TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

Họ và tên sinh viên: Đặng Mai Thao

MSSV: 1821003405 Lớp: CLC_18DTM05

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ
THUẬT GIA PHÁT

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 2

TP. HỒ CHÍ MINH: 4/2021

 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA THƯƠNG MẠI

Họ và tên sinh viên: Đặng Mai Thao

MSSV: 1821003405 Lớp: CLC_18DTM05

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ
THUẬT GIA PHÁT

Chuyên ngành: Thương mại quốc tế

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 2

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS. LÊ QUANG HUY

TP. HỒ CHÍ MINH: 4/2021

 LỜI CAM ĐOAN
“Tôi cam đoan báo cáo thực hành nghề nghiệp này là kết quả nghiên cứu, tìm
hiểu của riêng tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Lê Quang Huy,
đảm bảo tính trung thực về các nội dung báo cáo. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về
lời cam đoan này”.
 LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của TS. Lê Quang Huy,
giảng viên khoa Thương mại, trường ĐH Tài chính – Marketing. Với sự hướng dẫn và
giúp đỡ của thầy, em đã hoàn thành bài báo cáo thực hành nghề nghiệp 2 “Phân tích
quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng đường biển tại
công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát”.
Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến quý công ty TNHH Thương mại dịch vụ
thiết bị kỹ thuật Gia Phát đã tạo điều kiện học tập và tìm hiểu về thực tiễn về lĩnh vực
nhập khẩu của quý công ty. Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, em đã nhận được nhiều
sự giúp đỡ nhiệt tình từ các anh chị trong công ty. Với những góp ý và hướng dẫn ấy đã
giúp em tích lũy được những kinh nghiệm, bài học quý báu cho chuyên ngành của mình.
Bên cạnh đó, em chân thành cám ơn các thầy cô Khoa Thương Mại, cũng như
các thầy cô trong trường đã phổ cập kiến thức cho em qua những bộ môn của ngành.
Chính thầy cô đã cung cấp cho em những kiến thức, nền tảng và chuyên môn để em có
thể hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất.
Tuy nhiên, vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bản thân chưa có nhiều kinh
nghiệm nên nội dung đề tài không thể tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em rất mong
nhận được sự thông cảm, những lời góp ý và chỉ bảo tận tình của quý thầy cô và đơn vị
công ty để đề tài được hoàn thiện hơn
Xin chân thành cảm ơn !
 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

1. Mức độ phù hợp về mặt hình thức của báo cáo:

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

2. Mức độ phù hợp về kết cấu nội dung và tính logic giữa các nội dung:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

3. Mức độ bám sát thực tiễn hoạt động nghề nghiệp của báo cáo:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

4. Mức độ chuyên sâu của các nội dung báo cáo:

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

5. Giá trị thực tiễn của báo cáo:

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

TP. Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2021

Giảng viên hướng dẫn
(ký, ghi rõ họ, tên)
 MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT ........................................................................... 3
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty............................................ 3
1.1.1. Sơ lược về công ty .................................................................................... 3
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển ....................................................... 4
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị
kỹ thuật Gia Phát .................................................................................................. 4
1.2.1. Chức năng của công ty ............................................................................. 4
1.2.2. Nhiệm vụ của công ty ................................................................................ 5
1.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy nhân sự của công ty ................................................ 5
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức .................................................................................. 5
1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban ......................................................... 5
1.3.3 Phân tích tình hình nhân sự tại công ty .................................................... 6
1.4. Kết quả hoạt động và kinh doanh của công ty trong 3 năm (2018-2020)..... 8
1.4.1. Kết quả hoạt động kinh doanh theo cơ cấu sản phẩm và kim nghạch
nhập khẩu thiết bị điện tử của công ty Gia Phát (2018-2020) ............................ 8
1.4.2. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2018 – 2020 của Công ty Gia Phát .10
TÓM TẮT CHƯƠNG 1 .......................................................................................11
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT ...............................12
2.1. Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng
đường biển tại công ty TNHH TMDV thiết bị kỹ thuật Gia Phát......................12
2.2. Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu đường biển
thiết bị camera ghi hình tại công ty TNHH thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật
Gia Phát ................................................................................................................13
2.2.1. Ký kết hợp đồng nhập khẩu ....................................................................13
2.2.2. Làm thủ tục thanh toán ..........................................................................14
2.2.3. Mua bảo hiểm hàng hóa .........................................................................14
 2.2.4. Nhận bộ chứng từ từ nhà xuất khẩu và kiểm tra chứng từ ....................15
2.2.5. Nhận thông báo hàng đến tới hãng tàu lấy D/O và cược container .......17
2.2.6. Khai hải quan điện tử nhận kết quả phân luồng trên phần mềm ECUS5
VNACCS/VCIS. .................................................................................................19
2.2.7. Làm thủ tục hải quan tại cảng ................................................................25
2.2.8. Nhận hàng và chở hàng về kho ..............................................................26
2.2.9. Trả vỏ container rỗng và lấy tiền cược container. ..................................28
2.2.10.Quyết toán, lưu hồ sơ và giải quyết khiếu nại (nếu có) ..........................28
2.3. Đánh giá chung về quy trình tổ chức thực hiện hoạt động nhập khẩu tại
công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát. ....................29
2.3.1. Thuận lợi.................................................................................................29
2.3.2. Khó khăn .................................................................................................29
TÓM TẮT CHƯƠNG 2 .......................................................................................30
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC
HIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH
VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT. ...................................................................31
3.1. Định hướng và mục tiêu phát triển của công ty TNHH TMDV thiết bị kỹ
thuật Gia Phát ......................................................................................................31
3.2. Cơ sở đề xuất kiến nghị .............................................................................31
3.3. Các kiến nghị .............................................................................................32
3.3.1. Tiết kiệm chi phí và thời gian trong khâu vận chuyển, đầu tư trang thiết
bị và cơ sở vật chất cho công ty: ........................................................................32
3.3.2. Hoàn thiện khâu khai báo hải quan : .....................................................32
3.3.3. Đẩy mạnh hoạt động marketing và duy trì mối quan hệ tốt với đối tác ..33
3.2.4. Khắc phục và hạn chế những lỗi, sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ 33
3.2.5. Phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ
của nhân viên ....................................................................................................34
KẾT LUẬN ...............................................................................................................35
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................36
PHỤ LỤC CHỨNG TỪ ............................................................................................37
 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết
STT Tên tiếng Anh Nghĩa của từ viết tắt
tắt

1 B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển

2 C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ

3 CY Container yard Bãi container

4 CFR Cost and Freight Giá thành và cước
5 D/O Delivery Order Lệnh giao hàng
6 ECUS E-CUSTOMS Phần mềm khai hải quan điện tử
HS Code –
Mã phân loại của hàng hóa đƣợc
7 Mã HS Harmonized
quốc tế quy chuẩn
Systerm Code
8 NV1 - Nhân viên 1
9 NV2 - Nhân viên 2
Telegraphic
10 TTR Transfer Chuyển tiền bằng điện
Reimbursement

11 TNHH - Trách nhiệm hữu hạn

12 TMDV - Thương mại dịch vụ

13 USD United States dolla Đô la Mỹ

Vietnam Automated
Cargo And Port
14 VNACCS Hệ thống thông quan hàng hóa tự động
Consolidated
system
 DANH MỤC HÌNH

Hình1. 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ thiết bị
kỹ thuật Gia Phát ...................................................................................................... 5
Hình 2. 1: Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng
đường biển tại công ty TNHH TMDV thiết bị kỹ thuật Gia Phát .........................12
Hình 2. 2: Màn hình phần mềm khai hải quan Ecus5 – Vnaccs ............................19
Hình 2. 3: “Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” ...............................................20
Hình 2. 4: Màn hình khai báo “Thông tin chung” trên màn hình .........................20
Hình 2. 5: Màn hình khai báo “Thông tin chung ” trên phần mềm ......................22
Hình 2. 6: Màn hình khai báo “Thông tin chung 2” trên phầm mềm ...................23
Hình 2. 7: Màn hình khai báo “Danh sách hàng” trên phầm mềm .......................23
 DANH MỤC BẢNG
Bảng 1. 1: Một số nghành hàng kinh doanh của công ty ........................................ 3
Bảng 1. 2: Cơ cấu nguồn nhân sự theo trình độ học vấn và theo độ tuổi của Công
ty Gia Phát (2018-2020) ............................................................................................ 7
Bảng 1. 3: Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm thiết bị điện tử từ năm 2018-2020 ... 8
Bảng 1. 4: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2018 – 2020 của Công ty Gia Phát
..................................................................................................................................10
 LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam đang ngày càng phát triển với nhiều chính sách
mở cửa và hội nhập, các doanh nghiệp trong nước ngày càng có nhiều cơ hội và thách
thức để trưởng thành hơn. Trước tình hình đó, để có thể cạnh tranh với các đối thủ trong
lĩnh vực xuất nhập khẩu thiết bị điện tử, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị
kỹ thuật Gia Phát cũng đã và đang không ngừng nâng cao nghiệp vụ, tìm kiếm nhiều
giải pháp tối ưu nhằm nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, với mục tiêu
trở thành một trong những doanh nghiệp phát triển hàng đầu trong lĩnh vực này.
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát
đã được thành lập và hoạt động hơn 5 năm qua. Với mục tiêu xuất nhập khẩu, cung cấp,
buôn bán các loại máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm, linh kiện điện tử, viễn
thông, đồ dùng khác cho gia đình và các hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch
vụ khác liên quan đến máy vi tính từ các đối tác cung cấp lớn từ các nước Châu Âu,
Trung Quốc, Hong Kong.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Gia Phát, được tiếp cận với quy trình nhập
khẩu hàng hóa, em cảm nhận được mức độ ảnh hưởng rất lớn của quy trình này đến quá
trình kinh doanh của doanh nghiệp, chính vì thế em chọn đề tài “Phân tích quy trình tổ
chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng đường biển tại công ty
TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát” để làm báo cáo thực hành nghề
nghiệp của mình với mong muốn tìm hiểu rõ hơn nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa cũng
như đặc trưng và các thực trạng cụ thể của công ty trong hoạt động nhập khẩu.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Thứ nhất là để hệ thống hoá lại những kiến thức đã học về hoạt động xuất nhập
khẩu, vận dụng hiệu quả những kiến thức, kỹ năng để phân tích và đánh giá vấn đề của
đề tài nghiên cứu.
- Thứ hai là để nắm bắt được quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết
bị điện tử bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia
Phát.
- Thứ ba là đưa ra các kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình tổ
chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng đường biển tại công ty TNHH

