Administracion El concepto de eficiencia y su importancia en la Administracién Pablica 7; eke CARLOS RAMIREZ CARDONA RESUMEN 1. La Eficiencia en general EI aumento de ta eficiencia en la Administra: 8 cién Publica es una necesidad latente. La com prension del mismo concepto, asf como su afcan- ce y aplicabilidad es el primer paso para el logro de una utilizacion adecuada de fos recursos. El estudio de la ciencia y la aplicacién de las técnicas administrativas tiene como objetivo lo. grar el mas alto grado de eficiencia en las dife- Fentes operaciones, de tal manera que se alcan: cen mejores resultados, Este articulo nos suministra las bases con- ceptuales para el entendimiento de un proble InGr geneeds "(AMaeAU minis ation Cleats ‘ma trascendental de nuestra sociedad. se fundamenta en la necesidad de mejorar la efi- ciencia en el trabajo tanto de las. instituciones publicas como de las empresas privadas. Por esto conviene saber qué significa la eficiencia ad- ministrativa en general Herbert A. Simon ha indicado que el concepto de eficiencia se entiende mejor en el campo de los negocios en donde se puede hacer comparaciones entre lo que se invierte y lo que se gana’. Si en un trabajo se logran los resultados que se espe- ran habra habido eficiencia. Si en un negocio se logran las utilidades que se esperan, habrd habi- do eficiencia, Se ha definido la eficiencia como el logro de las metas propuestas con el menor costo, el me- J hor esfuerzo y el maximo de rendimiento. + Abogado, Master en Administraciin U. Pittsburgh Pi Pot aes iy Cuando pregunté a mi profesor de Adminis. tracién cémo podria definir el concepto de efi- siencia, me contests: “Eso depende de lo que REVISTA ESCUELA DE ADMINISTRACION DE NEGOCIOS - BOGOTA - 2 (I) 7-11 -ENERO-ABRILST a) usted desea medir, Usted tiene que fijar la meta u objetivo de un proceso, ejecutar ese proceso, luego evaluar los resultados, Si el proceso se ha desarrollado de acuerdo con su plan y ha alcan- zado las metas propuestas, habré sido un proce- so eficiente. Desde luego, los criterios con que se ponderan las metas son diversos: unos se fijan en términos de utilidades y asf habré trabajos en los cuales el objetivo principal es lograr utilida- des, Otros persiguen aleanzar un fin tan pronto como se pueda y entonces la velocidad es lo mas importante. En otros, se espera calidad y, otras veces, lo mas importante es la cantidad. Asi te- nemos los términos costos, calidad, velocidad y cantidad envueltos en el problema de la efi- Ciencia’ Con esta idea podemos elaborar algunas pro posiciones asi: Cuando la meta propuesta es et menor costo, la velocidad, la calidad y la cantidad son téminos condicionados a esta premisa, Cuando la meta es obtener cantidad, proba blemente hay incidencia en la calidad, en el cos to yen la velocidad Cuando la meta es la obtencién de calidad, es posible que la cantidad disminuya lo mismo que la velocidad, y que el costo aumente. Cuando la meta es realizar algo en el menor tiempo, el costo, la cantidad y la calidad tienen otra medida de vatoracién Lo que parece claro es que la eficiencia es me- dible comparando resultados con el plan previsto. Hablando de eficiencia, hay otras maneras de precisar el concepto, las cuales merecen distin- cian: se dice que hay efectividad en una acti- vidad administrativa cuando se alcanza un fin de- seado con cierto grado de precisién. Es lo que se Hama éxito, Se dice que se ha alcanzado eco- noma, cuando para obtener esa efectividad se ha disminuido al maximo su costo en capital, en tra- bajo humano y en materiales, Bien, la eficiencia, en este caso, es la relacion que existe entre efectividad y economi. 2. Efiencia técnica, efi eficiencia personal iencia_administrativa, Laeficiencia puede, ademas, considerarse desde otros puntos de vista: a) Eficiencia Técnica: Esta se relaciona con la clase de trabajo que ha de ser ejecutado. Se refie- re a la idoneidad de los métodos que se emplean en el proceso asi como también se toma en cuen- ta la adecuacién de las instalaciones, maqui- nas, equipos y procedimientos que se utilizan, todo lo cual debe conducir a un producto bien elaborado o a un servicio de Optima calidad ib) Eficiencia Administrativa: Se refiere a toda la gama del proceso administrativo. Al alto grado de racionalidad en la planeacién, la organizacién, la direccién, 1a coordinacién y el