CUENTAS POR COBRAR

El negocio adquiere una cuenta por cobrar cuando vende a clientes mercancías
o servicios, a crédito. El término por cobrar significa la promesa del cliente de
pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por
mercancías o servicios. Por lo general, en los negocios esta promesa se
expresa con el importe de efectivo que se cobrará dentro de los próximos 30
días.

Para registrar la venta de una mercancía o servicio a crédito, se hace un cargo

a cuentas por cobrar y se acredita a la cuenta de ventas o servicios. Cuando se
hace una venta a crédito, lo usual es extender al cliente una factura o
comprobante de venta. Con una copia de la factura o comprobante de venta, se
anota la operación en los registros contables.

Existen varios tipos de partidas por cobrar, pero las dos más conocidas son los
efectos por cobrar y las cuentas por cobrar.

Definición: están compuestas por los derechos que tiene una entidad por las
operaciones que realiza por diferentes conceptos, como venta de bienes o la
prestación de servicios, sobre lo que se tiene derecho de cobro. Serán
documentos con fecha de vencimiento a corto plazo, los cuales se ordenan en
función a las necesidades de cada empresa: Monto, antigüedad, rubro.

Clasificación:

Comerciales : Provenientes de ventas a crédito por operaciones normales de

la empresa. La cuenta representa el saldo que se tiene por cobrar a los clientes
por concepto de ventas a crédito sin emisión de efectos
Saldo Normal =Deudor.

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 Se Carga por:
 El valor de la facturación a crédito a los clientes por concepto de ventas
de productos, de bienes o servicios objeto principal del negocio
 El valor de las notas de débito enviadas a los clientes originadas por
algún concepto derivados de las ventas
 El ajuste de diferencias en cambio generadas por facturas denominadas
en moneda extranjera.
 La recuperación de cuentas por cobrar consideradas previamente como
incobrables.
 El ajuste de diferencias en cambio generadas por facturas denominadas
en moneda extranjera.

Se Acredita por:
 Las cobranzas realizadas a los clientes por las facturas emitidas.
 El importe de notas de crédito emitidas a los clientes aplicadas a
facturas específicas.
 El valor de las cuentas que se consideran como totalmente incobrables,
luego de haber agotado los trámites para su cobro.
 El ajuste de diferencias en cambio generadas por facturas denominadas
en moneda extranjera.

Intercompañias : Las cuentas por cobrar a compañías relacionadas o

afiliadas, muestran o reflejan operaciones que realiza una empresa con otras
entidades con las cuales mantienen algún tipo de vinculo como por ejemplo,
una participación accionaria o un control común.

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 Están compuestas al menos, por los siguientes conceptos:
 Ventas de Bienes o Prestación de Servicios.
 Prestamos otorgados a empresas relacionadas.
 Transferencias de saldos de diferentes cuentas a través de las cuentas
intercompañías.

Saldo Normal=Deudor (Si el Saldo es Acreedor, se presenta en el pasivo)

Se Carga por: Prestamos, ventas, transferencias de efectivo o cualquier

concepto similar realizado con empresas relacionadas.
Se Acredita por: Cobros, recepción de efectivo o compensación de las
cuentas por cobrar con empresas relacionadas.

 Empleados : Representado los prestamos o anticipos aplicados a

empleados
 Otros : Impuestos generados (IVA) / Reclamos por Cobrar al Seguro.
Anticipos a Proveedores.

Reglas de presentación

Las cuentas por cobrar se presentaran de acuerdo a la capacidad de

convertirse en efectivo, es decir sus niveles de exigibilidad , de acuerdo a
su origen o elemento generador, es decir corresponde a operaciones del
negocio o no, al tipo monetario (nacional o extranjero) , de acuerdo a las
peculiaridades de las cuentas (compañías tenedoras, subsidiarias,
afiliadas y asociadas) , su nivel de importancia .

