Professional Documents
Culture Documents
Disusun oleh:
i
PERNYATAAN PERSETUJUAN
Laporan PKL di Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin Kota Padang Tahun 2023,
telah disetujui untuk diseminarkan dihadapan Tim Penguji Laporan PKL Program
Studi Administrasi Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas
Baiturrahmah Padang.
Komisi Pembimbing:
i
PERNYATAAN PERSETUJUAN
Laporan PKL di Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin Kota Padang Tahun 2023,
telah diperiksa, disetujui dan dipertahankan dihadapan Tim Penguji Laporan PKL
Program Studi Administrasi Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan Masyarakat,
Universitas Baiturrahmah Padang dan dinyatakan lulus pada tanggal:
Padang,
Komisi Pembimbing
Diketahui
Direktur Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin
Universitas Baiturrahmah
Fakultas Kesehatan Masyarakat
Dekan,
Padang,
Penguji I
Penguji II
Penguji III
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan pelaksanaan
sekaligus penulisan laporan Pengalaman Kerja Lapangan yang dilaksanakan di RSJ
Prof. HB. Saanin Padang yang dilaksanakan pada tanggal 16 Januari 2023 sampai
dengan 16 Februari 2023, dengan baik dan lancar.
Kegiatan Pengalaman Kerja Lapangan di RSJ Prof. HB. Saanin Padang ini
merupakan salah satu proses dalam menyelesaikan Program Studi S1 Administrasi
Rumah Sakit Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Baiturrahmah yang
memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan. Oleh karena itu, tidaklah
berlebihan bila kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Hary Budiman, SKM, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Baiturrahmah.
2. Ibu Sevilla Ukhtil Huvaid, SKM, M.Kes selaku Wakil Dekan 1 Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Baiturrahmah.
3. Ibu Sri Mindayani, SKM, MKM, selaku Wakil Dekan 3 Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Baiturrahmah.
4. Ibu Novia Zulfa Hanum, SKM, MKM, selaku Ketua Program Studi S1
Administrasi Rumah Sakit Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Baiturrahmah.
5. Ibu drg. Intan Kamala Aisyiah, MARS selaku ketua Pelaksana Pengalaman
Kerja Lapangan
6. Ibu Nurmaines Adhyka, SKM, MARS selaku Pembimbing Fakultas
Pengalaman Kerja Lapangan di RSJ Prof. HB. Saanin Padang.
7. dr. Aklima, MPH selaku Direktur RSJ Prof. HB. Saanin Padang.
8. Ibu Ermaini. L, SKM, MARS selaku Pembimbing Lapangan Pengalaman
Kerja Lapangan di RSJ Prof. HB. Saanin Padang
iv
9. Seluruh Staf bagian Manajemen Resiko, Pelayanan Medik, PMKP, Logistik
Farmasi, Aset dan Perlengkapan, TU dan Sekretariat , SDM, SPI, dan Casemix
RSJ Prof. HB. Saanin Padang yang telah membimbing selama kami
melaksanakan Pengalaman Kerja Lapangan (PKL).
10. Seluruh Pegawai RSJ Prof. HB. Saanin Padang yang melayani dan
membimbing kami dengan baik agar dapat beradaptasi dengan baik di
lingkungan Rumah Sakit.
11. Bapak/Ibu dosen yang telah memberikan saran, nasihat, dan dukungan kepada
penulis.
12. Kepada Orang Tua, Saudara, dan Sahabat penulis yang selalu memberi doa dan
dukungan kepada penulis.
13. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
membantu penulis sehingga dapat menyelesaikan Laporan Pengalaman Kerja
Lapangan ini.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas semua bantuan yang telah diberikan
kepada penulis. Penulis menyadari penulisan laporan Pengalaman Kerja Lapangan
ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun demi terciptanya hasil laporan yang baik. Dengan segala
kerendahan hati, semoga laporan Pengalaman Kerja Lapangan ini bermanfaat bagi
semua pihak.
Penulis
v
DAFTAR ISI
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Penilaian Dampak Risiko ......................................................................... 29
Tabel 2. Penilaian Probabilitas/Frekuensi ............................................................... 29
Tabel 3. Tindakan Sesuai Tingkat & Bands Risiko ................................................. 30
Tabel 4. Hubungan Dampak dan Probabilitas Evaluasi Risiko ................................ 30
Tabel 5. Data Klaim Pending Ranap Bulan Oktober ............................................... 48
Tabel 6. Data Klaim Pending Ranap Bulan November ........................................... 50
Tabel 7. Data Klaim Pending Ranap Bulan Desember ............................................ 50
Tabel 8. Metode USG ............................................................................................ 54
Tabel 9. Metode PDSA .......................................................................................... 56
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Logo RSJ Prof. HB. Saanin Padang ........................................................ 8
Gambar 2. Struktur Organisasi RSJ Prof. HB. Saanin Padang ................................. 12
Gambar 3. Proses Manajemen Risiko ..................................................................... 27
Gambar 4. Diagram Fishbone ................................................................................ 54
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Laporan Harian .................................................................................. 61
Lampiran 2. Absensi Harian................................................................................... 62
Lampiran 3. Dokumentasi Kegiatan ....................................................................... 63
Lampiran 4. Peta Lokasi PKL ................................................................................ 65
Lampiran 5. Link Youtube ..................................................................................... 67
Lampiran 6. Artikel Pengabdian ............................................................................. 68
x
BAB I
PENDAHULUAN
1
Indonesia. Sistem Casemix adalah system pembiayaan pelayanan kesehatan yang
berhubungan dengan mutu, pemerataan dan keterjangkauan, yang merupakan
unsur-unsur dalam mekanisme pembayaran biaya pelayanan kesehatan untuk
pasien yang berbasis khusus. Adapun definisi dari sistem casemix menurut
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 27 Tahun 2014 adalah pengelompokan
diagnosis dan prosedur dengan memacu pada ciri klinis yang mirip atau sama
dengan penggunaan sumber daya atau biaya perawatan yang mirip atau sama
menggunakan software grouper (Kemenkes R.I., 2014).
Menurut Permenkes RI No 269/menkes/III/2008 rekam medis adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasein
(Kementerian Kesehatan RI, 2008). Dengan demikian untuk memperoleh rekam
medis yang baik sejak awal diperlukan adanya kelengakapan berkas yang akurat
karena sebagai acuan baiknya berkas rekam medis itu digunakan(Menteri
Kesehatan Republik Indonesia, 2008).
Salah satu formulir penting dalam rekam medis yaitu adanya resume medis
yang terisi dengan lengkap, tepat dan akurat. Resume medis adalah ringkasan
seluruh perawatan dan pengobatan pasien yang dilakukan oleh tenaga kesehatan,
dan harus ditandatangani oleh dokter yang merawat pasien (Sampurna & Hatta,
2008). Kelengkapan resume medis adalah cerminan mutu rekam medis dan
pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit. Hal yang akan penting dalam berkas
rekam medis adalah ketersediannya saat dibutuhkan dan kelengkapan pengisiannya.
Kelengkapan berkas rekam medis oleh tenaga kesehatan akan memudahkan tenaga
kesehatan lain dalam memberikan tindakan, atau terapi kepada pasien dan juga
sebagai sumber data pada bagian rekam medis dalam pengolahan data yang
kemudian akan menjadi sebuah infromasi yang berguna bagi pihak managemen
dalam menentukan langkah- langkah strategis untuk pelayanan kesehatan (Pardede,
2020).
Selain guna menunjang sebagai sumber data yang akurat kelengkapan rekam
medis sangat membantu dalam proses kelancaran pengklaiman BPJS. Di dalam
undang-undang nomor 24 tahun 2011 tentang badan penyelengara jaminan sosial
2
(BPJS) adalah suatu badan hukum publik tujuan diberlakukannya adalah untuk
memenuhi kebutuhan kesehatan masyarakat yang layak yang diberikan kepada
setiap orang yang telah membayar iuran atau iurannya dibayarkan oleh pemerintah
(Flores, 2011).
Peserta BPJS Kesehatan dibagi menjadi dua kelompok, yaitu Penerima
Bantuan Iuran (PBI) dan Mandiri (Undang-Undang RI Nomor 24 Tahun 2011).
