MAKALAH

FUNGSI PENGAWASAN MANAJEMEN

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah

PENGANTAR MANAJEMEN

Dosen Pengampu:
H. Nono Sugiono, SE. MM.

Disusun Oleh:

1. Nunung Nuraeni NIM 372241012

PERGURUAN TINGGI ILMU EKONOMI STAN-IM

TAHUN 2022 – 2023
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT , karena dengan karunia-Nya saya
dapat menyelesaikan makalah ini. Shalawat juga salam semoga tetap tercurah kepada Nabi
Muhammad saw, para keluarga, sahabat-sahabat, serta pengikutnya sampai hari penghabisan.

Atas bimbingan dari Dosen Pengantar Manajemen dan saran dari teman-teman maka
disusunlah makalah ini, semoga dengan tersusunnya makalah ini dapat berguna bagi kita semua
dalam memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Manajemen dan semoga semua yang tertuang dalam
makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan para pembaca. Makalah ini disajikan khusus
memberi arahan dan tuntunan guna menambah pengetahuan kepada pembaca tentang Controlling (
Pengawasan ) dalam ilmu manajemen.

Terimakasih kepada dosen pembimbing yang telah memberikan penugasan dan kesempatan
kepada saya untuk dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik, serta semua pihak yang telah
membantu demi terbentuknya makalah ini. Saya menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun sangat saya
harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, saya sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan serta
dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhoi
setiap usaha kita. Aamiin.

Bandung, 5 Januari 2023

Penyusun

I
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………... I

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………….. II

BAB I Pendahuluan ………………………………………………………………………... 1

1.1 Latar Belakang …………………………………………………………………………. 1

1.2 Identifikasi Masalah ……………………………………………………………………. 2

1.3 Rumusan Masalah ……………………………………………………………………… 2

1.4 Tujuan Penulisan ……………………………………………………………………….. 2

BAB II PEMBAHASAN …………………………………………………………………... 3

2.1 Definisi Pengawasan …………………………………………………………………… 3

2.2 Maksud, Tujuan dan Manfaat Pengawasan ……………………………………………. 4

2.3 Tipe Pengawasan ………………………………………………………………………. 6

2.4 Macam-macam Teknik Pengawasan …………………………………………………... 7

2.5 Proses Pengawasan …………………………………………………………………….. 11

BAB III PENUTUP ………………………………………………………………………... 13

3.1 Kesimpulan …………………………………………………………………………….. 13

3.2 Saran …………………………………………………………………………………… 13

DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………………… i

II
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana
memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu pengawasan
dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan
yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam
organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan pendahuluan (
preliminary control ), pengawasan pada saat kerja berlangsung (concurrent control), dan
pengawasan feed back ( feed back control ).

Di dalam proses pengawasan juga diperlukan tahap-tahap pengawasan untuk mencapai

tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu tahap
penerapan standar, tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, tahap pengukuran
pelaksanaan kegiatan, tahap pembandingan pelaksanaan dengan standard dan analisa penyimpangan
dan tahap pengambilan tindakan koreksi.

Suatu organisasi juga memiliki perencanaan proses pengawasan, yang berguna untuk
merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa
yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan
alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung
diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses
pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan
yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi.

1
1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah dalam makalah ini yaitu untuk mengetahui fungsi pengawasan.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka penulis menetapkan perumusan
masalah dalam bentuk pertanyaan, yaitu :

1. Apakah yang dimaksud dengan pengawasan?

2. Apakah maksud, tujuan dan manfaat pengawasan ?

3. Apa saja tipe pengawasan ?

4. Apa saja macam-macam teknik pengawasan ?

5. Bagaimanakah proses pengawasan ?

1.4 Tujuan Penulisan

Tujuan dari pembuatan makalah tentang Fungsi Pengawasan adalah :

1. Untuk mengetahui definisi pengawasan.

2. Untuk mengetahui maksud, tujuan dan manfaat pengawasan.

3. Untuk mengetahui tipe pengawasan

4. Untuk mengetahui macam-macam teknik pengawasan.

5. Untuk mengetahui proses pengawasan.

2
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Definisi Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan
yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai kinerja yang telah ditetapkan
tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired
results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan. The process of ensuring that actual activities conform the
planned activities.

