Sistem

Subjek

Disusun oleh :
Kelompok 2
 Nama Anggota :
Dhea Octa Afiyanti
Elisa Kurnia Sari
Nabila Anargya
Nur Linda
Refayad Fatrahmana
Rhoza Haula Syuhada
Riska Amelia
Kelompok 2
 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem
pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan
waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
 Sistem Subjek (Subjectical Filling System)
A. Pengertian Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Isi
dokumen/surat sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat
atau subjek. Dalam mengelola arsip pribadi juga dapat menerapkan sistem subjek,
misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang telepon, listrik, rumah, ijazah, akta
kelahiran, belanja dapur, dan sebagainya. Arsip-arsip tersebut dapat disimpan
sesuai dengan subjeknya. Arsip-arsip tentang telepon, misalnya arsip pemasangan
telepon, rekening telepon, edaran dari PT Telkom disimpan dalam satu map dan
diberi judul TELEPON. Map yang lain diberi judul LISTRIK, dan seterusnya.
B. Daftar Klasifikasi Subjek

Daftar klasifikasi subjek adalah

daftar yang berisi tentang
pengelompokan arsip berdasarkan
masalah-masalah, secara sistematis
dan logis, serta disusun berjenjang
dengan tanda- tanda khusus yang
berfungsi sebagai kode.
Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek, yaitu sebagai
berikut :
1). Agar istilah-istilah yang digunakan untuk pengelompokan
dokumen dapat dibuat tetap dan seragam.
2). Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di
tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan
akan diletakkan berdekatan.
3). Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat,
ditemukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.
 Tingkat I Tingkat II Tingkat III

Masalah utama Submasalah sub-submasalah

(masalah yang (masalah yang (masalah yang lebih
paling luas) . lebih kecil dari kecil dari sub
masalah utama). masalahnya).
Adapun daftar klasifikasi subjek dapat dibagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut.

1). Daftar klasifikasi subjek standar, yaitu daftar klasifikasi yang sudah merupakan
standar umum di tingkat internasional.

2). Daftar klasifikasi subjek buatan sendiri, merupakan cara yang terbaik dalam
penyimpanan arsip karena kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah
sama
Penulisan daftar klasifikasi subjek dapat dilakukan dengan dua cara, antara lain
sebagai berikut.
a). Daftar klasifikasi subjek murni, yaitu daftar yang berisikan istilah-istilah subjek
tanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut abjad.
b). Daftar klasifikasi subjek berkode, yaitu daftar yang berisikan istilah-istilah
subjek yang dilengkapi dengan kode dari istilah subjek bersangkutan.
3). Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem subjek
Peralatan dan perlengkapan yang sering kali digunakan untuk
menyimpan arsip sistem subjek, antara lain sebagai berikut.
a). Filing cabinet
b). Guide
c). Hanging folder
d). Kartu indeks
e). Kartu tunjuk silang
f). Rak sortir
g). Cardex

4). Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek

a). Memeriksa berkas
b). Mengindeks
c). Mengode
d). Menyortir
e). Menempatkan
5). Prosedur penemuan kembali

a). Tentukan subjek dari surat yang dicari

b). Menentukan indeks subjek surat kemudian
diindeks dengan cara mencocokkan su jek surat
dengan daftar klasifikasi subjek
c). Menentukan kode surat
d). Mencari arsip pada tempat penyimpanan
e). Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip
yang dicari
f). Memberikan arsip pada peminjam
g). Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3)
pada tickler file
Berikut langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang
dicari tidak diketahui subjeknya :
a). Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat
b). Indekslah nama tersebut
c). Tentukan kodenya
d). Carilah kartu indkes pada laci cardex
e). Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks
f). Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek
g). Cari kode tersebut pada laci yang berkode kepegawaian
h). Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang di cari dan tukar
dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
i). Serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
j). Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file
Slide ini kami tutup