesyuarat Perancangan Aktiviti Tahunan.
3.1.2 Takwim PIBG dalam tahun semasa.
3.1.3 Program dan aktiviti dilaksanakan mengikut takwim.
3.1.4 Pelaporan aktiviti atau program didokumentasikan.
3.1.5 Program dan aktiviti yang dilaksanakan menunjukkan hasil/impak.

3.2 Usaha-Usaha Peningkatan Modal Insan

3.2.1 Program/Aktiviti peningkatan sahsiah murid.
3.2.2 Program/Aktiviti peningkatan pencapaian akademik.
3.2.3 Program/Aktiviti penggalakan murid dalam sukan dan kokurikulum.
3.2.4 Bantuan keperluan asas persekolahan.

3.3 Usaha-Usaha Merakyatkan PIBG

3.3.1 Terdapat bilik/sudut info PIBG di sekolah dan laman sesawang.
3.3.2 Terdapat program percambahan fikiran dan maklumat tentang pendidikan kepada
ibu bapa.
3.3.3 Terdapat program percambahan fikiran dan maklumat tentang pendidikan kepada
komuniti setempat.
3.3.4 Penganjuran program kemahiran keibubapaan.
ITEM PERKARA Ada/Patuh/ Tiada/Tidak CATATAN
Diurus Dengan Patuh/Tidak
Baik/Dilaksana Diurus
(√) Dengan

4
 Baik/Tidak
Dilaksana
(X)
3.4 Usaha-Usaha Yang Mewujudkan Suasana Sekolah Yang Kondusif
3.4.1 Sumbangan kepada keceriaan sekolah.
3.4.2 Sumbangan kepada peningkatan keselamatan murid.
3.4.3 Sumbangan kepada peningkatan kesihatan murid.
3.4.4 Sumbangan kepada usaha pengurangan kes disiplin murid.

3.5 Usaha-Usaha Menambah Kewangan PIBG

3.5.1 a. Semua ahli menyumbang, atau
3.5.2 b. Sekurang-kurang 90% menyumbang, atau
3.5.3 c. Sekurang-kurang 60% menyumbang.
3.5.4 Penganjuran program atau aktiviti untuk menjana pendapatan setelah mendapat
kelulusan Pendaftar (JPN).

3.6 Pelaksanaan Aktiviti Sekolah

3.6.1 Pendaftaran Murid Tahun 1/Tingkatan 1
3.6.2 Hari Penetapan Target
3.6.3 Hari Sukan
3.6.4 Mesyuarat Agung Tahunan PIBG
3.6.5 Hari Anugerah
3.6.6 Hari Pelaporan
3.6.7 Mesyuarat Permuafakatan
3.6.8 Analisis data kehadiran ibu bapa ke sekolah dihantar ke PPD/JPN