Menurut Winardi “ Pengawasan adalah semua aktifitas yang dilaksanakan oleh pihak
manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan “.
Sedangkan menurut Basu Swasta “ Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan–
kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komarudin “
Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksanaan aktual rencana, dan awal
untuk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti “.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada
perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual
dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan
tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan atau pemerintah telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna
mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat
ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu
perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen
dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan

penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. Melalui pengawasan diharapkan
dapat membantu melaksanakan kebiajakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan secara efektif dan efesien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktifitas yang
berkaitan erat dengan penentuan atau evaluai mengenai sejauh mana pelaksanaan kerja sudah
dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan
sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian

dari fungsi manajemen, dimana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau
pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak dibawahnya. Dalam ilmu manajemen,
pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial,
pengawasan mengandung makna pula :

3
“ pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin
agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.” Atau “
suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan,
dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan
yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tidakan perbaikannya”.

Sementara itu dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai “ proses
kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan
apa yang dikehendaki, direncanakan atau diperintahkan”.

Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai dimana terdapat kecocokan dan
tidak kecocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks
membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance ( tata kelola
pemerintahan yang baik ), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi
pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama
pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.

Dalam kaitannya dengan akuntabilitas public, pengawasan merupakan salah satu cara untuk
membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan
menciptakan suatu sistem pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control)
maupun pengawasan ekstern (extern control). Disamping mendorong adanya pengawasan
masyarakan (social control).

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas

rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah :

1. mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan

2. menyarankan agar ditekan adanya pemborosan

3. mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana

2.2 Maksud, Tujuan dan Manfaat Pengawasan

2.2.1 Maksud Pengawasan

Menurut Situmorang dan Juhir, maksud pengawasan adalah untuk :

1. Mengetahui jalannya pekerjaan, apakah lancar atau tidak

2. Memperbaiki kesalahan–kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengadakan pencegahan agar
tidak terulang kembali kesalahan-kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan yang baru

3. Mengetahui apakah penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana terarah kepada
sasarannya dan sesuai dengan yang telah direncanakan

4
4. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program ( fase tingkat pelaksanaan ) seperti yang
telah ditentukan dalam planning atau tidak.

5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam planning, yaitu
standar.

Rachman ( dalam Situmorang dan Juhir, 1994:22 ) juga mengemukakan tentang maksud
pengawasan, yaitu :

1. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan

2. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan sesuai dengan instruksi serta prinsip-prinsip
yang telah ditetapkan

3. Untuk mengetahui apakah kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan dan kegagalan-

kegagalannya, sehingga dapat diadakan perubahan-perubahan untuk memperbaiki serta mencegah
pengulangan kegiatan-kegiatan yang salah.

4. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan efisien dan apakah dapat diadakan perbaikan-
perbaikan lebih lanjut, sehingga mendapat efisiensi yang lebih besar.

Dari kedua pendapat diatas dapat disimpilkan bahwa maksud pengawasan adalah untuk
mengetahui pelaksanaan kerja, hasil kerja, dan segala sesuatunya apakah sesuai dengan yang
direncanakan atau tidak, serta mengukur tingkat kesalahan yang terjadi sehingga mampu diperbaiki
ke arah yang lebih baik.

2.2.2 Tujuan Pengawasan

Beberapa tujuan pengawasan menurut Odgers ( 2005 ) adalah :

1. Meningkatkan kinerja organisasi secara continue, karena kondisi persaingan usaha yang semakin
tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.

2. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang
tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.

3. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai
sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.

4. Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.

5. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

2.2.3 Manfaat Pengawasan

Beberapa manfaat pengawasan menurut Quible ( 2001 ) antara lain :

1. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi.

5
2. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan
kuantitas output yang dibutuhkan.

3. Menyediakan alat ukur priduktivitas pegawai atau aktifitas yang objektif bagi organisasi.

4. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang
dicapai dan memfasilitasi pemodifikasiannya.

5. Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.

2.3 Tipe Pengawasan

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (
2000, hal 589 ). Fungsi pengawasan apat dibagi dalam 3 macam tipe, atas dasar fokus aktifitas
pengawasan, antara lain :

2.3.1 Pengawasan Pendahuluan ( Preliminary Control )

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna

memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan
dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Dipandang dari sudut perspektif demikian, maka kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan

pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi walaupun demikian penting untuk
membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan
mengimplementasikannya.

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tindakan

mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi :

1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.

2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan

3. Pengawasan pendahuluan modal

4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial.

2.3.2 Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung ( Concurrent Control )

Concurrent Control terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan

pekerjaan para bawahan mereka. Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer
sewaktu mereka berupaya untuk :

6
1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode serta prosedur-
prosedur yang tepat.

2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk
dikomunikasikan tetapi meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan pengarahan.

2.3.3 Pengawasan Feed Back ( Feed Back Control )

Sifat khas dari metode-metode pengawasan feed back ( umpan balik ) adalah bahwa
dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historical, sebagi landasan untuk mengoreksi tindakan-
tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu :

1. Analisis Laporan Keuangan ( Financial Statement Analysis )

2. Analisis Biaya Standar ( Standart Cost Analysis )

3. Pengawasan Kualitas ( Quality Control )

2.4 Macam-macam Teknik Pengawasan

Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi

dan efektifitas sebuah aktivitas kerja di suatu organisasi pada rentang waktu tertentu. Untuk
menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus didasarkan pada data yang akurat. Kontrol
terhadap kualitas mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan control
kuantitas lebih mengarah pada komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat
tercapai.

2.4.1 Teknik Pengawasan Kualitas

Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas (
Lenard dan Hilgert , 2004 ) adalah :

1. Inspeksi Total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang
dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standar kualitas minimum sudah tercapai, dan bila
belum, bagaimana memperbaikinya.

2. Pengecekan Pada Area Tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu
departemen atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik.
Penggunaan komponen statistik akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi
pengawasan.

7
3. Pengontrolan Kualitas Dengan Statistik, apabila inspeksi total belum diperlukan dan pengecekan
pada divisi tertentu tidak terlalu akurat, Manajer Administrasi dapat menggunakan teknik ini
dengan menggunakan data yang berbasis sample yang dipilih untuk menjamin validitas dan
reliabilitas hasil pengukuran.

4. Kesalahan Nihil, merupakan teknik preventif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh
pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotivasi pegawai untuk
selalu bebas dari kesalahan. Ketika teknik ini diterapkan, mereka seharusnya diberi imbalan yang
setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.

2.4.2 Metode Pengawasan Non Kuantitatif dan Kuantitatif

Menurut Devung ( 1988:126 ), metode pengawasan dibagi dalam dua kategori utama, yaitu
: metode Pengawasan Non Kuantitatif dan Kuantitatif, masing-masing dengan beberapa variasi
tekniknya.

A. Metode Pengawasan Non Kuantitatif

Metode Pengawasan Non Kuantitatif bersifat umum terhadap kegiatan dan keadaan
organisasi dan lebih banyak menyangkut cara kerja karyawan. Beberapa teknik yang bisa digunakan
menurut Leon c. Mengginson,cs. Dalam Devung ( 1988:126 ) adalah :

