INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACION | FEV'SION| No. 00
DE FONDOS DE LA EMPRESA PUBLICA Noviembre
EPMAPS METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO | Fecha | 2016
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Marco Antonio Cevallos Varea
i GERENTE GENERAL
EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO.
CONSIDERANDO:
el 16 de abril de 2010 se sancioné la Ordenanza Metropolitana No. 0309, publicada en el
Registro Oficial No. 186, de 5 de mayo de 2010, a través de la cual se crearon las empresas
pablicas metropolitanas, entre ellas la “Empresa Publica Metropolitana de Agua Potable y
Saneamiento’;
el objeto principal de la Empresa, entre otros, es disefiar, planificar, construir, mantener, operar y,
en general explotar la infraestructura de los sistemas para la captacién, conduccién, produccién,
distribucién y comercializacion de agua potable; la recoleccién y conduccion de aguas lluvia, la
recoleccién, conduccién y tratamiento de aguas servidas en el Distrito Metropolitano de Quito; y,
el aprovechamiento de recursos hidricos, y utilizacién de eneraia potencial almacenada;
el articulo 74 del Cédigo Organico de Planificacién y Finanzas Publicas, numeral 6, establece
‘que es atribucién del ente rector del Sistema Nacional de Finanzas Publicas -SINFIP- “Dictar las
normas, manusles, instructivos, directrices, clasificadores, catélogos, glosarios y otros
instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades del sector pablico para ef
disefio, implantacion y funcionamiento del SINFIP y sus componentes",
el atticulo 162 del Cédigo Organico de Planificacién y Finanzas Publicas dispone que “Los
recursos pablicos se manejarén a través de la banca publica, considerando en lo pertinent, las
respectivas normas técnicas y las capacidades de gestion de las entidades que conforman la
banca pilblica. El cobro, pago 0 transferencia de dichos recursos se podré realizar a través de
otras entidades financioras’,
el articulo 163 del Cédigo Organico de Planificacion y Finanzas Publicas, quinto inciso, faculta a
as entidades y organismos del sector publico a gestionar anticipos a través de varios
desembolsos, a gestionar proyectos a través de fondos a rendir cuentas, entre otros
mecanismos; para lo cual el ente rector de las finanzas publicas emitira la normativa
correspondiente; y, el articulo 165 establece que las entidades y organismos del sector pablico
pueden establecer fondos de reposiciOn para la atencién de pagos urgentes, de acuerdo a las
normas técnicas que para el efecto emia el ente rector de las finanzas publicas;
ELABORADO REVISADO) 7) APROBADO
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Cargo:_Especiasta Unided de Egresos Cargo: Funcionario 7/Gerghcia Franciera | Cargo: _Gerenle General
Nore: Ue pugs Naver nombre: ng
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Karina Bésquez
ida do Egresos (€)
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NORMATIVA INTERNA _CODIGO: 1-18-2016-GF HouA | 2 de20
Que, la Contraloria General del Estado, mediante Acuerdo No. 039 CG, publicado en el Suplemento
del Registro Oficial No. 87 de 14 de diciembre de 2009, emitié las Normas de Control interno
para las Entidades, Organismos del Sector Publico y Personas Juridicas de Derecho Privado que
dispongan de recursos piblicos; en cuyas normas 403-06, 405-08 y 405-09, establece
procedimientos detallados en lo referente a los Fondos de Reposicion y Fondos a Rendir
Cuentas;
Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 447, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 259
de 24 de enero de 2008, reformado en varias oportunidades, se actualizaron los Principios del
Sistema de Administracién Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Ciasificador
Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad
Gubemamental, el Catalogo General de Cuentas; y, las Normas Técnicas de Tesoreria,
aplicables a todas las entidades del Sector Piiblico no Financiero;
Que, el Auditor Interno, mediante memorando circular No. 002-Al-2010, de 21 de enero de 2010,