control c) La Eficiencia Personal: Esta es una combina- cién de los conocimientos, habilidades, aptitu des y destrezas personales de los individuos y de su vocacién y entusiasmo en el trabajo. Esta eff ciencia se refiere al “arte” de administrar. La administracion piiblica debe aleanzar ciertas metas sociales. Debe obtener, ‘mediante una racional actividad, _ la satisfaccién de las necesidades dentro de la comunidad tanto materiales como culturales, dentro del proceso politico. Los anteriores comentarios son, por supuesto, una manera tradicional de intentar explicar el sige nificado del concepto de eficiencia en general 3. La eficiencia en el servi jo pablico En el servico piiblico la eficiencia debe ser considerada, ademas, a la luz de otros valores fuera de aquellos relacionados con el aspecto puramente econémico. La administracion publi ca debe aleanzar ciertas metas sociales. Debe ob: tener, mediante una racional actividad, la satis- faccién de las necesidades de la comunidad tanto materiales como culturales, dentro del proceso politico y dentro de las reglas de la ética publica Aqui el concepto de eficiencia adquiere un signi- ficado mas amplio. Es la racionalidad. Natural: mente gto no excluye la economia y la exacti- tud, Pero el interés publico gura la accion admi- nistrativa y el resultado de esa accién no siem- pre es, como ya se dijo, economia en sentido estricto. Para comprender estos conceptos, es intere: sante guiarnos por las ideas que John D. Mille tha expuesto en su fibro “Management in the Pu: blic Service”, Dice este autor que la eficiencia 8 EEEa en administracién publica se relaciona con el “servicio satisfactorio, la eiecucian responsable ye! buen gobierno”, 3.1. (Qué es un servicio satisfactorio? Uno de los fines de la administracin publi- ca es la prestacion satisfactoria de los servicios que la sociedad requiere. E! proceso politico de los parses determina las funciones que el gobier no debe ejecutar y fija los limites de sus respon. subilidades, En este proceso de fijacién de res Ponsabilidades, la administracién misma contri- buye con su consejo y experiencia a la fijacion de programas que han de ser adoptados durante el proceso politico, Pero una vez que se han adoptade fos planes, la politica general, las me Las finales, es la administracién la que’ devermi- Na las tareas que deben ejecutarse, Cul es la base © cules son los fundamentos para que li administracién determine lo que deber ser he cho? Indudablemente la administracion se fun da_en un imperative “Prestar los servicios en forma satisfactoria”. Es dificil definir que es un servicio. satisfactorio. Ello puede signiticar servicio equitative, puede significar justicia y honestidad en la operacién del trabajo. guberna mental, Si aceptamos que todos deben gozar de los mismos derechos, todos deben recibir el mismo tratamiento, tanto a los ojos del legisla- dor como a los ojos del administrador. Ninguna discriminacion en los servicios que presta el go- bierno puede hacerse por razones de taza, color, religion, etc. Un servicio piblico no puede operar tuna semana y cerrar a la siguiente. La tarea del administrador es estar siempre sobre el trabajo, Siempre listo y preparado para afrontar sus quehaceres, en interés del pablico. No se da educacion a los ninos un aio si y otro no, Debe ser todos los avios. $e Servicio satisfactorio significa también que este sea prestado oportunamente, es decir, en cl momento en gue su necesidad es evidente Ningtin servicio es efective, si no se presta on tiempo oportuno. Si los bomberos llegan cuando el incendio ha destruido la casa, el servicio no ¢s efectivo, por consiguiente no es satisfactorio, Si un jefe de oficina atiende los reclamos cuando ya los actos administratives han hecho dato a los ciudadanos, el servicio no es satisfactorio Senvicio satisfactorio significa también un ser- Vicio amplio, 0 sea que se debe dar la justa can tidad, en e! justo lugar y en el justo tiempo. So- bre todo, et buen servicio debe atender a las dos Primeras condiciones: una cantidad que sea acor- de con la necesidad suministrada en el lugar donde vive el usuario. La administracién debe tener presente gue no habré un buen servicio si ciertas localidades no son atendidas diligentemente, Servicio satisfactorio significa también, servi- cio continuo. Es decir, que los ciudadanos siem- pre tengan