ESTRUCTURA MANUAL DE PROCESOS PARA SELECCIÓN DE PERSONAL DE LA

DISTRIBUIDORA LAP SAS

INTEGRANTES GAES 8 FICHA 1881721

CARLA JOHANA MARTÍNEZ GARCIA

LILIANA PATRICIA MONTES ROMERO

SENA
ESPECIALIZACION TECNOLOGICA:
GESTION DEL TALENTO HUMANO
2019

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Tabla de contenido

INTRODUCCION ......................................................................
....................................... 1
JUSTIFICACION......................................................................
......................................... 2
OBJETIVOS Y ALACANCES DEL PROCESO………………………………………………………………………….3
PROCESO DE PRESELECCION Y SELECCIÓN DE
PERSONAL ................................................ 4
DEFINICION DE LA
VACANTE ...........................................................................
............... 5
DIAGRAMA DE FLUJO PROECSO DE PRESELECION Y SELECCIÓN DE PERSONAL ................ 6

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1. INTRODUCCIÓN
El reclutamiento y selección de personal, planteado por la Administración de
Recursos Humanos
y directivas de la DISTRIBUIDORA LAP, se establecerá como el proceso para
identificar y atraer a
un grupo de candidatos; capaces de ocupar puestos de trabajo al interior de la
organización, con
el objetivo de seleccionar los más idóneos para los puestos que existen en la
empresa, con los
conocimientos, habilidades, experiencia, actitudes y aptitudes para desempeñar
el cargo .Para
el desarrollo de esta investigación se tuvo como sujeto de estudio al área
comercial de la D-
LAP.SAS con referencia a los cargos de asesor comercial JUNIOR, Se realizó una
serie de
entrevistas dirigidas a los líderes de algunos departamentos de la organización,
involucrados en
los procesos de reclutamiento y selección de personal, con el objeto de tomar en
consideración
sus apreciaciones en cada caso, y ponerlas en práctica para la propuesta del
diseño de los
procedimientos del subproceso de reclutamiento y selección de personal, de
acuerdo a los
estándares de calidad y aplicando la normatividad legal vigente que reglamenta
este
procedimiento.
2. JUSTIFICACION.
Este manual de estructuración del proceso pretende formular los procedimientos
de
reclutamiento y selección de personal, para el área de recursos humanos de la
empresa
DISTRIBUIDORA LAP. SAS, ajustándose a las políticas que maneje la compañía.
Frente a la
selección de personal, se recomendará determinar las fuentes de captación de
personal a nivel
interno y/o externo apropiadas a los requerimientos y necesidades, además, se
diseñó las
diferentes etapas que conforman la selección de personal, con el fin de tener el
candidato
idóneo, de acuerdo a los perfiles que busque la empresa.
3. OBJETIVOS Y ALCANCES DEL PROCESO

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Determinar el modelo de selección de personal más procedente para

establecer en la DISTRIBUIDORA LAP, analizando de manera específica el que más
se
ajuste a las necesidades y requerimientos técnicos de las diferentes
operaciones que se
desempeñan en la organización, para llevar a cabo el cumplimiento de su misión
y

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visión.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
• Establecer los lineamientos generales para llevar a cabo el proceso de
selección y contratación de personal, que más se ajuste a las necesidades
de
la organización, garantizando y brindando condiciones de transparencia y
equidad a l o s a s p i r a n t e s .

• Diagnosticar los procesos que se llevan a cabo en la DISTRIBUIDORA LAP SAS,

para el reclutamiento y selección de personal, a fin de identificar fortalezas
y
debilidades.

• Proporcionar a la DISTRIBUIDORA LAP SAS, una herramienta administrativa, que

de manera estandarizada permita ejecutar al área de recursos humanos los
pasos requeridos en el procedimiento para la selección del personal, de
acuerdo
a las necesidades del servicio.

• Establecer las responsabilidades de las áreas que intervienen en el proceso de

selección del personal, permitiendo así que el mismo sea eficiente y que la
empresa no incurra en gastos adicionales por reprocesos.