recomendé la continuidad de un fondo para emergencias, por la naturaleza de las operaciones
de la Empresa: y,
‘Que, a gestién financiera piiblica requiere de mecanismos que agiliten la solucién de imprevistos que
interrumpan el normal desemperio de las instituciones, a través de la administracién de fondos
para la adquisicion inmediata de bienes y servicios,
En ejercicio de las atribuciones que le confieren los articulos: 11, numerales 4 y 8, de la Ley Orgénica de
Empresas Publicas; 20 letra b), de la Ordenanza Metropolitana N° 301, sancionada el 4 de septiembre
de 2009; 12, letras d) y h) del Reglamento Organico Funcional de la Empresa Publica Metropolitana de
‘Agua Potable y Saneamiento Nivel Jerarquico Superior, aprobado mediante Resolucion N° 005-SD-2016
de 24 de mayo de 2016;
RESUELVE:
EXPEDIR EL INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACION DE FONDOS DE LA
EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO
CAPITULO I
DEL OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES
Art. 1. Objeto.- El objeto del presente Instructivo es establecer las normas y lineamientos especificos
que permitan regular la creacién, manejo, administracion, rendicién, reposicién, aumento, liquidacién,
devolucién de saldos y cierre de los siguientes Fondos de la Empresa Publica Metropolitana de Agua
Potable y Saneamiento:
1.- Fondos de Reposicion:
= Caja Chica; y,
+ Fondo Rotativo
2.- Fondos a Rendir Cuent
+ Fondo Especifico para Emergencias,
+ Fondo Especifico para Operacién de Recaudacién
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Art.2.- Ambito de Aplicacién.- El presente Instructivo es de cumplimiento obligatorio para todos los
servidores de la Empresa, incluidos los abreros, dentro del ambito de las competencias descritas,
Art. 3. Definiciones.- Para la aplicacién de las normas del presente Instructivo, se consideraran las
siguientes definiciones:
Acta de Arqueo.- Es el documento en el cual se haran constar los antecedentes o causas para el
cambio de administrador y/o custodio o cierre definitive de los Fondos.
Administrador: Servidor facultado para autorizar los gastos que se pueden hacer con estos fondos.
Cierre: Es el hecho econdmico por el que finaliza la existencia del fondo, incluye la recaudacién del
saldo disponible y el cierre de la cuenta bancaria,
Comprobante de Pago: Documento en el cual se detalla el concepto y destino de la adquisicion
del bien ylo servicio y el registro del gasto mas impuestos y menos retenciones.
Comprobante de Retencién en la Fuente de IVA e Impuesto a la Renta: Son los documentos
que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retencién en cumplimiento
de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario interno, el Reglamento de Comprobantes de Venta,
Retencién y Complementarios y las resoluciones que para el efecto emita el Director General de!
Servicio de Rentas Internas.
Comprobante de Venta.- Son los documentos que acreditan Ia transferencia de bienes o la
prestacién de servicios o la realizacion de otras transacciones gravadas con tributos,
Conciliactén Bancaria: Comparacion que se hace entre los registros contables de la cuenta
corriente y el estado de cuenta emitido por el banco
Custodio del Fondo: Persona responsable de la recepcién, control, custodia y reposicién del
efectivo, asignado al Fondo que correspond.
Devolucién de saldos: Es el hecho de depositar los saldos disponibles determinados en la
liquidacion, en la caja de recaudacién de la Empresa,
Fondos: Son recursos financieros entregados en calidad de anticipo, destinados a cubrir pagos
‘que por razones debidamente justificadas no pueden realizarse a través de la gestion normal de la
Empresa,
Fondos de Reposicion: Son los Fondos de Caja Chica y Fondos Rotativos, estin sujetos al
proceso de rendicién, reposicién, liquidacion, cierre y devolucién de saldos.
Fondos a Rendir Cuentas: Son los fondos especificos creados para un fin determinado. Estan
sujetos a rendicion, cierre y devolucién de saldos cuando se cumple con el objetivo para el que fue
creado.
