NHÓM 4 - ĐỀ TÀI 4

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VĂN PHÒNG

VÀ TỔ CHỨC BUỔI HỌP PHÒNG HÀNH CHÍNH ĐỂ
THẢO LUẬN VỀ KẾ HOẠCH
 DỰ THẢO KẾ HOẠCH
Về việc tổ chức hội nghị đại biểu viên chức và người lao động
Trường Đại học Tài chính - Marketing năm 2024

2
 BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING

NỘI DUNG CHÍNH:

1.Mục đích
2.Thời gian, địa điểm
3.Nội dung hội nghị
4.Dự trù kinh phí
 BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING

1.MỤC ĐÍCH
Tổ chức Hội nghị đại biểu Viên chức và Người lao động (VCNLĐ) nhằm phát
huy quyền dân chủ trực tiếp của VCNLĐ trong Nhà trường, tạo điều kiện để
VCNLĐ được tham gia ý kiến về công tác quản lý và giám sát những vấn đề có liên
quan đến quyền, lợi ích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong Nhà trường.
Thông qua Hội nghị VCNLĐ, xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định,
đoàn kết nhất trí, góp phần xây dựng nhà trường phát triển bền vững, và từng bước
nâng cao chất lượng giáo dục - đào tạo của Trường.
 BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING

2. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM

- Thời gian: Từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, ngày 29/01/2024
- Địa điểm: Hội trường Lầu 7, Trường Đại học Tài chính - Marketing cơ sở
Quận 7 (số 27 Tân Mỹ, Phường Tân Thuận Tây, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh).
 BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING

3. NỘI DUNG HỘI NGHỊ

- Báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác theo Nghị quyết Hội nghị Viên
chức và Người lao động năm 2023 và Chương trình công tác năm 2024 (Đoàn chủ
tịch).
- Báo cáo công khai tài chính năm 2022 và tình hình thu chi tài chính năm 2023, kế
hoạch thu, chi tài chính năm 2024.
- Báo cáo nội dung cơ bản của Quy chế chỉ tiêu nội bộ năm 2024.
- Báo cáo hoạt động của Ban Thanh tra nhân dân nhiệm kỳ 2022 - 2023 (Ban Thanh
tra nhân dân).
 BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING

3. NỘI DUNG HỘI NGHỊ

- Báo cáo tổng hợp và trả lời các ý kiến, kiến nghị của các đơn vị thuộc Trường
(Đoàn Chủ tịch).
- Báo cáo kết quả giám sát và hoạt động của Hội đồng trường năm 2023.
- Khen thưởng cá nhân, tập thể của cơ quan, đơn vị có thành tích trong công tác.
- Tổng kết Hội nghị (Hiệu trưởng).
- Bế mạc.
 BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING 4. DỰ TRÙ KINH PHÍ
Đơn giá Thành tiền
STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng
(VNĐ) (VNĐ)
1 Standee Cái 2 60.000 120.000
Chi phí thiết kế Thiệp mời (thư,
2 Bộ 100 6,500 650.000
và in ấn phong bì)
3 Welcome banner m2 10 450.000 450.000
4 Lẵng hoa lớn Cái 2 1.050.000 2.100.000
Chi phí trang trí
5 Giỏ hoa để bàn Cái 2 500.000 1.000.000
6 MC hội nghị Người 2 200.000 400.000
Chi phí nhân sự
8 Hướng dẫn viên Người 2 150.000 300.000
Chi phí cho diễn Phí ăn ở tại khách
9 Người 2 1.000.000 2.000.000
giả, chuyên gia sạn và đi lại
Chi phí phát
10 1.000.000
sinh
Tổng cộng: 8.020.000 VNĐ
BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN

SỰ LẮNG NGHE CỦA QUÝ THẦY CÔ
NHÓM 4 - ĐỀ TÀI 4

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VĂN PHÒNG

VÀ TỔ CHỨC BUỔI HỌP PHÒNG HÀNH CHÍNH ĐỂ
THẢO LUẬN VỀ KẾ HOẠCH
B1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

B2: Xác định mục đích của cuộc họp

B3: Chuẩn bị tổ chức cuộc họp

B4: Thành phần và số lượng người tham dự

cuộc họp

B5: Thời gian tiến hành cuộc họp

10 BƯỚC TRÌNH TỰ
B6: Chuẩn bị chương trình cuộc họp
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
B7: Thư mời họp

B8: Tiến hành cuộc họp

B9: Biên bản cuộc họp

B10: Thông báo kết quả cuộc họp

BƯỚC 1: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
CÁC CUỘC HỌP
1. Mục tiêu, yêu cầu cuộc họp
Là một phần quan trọng để đảm bảo cuộc họp diễn ra
một cách hiệu quả và có ý nghĩa.

2. Khi tổ chức cuộc họp, cần xác định

Tại sao phải tổ chức cuộc họp này?
Cuộc họp này có ý nghĩa như thế nào đối với tổ chức?
Nếu không tổ chức có ảnh hưởng gì tới hoạt động
chung?
→ Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ không có hiện tượng
các cuộc họp vô nghĩa.
 BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA CUỘC HỌP

Xem xét kỹ lưỡng mục đích của cuộc họp để đảm bảo
rằng nó thực sự cần thiết và có lợi ích cho công ty.

Mục đích của cuộc họp nên luôn phải rõ ràng và cụ

thể từ đầu.
 BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA CUỘC HỌP

Các mục tiêu phổ biến của cuộc họp:

• Giải quyết một vấn đề nào đó hoặc thông tin các
quyết định mới tử quản lý cấp trên.
• Hướng dẫn thực hiện.
• Trình bày, phản ánh hay phân xử các vấn đề.
• Quyết định hay thực hiện quyết định.
• Phát huy sáng kiến.
• Đào tạo và phát triển ý tưởng
• Tạo cơ hội kinh doanh
 BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA CUỘC HỌP

Chỉ nên diễn ra khi nó là phương tiện

tốt nhất để đạt được mục tiêu cụ thể và
khi mọi người tham gia đã được chuẩn
bị cẩn thận.
 BƯỚC 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan đơn vị được
phân công chuẩn bị đầy đủ, đúng yêu cầu và thời gian.
 BƯỚC 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Người tổ chức cuộc họp phải chuẩn bị thêm các nội dung sau đây:
 Lên danh sách thành phần, bộ phận tham gia (30-40
người, lên danh sách);
 Địa điểm phòng Hội nghị, thời gian họp
 Chuẩn bị chương trình và tài liệu cho cuộc họp;
 Soạn thư mời và gửi đến người được tham gia cuộc
họp;
 Sơ đồ bố trí chỗ ngồi, tiến hành làm vệ sinh, khăn
bàn, máy chiếu,...
 • Có thẩm quyền quyết định cuộc họp: là người
đứng đầu, quản lý cấp cao trong tổ chức.

BƯỚC 4: • Đủ kiến thức liên quan đến nội dung trình bày
THÀNH PHẦN để đóng góp có hiệu quả.
VÀ SỐ LƯỢNG • Có trách nhiệm thực hiện công việc do cuộc
NGƯỜI THAM họp đề ra.
DỰ CUỘC HỌP
• Người bị ảnh hưởng bởi quyết định của cuộc
họp.

