0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos Contevdo 1. Introdugao a industria de eventos 11. Detfinigao de evento -.n. 1.2. Eventos com fins Lucrativos e sem fins Lucrativos. 13. Definigdo de Organizador de eventos. 3 2. Tipos de eventos: Introdugao aos diferentes tipos de eventos 5 2.1. Conferéncias, Reunides e Acdo de Formaga 5 21.1, De carater académico..... 2.1.2, De carater comercial .. 213. De cardter governamental, 22. Exposigoes/Feiras 22.1, Exposigées piblicas 2.2.2. Exposigées de carater comercial. 2.3. Eventos de incentivo, incluindo as diversas formas que podem assumir... 2.4. Outros eventos.. 24.1, Espetéculos tematicos, festivais e concertos... 24.2. — Espotdculos de fogo de artificio .. 24.3, — Eventos desportivos. 10 2.4.4, Eventos privados. u 3.1. Organizadores internos u 3.411. — FungGes e responsabilidades dos organizadores internos..... 3.1.2. As relagdes entre os organizadores internos e outras pessoas envolvidas num evento 12 12 12 2 3.2, Organizadores externos ... 3.2.1, Agéncias.. Organizadores Independentes Servigos Especializados 13 Perfil de um organizador de eventos 1B Flexibilidade. 1B 3.3.3, Comunicacao wd old Disposicao... Lideranca 4, Bibliografia ..0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos 1, Introdu¢ao a industria de eventos 1.1. Definiggo de evento © Evento como qualquer acontecimento, constitui-se num tipo de reuniao com objetivo especifico, seja qual for a finalidade a que se propée: institucional, comunitério ou promocional. Tem como principal finalidade atrair a atencao do piblico, como, também, da imprensa através da divulgacdo. evento em geral para ter pleno sucesso precisa, antes da sua realizagdo, de passar por um planeamento de Relaces Publicas de forma detalhada e organizada, abrangendo todas as etapas da sua programacdo, desde a sua idealizacao até a sua conclusio. O evento tem por objetivo procurar fortalecer a imagem através de um ato. O evento é, portanto, toda a atividade onde uma determinada organizagao interage com os piblicos diversos ou publicos especificos, com o objetivo de divulgar, capacitar, educar, promover ou integrar. Este acontecimento pode ser social, artistico ou desportivo, Por exemplo: “Para 0 evento desta noite vamos assistir a0 duelo entre as duas melhores equipas do campeonato”, “No préximo més, vai haver trés eventos na minha universidade”, “O concerto dos Rolling Stones é 0 evento mais importante este ano”, “Jando 4 mais bilhetes para o evento de 6 feira. Esgotaram todos num instante”. Uma eventualidade ¢ algo que nao estava nos planos; um evento, como aqueles que foram mencionados anteriormente, em contrapartida, é algo que est programado com antecedéncia. Por outro lado, este termo também pode ser usado como sinénimo de sucesso ou de éxito: “Aquele encontro foi o evento da vida dela”, “O Elvis Presley foi um grande evento no universo da misica, naquela época. Ainda hoje, continua a ter imensos fas”0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos 1.2. Eventos com fins Lucrativos e sem fins Lucrativos Existem imimeros motivos para a realizacao de eventos. Poderao ter como objetivo a obtengao de lucros ou nao ter qualquer fim lucrativo, ou seja, poderdo ser totalmente financiados pelos organizadores ou destinar-se a suportar apenas os custos de producio. So ripiesmiestahgerd Conferéncias (sujeitas ao pagamento Eventos de beneficéncia e de de honorérios) angariacao de fundos Concertos Conferéncias e seminarios de divulgacao de ideias Acées de formacao externas ‘Acées de formacio internas Feiras Reunides (para transmissao de informagées) 1.3. Definigéo de Organizador de eventos Basicamente, o organizador é aquele profissional responsdvel por planear, sistematizar e produzir eventos (conferéncias, palestras, feiras e jantares corporativos, etc.). As atividades envolvidas na profisso englobam desde a criagao e o desenvolvimento do conceito do evento, passando pela providéncia de toda a documentagao necesséria, pela pesquisa de orgamentos e pelo contato com fornecedores, clientes e equipa de trabalho, promogao, marketing e acompanhamento do desenrolar do evento. E claro que, para dar conta de todo este trabalho, o organizador de eventos normalmente tem o auxilio de uma equipa, que o ajuda nas