ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR II TAHUN 2010

TENTANG
MEKANISME PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK
DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang a. bahwa penyediaan informasi secara transparan merupakan salah satu

bagian dari perwujudan sistem pemerintahan yang baik (good
governance) dengan diaktualisasikannya hak memperoleh informasi;
b. bahwa untuk menjamin ketersediaan informasi sebagaimana yang
dibutuhkan publik diperlukan suatu mekanisme;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a,
huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia tentang Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik;

Mengingat 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi

Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah enam kali diubah
terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005;
4. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip
Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
5. Keputusan Presiden Nomor 271M Tahun 2010 tentang Pengangkatan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
6. PeraturanKepala Arsip NasionalRepublik IndonesiaNomor 03 Tahun 2006
tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia
sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2 -

7. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang

Standar Layanan Informasi Publik;

MEMUTUSKAN :

Menetapkan PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK

INDONESIA TENTANG MEKANISME PENGELOLAAN
INFORMASI PUBLIK.

Pasall

Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran

Peraturan ini.

Pasal2

Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 diperlukan

untuk menyediakan layanan informasi kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, dan murah.

Pasal3

Ketentuan lebih lanjut mengenai Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi, Pengelolaan
Informasi Arsip Dinamis, Pengelolaan Informasi Arsip Statis, serta Prosedur Penyajian dan
Pelayanan Informasi Publik diatur dengan Keputusan Kepala dan Petunjuk Teknis.

Pasal4

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 2.. 3 Desember 2010

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

LAMPI RAN

PERA TURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR \1 TAHUN 2010

TENTANG

MEKANISME PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK

DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 1-

SISTEMATIKA
MEKANISME PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK
DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

BABI PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Maksud dan Tujuan
C. Sasaran
D. Pengertian

BABII KRITERIA DAN JENIS INFORMASI PUBLIK DI LINGKUNGAN ANRI

A. Kriteria Informasi Publik di Lingkungan ANRI
B. Jenis Informasi Publik di Lingkungan ANRI

BAB III PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI DI

LINGKUNGAN ANRI
A. Pengelola Informasi Arsip Dinamis
B. Pengelola Informasi Arsip Statis

BAB IV PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK DI LINGKUNGAN ANRI

A. Pengelolaan Informasi Arsip Dinamis
B. Pengelolaan Informasi Arsip Statis

BAB V PENYAJIAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK DI LINGKUNGAN

ANRI
A. Penyajian Informasi Publik
B. Pelayanan Informasi Publik

BAB VI UJI KONSEKUENSI

BAB VII PENANGANAN PENGAJUAN KEBERATAN PEMOHON INFORMASI PUBLIK
BAB VIII LAPORAN PENGELOLAAN PELA YANAN INFORMASI PUBLIK
BAB IX PENUTUP
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2-

BABI

PENDAHULUAN

A. LATARBELAKANG
Pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 secara
tegas menyatakan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh
informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk
mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi
dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.
Hal ini menunjukkan bahwa memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia
sebagai salah satu wujud dari kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bemegara.
Keterbukaan Informasi Publik (KIP) merupakan suatu upaya dalam mengontrol serta
mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggara negara dan Badan Publik
lainnya serta segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik.
Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi
dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. KIP
yang dicerminkan oleh adanya hak publik untuk memperoleh informasi dari Badan Publik
merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan
rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik.
Kebutuhan individu untuk memperoleh Informasi Publik yang dihasilkan oleh
BadanPubliksemakinterbuka dengandiberlakukannyaUndang-UndangNomor 14Tahun 2008
tentang KIP. Keberadaan Undang-Undang tersebut sebagai landasan hukum yang berkaitan
dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh informasi; (2) kewajiban Badan Publik
menyediakan dan melayani permintaan informasi secara cepat, tepat waktu, biaya
ringanlproporsional, dan cara sederhana; (3) pengecualian informasi bersifat ketat dan
terbatas; (4) kewajiban Badan Publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan
informasi.
Pasal 4 ayat (2) Undang-Undang KIP menyatakan bahwa setiap orang berhak
memperoleh Informasi Publik, seperti: melihat, mengetahui, mendapatkan salinan, dan
menyebarluaskan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Pasal 7
ayat (2) Undang-Undang KIP juga menyatakan bahwa Badan Publik wajib menyediakan
Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan.
Dalam rangka menyikapi implementasi Undang-Undang KIP tersebut, Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai salah satu Badan Publik dan sekaligus
sebagai lembaga kearsipan nasional yang mengelola informasi publik yang bersumber dari
arsip dinamis dan arsip statis perlu menyusun suatu Mekanisme Pengelolaan Informasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-3-

Publik (MPIP) di lingkungan ANRI sesuai dengan fungsi dan tugas ANRI, untuk dijadikan
sebagai panduan teknis dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik di lingkungan
ANRI sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud disusunnya MPIP ini adalah:
1. Mendorong unit-unit kerja, pengelola informasi, serta Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi di lingkungan ANRI untuk mengelola informasi, baik yang bersumber
dari arsip dinamis maupun arsip statis untuk kepentingan publik;
2. Memberikan petunjuk kepada unit-unit kerja, pengelola informasi, serta Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan ANRI untuk mengelola informasi,
baik yang bersumber dari arsip dinamis maupun arsip statis untuk kepentingan publik;
3. Mengajak publik untuk bersama ANRI mengawal serta mengawasi upaya penyediaan
Informasi Publik yang bersumber dari arsip dinamis dan statis dalam rangka
peningkatan mutu pelayanan informasi kepada publik di lingkungan ANRI.
Tujuan disusunnya MPIP ini adalah:
1. Menjadi acuan teknis bagi unit-unit kerja, pengelola informasi, serta Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi di lingkungan ANRI dalam mengelola informasi, baik yang
bersumber dari arsip dinamis maupun arsip statis untuk kepentingan publik sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. Mendorong pengembangan model pengelolaan Informasi Publik di lingkungan ANRI
sebagai lembaga kearsipan nasional;
3. Memberikan motivasi kepada unit-unit kerja, pengelola informasi, serta Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan ANRI secara berkesinambungan
untuk meningkatkan kinerja pengelolaan informasi bagi kepentingan publik;
4. Menyediakan layanan informasi kepada publik yang bersumber dari arsip dinamis dan
statis dengan prinsip cepat, tepat, dan murah.

