Diskusi 8

PERUBAHAN ORGANISASI

Pengembangan Organisasi (OP) pada hakikatnya adalah perubahan organisasi, sebab di dalam
pengembangan selalu terindikasi adanya perubahan. Dari definisi para ahli dapat disimpulkan,
bahwa pengembangan organisasi merupakan:

Suatu perubahan terencana, Berorientasi kepada persoalan organisasi dan usaha pemecahannya,
Menggunakan pendekatan kesisteman, Bagian integral dari proses manajemen, Usaha yang
dilakukan secara terus menerus, Memberikan perhatian utama kepada peningkatan, dan
Berorientasi kepada pelaksanaan.

Dari faktor lingkungan, Sondang P Siagian menyatakan perkembangan lingkungan yang

membuat organisasi harus berubah (melakukan perkembangan):

Tantangan Utama di masa depan, Perubahan dalam konfigurasi ketenagakerjaan, Peningkatan di

bidang tingkat pendidikan para pekerja, Revolusi dibidang tekonologi, Perkembangan
perekonomian dunia, Berbagai kecenderungan Sosial, Faktor Geopolitik, Persaingan, dan
Pelestarian Lingkungan

Dari faktor organisasi:

Perubahan peranan dan tujuan organisasi, Membesarnya ukuran dan kompleksitas Organisasi,
dan Tujuan organisasi menjadi lebih kompleks dan sukar.

Terdapat 3 pendekatan yang sering digunakan untuk melakukan perubahan organisasi: Unilateral
Power, Shared Power atau Kekuasaan Berbagi, Delegated Power atau kekuasaan yang
didelegasikan.

Beberapa ahli menyarankan untuk memberikan perhatian kepada apa yang diubah, salah satunya
Leavitt. Leavitt memandang organisasi sebagai suatu sistem yang lengkap yang terdiri dari
interaksi 4 variabel utama yaitu (1) Tugas, yang meliputi unsur keluaran produksi atau tujuan
dari organisasi (2) teknologi atau peralatan teknis yang digunakan suatu organisasi untuk
menghasilkan produksinya, (3) strultur, yaitu yang berkaitan dengan bagan organisasi,
kebijaksanaan, ketentuan perundang-undangan dan lain-lain yang sejenis, dan (4) orang-orang
yang ada dalam organisasi tersebut.
DIAGNOSIS ORGANISASI

Diagnosis adalah suatu proses mengerti bagaimana fungsi organisasi saat ini dan menyediakan
informasi yang diperlukan untuk mendesain intervensi perubahan. Pendiagnosis didalam PO
biasanya disebut sebagai Konsultan. Konsultan dan klien harus sama-sama sepakat bahwa ciri-
ciri diagnosis yang harus terdapat adalah sebagai berikut: Kesederhanaan, Kejelasan,
Keterlibatan, Identifikasi faktor-faktor utama, Menyoroti faktor-faktor kritikal, dan Penumbuhan
rasa urgensi.

Beberapa kriteria umum yang dapat digunakan untuk mendiagnosis kualitas elemen organisasi:
Kemampuan beradaptasi, Tanggung jawab, Identitas, Komunikasi, Integrasi, dan Pertumbuhan.

Untuk memudahkan kegiatan diagnosis akan sangat bermanfaat bila dipergunakan suatu
pendekatan berupa model. Penggunaan suatu model memainkan peranan penting dalam
melakukan perubahan organisasi. Sondang P. Siagian membagi model-model diagnosis sebagai
berikut: Model Analitikal, Model Kecenderungan Perilaku Kelompok, Model Konsultasi
Manajemen, Model Sosioteknikal dan Model Analisis Bidang Kekuatan.

Segala informasi yang diperoleh dalam proses diagnosis harus diolah terlebih dahulu melalui
analisis data. Berikut ini adalah cara atau teknik mengumpulkan data: Menentukan Sasaran,
Menyeleksi Variabel Sentral, Menyeleksi Teknik Pengumpulan Data, dan Evaluasi Efektivitas
Pengumpulan Data.

