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Procedimento Amministrativo e Documentazione Amministrativa
Procedimento Amministrativo e Documentazione Amministrativa
AMMINISTRATIVO
L. 241/90
Inteso in senso sostanziale, il principio di legalità assume una connotazione ancor più
vincolante per l'azione amministrativa, giacché, esso impone che gli atti della
pubblica amministrazione, oltre a rispettare i limiti formali fissati dalla legge, siano
adottati in conformità della disciplina sostanziale posta in essere dalla stessa.
I principi di imparzialità e di buon
andamento della pubblica
amministrazione
I pubblici uffici sono organizzati secondo disposizioni di legge, in modo che siano
assicurati il buon andamento e l'imparzialità della pubblica amministrazione.
Legge 241/1990
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Il processo di cambiamento nella P.A.
UN DUPLICE OBIETTIVO
Documento amministratvo
• Ogni rappresentazione comunque
formata, del contenuto di atti, anche
interni, delle P.A. , comunque, utilizzati ai
fini della attività amministrativa
Atto amministrativo
• Espressione dell’azione, della conoscenza
o della volontà dell’ente posta in essere da
un soggetto della P.A. nell’esplicazione
della sua attività amministrativa che, per
ovvie ragioni di concretezza e visibilità,
deve tradursi in un documento comunque
formato.
Procedimento amministrativo
• Complesso della attività amministrativa
che, peraltro, deve perseguire “fini
determinati dalla legge” e deve essere
“retta da criteri di economicità, di efficacia
e di pubblicità secondo le modalità […]
che disciplinano i singoli procedimenti.
Elementi dell’atto amministrativo
• Il SOGGETTO
• La VOLONTA’
• L’OGGETTO ATTO
• Il CONTENUTO VALIDO
• La CAUSA
• La FORMA
Obblighi procedimentali della P.A.
▪ Comunicazione di avvio del procedimento (quando non
sussistono ragioni di impedimento derivanti da particolari
ragioni di celerità: art.7 L. 241/90) con modalità e
contenuti di cui all’art.8 L.241;
▪ Predeterminazione e pubblicazione dei criteri e delle
modalità di concessione per i provvedimenti concessivi di
vantaggi economici (art.12 L.241);
▪ Comunicazione dei motivi ostativi all’accoglimento
dell’istanza (art.10 bis L.241);
▪ Accordi integrativi o sostitutivi del provvedimento ->
forma scritta a pena di nullità (art.11,II, L.241)
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PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
⚫ Le conseguenze dell’iniziativa:
1. Individuazione del momento in cui il procedimento ha
inizio è importante per stabilire il termine entro il quale il
procedimento deve essere concluso mediante l’adozione di
un provvedimento espresso;
2. Individuazione del responsabile del procedimento;
3. Comunicazione di avvio del procedimento.
Il meccanismo “a cascata” della 241
⚫ Le dinamiche dell’istruttoria:
1. Acquisizione dei fatti (semplici o complessi): è
finalizzata alla mera verifica di dati oggettivi;
2. Acquisizione degli interessi: è finalizzata ad acquisire
gli interessi, pubblici o privati, rilevanti per il
procedimento e rappresentati dalle parti;
3. Elaborazione dei fatti e degli interessi: è finalizzata
alla elaborazione dei dati e degli interessi acquisiti.
ISTRUTTORIA E STRUMENTI
Gli strumenti:
⚫ acquisizione pareri (art. 16)
⚫ acclaramenti semplici e acquisizione di valutazioni tecniche
(art. 17);
⚫ acquisizione di assensi, concetti o nulla osta comunque
denominati (art. 17 bis)
⚫ partecipazione degli interessati;
⚫ conferenza di servizi istruttoria, che permette
all’amministrazione procedente l’acquisizione e l’esame
contestuale dei vari interessi pubblici coinvolti nello stesso
procedimento o in procedimenti connessi
La disciplina dei termini nella
241/1990
⚫ Ogni procedimento amministrativo deve concludersi con un
provvedimento espresso entro un termine prestabilito (art.2) e non può
essere ingiustificatamente aggravato (art. 1, c. 2);
⚫ Spetta alle singole amministrazioni definire con proprio atto
(regolamento) la durata dei procedimenti;
⚫ Nei casi in cui i termini non sono stati fissati, i procedimenti
amministrativi di competenza delle amministrazioni statali e degli enti
pubblici nazionali devono concludersi entro il termine di trenta giorni
(art. 2, c. 2);
⚫ I termini per la conclusione del procedimento decorrono dall’inizio del
procedimento d’ufficio o dal ricevimento della domanda, se il
procedimento è ad iniziativa di parte (art. 2, c. 6).