• Presupuestar la implementación de los procesos de reclutamiento y selección de

personal para la situación actual de la compañía.

• Obtener de las fuentes de reclutamiento internas o externas, los datos

necesarios de los aspirantes a ocupar las diferentes vacantes que la
organización
tiene disponibles, con el objetivo de maximizar la operación, contando con el
personal mejor calificado para cada una de las funciones a desempeñar.

ALCANCE: Este procedimiento inicia con la existencia de una vacante y la

requisición de
personal en el área comercial de la DISTRIBUIDORA LAP, en procesos de asesoría
comercial Junior, finalizando con la selección del personal idóneo para el cargo
requerido.
El presente manual de procedimientos aplicara para todo el personal de D-LAP.

PROCESO AL QUE PERTENECE: Gestión del Talento Humano

LIDER DEL PROCESO: Aprendices de la Especialización de Gestión del Talento Humano
por Metodologías-SENA ficha 1881721-Gaes 8.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE

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 CARGO
FECHA 30/06/2019

4. PROCESO DE PRESELECCION Y SELECCIÓN DE PERSONAL.

Es aquél mediante el cual una serie de candidatos que aspiran a un mismo puesto de
trabajo,
son evaluados con el objetivo de determinar cuál de ellos es el más idóneo para
ocupar dicha
vacante. La valoración de estos candidatos suele llevarse a cabo mediante la
aplicación de un
proceso diseñado por la organización de acuerdo a sus políticas y a las normas
legales, en este
caso amparado bajo el código sustantivo del trabajo (Decreto 2663-1950) para la
realización de
pruebas, consolidación de información y validaciones inherentes al proceso, etc.,
que tienen
como fin analizar sus cualidades, capacidades y conocimientos en relación a la
labor profesional
a desarrollar.

La secuencia del proceso de preselección de personal se conforma de la siguiente

manera:
❖ Existencia o creación de la vacante.
❖ Revisión del perfil el cargo.
❖ Reclutamiento.
❖ Recepción de hojas de vida.
❖ Actualización de bases de datos.
❖ Entrevista preliminar.

a) EXISTENCIA O CRECION DE LA VACANTE:

Es la primera fase del proceso de selección comienza con el reconocimiento, por

parte de una
empresa, de la existencia de necesidades de personal, las cuales pueden haber
surgido por
diferentes causas, tales como por enfermedad de un trabajador, ampliación de la
empresa,
desarrollo de nuevos proyectos, periodo de vacaciones por parte de uno o varios
empleados,
etc.
Para satisfacer estas necesidades los puestos habrán de ser ocupados por personas
capaces de
desarrollar en ellos de modo adecuado las actividades profesionales que éstos
requieran.
Para adelantar este proceso la organización pondrá en práctica una serie de
actuaciones. En
primer lugar, deberá definir cada puesto de trabajo a cubrir. Esto supone
especificar claramente
aspectos
Como:
❖ -Denominación del puesto.
❖ -Funciones y tareas a desempeñar.
❖ Medios y herramientas que han de utilizarse para el desarrollo del trabajo.
❖ Condiciones de seguridad y salud en el trabajo del puesto de trabajo
 ❖ Conocimientos y experiencia con que debe contar el trabajador.

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 Una vez definido el puesto, delimitará los requisitos que deben cumplir los
candidatos idóneos
para cubrir el mismo; es decir, sus características en cuanto a titulación,
formación
Complementaria, experiencia, conocimientos de idiomas e informática, etc.
b) REVISION DEL PERFIL DEL CARGO: (NCL 210201041) La revisión del perfil debe
realizarse
teniendo en cuenta los requisitos que una persona debe cumplir a nivel de
educación,
formación, experiencia , habilidades intelectuales , requerimientos físicos y
emocionales que lo
hagan apto para desempeñarse en un determinado puesto de trabajo, demostrando
capacidad
para utilizar conocimientos, destrezas y habilidades personales, sociales y
metodológicas, en
situaciones de trabajo o estudio y en el desarrollo profesional y personal.
c) RECLUTAMIENTO: Es un proceso en el que se tienen en cuenta varios elementos que
permitirán
seleccionar los candidatos adecuados de acuerdo con el perfil y las condiciones
requeridas por
la organización; además de acuerdo a la noma de competencia laboral en este caso
se tendrán
en cuenta el conjunto de actividades diseñadas para atraer hacia una
organización un número
de candidatos calificados e idóneos para ocupar cargos como las siguientes (Cód.
NCL.
210201048):