Gasto.- Es el reconocimiento contable de que el patrimonio neto de la Empresa ha sufrido un
decremento como consecuencia de la salida de dinero por la adquisicién de un bien o servicio, o de
manera extraordinaria de operaciones financieras 0 de otro tipo.
Libro Bancos: Detalle de los movimientos diarios de la chequera en relacién a los gastos y emision
de cheques grades, N
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NORMATIVA INTERNA
(©) Liquidacion: Es la determinacién de valores utiizados y saldos disponibles, sustentados con sus
respectivos justificativos.
P) Monto de Operaci
realicen con la misma,
Cantidad de dinero que se asigna a un fondo para las operaciones que se
4g) Reembolso: Devolucién de una cantidad de dinero al servidor de la Empresa, quién efectud el
desembolso en el pasado.
1) Rendicién: Presentacién de una relacién justificada de los gastos, ingresos y operaciones
realizados por una persona en su labor de gestién o administracién, para su aprobacién defintiva, y
determinar ast el saldo deudor o acreedor.
8) Reposicién: Es la colocacién o restitucién de valores econdmicos para dejario en el estado en que
se encontraba anteriormente,
t) Resumen de Gastos.- Son un grupo de gastos que hace referencia al dinero desembolsado por la
Empresa para el desarrollo de sus actividades,
u) Vale de Caja Chica: Son formularios prenumerados que detallaran pormenorizadamente el
concepto del egreso y el destino que tendra la compra de bienes y/o servicios. Este formulario debe
contener todos los datos y liquidaciones requeridas; y, su legalizacion con las firmas de
responsabilidad de! administrador que autoriza el egreso, el custodio del fondo y del interesado
(Servidor publico u obrero) del bien o servicio.
Art. 4.- Responsabilidades.- Los servidores a cuyo cargo se encuentre el manejo de los Fondos, seran
responsables: por sus acciones y omisiones; la determinacién de su necesidad; la conveniencia en cada
caso del uso de los recursos de los Fondos; del cumplimiento de las Normas de Control Intemno y la
normativided aplicable, asi como de las consecuencias que de ellas se deriven, de conformidad con lo
prescrito en la Constitucién de la Republica del Ecuador, en la Ley Orgéinica de la Contraloria General
del Estado, y demas normativa vigente.
La creacion, reposicion, liquidacion y cierre de Fondos, sera responsabilidad exclusiva de la Gerencia
Financiera, y deberd emitir la certificacién presupuestaria como un requisito para asegurar la
disponibilidad de recursos para cubrir la rendicién del Fondo,
La Gerencia Financiera sera la encargada de velar por el fiel cumplimiento de las normas y del buen uso
de estos Fondos, para cuyo efecto se realizaran los siguientes arqueos:
a) Arqueos programados por parte de la Unidad de Egresos del Departamento de Contabilidad por
‘cambio de administrador y/o custodio y cierre definitivo del Fondo; y,
b) _Arqueos sorpresivos realizados por parte de Tesoreria General o la Unidad de Auditoria Interna,
El resultado de los arqueos se reelizara a través de un acta suscrita por los servidores involucrados,
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CAPITULO IL
DE LOS FONDOS DE REPOSICION
SECCION!
DEL FONDO DE CAJA CHICA
Art. 5.- Finalidad del Fondo de Caja Chica.- El Fondo de Caja Chica tiene como finalidad pagar
obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido, mediante el pago en efectivo,
Cuando se realicen las adquisiciones 0 el pago de obligaciones con el Fondo de Caja Chica, se
observaré como norma general efectuar las transacciones con las firmas 0 casas comerciales que
ofrezcan los bienes y/o servicios al menor costo y la mejor calidad,
Art. 6.- Creacién.- Las dependencias de la Empresa que por necesidades de servicio, requieran de un
Fondo de Caja Chica, deberan solicitar la creacién del mismo mediante memorando, al Gerente 0
Director de Area y éste a su vez al Gerente Financiero, quien en base a los analisis y 2 |a evaluacion de
las necesidades determinara la factibilidad de creacién de dicho Fondo, que debe implementarse por
razones de agilidad y costo.