 Disponibilidad : 30, 60, 90, 120 dias

 Origen : Cargo a clientes / deudas / Acciones
 Tipo : Moneda Nacional o Extranjera

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 Nota : En el caso de que existan cuentas por cobrar y por pagar a cargo de una
misma entidad éstas deberá, compensarse.

Cobro dudoso : Al realizar el asiento de creación de la Estimación para

cuentas de cobro dudoso se le carga a una cuenta nominal , de naturaleza
deudora, que representa para la empresa un egreso, denominada cuenta de
cobro dudoso o pérdida no realizada por cuentas de cobro dudoso

Se le denomina pérdida no realizada, porque existe la esperanza de recuperar

en el futuro esos saldos pendientes de cobro. Se considera una pérdida
realizada en el momento de evidenciar con certeza la irrecuperabilidad de la
cuenta, cancelándose en consecuencia, como una cuenta incobrable.

La Estimación para Cuentas de cobro Dudoso

Concepto y necesidad : Cuando una empresa realiza ventas a crédito,
corre el riesgo de no recuperar total o parcialmente el monto de la venta
realizada. De allí que sea necesario estimar anualmente, y con base en la
experiencia poseída, la proporción de las ventas a crédito hechas durante el
año, o el saldo de las cuentas por cobrar, que se consideran de difícil
recuperación en el futuro.

Así pues, una vez establecidas las bases de cálculo (proporción de las ventas a
crédito, ventas totales, porcentaje de las cuentas por cobrar o análisis de
antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar), es preciso crear una cuenta
que refleje esa porción del saldo de las cuentas por cobrar comerciales
consideradas de cobro dudoso. Esta cuenta recibe el nombre de Estimación
para cuentas de cobro dudoso. Es una cuenta real, de naturaleza acreedora,
que suministra información acerca del menor valor que deben reflejar las
cuentas por cobrar comerciales. Por ello, al momento de elaborar los estados
financieros debe presentarse, tanto el monto bruto de las cuentas por cobrar
comerciales, como el saldo de esa Estimación para cuentas de cobro dudoso,
lo cual permite al usuario de la información tomar decisiones pertinentes.
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 La valuación de los efectos y cuentas por cobrar, establecen en principio que el
monto a ser presentado como efectos y cuentas por cobrar debe ser el valor
nominal de los documentos aceptados por los clientes como créditos
otorgados. Esto puede verse modificado, si se considera que algunos clientes
incluidos en la cartera de los clientes como créditos otorgados, no cancelaran
sus deudas con la empresa y por esta razón, debe efectuarse un estudio y
cálculo del monto que se estima no se vaya a cobrar a los clientes.

En el caso de las cuentas por cobrar comerciales, la valuación del saldo por
cobrar, se realizará con la cuenta de Estimación para incobrables y la
presentación de esta última cuenta, será restando al saldo de lo que se tenga
por cobrar para reflejar el neto que se considera convertible o realizable en
efectivo.

El saldo de la cuenta debe reflejar el valor estimado como incobrable de la

cartera de clientes.
Saldo Normal=Acreedor

Se Carga por:
 Los ajustes derivados de análisis de incobrabilidad y que
disminuyen el saldo estimado como incobrable.
 El valor de las cuentas que se consideran como totalmente
incobrables, luego de haber agotado los trámites para su cobro.

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 Se Acredita por:
 El valor que razonablemente se estima como incobrable de la
cartera de clientes.
 Los ajustes que se deriven de análisis hechos a la cartera de
clientes que generen un aumento del saldo estimado como
incobrable.
 El monto de cuentas previamente dadas como incobrables cuando
su monto no sea significativo.

Métodos para Estimación, presentación y procedimientos contables

relacionados con las cuentas por cobrar y cancelación de cuentas
incobrables.

Base para Estimar la Estimación, su inclusión en los Estados Financieros.

 Porcentaje sobre las Ventas: Totales o a Crédito.

 Análisis de las Cuentas por Antigüedad de Saldos.
 Porcentaje sobre Saldos de las Cuentas por Cobrar.

1.- Porcentaje sobre las ventas: totales o a crédito.

