Lucrarea 3 - Descrierea Procesului

Instrucțiuni de lucru
Creare cerere de ofertă (RFQ –

Page request for quotation), menținerea
1 / 17 cotațiilor de la furnizori, Evaluarea
cotațiilor de preț
Lucrarea de laborator nr. 3

Procesul de MM – achiziții SAP Procure - to - Pay (P2P) - SAP MM
Obiectiv: Înțelegerea și efectuarea, în SAP, a procesului de achiziții Timp 120 min
În cadrul procesului de achiziții (P2P) sunt implicate două departamente:
managementul materialelor (MM),
contabilitatea financiară (FI).
Scenariu: pentru a parcurge un proces complet de achiziție, veți avea nevoie de diferite roluri în cadrul
companiei Global Bike, de exemplu: agent de cumpărare, lucrător depozit, funcționar în departamentul
contabilitate. În general, veți lucra în departamentele de gestionare a materialelor (MM) și contabilitate
financiară (FI).
Rolurile implicate în procesul de P2P vor fi următoarele:
Administrator contracte, Supervizor în depozit, Angajat în depozit, Supervizor inventar,
Asistent la biroul tehnic, Cel care achiziționează (cumpărător), Cel care face recepția marfurilor
achiziționate, Persoana contabilitatea – plăți către vânzător (Accounts Payable Specialist ->
vendor), Contabil Șef.
Veți începe procesul de achiziționare (procure-to-pay), prin crearea nou furnizor (Mid-West Supply) în
Lincoln. După aceea, veți crea o nouă înregistrare de bază pentru un bun comercial (o marfă) (Chain
Lock – lanț de blocare calculator) în sistem. După verificarea stocului (gol), începeți procesul de
achiziție, creând o solicitare de cumpărare (referat de necesitate). Apoi, generați o solicitare de cotații
(oferte) și introduceți cotații de la diferiți furnizori - inclusiv noul dumneavoastră furnizor. După
evaluarea și acceptarea ofertei de aprovizionare Mid-West, creați o comandă de cumpărare (comandă
de aprovizionare) care face referire la RFQ (request for quotation – oferte, minim două). Apoi, veți posta
primirea bunurilor și veți verifica chitanța (recepția bunurilor achiziționate), fizic, dacă sunt în stoc.
După ce ați creat cele două facturi parțiale, veți posta plățile către furnizor și veți verifica conturile de
bază. Figura următoare prezintă întreg procesul reprezentat prin intermediul a 20 pași.
Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC Pagina| 1
Produs: SAP ERP GBI, Release 6.04 | Revizuit: 06.04.2020 | Scop: PIFC - SAP |
Autor: Asist.univ.dr. Viorel Costin Banța | Versiune 2.0 | © SAP SE
Vom merge în meniul Favorites şi vom crea următoarele

Foldere (directoare):
Cuprins
7. Creare cerere de ofertă (RFQ – request for quotation) / (Create Request for Quotation) ........... 3
8. Menținerea cotațiilor de la furnizori / (Maintain Quotations from Vendors) ............................ 10
9. Evaluarea cotațiilor de preț / (Evaluate quotations on price) ....................................................... 14
1. Crearea unui nou furnizor

2. Creare unui material de bază pentru tranzacționare mărfuri (materiale/bunuri de consum)
3. Extindere unui material pentru a fi utilizat în tranzacționare (materialelor/bunuri de consum)
4. Afișarea stocului / Lista de cerințe
5. Creare solicitarea de cumpărare (referat de necesitate)
6. Afișarea stocului / Lista de cerințe
7. Creare cerere de ofertă (RFQ – request for quotation)
8. Menținerea cotațiilor de la furnizori
9. Evaluarea cotațiilor de preț
10. Crearea comenzii de aprovizionare (se va face referire la RFQ – pasul 7)
11. Afișarea comenzii de aprovizionare (purchase order)
12. Crearea facturii pentru comanda de aprovizionare
13. Verificarea primirii fizice a bunurilor comandate
14. Crearea facturii primită de la furnizor
15. Afișarea istoricului comenzilor de aprovizionare (achiziție/cumpărare)
16. Crearea recepției de mărfuri (bunuri) pentru comanda de aprovizionare
17. Crearea factuii primită de la furnizor (încărcarea facturii în SAP)
18. Încărcarea plăților către furnizorul de mărfuri (bunuri)
19. Afișarea activității / soldul furnizorului (elemente conform balanței furnizorului)
20. Afișarea istoricului comenzilor de aprovizionare (achiziție / cumpărare)
21. Afișarea / examinarea bilanțului contului G/L și a elementelor individuale
Observaţie: în aceste directoare vom adăuga, folosind metoda drag-and-drop, toate comenzile utilizate.
7. Creare cerere de ofertă (RFQ – request for quotation) / (Create Request for Quotation)
Lucrare: Crearea unei cereri de ofertă pentru solicitarea dumneavoastră / () Timp 5 min
Persoana: Asistent birou tehnic
Creați o cerere separată pentru o oferta (RFQ) pentru mai mulți furnizori. Acest proces va fi folosit
pentru a colecta informațiile necesare pentru stabilirea prețurilor, livrare etc., informații care sunt
necesare pentru a sprijini selecția unui furnizor, astfel încât procesul să fie cât mai transparent.
Cale utilizată în SAP:

Logistics ► Materials Management ► Purchasing ► RFQ/Quotation ► Request for Quotation
► Create (tranzacția ME41)
En: Ro:
În fereastra de comandă se va tasta tranzacția ME41 , urmând

ca să introducem în câmpurile existente din ecranul care va apare, următoarele date:
Date de intrare:
Adăugați valoarea AN pentru RFQ Type, data de astăzi pentru RFQ Date, și prima zi din luna
următoare ca și Quotation Deadline. Pe lângă cele descries mai sus, adăugați în Organizational Data,
la Purch. Organization valoarea US00 iar la Purchasing Group valoarea N00. În ”Default Data for
Items”, adăugați în câmpul Plant valoarea MI00, ca în ecranul de mai jos.
După ce se vor adăuga datele, ca în fereastra de mai sus, vom merge pe butonul
, afișându-se următorul ecran:
Dacă nu avem numărul PR-ului creat anterior, folosim tasta F4 si căutam (dupa materialul creat
anterior CHLK1003), ca în figura următoare:
După ce am selectat PR-ul nostru vom apăsa butonul .
În fereastra Create RFQ: Selection List: Purchase Requisitions, adăugați în câmpul SLoc
(Storage Location) valoarea TG00. Apăsați apoi pe pentru a selecta toate intrările. Apoi,
apăsați pe butonul pentru a copia/adopta toate intrările în RFQ.
În fereastra Create RFQ: Item Overview, apăsați pe pentru a afișa datele din RFQ header
data. Adăugați RFQ1### ca și Coll. No. Nu uitați să modificați ### cu numărul dumneavoastră
unic.
Dacă ceea ce ați introdus este la fel ca în fereastra de mai sus, faceți click pe butonul pentru
a afișa linile din RFQ.
În fereastra Create RFQ: Item Overview, vă rog să uitați pe liniile din RFQ și să vă asigurați
că datele sunt corecte. Apoi, apăsați pe butonul pentru a vedea adresa furnizorului.
În fereastra Create RFQ: Vendor Address, căutați furnizorul creat anterior adăugand codul
acestuia in câmpul ”Vendor field” și validând cu ENTER. Dacă nu vi-l mai amintiți folosiți
tasta F4 pentru a-l căuta, scrieți la search term codul dumneavoastră de trei cifre, acel ###, iar
in câmpul city treceti Lincoln, apoi dați dublu-click pe înregistrarea adusă de sistemul SAP:
Apoi validați apăsând pe butonul .

Apăsați butonul SAVE pentru a salva RFQ-ul creat. Sistemul SAP va afișa un mesaj de
forma .
Rămâneți în aceeași fereastră și repetati ultimii doi pași pentru a crea același RFQ și pentru alți doi
furnizori: Dallas Bike Basics și Spy Gear. Pentru a gasi cei doi furnizori, utilizați tasta F4 pentru ai
căuta, in câmpul country treceți US iar la Search Term treceți codul dumneavoastra ###.
8. Menținerea cotațiilor de la furnizori / (Maintain Quotations from Vendors)
Lucrare: Menținerea cotațiilor de la furnizori

Persoana: Asistentul biroului tehnic
Pe măsură ce primim răspunsuri la RFQ-urile trimise furnizorilor, este necesar să ne păstrăm datele
respective în sistemul nostru de achiziții, astfel încât să se facă o comparație pentru a sprijini
procesul de selecție a furnizorilor.
Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC P a g i n a | 10

Logistics ► Materials Management ► Purchasing ► RFQ/Quotation ► Quotation ► Maintain

(Tranzacția ME47)
En: Ro:
După accesarea tranzacției ME47 (Întreținere cotațiilor în funcțuie de RFQ-uri create) vom avea
următoarea fereastră:
, urmând să se facă acest lucru și pentru ceilalți doi

furnizori.
Se vor căuta RFQ-urile, dacă acestea nu au fost notate pe hărtie, folosind tasta F4 și căutând fie dupa
vendor, fie după material, a nu se uita codul cheie ###.
În fereastra ”Maintain Quotation : Item Overview”, adăugați prețul net de 32.00 USD. Apăsați pe
butonul ca să selectații toate intrările.