Menurut Buku Panduan Praktis Administrasi Fasilitas Kesehatan BPJS,
kelengkapan informasi sangatlah penting untuk proses pembayaran klaim tagihan
pasien pada fasilitas kesehatan. Kelengkapan informasi yang dimaksud yaitu
kelengkapan informasi medis yang bersumber dari resume medis yang merupakan
bagian dari dokumen rekam medis dan merupakan salah satu syarat yang harus ada
pada saat pengajuan klaim tagihan pasien rawat inap. Oleh karena itu petunjuk
verifikasi klaim disusun secara khusus dengan tujuan agar dapat menjadi acuan bagi
verifikator BPJS Kesehatan maupun bagi fasilitas kesehatan dalam rangka menjaga
mutu layanan dan efisiensi biaya pelayanan kesehatan bagi peserta BPJS Kesehatan
(Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2022).
Resume medis merupakan bagian dari dokumen rekam medis berupa lembaran
yang sangat penting dan mendasar dalam formulir rawat inap dan menjadi bukti
yang dilampirkan pada saat klaim, maka kelengkapan isinya menjadi tanggung
jawab tenaga kesehatan khususnya dokter. Adapun kegunaan resume medis yaitu
untuk mengetahui secara singkat tentang keluhan utama dan keluhan penyakit
sekarang. Informasi yang terkandung didalam resume medis yang menjadi
pedoman dalam keakuratan kode diagnosa yang nantinya akan diakui oleh pihak
BPJS Kesehatan dalam proses klaim terdiri dari indikasi pasien dirawat, riwayat
penyakit (anamnesis), pemeriksaan fisik, pemeriksaan diagnostik dan laboratorium,
tindakan diagnostik/prosedur terapi dan obat yang diberikan selama pasien dirawat
inap (Kemenkes R.I., 2014).
Informasi medis yang terdapat dalam resume medis tersebut akan mendukung
tenaga coder dalam melakukan pengkodean diagnosa secara akurat berdasarkan
ICD-10 dan mengacu kepada buku Pedoman PMK Nomor 76 Tahun
2016/Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 76 Tahun 2016 tentang Pedoman
3
IndonesianCase Base Groups (INA-CBG) dalam Pelaksanaan Jaminan Sosial
Kesehatan Nasional. Keakuratan kode diagnosa sangat mempengaruhi kualitas
pembayaran biaya kesehatan dengan sistem case-mix (PMK 76 Tentang Pedoman
Indonesian Case Based Groups (INA CBG’s) Dalam Pelaksanaan Jaminan
Kesehatan Nasional, 2016). (Kementerian Kesehatan, 2011)
Dalam pengkodean diagnosis yang akurat, komplet dan konsisten akan
menghasilkan data yang berkualitas. Ketepatan dalam pemberian kode diagnosis
merupakan hal penting yang harus diperhatikan oleh tenaga perekam medis,
kualitas data terkode merupakan hal penting bagi kalangan tenaga personel
Manajemen Informasi Kesehatan. Ketepatan data diagnosis sangat krusial di bidang
manajemen data klinis, penagihan kembali biaya, beserta hal-hal lain yang
berkaitan dengan asuhan dan pelayanan kesehatan(Maimun et al., 2018)
Ketidaklengkapan pengisian resume medis dapat menyebabkan data riwayat
penyakit pasien tidak berkesinambungan dengan sebelumnya sehingga
mengakibatkan proses pengobatan lanjutan terganggu. Penelitian Utomo (2016)
dengan rata-rata ketidaklengkapan resume medis sebesar 38,8%, menyatakan
bahwa resume medis yang tidak lengkap ini dapat mengganggu proses pengobatan
lanjutan. Ketidaklengkapan pengisian resume medis juga menyebabkan
penumpukan berkas rekam medis sehingga mengakibatkan keterlambatan
pengembalian dokumen rekam medis (Mirfat, 2017), serta penundaan verifikasi
klaim pasien rawat inap (Rendarti, 2019). Masalah lain yang dapat timbul adalah
terjadinya masalah dalam manajemen mutu. Mutu resume medis tergantung pada
informasi yang dimasukkan oleh petugas yang mengisi resume medis. Resume
medis dapat dikatan bermutu jika sesuai dengan standar kelengkapan yaitu 100%.
Penelitian Chastuti dkk. (2014) dengan rata-rata kelengkapan resume medis sebesar
84,23%, menyatakan bahwa kelengkapan resume medis dapat menentukan mutu
resume medis di rumah sakit.(Maharani et al., 2022)
Maka dari itu kelengakapan berkas rawat inap sangat berpengaruh terahadap
suatu proses pengklaiaman yang dimana adalah suatu tugas pengaturan mengenai
pengelolaan pengajuan dokumen klaim pada INA-CBGS dan pembayaran pelayaan
kesehatan. INA-CBGS sendiri merupakan suatu aplikasi yang digunakan rumah
4
sakit, untuk mengajukan klaim kepada pemerintah. Dan juga suatu instrumen untuk
menghitung pembayaran kepada rumah sakit dengan sistem berdasarkan penyakit
yang diderita pasein, arti dari Case Base Group (CBG) yaitu cara pembayaran
perawatan pasein berdasarkan diagnosis dan kasus yang relatif sama. Maka dari itu
kelengkapan berkas rekam medis menjadi salah satu faktor utama pendukung
pengklaiman di rumah sakit. Namun pada kenyatannya kelengkapan berkas rekam
medis masih banyak yang belum lengkap.
Berdasarkan data hasil rekapan Klaim pending ranap BPJS pada bulan
Oktober, November dan Desember pada tahun 2022 pada rsj Prof. Hb. Saanin
padang, dapat disimpulkan bahwa data klaim pending ranap pada bulan Oktober
terdapat 5 data klaim pasien pending, pada bulan November terdapat 1 data klaim
pasien pending dan pada bulan Desember terdapat 4 data klaim pasien pending.
Berdasarkan data rekapan hasil data klaim pending ranap tersebut, dapat
disimpulkan bahwa terdapat perbandingan yang terjadi pada data klaim pending
ranap di bulan , Oktober, november dan Desember pada tahun 2022. Dimana jumlah
data klaim pending pada bulan Oktober tahun 2022 mengalami 5 data yang pending,
namun pada bulan november sudah mengalami penurunan dengan jumlah 1 data
yang pending dan pada bulan Desember mengalami kenaikan dengan jumlah 4 data
yang pending.
Berdasarkan paparan dari latar belakang tersebut, kelompok tertarik untuk
mengambil pembahasan pada bidang casemix yang berjudul “ Analisis kelengkapan
form resume medis pasien rawat inap di rsj. Prof. Hb.saanin padang”
1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Untuk mengetahui alasan dari penyebab ketidaklengkapan resume medis
rawat inap serta faktor apa saja yang berpengaruh dari ketidaklengkapan
resume medis rawat inap terhadap kelancaran klaim bpjs kesehatan.
1.2.2 Tujuan Khusus
1. Untuk mengetahui bagian-bagian dari Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin
Padang
5
2. Untuk mengetahui Kelancaran Klaim BPJS Kesehatan di RS. Jiwa Prof. HB.
Saanin Padang
3. Untuk mengetahui permasalahan dalam Klaim BPJS Kesehatan di RS. Jiwa
Prof. HB. Saanin Padang
4. Untuk mengetahui pemecahan permasalahan di RS. Jiwa Prof. HB. Saanin
Padang
1.3 Manfaat Kegiatan
1.3.1 Manfaat Bagi Mahasiswa
Dapat meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam menyelesaikan
permasalahandan pemecahan masalah yang ada di Rumah Sakit dengan
menggunakan metode PDSA.
1.3.2 Manfaat Bagi Universitas
Mahasiswa dapat Meningkatkan pengetahuan tentang bagian-bagian dari
Rumah Sakit
1. Mahasiswa dapat Meningkatkan pengetahuan tentang Kelancaran Klaim
BPJS Kesehatan di Rumah Sakit
2. Mahasiswa dapat mengetahui permasalah yang ada pada rumah sakit
3. Mahasiswa dapat mengetahui cara pemecahan permasalahan pada rumah
sakit
1.3.3 Manfaat Bagi Instansi
1. Hasil dari laporan pengalaman kerja lapangan ini dapat memberikan
rekomendasi pemecahan masalah yang ada di rumah sakit.