❖ La elección de fuentes de provisión de personal corresponde con mercado

laboral.
❖ La divulgación de convocatoria está acorde con procedimiento técnico y
normativa
❖ La recepción de hojas de vida corresponde con procedimiento técnico y
normativa
❖ La validación de requisitos corresponde con métodos técnicos y normativa
❖ La clasificación de hojas de vida corresponde con requerimientos del cargo
y normativa
❖
FUENTES DE RECLUTAMIENTO:
Las fuentes de reclutamiento para atender los requerimientos de personal se
trabajarán de
manera interna y externa.

❖ El reclutamiento mediante las fuentes internas localizará a los empleados

dentro de la
misma organización así:
• Mediante el inventario de los recursos humanos, a través de la consulta en
la base de
datos de la organización.
• Por medio de la figura de transferencias.
• La publicación interna
• A través del sistema de promoción y ascensos.
• Mediante la reincorporación de despedido.

❖ VENTAJAS DEL RECLUTAMIENTO INTERNO:

• Este sistema de reclutamiento permite que los trabajadores se puedan
sentirse más
 motivados y valorados, ya que tienen incentivos para el ascenso y
promoción.
• Crea sana competencia entre los trabajadores, motivándolos a la mejora
continua para
ser los seleccionados en nuevos puestos que surjan.

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 • La confianza del personal que ocuparía en los puestos es fundamental para
la
organización, ya que las personas que conocen la misión, visión y valores
de la empresa y
están al tanto de su funcionamiento.
• La organización ahorraría costos con el reclutamiento interno ya que, no
hay que pagar
lo que cuesta un proceso de selección de personal en el reclutamiento de
nuevos
trabajadores. Y también el tiempo de espera se reduce para dar con la
persona adecuada
que ocupara el cargo.
• Las inversiones en inducción y formación de personal son aprovechadas en
todo
momento, teniendo en cuenta que se fortaleza los conocimientos que ya el
personal
reclutado de manera interna conoce, lo que potencializa sus capacidades de
maniobra.
❖ DESVENTAJAS DEL RECLUTAMIENTO INTERNO:
• Puede generar un conflicto de intereses: tiende a crear una actitud
negativa en los
empleados que, por no demostrar condiciones, no pueden acceder a las
oportunidades
de ascenso.
• Puede generar cierta oposición o resistencia hacia el compañero
seleccionado, por parte
de los candidatos que no sean seleccionados a los ascensos.
• Cuando se administra de manera incorrecta puede generar estancamiento en el
empleado dado que a medida que la mejora su desempeño, llegara a un punto
en la
organización en el que no pueda escalar más.
• Puede crear un ambiente de rutina y bajo nivel de innovación, dado que
limita el ingreso
de personas con nuevas ideas traídas de otros entornos y experiencias,
complicaría un
poco la oxigenación de la organización con respecto a la innovación y
nuevos talentos.

❖ RECLUTAMIENTO EXTERNO:

Es otra fuente de reclutamiento en donde el proceso de búsqueda se realiza en el

exterior. La
manera de realizar la convocatoria varía según la posición a cubrir. Existen varias
posibilidades
en fuentes externas como las bolsas de trabajo, agencias de empleo, empresas de
trabajo
temporal, universidades, medios publicitarios y demás.

Las fuentes externas se pueden clasificar en:

• Informales. Están sujetas a recomendaciones o sugerencias personales.