1
Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu:
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng đường biển
tại công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát.
• Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: đề tài được nghiên cứu tại công ty TNHH Thương mại dịch vụ
thiết bị kỹ thuật Gia Phát.
- Về thời gian: diễn ra hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH Thương mại dịch
vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát giai đoạn 2019-2021.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu được thực hiện dựa trên việc vận dụng lý thuyết, kết hợp thực
tế và vận dụng dữ liệu của công ty. Đồng thời phối hợp các phương pháp:
- Phương pháp thống kê: sử dụng các số liệu chuyên ngành để nhận định tình
hình chung về thực trạng quy trình đang nghiên cứu. Thu thập dữ liệu từ các bộ phận
liên quan, tham khảo ý kiến của các anh chị làm việc tại phòng Xuất nhập khẩu sau đó
tiến hành phân tích và đánh giá.
- Phương pháp phân tích – tổng hợp: nghiên cứu qua các dữ liệu có sẵn từ sách,
báo, luận văn chuyên ngành, thông tin từ mạng Internet,… từ đó tìm ra cơ sở lý luận
phù hợp nhằm rút ra đề xuất phục vụ cho đề tài nghiên cứu.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài lời cảm ơn , lời cam đoan , nhận xét , lời mở đầu và kết luận thì bài báo
cáo gồm có 3 chương:
• Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật
Gia Phát.
• Chương 2: Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị
điện tử bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia
Phát.
• Chương 3: Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình tổ chức thực
hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng đường biển tại công ty TNHH Thương
mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát.

2
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.1.1. Sơ lược về công ty
v Tên Công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ
THUẬT GIA PHÁT
v Tên giao dịch quốc tế: GIA PHAT TECHNOLOGY EQUIPMENT SERVICES
TRADING CO.LTD.
v Địa chỉ: 70 Võ Oanh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
v Mã số thuế: 0313396889
v Người đại diện pháp lý: Đỗ Văn Chiến
v Ngày hoạt động: 13/08/2015
v Giấy phép kinh doanh: 0313396889
v Hoạt động chính: Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
Các ngành nghề công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị Kỹ Thuật Gia
Phát đang kinh doanh:
Bảng 1. 1: Một số nghành hàng kinh doanh của công ty
Mã ngành Mô tả ngành nghề
4652 Buôn bán thiết bị và linh kiện điện tự viễn thông
4651 Buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi
Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn
4741
thông trong các cửa hàng chuyên doanh
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất
4759 tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được
phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh
4659 Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên
6209
quan đến máy tính
6202 Tư vấn máy tính và quản trị hệ thống máy tính
6201 Lập trình máy vi tính
4649 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

3
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Các giai đoạn phát triển của Công ty:
Ø 13/08/2015: Công ty chính thức thành lập và đi vào hoạt động. Giám đốc là
Ông Đỗ Văn Chiến, vốn điều lệ ban đầu: 5.500.000.000 VNĐ. Công ty chọn 70 Võ
Oanh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh làm trụ sở đầu tiên
để hoạt động giao dịch.
Ø Suốt những năm 2016, 2017, Công ty chỉ hoạt động và ký những hợp đồng
nhỏ lẻ chủ yếu chuyên sâu về lĩnh vực: Nhập khẩu thiết bị điện tử, camera từ nước
ngoài và phân phối lại cho các nhà bán lẻ tại khu vực TP.HCM và đào tạo sinh viên
thực tập. Bước đầu tìm kiếm được khách hàng thân thiết và đào tạo được nguồn
nhân lực trẻ, năng động.
Ø Giai đoạn 06/2018 – 12/2020, công ty đã tạo dựng được uy tín và sức cạnh
tranh cao với các đối thủ khác trong ngành. Ký những hợp đồng lớn với khách hàng
trong và ngoài nước.
Kể từ khi thành lập tới nay, Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị
Kỹ Thuật Gia Phát đã lớn mạnh và trở thành một trong những doanh nghiệp hàng
đầu về xuất nhập khẩu máy vi tính, máy ghi hình, thiết bị ngoại vi, phần mềm. Hiện
nay, doanh nghiệp đã có hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và
đạt được nhiều thành tựu đáng kể.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị kỹ
thuật Gia Phát
1.2.1. Chức năng của công ty
- Xuất khẩu trực tiếp: Tổ chức thực hiện các Hợp đồng xuất khẩu giường, tủ, bàn,
ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác qua các nước
khu vực Châu Á: Trung Quốc, Thái Lan, Malaysia, Indonesia, UAE …
- Xuất khẩu ủy thác: Tổ chức thực hiện các Hợp đồng xuất khẩu ủy thác thay cho
các công ty khác.
- Nhập khẩu các thiết bị điện tử: Máy vi tính, máy ghi hình, thiết bị ngoại vi và
phần mềm.
- Bán lẻ: Máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các
cửa hàng chuyên doanh tại Việt Nam.

4
 1.2.2. Nhiệm vụ của công ty
Với nhiệm vụ đặt ra là trở thành “Đối tác về chất lượng”, Công ty TNHH Thương
Mại Dịch vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát cam kết cung cấp cho khách hàng sản phẩm
với chất lượng tốt nhất. Do đó, khách hàng của Gia Phát hoàn toàn có thể an tâm sản
phẩm của công ty.
1.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy nhân sự của công ty
1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty theo cơ cấu trực tuyến – chức năng, đảm bảo
việc kết hợp điều hành, quản lý một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả. Mọi chỉ
thị của Giám đốc đưa xuống được thực hiện một cách kịp thời, cũng như việc báo cáo
tình hình hoạt động kinh doanh từ các phòng ban lên Giám đốc cũng đều thực hiện một
cách nhanh chóng. Cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Hình1. 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ thiết bị
kỹ thuật Gia Phát
( Nguồn: Phòng kế toán)
1.3.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Ø Giám đốc: Là người có quyết định cao nhất đồng thời là người đại diện pháp
nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty.
Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, lập kế
hoạch cụ thể, đưa ra định hướng phát triển công ty. Bên cạnh đó, Giám đốc là người ban
hành các quy chế nội bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong công ty và trực
tiếp bàn bạc, ký kết hợp đồng với các đối tác của công ty.

5
 Ø Phòng Kinh doanh: Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế
hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của công ty. Vạch ra
phương hướng phát triển và cạnh tranh với các công ty trong và ngoài nước. Tập trung
vào việc tìm kiếm khách hàng tạo đầu ra vững chắc cho sản phẩm kinh doanh của công
ty. Tìm kiếm nhà cung cấp các sản phẩm giá rẻ, cạnh tranh nhưng đảm bảo về mặt chất
lượng. Tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với giám đốc vào cuối mỗi
tháng, quý, năm.
Ø Phòng Xuất nhập khẩu
• Bộ phận Chứng từ: Soạn thảo hợp đồng và các chứng từ xuất khẩu, nhập khẩu
Khai hải quan điện tử cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu chuẩn bị bộ chứng từ khai hải
quan, bộ chứng từ xin cấp C/O, bộ chứng từ xin giám định… Quản lý, lưu trữ hồ sơ,
chứng từ như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ… Liên hệ với các
hãng tàu làm Booking, nhận thông báo hàng đến, lệnh giao hàng… Liên hệ với các nhà
cung ứng và khách hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng. Cập nhật thông tin các
văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu các mặt hàng trong lĩnh
vực kinh doanh của công ty.
• Bộ phận giao nhận: Liên hệ với bộ phận chứng từ tiếp nhận hồ sơ, đến các cơ
quan có thẩm quyền làm thủ tục để lấy C/O, giấy kiểm dịch, kiểm định, giám định,…
Đến các hãng tàu để lấy vận đơn, lệnh giao hàng. Làm thủ tục hải quan và các thủ tục
cần thiết khác tại cảng để hàng hóa được xuất nhập khẩu.
Ø Phòng kế toán: Quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính kế toán. Tư
vấn cho Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính. Tiếp nhận và
giám sát các đơn hàng trong tháng. Quản lý và lập báo cáo thu chi thanh toán với khách
hàng và nội bộ công ty. Lập báo cáo tài chính, dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm soát
ngân sách cho toàn bộ hoạt động của công ty. Lập kế hoạch huy động vốn, sử dụng vốn
tiết kiệm và có hiệu quả, trích nộp các khoản phải nộp cho nhà nước đúng, đủ và kịp
thời, tuân thủ theo chế độ quản lý nhà nước ban hành.
1.3.3. Phân tích tình hình nhân sự tại công ty
Đối với một công ty thương mại dịch vụ như Công ty Gia Phát thì chất lượng
nhân sự luôn là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh
của công ty.Vì vậy, không nằm ngoài xu hướng, Công ty Gia Phát luôn coi nguồn nhân