C. RUANG LINGKUP
Ruang Lingkup Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik di lingkungan ANRI
ini meliputi:
1. Kriteria dan jenis Informasi Publik, meliputi kriteria dan jenis Informasi Publik yang
bersumber dari arsip dinamis dan arsip statis;
2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang terdiri atas Pengelola Informasi
Arsip Dinamis dan Pengelola Informasi Arsip Statis;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-4-

3. Pengelolaan informasi kepada publik yang meliputi pengelolaan informasi arsip

dinamis dan pengelolaan informasi arsip statis;
4. Penyajian dan pelayanan informasi kepada publik di lingkungan ANRI;
5. Uji Konsekuensi;
6. Penanganan pengajuan keberatan pemohon informasi kepada publik;
7. Laporan pengelolaan pelayanan informasi kepada publik.

D. PENGERTIAN
Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi danlatau terus menerus.
3. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
4. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna
kesejarahan, telah habis retensinya, berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI, danlatau
lembaga kearsipan.
5. Mekanisme adalah tata cara atau cara kerja pengolahan, penyimpanan, dan pelayanan
Informasi Publik di lingkungan ANRI.
6. Informasi adalah keterangan, pemyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung
nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang bersumber dari
arsip dinamis dan arsip statis yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca, yang disajikan
dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi secara elektronik ataupun non-elektronik.
7. Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim,
danJatau diterima oleh ANRI yang berkaitan dengan penyelenggara dan
penyelenggaraan negara danlatau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik
lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang KIP serta informasi lain yang berkaitan
dengan kepentingan publik yang bersumber dari arsip dinamis dan arsip statis.
8. Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang
fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian
atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara
danlatau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi non pemerintah
sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara danlatau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan
masyarakat, danlatau luar negeri.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-5 -

9. Daftar Arsip Aktif adalah daftar yang memuat Informasi Publik yang bersumber dari
arsip aktif dan dapat digunakan sebagai sarana akses atau penemuan arsip aktif di
tempat penyimpanan arsip aktif lingkungan unit kerja.
10. Daftar Arsip Inaktif adalah daftar yang memuat Informasi Publik yang bersumber dari
arsip inaktif dan dapat digunakan sebagai sarana akses atau penemuan arsip inaktif di
tempat penyimpanan arsip inaktif (records center) di lingkungan unit kearsipan.
11. Daftar Arsip Statis yang Diserahkan adalah daftar yang memuat Informasi Publik yang
bersumber dari arsip statis hasil penyerahan dan akuisisi serta dapat digunakan sebagai
sarana akses atau penemuan arsip statis di tempat penyimpanan arsip statis (Depo) di
ANRI.
12. Daftar Arsip Statis adalah daftar yang memuat Informasi Publik yang digunakan
sebagai sarana akses atau penemuan arsip statis dari suatu khazanah arsip statis
lembaga pencipta atau suatu lembaga kearsipan yang berisi uraian deskripsi arsip
statis.
13. Guide Arsip adalah salah satu jenis sarana bantu penemuan arsip statis (finding aids)
yang berisi abstraksi dalam berbagai derajat fonds yang memuat khazanah arsip yang
umumnya dilengkapi dengan sejarah penataan arsip, sejarah dan fungsi lembaga atau
organisasi pencipta serta indeks dan lampiran pendukung lainnya
14. Inventaris Arsip adalah salah satu jenis sarana bantu penemuan arsip statis (finding
aids) yang berisi deskripsi yang terinci dalam item dari suatu khazanah arsip yang
dilengkapi dengan sejarah organisasi, sejarah penataan arsip, pertanggungjawaban
pelaksana pengolahan arsip, uraian deskripsi arsip, dan dilampiri dengan daftar indeks,
daftar singkatan, daftar konkordan, dan struktur organisasi.
15. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat PPID adalah
pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian,
penyediaan dan pelayanan Informasi Publik di lingkungan ANRI.
16. Pengelola Informasi Arsip Dinamis adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang
pengelolaan informasi (pengolahan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan
pelayanan informasi) yang bersumber dari arsip dinamis di lingkungan ANRI untuk
diberikan kepada PPID, yang dibantu oleh Pengelola Informasi Arsip Aktif dan
v
Pengelola Informasi Arsip Inaktif.
17. Pengelola Informasi Arsip Aktif, adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang
pengelolaan informasi (pengolahan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan
pelayanan informasi) yang bersumber dari arsip aktif di lingkungan unit kerjanya
untuk diberikan kepada Pengelola Informasi Arsip Dinamis melalui Pengelola
Informasi Arsip Inaktif.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-6-

18. Pengelola Inforrnasi Arsip Inaktif adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang
pengelolaan inforrnasi (pengolahan, penyirnpanan, pendokurnentasian, penyediaan dan
pelayanan inforrnasi) yang bersurnber dari arsip inaktif di lingkungan ANRI untuk
diberikan kepada Pengelola Inforrnasi Arsip Dinarnis.
19. Pengelola Informasi Arsip Statis adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang
pengelolaan infonnasi (pengolahan, penyirnpanan, pendokurnentasian, penyediaan dan
pelayanan informasi) yang bersurnber dari arsip statis di lingkungan ANRI untuk
diberikan kepada PPID.
20. Pernohon Informasi Publik adalah warga negara danlatau badan hukurn Indonesia
yang rnengajukan permintaan Inforrnasi Publik.
21. Pengguna Informasi Publik adalah Orang yang rnenggunakan Informasi Publik.
22. Orang adalah orang perseorangan, kelornpok orang, badan hukurn, atau badan publik
sebagairnana dirnaksud dalarn Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik.
23. Uji Konsekuensi adalah pertirnbangan dengan seksarna dan penuh ketelitian tentang
darnpak atau akibat yang tirnbul sebagairnana dirnaksud dalarn Pasal 17 Undang-
Undang KIP apabila suatu inforrnasi dibuka danlatau diakses oleh publik yang
dituangkan dalarn bentuk alasan pengecualian.
24. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat lRA adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyirnpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekornendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dirnusnahkan,
dinilai kernbali, atau diperrnanenkan yang dipergunakan sebagai pedornan penyusutan
dan penyelarnatan arsip.
25. Pengaburan Inforrnasi adalah rnenghitarnkan atau mengaburkan informasi tertentu
yang termasuk dalarn informasi yang dikecualikan dalarn suatu dokurnen yang akan
diberikan kepada publik.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-7-