• Formales. Pueden ser por base de datos, consultoras externas, cazadores de
talentos,
bolsas de trabajo, publicación en medio, universidades, entre otros.
El reclutamiento interno se podrá relocalizar a través de:
• Las referencias de otros empleados
• Los candidatos espontáneos interesados en trabajar en la empresa
• Las agencias de empleo y empresas de trabajo temporal
 • Las asociaciones profesionales
• Las instituciones educativas
• Los sindicatos
• Las entidades estatales

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 • Las ferias de trabajo
• Las bolsas de empleo en internet
• Las redes sociales.

❖ VENTAJAS DEL RECLUTAMIENTO EXTERNO.

• Acceso a nuevo talento.
• El candidato ya viene acreditando el conocimiento para el cargo
disponible, por lo
tanto, no se invertiría en su capacitación para asumir el rol.
• Se incorporarían personas con nuevas ideas, visión e innovación.
• Se ampliaría el horizonte de conocimientos, con la contratación de
personal de
diversos orígenes, culturas, y pensamiento, género, sería una
organización con
alto grado de diversidad.
• Aumentaría la competitividad de la organización, con base en la
oxigenación de
ideas en el nuevo personal.

❖ DESVENTAJAS DEL RECLUTAMIENTO EXTERNO:

• Es un proceso más demorado que el reclutamiento interno.
• Es más costoso, exige inversiones y gastos inmediatos con anuncios de
prensa,
honorarios de agencias de reclutamiento, formularios, etc.
• Es un proceso menos seguro en comparación con el reclutamiento interno,
ya
que los candidatos externos son desconocidos y provienen de orígenes y
trayectorias profesionales que la Empresa no está en condiciones de
verificar con
exactitud.
• Puede afectar la política salarial de la Empresa al actuar sobre su
régimen de
salarios, principalmente cuando la oferta y la demanda de recursos
humanos
están en situación de desequilibrio.

d) RECEPCION Y ANALISIS DE HOJAS DE VIDA:

Durante el proceso de selección la organización debe constatar la información

suministrada en
la hoja de vida del aspirante y a partir de allí verificar que los datos entregados
por la persona
concuerden para esto los especialistas recurren a la verificación de referencias y
datos
personales, así como la trayectoria del solicitante en el campo del trabajo.

Las pruebas a las que se debe someter los candidatos constituyen una de las ayudas
más
eficaces de que se puede disponer para las admisiones en las organizaciones cuando
se saben
administrar con acierto, estas pruebas proporcionan la información rápida y exacta
que se
busca respecto a las habilidades del solicitante, sus talentos, sus aptitudes y sus
aspiraciones, la
práctica de evaluaciones médicas de preingreso, se realizaran para determinar las
condiciones
de salud física y mental, así como para detectar los comportamientos sociales del
futuro
trabajador, en función de las condiciones del trabajo a las que estaría expuesto,
acorde con los
requerimientos de la tarea y perfil del cargo. El objetivo es determinar la aptitud
del trabajador

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para desempeñar en forma eficiente sus labores sin perjuicio de su salud o la de
terceros,
comparando las demandas del oficio para el cual se desea contratar con sus
capacidades físicas
y mentales.

e) ACTUALIZACION DE BASES DE DATOS:

La base de datos de una organización es un soporte informático en el que se pueden

almacenar
datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible de modo confidencial
de
acuerdo a las políticas de manejo de datos personales de la organización, donde
cualquier
miembro de la empresa (según los accesos que se les otorguen) puede consultar los
datos
necesarios del personal vinculado o que se haya presentado en convocatorias
anteriores,
cuando se lleva a cabo un proceso de selección de personal. En Recursos Humanos, la
base de
datos es esencial para el desarrollo correcto de su misión, ya que va a permitir a
los
responsables de este departamento organizar de una forma ágil y efectiva toda la
información
que tienen de los empleados y el clima laboral, evaluarla y desarrollar una
planificación en
función de las necesidades que detecten.

f) ENTREVISTA PRELIMINAR:

En la entrevista preliminar se constituye, de momento, la principal prueba de

cualquier proceso
de selección de personal. Es el momento de conocer al posible nuevo empelado, de
saber si es
la persona adecuada que busca la organización para ocupar el cargo disponible. Debe
estar
orientada a:

• Conocer al candidato.
• Probar sus actitudes personales.
• Verificar la personalidad y compatibilidad con el ambiente de trabajo.
• Evaluar las competencias del candidato para el desarrollo eficaz del
puesto.
• Transmitir una imagen adecuada de la empresa e informar al candidato
sobre la
empresa y el puesto.
• Inicio proceso de preselección.