tarefas necessérias para que o plano se transforme em acao exatamente como imaginado. E ¢ justamente por gerir uma equipe de trabalho que esse profissional também funciona como um elo de ligagao entre a equipa e a diregdo da empresa. Um organizador de eventos deve ter o perfil de um profissional proativo e de extrema organizacio, além de conhecer profundamente a sua atividade. A dedicacao e a pesquisa, além de algumas regras de etiqueta, irdo ajudar nao somente no contato com o cliente, mas também para deixé-lo preparado para possiveis situagGes que aparecerdo. Nem todos os eventos sao sofisticados e cheios de protocolo, pois cada cliente e ocasido tém o seu préprio estilo, por isso 0 profissional deverd saber identificar o perfil do seu cliente e dos convidados para que, dessa forma, todos fiquem satisfeitos com o trabalho realizado. Quanto mais conhecimentos o profissional possuir, mais facil ser o seu campo de atuacdo, desde a escolha do local mais adequado até aos servicos que sero contratados. Por isso, a constante0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos pesquisa é de fundamental importéncia nesta atividade, e, quanto mais conhecer o puiblico-alvo, os seus gostos, as suas preferéncias e particularidades, mais adequado sera o servico oferecido. A postura profissional do organizador de eventos & que serd a chave para o bom desempenho do servigo oferecido e, consequentemente, para a satisfacéo do cliente. Deve-se ter sempre claro que 0 sonho a ser realizado é do cliente e nao o seu, procurando fazer com que todos os envolvidos se empenhem ao maximo para o sucesso do evento, independentemente de orgamentos ou valores que serdo recebidos pelo que foi contratado. Ser correto com as indicagdes dos outros fornecedores é essencial, e, acima de tudo, ser honesto consigo mesmo ao oferecer os seus préprios servigos para o cliente que, nesse momento, estaré a depositar nas suas maos a realizagio de um ideal, de um sonho.0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos 2. Tipos de eventos: Introdu¢do aos diferentes tipos de eventos Para cada “tipo” de evento existe um formato, estrutura e especificagao que corresponda a tipologia. Muitos “tipos” so semelhantes no seu formato e constituigao, o que faz. com que pertengam a um mesmo grupo, como eventos sociais, religiosos, profissionais etc 2.1. Conferéncias, Reunides e Agdo de Formagao Congresso Dentro dos eventos, um congresso é 0 que tem como objetivo analisar temas especificos, debater e extrair conclusdes. O congresso ¢ um evento formal, periddico, de alta complexidade, que deve ter regulamento e regimento préprios e que possui um tema principal. Em geral, é promovido por entidades associativas, com a presenca de profissionais e especialistas com interesse em uma mesma Area. © congresso deve ter um tema principal e debater os varios assuntos que possam estar a ele relacionados. E dividido em varias atividades, tais como mesas-redondas, conferéncias, simpésios, palestras, comissdes, painéis, cursos, entre outras. Podem. ser regionais, nacionais e internacionais. Semi O seminério tem como objetivo conhecer todos os aspetos e varidveis sobre determinado assunto, mas ndo implicando tomada de decisao. E uma reuniao de um grupo de estudos que centraliza debates de assuntos expostos por dois ou mais expositores. Este tipo de evento pode utilizar varios tipos de apresentacao: palestra, conferéncia, debate, mesa-redonda, painel, workshop. A diferenga entre o seminério e a palestra é a abrangéncia do tema. Na palestra, 0 assunto discutido ¢ visto somente por um angulo e por um expositor. Trata-se de uma exposicao oral para participantes que possuam algum conhecimento prévio do assunto a ser debatido. A sessio divide-se em trés partes: fase de exposicao, fase de discussao, fase de conclusao.0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos Forum Tipo de reuniao menos técnica cujo objetivo é debater livremente uma ideia, para obter um grande nimero de opinides sobre varios aspetos de um determinado assunto, Esta forma académica esta a tomnar-se bastante comum, principalmente pela necessidade crescente de sensibilizar a opiniao piiblica para certos problemas sociais. Possui um formato adotado para debates de problemas sociais que envolvam