BABII
KRITERIA DAN JENIS INFORMASI PUBLIK
DI LINGKUNGAN ANRI

A. KRITERIA INFORMASI PUBLIK DI LINGKUNGAN ANRI

1. Informasi yang bersifat terbuka
a. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
1) Profil ANRI, seperti: sejarah singkat, struktur orgamsasi, tujuan, kedudukan,
tugas dan fungsi, program kerja, dan sebagainya.
2) Kegiatan dan kinerja ANRI, seperti: laporan pelaksanaan kegiatan secara periodik
(bulanan, triwulan, dan tahunan), laporan akuntabilitas kinerja ANRI, dan
sebagainya.
3) Laporan Keuangan, seperti: laporan realisasi anggaran, laporan pendapatan
negara, laporan pertanggungjawaban keuangan negara, laporan keuangan tahunan,
dan sebagainya.
4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
b. Informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta
ANRI tidak memiliki informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan
ketertiban umum.
c. Informasi yang wajib tersedia setiap saat
1) Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan ANRI.
2) Hasil keputusan ANRI dan pertimbangannya.
3) Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukungnya.
4) Perjanjian ANRI dengan pihak ketiga.
5) Rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan
ANRI.
6) Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat ANRI dalam pertemuan yang
terbuka untuk umum.
7) Prosedur kerja ANRI.
8) Laporan pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi.
2. Informasi yang dikecualikan
a. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi
Publik dapat menghambat proses penegakan hukum;
b. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi
Publik dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual
dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-8-

c. Informasi yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat
membahayakan pertahanan dan keamanan Negara;
d. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi
Publik dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;
e. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi
Publik dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi
Publik dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri;
g. Informasi yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat
pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;
h. Informasi yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat
mengungkap rahasia pribadi;
1. Memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik, yang
menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau
pengadilan; dan
J. Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang.

B. JENIS INFORMASI PUBLIK DI LINGKUNGAN ANRI

Jenis informasi publik di lingkungan ANRI terdiri atas 2 (dua) yaitu:
1. Informasi Arsip Dinamis
Informasi Arsip Dinamis bersumber dari arsip dinamis yang tercipta sebagai hasil dari
pelaksanaan fungsi dan tugas pokok unit-unit kerja di lingkungan ANRI. Informasi Arsip
Dinamis terdiri atas Informasi Arsip Aktif dan Informasi Arsip Inaktif. Informasi tersebut
berada pada unit kerja dan unit kearsipan yang terekam dalam berbagai bentuk dan
media.
a. Informasi Arsip Aktif
Informasi Arsip Aktif yaitu informasi yang bersumber dari Arsip Aktif. Informasi
Arsip Aktif ditata dan disimpan pada unit-unit kerja dan dibuat sarana bantu
penemuannya berupa Daftar Arsip Aktif.
b. Informasi Arsip Inaktif
Informasi Arsip Inaktif adalah adalah informasi yang bersumber dari Arsip Inaktif.
Informasi Arsip Inaktif ditata dan disimpan pada records centre di Bagian Arsip dan
dibuat sarana bantu penemuannya berupa Daftar Arsip Inaktif.
2. Informasi Arsip Statis
Informasi Arsip Statis adalah Informasi Publik yang bersumber dari Arsip Statis yang
diakuisisi dan diterima oleh ANRI sebagai lembaga kearsipan dari pencipta arsip, seperti
lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-9 -

perorangan. Informasi Arsip Statis yang merupakan khazanah arsip statis ANRI,
tersimpan dalam berbagai bentuk dan media (tekstual, kartografik dan kearsitekturan,
audio-visual, dan elektronik) yang dapat diakses secara luas baik secara langsung (datang
ke Ruang Baca) maupun secara tidak langsung (korespondensi atau online).
Informasi arsip statis yang dikelola ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional terdiri
atas:
a. Arsip masa VQC, 1602-1816
Merupakan arsip-arsip yang tercipta pada masa VOC, tahun 1602-1800 (oktroi
diperpanjang sampai 31 Desember 1800) dan secara administrasi masih berlanjut
sampai pada masa Gubemur Jenderal H.W. Daendels, 1807-1810 dan peralihan
kekuasaan masa Inggris, 1811-1816 (plakat 11 September 1811).
b. Arsip masa Pemerintahan Hindia Belanda, 1816-1945 (1950)
Merupakanarsip-arsipyang terciptamasa PemerintahanHindia Belanda,tahun 1816-1942
dan administrasi masih berlanjut sampai dengan penyerahan kekuasaan (souverein
overdracht, 27 Desember 1949) dan kegiatan kantor Algemeene Secretarie tahun 1950.
c. Arsip masa Pemerintahan Republik Indonesia, 1945-1998 (2005)
Merupakan arsip-arsip yang tercipta setelah kemerdekaan Republik Indonesia,
Agustus 1945 sampai dengan berakhimya masa Orde Baru tahun 1998, serta arsip
masa reformasi tahun 1999 sampai dengan tahun 2005.

Informasi arsip statis ANRI dapat diakses publik setelah dibuat sarana bantu penemuan
arsip (finding aids), berupa Guide Arsip, Daftar Arsip Statis, dan Inventaris Arsip yang
dilakukan oleh fungsi Direktorat Pengolahan c.q. Subdirektorat Pengolahan Arsip
Sebelum Tahun 1945, Subdirektorat Pengolahan Arsip Setelah Tahun 1945,
Subdirektorat Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan, serta Subdirektorat
Pengolahan Arsip Media Baru.