2. Dengan hasil laporan PKL ini dapat meningkatkan citra rumah sakit tersebut
3. Serta dengan hasil laporan PKL ini juga dapat mendukung program
pendidikan pemerintah.
6
BAB II
GAMBARAN UMUM LOKASI PKL
7
Dalam pelaksanaan tugas dan kegiatan RSJ mengacu kepada Peraturan
Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor: 7 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan
Tata Kerja Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin Padang dan Peraturan Gubernur
Sumatera Barat No. 6 tahun 2011 tentang Rincian Tugas Pokok, Fungsi dan
Tata Kerja Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin Padang dan Peraturan Gubernur
Sumatera Barat Nomor: 440-538-2011.
Pada tahun 2010 Terjadi perubahan SOTK berdasakan Perda Nomor 7
Tahun 2010 tentang SOTK RSJ Prof. HB. Saanin Padang dan Pergub Nomor
6 Tahun 2011 tentang Tupoksi RSJ Prof. HB. Saanin Padang. Selanjutnya pada
tahun 2011 berdasarkan Keputusan Gubernur Sumatera Barat Nomor: 440-
538.2011 RSJ Prof. HB. Saanin Padang berubah status menjadi PPK BLUD
Provinsi Sumatera Barat secara penuh.
Pada tahun 2021 Terjadi perubahan SOTK berdasarkan Peraturan
Gubernur Sumatera Barat Nomor 37 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Daerah
RSJ Prof. DR. HB. Saanin Datuak Tan Pari.
2.1.2 Profil RSJ Prof. HB. Saanin Padang
A. Makna Logo RS. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang
10
Pimpinan yang memimpin RSJ Prof. HB. Saanin Padang mulai dari
awal didirikan hingga sekarang sebagai berikut:
1) Tahun 1937 – 1942: dr. SjofianRassad
2) Tahun 1942 – 1946: dr. Moezbar
3) Tahun 1946 – 1950: dr. Jazir Dt. Mudo
4) Tahun 1950 – 1956: dr. H. HB. Sa’anin Dt. Tan Pariaman
5) Tahun 1956 – 1958: dr. Med. J. Metz
6) Tahun 1958 – 1961: dr. Jazir Dt. Mudo
7) Tahun 1961 – 1964: dr. TjioWieTek (dr. HadiTjandrawinata)
8) Tahun 1964 – 1970: dr. TjoeKian Ham (P. Hamdani)
9) Tahun 1970 – 1972: dr. PamusukHarahap, Sp.KJ
10) Tahun 1972 – 1976: dr. Darmuis, Sp.KJ
11) Tahun 1976 – 1981: dr. PamusukHarahap, Sp.KJ
12) Tahun 1981 – 1992: dr. Darmuis, Sp.KJ
13) Tahun 1992 – 2000: dr. H. NazifManaf, Sp.KJ
14) Tahun 2000 – 2007: dr. H. HereyeziTahir, Sp.KJ
15) Tahun 2007 – 2015: dr. KurniawanSedjahtera, Sp.KJ
16) Tahun 2015 – 2018: dr. Lily Gracediani, M.Kes
17) Tahun 2019 – 2020:drg. Ernoviana, M.Kes
18) Tahun 2021 – Sekarang: dr. Aklima, MPH
11
2.2 Struktur Organisasi
12
Klinik TB Dots
Klinik anak (pediatri)
Klinik tumbuh kembang
Klinik gigi dan mulut
Klinik memori
Klinik kesehatan umum
Medical check up
Layanan nyeri
3. Poliklinik psikologi
Layanan psikolog klinis
Layananpsikolog kliis anak dan remaja
Pemeriksaan intelegensi
Pemeriksaan kepribadian
Pemeriksaan bakat dan minat
Pemeriksaan kematangan usia sekolah
Pemeriksaan untuk melanjutkan studi
Pemeriksaan untuk dunia kerja
Pemeriksaan untuk kelayakan pengasuhan
Pemeriksaan untuk kelayakan pengampunan
Pemeriksaan untuk kasus hukum
4. Poliklinik rehabilitasi medik
Klinik kedokteran fisik dan rehabilitasi
Layanan fisioterapi
Layanan terapiokupasi
Layanan terapi wicara
Layanan padagogik
Pada RS.Jiwa Prof. HB. Saanin Padang memiliki beberapa komite yaitu
sebagai berikut:
a. Komite Mutu dan Keselamatan Pasien
b. Komite Medik
13
c. Komite Keperawatan
d. Komite PPI
e. Komite SPI
14
BAB III
GAMBARAN UMUM RUANG LINGKUP PKL
Pada RS. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang telah dilakukan Pengalaman Kerja
Lapangan (PKL) yang meliputi 4 ruang lingkup tempat pelaksanaan PKL adalah
sebagai berikut:
3.1 Bidang SDM
Bagian Sumber Daya Manusia, Penelitian dan Pengembangan mempunyai
tugas pokok dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Umum, Keuangan dan
Sumber Daya Manusia dalam perencanaan, pengorganisasian, monitoring dan
evaluasi bagian sumber daya manusia, penelitian dan pengembangan rumah
sakit.(Gubernur et al., 2021)
A. Kabag SDM, Penelitian, dan Pengembangan
Kepala Bagian Sumber Daya Manusia, Penelitian dan Pengembangan
mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Menyusun rencana pengelolaan sumber daya manusia, pendidikan dan
pelatihan serta penelitian dan pengembangan;
b. Mengkoordinir pengelolaan sumber daya manusia, pendidikan dan
pelatihan serta penelitian dan pengembangan;
c. Melaksanakan kendali mutu pada bagian sumber daya manusia, penelitian
dan pengembangan; dan
d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan di bagian sumber daya
manusia, penelitian dan pengembangan
Uraian tugas dan fungsi dari Kepala Bagian SDM, Penelitian dan
Pengembangan sebagai berikut:
a. Menyusun program, prosedur, pedoman, dan standar pelayanan pada bagian
sumber daya manusia, penelitian dan pengembangan;
b. Merumuskan perencanaan pengembangan sumber daya manusia,
pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan sesuai dengan
pedoman yang berlaku untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit;
15
c. Merumuskan perencanaan dan melaksanakan manajemen sumber daya
manusia rumah sakit;
d. Melakukan pengawasan, bimbingan dan pembinaan melekat kepada
masing-masing sumber daya manusia;
e. Melaksanakan penempatan/mutasi/rotasi pegawai;
f. Melaksanakan mengatur peningkatan mutu sumber daya manusia;
g. Melaksanakan monitoring dan evaluasi mutu sumber daya manusia,
pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan; dan
h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
Bagian Sumber Daya Manusia, Penelitian dan Pengembangan membawahi
sebagai berikut:
a. Sub Bagian Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia; dan
b. Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan Serta Penelitian dan Pengembangan
B. Sub. Koordinator Kepegawaian dan Pengembangan SDM
Sub Bagian Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian Sumber Daya Manusia,
Penelitian dan Pengembangan dalam pengelolaan kepegawaian sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
Sub Bagian Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.
Mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Menyusun rencana pengelolaan kepegawaian dan pengembangan sumber
daya manusia rumah sakit;
b. Mengkoordinir pelaksanaan pengelolaan kepegawaian dan pengembangan
sumber daya manusia;
c. Melaksanakan kendali mutu kepegawaian dan pengembangan sumber daya
manusia;
d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan kepegawaian dan
pengembangan sumber daya manusia.