varios segmentos da sociedade civil organizada, Em geral, o puiblico-alvo é formado por pessoas diretamente envolvidas com 0 tema a ser debatido. A posicao de cada grupo participante é apresentada por um representante. E essencial a participagao ativa da plateia que, em geral, é sensibilizada e motivada para a discussio. Conferén FE. um dos tipos de eventos que tem como objetivo informar e debater um tema especifico. Trata-se de uma apresentacao por meio de um especialista na area a ser abordada, sendo esse um tema cientifico ou técnico de interesse geral. © conferencista expde um tema previamente escolhido por um tempo determinado, e em seguida responde as perguntas formuladas por escrito pelo auditério e dirigidas 4 mesa. E comum a figura do moderador. A conferéncia visa a um piiblico especifico que demonstra familiaridade com o assunto abordado, podendo esse publico ser de tamanho médio a grande. jornada Um semindrio com mais de um dia de duragao denomina-se Jornada. Séo encontros de grupos profissionais, de ambito regional, para discutir periodicamente, assuntos de interesse do grupo. As conclusdes podem definir linhas norteadoras para os trabalhos em grupo. A duragao perdura por varios dias, dependendo da complexidade e tamanho do evento.0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos Coléquio Este tipo evento promove um espaco de conversaco entre varias pessoas para se debater um determinado assunto, sobre algum tema especffico, selecionado ¢ delimitado, Normalmente ocorrem apresentagées de trabalhos cientificos para expor um determinado conhecimento especifico relacionado ao tema principal. No coldquio o tema deve ser bem estruturado pois 0 seu principal objetivo é a exposicéo ou debate. Os coléquios podem ser apresentados de diversas maneiras: em forma de exposicao, onde uma pessoa enfrenta o piiblico; ou entéo na forma de mesa, onde todos debatem ao mesmo tempo. 2.1.1. De cardter académi As conferéncias, congressos e reunides de cardcter académico, como é o caso dos eventos cientificos € médicos, so realizadas para partilhar informagées ou para divulgar os avangos nas areas em questdo, Por vezes so organizadas por funcionarios das préprias associacées profissionais, mas também podem ser contratadas agéncias de organizacdo de eventos para as realizar. Estes eventos sio realizados em beneticio dos membros, para transmitir conhecimentos educativos sobre a érea em questdo e, normalmente, ndo tém fins lucrativos. 2.1.2. De cardter comercial As conferéncias com fins comerciais podem ser organizadas por associagGes comerciais ou por uma ‘inica empresa e, dependendo do objetivo, podem ter ou nao fins lucrativos. Os eventos de cardcter comercial podem ser organizados quer por funcionarios internos, quer externos, dependendo do niimero de eventos a organizar e de se justificar que a empresa disponha de um funcionério ou de um departamento especificos para desempenhar essa funcao. 2.1.3, De cardter governamental As conferéncias e reunides de carter governamental sdo eventos sem fins lucrativos. O seu objetivo consiste em divulgar informagées, partilhar experiéncias e formular politicas. As conferéncias partidérias, as reunides da NATO e as reuniées ministeriais da UE constituem exemplos deste tipo0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos de conferéncias. Estes eventos podem ser organizados por funcionérios internos especificos ou por agéncias externas. 2.2. Exposi¢Ges/Feiras As feiras e exposicdes sio eventos de grande magnitude e de amplo alcance, que, mesmo nao sendo o seu principal objetivo, potencializam o turismo no local ond realizam. Tanto as feiras como as exposigies funcionam como vitrine de uma tematica © especial de diferentes empresas que, durante um periodo limitado de tempo e num espaco determinado e organizado para tal fim, 0s visitantes percorrem corredores (ou ruas) e conhecem os produtos ou servicos expostos. As empresas patrocinadoras que participam com um stand, utilizam as feiras e exposices como uma ferramenta de marketing para potencializar os seus negécios. Para além disso, conhecem melhor os seus consumidores, aumentam o alcance da divulgacao das suas marcas e, naturalmente, conseguem novas vendas. Normalmente, estes eventos contam com um ptiblico