Informasi arsip statis yang telah diolah ditata fisik dan disimpan di Depo pada sarana
penyimpanan arsip sesuai dengan bentuk dan media arsip serta standar penyimpanan
arsip statis. Fungsi ini dilaksanakan Direktorat Preservasi c.q. Subdirektorat
Penyimpanan Arsip Konvensional dan Subdirektorat Penyimpanan Arsip Media Bam.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 10 -

BAB III
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
DI LINGKUNGAN ANRI

A. SUSUNAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

Susunan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi terdiri atas:
1. Pengarah, yaitu Kepala ANRI.
2. Tim Pertimbangan Pelayanan, terdiri atas:
a. Sekretaris Utama;
b. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan;
c. Deputi Bidang Konservasi Arsip; dan
d. Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan.
3. PPID, yaitu Kepala Biro Perencanaan.
4. Pengelola Informasi Arsip Dinamis, yaitu Kepala Biro Umum.
5. Pengelola Informasi Arsip Statis, yaitu Direktur Pemanfaatan.
6. Bidang Pelayanan Informasi Dinamis, yaitu Kepala Bagian Humas.
7. Bidang Pelayanan Informasi Arsip Statis, yaitu Kepala Subdirektorat Layanan Arsip.
8. Bidang Penyelesaian Sengketa, terdiri atas:
a. Biro Hukum dan Kepegawaian; dan
b.Inspektur.

B. TANGGUNG JAWAB SERTA WEWENANG PENGELOLA INFORMASI DAN

DOKUMENTASI
1. Pengarah
Pengarah memiliki tugas serta tanggung jawab mengarahkan kegiatan pengelolaan
informasi dan dokumentasi di lingkungan ANRI serta menjamin ketersediaan informasi
sebagaimana yang dibutuhkan publik sesuai dengan mekanisme yang telah ditentukan.
2. Tim Pertimbangan Pelayanan
Tim Pertimbangan Pelayanan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a. Membahas dan memberikan pertimbangan atas jenis informasi yang dikecualikan di

lingkungan ANRI;

b. Membahas dan memberikan pertimbangan atas keberatan serta penyelesaian

sengketa informasi;

c. Membahas dan memberikan pertimbangan atas berbagai persoalan yang terkait

dengan pelaksanaan layanan Informasi Publik di lingkungan ANRI.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 11 -

3. PPID
PPID memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a. Mengoordinasikan penyediaan seluruh Informasi Publik di lingkungan ANRI;
b. Mengoordinasikan penyajian dan pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman
danlatau permohonan melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh
pemangku kepentingan;
c. Melakukan pengujian tentang konsekuensi yang timbul sebagaimana diatur dalam
Pasal 19 Undang-Undang KIP sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu
dikecualikan;
d. Menyertakan alasan tertulis pengecualian Infonnasi Publik secara jelas dan tegas,
dalam hal permohonan Informasi Publik ditolak;
e. Menghitarnkan atau mengaburkan Informasi Publik yang dikecualikan beserta
alasannya;
f. Mengembangkan kapasitas pejabat fungsional danlatau petugas informasi dalam
rangka peningkatan kualitas layanan Informasi Publik; dan
\C..
g. Mengoordinasikan dan memastikan agar pengajuan keberatan diproses berdasarkan
prosedur penyelesaian keberatan apabila permohonan Informasi Publik ditolak;

4. Pengelola Informasi Arsip Dinamis

Pengelola Informasi Arsip Dinamis bertanggung jawab mengoordinasikan pengelolaan
Informasi Arsip Dinamis dan penyusunan Daftar Informasi Publik untuk diserahkan
kepada PPID bagi kepentingan publik. Dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut
Pengelola Informasi Arsip Dinamis dibantu oleh:
a. Pengelola Informasi Arsip Aktif
Pengelola Informasi Arsip Aktif adalah pejabat eselon I, II, III, IV, dan Arsiparis
pada masing-masing unit kerja di lingkungan ANRI. Pengelola Informasi Arsip Aktif
bertanggung jawab terhadap:
1) pengolahan informasi arsip aktif di unit-unit kerja;
2) penyajian Informasi Arsip Aktif kepada Bagian Arsip dan Pengelola Informasi
Arsip Dinamis dalarn rangka penyediaan informasi kepada publik; dan
3) pemindahan informasi dari unit kerja masing-masing;

b. Pengelola Informasi Arsip Inaktif

Pengelola Informasi Arsip Inaktif bertanggung jawab terhadap pengolahan,
penyimpanan, dan penyajian informasi arsip inaktif. Dalam menjalankan tugasnya
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 12 -