6
sự là yếu tố cốt lõi của sự phát triển. Chi tiết cơ cấu nhân sự theo trình độ học vấn và
theo độ tuổi của công ty trong giai đoạn 2018-2020 được trình bày chi tiết trong Bảng
1.2
Bảng 1. 2: Cơ cấu nguồn nhân sự theo trình độ học vấn và theo độ tuổi của Công
ty Gia Phát (2018-2020)
Cơ cấu nhân sự theo trình độ
Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi
học vấn
Năm Chỉ tiêu
Tổng Dưới Tổng
Đại học Cao đẳng Từ 25-40
cộng 25 cộng

Số lượng 13 15 28 13 15 28
2018
Tỷ trọng
46,43% 53,57% 100% 46,43% 53,57% 100%
(%)

Số lượng 14 16 30 18 12 30
2019 Tỷ trọng
46,67% 53,33% 100% 60,00% 40,00% 100%
(%)
Số lượng 14 19 33 21 12 33
2020 Tỷ trọng
42,42% 57,58% 100% 63,64% 36,36% 100%
(%)

(Nguồn: Phòng kế toán)

*Nhận xét:
Từ bảng 1.2, có thể thấy rằng số lượng nhân viên của công ty có xu hướng liên
tục tăng. Có thể nói rằng, nhằm thúc đẩy phát triển hoạt động kinh doanh đặc biệt là
hoạt động nhập khẩu thiết bị điện tử, công ty đã tuyển thêm nhiều nhân viên mới để có
thể nhanh chóng tìm kiếm thị trường và những khách hàng mới đầy tiềm năng. Nhìn vào
bảng, cũng có thể thấy rằng tỷ lệ nhân viên có trình độ Đại học đang có xu hướng giảm
và tỷ lệ nhân viên trình độ Cao đẳng có xu hướng tăng.
Bên cạnh đó, cơ cấu nhân viên theo độ tuổi trong công ty cũng có sự biến động
khá lớn. Nhân viên có độ tuổi từ 25-40 đang có xu hướng giảm trong cơ cấu nhân sự tại
công ty khi tỷ trọng giảm từ 53,57% năm 2018 xuống chỉ còn 36,36% năm 2020. Mặc

7
dù có xu hướng giảm, nhưng có thể nói rằng, nhân viên trong độ tuổi từ 25-40 đều là
những người đã có nhiều kinh nghiệm điều này giúp nhân viên có khả năng ứng phó với
những tình huống khó khăn. Mặt khác, những nhân viên trẻ tuổi (dưới 25 tuổi) đang
ngày càng tăng lên và chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu nguồn nhân sự. Nguồn nhân lực
trẻ tuổi này mang nhiều nhiệt huyết, đổi mới, sáng tạo sẽ là động lực giúp công ty tạo
được sự đột phá và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng.
Tóm lại, có thể thấy rằng quy trình tuyển dụng của công ty đã và đang được thắt
chặt và đảm bảo được chất lượng nguồn nhân sự phục vụ cho hoạt động kinh doanh của
công ty.
1.4. Kết quả hoạt động và kinh doanh của công ty trong 3 năm (2018-2020)
1.4.1. Kết quả hoạt động kinh doanh theo cơ cấu sản phẩm và kim nghạch nhập
khẩu thiết bị điện tử của công ty Gia Phát (2018-2020)
Bảng 1. 3: Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm thiết bị điện tử từ năm 2018-2020
(Đơn vị tính: triệu đồng)
2018 2019 2020
Tỷ trọng Tỷ trọng Tỷ trọng
Giá trị Giá trị Giá trị
(%) (%) (%)
Máy vi tính 1,570.75 33.75 2,443.95 36.34 3,998.84 40.79
Máy ghi hình 1,287.12 27.66 1,969.76 29.29 2,591.89 26.44
Thiết bị
464.29 9.98 458.65 6.82 463.58 4.73
ngoại vi
Phần mềm 1,331.66 28.61 1,853.23 27.55 2,748.43 28.04

Tổng 4,653.82 100 6,725.59 100 9,802.74 100

(Nguồn: Tổng hợp từ Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán,2020)

8
*Nhận xét:
Nhìn vào bảng 1.3, có thể thấy rằng máy vi tính, máy ghi hình và phần mềm là 3
mặt hàng điện tử chính của công ty. Trong giai đoạn 2018-2020, 3 mặt hàng trên luôn
chiếm tỷ trọng lớn và có sự biến động tương đối ổn định trong quá trình hoạt động kinh
doanh.
Cụ thể, mặt hàng máy vi tính tăng trưởng đều trong thời gian vừa qua và đã tăng
từ 33,75% năm 2018 lên đến 40,79% năm 2020 trong tổng kim ngạch nhập khẩu thiết
bị điện tử của công ty. Mặt hàng máy ghi hình tỷ trọng giảm từ 27,66% năm 2018 còn
26,44% trong năm 2020. Tuy nhiên, trong giai đoạn năm 2019 đạt ngưỡng tăng trưởng
cao nhất khi chiếm đến 29,29% và tính hết quý 4 năm 2019 thì lại có sự giảm nhẹ khi
chỉ đạt 26,44% kim ngạch nhập khẩu thiết bị điện tử.
Trái lại với sự tăng trưởng của 2 mặt hàng trên, tỷ trọng mặt hàng phần mềm có
sự giảm nhẹ từ 28,61% năm 2018 xuống 27,55% năm 2019 và có sự tăng trưởng trở lại
trong năm 2020 khi đạt được 28,04% kim ngạch nhập khẩu thiết bị điện tử. Cũng trên
đà suy giảm, mặt hàng thiết bị ngoại vi lại có sự giảm mạnh khi tính hết năm 2020 chỉ
chiếm 4,73% kim ngạch trong khi năm 2018 chiếm tới 9.98%. Nguyên nhân gây nên
tốc độ giảm nhanh chóng này có thể kể đến đó là sự gia tăng nhanh chóng của các cửa
hàng bán lẻ thiết bị ngoại vi bao gồm cả của hàng truyền thống và của hàng online. Sự
gia tăng nhanh chóng các đối thủ cùng ngành làm giảm khả năng cạnh tranh của công
ty trong lĩnh vực này cả về số lượng và giá cả.
Nhìn chung, hoạt động nhập khẩu thiết bị điện tử đã và đang có sự đóng góp quan
trọng vào hoạt động kinh doanh của Công ty. Không những vậy, sự gia tăng nhanh chóng
tỷ trọng của hoạt động này trong hoạt động kinh doanh của công ty cũng phần nào nói
lên được chính sách kinh doanh hợp lý của công ty và sự nhanh nhạy, nhạy bén với nhu
cầu thị trường của ban lãnh đạo Công ty Gia Phát.

9
1.4.2. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2018 – 2020 của Công ty Gia Phát
Bảng 1. 4: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2018 – 2020 của Công ty Gia Phát
(Đơn vị tính: ngàn đồng)
Biến động năm Biến động năm
2019 so với năm 2020 so với năm
Chỉ
2018 2019 2020 2018 2019
tiêu
Tỉ lệ Tỉ lệ
Giá trị Giá trị
(%) (%)

Doanh
131,051,206 140,687,120 155,925,012 9,635,914 7.35 15,237,892 10.83
thu

Chi
92,872,178 96,057,790 105,388,630 3,185,612 3.43 9,330,840 9.71
phí
Lợi
nhuận
38,179,028 44,629,330 50,536,382 6,450,302 16.89 5,907,052 13.24
trước
thuế
Thuế
thu
nhập 28,831,265 30,951,166 34,303,503 2,119,901 7.35 3,352,336 10.83
doanh
nghiệp
Lợi
nhuận
9,347,763 13,678,164 16,232,879 4,330,401 46.33 2,554,716 18.68
sau
thuế

(Nguồn:Tổng hợp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018-2020,
Phòng kế toán).
*Nhận xét:
Qua bản kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH thương mại dịch vụ
thiết bị kỹ thuật Gia Phát ta nhận thấy:
v Về doanh thu: Doanh thu của Công ty cũng đều tăng qua các năm từ 2018-2020.
Cụ thể, doanh thu năm 2018 là 131,051,206 ngàn đồng, đến năm 2019 là 140,687,120
ngàn đồng, tăng 9,635,914 tỷ đồng; tức tăng 7.35% so với năm 2018. Năm 2020 doanh

10
thu tăng lên 155,925,012 ngàn đồng, tăng 15,237,892 ngàn đồng, tức tăng 10.83% so
với năm 2019, do công ty đã xây dựng được uy tín và tìm được nguồn khách hàng trung
thành. Qua đó , khẳng định tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty ổn định qua các
năm và ngày càng có vị trí vững chắc trên thị trường.
v Về chi phí: Bên cạnh đó thì chi phí cũng có chiều hướng tăng cao. Năm 2018,
chi phí là 92,872,178 ngàn đồng, Chi phí năm 2019 là 96,057,790 ngàn đồng, tăng
3,185,612 ngàn đồng; tức tăng 3.43% so với năm 2018, do giá vốn hàng hóa nhập khẩu
tăng, việc thu mua, tìm nguồn hàng gặp khó khăn và chi phí lớn . Từ năm 2019 đến
năm 2020 chi phí tăng lên 105,388,630 ngàn đồng, tăng 9,330,840 ngàn đồng; tương
đương tăng 9.71% so với năm 2019, do chi phí nghiên cứu, mở rộng thị trường,
marketing nên đã đẩy chi phí lên cao. Dù chi phí có tăng qua các năm nhưng phần trăm
chi phí tăng rất thấp và thấp hơn phần trăm tăng doanh thu. Phần nào khẳng định Công
ty đã có biện pháp quản lý chi phí chặt chẽ, hoàn thành tốt công tác tối thiểu hóa chi phí.
v Về lợi nhuận: Lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế của Công ty đều tăng
qua các năm (2018-2020) và phần trăm tăng của lợi nhuận trước - sau thuế đều tăng
nhưng tăng ít, cho thấy được sự cạnh tranh ngày càng gay gắt với các đối thủ trong
ngành và nhu cầu ngày càng cao của khách hàng phần nào ảnh hưởng đến lợi nhuận của
công ty. Tuy vậy, nhưng công ty đã không ngừng tạo dựng được vị thế trên thị trường
và tìm kiếm được lượng khách hàng tiềm năng.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Trong chương 1 tác giả đã giới thiệu tổng quan Công Ty TNHH Thương Mại
Dịch vụ Thiết bị Kỹ Thuật Gia Phát về quá trình hình thành và phát triển, chức năng
nhiệm vụ của từng phòng ban, cơ cấu tổ chức, tình hình kinh doanh 3 năm gần đây và
định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Công ty đã hoạt động trên thị
trường được gần 5 năm với ngành nghề kinh doanh là xuất nhập khẩu máy vi tính, máy
ghi hình, thiết bị ngoại vi và phần mềm, đặt được nhiều hợp đồng và ngày càng khẳng
định mình trên thị trường. Trong chương tiếp theo, tác giả sẽ đánh giá sâu hơn về tình
hình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH thương mại dịch vụ thiết
bị kỹ thuật Gia Phát.