Pendekatan Pengelolaan Perubahan Organisasi di Era Globalisasi

Ada 3 esensi membangun kemampuan untuk merubah (Nilakant dan Ramarayan, 2007: 248)
yakni: Efikasi Diri (self efficacy), Fokus (Focus), dan Energi (Energy).

Ada 6 tahap suatu organisasi menuju tahap kematangan inovasi (Shapiro, 2002: 221) yaitu:
Ikatan Fungsional (Functionally bound), Sensitif-Proses (Process-sensitive), Mengarahkan-
Proses (Process-driven), Mendominasi-Proses (Process-dominated), Berbasis Kemampuan
(Capability-based), dan Berbasis aliansi (Alliance-based).

Banyak cara yang dilakukan untuk mempersiapkan upaya inovasi, salah satunya adalah dengan
menerapkan Seven Rs. Berikut ini penjelasannya (Shapiro, 2002: 273-277): Berpikir kembali
(Rethink), Mengonfigurasi kembali (Reconfigure), Mengurutkan Kembali (Resequence),
Memosisikan Kembali (Relocation), Mengurangi (Reduce), Menugaskan kembali (Reassign),
dan Menggunakan alat kembali (Retool).
Model-model pengelolaan perubahan bagi organisasi, antara lain: reengineering, total quality
management, kaizen, balanced scored card, dan benchmarking.

Intervensi Organisasi

Menurut Miftah Thoha (1997) yang perlu mendapat perhatian dalam merencanakan kegiatan
intervensi adalah berikut ini: Kesiapan Klien untuk Melakukan Perubahan, Kepastian bahwa
Perubahan tersebut masih dalam batas kekuasaan dan kewenangan organisasi, kesiapan sumber-
sumber internal untuk membantu mengatur memonitor dan memelihara proses perubahan. Tipe-
tipe Intervensi dalam rangka perubahan organisasi yang dapat dilakukan oleh konsultan, yaitu
sebagai berikut: Kejelasan, Simpulan, Sintesis, Generalisasi, Mendalami, Bertanya,
Mendengarkan, Merefleksikan Perasaan, Pemberian Dukungan, Konseling, Umpan Balik,
Pembuatan Model, Penentuan Agenda dan Saran Perubahan. Ada tiga (3) pendekatan dasar
dalam proses intervensi yakni: Intervensi Struktural, Intervensi Teknikal, dan Intervensi
Perilaku.

Kegiatan Pengembangan Organisasi telah banyak dikembangkan model-model intervensi yang

beraneka macam bentuknya, Huse (Toha, 1995) mengelompokkan intervensi PO atas sepuluh
kategori sebagai berikut: (1) Konsultasi Perorangan (2) Latihan Kelompok Tak Tersusun (3)
Latihan Kelompok Tersusun (4) Prose Konsultasi (5) Survei Pengembangan yang Terpimpin (6)
Penyusunan kembali pekerjaan (7) Sistem Kepegawaian (8) Sistem Informasi untuk manajemen
dan pengawasan keuangan (9) Penyusunan Organisasi (10) Pendekatan yang Terpadu.

Pembinaan Tim merupakan suatu proses, dengan para anggota kelompok kerja sebuah tim,
melaksanakan diagnosis tentang bagaimana mereka bekerja sama, dan bagaimana mereka
menyusun rencana guna memperbaiki efektivitas mereka. Langkah-langkah yang secara
sistematil harus ditempuh dalam rangka proses pengembangan tim adalah sebagai berikut: (1)
Prakarsa menyelenggarakan pertemuan (2) Penentuan Sasaran (3) Pengumpulan Data (4)
Perencanaan Pertemuan (5) Penyelenggaraan Pertemuan (6) Penilaian Proses Pengembangan
Tim.

Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) Dalam Organisasi

Salah satu fungsi utama dalam organisasi adalah perencanaan. Dalam rangka pengembangan
SDM maka perencanaan SDM dirancang untuk menjamin bahwa kebutuhan organisasi akan
pegawai dapat terpenuhi secara tepat dan memuaskan. Merencakan kebutuhan karyawan (SDM)
berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut: (1) Mendapatkan dan memperhatikan jumlah dan mutu
karyawan yang diperlukan (2) Mengidentifikasikan tuntutan keterampilan dan cara
memenuhinya (3) menghadapi kelebihan atau kekurangan karyawan (4) Mengembangkan
tatanan kerja yang fleksibel (5) Meningkatkan pemanfaatan karyawan (Armstrong, 2003)

Faktor-faktor yang memengaruhi perencanaan SDM adalah Faktor Internal, yang meliputi visi
dan misi organisasi; anggaran organisasi; manajemen sistem informasi dalam organisasi; sistem
pemasaran organisasi; perkiraan produksi dan penjualan; usaha baru dan pekerjaan baru; desain
organisasi dan tugas pegawai; sistem manajemen pelaksanaan; keterampilan yang dibutuhkan
masa sekarang dan akan datang; lowongan kerja; pengembangan ataupun pengurangan unit
kerja; sistem manajemen keuangan; sistem manajemen pemasaran. Faktor lainnya yaitu Faktor
Eksternal yang meliputi situasi politik; masalah ekonomi; masalah sosal dan budaya;
penggunaan teknologi; peraturan atau perundang-undangan; dan pesain (competitor).

Pengembangan SDM berkaitan dengan aspek manusianya maka yang menjadi fokus
pengembangan adalah yang berkaitan perilaku SDM. Kats (dalam Sulistyani dan Rosidah, 2003)
menyebutkan ada 3 kategori kemampuan SDM berkualitas yaitu (1) Keahlian Konseptual (2)
Keahlian yang bersifat Human (3) Keahlian Teknikal. Pelatihan dapat dilaksanakan di dua
tempat. Pertama adalah pelatihan di tempat kerja (On-The Job Training) dan Kedua adalah
pelatihan di luar tempat keluar (Off-The Job Training). Berikut ini beberapa jenis pelatihan
(training) pegawai, adalah (1) Magang (Apprenticeship Training) (2) Adventure Learning (3)
Presentasi (4) Internship Training (5) Vestibule Training.

Tahap-tahap proses pengembangan karier: Prepairing, Profiling, Targeting, Strategizing,

Implementing, dan Sustaining.

Fungsi Perencanaan Strategis dan Implementasinya

Dalam perencanaan strategis, beberapa langkah pentingnya adalah sebagai berikut: (1) Analisis
lingkungan/situasi dan kondisi (2) Identifikasi isu-isu strategis (3) Merumuskan visi dan misi ke
depan (4) Pemilihan strategi (perencanaan strategi dan skenario) (5) membuat perencanaan
jangka menengah dan pendek (6) Membuat sistem implementasi (7) Membuat sistem review dan
evaluasi.

Berikut ini, faktor-faktor yang perlu diperhitungankan dalam merancang sistem perencanaan,
yaitu: Besar atau kecilnya organisasi; gaya manajemen; kompleksitas lingkungan; kompleksitas
proses produksi; hakikat masalah; tujuan dari sistem perencanaan.
Alternatif upaya organisasi meraih keunggulan kompetitif: (1) Pembenahan dan Penyempurnaan
Sistem Manajemen Internal (2) Meraih Pengakuan Internasional dan Pasar Global akan
Keunggulan Kompetitifnya (3) Melaksanakan Perbaikan kinerja melalui penerapan prinsip
manajemen mutu (4) Melakukan Pertumbuhan dan Perbaikan (Reengineering) Organisassi
Berkelanjutan Melalui Penerapan ISO 9004 Sistem Manajemen Mutu-Pertumbuhan
Berkelanjutan (New Model QMS – Sustainable Growth). Hermawan Kertajaya dalam Zakiyah
(2005), menyatakan ada 3 komponen yang mempengaruhi situasi persangingan, yakni:
Pelanggan (customer); Pesaing (Competitor); faktor-faktot pengendali (change driver).