• Người cần thông tin trong cuộc họp để làm

việc hiệu quả hơn.
BƯỚC 5: THỜI GIAN TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

Một số ví dụ cụ thể như sau:

• Họp tham mưu, tư vấn: từ khoảng 2 đến 4 tiếng.
• Họp chuyên môn: (khoảng 4-8 tiếng) đến một
ngày (khoảng 8 tiếng).
• Họp tổng kết năm: từ 6-8 tiếng.
• Họp sơ kết và tổng kết chuyên đề: từ 1 ngày đến
2 ngày.
• Họp tập huấn: từ 1 đến 3 ngày hoặc thậm chí lâu
hơn.
 BƯỚC 6: CHUẨN BỊ CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP

Các yếu tố quan trọng cần bao gồm trong chương trình cuộc họp:
• Chủ đề chính của cuộc họp • Tên người chủ trì, người điều khiển
chương trình, tên người ghi biên bản
• Địa điểm họp
• Tên các chủ đề thảo luận trong cuộc họp
• Thời gian bắt đầu và kết thúc
• Thời gian dự kiến cho mỗi chủ đề
• Thời gian giải lao (nếu có)
• Tính chất của mỗi phần họp và cách thức
• Thành phần tham dự
tiến hành

=> Người tổ chức cần phải sắp xếp thứ tự các mục một cách hợp lý, hạn chế số
lượng nội dung vì sẽ làm cuộc họp có kết quả tốt hơn.
BƯỚC 7: THƯ MỜI HỌP
Lưu ý: Thư mời họp gửi trước 3 ngày làm việc,
kèm theo tài liệu, văn bản liên quan cuộc họp.

BƯỚC 8: TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

• Đón tiếp đại biểu
• Phân phát văn kiện, tài liệu
• Khai mạc cuộc họp
• Giới thiệu chủ đề của cuộc họp một cách
ngắn gọn
• Giới thiệu thành phần
• Diễn văn ngắn của chủ tọa
 Ghi lại diễn biến và quyết định của cuộc họp
các nội dung cần có trong biên bản cuộc họp:
• Thông tin cơ bản
BƯỚC 9: • Chủ đề và thảo luận
BIÊN BẢN • Ý kiến phát biểu
CUỘC HỌP • Kết luận và quyết định
• Văn bản thông báo kết quả cuộc họp
• Thời gian hoàn thành biên bản cuộc họp
Một công cụ quan trọng để duy trì sự minh bạch
và truyền đạt thông tin sau cuộc họp.
BƯỚC 10: THÔNG BÁO KẾT QUẢ CUỘC HỌP

Mục đích của việc thông báo kết quả

cuộc họp là:
• Truyền đạt thông tin quan trọng
• Tạo minh bạch
• Xác nhận cam kết
• Tạo cơ hội cho phản hồi
• Thể hiện sự chuyên nghiệp
• Xác định hướng tiếp theo
CÂU HỎI
CÓ MẤY BƯỚC ĐỂ TIẾN HÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN?
A. 7 bước
B. 8 bước
C. 9 bước
D. 10 bước
CÂU HỎI
TRONG BƯỚC 5, THỜI GIAN HỌP CHUYÊN MÔN
CÓ THỂ KÉO DÀI KHOẢNG BAO LÂU?
A. 2 - 4 tiếng.
B. Từ 4 - 6 tiếng đến khoảng 8 tiếng.
C. 6 - 8 tiếng.
D. 1 - 2 ngày.
CÂU HỎI
AI LÀ NGƯỜI CÓ TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN YÊU
CẦU ĐÓ CUỘC HỌP ĐỀ RA?
A. Chuyên viên, nhân viên, nhóm làm việc hoặc người quản lý dự án.
B. Người tham gia cuộc họp, nhân viên hoặc thành viên của tổ chức, khách
hàng, đối tác.
C. Người chủ trì cuộc họp, người tham gia cuộc họp, người trình bày thông
tin, người đưa ra quyết định, người thực hiện công việc.
D. Tất cả đáp án trên.
CÂU HỎI
CÓ BAO NHIÊU YẾU TỐ QUAN TRỌNG TRONG
BƯỚC CHUẨN BỊ CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP?
A. 6
B. 7
C. 8
D. 9
CÂU HỎI
THƯ MỜI HỌP ĐƯỢC GỬI TRƯỚC BAO NHIÊU
NGÀY LÀ HỢP LÝ?
A. 2 ngày.
B. 3 ngày.
C. 4 ngày.
D. 5 ngày.