11
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT
2.1. Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng đường
biển tại công ty TNHH TMDV thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Sau đây là sơ đồ mô tả các bước trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
nhập khẩu thiết bị điện tử bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ
thiết bị kĩ thuật Gia Phát:

Hình 2. 1: Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử bằng
đường biển tại công ty TNHH TMDV thiết bị kỹ thuật Gia Phát
(Nguồn: Theo tác giả quan sát, tổng hợp tại công ty TNHH TMDV Thiết bị kỹ thuật
Gia Phát)

12
2.2. Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu đường biển thiết
bị camera ghi hình tại công ty TNHH thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật
Gia Phát
Tác giả phân tích quy trình dựa trên lô hàng hợp đồng số PA/GP21.01 giữa
Công ty PANTECH CORPORATION và Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH
VỤ THIẾT BỊ KĨ THUẬT GIA PHÁT có hàng hóa được mua bán giữa hai công ty
là: Thiết bị camera.
Giới thiệu sơ lược về hợp đồng:
• Người nhập khẩu: GIA PHAT TECHNOLOGY EQUIPMENT SERVICES
TRADING COMPANY LIMITED
Địa chỉ: 70 Võ Oanh, Phƣờng 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Người xuất khẩu: PANTECH CORPORATION
Địa chỉ: 5-8, 4 CHOME, SETA, OSTU CITY, SHIGA-KEN, JAPAN
• Tên hàng hoá: Thiết bị camera
• Cảng xuất: cảng NAGOYA và Cảng nhập: cảng HO CHI MINH
• Phương thức thanh toán: Chuyển tiền trước 100% (TT)
• Điều kiện giao hàng: CFR Ho Chi Minh Port , INCOTERM 2010
2.2.1. Ký kết hợp đồng nhập khẩu
Bộ phận kinh doanh của công ty Gia Phát sẽ thực hiện nhiệm vụ chính của mình
bằng cách tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu theo các cách cơ bản sau: Tìm trong danh
mục hoặc thông qua các websites, tạp chí sách báo, dựa vào mối quan hệ đã có để tìm
kiếm khách hàng, luôn luôn chủ động liên hệ với khách hàng hiện tại của công ty, gọi
điện thoại trực tiếp tới bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty và gửi bảng báo giá đến
các khách hàng mới. Sau khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, bộ phận kinh doanh của
Công ty Gia Phát sẽ tiến hàng xem xét, kiểm tra và báo giá chi tiết cho Công ty
PANTECH CORPORATION. Hai bên thỏa thuận và thực hiện ký kết hợp đồng nhập
khẩu. Các bên hoàn thành nghĩa vụ đã được thống nhất quy định trong hợp đồng thương
mại. Sau khi công ty Gia Phát hoàn tất nghĩa vụ thanh toán cho người bán, trong trường
hợp này là công ty PANTECH CORPORATION, có trách nhiệm chuẩn bị hàng, gửi bộ
chứng từ và thông báo cho công ty Gia Phát ngày tàu chạy.

13
 Công ty Gia Phát có trách nhiệm tiếp nhận đầy đủ chứng từ từ Công ty
PANTECH CORPORATION và kiểm tra, đồng thời chuẩn bị các chứng từ khác có liên
quan đến lô hàng, tiếp đến là liên hệ với hãng tàu WANHAI để lấy lệnh giao hàng (D/O)
và làm thủ tục cược container, các thủ tục thông quan.
2.2.2. Làm thủ tục thanh toán
Tùy theo phương thức thanh toán mà hai bên đã thỏa thuận trong bản hợp đồng
mà thực hiện thủ tục thanh toán. Công ty thường chọn phương thức chuyển tiền bằng
điện- trả trước 100% cho người bán, do giữa các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong kinh
doanh, hợp tác lâu dài. Thông thường trước khi người xuất khẩu giao hàng, công ty sẽ
cử nhân viên phòng Kế toán đến ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.
Khi thực hiện thủ tục chuyển tiền bằng điện- trả trước nhân viên kế toán phải có:
- 02 lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng
- Hồ sơ pháp lý
- Hợp đồng nhập khẩu
- Hoá đơn thương mại và các chứng từ khác như B/L, C/O...
- Tờ khai hải quan nhập khẩu
Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển tiền cho ngân hàng của người xuất khẩu. Khi ngân
hàng của người xuất khẩu thông báo và ghi có tài khoản của người xuất khẩu thì thủ tục
thanh toán hoàn tất.
2.2.3. Mua bảo hiểm hàng hóa
Hàng hóa chuyên chở trên đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì vậy
công ty TNHH thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát đã tiến hành mua bảo hiểm
110% giá trị hóa đơn thương mại bao gồm tất cả rủi ro do người mua phát sinh khiếu
nại có thể thanh toán tại Thành Phố Hồ Chí Minh
*Quy trình nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa như sau:
1. Lựa chọn và liên hệ với một công ty bảo hiểm nhằm thu thập thông tin và
mua bảo hiểm. Điền mẫu đơn và gửi bảo hiểm hàng hóa.
2. Ký hợp đồng về những nội dung: Loại hàng hóa được bảo hiểm, điều kiện
bảo hiểm, suất phí bảo hiểm, thời gian, địa điểm chi trả bảo hiểm, những điều kiện
thưởng phạt, miễn trách, miễn thưởng (nếu có).

14
 3. Thanh toán cước phí và nhận lấy đơn bảo hiểm làm chứng từ giao nhận
hàng hóa.
2.2.4. Nhận bộ chứng từ từ nhà xuất khẩu và kiểm tra chứng từ
Sau khi thỏa thuận, Công ty PANTECH CORPORATION sẽ gửi bộ chứng từ
cho Công ty Gia Phát. Bộ chứng từ gồm có:
• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): (02) bản gốc
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): (01) bản gốc, (02) bản sao
• Phiếu đóng gói (Packing list): (01) bản gốc, (02) bản sao
• Vận đơn (Bill of Lading): (01) bản gốc
• Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice): (01) bản gốc
Sau khi nhận được bộ chứng từ công ty PANTECH CORPORATION kiểm tra
bộ chứng từ một cách cẩn thận để tránh những vấn đề trục trặc khi làm thủ tục thông
quan hàng.
Muốn kiểm tra bộ chứng từ, trước hết Công ty Gia Phát phải dựa vào tính chất,
đặc trưng, đặc điểm và quy định pháp luật về lô hàng đó để có thể biết được lô hàng đó
cần những chứng từ nào. Thông qua đó, kiểm tra xem xét chứng từ đã đầy đủ chưa,
chứng từ có hợp lệ không...
Nhân viên chứng từ phải kiểm tra kỹ lưỡng và chú ý các nội dung sau đây :
v Kiểm tra hợp đồng ngoại thương (Sales Contract):
Kiểm tra chi tiết về số hợp đồng, ngày ký kết, tên nhà xuất khẩu, tên nhà nhập
khẩu, tên hàng, số lượng, điều kiện thanh toán trong hợp đồng có giống với Invoice, B/L
và Packing list hay không.
• Số hợp đồng: PA/GP21.01
• Ngày ký hợp đồng: ngày 20 tháng 1 năm 2021
• Nhà xuất khẩu: PANTECH CORPORATION
Địa chỉ: 5-8, 4 CHOME, SETA, OSTU CITY, SHIGA-KEN, JAPAN 520-
2134
• Nhà nhập khẩu: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát
Địa chỉ: 70 Võ Oanh, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Số lượng: 2000 SET
• Đơn giá: 23 USD/SET

15
 • Tổng giá trị: 46,000.00 USD
• Điều kiện giao hàng: CFR HOCHIMINH PORT, Incoterms® 2010 (điều kiện
giao hàng trên hợp đồng phải trùng với điều kiện giao hàng ghi trên invoice).
• Nơi bốc hàng: NAGOYA Port
• Nơi dỡ hàng: HO CHI MINH Port
• Phương thức thanh toán: thanh toán bằng phương thức chuyển tiền trước 100%
cho người bán, đồng tiền thanh toán: USD.
v Kiểm tra hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) và phiếu đóng gói
(Packing List):
Trong lô hàng này, hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói cùng thể hiện trên
môt bản
Khi kiểm tra hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói cần kiểm tra những vấn đề
sau:
• Số hóa đơn, số phiếu đóng gói và ngày phát hành:
- Số hóa đơn, phiếu đóng gói: PA/GP21.01
- Ngày phát hành: 21/01/2021
• Người gửi hàng: PANTECH CORPORATION
Địa chỉ: 5-8, 4 CHOME, SETA, OSTU CITY, SHIGA-KEN, JAPAN 520-2134
• Người nhận hàng: Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ thiết bị kĩ thuật Gia
Phát
Địa chỉ: 70 Võ Oanh, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Kiểm tra chi tiết Invoice/Packing list xem các chi tiết đó đã phù hợp với B/L và
hợp đồng chưa. Kiểm tra số hợp đồng trên Invoice/Packing list xem có trùng khớp với
số hợp đồng trên hợp đồng thương mại hay không. Số hợp đồng là PA/GP21.01
• Kiểm tra ngày phát hành Invoice/Packing list (21/01/2021)
• Kiểm tra tổng số tiền trên Invoice do người bán lập yêu cầu đòi hỏi người mua
phải trả. Tổng số tiền phải thanh toán là 46,000.00 USD
• Kiểm tra đơn vị tiền tệ được yêu cầu trên Invoice/Packing list: ở đây là USD
• Kiểm tra phương thức thanh toán: thanh toán bởi T/T, đồng tiền thanh toán: USD.