Proses menganalisis lingkungan dapat dilakukan dengan cara mengidentifikasi, menelusuri,

memproyeksikan, dan menilai perubahan penting dalam lingkungan melalui 4 kerangka analisis,
yaitu (1) Mengindra (scanning); (2) Pemantauan; (3) Peramalan; (4) Penilaian.

Teknologi dan Struktur Kerja

Pekerjaan yang tadinya menggunakan tangan manusia kini dapat dikerjakan dengan
menggunakan mesin sehingga lebih efektif hasilnya. Dengan teknologi, organisasi dapat
melakukan aktivitasnya secara lebih baik dan meningkatkan produktivitas. Antara organisasi dan
teknologi memiliki hubungan erat karena teknologi dapat berdampak pada struktur organisasi
maupun stuktur sosial, sistem psikososial, sistem manajerial, serta tujuan dan sasaran organisasi.

Organisasi dengan teknologi stabil memfokuskan pada sasaran penyelenggaraan pekerjaan,

sedangkan organisasi dengan teknologi yang dinamis memfokuskan pada pemecahan masalah
organisasional. Kegunaan sistem komputerisasi adalah kemudahan dalam pencarian kembali
data-data yang telah disimpan bisa diperlukan kembali.

Menurut William G. Scott, dkk (1992), ada beberapa istilah yang berhubungan dengan
pendekatan sistem sebagai berikut: Sistem Dinamika, Sistem Statis, Sistem Sibernetika, Sistem
Terbuka, Sistem Genetika, Sistem Manusia, Sistem Binatang, Sistem Sosial, dan Sistem
Transendental. Ada 3 bentuk koordinasi, yaitu: Vertikal, Horizontal, dan Diagonal. Berdasarkan
waktunya, koordinasi biasa dilakukan atas tiga macam: koordinasi secara periodik, tentatif, dan
insidental. 3 Mekanisme yang berbeda untuk melakukan koordniasi, yaitu directive
(mengarahkan), voluntary (sukarela), dan facilitated (memudahkan).

Diferensiasi terdiri atas dua bentuk: spesialisasi kegiatan yang vertikal yang ditunjukkan oleh
hierarki organisasi dan diferensiasi kegiatan yang horizontal yang disebut sebagai
departementalisasi. Dalam organisasi yang besar, struktur dibuat sejak awal dengan desain dari
berbagai subsistem utama, kemudian menetapkan pola hubungan antarsubsistem-subsistem
tersebut. Pola hubungan yang baku biasanya disebut struktur. Dalam konsepnya dikenal struktur
formal dan struktur informal.

Konsep Teknostruktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan bentuk organisasi secara keseluruhan yang menggambarkan

mengenai kesatuan dari berbagai segmen organisasi. Terdapat dua bentuk dasar struktur
organisasi yaitu Struktur Fungsional dan Struktur Produk (Lubis & Huseini, 1987). Kedua
bentuk dasar tersebut kadang-kadang terpaksa disesuaikan bentuknya karena tuntutan dari
lingkungan, Dikenal dua macam bentuk penyesuaian yaitu struktur geografis dan struktur
campuran (hibrida).

Dalam struktur organisasi atau skema organisasi menunjukkan adanya hubungan vertikal dan
horizontal. Menurut Lubis & Huseini, terdapat lima jenis alat untuk melakukan hubungan
vertikal dengan kepastian yang berbeda-beda. Lima jenis alat hubungan vertikal tersebut adalah:
(1) Hierarki (2) Peraturan dan Prosedur (3) Rencana dan Jadwal (4) Sistem Informasi Vertikal.
Terdapat enam jenis alat untuk mengadakan hubungan horizontal (Lubis & Huseini, 1987), Alat
tersebut terdiri atas: (1) Dokumen Tertulis (2) Kontak Langsung (3) Penghubung (4) Satuan
Tugas (5) Tim (6) Integrator Permanen.