mais especializado e 0 objetivo & gerar possibilidades de negécios. Dependendo do setor econémico para o qual a feira ¢ dirigida, os primeiros dias so reservados para o piblico especializado e os demais (geralmente sabado e domingo) sao abertos para o ptiblico em geral. A tendéncia é que sejam inclufdas conferéncias especializadas em paralelo as feiras e exposigées, ainda que a exposigio seja vista atividade principal. Por isso, ¢ importante encontrar um local onde exista espaco suficiente para a montagem dos stands ou mesas dos expositores, corredores para facilitar a circulagdo dos visitantes e salas para a realizagio de conferéncias. Como a convocatéria para as feiras geralmente é massiva, sera prudente realizar uma campanha de imprensa nos meios de comunicacao somada 3 campanha de publicidade (impressa e online) para conseguir a convocatéria desejada.0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos 2.2.1. Exposigdes publicas As exposicdes de carter ptiblico baseiam-se em interesses comuns ou tém uma fungéo de entretenimento. Os eventos baseados em interesses comuns sao realizados em prol de pessoas com um interesse especifico no tema em questo, como é 0 caso das exposigdes de arte visitadas por entusiastas dessa drea. Os eventos cuja fungao é o entretenimento destinam-se frequentemente ao mercado do lazer. As exposigdes de cardcter puiblico podem ser organizadas por funcionarios internos ou externos. 2.2.2. Exposigdes de cardter comercial As exposicdes de carter comercial, como é 0 caso da EIBTM (European Incentive, Business Travel & Meetings Exhibition), proporcionam oportunidades de promogao de bens ou servigos de um determinado setor industrial. Podem incluir langamentos, demonstragées e oportunidades de venda de produtos, bem como proporcionar informagées e aconselhamento aos participantes. E provavel que este tipo de eventos seja organizado por funcionérios internos. 2.3, Eventos de incentivo, incluindo as diversas formas que podem assumir Existe uma grande variedade de eventos de incentivo, que podem incluir viagens para destinos longinquos ou ser realizados a nivel local. E frequente servirem como forma de recompensar os funciondrios por desempenhos excecionais, em particular na drea das vendas, e podem incluir a realizagao de atividades como passeios em viaturas todo-o-terreno e eventos desportivos. Na maior parte dos casos os eventos de incentivo sao organizados externamente, por agéncias especializadas, dado que normalmente as empresas ndo dispdem de um funciondrio interno especializado para desempenhar essa fungio.0499 2.4. Quiros eventos 2.4.1. Espetdculos tematicos, festivais e Tipos de eventos e de organizadores de eventos ncertos Os espeticulos teméticos, festivais e concertos sio eventos piiblicos realizados com o objetivo de entreter os habitantes e os visitantes dos locais, onde tém lugar. Podem consistir, por exemplo, em desfiles espetaculares pelo centro da cidade, podendo também incluir miisica, danga e comidas e bebidas. F frequente os espeticulos temiticos e festivais serem organizados pelas autoridades locais da cidade onde decorrem, contando por vezes com a ajuda de parceiros comerciais. E possivel que as autoridades locais disponham de diretores de eventos especializados, que se encarreguem deste trabalho, sendo também frequente existir uma comissao representativa das partes que esta encarregue da diregao da iniciativa. 2.4.2. Espetdculos de fogo de artificio E frequente os espetaculos de fogo de artificio serem realizados como complemento de outro evento e, normalmente, decorrem aquando do seu encerramento, No caso dos festi se espetaculos tematicos, é frequente serem organizados pelas autoridades locais que usam 0s seus funciondrios internos ou contratam empresas especializadas em fogo de artificio. 2.4.3, Eventos desportivos 10 Os eventos desportivos, como é 0 caso dos Jogos Olimpicos, so extremamente diversificados no que se refere & natureza dos recursos necessérios e cuja disponibilizagao tem de ser assegurada pelos organizadores. Nao s6 é necessario gerir as enormes multidées de espectadores e assegurar o respetivo catering, como também ¢ necessério ter em conta as0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos necessidades de um grande ntimero de atletas, a diversos niveis: alimentacdo, estadia, instalagées, transportes e impacto na cidade anfitrid e nos seus habitantes. Para que seja possivel organizar um evento desportivo de grande dimensao tera de existir uma comissdo de organizadores que representem os patrocinadores, as autoridades desportivas, as autoridades locais, os especialistas em gestao de eventos e as empresas participantes. 