La Gerencia Financiera previo a un andlisis, fara el monto de creacion del Fondo de Caja Chica, de la
siguiente manera:
‘+ Para las maximas autoridades como son: Gerencia General, Gerencias de Area, Direcciones de
Area y Unidades de produccién, hasta quinientos délares (USD 500,00)
+ Para las Unidades de Transportes, Abastecimientos, Mantenimiento y Servicios, hasta
trescientos délares (USD 300,00); y,
+ Para las demas dependencias de la Empresa, hasta doscientos dolares (USD 200,00).
El limite de desembolso en cada compra es de doscientos délares (USD 200,00) incluido impuestos,
siempre y cuando no superen los techos antes establecidos; cuando e! monto sea superior a USD
200,00 a adquisicion se realizaré a través del Fondo Rotativo de cualquiera de las Gerencias
dependiendo su naturaleza.
La Empresa es Agente de Retencién de impuestos de acuerdo a la Ley Organica de Regimen Tributario
Interno, por lo tanto, se deberd detallar el tipo de contribuyente y porcentajes de retencién, en los
formularios preimpresos y vigentes que existen en compras de bienes y/o servicios, de conformidad a las
disposiciones emitidas por el Servicio de Rentas Intemnas (SRI).
Art. 7.- Administrador y Custodio.- £1 Jefe Departamental donde se localice el fondo, sera su
administrador y designard mediante memorando al custodio del Fondo de Caja Chica, ambos seran
responsables personal y pecuniariamente de la cantidad a ellos asignada, siendo el custodio el
responsable de la recepcién, control, custodia y reposiciin de los recursos destinados a dicho
propésito; y, el administrador del Fondo de Caja Chica el responsable de la autorizacion de los gastos.
Ninguno de los dos servidores podra ser designado como administrador ylo custodio de otro fondo,
de este particular se comunicara por escrito a la Gerencia Financiera
El custodio debera ser un servidor de carrera que no maneje dinero o efectiie labores contables.
En el caso de vacaciones del custodio del Fondo de Caja Chica, seré el administrador quién nombrara al
servidor que lo reemplazaré en su ausencia, y cuando el administrador sea el que salga de vacaciones,
el Gerente 0 Director de Area nombraré al administrador encargado.
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Estos reemplazos temporales deberén ser comunicados por los Gerentes 0 Directores de Area a la
Gerencia Financiera con 15 dias de anticipacién, para que la Unidad de Egresos del Departamento de
Contabilidad pueda realizar el Acta de Arqueo de Fondos.
Art. 8.- Utilizacién del Fondo.- Se podran realizar pagos con cargo a este fondo (Anexo 1), en los
siguientes casos:
a) Adquisicion de bienes y/o servicios que no pueden pagarse regularmente con el proceso normal
de ia gestion financiera y que tienen el caracter de imprevisibles ylo urgentes. Los Fondos de
Caja Chica asignados a las areas de Transportes, Abastecimientos, Mantenimiento y Servicios,
se utilizaran fundamentalmente para la adquisicién oportuna de partes, piezas, insumos,
repuestos, combustible, peajes, parqueaderos y la compra de suministros y materiales para una
mejor conservacion y mantenimiento de los vehiculos y bienes en general de la Empresa
b) Adquisicion de materiales y ttiles de aseo necesarios para el desenvolvimiento de las
actividades de las dependencias de la Empresa, siempre que se requiera de manera emergente
‘con la debida certiicacién de la no existencia en bodegas. Esta certificacién puede ser mediante
sello de bodeguero o por medio del correo electrénico, 0 con el reporte del saldo del stock de
materiales del sistema informatico.
©) Compra de suministros de offcina en cantidades indispensables para no paralizar las labores
administrativas, sino existen en stock en el Almacén de Suministros,
Art. 9.- Prohibiciones de uso.- Se prohibe utilizar el Fondo de Caja Chica para el pago de bienes y
servicios en beneficio personal, servicios basicos, subsistencias, alimentacion, sueldos, horas extras,
préstamos, donaciones, multas, agasajos, suscripcion a revistas y periddicos, arreglos florales, compra
de activos fijos, decoraciones de oficinas (no incluye mantenimientos menores ni adquisicion de simbolos
patrios), movilizacién relacionada con asuntos particulares y, en general, gastos que no tienen el carécter
de imprevisibles 0 urgentes y de valor reducido.