Pengelola Informasi Arsip Inaktif dibantu oleh pejabat struktural dan Arsiparis di
jajarannya. Pengelola Informasi Arsip Inaktifbertanggungjawab terhadap:
1) pengolahan informasi arsip inaktif di records center;
2) penyimpanan informasi arsip inaktif di records center;
3) penataan arsip di records center berdasarkan unit kerja;
4) penyajian informasi arsip inaktif kepada Pengelola Informasi Arsip Dinamis
untuk diberikan kepada PPID dalam ruang penyediaan informasi kepada publik;
dan
5) penyerahan informasi Arsip Statis ke lembaga kearsipan nasional.
5. Bidang Pelayanan Informasi Arsip Dinamis
Bidang Pelayanan Informasi Arsip Dinamis memiliki tugas dan tanggung jawab
melaksanakan penyajian dan pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman danlatau
permohonan melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh pemangku
kepentingan. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Bidang Pelayanan Informasi Arsip
Dinamis dibantu oleh pejabat struktural dan arsiparis di jajarannya.
6. Pengelola Informasi Arsip Statis
Pengelola Informasi Arsip Statis bertanggung jawab mengoordinasikan pengelolaan
Informasi Arsip Statis dan penyusunan Daftar Informasi Publik untuk diserahkan kepada
PPID bagi kepentingan publik. Pengelola Informasi Arsip Statis terdiri atas:
a. Pengolah Informasi Arsip Statis Hasil Akuisisi danlatau Penyerahan Arsip Statis
Pengolah Informasi Arsip Statis Hasil Akuisisi danlatau Penyerahan Arsip Statis
adalah Direktur Akuisisi, yang bertanggungjawab terhadap:
1) pendokumentasian akuisisi danlatau penyerahan arsip statis (Daftar Arsip yang
Diserahkan, dan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis);
2) penyerahan Daftar Arsip yang Diserahkan kepada Subdirektorat Layanan Arsip
untuk akses publik terhadap arsip statis;
3) penyerahan arsip statis dan Daftar Arsip yang Diserahkan sebagai hasil akuisisi
danlatau penyerahan arsip statis kepada Subdirektorat Penyimpanan Arsip
Konvensional dan Subdirektorat Arsip Media Baru untuk disimpan di Depo; dan
4) validasi Daftar Arsip yang Diserahkan, penyimpanan Daftar Arsip yang
Diserahkan, dan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis.
Dalam menjalankan tanggung jawabnya Pengolah Informasi Arsip Statis Hasil
Akuisisi danlatau Penyerahan Arsip Statis dibantu oleh pejabat struktural dan
Arsiparis di jajarannya.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 13 -

b. Pengolah Informasi Arsip Statis Khazanah Arsip Statis ANRI

Pengolah Informasi Arsip Statis Khazanah Arsip Statis ANRI adalah Direktur
Pengolahan, yang bertanggung jawab terhadap pengolahan informasi arsip statis hasil
akuisisi dan/atau penyerahan maupun khazanah arsip statis ANRI lainnya.
Dalam menjalankan tanggung jawabnya Pengolah Informasi Arsip Statis Khazanah
Arsip Statis ANRI dibantu oleh pejabat struktural dan arsiparis di jajarannya.
Pejabat Pengolah Informasi Arsip Statis Basil Akuisisi dan/atau Penyerahan Arsip
Statis juga bertanggung jawab terhadap:
1) pengolahan informasi arsip statis khazanah ANRI hingga menghasilkan finding
aids (Guide Arsip, Daftar Arsip Statis, Inventaris Arsip);
2) penyerahan Guide Arsip, Daftar Arsip Statis, Inventaris Arsip kepada
Subdirektorat Layanan Arsip, Direktorat Pemanfaatan Arsip untuk akses publik
terhadap arsip statis;
3) penyerahan arsip statis dan Guide Arsip, Daftar Arsip Statis, Inventaris Arsip
hasil pengolahan kepada Subdirektorat Penyimpanan Arsip Konvensional serta
Subdirektorat Penyimpanan Arsip Media Baru, Direktorat Preservasi Arsip untuk
disimpan di Depo; serta
4) validasi dan penyimpanan Guide Arsip, Daftar Arsip Statis, Inventaris Arsip.
c. Penyimpan Informasi Arsip Statis Khazanah Arsip Statis ANRI
Penyimpan Informasi Arsip Statis Khazanah Arsip Statis ANRI adalah Direktur
Preservasi, yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan informasi arsip statis hasil
akuisisi danlatau penyerahan maupun khazanah arsip statis ANRI lainnya.
Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Penyimpan Informasi Arsip Statis Khazanah
Arsip Statis ANRI dibantu oleh pejabat struktural dan arsiparis di jajarannya.
Penyimpan Informasi Arsip Statis Khazanah Arsip Statis ANRI juga bertanggung
jawab terhadap:
a. penerimaan dan penyimpanan Daftar Arsip Statis yang Diserahkan dan arsip statis
hasil akuisisi danlatau penyerahan arsip statis dari Subdirektorat Akuisisi Arsip
Lembaga NegaraiBadan Pemerintah, Subdirektorat Akusisi Arsip Perusahaan,
serta Subdirektorat Akusisi Arsip Organisasi Masyarakat dan Organisasi Politik;
b. pemeliharaan informasi arsip statis khazanah ANRI;
c. penataan fisik arsip statis pada ruang simpan di Depo berdasarkan pencipta arsip;
d. penyediaan informasi arsip statis kepada Direktur Pengolahan untuk dibuat Guide
Arsip, Daftar Arsip Statis, Inventaris Arsip; dan
e. Pemutakhiran informasi khazanah arsip statis yang tersimpan di Depo kepada
Direktur Pemanfaatan untuk pelayanan publik.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 14 -

7. Bidang Pelayanan Informasi Arsip Statis

Bidang Pelayanan Informasi Arsip Statis memiliki tugas dan tanggung jawab
melaksanakan penyajian serta pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman danlatau
permohonan melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh pemangku
kepentingan. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Bidang Pelayanan Informasi Arsip
Statis dibantu oleh pejabat struktural dan arsiparis di jajarannya.
8. Bidang Penyelesaian Sengketa
Bidang Penyelesaian Sengketa bertanggung jawab melakukan legal review atas keberatan
yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik yang sebelumnya telah ditanggapi oleh
PPID.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 15 -