Uraian tugas dan fungsi meliputi:
a. Menyusun dan mengusulkan regulasi, informasi kepegawaian, prosedur,
pedoman dan standar pelayanan kepegawaian;
16
b. Menyusun dan mengusulkan rencana kebutuhan sumber daya manusia
rumah sakit sesuai dengan standar ketenagaan dan kebutuhan rumah sakit;
c. Menyusun standar pengelolaan kepegawaian sesuai dengan peraturan yang
berlaku;
d. Menyusun dan mengusulkan program rotasi, mutasi dan promosi;
e. Melaksanakan standar disiplin dan kode etik kepegawaian;
f. Melaksanakan koordinasi orientasi dan penempatan pegawai baru;
g. Melaksanakan pembinaan pegawai, pengembangan karir maupun
peningkatan kesejahteraan pegawai;
h. Memproses dan pengusulan penjatuhan hukuman disiplin pegawai sesuai
peraturan dan ketentuan yang berlaku;
i. Mengelola pelaksanaan cuti seluruh tenaga rumah sakit;
j. Melaksanakan pembinaan, pengarahan kepegawaian dan pengembangan
sumber daya manusia;
k. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kepegawaian dan pengembangan
sumber daya manusia; dan
l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
C. Sub. Koordinator Diklat
Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan
mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Sumber Daya Manusia, Penelitian
dan Pengembangan dalam pengelolaan pendidikan, pelatihan dan penelitian
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan
mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Menyusun rencana pengelolaan sub bagian Pendidikan dan Pelatihan serta
Penelitian dan Pengembangan;
b. Mengkoordinir pelaksanaan pengelolaan sub bagian Pendidikan dan
Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan;
c. Melaksanakan kendali mutu, kendali biaya sub bagian Pendidikan dan
Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan; dan
17
d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan sub bagian Pendidikan
dan Pelatihan Serta Penelitian dan Pengembangan;
19
1. Menyusun regulasi, informasi pelayanan medis, prosedur, pedoman dan standar
pelayanan sebagai pedoman kegiatan;
2. Menyusun pengendalian mutu dan pengembangan pelayanan medis sesuai
dengan standar dan kebutuhan Rumah Sakit;
3. Menyusun pengembangan tenaga medis sesuai dengan standar dan kebutuhan
Rumah Sakit;
4. Melakukan pengelolaan dan pengendalian pasien;
5. Menyelenggarakan pelayanan visum psikiatrikum dan medisolegal;
6. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan; dan
7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
b. Koordinator Ketenagaan, Etik dan Profesi Pelayanan Medis.
Koordinator Ketenagaan, Etik dan Profesi Pelayanan Medis mempunyai tugas
membantu Kepala Bidang Pelayanan Medis dalam merencanakan, memproses,
menyusun, kebutuhan dan terselenggaranya kegiatan monitoring dan evaluasi di
bidang Ketenagaaan, Etik Dan Profesi Pelayanan Medis.
Untuk menyelenggarakan koordinator Ketenagaan, Etik dan Profesi Pelayanan
Medis mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Penyusunan rencana monitoring dan evaluasi ketenagaan, etik dan profesi
pelayanan medis;
2. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi ketenagaan, etik dan profesi pelayanan
medis; dan
3. Penyusunan dan melaporkan kegiatan monitoring dan evaluasi ketenagaan, etik
dan profesi pelayanan medis.
Uraian tugas dan fungsi Koordinator Ketenagaan, Etik dan Profesi Pelayanan
Medis, meliputi:
1. Menyusun dan melakukan tindak lanjut monitoring dan evaluasi ketenagaan,
etik dan profesi pelayanan medis;
2. Melakukan pembinaan, pengarahan dalam pelaksanaan ketenagaan, etik dan
profesi pelayanan medis;
3. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dibawah seksi
ketenagaan, etik dan profesi pelayanan medis;
20
4. Menyusun rencana kebutuhan ketenagaan, etik dan profesi pelayanan medis;
5. Merekomendasikan permintaan kebutuhan bahan dan peralatan pada unit
pelayanan medis;
6. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang berkaitan dengan kegiatan
pengembangan dan pemeliharaan, fasilitasi pelayanan medis;
7. Melakukan pengendalian terhadap penggunaan alat dan bahan pada unit
pelayanan medis;
8. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas seksi Ketenagaan, Etik dan Profesi
serta fasilitasi pelayanan medis dan memberikan saran pertimbangan kepada
atasan sebagai bahan perumusan kebijakan; dan
9. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
3.2.1 Analisis Situasi
a. Ditemukan masih belum mempunyai kabid yang tetap
b. Ditemukan kurang rapi nya dalam penyusunan berkas
23
menyelenggarakan Pemasaran, Organisasi, Hubungan Masyarakat dan Hukum
Rumah Sakit.
Untuk melaksanakan tugas Koordinator Bagian Pemasaran, Organisasi,
Hubungan Masyarakat dan Hukum mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Pelaksanaan perencanaan pemasaran, organisasi, hubungan masyarakat dan
hukum rumah sakit;
b. Pengkoordiniran pelaksanaan pemasaran, organisasi, hubungan masyarakat
dan hukum Rumah Sakit.
c. Pelaksanaan pembinaan pelaksanaan pemasaran, organisasi, hubungan
masyarakat dan hukum rumah sakit.
d. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pemasaran, organisasi,
hubungan masyarakat dan hukum Rumah Sakit.
Uraian tugas dan fungsi KoordinatorBagian Pemasaran, Organisasi,
Hubungan Masyarakat dan Hukum, meliputi:
a. Menyusun dan mengusulkan regulasi, prosedur, pedoman, dan standar
pelayanan dibawah sub bagian pemasaran, organisasi, hubungan
masyarakat dan hukum.
b. Menghimpun, menelaah, menginformasikan, menyebarluaskan peraturan
perundang-undangan dan pelayanan rumah sakit.
c. Menyusun dan mengusulkan pengembangan sub bagian pemasaran,
organisasi, hubungan masyarakat dan hukum sesuai dengan standar dan
kebutuhan rumah sakit.
d. Melaksanakan penyusunan kebijakan dan pengelolaan organisasi Rumah
Sakit.
e. Melaksanakan pengelolaan pemasaran dan pengaduan masyarakat.
f. Menyiapkan bahan pembinaan, penyusunan perundang-undangan dan
produk hukum rumah sakit.
g. Menyiapkan bahan, mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan
organisasi dan tatalaksana.
h. Melaksanakan kegiatan hubungan masyarakat dan keprotokolan.
24
i. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas sub pemasaran, organisasi,
hubungan masyarakat dan hukum dan memberikan saran pertimbangan
kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan.
j. Melaksanakan pembinaan dan pengarahan dalam pelaksanaan tugas.
k. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas.
l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
3.4.2 Analisis Situasi
a. Ditemukan belum adanya SOP yang terbaru di bidang kehumasan
b. Ditemukan masih minimnya informasi yang diterima oleh
masyarakat tentang rumah sakit jiwa
c. Ditemukan belum adanya pegawai yang memiliki keahlian di
bidang multimedia
a. Penetapan Konteks
Penetapan konteks bertujuan untuk mengidentifikasi dan
mengungkapkan sasaran organisasi, lingkungan dimana sasaran hendak
dicapai, stakeholders yang berkepentingan, dan keberagaman kriteria risiko,
dimana hal-hal ini akan membantu mengungkapkan dan menilai sifat dan
kompleksitas dari risiko. Di RSJ Prof.HB. Saanin Padang Terdapat enam
kategori risiko yang perlu ditentukan dalam penetapan konteks, yaitu:
a. Risiko terkait asuhan pasien
b. Risiko terkait staf medis/klinis
c. Risiko terkait karyawan
d. Risiko terkait properti
e. Risiko keuangan
27
f. Risiko lainnya
b. Identifikasi Risiko
Proses identifikasi risiko meliputi identifikasi semua kemungkinan
yang dapat berimbas secara negatif terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
Proses identifikasi risiko menelaah semua potensi sumber risiko baik yang
berasal dari sumber internal maupun sumber eksternal. Tujuan dari identifikasi
risiko adalah mendapatkan daftar dari semua skenario kerugian dan /atau
kehilangan kesempatan, serta potensi dampakyang timbul dari sumber risiko
tersebut.Pada masing-masing ruangan/unit di RSJ Prof.HB. Saanin Padang
memiliki daftar risiko yang nantinya akan dikumpulkan. Daftar resiko dibuat
dan dianalisis oleh masing-masing kabag.
c. Analisis Risiko
Analisis risiko dilakukan dengan melakukan perkiraan tingkat
kemungkinan dan besarnya dampak yang dapat terjadi. Alat bantu yang bisa
digunakan dalam mengidentifikasi risiko pada masing-masing unit di RSJ
Prof.HB. Saanin Padang yaitu:
1) Insiden/indikator keselamatan pasien
2) Insiden staf medis
3) Insiden K3
4) Hasil inspeksi/ronde fasilitas dan lingkungan RS
5) Hasil asesmen PPI
6) Keuangan RS
7) Komplain, pengaduan, atau keluhan
8) Indikator kinerja/mutu
Derajat resiko dapat ditentukan dengan analisis matriks grading risiko
yang berdasarkan pada dampak dan probabilitasnya.
a. Dampak (Consequences)
Penilaian dampak/ akibat suatu insiden adalah seberapa berat akibat
yang dialami pasien mulai dari tidak ada cedera sampai meninggal.
b. Probabilitas/Frekuensi/Likelihood
28
Penilaian tingkat probabilitas/frekuensi risiko adalah seberapa
seringnya insiden tersebut terjadi.