16
 * Lưu ý:
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng hàng, số lượng container, tổng trị giá), đơn
vị tính, phải phù hợp với hợp đồng và các chứng từ liên quan.
- Cảng bốc, cảng dở phải giống với Bill of lading và phù hợp với hợp đồng, các
chứng từ khác.
- Invoice/Packing list phải là bản chính và có chữ ký của đại diện công ty
PANTECH CORPORATION.
v Kiểm tra Bill of Lading:
• Số Bill of Lading (B/L): 011BX00007
• Ngày phát hành: 26/01/2021
• Nơi phát hành: Nagoya, Japan
• Tên tàu (Vessel): INTERASIA PROGRESS
• Số chuyến (Voyage number): S043
• Tổng số cont: 1 container
• Số cont/số seal: WHSU524119940SD96/WHLL193440
• Cảng bốc hàng: NAGOYA, JAPAN
• Cảng dở hàng: CAT LAI, HO CHI MINH VIETNAM
• Mô tả loại kiện và hàng hóa (Description of packages and goods): CAMERA
WIFI #HS CODE: 85258039
*Kết luận: Sau khi kiểm tra các thông tin trên bộ chứng từ hoàn toàn trùng khớp
với nhau, không có gì sai sót hay bổ sung.
Ø Theo NV1 – Nhân viên bộ phận chứng từ:
Việc Nhận và kiểm tra bộ chứng từ là bước rất quan trọng nếu thực hiện không
kĩ sẽ làm chậm trễ quá trình thông quan hàng hóa, gây tổn thất cho khách hàng và mất
uy tín của công ty. Vì thông tin bộ chứng từ được thể hiện bằng tiếng anh, tương đối
nhiều và khá phức tạp nên đôi khi gây khó khăn cho nhân viên khi kiểm tra, đặc biệt là
những nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm.
2.2.5. Nhận thông báo hàng đến tới hãng tàu lấy D/O và cược container
Sau khi hàng đến cảng, công ty Gia Phát sẽ nhận được thông báo hàng đến từ
hãng tàu và bộ chứng từ gốc từ công ty PANTECH CORPORATION. Nhân viên giao

17
nhận của công ty sẽ mang giấy giới thiệu, và giấy báo hàng đến tới hãng tàu WANHAI
để lấy lệnh giao hàng D/O và cược cont. Trình tự được thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Nhân viên giao nhận cầm thông báo hàng đến và giấy giới thiệu cho
nhân viên hãng tàu, họ sẽ đưa cho 1 phiếu đóng tiền.
- Bước 2: Điền thông tin vào phiếu đóng tiền và tiến hành đến quầy đóng tiền (nếu
thanh toán bằng thư tín dụng L/C thì không cần thực hiện bước này).
- Bước 3: xin giấy cược container và điền vào đó các thông tin như: tên tàu, số
chuyến, số container,.. (lưu ý: phải đảm bảo thông tin thật chính xác) và tùy theo hãng
tàu mà có mức tiền cược cont khác nhau.
- Bước 4: Sau khi ghi và đóng tiền thì nhận lại biên lai thu tiền của hãng tàu và lấy
3 D/O và giấy cược container.
Thông tin chi tiết của lô hàng trên lệnh giao hàng:
• Bên phát hành: hãng tàu WANHAI
• Số vận đơn: PAS0140429
• Người gửi hàng: PANTECH CORPORATION
o Địa chỉ: 5-8, 4 CHOME, SETA, OSTU CITY, SHIGA-KEN, JAPAN
520-2134
• Người nhận hàng: Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ thiết bị kĩ thuật Gia
Phát
o Địa chỉ: 70 Võ Oanh, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt
Nam
• Tên tàu - Số chuyến: WANHAI 303/ S318
• Cảng bốc hàng: NAGOYA, JAPAN
• Cảng dở hàng: CAT LAI, HO CHI MINH VIETNAM
• Số cont/ số seal: WHSU5241199/WHLL193440
• Trọng lượng: 5,580.000 KGM
• Kích thước cont: 40SD
• Số lượng: 2000 set
• Loại vận đơn: vận đơn gốc
• Ngày và nơi phát hành: 16/02/2021 VIETNAM

18
 • Ngày hàng đến: 16/02/2021
Ø Lưu ý: Theo NV2 – Nhân viên giao nhận, khi nhận được D/O cần phải chú ý
đến thời hạn hiệu lực để sắp xếp thời gian, tiến hành nhận hàng hợp lí để tránh tình trạng
phát sinh chi phí khác (phí xin gia hạn D/O,…). Ngoài ra trước khi rời hãng tàu, cần
phải kiểm tra thông tin D/O có trùng khới với vận đơn hay không, nếu có sai sót kịp thời
thông báo với hãng tàu để điều chỉnh.
2.2.6. Khai hải quan điện tử nhận kết quả phân luồng trên phần mềm ECUS5
VNACCS/VCIS.
Bộ chứng từ cần thiết để khai báo Hải quan điện tử:
• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
• Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
• Giấy thông báo hàng đến (Arrivial Notice)
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai hải quan, bộ phận giao nhận Công ty Gia
Phát sẽ tiến hành khai báo Hải quan điện tử qua phần mềm Ecuss-Vnaccs như sau:
v Bước 1: Đăng nhập và đăng ký thông tin doanh nghiệp v phần mềm khai báo
hải quan ECUS-VNACCS

Hình 2. 2: Màn hình phần mềm khai hải quan Ecus5 – Vnaccs
(Nguồn: thaison.vn/webs/users/ECUS5VNACCS.aspx)

19
v Bước 2: Tiến hành nhập tờ khai: từ menu “Tờ khai hải quan”, chọn “Đăng ký
mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”. Sau khi click vào đó màn hình sẽ hiện ra các thông tin
cần khai báo và phần hướng dẫn chi tiết phía bên góc trái màn hình.

Hình 2. 3: “Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”

(Nguồn: thaison.vn/webs/users/ECUS5VNACCS.aspx)
v Bước 3: Nhập liệu và hoàn tất thông tin tờ khai hải quan điện tử ở phần
“Thông tin chung”

Hình 2. 4: Màn hình khai báo “Thông tin chung” trên màn hình
- Nhập dữ liệu nhóm loại hình gồm có các thông tin như sau:
+ Mã loại hình: A11 - Nhập kinh doanh tiêu dùng

20
 + Cơ quan Hải quan: 02C1 - Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I (do công ty
TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết Bị Kĩ Thuật Gia Phát là công ty 100% vốn
đầu tư trong nước nên phải khai trước hải quan điện tử tại Hải quan cảng nhận
hàng là Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn khu vực I)
+ Phân loại cá nhân/tổ chức: 4
+ Mã bộ phận xử lý tờ khai: 02
+ Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2
+ Ngày khai báo (dự kiến): 18/02/2021
- Nhập dữ liệu đơn vị xuất nhập khẩu:
+ Người nhập khẩu:
• Tên: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT
GIA PHÁT
• Địa chỉ: 70 VÕ OANH, PHƯỜNG 25, QUẬN BÌNH THẠNH, THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH
+ Người xuất khẩu:
• Tên: PANTECH CORPORATION
• Địa chỉ: 5-8, 4 CHOME, SETA, OSTU CITY, SHIGA-KEN, JAPAN 520-2134
Sau đó tiếp tục di chuyển xuống cuối trang để nhập thông tin vận đơn trong phần thông
tin chung gồm:
+ Số vận đơn: 011BX00007
+ Số kiện: 2000 SET
+ Tổng trọng lượng hàng (Gross): 5.580 KGM
+ Phương tiện vận chuyển: WANHAI303/S318
+ Ngày hàng đến: 16/02/2021
+ Địa điểm dỡ hàng: VNCLI
+ Địa điểm xếp hàng: JPNKM
+ Địa điểm lưu kho chờ thông quan: 02CIS01

21
 Hình 2. 5: Màn hình khai báo “Thông tin chung ” trên phần mềm
v Bước 5: Nhập thông tin tại “thông tin chung 2”
Click vào mục thông tin chung 2 và nhập đầy đủ các thông tin như:
- Phân loại hình thức hóa đơn: Hóa đơn thương mại
- Số hóa đơn: PA/GP21.01
- Ngày phát hành: 21/01/2021
- Mã phân loại giá hóa đơn: “A” - Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền
- Phương thức thanh toán: :”KC” – là loại thanh toán khác và bao gồm cả thanh
toán bằng hình thức TT (phương thức chuyển tiền bằng điện)
- Điều kiện thanh toán: CFR
- Tổng trị giá hóa đơn: 46.000
- Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
- Thông tin tờ khai trị giá gồm:
- Mã phân loại tờ khai trị giá: 6 (Áp dụng phương pháp trị giá giao dịch )
- Người nộp thuế: 1 (người nhập khẩu)
- Mã xác định thời hạn nộp thuế: D (trường hợp nộp thuế ngay)