BABIV
PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK DI LINGKUNGAN ANRI

A. PENGELOLAAN INFORMASI ARSIP DINAMIS

1. Pengelolaan Informasi Arsip Aktif
a. Pengolahan Informasi Arsip Aktif
1) Memberkaskan informasi arsip aktif berdasarkan sistem pemberkasan yang
mengacu pada pola klasifikasi arsip ANRI.
2) Menyusun informasi arsip aktif ke dalam Daftar Arsip Aktif yang digunakan
sebagai sarana akses terhadap khazanah informasi arsip aktif di tempat
penyimpanan arsip pada unit kerja. Daftar Arsip Aktif unit-unit kerja dibuat
sekurang-kurangnya memuat unsur:
a) nomor;
b) ringkasan Informasi;
c) pejabat atau unit yang menguasai informasi;
d) penanggungjawab pembuatan atau penerbitan;
e) waktu dan tempat pembuatan informasi;
f) format informasi yang tersedia;
g) kriteria informasi yang terdiri atas:
(1) informasi yang wajib diumumkan secara berkala;
(2) informasi yang wajib diumumkan serta-merta;
(3) informasi yang wajib disediakan setiap saat;
(4) informasi yang wajib disediakan atas dasar permintaan; dan/atau
(5) informasi yang dikecualikan;
h) Masa retensi informasi arsip aktif.
3) Informasi arsip aktif dalam Daftar Arsip Aktif tersebut divalidasi oleh penanggung
jawab Pengelola Informasi Arsip Aktif (eselon I, II, III, dan IV) di lingkungan unit
kerja;
4) Menyerahkan Daftar Arsip Aktifkepada Pengelola Informasi Arsip Dinamis.
b. Penyimpanan Informasi Arsip Aktif
1) Informasi arsip aktif di unit kerja disimpan pada sarana penyimpanan sesuai dengan
standar untuk menyimpan informasi arsip aktif
2) Informasi arsip aktif disimpan pada unit pengolah/kerja sesuai denganjangka waktu
penyimpanannya berdasarkan JRA
3) Penyimpanan informasi arsip dinamis menjadi tanggung jawab pimpinan unit kerja
masing-masing di lingkungan ANRI.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 16-

2. Pengelolaan Informasi Arsip Inaktif

a. Pengolahan Informasi Arsip Inaktif
1) Informasi arsip inaktif di Bagian Arsip merupakan hasil penyusunan informasi yang
berasal dari arsip inaktif unit kerja yang diatur berdasarkan prinsip asal-usul dan
aturan asli unit kerja yang bersangkutan untuk menghasilkan Daftar Arsip Inaktif.
b. Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat unsur:
a) nomor;
b) ringkasan Informasi;
c) pejabat atau unit yang menguasai informasi;
d) penanggung jawab pembuatan atau penerbitan;
e) waktu dan tempat pembuatan informasi;
f) formasi informasi yang tersedia;
g) kriteria informasi yang terdiri atas:
(1) Informasi yang wajib diumumkan secara berkala;
(2) Informasi yang wajib diumumkan serta merta;
(3) Informasi yang wajib disediakan setiap saat;
(4) Informasi yang wajib disediakan atas dasar permintaan; dan
(5) Informasi yang dikecualikan;
h) masa retensi informasi arsip inaktif;
c. Validasi setiap informasi arsip inaktif yang terdapat dalam Daftar Arsip Inaktif,
termasuk perubahan retensi keterbukaannya.
b. Penyimpanan Informasi Arsip Inaktif
1) Menyimpan Arsip Inaktif dari unit-unit kerja pada records center di Bagian Arsip.
2) Informasi Arsip Inaktif disimpan pada sarana penyimpanan sesuai dengan standar
untuk menyimpan informasi arsip inaktif.
3) Menata Arsip Inaktif pada ruang penyimpanan Arsip Inaktif sesuai dengan bentuk
dan media arsip.
4) Menata arsip pada ruang penyimpanan berdasarkan nama unit kerja penciptanya.
5) Membuat layout atau tata letak penyimpanan arsip inaktif di records center.
6) Memelihara keamanan Arsip Inaktif pada records center.
7) Informasi Arsip Inaktif disimpan pada Bagian Arsip sesuai dengan jangka waktu
penyimpanannya berdasarkan JRA.
8) Arsip Inaktif yang telah habis retensinya dinilai kembali untuk menentukan apakah
bemilai guna permanen (statis) atau dimusnahkan.
9) Menyerahkan arsip statis dari Bagian Arsip ke ANRI disertai dengan Daftar Arsip
Statis yang Diserahkan dan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 17 -

10)Daftar Arsip Statis yang Diserahkan sekurang-kurangnya memuat informasi

berkaitan dengan: nama pencipta, nomor, uraian informasi, tahun penciptaan,
volume, tingkat keaslian, dan keterangan.
11) Berita Acara Serah Terima Arsip Statis sekurang-kurangnya memuat informasi
berkaitan dengan: keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, tahun dilaksanakannya
pemindahan, tanda tangan dan namajelas pejabat yang melaksanakan pemindahan.

B. PENGELOLAAN INFORMASI ARSIP STATIS

1. Informasi Arsip Statis Hasil Akuisisi danlatau Penyerahan Arsip Statis
a. Membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis antara pencipta arsip dengan ANRI,
sekurang-kurangnya memuat informasi berkaitan dengan: keterangan tempat, hari,
tanggal, bulan, tahun dilaksanakannya serah terima, tanda tangan dan nama jelas
pejabat yang melaksanakan serah terima.
b. Membuat Daftar Arsip Statis yang Diserahkan hasil akuisisi danlatau penyerahan arsip
statis, sekurang-kurangnya memuat informasi berkaitan dengan: nama pencipta arsip,
nomor, uraian informasi, tahun penciptaan, volume, tingkat keaslian, dan keterangan.
c. Validasi setiap informasi arsip statis hasil akuisisi dan/atau penyerahan arsip statis yang
terdapat dalam Daftar Arsip yang Diserahkan.
d. Pengolahan informasi arsip statis hasil akuisisi danlatau penyerahan arsip statis
sebelum disimpan di Depo ANRI menjadi tanggung jawab Direktur dan Kepala
Subdirektorat di lingkungan Direktorat Akuisisi.
2. Pengolahan Informasi Arsip Statis Khazanah Arsip Statis ANRI
a. Memverifikasi dan mengolah arsip baik arsip hasil akuisisi danlatau penyerahan arsip
statis maupun arsip warisan kolonial (khazanah arsip statis ANRI) sehingga
menghasilkan Guide Arsip, Daftar Arsip Statis, dan Inventaris Arsip sebagai sarana
bantu penemuan arsip statis (finding aids).
b. Pengolahan arsip statis didasarkan pada prinsip asal-usul dan aturan asli pencipta arsip.
c. Guide khazanah arsip statis sekurang-kurangnya memuat informasi yang berkaitan
dengan: nama pencipta arsip, tahun penciptaan, masalahlsubjek, volume, kondisi, dan
lokasi simpan.
d. Daftar Arsip Statis, sekurang-kurangnya memuat informasi yang berkaitan dengan:
nama pencipta arsip, nomor, uraian informasi, tahun penciptaan, volume, tingkat
keaslian, dan keterangan.
e. Inventaris Arsip, sekurang-kurangnya memuat informasi yang berkaitan dengan:
pendahuluan, uraian deskripsi arsip, lampiran, indeks, daftar singkatan, daftar istilah,
dan struktur organisasi/riwayat hidup.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 18 -