1. Observasi

2. Pengawasan Berkala

3. Laporan Lisan dan tertulis

4. Penilaian Kegiatan

5. Diskusi antara manajer dan karyawan

B. Metode Pengawasan Kuantitatif

Metode Pengawasan Kuantitatif bersifat lebih spesifik, dengan menggunakan tinjauan dan
kuantitatif untuk mengukur dan mengadakan penyesuaian seperlunya atas jumlah maupun kualitas
barang atau jasa yang dihasilkan atau ditawarkan kepada konsumen. Beberapa teknik yang
digunakan menurut Leon c. Mengginson,cs. Dalam Devung ( 1988:127 ) adalah :

1. Pengawasan Anggaran

Anggaran dalam konteks ini adalah anggaran pendapatan dan belanja. Pengawasan
anggaran merupakan teknik memanfaatkan angka-angka yang terdapat di dalam anggaran
pendapatan dan belanja, untuk tujuan pengawasan dengan membandingkan apa yang telah dicapai
dalam masing-masing kategori mata anggaran selama waktu tertentu dengan angka yang sudah
direncanakan dalam anggaran belanja. Teknik pengawasan dalam anggaran belanja ini

8
memungkinkan administrator dan manajer bisa mengadakan pengecekan yang berkesinambungan
dan memecahkan masalah yang ada secara dini.

2. Pemeriksaan Efektivitas Manajemen

Pemeriksaan Efektivitas Manajemen hakikatnya adalah mempelajari keadaan organisasi

serta administrasi dan manajemennya dengan melihat ke masa depan. Dan bisa membantu
pemimpin melihat apakah kebijakan segala prosedur yang telah ditetapkan, dijalankan sesuai
dengan tujuan organisasi secara menyeluruh.

3. Analisis Rasio

Analisis Rasio pada dasarnya mempelajari hubungan antara komponen-komponen yang ada
dalam lapora keuangan, dalam bentuk rasio atau presentase. Dengan membandingkan rasio dari
komponen-komponen yang ada dalam laporan keuangan, administrator dan manajer dapat melihat
perubahan relative yang terjadi selama periode waktu tertentu.

4. Analisis Break-Even

Analisis Break-Even merupakan salah satu alat yang memungkinkan perusahaan

memperlihatkan secara visual dan jelas antara hubungan pendapatan dan biaya yang dikeluarkan.
Analisis Break-Even memberikan analisis dan memperlihatkan secara grafis keseimbangan
pendapatan dan biaya. Dengan cara ini administrator dan manajer dapat mengadakan pengawasan
secara langsung terhadap profitabilitas perusahaan, dan analisis tersebut sangat membantu didalam
menentukan tindakan apa yang harus diambil.

5. Tabel Waktu Pelaksanaan Kegiatan

Tujuan utama pembuatan tabel waktu tersebut adalah untuk memungkinkan administrator
dan manajer melihat hubungan antara berbagai bagian dan tahap kegiatan yang ada.

2.4.3 Teknik Pengawasan Langsung dan Tidak Langsung

Menurut Siagian ( 2008:115 ) membagi dalam dua macam teknik, yaitu : Pengawasan
Langsung dan Tidak Langsung

A. Pengawasan Langsung

Menurut Siagian ( 2008:115 ) yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan
organisasi melakukan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh para
bawahannya. Pengawasan langsung ini dapat berbentuk :

1. Inspeksi Langsung

2. On the spot observation, dan

3. On the spot report

9
 Dalam inspeksi langsung dapat dengan peninjauan pribadi yaitu mengawasi dengan jalan
meninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan pekerjaan. Cara ini mengandung
kelemahan, menimbulkan kesan kepada bawahan bahwa mereka diamati secara keras dan kuat
sekali. Namun, ada yang berpendapat bahwa cara inilah yang terbaik, karena melakukan kontak
langsung antara atasan dan bawahan dapat dipererat. Serta, kesukaran dalam praktek dapat dilihat
langsung dan tidak dapat dikacaukan oleh pendapat bawahan sebagaimana mungkin terselip dengan
cara menerima laporan tertulis ( Manullang,1992:178 ).