22
 Hình 2. 6: Màn hình khai báo “Thông tin chung 2” trên phầm mềm
v Bước 6: Nhập thông tin tại “Danh sách hàng”
Người khai tiến hành nhập trực tiếp thông tin hàng hóa trên hệ thống, thông tin
đƣợc lấy từ Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing
List). Danh sách hàng được thiết kế theo các chỉ tiêu thông thưuờng nhất như mã hàng,
tên hàng hóa, mã HS, xuất xứ,…người khai lần lượt điền các thông tin vào các mục yêu
cầu, mục nào có màu xám thì người khai không cần điền thông tin vào hệ thống sẽ tự
nhập dữ liệu.
Kết thúc nhập liệu click vào nút “Ghi” ta được một bảng khai như hình dưới đây:

Hình 2. 7: Màn hình khai báo “Danh sách hàng” trên phầm mềm

23
v Bước 7: Hệ thống lưu lại thông tin.
Bộ phận giao nhận kiểm tra lại thông tin chính xác, sau đó tiến hành truyền tờ
khai hải quan bằng cách chọn “Khai trước thông tin tờ khai” (IDA). Hệ thống sẽ hiện
lên bảng yêu cầu điền đầy đủ thông tin tài khoản người sử dụng: mã người sử dụng, mật
khẩu, mã thiết bị đầu cuối, khóa truy cập.
v Bước 8: Hệ thống trả về kết quả thành công và khai chính thức.
Sau khi đăng ký thành công bản khai báo trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng
thông tin trả về, nhân viên chứng từ Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ thiết bị kĩ
thuật Gia Phát tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan hải quan, chọn nút
nghiệp vụ “khai chính thức tờ khai IDC”.
Khai báo thành công, tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông
quan hàng hóa. Nhân viên chứng từ tiếp tục nhấn vào nút “lấy kết quả phân luồng, thông
quan” để nhận kết quả phân luồng, lệ phí hải quan,thông báo tiền thuế và chấp nhận
thông quan của tờ khai.
Sau khi khai Hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS5(VNACCS), nhân
viên giao nhận sẽ nhận được tờ khai hàng hóa nhập khẩu, trong đó có kết quả phân
luồng.
Có 3 trường hợp kết quả phân luồng:
- Luồng xanh: nhân viên giao nhận chỉ cần trình tờ khai Hải quan để được chấp
nhận thông quan.
- Luồng vàng: Phải qua giai đoạn kiểm tra bộ chứng từ, nếu thông qua giai đoạn
này thì hàng hóa được thông quan.
- Luồng đỏ: Phải qua giai đoạn kiểm hóa (kiểm tra bộ chứng từ và kiểm tra hàng
hóa), nếu thông qua giai đoạn này thì được thông quan.
Trong lô hàng này, kết quả phân luồng của tờ khai là luồng đỏ, phải có qua bước
kiểm hóa.
Ø Theo NV1 – Nhân viên bộ phận chứng từ:
Làm thủ tục hải quan là một bước hết sức quan trọng. Mặc dù bước khai báo hải
quan được thực hiện qua phần mềm điện tử nhưng công ty vẫn phải đóng một mức phí
để việc khai báo được diễn ra nhanh chóng theo đúng mong muốn. Bên cạnh đó đôi khi

24
do thao tác sai của nhân viên, không kiểm tra lại hoặc lỗi ở chứng từ mà không phát
hiện ra dẫn đến viêc khai hải quan bị chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ của quy trình.
2.2.7. Làm thủ tục hải quan tại cảng
Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan khai báo qua mạng, sẽ tiến hành
đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng. Sau khi kiểm tra xong, Hải quan sẽ chuyển qua
bộ phận tính giá thuế. Nhập số tờ khai, mã số thuế vào máy tính ở cảng để biết cửa nộp
bộ chứng từ.
Công ty Gia Phát lấy hàng theo Luồng đỏ (Tờ khai có Mã phân loại kiểm tra số
(3) nên nhân viên giao nhận phải làm thủ tục mở tờ khai tại Chi cục cảng hải quan. Tiếp
đó, hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa để tiến hành kiểm tra thực
tế hàng hóa. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà nhập trình 5%, 10% hay
100% hàng để hải quan kiểm tra.
Lưu ý: Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó.
Để đăng kí tờ khai cần nộp những giấy tờ sau tại cửa Hải quan đăng ký tiếp nhận
hồ sơ:
• Tờ khai Hải quan nhập khẩu (2 bản chính)
• Hợp đồng (Sale Contract) (1 bản sao y bản chính)
• Hóa đơn thương mại (Invoice) (1 bản chính)
• Vận đơn đường biển (B/L) (sao y)
• Lệnh giao hàng (1bản chính).
• Packing list (1bản chính)
• Giấy giới thiệu của công ty
v Kiểm hóa (Đối với luồng đỏ)
Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan kiểm
hóa. Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cho container và xuống bãi làm giấy cắt seal,
kêu công nhân cắt seal đến cắt seal. Đồng thời, liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống
bãi xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà Hải quan yêu cầu.
Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan
phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng...
thì tùy theo mức độ mà bị xử lý.

25
 Nếu sau khi kiểm tra, hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên
quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ
khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng
dấu thông quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu.
v Rút tờ khai
Tới khu kiểm hóa tập trung viết số tờ khai vào giấy nộp cho hải quan, đợi đến khi
họ đọc đến tên công ty thì lên nhận lại một tờ khai và list container đã đóng dấu thông
quan, dùng tờ khai này để đi thanh lý cổng. Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan
sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan.
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai. Hải quan trả lại
bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai Hải quan, Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ, Phiếu ghi
kết quả kiểm tra hàng hóa.
Sau khi đã có tờ khai thông quan, việc bạn cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ
khai từ website của tổng cục hải quan, xuống hải quan giám sát tại cảng/kho để làm nốt
thủ tục. Hải quan dùng thiết bị đọc mã vạch, ký giấy là xong.
v Đóng tiền thương vụ
Đến phòng thương vụ cảng nộp một D/O bên trên có ghi mã số thuế của doanh
nghiệp và phiếu mượn container (hoặc phiếu hạ rỗng) để đóng tiền và lấy phiếu EIR.
Kiểm tra thông tin: số cont, số seal, vị trí, hạn, số kg cont trước khi rời quầy
v Thanh lý tờ khai
Nhân viên công ty đến văn phòng đội giám sát cổng nôp bộ chứng từ gồm : Lệnh
giao hàng (D/O), Phiếu EIR, Tờ khai Hải quan (bản chính và copy). Hải quan sẽ vào sổ
hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai và Phiếu EIR. Hải quan sẽ trả lại tờ khai
Hải quan (bản chính) và phiếu EIR cho nhân viên giao nhận để lấy container ra khỏi
cảng.
Ø Theo NV2 - Nhân viên giao nhận của công ty:
Quá trình thông quan hàng hoá của công ty ít khi bị gián đoạn. Hàng hoá được
thông quan và làm thủ tục tại cảng luôn kịp thời và phù hợp với thời gian nhận hàng.
Nguyên nhân là do công ty luôn chấp hành tốt pháp luật và những quy định của cảng
cũng như cơ quan có thẩm quyền, công ty luôn nộp thuế đúng hạn không để chậm trễ.
2.2.8. Nhận hàng và chở hàng về kho

26
 Nhân viên bộ phận giao nhận tính toán thời gian hoàn tất thủ tục hải quan và liên
lạc cho Công ty biết để sắp xếp và điều độ xe đi nhận hàng. Hàng sau khi cập cảng sẽ
được đưa vào bãi container (Container Yard – CY). Lúc này anh nhân viên bộ phận giao
nhận của công ty sẽ được Hải quan cấp cho EIR để lấy cont ra khỏi cảng và sẽ xuống
phòng Thương vụ cảng xuất trình D/O có đóng dấu “Giao thẳng” để đổi lấy phiếu EIR
(Equipment Interchange Receipt và đóng tiền cược container. Hải quan thương vụ cảng
sẽ thu tiền nâng hạ Container và in ra hóa đơn, giao cho nhân viên bộ phận giao nhận
của Công ty và giữ lại 01 bản copy D/O.
Thanh lý hải quan cổng: Nhân viên giao nhận đến phòng đội giám sát cổng nộp
các chứng từ như sau:
• Tờ khai Hải Quan
• Danh sách Container đã đóng mộc thông quan
• Bản sao tờ khai và danh sách Container
• Phiếu EIR
• Lệnh giao hàng
• Bản sao vận đơn đường biển.
Sau đó, nhận lại bản chính tờ khai, danh sách hàng container được đóng mộc đỏ:
“Hàng đã qua khu vực giám sát” và phiếu EIR đã được hải quan giám sát cổng đóng
mộc, ký tên để lấy Container ra khỏi cảng.
Sau đó, nhân viên bộ phận giao nhận viết phiếu bàn giao cho tài xế có nội dung
như sau: số xe, số lượng hàng thực tế, địa điểm hàng được chở đến. Phiếu EIR liên màu
hồng được giao cho tài xế xe container để tiện kiểm tra khi xe qua cổng. Tài xế sau khi
nhận lấy phiếu EIR và giấy mượn container sẽ vào cảng Cát Lái, đến vị trí ghi ở trên
phiếu EIR trong thời gian quy định, kiểm tra lại tình trạng bên ngoài của container và
chở hàng về kho mà Công ty Gia Phát đã được chỉ định trên phiếu bàn giao.
Về vấn đề mượn container: Trước khi mang ra khỏi cảng, nhân viên bộ phận
giao nhận kiểm tra hiện trạng và seal container của lô hàng: nóc, tai kẹp chì, khung,
cửa... Đánh giá tình trạng hàng hóa và tình trạng container sẽ được ghi chép lại vào biên
bản giấy để đối chiếu với lúc công ty trả container về bãi cho hãng tàu, phát hiện sự sai
khác sẽ tiến hành thẩm định và đưa ra mức phạt. Còn nếu container đã có hư hỏng trước