f. Pendahuluan Inventaris Arsip, sekurang-kurangya memuat informasi berkaitan dengan:

riwayat pencipta arsip, riwayat arsip, dan tanggungjawab teknis pengolahan.
g. Uraian deskripsi Inventaris Arsip, sekurang-kurangnya memuat informasi berkaitan
dengan: nomor, uraian informasi, tahun penciptaan, volume, tingkat keaslian, dan
keterangan.
h. Indeks Inventaris Arsip, memuat informasi berkaitan dengan: indeks nama (orang,
perusahaan) dan wilayah yang mengacu kepada nomor deskripsi yang terdapat dalam
uraian deskripsi arsip.
1. Daftar Singkatan Inventaris Arsip memuat penjelasan mengenai singkatan dan akronim
yang terdapat dalam uraian deskripsi arsip.
J. Menyediakan informasi arsip statis hasil pengolahan yang dapat diakses publik.
k. Memvalidasi setiap informasi arsip statis hasil pengolahan yang terdapat dalam
Inventaris Arsip.
1. Pengolahan informasi arsip statis hasil pengolahan menjadi tanggung jawab Kepala
Subdirektorat dan Direktur di lingkungan Direktorat Pengolahan.
3. Penyimpanan Informasi Arsip Statis Khazanah Arsip Statis ANRI
a. Menyimpan arsip statis hasil akuisisi dan hasil pengolahan pada Depo.
b. Informasi arsip statis disimpan pada sarana penyimpanan sesuai dengan standar untuk
menyimpan informasi arsip statis.
c. Menata arsip statis hasil akuisisi dan hasil pengolahan pada ruang penyimpanan arsip
statis sesuai dengan bentuk dan media arsip.
d. Menata arsip pada ruang penyimpanan berdasarkan nama pencipta.
e. Membuat layout atau tata letak penyimpanan arsip statis pada setiap ruangan
penyimpanan di Depo.
f. Memelihara keamanan arsip statis di Depo dan ruang penyimpanan arsip statis.
g. Menyediakan informasi arsip statis hasil akuisisi dan hasil pengolahan yang disimpan
di Depo serta ruang penyimpanan arsip statis yang dapat diakses setiap saat.
h. Memvalidasi setiap informasi arsip statis yang dapat diakses setiap saat, baik hasil
akuisisi dan hasil pengolahan yang disimpan di Depo serta ruang penyimpanan arsip
statis.
1. Pemeliharaan informasi arsip statis hasil akuisisi dan hasil pengolahan yang disimpan
di Depo serta ruang penyimpanan arsip statis menjadi tanggung jawab Kepala
Subdirektorat Penyimpanan Arsip Konvensional, Kepala Subdirektorat Arsip Media
Baru, dan Direktur Preservasi.
J. Menyediakan informasi mengenai jumlah, kondisi, serta lokasi simpan khasanah arsip
statis di Depo dan ruang penyimpanan arsip statis.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 20-

Alur Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik

PeJaca! eseilon I, n, III, IV dan arsiparis unit ""llemberikan pertimbangan atasjenis

kerja di UngkunganANRI mengelda arsip' Mengarahkan ksgiatan inTormasi yang dik.ecualiikan,
aktir: meng1Jlah, menyimpan, dan peng~:3n imror:rruasidan keberatan dan iPenye~esi!liansengketa
menyed:ia'kan ilflfmmasi dOKume1'!t3si mn men13JThID inr1J'rmasi,serta berbagai persoalan
keter:seOia:aft informasi yang tt!rkait d;engan 'peilaksanaan
2...~ngelo!;a arsllP inaktj:f Menge:lo1a Infocrmasi
layanan Inrormasi
- ""llengJJ!lahars.ip inaktiT Arsip Din"lmIs
- ~nyim;p;an arsip inak"t!if
- MSinyerah.kan arsipi inaiktiTkejp.ada LKN

.lingklJngan Direkt1J'ratAkuTsisL [Viengo]ah

inTormasl arsi p statishasil
akwlsistpenyerahan! Penyajjan dan Penyaj:ian dan melakuikan iEgoirelliml
Pe.layanan Inrnrmasi Petayanan Infnrmasi ata:; kebi!ratan yang
Arsip Dtnamis ArsipStatis diajuk.an olen Pemohon
2.. Pejaibat e5elonH, U I, dan arsiparis 0'1
i:nformasi F'uiblikyang
lingkungan Direktorat Pengolaihanc sebeilumnya telaih
- Mengrrl:aharsipstatisihasI3
:akuiisisitpenyerahan
- Mengo.lah arsip statis khazanah arsip
statis .;!i,NRl Imembufat daftar, ;gulid:e,dan Direl"tur Pemanra3tan
inventar'lsl Men;geloJalnrormasl Arsip
3. Pejabat e5ellonll, Ill, IV, dan arsiparls d!j Statis
Iln;gkungan Dlrelrtor.at PresentasL
- ~melihara arsip statis hasH
akuiis]sl/pen¥eR'han
- 1i.lleme!iliharakhasanah arsip statis ANRI
- ~nataarsip·statlshasil
akulsisi/peny:erahan d'an khasanah arsiiP
statis ANiRI
- Me.lap1Jrkanperkemi!J,angan khasanah
arsip statisANRI {volume, tahun, dan
koilek5i~
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 20-

BABV
PENYAJIAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
DI LINGKUNGAN ANRI