La adquisicién de agua para consumo humano se realizara mediante los procesos establecidos en la Ley
Orgénica del Sistema Nacional de Contratacién Publica sin aplicar caja chica, excepto en los lugares en
donde el abastecimiento de agua se circunscribe Gnicamente a la adquisicién de agua cruda 0 no
potabilizada.
Como excepcién, la Gerencia General podra adquirir con caja chica insumos de cafeteria y arreglos
florales, asi como realizar pagos de desayunos y almuerzos de trabajo a los que asista ia maxima
autoridad de la Empresa, para lo cual debera considerar preferentemente la contratacin de dichos
servicios con personas naturales y juridicas pertenecientes al Régimen de Economia Popular y Solidari
(EPS).
‘Att. 10.- Desembolsos.- Es responsabilidad del custodio controlar, registrar y liquidar los gastos que se
realizan con el Fondo de Caja Chica, una vez que los desembolsos sean autorizados por el
administrador.
EI Custodio puede efectuar desembolsos en los siguientes casos:
a) Cuando se conoce el valor exacto del gasto, se llenara directamente el "Vale de Caja Chica’,
respaldando con el Comprobante de Venta y Comprobantes de Retencién en la Fuente de IVA ¢
Impuesto a la Renta.
b) Cuando se desconoce el valor exacto del gasto, se debe llenar un recibo provisional, en el que
_constard la oat saletaca por la persona responsable del mismo, esto mientras f entregue
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‘el Comprobante de Venta y las copias de los Comprobantes de Retencién en la Fuente de IVA e
Impuesto a la Renta, estos son documentos de descargo.
Por ningun concepto el Custodio del Fondo dejaré sin liquidar en forma definitiva los gastos de
Caja Chica,
EI Custodio del Fondo de Caja Chica esta en la obligacién de requerir y adjuntar el Comprobante de
Venta original, la copia del Comprobante de Retencién en la Fuente de IVA e Impuesto a la Renta, y
demas documentos que serviran de respaldo al “Vale de Caja Chica’, luego los archivaré hasta que
solicte la reposicién, dentro del mismo mes en el que se realizé el gasto.
Una vez realizados los desembolsos del fondo, la Unidad de Egresos de! Departamento de Contabilidad
verificara, analizara, liquidara y contabilizara los valores correspondientes a los gastos del Fondo de Caja
Chica,
Art. 11.- Reposici6n.- La solicitud de reposicion del Fondo de Caja Chica se hara mediante Memorando
dirigido a la Gerencia Financiera, suscrito por el Administrador y el Custodio, quienes adjuntaran los
siguientes documentos:
4. Vale de Caja Chica (Anexo 2)
2. Resumen de Caja Chica: El cual deberd contener los siguientes datos:
Nombre de la Dependencia que solicta la reposicion;
Numero de Vale de Caja Chica,
Fecha en que se emite el Vale de Caja Chica;
Nombre del proveedor;
Detalle del gasto;
Valor total de los Comprobantes de Venta con IVA y de los Comprobantes de Retencién en
la Fuente de IVA e Impuesto a la Renta, Estos documentos deberén cumplir estrictamente
con las disposiciones legales que en materia tributaria estén vigentes; y,
9g. Valor a pagar por la reposicion.
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3, Comprobante de Venta emitido conforme a lo dispuesto en el Reglamento de Comprobantes de
Venta, Retencién y Complementarios con la validacién del SRI; (Anexo 5)
4. Copia de los Gomprobantes de Retencion en la Fuente de IVA e Impuesto a la Renta: Formulario
preimpreso y prenumerado, a ser utilizado en los distintos pasos del proceso, el cual debera ser
llenado en forma total y secuencial. La omisién de cualquiera de los datos constantes en el
formulario implicara la suspensién del trémite por parte de la Gerencia Financiera.