permanente asistencia. En la oficina de correos de New York, en la parte alta de la fa chada det edificio se lee to siguiente (segin nues- tra libre traduccién): “Ni la Iluvia, ni la nieve, ni la tempestad, ni ta obscuridud de la noche, detendran a los mensajeros en el diligente cum: Plimiento de su deber”, lo cual quiere decir que hinguna cireunstancia deberé interrumpir la en- tregt inmediata de la correspondencia, Un servicio pablico no puede operar una se. mana y cevrar a ta siguiente. La tarea del ad- ministrador es estar siempre sobre el trabajo. Siempre listo y preparado para afrontar sus que haceres, en interés del puiblico, No se da educa cidn a los nihos un ano st y otro no, Debe ser todos los aftos, La policia debe prestar sus servicios 24 horas aldia; un jefe debe estar en su oficina las horas diarias necesarias al buen servicio, En suma, todo servicio debe estar disponible continuamente para los ciudadanes, Gn servicio satisfactorio es también un servi cio progresive, es decir, que mejora cada dia en calidad y en ejecucién, La tecnologia moderna nos ha mostrada los caminos de la productivi- dad; fa habilidad para producir més con los mis- mos ingredientes de trabajo humano y recursos materiales, ECémo se hace ésto? Eliminando el despilfarro, mejorando los métodos de opera: cin, capacitando al personal El servicio publico tiene que aumentar ta pro- ductividad mejorando, capacitando y adiestran- do a los funcianarios y aplicando modernos mé todos de trabajo, Asi se logrardé que un mayor numero de ciudadanos reciban la asistencia de a administracién, La administracién pdblica es mas que ciencia Es un Arte. Es decir, en la administracion debe haber un personal capaz de crear, Ningin artis. 9ta esta satisfecho sino esté creando, tratando de mejorar por la aplicacién de nuevas técnicas y nuevos métodos que hagan cada dia mas viva y exitosa su obra, La época del burdcrata que solo aspira a devengar un salario debe terminar. Los ciudadanos pagan impuestos para mejorar los servicios piblicos. Los servicios puiblicos deben poner de su parte para mejorar la administracién, Mantener buenos servicios. Un servider piblico que no quiera servir con eficiencia no es digno de ser empleado por el Estado. 3.2. Qué es una ejecucion responsable? A través de la historia colombiana y de otros paises, puede notarse una lucha permanente por la democracia. Desde los aftos de la Independen- cia, las tendencias democriticas de nuestro pue- blo han sobresalido por encima de pasajeras dic- taduras, Claro gue, a pesar de la conformidad de la nacion con ef sistema democratico, la gente se deja arrastrar por cauidillos o grupos en quie- nes a veces ha privado el interés personal o sigue ciegamente su pasién politica. De todas maneras, aqui hablamos de una ejecucion responsable. por parte de la administracién y esta responsa- bilidad solo puede darse en un sistema democré- tico en el cual, en alguna forma, el pueblo fija limites a la autoridad, demarca su campo de ac- cign y, por consiguiente, establece normas o patrones que deben regir la actividad administra- tiva, Para un buen administrador no hay mejor pre- mio que saber que sus deberes son ejecutados con un gran sentido de responsabilidad. Pero hay més: el buen administrador tiene la obligacién de sobreponerse a los obstdculos, entender y_re- solver los problemas, usar la imaginacion y fijar cada dia nuevas metas que alcanzar para prestar un mejor servicio, Ningin administrador puede contentarse Gnicamente con proceder con cierto Cuidado. Debe, ademds, fijar objetivos, mejorar, proponerse metas. En una sociedad democritica, el administrador no puede guiarse solamente por su sentido per- sonal. Debe saber consultar a los demas; debe trabajar con otros grupos de interés, con los le~ gisladores, con los jefes, con los subalternos y ejercer su influencia demostrando que los progra- mas y los objetivos que se propone realizar y aleanzar son en realidad buenos para la comunidad. Una ejecucién responsable del servicio ptibli- 0, significa que la administeacion es bien diri- gida, de tal manera que el esfuerzo conjunto de las diferentes instituciones exprese el deseo de la sociedad democratica. Algunas veces ciertos organismos administra. tivos se convierten en una maquinaria para el apro- yechamiento personal de quienes a manejan. Otras veces son los ciudadanos