En este caso, se trata de estimar el gasto por cuentas incobrables en base a un

porcentaje generalmente de las ventas a crédito, también se puede estimar en
base al total de las ventas, siempre que la incidencia de las ventas de contado
sobre el total no sea importante.

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 Ejemplo: Para el 31-12-98 las Cuentas por Cobrar son de Bs.- 2.000.000,00 y
el total de ventas son de Bs.- 2.500.000,00; se estima suficiente para cubrir el
total de las cuentas por cobrar que posiblemente se conviertan en incobrables,
un 2% de las ventas totales.

Año 1.998: Bs.- 2.500.000,00 * 2% = 50.000,00

Luego procedemos a hacer el asiento de ajuste:

Xx / xx / xx --------------------------------------1---------------------------------------
Cuentas cobro dudoso 50.000,00
Estimación en Cuentas cobro dudoso 50.000,00

En el Balance General a la fecha de cierre (31-12-98) aparecerá:

Cuentas por Cobrar 2.000.000,00

Menos: Estimación en Cuentas cobro dudoso 50.000,00 1.950.000,00

Asumamos que durante el año 1.999 se consideraron Bs.- 35.000,00 como

facturas realmente incobrables, y que hay que proceder a cancelar de los
libros:
Xx/xx/xx ------------------------------------------1------------------------------------------------
Estimación en Cuentas cobro dudoso 35.000,00
Cuentas por Cobrar 35.000,00

Como vemos la Estimación absorbe las pérdidas y se cancela la cuenta por

cobrar respectiva.

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 Lleguemos al caso que estamos al 31-12-99 cuando existen Bs.- 2.300.000,00
de Cuentas por Cobrar y Ventas por Bs.- 3.200.000,0; y se estima suficiente
una Estimación del 1% sobre el total de las Ventas.

Año 1.999 Bs.- 3.200.000,00 * 1% = 32.000,00

Xx / xx / xx ---------------------------------------1------------------------------------
Cuentas cobro dudoso 32.000,00
Estimación en Cuentas cobro dudoso 32.000,00

2.-Análisis de las Cuentas por Cobrar en Base a la Antigüedad de Saldos:

Este método para estimar la Estimación en Cuentas cobro dudoso, se basa en

hacer un análisis y estudio de todas las Cuentas por Cobrar de acuerdo a la
fecha de vencimiento de las diversas facturas; el porcentaje a aplicar será
mayor en la medida en que la factura tenga mayor tiempo de vencida, por
cuanto hay mayor probabilidad de que sean incobrables, es decir, no
recuperables.

Ejemplo: Para el 31-12-98 existen Bs.- 1.300.000,00 de Cuentas por Cobrar,

las cuales fueron agrupadas de acuerdo al vencimiento y en base a ello se
estimó la Estimación correspondiente; veamos el siguiente cuadro:

Antigüedad de la Monto en Porcentaje Estimación en

Factura Bolívares Estimado Base
A Perderse A la Estimación
No Vencidas: 700.000,00 ½% 3.500,00
Vencidas:

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 Menor de 30 días 300.000,00 1% 3.000,00
De 1 a 2 meses 100.000,00 3% 3.000,00
De 2 a 3 meses 70.000,00 8% 5.600,00
De 3 a 4 meses 80.000,00 12% 9.600,00
Más de 4 meses 50.000,00 15% 7.500,00
Total 1.300.000,00 32.200,00

Cuentas cobro dudoso 32.200,00

Estimación en Cuentas cobro dudoso 32.200,00

(Siempre y cuando la empresa tenga una Estimación en Bs.- 0,00)

Durante el año 1.999 se perdieron realmente facturas por Bs.- 4.000,00, luego
mediante el asiento respectivo se procede a cancelar la factura:

XX / XX / XX ------------------------------------1--------------------------------------
Estimación en Cuentas cobro dudoso 4.000,00
Cuentas por Cobrar 4.000,00

Este método exige realizar una comparación entre el saldo de la Estimación a

la fecha del ajuste y el monto que efectivamente debería tener en el Balance
General para cubrir las posibles perdidas por concepto de incobrabilidad.