Il provvedimento dal punto di
vista formale
◼ Intestazione
◼ Autorità emanante
◼ Preambolo
◼ Circostanze di fatto e di diritto
◼ Contenuto dispositivo
◼ Parte precettiva
◼ Motivazione
◆ La sua importanza: art. 3 l. n. 241/1990 (rinvio)
◼ Data e sottoscrizione e luogo di
emanazione
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In particolare: la motivazione
del provvedimento
Obbligo generale, art. 3 della l. n. 241/1990
“Ogni provvedimento amministrativo, compresi quelli
concernenti l’organizzazione amministrativa, lo
svolgimento dei pubblici concorsi ed il personale deve
essere motivato”
Contenuto della motivazione
“La motivazione deve indicare i presupposti di fatto e le
ragione giuridiche che hanno determinato la decisione
dell’amministrazione, in relazione alle risultanze
dell’istruttoria”
Eccezioni all’obbligo di motivazione
Atti normativi e a contenuto generale
Soggetto
Contenuto
Oggetto
Finalità
Forma
ART. 21 SEPTIES – NULLITÀ DEL
PROVVEDIMENTO
• Regime: assenza di effetti, insanabilità,
rilevabilità d’ufficio e in qualunque tempo,
possibilità di conversione
• Disciplina: “E’ nullo il provvedimento
amministrativo che manca degli elementi
essenziali , che è viziato da difetto assoluto
di attribuzione, che è stato adottato in
violazione o elusione di giudicato, nonché
negli altri casi espressamente previsti dalla
legge”.
L’analisi delle giurisprudenza
L’ANNULLABILITÀ DEL PROVVEDIMENTO E
I CASI DI ANNULLABILITA’ NON INVALIDANTI
Art. 21 octies
1 co
“E’ annullabile il provvedimento amministrativo adottato in
violazione di legge o viziato da eccesso di potere o da
incompetenza.
2 co
Fattispecie prima alinea “Non è annullabile il
provvedimento adottato in violazione di norme sul
procedimento o sulla forma degli atti qualora , per la natura
vincolata del provvedimento sia palese che il suo
contenuto dispositivo non poteva essere diverso da quello
in concreto adottato”.
Fattispecie seconda alinea “Il provvedimento
amministrativo non è comunque annullabile per mancata
comunicazione dell’avvio del procedimento qualora
l’amministrazione dimostri in giudizio che il contenuto del
provvedimento non avrebbe potuto essere diverso da
quello in concreto”.
La semplificazione
amministrativa
Le tappe di un lungo percorso
La legge 4 gennaio 1968, n.15
▪ Nell’intento di creare un rapporto di collaborazione e di
reciproca fiducia con il cittadino, ha introdotto tre nuovi principi:
1. principio di semplificazione -> ha equiparato le copie
autentiche dei documenti ai loro originali (art.7 L.15/1968) e ha
consentito la possibilità di documentazione mediante esibizione (art.5
L. 15/1968)
2. dovere di accertamento d’ufficio -> le singole
amministrazioni hanno il dovere di accertare d’ufficio fatti, stati o
qualità personali che risultino attestati in documenti già in loro
possesso o che esse siano tenute a certificare (art.10 L. 15/1968)
3. presunzione di sincerità (artt.2 e 3 L.15/1968) -> alcuni fatti,
stati o qualità personali sono comprovabili mediante dichiarazione
sostitutiva sottoscritta dall’interessato con firma autenticata
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La legge n.15/1968 è stata a lungo disattesa
▪ Il Ministero della Funzione Pubblica la ha richiamata con circolare
n.226779 del 20.12.1988.
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Il D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445
▪ Emanato in attuazione dell’art.7, comma 1, lett.c della
legge 8 marzo 1999, n.50 (Bassanini quater)
▪ Riordina e semplifica tutte le disposizioni vigenti in materia
di documentazione amministrativa (sia di rango legislativo,
che di rango regolamentare)
▪ Disciplina (art.2 D.P.R. 445):
A. la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la
gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di
organi della pubblica amministrazione
B. la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica
amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei
rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi
consentono.