los que se tornan indiferentes con la administracién como opo- sicién 0 manta critica, Los ciudadanos, en ma- chos casos, preocupados con sus propios proble- mas, no yen la corrupcién o la aceptan como al- go inevitable, - ooo 10a De estas situaciones resultan otras mas anormales atin, Quienes tienen en sus manos mejorar los sa- larios de los empleados y sus condiciones de vida, no lo hacen alegando que no son honestos y competentes. Se entra entonces en un circulo vie cioso, pagando con una imperfeccién otra imper feccién Los administradores, es decir la Administra. cin, debe estar preparada para guiar su ac cidn hacia el servicio responsable, para fijar obje- tivos y para. influir en el proceso politico. Nu: merosas leyes no podrin ser dictadas sino sobre la base que suministra la Administracién, Una bu: Focracia compuesta por gente inepta hard que el proceso politico de la democracia sea un de. sastre, Se Un buen gobierno es el que coneilia el poder con los limites dentro de Tos cuales debe ser ejercido. Pero para que haya un buen gobierno es necesario que haya buenos lideres, ————=—— EE La mayor responsabilidad de-la Administra cidn es la de suministrar una direccin en la cje cucién. es decir, efectuar una ejecucién con la mayor responsabilidad. 3.3. £Qué es un buen gobierno? Desde el principio de la humanidad se ha ve nido luchando por aleanzar “un buen gobierno”. El problema mayor ha sido siempre cémo conci liar la dignidad de la persona con los requeri- mientos del Estado. Este problema no existe, Por supuesto, en una sociedad donde no se reco. noce el valor de la persona humana como tal. En nuestra civilizacién el hombre se considera creado a imagen y semejanza de Dios y se su: Pone que todos los hombres son iguales ante El, Pero en muchas organizaciones gubernamenta les se ha fracasado al tratar de encontrar la forma de gobierno que haga real esa profesién de fe El mundo occidental ha luchado por cicrtos valores como el de la libertad, pero la libertad es algo abstracto. De todas maneras, cada so ciedad tiene ciertas creencias, ciertas costum- bres, clertas tradiciones, cierto’ modo de ver las cosas y comportarse en la historia. Un buen gobier- no serd el que sabe preservar y respetar esos valo- res sociales A veces parece que poder y libertad son tér- minos excluyentes. Alguien dijo que el poder corrompe y que el poder adsoluto corrompe ab- solutamente. La corrupcién aqui’ quiere decir invasion 0 interferencia de aquellos valores en que una sociedad cree, Un buen gobierno seré el Gue trate de conciliar el poder con los valores de {a sociedad, como el de la libertad por ejemplo. En algunas sociedades fos valores sociales son clevados a principios o reglas de conducta, que sirven de limite al poder del gobierno, En las Constituciones puede leerse o deducirse de su texto que ei gobierno no puede hacer ciertas cosas sino de acuerdo con los procedimientos establecidos. Que no puede interferir ta libertad de palabra, de industria, de locomocién, de ense- fanza, que no puede negar la administracién de justicia, Que debe proteger a todos por igual que no puede aplicar penas crueles o no estable cidas en la Ley; que no puede tomar ta propiedad Privada sino mediante ciertos procedimientos Y por via de excepeién y con compensacion Justa, eve Un buen gobierno es ef que concilia el poder con los limites dentro de los cuales debe ser cier- citlo, Pero para que haya un buen gobierno es Recesario que haya buenos Ifderes. El gran pro. blema del pais es la escasez de buenos lideres. Aqui hablamos de lideres en forma amplia. Pero Sobre todo de lideres administrativos. Hacen falta bucnos jefes de oficina, buenos directores de mer cadotecnia, de division, de seccién y de grupos; jefes para cualquicr tarea publica, programa o proyecto, Si se lograra mejorar a los |ideres administrativos, se lograria que todas las actividades del gobierno estuvieran bien dirigidas y, por consiguiente, Podria alcanzarse el ideal de lo que es un buen gobierno. En conclusién, nos parece que los elementos anatizados constituyen una buena base para di cribir lo que consideramos eficiencia en la ad- ministracién péblica: Servicio satisfactorio Ejecucién responsable Buen gobierno BIBLIOGRAFIA SIMON, Herbert A “Administrative Behavior”. Gps. cit. 2 MILLET John 0, Management in the Public Service McGraw Hill New York, 1956, a