PROCESO ADMINISTRATIVO - Presentation Transcript

1. ING. WILSON VELASTEGUI. O . MSC 2. PROCESO ADMINISTRATIVO UN PROCESO ES EL CONJUNTO DE PASOS O ETAPAS NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO UNA ACTIVIDAD El proceso administrativo es una metodologa que permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario, o cualquier otra persona, manejar eficazmente una empresa, y consiste en estudiar la administracin como un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: Qu? Para Qu? Cmo? Con quin? Cundo? y Dnde?, interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administracinPROCESO ADMINISTRATIVO ES EL CONJUNTO DE FASES O ETAPASSUCESIVAS A TRAVS DE LOS CUALES SE EFECTA LA ADMINISTRACIN 3. PLANEACIN Qu se quiere hacer? Qu se va a hacer? MECNICACONTROLVer que se haga ORGANIZACIN ADMINISTRACIN Cmo se va hacer? DINMICA DIRECCIN INTEGRACIN Cmo se ha Con quin se hace? realizado? Con qu recursos? 4. PROCESO ADMINISTRATIVO DONDE SE DETERMINA SUESTRUCTURA FINALIDAD Y RUMBO, AS COMO LAS ALTERNATIVAS PARA CONSEGUIRLOS (MECNICA): PLANEACIN ORGANIZACIN INTEGRACIN EN LA QUE SE EJECUTA TODAS LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARAOPERATIVA LOGRAR LO ESTABLECIDO DURANTE EL PERIODO DE ESTRUCTURACIN (DINMICA) DIRECCIN CONTROL 5. Filosofa y valores Misin y visin PLANEACIN Objetivos, Estrategias y Polticas Programas y Presupuestos FASE Divisin del trabajo MECNICA ORGANIZACIN O CoordinacinESTRUCTURAL Seleccin Determinacin de requisitos INTEGRACIN Anlisis de proveedores Contratacin Toma de decisiones Motivacin DIRECCIN Comunicacin FASE Programas y Presupuestos DINMICAU OPERATIVA Estndares CONTROL Medicin, Correccin Retroalimentacin 6. PLANEACIN ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA PLANEACIN Permitir encaminar Filosofa Del objetivo Cuantitativas Determinacin de y aprovechar Valores Unidad Cualitativas escenarios futuros mejor los esfuerzos Visin Objetividad y Grafica y del rumbo y recursos Misin cuantificacin de Gantt adonde se dirige la Reduce los niveles Propsitos Del cambio de Anlisis empresa, y de los de incertidumbre Premisas estrategias FODA resultados que se Permite hacer Investigacin Flexibilidad CPM pretenden obtener frente a las Objetivos PERT para minimizar contingencias Estrategias riesgos y definir las Es un sistema Polticas estrategias para racional para la Programas Qu se va logar la misin de toma de hacer? la empresa con decisiones, una mayor evitando las probabilidad de corazonadas xito Es la base para el sistema de control 7. ORGANIZACIN ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA ORGANIZACIN Suministra los Divisin del trabajo Va jerrquica Organigramas Jerarquizacin Tramo de control ManualesConsiste en el diseo y mtodos para que se Departamentaliz Delegacin

Diagramas dedeterminacin de las puedan desempear flujo o de acin Simplificacinestructuras, procesos, las actividades Descripcin de Unidad de mando procedimientofunciones y eficientemente Carta de funciones Especializacin distribucinresponsabilidades, as Reduce costos e del trabajocomo el establecimiento incrementa la Coordinacin Anlisis dede mtodos, y la aplicacin productividad puestosde tcnicas tendientes a la Reduce o elimina lasimplificacin del trabajo duplicidad de funciones Cmo se va hacer? 8. INTEGRACIN ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA INTEGRACIN De la calidad de los Definicin de Cumplimiento Recursos Humanos Seleccin y insumos dependen los necesidades y de requisitos Exmenes psicomtricos obtencin de los resultados: implica una requerimientos Proveedor con La entrevista reduccin de costos. de los recursos, fiable recursos necesarios El anlisis Correcta seleccin de estndares de Adecuacin de puestos para ejecutar los recursos humanos calidad y Calidad planes Especificacin de las tiempos Comprende recursos caractersticas, Determinacin materiales, cantidades y calidad de de fuentes de Otros recursos Cuantitativas humanos, los recursos abastecimiento Eleccin de Cualitativas tecnolgicos y proveedores financieros Seleccin de recursos de acuerdo a Cmo qu estndares recursos? 9. DIRECCIN ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA DIRECCIN Ejecucin de Toma de Aprovechamiento del CuantitativasEs la ejecucin de todas actividades decisiones conflicto Modeloslas etapas del proceso Toma de decisiones Motivacin Resolucin del matemticos Comportamiento, Supervisin conflicto Programacinadministrativo actitudes y conductas Comunicacin Del objetivo de la linealmediante la conduccin Estadstica adecuadas Liderazgo supervisin directay orientacin del factor Influir, guiar o dirigir a De la va jerrquica Caminohumano, y el ejercicio grupos de trabajo criticodel liderazgo hacia el Cualitativaslogro de la misin y Tormenta devisin de la empresa ideas Delphi Ver que se haga 10. CONTROL ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA CONTROL Sirve para comprobar Establecimiento De la funcin Sistemas de la efectividad de la informacinEstablecimiento de los de estndares controlada gestin Medicin De las Graficas yestndares para evaluar diagramas Promueve el Correccin desviacioneslos resultados obtenidos, Estudio de aseguramiento de la Autocontrolcon el objeto de calidad Excepcin mtodos Indicadorescomparar, corregir Protege los activos de Controldesviaciones, prevenirlas la empresa internoy mejorarlas Establece las medidas Mtodos para prevenir errores, cuantitativoscontinuamente reducir costos y tiempo Cmo se ha hecho? 11. PROCESO ADMINISTRATIVO I. CHIAVENATO en su libro Fundamentos de Administracin, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera:Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemtico; seentiende de la siguiente manera: 12. PROCESO ADMINISTRATIVO El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuacin:Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no soloconforman una secuencia cclica, pues se