Langakah kerja pemeriksaan pengawasan atasan langsung menurut Khusnuridlo adalah

sebagai berikut :

1. Memeriksa apakah atasan langsung bendaharawan telah melakukan pemeriksaan kas terhadap
Bendaharawan sedikitnya tiga bulan sekali.

2. Meneliti apakah pejabat yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan perlengkapan telah
melakukan pemeriksaan penyimpanan barang inventaris yang dikelolanya, baik secara langsung
melihat barang yang dikelolanya maupun melalui pembukuannya.

Akan tetapi, karena banyak dan kompleksnya tugas-tugas seorang pimpinan terutama dalam
organisasi besar seorang pemimpin tidak mungkin selalu dapat menjalankan pengawasan langsung
itu. Karena itu sering pula ia harus melakukan pengawasan yang bersifat tidak langsung ( Siagian
2008:115 ).

B. Pengawasan Tidak Langsung

Yang dimaksud pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan
ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan ( Siagian 2008:115 ). Laporan
ini berbentuk :

1. Lisan

Pengawasan dilakukan dengan mengumpilkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang

diberikan bawahan. Dengan cara ini kedua pihak aktif, bawahan memberikan laporan lisan tentang
hasil pekerjaannya dan atasan dapat bertanya lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang
diperlakukannya. Pengawasan seperti ini dapat mempercepat hubungan pejabat, karena adanya
kontak wawancara antara mereka.

2. Tulisan

Laporan tertulis merupakan suatu pertanggungjawaban kepada atasannya mengenai

pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan atasan
kepadanya. Dengan laporan tertulis sulit pimpinan menentukan mana yang berupa kenyataan dan
apa saja yang berupa pendapat. Keuntungannya untuk pemimpin dapat digunakan sebagai
pengawasan dan pihak lain dapat digunakan untuk menyusun rencana berikutnya (
Manullang,1992:179 ).

10
2.5 Proses Pengawasan

Pengawasan adalah suatu usaha sistematis menetapkan standar-standar dengan tujuan

perencanaan, merancang bangun sitem umpan balik informasi, membandingkan kinerja sebenarnya
dengan standar-stansar yang telah ditentukan terlebih dahulu, menentukan apakah ada
penyimpangan serta mengambil tindakan yang diperlukan yang menjamin pemanfaatan penuh
sumber daya yang digunakan secara efisien dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Dengan
demikian langkah unsur proses pengawasan itu adalah sebagai berikut :

1. Pencapaian standar dengan metode pengukuran kinerja

2. Pengukuran kinerja yang senyatanya

3. Pembandingan kinerja dengan standar serta menafsirkan penyimpangan-penyimpangan, dan

4. Mengadakan tindakan korektif

Standar yang ditentukan itu berupa standar masukan yang berupa usaha kerja, dan standar
keluaran berupa ukuran kuantitas, kualitas, biaya atau waktu pengukuran kinerja senyatanya adalah
untuk melihat adanya penyimpangan atau varians antara apa yang terjadi senyatanya dengan apa
yang diharapkan.

Pembandingan kinerja senyatanya dengan tujuan atau standar dapat menghasilkan

kerjasama dengan standar atau dengan kinerja lain dengan standar yang terakhir memerlukan
manajemen berdasarkan pengecualian : manajemen perlu memperhatikan situasi dimana
penyimpangan antara kinerja senyatanya dengan yang diharapkan sangatlah besar. Yang pertama
cukup mempertahankan situasi; tidak perlu dilakukan tidakan korektif.

Bila penyimpangan yang terjadi itu besar, maka perlu tindakan korektif yaitu perbaikan
agar hasilnya sesuai dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengawasan itu dapat intern, dapat pula ekstern. Pengawasan intern melalui disiplin diri dan
latihan tanggung jawab individual atau kelompok. Pengawasan ekstern terjadi melalui supervise
langsung atau penerapan sistem administrative seperti aturan dan prosedur. Pengawasan efektif
yang akan diuraikan kemudian, merupakan kombinasi dari keduanya.