Ejemplo: si el saldo de la Estimación en Cuentas cobro dudoso como lo

determinamos de acuerdo al procedimiento de la antigüedad de saldo de las
cuentas por cobrar es de Bs.- 32.200,00 y el saldo de la Estimación antes de
esta determinación es de Bs.- 30.000,00, entonces el ajuste es por la
diferencia:

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 Ajuste a la Estimación = 32.200,00 – 30.000,00 = 2.200,00

XX / XX / XX ------------------------------------1--------------------------------------
Cuentas cobro dudoso 2.200,00
Estimación en Cuentas cobro dudoso 2.200,00

De esta manera se lleva al saldo a su saldo correcto.

Si por el contrario la Estimación refleja un saldo de Bs.- 35.000,00, menor al

saldo que debería existir el análisis y asiento sería el siguiente:

Ajuste a la Estimación = 32.200,00 – 35.000,00 = (2.800,00)

XX / XX / XX ------------------------------------1--------------------------------------
Estimación en Cuentas cobro dudoso 2.800,00
Cuentas cobro dudoso 2.800,00

3.- Porcentaje sobre el Saldo de las Cuentas por Cobrar:

Utilizando esta base tenemos dos formas de estimar la Estimación: en un caso

será en base al saldo de las cuentas por cobrar para la fecha de cierre, es
decir, igual procedimiento que el caso de las ventas, pero tomando como base
las cuentas por cobrar.

En otro caso se procede a calcularlo en base al porcentaje de pérdidas reales

ocurridas en el año; Este procedimiento tiene lógica en el sentido de que si en
un año se pierden el 5% de las cuentas por cobrar, es acertado pensar que las
pérdidas para el año siguiente estén en un porcentaje muy cercano al 5%, lo

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 que nos permitiría hacer una estimación bastante adecuada y no correr en
riesgos de sub-estimación o sobre-estimación de montos considerables.

Veamos un ejemplo que ilustre el procedimiento es esta última base de

estimación:

El 31-12-98 hay Bs.- 1.000.000,00 en cuentas por cobrar y se estima una

Estimación de Bs.- 70.000,00

XX / XX / XX ------------------------------------1--------------------------------------
Cuentas cobro dudoso 70.000,00
Estimación en Cuentas cobro dudoso 70.000,00

Asumamos que durante el año 1.999 se perdieron realmente facturas por Bs.-
30.000,00.

XX / XX / XX ------------------------------------1--------------------------------------
Estimación en Cuentas cobro dudoso 30.000,00
Cuentas por Cobrar 30.000,00

Para el 31-12-99 existen cuentas por cobrar por un monto de Bs.- 1.500.000,00
y se estima crear una Estimación en base al % de pérdidas reales del año.
En primer lugar procedemos a determinar las perdidas reales que son Bs.-
30.000,00, y como suponemos que esas facturas son del saldo que existía para
el 31-12-98, Bs.- 1.000.000,00, entonces calculamos lo que representa en
términos de porcentaje.

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 Bs.- 1.000.000,00 __________ 100% de C.C.
Bs.- 30.000,00 __________ X

X = 100 * 30.000,00 = 3%
1.000.000,00

Luego, si las pérdidas reales del año fueron 3% de las cuentas por cobrar en
función de un saldo de Bs.- 1.000.000,0, es bastante lógico que de las cuentas
por cobrar se pierdan un porcentaje bastante parecido, luego procedemos a
aplicárselo a las cuentas por cobrar:

Cuentas por cobrar (31-12-99): 1.500.000,00 * 3%= 45.000,00

Pero para hacer el asiento de ajuste tenemos que determinar y tomar en

cuenta el saldo de la Estimación:

Estimación: 70.000,00 – 30.0000,00 = 40.000,00

Como ya tenemos un saldo de Bs.- 40.000,00 y estimamos una Estimación de

Bs.- 45.000,00, en este caso nos falta por agregar a la Estimación Bs.-
5.000,00.