2.4.4. Eventos privados Tornou-se pratica comum os eventos privados de grande dimensao serem organizados por organizadores especializados. Tendo em conta o tempo necessario e as complexidades envolvidas no planeamento e na organizacao de eventos, hoje em dia muitas pessoas preferem “contratar externamente” o esforco organizacional de forma a minorar a responsabilidade decorrente do seu envolvimento direto. Os organizadores tém de se esforcar por oferecer eventos cada vez, mais elaborados e com um lado criativo espetacular e notério. 3. Tipos de organizadores de eventos 3.1, Organizadores internos 3.1.1. Fungées e responsabilidades dos organizadores internos Um organizador interno é responsavel pela gestdo de eventos organizados em nome dos funciondrios ou membros da prépria empresa. A necessidade de organizagao do evento sera claramente identificada pela empresa, o mesmo se aplicando ao perfil dos participantes pretendidos, € 0 organizador utilizara recursos internos para pesquisar as potenciais necessidades dos participantes. Deste modo, as responsabilidades do organizador, definidas na respetiva descrigao de fungées, destinam-se especificamente a colmatar as necessidades da empresa e devem ser realizadas de forma a manter a imagem da mesma. E provavel que sejam implementados processos e procedimentos a cumprir, sendo dadas diretrizes especificas para a apresentacao de relatérios. Dado que o organizador interno recebe um salério pago pela empresa, 0 custo dos servicos de gestao do evento ¢ identificado e orgamentado em consonancia u0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos 3.1.2. As relac6es entre os organizadores internos e outras pessoas envolvidas num evento Ao realizar as fungdes de gestdo de eventos, os organizadores internos estabelecem relacdes estaveis ¢ imediatas com os seus colegas, diretores e subordinados. Todos os funcionérios internos partilharao a visdo da empresa e trabalharao no sentido de atingir fins e objetivos comuns. Este facto permite compreender melhor os requisitos e melhorar o trabalho em equipa a nivel de toda a empresa, permitindo também que o gestor do evento utilize eficazmente os recursos internos de que dispde. © organizador interno tem também de estabelecer relagées com os funciondrios do local de realizagao do evento e com os fornecedores e empreiteiros contratados. E frequente utilizar o mesmo local, fornecedores e empreiteiros para eventos internos, o que permite desenvolver relagées duradouras e possibilita que todas as pessoas envolvidas no processo cheguem a acordo sobre as necessidades ¢ préticas de trabalho, permitindo que as mesmas sejam claramente compreendidas. 3.2. Organizadores externos 3.2.1. Agéncias E frequente as empresas que nao dispdem de funcionarios internos de gestao de eventos recorrerem aos servigos de agéncias externas, que se encarregam de realizar o trabalho em seu nome. As agéncias podem oferecer uma experiéncia valiosa e conhecimentos especializados adquiridos através da organizagdo de uma vasta gama de eventos em nome de diferentes clientes. Além disso, a0 contrario do que acontece com um organizador interno que trabalha no sentido de estabelecer processos e procedimentos que, na maior parte dos casos, visam uma audiéncia especifica para todos os eventos, uma agéncia tem de adaptar os seus servigos as necessidades de cada cliente individual para o qual trabalha, no que se refere a cumprir as necessidades orgamentais, o mercado alvo, etc. Dependendo da dimensao da agéncia, é possivel que disponha de funciondrios com experiéncia em areas especificas. 