Ada empat jenis pengawasan ekstern, yaitu :

1. Pra pengawasan, disebut juga precontrol atau feed-forward-control ; yaitu kegiatan persiapan:
spesifikasi masukan, keluaran, kejelasan tujuan, sumber daya yang diperlukan.

2. Pengawasan pengarahan atau steering control yang fokusnya adalah pada apa yang terjadi selama
proses kerja. Juga dikenal dengan nama concurrent control. Disini diusahakan untuk menemukan
masalah dan melakukan tindakan perbaikan sebelum hasil akhir.

11
3. Pengawasan ya/tidak ( yes/no control )yang menspesifikasi titik kritis yang harus dilalui sebelum
suatu kegiatan berlanjut. Pada suatu titik segala persyaratan harus dipenuhi terlebih dahulu ( Ya )
sebelum proses berlanjut. Jadi kalau tidak, proses berhenti.

4. Pengawasan pasca kegiatan ( post action control atau feed back control ), dilakukan setelah
kegiatan selesai.

Adapun factor-faktor yang menjadi pengawasan itu merupakan keharusan adalah :

1) Adanya perubahan yang memerlukan penyesuaian-penyesuaian baru dan ini harus selalu diawasi;

2) Adanya kekompleksan sistem memerlukan pengawasan yang lebih banyak;

3) Adanya kesalahan-kesalahan memerlukan pengawasan agar dapat dilakukan tindakan perbaikan;

dan

4) Adanya delegasi perlu pengawasan terhadap para pelaksana agar jangan sampai melakukan
penyimpangan yang terlalu banyak sehingga sulit dibenahi lagi.

Dengan memperhatikan factor-faktor diatas, maka tercapailah sasaran-sasaran pengawasan

yaitu :

1. Meningkatkan disiplin dan prestasi kerja

2. Menekan sekecil mungkin penyalahgunaan wewenang

3. Menekan sekecil mungkin kebocoran dan pemborosan

4. Meningkatkan pelayan

5. Memperlancar segala kegiatan

12
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan

tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Syarat-syarat pengawasan yaitu : pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan,
pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera, pengawasan harus
mempunyai pandangan kedepan, pengawasan harus objektif, teliti dan sesuai dengan standar,
pengawasan harus luwes atau fleksibel, pengawasan harus serasi dengan pola organisasi,
pengawasan harus ekonomis, pengawasan harus mudah dimengerti, dan pengawasan harus diikuti
dengan perbaikan atau koreksi. Tipe-tipe pengawasan yaitu : pengawasan pendahuluan (preliminary
control ), pengawasan pada saat kerja berlangsung ( concurrent control ), pengawasan feed back (
feed back control ). Teknik pengawasan yaitu : Teknik pengawasan kualitas, Metode pengawasan
kuantitatif dan non kuantitatif, dan Teknik pengawasan langsung dan tidak langsung. Langkah
unsur proses pengawasan itu adalah sebagai berikut : Pencapaian standard dan metode pengukuran
kinerja, pengukuran kinerja yang senyatanya, pembandingan kinerja dengan standar serta
menafsirkan penyimpangan-penyimpangan dan mengadakan tindakan korektif.

3.2 Saran

Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada
pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyak kesalahan-kesalahan yang terjadi
baik berasal dari bawahan maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena
dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota
organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam
merumuskan suatu masalah. Lebih baik dilakukan secara langsung oleh pimpinan organisasi.
Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi.
Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi
dari yang baik menjadi lebih baik lagi.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, B.M.2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga:Jakarta

http://malikazisahmad.wordpress.com/2012/01/13/pengertian -pengawasan/

http://pa-tangerangkota.go.id/index.php/layanan-informasi/pengawasan/maksud-fungsi-tujuan-
pengawasan

http://prosespengawasan.blogspot.com/

http://tyoset.blogspot.com//2012/01/tipe-tipe-pengawasan.html

http://purwantiw.wordpress.com/2011/04/30/teknik-teknik-pengawasan/