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 . Etapas de una entrevista de selección Fuente: Elaboración propia,
tomado de:
Werther, W., Davis, K., & Guzmán, M. (2008)

5. VACANTE: ASESOR COMERCIAL JUNIOR.

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: ASESOR COMERCIAL JUNIOR
CÓDIGO:
GRADO: ASESOR
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL X
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: MERCADEO Y VENTAS
DEPENDENCIA: AREA COMERCIAL
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: COODINADOR DE PRODUCTO
CARGOS QUE LE REPORTAN NINGUNO
II. PROPOSITO PRINCIPAL:
Vender productos y servicios, de acuerdo con las necesidades del cliente y
objetivos
comerciales. NCL. 260101047.

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III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES

Recaudar la cartera siguiendo

protocolos establecidos por la
Asesorar al cliente.
organización.
Vender los productos asignados,
Presentar la propuesta de productos
y
teniendo en cuenta las estrategias de
servicios
mercadeo.
Hacer seguimiento a los clientes, e
informarles las novedades de la Cerrar la venta.
empresa.
Elaborar un perfil de los clientes, con
el fin de diseñar programas a la
medida.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS
• Incrementar las ventas en un 10% con respecto a cada periodo anterior.
• Recaudar el 100% de la cartera.
• Tener apertura en un 10% de nuevos clientes por cada periodo.
• Obtener evaluación satisfactoria de mínimo 90% por parte del cliente.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
• Prospectar clientes de acuerdo con los segmentos objetivo y estrategia de
ventas.260101027-4.
• Monitorear al cliente de acuerdo con metodologías de evaluación y seguimiento.
260101034-4.
• Interactuar con clientes de acuerdo con sus necesidades y con las políticas y
estrategia
de servicio de la organización. 260101042-3.
• Negociar productos o servicios de acuerdo con objetivos estratégicos.
• Manejo de herramientas ofimáticas, conocimientos en mercadeo, estadística,
procesos
de comunicación asertiva y normas de manejo de personal.

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 • REQUISITOS PARA EL PUESTO:
• Tecnólogo o profesional en mercadeo.
• Experiencia mínima de dos años en cargos relacionados.
• Habilidades comunicativas.
• Capacidad de liderazgo.

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN: 30/06/2019

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

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 DIAGRAMA DE FLUJO PRESELECCION DE PERSONAL

Fin

No Notifica a jefe de área de

vacante la no contratación

La vacante se
INICIO PROCESO Jefe de área donde se

¿Existe el generó por

Creación puesta de
DE encuentra la vacante realiza
Si

presupuesto? despido, renuncia

trabajo
PRESELECCIÓN requisición de personal al área

o creación
de recursos humanos

puesto.

Diseñar MFPC, verificando que el

Realizar la
revisión del MFPC, Renuncia o despido
cargo cumpla con los requisitos
verificando que el
cargo cumpla
estipulados
con los requisitos
estipulados

¿Existen políticas de
Preselección de candidatos
diferentes a las
No competencias estipuladas en
el MFPC diferentes a las
competencias estipuladas en
el MFPC?

Creación de Políticas de
preselección de personal
Si
Ascenso

Internas Promoción
Revisión de políticas de
preselección Establecer
Periódicos,
Fuentes
de bolsas de

Recepción y

reclutamiento
empleo,

análisis de

internet,

Externas hojas de vida

referidos

Los seleccionados se citan a Actualizar base de

datos con las hojas de vida Cumple
entrevista preliminar de de los candidatos
seleccionados. Si requisitos de
reconocimiento.
perfil

No
Entrevista preliminar de
reconocimiento

FIN

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