Tabel 1. Penilaian Dampak Risiko
Penilaian Probabilitas/Frekuensi
Tingkat Risiko DESKRIPSI
1 Sangat jarang / Rare (> 5tahun/kali)
2 Jarang / Unlikely (> 2-5 tahun/kali)
3 Mungkin / Possible (1-2 tahun/kali)
4 Sering / Likely (beberapa kali/tahun)
5 Sangat sering / almost certain (tiap
minggu/bulan)
29
Sedangkan cara untuk menentukan warna bands risiko adalah dengan
melihat titik temu antara kolom nilai dampak dan baris nilai frekuensi. Akan
didapatkan kemungkinan empat warna bands sesuai dengan derajat risikonya,
yaitu biru (rendah), hijau (moderat), kuning (tinggi) dan merah (ekstrim).
Warna "bands" risiko akan menentukan investigasi yang akan dilakukan
sebagaimana tercantum dalam tabel 3, yaitu:
a. Bands biru dan hijau : Investigasi sederhana
b. Bands kuning dan merah : Investigasi Komprehensif / RCA
Warna Bands merupakan hasil pertemuan antara nilai dampak yang diurut
kebawah dan nilai probabilitas yang diurut kesamping kanan.
1. Evaluasi Risiko
Evaluasi risiko menetapkan tingkat risiko yang telah
teridentifikasi dan memperbandingkan dengan kriteria risiko yang
telah dibuat. Tingkat risiko ditetapkan berdasarkan hubungan dari
tingkat kemungkinan dan tingkat dampak sebagaimana terlihat dalam
tabel berikut :
30
2. Pengelolaan Risiko
Pada tahap ini merumuskan rencana menangani risiko sisa secara
mendalam. Dalam banyak kasus, hampir tidak mungkin
menghilangkan semua risiko. Rencana penanganan risiko
dimaksudkan untuk:
a. Menghindari tindakan/transaksi tertentu (avoid);
b. Meminimalkan tingkat kemungkinan suatu risiko;
c. Menghilangkan atau mengurangi dampak risiko; atau
d. Memindahkan risiko.
Kelima proses besar tersebut didampingi oleh dua proses yaitu:
1. Komunikasi dan konsultasi
Komunikasi dan konsultasi penting dalam mengidentifikasi para
pemilik risiko yaitu pihak yang bertanggung jawab dalam
implementasi risiko. Para pemilik risiko juga harus menyadari para
pihak yang terkait dengan rencana penanganan risiko, batasan dalam
penanganan risiko hingga kesiapan budget penanganan risiko.
Komunikasi penting dalam setiap tahapan menyangkut perubahan
risiko, penetapan prioritas risiko, penetapan asumsi risiko hingga
31
pelaporan risiko. Risiko yang telah diidentifikasi dan dinilai dicatat
dalam risk register. Risk register perlu ditandatangani para pihak agar
kesamaan persepsi lebih terjamin. Asumsi dan informasi yang
tercantum dalam risk register bersifat dinamis dan dapat direvisi untuk
setiap periode pelaporan.
2. Monitoring dan review
Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa implementasi
manajemen risiko telah berjalan sesuai dengan perencanaan yang
dilakukan. Hasil monitoring dan review juga dapat digunakan sebagai
bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan terhadap proses
manajemen risiko.
3.6 Logistik Farmasi
Istilah manajemen logistik rumah sakit didefinisikan oleh Aditama (2003)
yaitu ilmu pengetahuan serta proses mengenai perencanaan dan penentuan
kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta
penghapusan material/alat-alat. Tujuan manajemen logistik adalah
menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang
tepat pada waktu dibutuhkan, keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana ia
dibutuhkan, dan dengan total biaya yang terendah. Penyelenggaraan logistic
memberikan kegunaan (utility) waktu dan tempat.
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu
kegiatan yang bersifat manajerial berupa pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan kegiatan pelayanan farmasi
klinik. Kegiatan tersebut harus didukung oleh sumber daya manusia, sarana,
dan peralatan. Bentuk pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit.
Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan merupakan suatu
siklus kegiatan dari Instalasi Gudang Farmasi Rumah Sakit dalam
menyediakan obat, bahan obat, alat kesehatan, yang dimulai dari:
1. Pemilihan
32
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan kebutuhan.
Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan bahan medis habis
pakai ini berdasarkan:
1. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi.
2. Standar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
yang telah ditetapkan.
3. Pola penyakit.
4. Efektivitas dan keamanan.
5. Pengobatan berbasis bukti.
6. Mutu.
7. Harga.
8. Ketersediaan di pasaran
9. Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium
Nasional.
10. Formularium Rumah Sakit merupakan daftar obat yang disepakati staf
medis fungsional, disusun oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT) yang
ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit.
11. Formularium Rumah Sakit harus tersedia untuk semua penulis resep,
pemberi obat, dan penyedia obat di Rumah Sakit.
2. Perencanaan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah
dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin
terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat dengan
menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan.
a. Dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain
1) konsumsi,
2) epidemiologi,
3) Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
33
b. Perencanaan perbekalan farmasi harus mempertimbangkan :
1) Anggaran yang tersedia
2) Penetapan prioritas
3) Sisa persediaan
4) Data pemakaian periode yang lalu
5) Waktu tunggu pemesanan
6) Rencana pengembangan
Pengadaan dapat dilakukan melalui:
1. Pembelian
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:
a. Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai,
yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu obat
b. Persyaratan pemasok
c. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pemantauan rencana
pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
2. Produksi sediaan farmasi
Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat memproduksi sediaan tertentu
apabila:
a. Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran
b. Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri
c. Sediaan Farmasi dengan formula khusus
d. Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking
e. Sediaan Farmasi untuk penelitian
f. Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru
(recenterparatus)
3. Sumbangan/dropping/hibah
4. Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap
penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai sumbangan/dropping/hibah.
3. Penerimaan
34
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,
spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam
kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua
dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
Standar Operasional Prosedur penerimaan obat adalah:
a. Periksa keabsahan faktur meliputi nama dan alamat Pedagang Besar
Farmasi (PBF) serta tanda tangan penanggung jawab dan stempel PBF.
b. Mencocokkan faktur dengan obat yang datang meliputi jenis dan jumlah
serta nomor batch sediaan.
c. Memeriksa kondisi fisik obat meliputi kondisi wadah dan sediaan serta
tanggal kadaluwarsa. Bila rusak maka obat dikembalikan dan minta
diganti.
d. Setelah selesai diperiksa, faktur ditandatangani dan diberi tanggal serta
distempel. Faktur yang asli diserahkan kepada sales sedang salinan
faktur disimpan oleh apotek sebagai arsip.
e. Semua sediaan farmasi dan BMHP segera setelah diterima harus segera
disimpan dalam tempat penyimpanan sesuai standar.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
a. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan
berbahaya
b. Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai Certificate of Origin.
c. Sertifikat Analisa Produk.
d. Khusus vaksin dan enzim harus diperiksa cool box dan catatan
pemantauan suhu dalam perjalanan.
4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara
dengan cara menempatkan sediaan farmasi dan BMHP yang diterima pada
tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat
merusak mutu obat.
35
Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu sediaan farmasi,
menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menghindari
kehilangan dan pencurian, serta memudahkan pencarian dan pengawasan.