3.2.2. Organizadores Independentes Os organizadores independentes podem assumir a gestdo da totalidade do evento em nome de um dente ou contraté-la externamente, tal como uma agéncia, podendo também desempenhar as suas fungGes no seio das empresas que os contrataram e utilizando os sistemas de apoio destas. Os organizadores independentes sao profissionais liberais que trabalham a tarefa e, como tal, so pagos por trabalho e nao com base num salario, A procura de servigos independentes esté a aumentar 20499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos devido ao facto de permitir que as empresas que os contratam reduzam custos através da utilizagio de outros recursos internos. 3.2.3. Servicos Especializados ‘As empresas que recorrem a servicos de organizacao de eventos nem sempre contratam a prestagao de um servigo completo de gestdo de eventos. Embora possam nao dispor de um gestor de eventos especializado, esse papel poderd ser assumido por um funciondrio interno como parte integrante das suas fungdes, mas, no entanto, este pode nao ter capacidade para desempenhar as funcdes na integra devido & existéncia de limitagdes de tempo ou orgamentais. Por consequéncia, as empresas em questo poderao recorrer a servicos especializados, como ¢ o caso das agéncias de procura de locais, das agéncias de incentivos ou dos promotores, no sentido de obter assisténcia. 3.3. Perfil de um organizador de eventos 3.3.1. Organizagéo Uma das capacidades inerentes a um organizador de eventos 6 6a sua capacidade de organizaco. Sé assim conseguiré 0 organizador negociar com os fornecedores ¢ saber exatamente | a que ages de marketing devem ser implementadas para promover o evento. Aqui recai ainda a tarefa de procurar parceiros que ajudem a “carregar” o evento 3.3.2. Flexibilidade Infelizmente, nem tudo que planeamos sai na perfeigao. O organizador de eventos tem de estar preparado para lidar com & HORA DE 2S isto e ser flexivel ao ponto de conseguir controlar a situagio EAD, 4 com o melhor que tem. £ um aspeto indispensavel, caso is contrario poderd ficar “congelado” no momento ou tecer criticas e avangar para resolugdes demoradas que podem atrasar o evento. 130499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos 3.3.3. Comunicacéo iver uma boa Se um organizador de eventos nio capacidade de comunicacao sera muito dificil estabelecer todas as ligagdes com as diferentes partes que tornam o evento possivel. organizador é o vinculo entre a sua propria equipa e os fornecedores, patrocinadores e clientes. E por ele que passa toda a informagio e as decisdes importantes. Se ndo for um bom comunicador e nao garantir que haja uma equalizacao da informagao entre a equipa, pode por em causa o sucesso do evento ou a sua eficiéncia 3.3.4. Disposi¢Go O organizador de eventos precisa de ter uma mente aberta e de estar atento ao mercado para conhecer nova: vO worraen, lugées, como ferramentas e servigos, que podem ser uma mais valia para a organizacao do evento que esté & sua responsabilidade. Num mercado em constante evolugao & importante conhecer tudo o que vai liderar as tendéncias e perceber como integrar tais elementos no nosso préprio trabalho. 3.3.5. Criatividade (Os organizadores de eventos, assim como todos os responsdveis por processos criativos, necessitam de criatividade para conseguirem planear um evento com experiéncias surpreendentes ¢ fora do comum, Sé assim sera possivel dar forma a.um evento que se distinga pela diferenca e novidade 40499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos 3.3.6. Lideranga Capacidade de lideranga, especialmente quando tal envolve trabalho de equipa, ¢ imprescindivel num organizador de eventos. Na organizacao de um evento & necessério liderar, gerir e orientar uma equipa para que © resultado final seja exatamente aquele que planeamos. Para tal, precisamos de entender como funciona cada membro da equipa. Isto faz com que a capacidade de lideranga, na qual se incluem escuta ativa, mediagao de conflitos, controlo emocional e habilidade de manter a motivagao se torne um ingrediente essencial para se ser um bom organizador.0499 - Tipos de eventos e de organizadores de eventos 4. Bibliografia Allen, John. et al. Organizacao e gestio de eventos. Ed. Campos, 2002 Giacaglia, Maria Cecilia, Organizacao de eventos: teoria e pratica, Ed. Thomson, 2003 Pedro, Filipe et.al, Gestdo de eventos, Ed. Quimera, 2005 Vieira, Joio Martins, Eventos e Turismo: Planeamento e Organizacio, Edigées Silabo, 2015 Watt, David, Gestao de eventos em lazer e turismo, Ed. Bookman 16