27
khi nhân viên giao nhận nhận hàng thì phải chụp hình làm minh chứng cho hãng tàu để
tránh tranh chấp về sau.
Vận chuyển hàng về kho Công ty: Sau khi nhận hàng tại cảng xong, chú tài xế
xe container do Công ty thuê xe chở container về kho riêng của Công ty Gia Phát tại
quận 7. Khi nhận hàng thì nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra về số lượng của hàng hóa
thực giao so với số lượng ghi trên chứng từ và lập biên bản giao nhận tại kho có sự tham
gia của ba bên đó là: Nhân viên công ty, tài xế và thủ kho và chuẩn bị nhân công, máy
móc xuống hàng tại kho.
Ø Theo NV2 – Nhân viên giao nhận của công ty:
Vận chuyển hàng về kho do nhân viên giao nhận giao cho đội xe được điều đến
cảng để lấy hàng dưới sự giám sát của nhân viên giao nhận. Vì là một công ty có quy
mô nhỏ nên phương tiện vận tải còn hạn chế do đó công ty phải thuê xe container với
chi phí cao và có thể bị ép giá, thời gian có thể không linh hoạt. Đồng thời do phải đặt
cược container để lấy hàng nên công ty có thể gặp rủi ro mất khoảng tiền cược này nếu
container bị hư hỏng hay chưa được vệ sinh theo như yêu cầu trong giấy mượn container.
2.2.9. Trả vỏ container rỗng và lấy tiền cược container.
Sau khi giao hàng tại kho cho công ty xong, tài xế sẽ chở container rỗng chạy
đến ICD SONG THAN theo quy định trong giấy lệnh giao hàng (D/O) của hãng tàu để
hạ Container rỗng. Nhân viên bộ phận giao nhận ký nhận và ghi rõ ngày giờ trả lên giấy
mượn Container sau khi Container rỗng được hạ tại bãi.
Tại văn phòng hãng tàu, nhân viên bộ phận giao nhận sẽ mang theo: giấy CMND
photo, giấy giới thiệu, giấy mượn Container, phiếu hạ rỗng. Hãng tàu sẽ căn cứ xác nhận
trên phiếu hạ rỗng để thu tiền (nếu container có hư hỏng), sau khi nhận lại đúng tiền
cược nhân viên giao nhận sẽ ký tên xác nhận và hãng tàu sẽ xuất phiếu đã nhận container
cho nhân viên bộ phận giao nhận.
2.2.10. Quyết toán, lưu hồ sơ và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Sau hoàn thành qui trình nhập hàng từ cảng về kho, nhân viên giao nhận nộp cho
bộ phận kế toán giấy tờ như sau: 01 bảng quyết toán, bộ chứng từ, các hóa đơn và biên
lai. Từ đó, phòng kế toán sẽ kiểm tra sự đồng nhất và hợp lý giữa bảng quyết toán với
các hóa đơn và chứng từ để lập giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho giám đốc ký tên
và đóng dấu.

28
 Lưu hồ sơ doanh nghiệp: Bộ phận chứng từ sẽ sao chép lại toàn bộ các chừng từ
liên quan đến lô hàng và lưu trữ lại trong thư mục chung để làm bằng chứng cho việc
kiểm tra đột xuất từ các bộ phận liên quan trong vòng 5 năm theo thông tư 39/2015 của
Bộ Tài Chính.
Giải quyết khiếu nại (nếu có): Trong giao dịch này, sự tranh chấp hay vi phạm
hợp đồng giữa hai bên không phát sinh nên việc khiếu nại không có.
2.3. Đánh giá chung về quy trình tổ chức thực hiện hoạt động nhập khẩu tại công
ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thiết bị Kỹ thuật Gia Phát.
Dựa vào những phân tích lập luận trên phần 2.2 tác giả tổng hợp được những
thuận lợi và khó khăn của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử tại
công ty TNHH thương mại dịch vụ thiết bị kỹ thuật Gia Phát.
2.3.1. Thuận lợi
• Mối liên hệ giữa các phòng ban nói chung và công ty từng bộ phận nói riêng
tương đối tốt. Công việc giữa các bộ phận được thực hiện liên tục và luôn có liên kết
với nhau.
• Quá trình thông quan hàng hóa ít khi bị gián đoạn. Hàng hóa được thông quan và
làm thủ tục tại cảng luôn kịp thời và phù hợp với thời gian nhận hàng.
• Mỗi bộ phận và mỗi công đoạn đều được thực hiện theo trình độ chuyên môn.
Đều được chủ động cập nhật các thông tin, quy định mới của chính phủ
• Công ty luôn giữ được mối quan hệ tốt và tạo được uy tín cao trong mắt các đối
tác xuất khẩu, khiến cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng diễn ra rất suôn sẻ vì được các
đối tác tạo những điều kiện tốt nhất.
2.3.2. Khó khăn
• Khâu vận chuyển hàng về kho tốn thời gian và chi phí. Vì là một công ty có quy
mô nhỏ nên phương tiện vận tải còn hạn chế do đó công ty phải thuê xe container với
chi phí cao và có thể bị ép giá, thời gian có thể không linh hoạt.
• Nhân viên chứng từ gặp khó khăn trong việc khai Hải quan trên phần mềm
ECUS5/VNACCS - VICIS, tra mã HS và khai sai thông tin.
• Công ty chưa thực sự đầu tư và hoạch định chiến lược marketing rõ ràng.
• Khi có sai sót trong việc kiểm tra chứng từ làm tốn thời gian.
• Chậm trễ và phát sinh chi phí do phân bổ nhân lực và phân chia công việc. Tuy

29
tay nghệ của đội ngũ nhân viên cao nhưng do sự phân bổ nhân viên cho từng công việc
chưa hợp lý dẫn đến trường hợp một người có thể phải hoàn thành nhiều việc cùng một
lúc dẫn đến chẫm trễ, sai sót. Cụ thể như chậm trễ trong việc thu thập chứng tự dẫn đến
thông quan chậm phát sinh chi phí.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Qua những phân tích về thực trạng nhập khẩu thiết bị điện tử của Công ty Gia
Phát, có thể nhận định rằng công ty có lượng khách hàng đầy tiềm năng và có thị trường
nhập khẩu quen thuộc giúp công ty có thể đảm bảo nguồn cung đầy đủ, chất lượng. Tuy
nhiên, qua phân tích cũng đồng thời thấy được công ty vẫn còn tồn tại nhiều điểm hoàn
thiện cần được cải thiện hơn và điểm chưa hoàn thiện cần có biện pháp nhanh chóng
khắc phục. Từ đó làm cơ sở cho Chương 3 để đề xuất một số kiến nghị nhằm hỗ trợ
nâng cao hiệu quả hoạt động hoạt động nhập khẩu thiết bị điện tử của Công ty Gia Phát
trong thời gian tới.

30
 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO QUY TRÌNH TỔ CHỨC
THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI DỊCH VỤ THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT.
3.1. Định hướng và mục tiêu phát triển của công ty TNHH TMDV thiết bị kỹ
thuật Gia Phát
Trước những thử thách của thị trường như hiện nay, công ty đã đề ra định
hướng là mở rộng và phát triển thị trường từng bước tăng doanh thu, trên cơ sở đó
phát triển được thế lực kinh doanh và nâng cao đời sống cho công nhân viên. Bên
cạnh đó còn đẩy mạnh thực hiện xuất nhập khẩu.
Đối với công tác nhập khẩu, phải đẩy mạnh hơn nữa hoạt động nhập và kinh
doanh thiết bị điện tử trong nước, làm tốt công tác giao nhận. Song song đó công ty
cần tìm thêm các đơn hàng của khách hàng. Tìm thêm nguồn khách hàng, không chỉ
trong nước mà còn ở nước ngoài.
Công ty cần cố gắng quay nhanh vòng vốn, không để công nợ kéo dài. Bên
cạnh đó, công ty cần tiếp tục đẩy mạnh thêm chuyên môn, trình độ và ngoại ngữ
cho đội ngũ nhân viên. Công ty cũng cần tiếp tục đầu tư và phát triển về công tác
xuất nhập khẩu thiết bị điện tử, đây là hoạt động hàng đầu của công ty.
Cũng như tất cả các công ty thương mại khác, mục tiêu trong thời gian tới
của công ty là đảm bảo ba yếu tố: khả năng sinh lời, thế lực và mức độ an toàn trong
kinh doanh. Lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng và mục tiêu cuối cùng của bất cứ một
doanh nghiệp nào khi hoạt động. Trong điều kiện như hiện nay, các doanh nghiệp
muốn có lợi nhuận và nâng cao lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh thì ngoài nổ
lực còn có sự quan tâm của các cấp chính quyền cùng sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các
doanh nghiệp.
3.2. Cơ sở đề xuất kiến nghị
Trên cơ sở phân tích ở Chương 2, tác giả đề xuất một số kiến nghị như sau:
• Tiết kiệm chi phí và thời gian trong khâu vận chuyển, đầu tư trang thiết bị và cơ
sở vật chất cho công ty
• Hoàn thiện khâu khai báo hải quan
• Đẩy mạnh hoạt động marketing và duy trì mối quan hệ tốt với đối tác