Aspek umum yang perlu diperhatikan:
a. Area penyimpanan obat di gudang dan satelit farmasi tidak boleh
dimasuki selain oleh petugas farmasi yang diberi kewenangan.
b. Area penyimpanan obat di ruang perawatan tidak boleh dimasuki selain
oleh petugas yang diberi kewenangan oleh kepala ruangan.
c. Sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dilindungi
dari kehilangan atau pencurian di semua area rumah sakit, misal diberi
CCTV, penggunaan kartu stok dan akses terbatas untuk Instalasi
Farmasi.
d. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan obat diberi
label yang secara jelas dapat dibaca, memuat nama, tanggal pertama
kemasan dibuka, tanggal kadaluwarsa dan peringatan khusus.
e. Obat yang dikeluarkan dari wadah asli, seperti sediaan injeksi yang
sudah dikemas dalam syringe harus diberi etiket: nama pasien dan
identitas lain (nomor rekam medik dan/atau tanggal lahir), tanggal
dibuka dan tanggal kedaluwarsa setelah dibuka.
f. Obat dan bahan kimia yang didistribusikan dengan pengemasan ulang
(repacking) harus diberikan etiket: nama, konsentrasi/kekuatan, tanggal
pengemasan dan beyond use date (BUD).
g. Tersedia rak/lemari dalam jumlah cukup untuk memuat sediaan farmasi,
alat kesehatan dan BMHP.
h. Jarak antara barang yang diletakkan di posisi tertinggi dengan langit-
langit minimal 50 cm.
i. Langit-langit tidak berpori dan tidak bocor
j. Tersedia pallet yang cukup untuk melindungi sediaan farmasi dari
kelembaban lantai.
36
Obat yang memerlukan kewaspadaan tinggi (high alert). Obat High
Alert adalah obat yang harus diwaspadai karena berdampak serius pada
keselamatan pasien jika terjadi kesalahan dalam penggunaannya.
Obat High Alert mencakup:
a. Obat risiko tinggi, yaitu sediaan farmasi dengan zat aktif yang akan
menimbulkan kematian atau kecacatan bila terjadi kesalahan (error)
dalam penggunaannya (contoh: insulin, heparin atau kemoterapeutik).
b. Obat yang terlihat mirip dan kedengarannya mirip (Nama Obat Rupa
dan Ucapan Mirip/NORUM, atau Look Alike Sound Alike/LASA)
c. Elektrolit konsentrat contoh: kalium klorida dengan konsentrasi sama
atau lebih dari 2 mEq/ml, kalium fosfat, natrium klorida dengan
konsentrasi lebih dari 0,9% dan magnesium sulfat injeksi dengan
konsentrasi 50% atau lebih.
d. Elektrolit konsentrasi tertentu, contoh: kalium klorida dengan
konsentrasi 1 mEq/ml, magnesium sulfat 20% dan 40%.
e. Elektrolit konsentrat dan elektrolit konsentrasi tertentu hanya tersedia di
Instalasi Farmasi/ Satelit Farmasi.
f. Elektrolit konsentrat dan elektrolit konsentrasi tertentu disimpan dengan
lokasi akses terbatas dan penandaan yang jelas untuk menghindari
kesalahan pengambilan dan penggunaan.
g. Penyimpanan obat LASA/NORUM tidak saling berdekatan dan diberi
label khusus sehingga petugas dapat lebih mewaspadai adanya obat
LASA/NORUM.
Obat Narkotika dan Psikotropika
a. Obat Narkotika dan Psikotropika masing-masing harus disimpan dalam
lemari yang terpisah, sesuai dengan ketentuan Perundang-undangan
yang berlaku.
b. Obat narkotika disimpan dalam lemari dengan satu pintu dan dua jenis
kunci yang berbeda.
37
c. Harus ditetapkan seorang penanggung jawab terhadap lemari narkotika
dan psikotropika. Kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker
penanggungjawab/Apoteker yang ditunjuk dan pegawai lain yang
dikuasakan.
38
Pemusnahan yang dilakukan rumah sakit siti rahmah menggunakan jasa
pihak ketiga karena lokasi rumah sakit yang berada di sekitar rumah
penduduk dan kampus dapat mencemari udara sekitar.
Pengembalian obat dilakukan bila obat sudah hampir masuk expire date,
pengembalian obat dilakukan dengan cara mencari faktur pemesanan obat
yang sesuai dengan tempat distributor pemesanan. Kemudian nanti pihak
distributor yang akan memproses apakah obat tersebut akan diganti dengan
yang baru atau dana nya yang akan dikembalikan.
7. Pelaporan
Dalam kegiatan pelaporan adapun laporan yang dibuat di RSJ. Prof. HB.
Saanin Padang adalah:
a. Pelaporan internal, yang dilaporkan kepada manajemen apotek
berupa laporan pembelian, laporan penjualan, laporan stok opname,
dan lain-lain yang berhubungan dengan manajemen di RSI Siti
Rahmah.
b. Pelaporan eksternal yang ditujukan kepada piak lain yang
bersangkutan diluar lingkup atau manajemen RSJ. Prof. Hb. Saanin
padang seperti laporan narkotika dan psikotropika yang dilakukan
secara online setiap bulan melalui aplikasi yang dilaporkan kepada
dinas kesehatan kota padang, Provinsi, dan BPOM.
3.6.1. Analisis Situasi
a. Susunan obat sudah tersusun dengan rapi berdasarkan
metode konsumsi
Perencanaan pengadaan obat sudah teratur dengan baik
40
Meskipun tugas pokok SPI adalah pengawasan, namun dalam
pelaksaannya tidak terlepas dari fungsi pembinaan dan yang terpenting
adalah bahwa kehadiran SPI adalah membantu memecahkan masalah
kearah peningkatan kinerja dan efisiensi. Dengan demikian maka sudah
sewajarnya bila SPI bertindak sebagai konsultan bagi obyek yang diperiksa
utuk maslah pelaksanaan tugas diluar medis tehnis.
E. Mekanisme Kerja
Ada dua program utama SPI, yaitu:
1. Program Pemeriksaan Rutin, yaitu pemeriksaan yang direncanakan
untuk kurun waktu satu tahun, yang dituangkan dalam bnetuk
rencana pemeriksaan tahunan, yang disahka Direktur.
2. Program Pemeriksaan Khusus, yaitu pemeriksaan diluar rencana,
yang bersifatnya mendadak atas perintah Direktur.
3.8 Casemix
a. Definisi Casemix
Casemix merupakan sistem pembayaran kesehatan yang berhubungan
dengan mutu, pemerataan, dan keterjangkauan pelayanan kesehatan.
Permasalahannya masih tinggi biaya pelayanan kesehatan, sehingga
pemerintah melalui program casemix menetapkan standarisasi biaya
pelayanan kesehatan pada pasien Jamkesmas.
Menurut Department of Health, State of Western Australia
(2011), Casemix dapat merujuk pada campuran kasus (mix of cases) yang
meliputi rentang dan jenis kasus dari pasien yang dilayani oleh rumah sakit
42
atau pelayanan kesehatan lainnya. Sistem Casemix membantu perencanaan
dan manajemen dari sistem pelayanan kesehatan.
Adapun definisi dari Sistem casemix menurut Peraturan Menteri
Kesehatan RI Nomor 27 tahun 2014 adalah pengelompokan diagnosis dan
prosedur dengan mengacu pada ciri klinis yang mirip/sama dan
penggunaan sumber daya/biaya perawatan yang mirip/sama,
pengelompokan dilakukan dengan menggunakan software grouper.
1. Fungsi Pelayanan Casemix
Manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan kebijakan program
Casemix INA CBG’secara umum dapat dilihat dari sisi Medis maupun
Ekonomi. Dari segi medis, para klinisi dapat mengembangkan
perawatan pasien secara komprehensif, tetapi langsung kepada
penanganan penyakit yang diderita oleh pasien.Secara ekonomi, dalam
hal ini keuangan(costing) jadi lebih efisien dan efektif dalam
penganggaran biaya kesehatan.
2. Manfaat bagi pasien
a) Adanya kepastian dengan dalam pelayanan dengan prioritas
pengobatan berdasarkan derajat keparahan
b) Dengan adanya target lama hari rawat (length of stay) pasien
mendapatkan perhatian lebih dalam tindakan medis dari para
petugas rumah sakit
c) Pasien mendapatkan kualitas kesehatan yang lebih baik
d) Menerima sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai sesuaidengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku
e) Mengurangi pemeriksaan dan menggunakan alat medis yang
berlebihan olehtenaga medis sehingga resiko yang dihadapi pasien.