5. Copia de la libreta de ahorros con el saldo a /a fecha de reposicién
Los documentos antes sefialados deberan ser entregados por los custodios en la Unidad de Egresos del
Departamento de Contabilidad de la Gerencia Financiera en forma secuencial, incluyendo los anulados.
Las reposiciones del Fondo deberan solicitarse en la Unidad de Egresos de acuerdo al calendario de
cada mes; o se solicitaré cuando se haya consumido al menos el 60% de! monto establecido 0 dentro del
mismo mes en que se realizé la compra del bien ylo servicio para fines tributarios.
La diferencia servira para continuar atendiendo los gastos, mientras se realiza la reposicién
correspondiente. En ningun caso el valor solicitado en reposicién sumado al saldo por gastar, sera mayor
al monto de operacién autorizado.
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NORMATIVA INTERNA
Los saldos del Fondo de Caja Chica al término del ejercicio fiscal se trastadaran al siguiente ejercicio, a
la misma cuenta contable. La devolucién de valores se realizaré unicamente cuando haya cambio de
ccustodio o cuando se disponga el cierre del fondo.
Art. 12.- Liquidacién y Cierre del Fondo de Caja Chica.- La Gerencia Financiera procedera a la
liquidacion de! Fondo de Caja Chica por las siguientes causas
a) Cuando se haya comprobado que el fondo fue utilizado para fines diferentes de aquellos para los
que se cred,
b) Por haber permanecido el fondo inmoviizado por mas de 12 meses consecutivos,
¢) Cuando no se haya cumplido el propésito del Fondo;
d) Por pedido justificado de Auditoria Interna de la Empresa, y,
) Cuando el custodio asignado delegue sus funciones a terceras personas sin cumplir el
procedimiento de cambio de custodio.
Art. 13.- Cierre definitivo del Fondo.- Para realizar el cierre definitivo del Fondo de Caja Chica se
debera observar el siguiente procedimiento:
1, Se liquidara todos los comprobantes de venta del mes o cualquier otro desembolso autorizado
que se haya realizado con el Fondo.
2. Se retiraran todos los valores existentes de la cuenta de ahorros para ser reintegrados a la
Empresa,
3. Se elaborara el Acta de Arqueo, realizada por la Unidad de Egresos del Departamento de
Contabilidad de la Gerencia Financiera para poner en conocimiento a la Unidad de Recaudacion
del Departamento de Servicio al Cliente de la Gerencia Comercial para que el saldo de la cuenta
sea recaudado; a la Unidad de Control y Analisis Contable del Departamento de Contabilidad de
la Gerencia Financiera para el cierre definitivo de la cuenta “Cuentas por Cobrar’, la misma que
fue creada a nombre del custodio al inicio de su gestion; y, al Departamento de Tesoreria
General de la Gerencia Financiera para continuar con el proceso de cierre.
4. Se depositaré en la ventanilla asignada para este tipo de recaudacién en el Edificio Matriz de la
Empresa el total de! monto de operacién total asignado al inicio de gestion, monto que constara
en el Acta de Arqueo, documento que se debe agjuntar al deposito.
5. El Departamento de Tesoreria General sera el responsable de preparar el documento
solicitando al banco el cierre definitivo de la cuenta de ahorros.