Peran dan posisi manajer staf determinan dalam interaksi secara luas pada tiga segi: hak individu
(posisi hukum, upah, dan kondisi), kepentingan organisasi (efisiensi dan efektivitas) dan
kepentingan politik (memerlukan dukungan luar). Manajemen staf dalam manajemen publik ada
tiga tingkat: (a) Tingkat Pusat (b) Satu Tingkat atau di dalam satu sektor (c) Organisasi Tunggal.
Prijono Tjiptoherijanto merumuskan tiga model sistem manajemen staf (manajemen
kepegawaian) sebagai berikut: Sistem Terpusat (Centralised System), Sistem Terpisah
(Separated System), dan Sistem Terpadu (Integrated System).

Ada berapa pendekatan pada perancangan kerja yang dikenal selama ini sebagai berikut: (1)
Pendekatan Mekanistik (2) Pendekatan Faktor Manusia (3) Pendekatan Motivasi. Charles Perrow
menemukan dua dimensi yang relevan terhadap struktur maupun kegiatan suatu organisasi yakni:
Variasi Tugas (Task Variety), dan Kemudahan Analisis. Empat jenis teknologi menurut
pengklasifikasian Perrow sebagai berikut: (1) Teknologi Rutin (2) Teknologi Nonrutin (3)
Teknologi Craft (4)Teknologi Engineering.
Langkah Mentransformasi Menjadi Organisasi Belajar

Transformasi organisasi menjadi organisasi belajar (OB) adalah mengubah secara mendasar
sebuah organisasi, sehingga perubahan ini juga menyentuh seluruh elemen organisasi, baik yang
bersifat tangible (tampak) seperti teknologi sampai ke elemen yang tak tampat seperti
pengetahuan dan budaya. Organisasi tidak berdiri sendiri. Organisasi merupakan entitas yang
memiliki jiwa dan merupakan bagian dari lingkungan. Pada masa modern ini terdapat dua
pandangan dominan yaitu organisasi dipandang sebagai sistem dan organisasi dipandang sebgai
kontingensi dari lingkungan.

Organisasi bekerja dengan tujuan yang sangat jelas baik filosofi maupun alat ukur pencapai
tujuan. Para anggota organisasi memiliki semangat yang tinggi untuk tetap meningkatkan
keterampila. Organisasi saat ini, karena perkembangan lingkungan yang semakin dinamis, perlu
berubah menjadi OB agar mampu berkembang dalam lingkungan yang dinamis. Menurut para
ahli, organisasi belajar merupakan sebuah tempat dimana para pegawai dapat secara nyaman
melakukan refleksi, menciptakan, memperoleh, menginterpretasikan, mentransfer, dan
menyimpan pengetahuan. Terdapat lima variabel yang mempengaruhi Organisasi Belajar yaitu:
(1) Sistem Informasi (2) Struktur Organisasi (3) Pengembangan Sumber Daya Manusia (4)
Budaya Organisasi(5) Kepemimpinan.

Peter Klein dan Bernard Saunders mengemukakan Sepuluh Langkah untuk mengubah organisasi
biasa menjadi Learning Organization/OB, yakni sebagai berikut:

1) Menilai budata belajar organisasi

2) Menyebarkan rasa optimis (Positif)

3) Menjadikan tempat kerja sebagai tempat yang aman untuk “berpikir”

4) Menghargai pengambilan risiko

5) Membantu orang-orang agar mampu menjadi “sumber” bagi yang lain.

6) Meletakkkan kekuatan belajar ke dalam pekerjaan.

7) Merumuskan Visi.

8) Membawa Visi ke kehidupan.

9) Menghubungkan Visi ke sistem.

10) Memulai Perubahan