31
 • Khắc phục và hạn chế những lỗi, sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ để nhận
hàng
• Phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của nhân
viên
3.3. Các kiến nghị
3.3.1. Tiết kiệm chi phí và thời gian trong khâu vận chuyển, đầu tư trang thiết
bị và cơ sở vật chất cho công ty:
v Mục tiêu: Khâu vận chuyển là khâu ảnh hưởng rất lớn đến thời gian giao hàng
nên cần quan tâm và xử lí tốt. Bên cạnh đó, công ty cần đầu tư cho cơ sở vật chất để tự
chủ trong khâu vận chuyển, giảm bớt các chi phí thuê dịch vụ bên ngoài cho công ty.
v Các bước triển khai:
- Công ty cần khảo sát hiện trường kỹ càng và chi tiết để có phướng án xử lý, thay
thế trong trường họp có trở ngại. Đưa ra nhiều phương án chuyên chở thích hợp khác
nhau về tuyến đường và phương tiện vận chuyển để có phương án dự phòng khi cần
thiết.
- Cần tăng cường khả năng tổ chức điều hành việc tiến hành quy trình nghiệp vụ.
Để có thể điều động xe làm hàng thì công ty cần duy trì quan hệ đi thuê và liên kết với
nhiều công ty hoặc đại lý giao nhận khác hoặc những công ty vận tải khác bên cạnh đội
xe của công ty hoặc những lái xe mà công ty có quan hệ lâu dài.
- Công ty cần có chính sách đầu tư vào cơ sở vật chất , trước mắt là phải mua thêm
phương tiện vận tải nhằm phục vụ kịp thời nhu cầu của khách hàng. Kêu gọi thêm vốn
đầu tư để mua thêm máy móc thiết bị sử dụng trong quá trình kinh doanh.
- Bên cạnh đó, công ty cũng cần đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin để phù
hợp vơi nhu cầu như hiện nay. Hiện tại đa phần các công ty đều ứng dụng công nghệ
vào quá trình knh doanh, do đó công ty cũng thay đổi để theo kịp xu hướng này.
3.3.2. Hoàn thiện khâu khai báo hải quan :
v Mục tiêu : Nâng cao kĩ năng của nhân viên và thường xuyên kiểm tra hệ thống
máy tính cũng như mạng internet của công ty để hạn chế sai sót và chậm trễ
v Các bước triển khai :
- Trước khi thực hiện khai báo hải quan điện tử, nhân viên cần đọc kĩ các thông tin
của khách hàng và lô hàng. Sau đó tiến hành khai báo để tránh sai sót không đáng có.

32
 - Công ty cần đào tạo nhân viên về những kĩ năng khai báo hải quan điện tử để
tránh sai sót khi thao tác. Đặc biệt trong giai đoạn này, công ty nên thường xuyên cho
nhân viên đi học các lớp khai báo hải quan điện tử để làm quen và hoàn thiện kĩ năng.
- Yêu cầu nhân viên phải cẩn thận trong từng bước khai báo hải quan. Tất cả các
nhân viên phải luôn cập nhật thông tin, thông tư và nghị định của chính phủ. Bên cạnh
đó, nhân viên cần hạch định các chi phí rõ ràng để phòng ngừa các rủi ro có thể phát
sinh khi thực hiện khai báo.
- Vì khâu khai báo hải quan được thực hiện bằng phần mềm nên công ty cần thường
xuyên kiểm tra sửa chữa và thay đổi hệ thống máy tính cho nhân viên. Công ty cần kiểm
tra liên tục tốc độ đường truyền mạng internet để không làm gián đoạn quá trình khai
báo.
3.3.3. Đẩy mạnh hoạt động marketing và duy trì mối quan hệ tốt với đối tác
v Mục tiêu: Giúp công ty mở rộng được thị trường như định hướng chung tìm
kiếm được nhiều nguồn khách hàng tiềm năng cho công ty.
v Các bước triển khai:
- Nâng cao trình độ của nhân viên bộ phận marketing để tìm kiếm được nhiều
khách hàng mới và tiềm năng. Nhân viên cần chủ động tìm kiếm khách hàng và có kĩ
năng thuyết phục khách hàng.
- Trong nền kinh tế năng động như hiện nay, công nghệ thông tin và mạng internet
phát triển mạnh thì công ty cần áp dụng công nghệ vào quá trình tìm kiếm khách hàng
của mình. Cần xây dựng và thường xuyên cập nhật thông tin trên website công ty để
khách hàng có thể chủ động tìm kiếm thông tin.
3.2.4. Khắc phục và hạn chế những lỗi, sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ
v Mục tiêu: Khâu chuẩn bị chứng từ có ảnh hưởng đến các bước quan trọng trong
quy trình thực hiện hợp đồng như khai hải quan, nhận D/O. Do đó, khi chuẩn bị tốt sẽ
hạn chế được những rủi ro và không kéo dài thời gian nhận hàng.
v Các bước triển khai:
- Cần đôn đốc khách hàng gởi bộ chứng từ sớm hoặc đúng thời gian để không ảnh
hường đến quá trình nhậ hàng, làm tốn thêm các chi phí kho bãi.
- Khi nhận được bộc chứng từ từ nhà xuất khẩu cần tiến hành kiểm tra ngay, nên
kiểm tra kỹ và chi tiết những thông tin có liên quan đến thanh toán hay khai hải quan để

33
tránh được những sai sót. Khi thông tin có sai sót do bên nhà xuất khẩu thì cần thông
báo ngay để kịp thời sửa chữa.
- Không ngừng nâng cao trình độ của nhân viên bộ phận chứng từ. Bên cạnh đó
cần liên tục cập nhật thông tin cũng như các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước
để thực hiện.
3.2.5. Phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp
vụ của nhân viên
v Mục tiêu : Nâng cao tình độ chuyên môn và kĩ năng cho nhân viên để giảm thiểu
những sai sót có thể mắt phải khi kiểm tra bộ chứng từ
v Các bước triển khai :
- Tuyển chọn nhân viên đúng chuyên môn nghiệp vụ để dễ dàng thích nghi với
công việc. Đào tạo nhân viên bộ phận chứng từ về kiến thức cơ bản và đòi hỏi nhân viên
phải kiểm tra cẩn thận kĩ lưỡng các thông tin theo yêu cầu trước khi giao bộ chứng từ
cho những bên có liên quan.
- Để giảm thiểu rủi ro nhân viên bộ phận chứng từ cần biết cách sắp xếp hồ sơ để
có thể rút ngắn thời gian kiểm tra và tránh sai sót. Nhân viên có thể chủ động phân loại
sắp xếp từng bộ chứng từ cụ thể của từng lô hàng theo thời gian để thuận tiện cho việc
tìm kiếm và kiểm tra.

34
 KẾT LUẬN
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiết bị kỹ thuật Gia Phát là một trong những
doanh nghiệp đang phát triển trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thiết bị kỹ thuật điện tử.
Qua quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện tử tại Công ty, em
nhận thấy được những thuận lợi, khó khăn của hoạt động này.
Về thuận lợi, Công ty đã bước đầu tạo được uy tín trên thị trường và duy trì được
mối quan hệ thân thiết với khách hàng, rút ngắn được thời gian đàm phán, ký kết và
thực hiện hợp đồng, thị trường nhập khẩu đều là từ các quốc gia có nền công nghiệp
điện tử phát triển và có uy tín lâu năm trên thị trường quốc tế, đội ngũ nhân viên sáng
tạo, có nhiều kinh nghiệm và đặc biệt là áp dụng được những công nghệ hiện đại vào
quá trình trao đổi thông tin và thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa.
Về khó khăn, Công ty chưa có đội xe riêng, còn phụ thuộc nhiều vào các bên vận
tải, chưa thực sự đầu tư chiến lược marketing rõ ràng, chính sách quản lý chi phí cho
hoạt động nhập khẩu chưa thực sự hiệu quả, chi phí vận tải chiếm tỷ trọng lớn trong
tổng chi phí của hoạt động nhập khẩu và Công ty còn phụ thuộc khá nhiều vào nguồn
vốn vay. Những điểm yếu đó gây ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu, và gián tiếp ảnh
hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Dựa trên cơ sở những khó khăn, mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty,
em đã đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao kết quả hoạt động nhập khẩu thiết bị
điện tử tại Công ty Gia Phát như giảm thiểu chi phí liên quan đến vận chuyển, tăng
nguồn vốn của công ty, xây dựng chiến lược Marketing và nâng cao chất lượng nguồn
nhân lực. Nếu có thể khắc phục được những hạn chế đó, Công ty Gia Phát sẽ nhanh
chóng phát triển hơn nữa.

35
 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Các tài liệu từ phòng kế toán, nhân sự và chứng từ của Công ty TNHH Thương Mại Dịch

Vụ Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát.

2. GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, Quản trị Xuất nhập khẩu, NXB Thống kê.

3. ThS Nguyễn Thanh Hùng, Giáo trình Vận tải Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, NXB

Kinh tế.

4. ThS Lý Văn Diệu, ThS Nguyễn Việt Tuấn, Giáo trình nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập

khẩu, NXB Kinh tế.

5. Nghiệp vụ khai Hải quan điện tử - Hệ thống VNACCS. Nghiên cứu, tìm hiểu các công văn

từ website: https://www.customs.gov.vn/default.aspx

6. Nghị định 69/2018/NĐ-CP.

7. Một số thông tin, tài liệu tham khảo từ Website:

www.gov.customs.vn

www.tailieuxnk.com

www.luanvan.net.vn

www.xuatnhapkhauleanh.edu.vn

36
 PHỤ LỤC CHỨNG TỪ
1. Sales contract – Hợp đồng thương mại
2. Commercial Invoice – Hoá đơn thương mại và Packing List – Phiếu đóng gói (thể
hiện trên cùng 1 bảng)
3. Bill of Lading – Vận đơn đường biển
4. Delivery Oder (D/O) – Lệnh giao hàng
5. Tờ Khai hải quan
6. Arrival Notice – Thông báo hàng đến

37
38
39
40
41
42
43
44
45
46