3. Manfaat bagi Rumah Sakit
a) Rumah Sakit mendapat pembiayaan berdasarkan kepada beban
kerja sebenarnya
b) Dapat meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan Rumah sakit
43
c) Bagi dokter atau klinisi dapat memberikan pengobatan yang tepat
untuk kualitas pelayanan lebih baik berdasarkan derajat keparahan,
meningkatkan komunikasi antar spesialis atau multidisiplin ilmu
agar perawatan dapat secara komprehensif serta dapat memonitor
QA (Quality assessment) dengan cara yang lebih objektif.
d) Perencanaan budget anggaran pembiayaan dan belanja yang lebih
akurat.
e) Dapat untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang diberikan oleh
masing-masing klinisi.
f) Keadilan (equity) yang lebih baik dalam pengalokasian budget
anggaran.
g) Mendukung sistem perawatan pasien dengan menerapkan Clinical
Pathway.
Pelayanan Casemix RS. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang
1. Rawat Jalan
a) Pengumpulan berkas
Pada RSJ Prof. HB. Saanin Padang, untuk melakukan entry data
klaim BPJS pasien rawat jalan harus dilakukan pengumpulan berkas
pertama sekali.
b) Cek data
Setelah berkas dikumpulkan maka selanjutnya dilakukan cek
data untuk memastikan kelengkapan berkas.
c) Coding
1) Menerima berkas billing dari bagian pemberkasan casemix
2) Melakukan input data pasien dan data pelayanan kedalam
program E - KLAIM INA-CBG’s
3) Melakukan input diagnosis kedalam program
4) INA-CBG’s menggunakan kode ICD sesuai dengan ICD-10
5) Melakukan konsultasi dan meminta perbaikan resume kepada
DPJP apabila ditemukan diagnosis atau tindakan kedokteran
44
yang tertulis dalam resume pasien tidak sesuai dengan terapi,
hasil pemeriksaan penunjang.
d) Verivikasi
Verifikator Klaim Rawat Jalan :
1) Memeriksa soft copy pemeriksaan penunjang sesuai resume.
2) Memeriksa pemeriksaan yang ada di soft copy sesuai resume.
3) Menganalisa hasil grouper.
4) Finalisasi klaim
e) Pengajuan Klaim ke BPJS
2. Rawat Inap
a) Pengumpulan berkas
Pada RSJ Prof. HB. Saanin Padang, untuk melakukan entry data
klaim BPJS pasien rawat inap harus dilakukan pengumpulan berkas
pertama sekali.
b) Costing
1) Rekap keuangan
2) Menerima data dari Scaner
3) Mencocokkan data pasien
4) Melakukan scan
5) Menyerahkan ke Coding
c) Coding
1) Menerima file dari bagian coding
2) Melakukan input data pasien dan data pelayanan
3) Melakukan input diagnosis kedalam program
4) INA-CBG’s menggunakan kode ICD sesuai dengan ICD-10
5) Melakukan konsultasi dan meminta perbaikan resume kepada
DPJP apabila ditemukan diagnosis atau tindakan kedokteran
yang tertulis dalam resume pasien tidak sesuai dengan terapi,
hasil pemeriksaan penunjang.
d) Verifikasi
Verifikatror Klaim Rawat Inap :
45
1) Memeriksa soft copy pemeriksaan penunjang sesuai resume.
2) Memeriksa pemeriksaan yang da di soft copy sesuai resume.
3) Menganalisa hasil grouper.
4) Finalisasi klaim
e) Pengajuan Klaim ke BPJS
3.8.1 Analisis Situasi
a. Ditemukan Sudah tersedianya komputer dan laptop dibagian
casemix tetapi ada yang rusak sehingga memperlambat kerja
petugas casemix contohnya: seperti terjadinya kerusakan komputer
pada petugas pencetak kwitansi. Sertatersedianya rak penyimpanan
untuk menyimpan berkas klaim BPJS pasien pada bagian casemix.
b. Ditemukan telah dilakukan rekapitulasi kesalahan pengerjaan
berkas klaim yang dikembalikan, klaim yang tidak tertagih, dan
besaran piutang.
c. Ditemukan sebanyak 5% yang terjadi ketidaksesuaian ttd DPJP
dengan cap stempel dari 200 form resume medis pasien
d. Ditemukan sebanyak 5% terjadi kesalahan dalam penempatan
penulisan diganosa pada lembar SPBK dari 200 lembar SPBK
pasien yang ada setiap bulannya
e. Ditemukan terjadinya sebanyak 15% yang tidak dituliskan jam
visite DPJP dan perawat yang bertanggung jawab dari 150 berkas
yang ada setiap bulannya
f. Ditemukan terjadinya sebanyak 25% yang tidak ada ttd DPJP
penyakit dalam dari 200 berkas pasien
g. Ditemukan terjadinya sebanyak 5% yang tidak ada konfirmasi jam
masuk pasien dengan jam meninggal pasien dari 200 berkas pasien
yang ada setiap bulannya
h. Ditemukan Adanya terjadi selisih tarif yang dituliskan pada lembar
informed consent contoh pasien yang dirawat di kelas A ingin
pindah kamar ke VIP atau ke tingkat yang lebih tinggi.
46
i. Ditemukan sebanyak 15% yang tidak sesuai tanggal pulang pasien
dengan surat keterangan pulang pasien dari 200 berkas yang setiap
bulannya
47
BPJS KESEHATAN CABANG PADANG
DATA KLAIM PENDING RANAP BULAN OKTOBER TAHUN 2022
DI RSJ. PROF. HB. SAANIN PADANG
No No. SEP Tgl. SEP Tgl. Pulang No. Kartu Nama Biaya Ket
Peserta Pengajuan
1 0301R0020922V001577 20/9/2022 1/10/2022 1321578382 Krisdeny 6,332,400 Sesuaikan
kode
gabungan
DM dan
Ulkas di
E11.5
Lembar
konsul tidak
dittd oleh
dpjp penyakit
dalam
2 0301R0020922V001931 23/9/2022 14/10/2022 2290037073 Revi 6,332,400 Jawaban
konsul intern
tidak ada ttd
dpjp SpPD
3 0301R0020922V00011 3/10/2022 16/10/2022 2908801383 Yurnelis 7,598,900 Konfirmasi
diagnosa
syok
hipovolemic
pada pasien
apakah
dikonsul ke
SPPD, karena
tidak ada
48
dalam catatan
konsul
4 0301R0020922V000166 4/10/2022 25/10/2022 277217662 Hamdan 6,332,400 Konfirmasi
diagnosa
hipokalemi
pada pasien
apakah
dikonsul ke
SPPD karena
tidak ada
dalam catatan
konsul
5 0301R0020922V000264 5/10/2022 19/10/2022 15581002 Zulkarnaini 12,491,500 Konfirmasi
diagnosa
hiperkalemi
pada pasien
apakah
dikonsul ke
SPPD karena
tidak ada
dalam catatan
konsul
49
BPJS KESEHATAN CABANG PADANG
DATA KLAIM PENDING RANAP BULAN NOVEMBER TAHUN 2022
DI RSJ. PROF. HB. SAANIN PADANG
No No. SEP Tgl. SEP Tgl. Pulang No. Kartu Nama Biaya Ket
Peserta Pengajuan
1 0301R0020922V002361 31/10/2022 1/11/2022 1324107652 Edison 5,509,800 Konfirmasi
jam masuk
RS dan jam
meninggal
No No. SEP Tgl. SEP Tgl. Pulang No. Kartu Nama Biaya Ket
Peserta Pengajuan
1 0301R0020922V001247 18/08/2021 20/12/2022 251332571 Amirhasan 19,211,600 Selisih Tarif
2 0301R0020922V00026 03/11/2022 17/12/2022 3112003798 Fitri 4,737,500 Lampirkan
penilaian
WHO DAS
3 0301R0020922V001871 23/11/2022 13/12/2022 280794328 Jasril 5,664,100 Konfirmasi
penatalaksan
aan S01.1
dan entrikan
kodenya
4 0301R0020922V002427 30/11/2022 20/12/2022 1684419388 Roza 6,332,400 Lengkapi
Triana berkas scan
50
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
51
h) Ditemukan terjadinya sebanyak 15% yang tidak sesuai tanggal pulang pasien
dengan surat keterangan pulang pasien dari 200 berkas yang setiap bulannya
4.2 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah merupakan bagian dari proses penelitian yang dapat
dipahami sebagai suatu upaya untuk mendefinisikan masalah yang ada dan
membuat permasalahan tersebut dapat diukur dan diuji. Identifikasi masalah ini
adalah proses untuk menentukan apa saja yang menjadi bagian inti dari sebuah
penelitian Secara umum, identifikasi masalah terdiri dari 3 langkah yaitu:
a. Menemukan dan masalah yang ada (Problem).
b. Mengidentifikasi sumber permasalahan (Root cause).
c. Menciptakan kalimat isu/kalimat permasalahan (Problem Statement) yang
menjelaskan permasalahan yang sudah diidentifikasi.