XX / XX / XX ------------------------------------1--------------------------------------
Cuentas cobro dudoso 5.000,00
Estimación en Cuentas cobro dudoso 5.000,00

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 Recuperación de cuentas que fuerón canceladas por incobrables.

Puede suceder que algunas de esas facturas que se han considerado

realmente pérdidas, y que como consecuencia se han cargado a la Estimación
y abonado a las Cuentas por Cobrar se recuperen, es decir, que algunos de
estos clientes para obtener algún nuevo crédito, o para tener referencias para
efectuar algunas operaciones, procedan a cancelar las facturas respectivas; en
este caso nos encontramos ante una Recuperación, por cuanto ya las
habíamos considerado realmente pérdidas.

Por ejemplo: El 30-04-99 se decidió cancelar una factura de Angel González

por Bs.- 20.000,00 por incobrable, en este caso hacemos el asiento siguiente:

XX / XX / XX ------------------------------------1--------------------------------------
Estimación en Cuentas cobro dudoso 20.000,00
Cuentas por Cobrar 20.000,00

Posteriormente el 30-06-99, Angel González cancela la Factura de Bs.-

20.000,00 en efectivo.

Como cuando consideramos perdida la factura, la cargamos a la Estimación,

ahora en la recuperación procedemos a abonarla para anular el cargo.

XX / XX / XX ------------------------------------1--------------------------------------
Caja 20.000,00
Estimación en Cuentas cobro dudoso 20.000,00

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 También puede suceder que Angel González nos cancele esa factura
considerada incobrable en el año 1.999, sino en otros años distintos, por
ejemplo la cancela el 30-07-2000, en este caso no se le puede abonar a la
Estimación sino a una cuenta que exprese que se trata de corregir algo que el
año anterior se llevó a Gasto, es decir que refleje que es un ingreso de años
anteriores.

XX / XX / XX ------------------------------------1--------------------------------------
Caja 20.000,00
Ajustes de ejercicios Anteriores 20.000,00

Cuando se recupera en el mismo año, en que se han considerado incobrables

las Cuentas por Cobrar, se procede a abonarle a la Estimación, y cuando la
recuperación se suceda en años posteriores se le abona a Ajustes de
Ejercicios Anteriores.

Como hemos visto, en algunas ocasiones se ha utilizado la Cuenta “Ajustes de

Ejercicios anteriores”, la cual sirve para corregir algún gasto o ingreso que no
afecta al Ejercicio Vigente, sino a períodos anteriores; esta cuenta puede tener
saldo deudor o acreedor, y mediante los asientos de cierre se le debe aumentar
o disminuir al Capital de acuerdo al caso; lo importante es que no se debe
incluir en el estado de ganancias y perdidas, por cuento no es generada por
ingresos o gastos del ejercicio.

TRATAMIENTO FISCAL.

De acuerdo al art. 27 de la Ley de Impuesto sobre la Renta en su ordinal nº 8

tenemos:

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 Art. 27.- Para obtener el enriquecimiento neto se harán de la renta bruta
las deducciones que se expresan a continuación, las cuales, salvo disposición
en contrario, deberán corresponder a egresos causados no imputables al costo,
normales y necesarios, hechos en el país con el objeto de producir el
enriquecimiento:

Ordinal nº 8. : Las pérdidas por deudas incobrables cuando reúnen las

condiciones siguientes:
a.- Que las deudas provengan de operaciones propias del negocio.
b.- Que su monto se haya tomado en cuenta para computar la renta bruta
declarada, salvo en los casos de pérdidas de capitales dados en préstamo por
instituciones de crédito, o de pérdidas provenientes de préstamos concedidos
por las empresas a sus trabajadores.
c.- Que se hayan descargado en el año gravable, en razón de insolvencia
del deudor y de sus fiadores o porque su monto no justifique los gastos de
cobranzas.

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