encuentran relacionadas en unainteraccin dinmica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cclico,dinmico e interactivo, como se muestra en el siguiente grfico: 13. PROCESO ADMINISTRATIVOLas funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman elproceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementosPlanificacin, Organizacin, Direccin y Control, son solo funcionesadministrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar,Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interaccin paraalcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo. Fuente: Introduccin a la Teora General de la Administracin. Autor: I. Chiavenato. 14. PLANEACINProceso por el cual el administrador mira elfututo y descubre cursos alternos de accinEs decidir de antemano qu hacer, comohacer, cuando hacer y quien deber levarlo acaboEs la determinacin de escenarios futuros ydel rumbo hacia donde se dirige la empresa, yde los resultados que se pretenden obtenerpara minimizar riesgos y definir las estrategiaspara lograr el propsito de la empresa con unamayor probabilidad de xito 15. CARACTERSTICAS DE LA PLANEACIN Es la primera funcin o actividad que desarrolla el administrador, gerente, o propietario de una empresa Se planea buscado eficacia en el logro de los objetivos de la empresa No es sinnimo de evitar riesgos. El riesgo siempre est presente en las decisiones administrativas porque estas estn relacionadas con un futuro sobre el cual nadie posee control absoluto. La planeacin pretende concientizar al individuo de la clase de riesgo que esta dispuesta a correr. En otros trminos, planear es decidir aquel nivel de riesgo con el cual se puede o pretende comprometer la empresa Como herramienta administrativa, la planeacin busca optimizar el empleo de los recursos organizacionales 16. ETAPAS DE LA PLANIFICACIN 17. ETAPAS DE LA PLANEACIN Los objetivos sealan los estados1. FIJAR OBJETIVOS finales en cuya bsqueda se orienta la accin futura No siempre es factible exponer los objetivos en forma tan exacta. La norma es: si es posible, hgalo; en caso contrario, trate de formularlos en la forma mas explicita posible. Las premisas (oportunidades) y las restricciones ( limitaciones) de la planeacin PREMISA es un supuesto que proporcionan un marco de referencia dentro del cual se espera que ocurran los hechos 18. Pronsticos relativos al nivel de ingreso, costo de vida, ndices esperados dePREMISAS ECONMICAS inflacin y ahorro, producto nacional bruto Tendencia respecto a expectativas de empleo, participacin de la mujer en la PREMISAS SOCIALES actividad econmica, seguridad social, evolucin en las tasas de poblacin rural y urbana PREMISAS POLTICAS Y Ambiente poltico, tipo de gobierno, GUBERNAMENTALES nuevas legislaciones y decretos Crecimiento de la poblacin,PREMISAS DEMOGRFICAS distribucin por sexos y composicin por edades Pronsticos relativos a cambios ePREMISAS TECNOLGICAS innovaciones tecnolgicas esperadas 19. A las limitaciones se les conoce con el nombre de restricciones deplaneacin, las cuales se define como: factores que limitan la actuacin delplanificadorLa disponibilidad de recursosLa actitud y los valores personales de los dueos de la empresaLas legislaciones y reglamentos vigentes: si el nuevo producto es incluidoen la lista de contaminadores ambientalesLas normas, las costumbres y los valores de la sociedad: el

control sociallimita las posibles acciones empresarialesEl reconocimiento y anlisis de las oportunidades (premisas) y limitaciones(restricciones) brindadas por el entorno en el cual se desempean laempres, se convierten en el punto inicial de referencia cuando de definirlos objetivos se trata 20. ETAPAS DE LA PLANEACIN Para el xito de la empresa no basta con sealar los objetivos. Es 2. DESARROLLAR indispensable disear la forma deESTRATEGIAS Y PROGRAMAS cmo se van a alcanzar, lo cual se facilita si usted se preocupa por plasmar las estrategias y programas gua.