SECCION II
DEL FONDO ROTATIVO
Art. 14.- Finalidad del Fondo Rotativo.- Es un fondo para cubrir obligaciones que por su caracteristica
no pueden ser realizados con los procesos normales de la gestién financiera de la Empresa. Su manejo
deberd observar lo dispuesto en la Ley Organica del Sistema Nacional de Contratacién Publica, Normas
de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Piblico y de las Personas Juridicas de
Derecho Privado que Dispongan de Recursos Publicos, demas normativa juridica vigente y el presente
Instructivo,
Con este fondo se podran realizar pagos especificos, de conformidad con el listado de gastos
presentado para su creacion (Anexo 3-Formulario 2A). Los valores se mantendran depositados en una
cuenta bancaria publica y se utiizarén exclusivamente en los fines para los que fueron so la
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cuenta bancaria serd cerrada una vez cumplido su propésito, estos fondos deberdn restringirse al
minimo posible,
Art. 18,- Creacién.- El Gerente Financiero autorizara la creacién de los Fondos Rotativos necesarios de
hasta USD 300.000,00 cada uno, atin si éste superase el 10% de la asignacion presupuestaria de los
grupos de gasto: 53 bienes y servicios de consumo y 73 bienes y servicios para inversién
La Empresa, a través de la Gerencia Financiera, solicitara a la Subsecretaria del Tesoro Nacional la
apertura de la cuenta corriente para el manejo del Fondo Rotativo, adjuntando la respectiva normativa
interna para su uso, aprobada por la Gerencia General, la cual deberé observar Io dispuesto en la
normativa legal vigente establecida por el Ministerio de Finanzas, la Contraloria General del Estado,
Servicio Nacional de Contratacién Pablica y el Servicio de Rentas Intemas.
Art. 16,- Administrador y Custodio.- Los Gerentes 0 Directores de Area nombraran a los
administradores y custodios de los Fondos Rotativos quienes seran servidores de carrera, los mismos no
tendrn funciones de recaudacién de recursos financieros, de registro contable, ni de autorizacion de
gastos y no podran ser designados como administrador 0 custodio de otro Fondo, sobre este particular
se comunicara por escrito a la Gerencia Financiera. El administrador y el custodio de! Fondo Rotativo,
serén responsables personal y pecuniariamente de la cantidad a ellos asignada
Los administradores seran los responsables de la autorizacién del gasto y los custodios seran los
encargados de la custodia, manejo, control y reposicién del Fondo asignado a la dependencia,
En el caso de vacaciones del custodio o administrador del Fondo Rotativo sera e! Gerente o Director de
rea quien nombrara al servidor temporal. Estos reemplazos temporales deberan ser comunicados por
los Gerentes 0 Directores de Area a la Gerencia Financiera con 15 dias de anticipacion, para que la
Unidad de Egresos del Departamento de Contabilidad pueda realizar el Acta de Arqueo de Fondos.
Art. 17.- Registro de firmas.- La Gerencia Financiera solicitara al banco depositario, el registro de las
firmas del Administrador y del Custodio del Fondo Rotativo. Si se produjeran cambios administrativos 0
renuncias este particular, se comunicara al Gerente del Banco, para que cambie las firmas de la cuenta
corriente.
Art. 18.- Autorizacién del gasto.- Los Administradores de los Fondos Rotativos, cuyas firmas se
encuentran registradas en los bancos depositarios, en conocimiento de los valores asignados y
acreditados en las respectivas cuentas corrientes, autorizaran la realizacién de los gastos aplicables a
los Fondos Rotativos. Estos gastos serén de hasta un 40% del total del Fondo, por factura. Los
ordenadores del gasto en ningiin momento podran fraccionar los mismos.
Art. 19.- Desembolsos con cargo al Fondo.- Todo desembolso con cargo al Fondo Rotativo se
efectuara con cheques nominales 0 transferencia bancaria a nombre del proveedor del bien o servicio,
firmado por el Administrador y por el Custodio, previa deduccion de la Retenci6n en la Fuente de IVA e
Impuesto a la Renta correspondiente.
El regisiro basico del movimiento financiero del Fondo Rotativo sera el “Libro de Bancos". Para los
desembolsos se utiizara el formulario "Comprobante de Pago", que sera impreso y prenumerado en
original y copia.
La documentacién de sustento que justifique el desembolso sera la siguiente:
a) Comprobante de Pago sellado y firmado por la persona beneficiaria y el recibi conforme con
firma, nombre, cbcigo y fecha de la persona que recibe el bien o servicio; identiicacion nombre
del beneficiario y cuenta, bancaria;
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5
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