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TESTO UNICO SULLA
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
Capo I - definizioni e ambito di applicazione (artt. 1-5)
Capo II – documentazione amministrativa (artt. 6-37)
Capo III - semplificazione della documentazione
amministrativa (artt. 38-49)
Capo IV - sistema di gestione informatica dei documenti
(artt. 50-70)
Capo V – controlli (artt.71-72)
Capo VI – sanzioni (artt. 73-76)
Capo VII – disposizioni finali (artt. 77-78)
Sintesi deI contenuti del D.P.R. 445/2000:
▪ L’art.1 del T.U. pone una serie di definizioni
▪ Ampliato l’ambito di applicazione delle norme in materia di
documentazione amministrativa (sia per quanto riguarda i soggetti
tenuti ad accettare gli strumenti di semplificazione-> “privati che vi
consentano”, sia per quanto riguarda i soggetti che possono utilizzarli:
casi di utilizzo degli extracomunitari)
▪ Modalità di autenticazione di copia e di autenticazione delle
sottoscrizioni
▪ Le p.a. e i gestori di pubblici servizi non possono più richiedere atti o
certificati per i quali sono tenuti ad acquisire d’ufficio le relative
informazioni o ad acquisire la dichiarazione sostitutiva prodotta
dell’interessato (violazione dei doveri d’ufficio)
▪ Estensione ambito dichiarazioni sostitutive
▪ Si definiscono i rapporti tra amm.ne certificante e amm.ne procedente
in materia di controlli
▪ Coordinamento disposizioni penali
▪ Conferma l’esenzione delle dichiaraz. sost. dall’imposta di bollo
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Le novità introdotte dalla legge 12 novembre
2011, n.183
▪ “Decertificazione” nei rapporti tra P.A. e privati
▪ Le certificazioni rilasciate dalla P.A. sono valide ed efficaci
solo nei rapporti tra privati;
▪ Nei rapporti con la P.A. e i gestori dei pubblici servizi le
certificazioni sono SEMPRE sostituiti dalle dichiarazioni
sostitutive di certificazione o dall’atto di notorietà;
▪ Dal 1° gennaio 2012 la P.A. non può più accettare ne
ricevere certificazioni
▪ Obbligo di apporre sui certificati, a pena di nullità, la
dicitura “il presente certificato non può essere prodotto agli organi
della P.A. o ai privati gestori di pubblici servizi” -> violazione dei
doveri d’ufficio
▪ OBBLIGO DI INDIVIDUARE UN UFFICIO
RESPONSABILE per tutte le attività inerenti le
certificazioni 34
Il regime dei documenti
amministrativi
Certificati, autocertificazioni e
dichiarazioni sostitutive di
notorietà
Classificazione dei documenti amministrativi:
Certificato (art.1, lett.f)
Documento rilasciato da una p.a. avente
funzione di ricognizione, riproduzione o
partecipazione a terzi di stati, qualità
personali e fatti contenuti in albi, elenchi o
registri pubblici o comunque accertati da
soggetti titolari di funzioni pubbliche
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Obbligo di acquisizione diretta
(art.43,I c., DPR 445, come sost. art.15 L.183/2011)
• Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici
servizi DEVONO acquisire d’ufficio:
a) le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive
di cui agli artt.46 e 47
b) nonché tutti i dati e i documenti che siano in
possesso delle pubbliche amministrazioni
previa indicazione, da parte dell’interessato, degli
elementi indispensabili per il loro reperimento
oppure
c) accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta
dall’interessato
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Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni
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Cosa si può autocertificare?
▪ Si deve fare riferimento all’elencazione
contenuta nell’art.46 del DPR 445/2000
▪ Deve esserci perfetta coincidenza tra il
contenuto dell’autocertificazione e quanto
la P.A. potrebbe, se richiesta, certificare
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La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà
(art.47 DPR 445/2000)
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Regime della dichiarazione sostitutiva
dell’atto di notorietà
• Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non richiedono
alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale quando
siano contestuali ad una istanza
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Norme comuni (art.48 DPR 445/2000)
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Limiti di utilizzo (art.49 DPR 445/2000)
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L’attività di controllo
della P.A.
Natura del procedimento e
conseguenze dell’accertamento
negativo
Il procedimento di controllo
• Inerisce doverosamente al procedimento iniziato a
seguito della domanda dell’interessato.
• Non implica comparazione di interessi
contrapposti e non costituisce espressione di un
discrezionale potere di autotutela.
• Non è necessaria apposita comunicazione di
avvio del procedimento di cui all’art.7 della legge
n.241/1990 (fermo restando il principio secondo
cui ciò che abbonda non vizia).
Modalità (art.71 DPR 445/2000)
La P.A. è tenuta ad effettuare controlli
• a campione
• tutte le volte in cui sorgono fondati dubbi sulla loro
veridicità
Si applicano le modalità indicate nell’art.43 ->
consultando direttamente gli archivi della P.A.
certificante, ovvero chiedendo a questa la
conferma scritta di quanto dichiarato
Ufficio responsabile (art.72 DPR 445/2000, sost.
L. 183/2011)