Berikut identifikasi masalah di bagian casemix pada rawat inap di RS. Jiwa
Prof. HB. Saanin Padang sebagai berikut:
a. Ditemukan kurangnya tersedia fasilitas untuk melakukan tugas pegawai
i. Tersedia: dilengkapi dengan fasilitas yang cukup seperti: monitor, rak
penyimpanan atau rak arsip berkas rekam medis pasien.
ii. Tidak tersedia: tidak dilengkapi dengan fasilitas yang cukup.
b. Ditemukan adanya ketidaksesuaian antara tanda tangan DPJP dengan cap
stempel dokter di lembar resume medis pasien
i. Sesuai: ditandatangani oleh DPJP dengan cap stempel yang diberika
sudah sesuai
ii. Tidak sesuai : terjadinya pemalsuan tanda tangan DPJP
c. Ditemukan adanya terjadi kesalahan dalam penempatan penulisan diagnosa
utama dengan diagnosa sekunder di lembar SBPK.
i. Tepat: sesuai dengan penempatannya berdasarkan kode diagnosa ICD-
10/ICD-9
ii. Tidak tepat: tidak sesuai dengan penempatan penulisan diagnosanya
d. Ditemukan adanya yang tidak ditulis jam visite DPJP yang bertanggung
jawab pada pasien rawat inap di lembar CPPT
i. Ada: dituliskan jam visite DPJP dan perawat
52
ii. Tidak ada: tidak dituliskannya jam visite DPJP dan perawat
e. Ditemukan tidak adanya tanda tangan DPJP penyakit dalam
i. Ada: ditandatangani oleh DPJP penyakit dalam pada lembar konsul
pasien
ii. Tidak ada: tidak adanya tanda tangan DPJP penyakit dalam pada lembar
konsul pasien
f. Ditemukan tidak adanya konfirmasi antara jam masuk pasien ke rumah sakit
dan jam meninggal pasien
i. Ada: terdapat konfirmasi antara jam masuk pasien dan jam meninggal
pasien
ii. Tidak ada: tidak ada terdapatr konfirmasi antara jam masuk pasien dan
jam meninggal pasien.
g. Ditemukan adanya terjadi selisih tarif pada saat dilakukan pengklaiman
berkas rawat inap
i. Ada: terdapat selisih tarif pada saat dilakukan pengklaiman berkas rawat
inap
ii. Tidak ada: tidak terdapat selisih tarif pada saat dilakukan pengklaiman
berkas rawat inap
h. Ditemukan tidak sesuainya tanggal pulang pasien pada billing dengan surat
keterangan pulang pasien
i. Sesuai: adanya kesesuaian tanggal pulang pasien dengan surat keterangan
pulang pasien
ii. Tidak sesuai: tidak adanya kesesuaian tanggal pulang pasien dengan surat
keterangan pulang pasien.
53
kemungkinan bekembangnya masalah tersebut semakin besar. Hal tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1. Urgency atau urgensi, yaitu dilihat dari tersedianya waktu, mendesak atau tidak
masalah tersebut diselesaikan.
2. Seriousness atau tingkat keseriusan dari masalah, yakni dengan melihat dampak
masalah tersebut terhadap produktifitas kerja, pengaruh terhadap keberhasilan,
membahayakan system atau tidak.
3. Growth atau tingkat perkembangan masalah yakni apakah masalah tersebut
berkembang sedemikian rupa sehingga sulit untuk dicegah.
Berikut dibawah ini adalah prioritas masalah di bagian casemix pada RS. Jiwa
Prof. HB. Saanin Padang sebagai berikut:
Analisis Kelengkapan
Form Resume Medis
Pasien pada rawat inap
di RS. Jiwa Prof. HB.
Environment: Money :
Saanin Padang
1. Kurangnya motivasi terhadap dokter, Keterlambatan dalam
perawat dan petugas petugas casemix
dalam bekerja mengembalikan form resume
2. Kurangnya melakukan pendidikan dan medis ke bagian casemix dapat
pelatihan terhadap dokter, perawat dan 55
petugas casemix dalam melakukan mengakibatkan penundaan
pemahaman kerja pendapatan rumah sakit.
4.5 PDSA
The Aim Kesesuaian tanda tangan DPJP dengan cap stempel pada form resume
medis pasien mencapai 90%
The Measure Melakukan kesesuaian pengisian tanda tangan DPJP dengan cap stempel
pada form resume medis pasien diatas 90%
56
BAB V
5.1 Kesimpulan
1. Setelah melakasanakan kegiatan PKL di RS. Jiwa Prof. HB. Saanin
Padang, dari data yang didaptkan saat PKL ditemukan permasalahan yang
dijumpai pada form kelengkapan berkas rekam medis pasien rawat inap
terhadap kelancaran klaim BPJS dibidang casemix RS. Jiwa Prof. HB.
Saanin Padang.
2. Dari permasalahan pada kelengkapan form resume medis pasien rawat
inap terhadap kelancaran klaim BPJS kelompok menentukan prioritas
masalah yaitu tidak sesuai tanda tangan DPJP dengan cap stempel di
resume medis pasien.
3. Penyebab utama prioritas masalah dari segi sumber daya manusia adalah
dokter dan perawat kurang teliti dalam melakukan tugasnya terhadap form
resume medis pasien dan petugas casemix kurang kompeten terhadap form
resume medis pasien.
4. Untuk pemecahan masalah-masalah yaitu ada 3 tindakan perbaikan yang
dilaksanakan diantaranya:
a. Pihak rumah sakit melakukan sosialisasi mengenai pengisian form
resume medis pasien yang baik dan lengkap kepada petugas casemix,
dokter dan perawat.
b. Melakukan penelusuraan form Resume Medis diruang perawatan, dan
c. Perencanaan sosialisasi sudah ditahap pembuatan TOR.
5.2 Saran
1. Adanya kesadaran tinggi bagi petugas casemix, perawat dan dokter untuk
melengkapi berkas rekam medis secara baik dan benar.
2. Adanya kebijakan berupa pelatihan tentang pengisian form resume medis
pasien, sehingga tercapainya tujuan mengenai kelengkapan pengisian
resume medis pasien.
57
DAFTAR PUSTAKA
Gubernur, P., Barat, S., Organisasi, S., Dan, T., Serta, F., Kerja, T., Pelaksana, U.,
Daerah, T., & Sakit, R. (2021). Gubernur sumatera barat.
Maharani, N., Deharja, A., Wijayanti, R. A., Setiawan, D., & Putra, H. (2022). J-
REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan ANALISIS FAKTOR
YANG BERHUBUNGAN DENGAN KELENGKAPAN RESUME MEDIS –
LITERATURE REVIEW J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi
Kesehatan. 3(2), 119–130.
Maimun, N., Natassa, J., Trisna, W. V., & Supriatin, Y. (2018). Pengaruh
Kompetensi Coder terhadap Keakuratan dan Ketepatan Pengkodean
Menggunakan ICD 10 di Rumah Sakit X Pekanbaru Tahun 2016. KESMARS:
Jurnal Kesehatan Masyarakat, Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit,
1(1), 31–43. https://doi.org/10.31539/kesmars.v1i1.158
59
LAMPIRAN
60
Lampiran 1. Laporan Harian
61
Lampiran 2. Absensi Harian
62
Lampiran 3. Dokumentasi Kegiatan
63
2. Dokumentasi Kegiatan Mahasiswa
3. Dokumentasi Bimbingan
64
4. Dokumentasi Pemateri
65
66
Lampiran 5. Link Youtube
67
Lampiran 6. Artikel Pengabdian
68