Apoi apăsați pe butonul pentru a fi afișate condițiile. Aici putem adăuga alte condiții, discount-uri,
suprataxe care pot fi incluse în cotații, etc. În cazul de față noi vom seta doar data, așa cum am discutat,
valabilitatea să fie trei luni începând cu astăzi.
Rezultatul va fi:

Apăsați apoi pe buntonul pentru a va întoarce în fereastra precedent. Apoi apăsați butonul SAVE
pentru a salva și menține cotația pentru furnizorul ”Mid-West Supply”. Sistemul ne va avertiza că a
înțeles modificarea condițiilor furnizorului:
Același lucru trebuie făcut și pentru ceilalți doi furnizori:

Dallas Bike Basics 36.50 USD
Spy Gear 35.00 USD
Se va accesa butonul de ieșire pentru a se reveni la meniul SAP Easy Access.

9. Evaluarea cotațiilor de preț / (Evaluate quotations on price)

Timp 10 min
Lucrare: Evaluați cotațiile la preț. Respingeți două dintre cele trei citate
Persoana: Inspector de inventar
Creați o listă de comparații pentru prețurile obținute de la fiecare furnizor. Lista de comparație
clasifică va copmpara cotațiile după articol de la cel mai mic preț la cel mai mare. Vânzătorul de
succes (Mid-West Supply) a fost selectat utilizând criteriile ofertei celei mai scăzute. Acum este
necesar să se notifice ofertanții respinși că oferta lor nu va fi acceptată. Acest lucru se realizează
prin selectarea acelor furnizori care trebuie să fie notificați.

Cale SAP: Logistics ► Materials Management ► Purchasing ► RFQ/Quotation ► Quotation
► Price Comparison (tranzacția ME49)

En: Ro:
În fereastra de comandă se va tasta tranzacția ME49 ,

urmând ca să introducem în câmpurile existente din ecranul care va apare, următoarele date:
Date de intrare:
Purchasing Organization: US00
Collective RFQ: RFQ1003, se va bifa ”Mean Value Quotation” și ”Determine Effective Price” ca în
ecranul de mai jos.

După aceea se va da ENTER sau se va apăsa butonul , afișându-se următorul ecran:
După cum se vede în fereastra de mai sus, furnizorul cu care dorim sa facem afaceri este 125195.
Pentru a respinge pe ceilalți doi, se va da dublu-click pe fircare înregistrare, astfel va rezulta
următoarea fereastră (unde avem un flag ”Rejection Indicator” care va trebui să fie bifat):

Apăsați pe butonul SAVE , sistemul ne va afișa mesajul de mai jos, vom apăsa pe butonul
YES.
Vom repeta aceiași pași și pentru celălalt furnizor. Vom avea același mesaj, vom apăsa YES.
Se va accesa butonul de ieșire pentru a se reveni la meniul SAP Easy Access.


Lucrarea 3 - Descrierea Procesului

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Lucrarea 3 - Descrierea Procesului

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Instrucțiuni de lucru

Creare cerere de ofertă (RFQ –

Lucrarea de laborator nr. 3

Vom merge în meniul Favorites şi vom crea următoarele

1. Crearea unui nou furnizor

Cale utilizată în SAP:

În fereastra de comandă se va tasta tranzacția ME41 , urmând

După ce am selectat PR-ul nostru vom apăsa butonul .

Apoi validați apăsând pe butonul .

8. Menținerea cotațiilor de la furnizori / (Maintain Quotations from Vendors)

Lucrare: Menținerea cotațiilor de la furnizori

Cale utilizată în SAP:

Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC P a g i n a | 10

Logistics ► Materials Management ► Purchasing ► RFQ/Quotation ► Quotation ► Maintain

, urmând să se facă acest lucru și pentru ceilalți doi

Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC P a g i n a | 11

Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC P a g i n a | 12

Același lucru trebuie făcut și pentru ceilalți doi furnizori:

Se va accesa butonul de ieșire pentru a se reveni la meniul SAP Easy Access.

Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC P a g i n a | 13

9. Evaluarea cotațiilor de preț / (Evaluate quotations on price)

Cale utilizată în SAP:

Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC P a g i n a | 14

În fereastra de comandă se va tasta tranzacția ME49 ,

Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC P a g i n a | 15

După aceea se va da ENTER sau se va apăsa butonul , afișându-se următorul ecran:

Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC P a g i n a | 16

Se va accesa butonul de ieșire pentru a se reveni la meniul SAP Easy Access.

Sisteme Integrate pentru Managementul resurselor de intreprindere – ERP – SAP - PIFC P a g i n a | 17

You might also like