A. PENYAJIAN INFORMASI
1. Informasi Arsip Dinamis
a. Informasi arsip dinamis yang disajikan terdiri atas Informasi Arsip Aktif yang
tersimpan pada unit pengolahlkerja dan arsip inaktif yang tersimpan pada records
center di Bagian Arsip di lingkungan ANRI.
b. Informasi yang disajikan adalah informasi yang telah dimuat dalam Daftar Arsip
Aktif dan Daftar Arsip Inaktif.
c. Informasi yang diumumkan berasal dari unit kerja yang diusulkan oleh eselon II
kepada Bagian Arsip berdasarkan kriteria informasi setelah diverifikasi antara
pimpinan unit kerja dan Bagian Arsip.
d. Tanggung jawab penyajian informasi dinamis kepada publik adalah Kepala Biro
Umum, selaku Pengelola Informasi Arsip Dinamis, yang dibantu Kepala Bagian
Arsip dan Arsiparis.
2. Informasi Arsip Statis
a. Informasi arsip statis yang disajikan terdiri atas informasi arsip statis hasil akuisisi
dan/atau penyerahan arsip statis serta informasi hasil pengolahan informasi arsip
statis yang tersimpan di Depo.
b. Informasi yang disajikan adalah informasi yang dimuat dalam daftar arsip statis yang
diserahkan, daftar arsip statis, dan inventaris arsip.
c. Tanggung jawab penyajian informasi arsip statis kepada publik adalah Direktur
Pemanfaatan Arsip, selaku Pengelola Informasi Arsip Statis, yang dibantu Kepala
Subdirektorat Layanan Arsip dan Arsiparis.

B. PELAYANAN INFORMASI
Layanan informasi publik di lingkungan ANRI dilakukan melalui 2 (dua) cara, yaitu:
1) melalui pengumuman, seperti website, papan pengumuman, touch screen, brosur, leaflet;
dan 2) melalui permohonan baik tertulis maupun tidak tertulis, baik secara langsung maupun
tidak langsung. Permintaan melalui permohonan meliputi:
1. Permintaan Secara Tidak Langsung (melalui surat/fax/email)
a. Pemohon Informasi Publik mengajukan surat permintaan kepada ANRI disertai
alasan permintaan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 21 -

b. Surat/fax/email permintaan Informasi Publik diterima oleh unit persuratan, dan

didistribusikan kepada PPID.
c. Surat/fax/email permintaan Informasi Publik yang diterima oleh PPID didisposisikan
kepada Pengelola Informasi Arsip Dinamis atau Pengelola Informasi Arsip Statis
sesuai dengan informasi yang diminta oleh pemohon informasi publik.
d. Untuk Informasi Arsip Dinamis, PPID wajib menanggapi setiap permintaan Informasi
Publik paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan dengan
tenggang waktu tanggapan dapat diperpanjang paling lambat 7 (tujuh) hari kerja
berikutnya dengan memberikan alasan secara tertulis.
e. Untuk Informasi Arsip Statis, PPID wajib menanggapi setiap permintaan Informasi
Publik paling lambat 5 (lima) hari kerja sejak diterimanya permintaan dengan
tenggang waktu tanggapan dapat diperpanjang paling lambat 7 (tujuh) hari kerja
berikutnya dengan memberikan alasan secara tertulis.
f. Apabila informasi yang diminta termasuk informasi yang dikecualikan, maka PPID
hams memberikan alasan dikecualikan tersebut.
g. PPID hanya memberikan Informasi yang sesuai dengan permintaan pemohon.
2. Permintaan Secara Langsung
a. Pemohon Informasi Publik datang langsung ke ANRI.
b. Pengelola Informasi Arsip Dinamis atau Pengelola Informasi Arsip Statis wajib
menerima setiap Permohonan Informasi Publik dan langsung menindaklanjuti setiap
permohonan Informasi Publik.
c. Apabila informasi yang diminta termasuk informasi yang dikecualikan, maka
Pengelola Informasi Arsip Dinamis atau Pengelola Informasi Arsip Statis hams
memberikan alasan dikecualikan tersebut.
d. Pengelola Informasi Arsip Dinamis atau Pengelola Informasi Arsip Statis memeriksa
alasan permintaan Informasi Publik yang dikecualikan dibantu oleh pejabat
fungsional. Alasan permintaan informasi publik tidak dapat dijadikan penolakan
PPID untuk memberikan informasi yang dimaksud.
e. Pengelola Informasi Arsip Dinamis atau Pengelola Informasi Arsip Statis
memberikan Informasi yang sesuai dengan permintaan pemohon melalui PPID.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 22-

Contoh Formulir Permohonan Informasi

mn til
Arsip Nasional Republik Indonesia
Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp. 62 21 7805851, Fax 62 21 7810280-7805812
http://www.anri.go.id. email: illfo@anri.go.id

FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI

No. Pendaftaran (diisipetugas)*: ..

Nama
Alamat

Nomor Telepon/E-mail

Rincian lnformasi yang dibutuhkan

Tujuan Penggunaan lnformasi

Cara Memperoleh Informasi** 1. 0 Melihat/membaca/mendengarkan/Mencatat

2. 0 Mendapatkan salinan informasi (hardcopy/softcopy)

Cara Mendapatkan Salinan Informasi***: 1. 0 Mengambil Langsung

2.0 Kurir
3.0 Pos
4.0 E-mail
5. 0 Faksimili

Jakarta, [tanggal, bulan, dan tahunJ

Petugas Pelayanan Informasi Pemohon Informasi

(Penerima Permohonan)

( ) ( )

Keterangan:
• Diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi permohonan Informasi Publik
•• Pilih salah satu dengan memberi tanda (...J)
*** Coret yang tidak perlu
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 23 -

C. ALUR LAYANAN INFORMASI PUBLIK

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 24-

BABVI
UJI KONSEKUENSI

ANRI melalui PPID melakukan pengujian tentang konsekuensi informasi yang

dikecualikan berdasarkan Pasal 17 Undang-Undang KIP. Uji konsekuensi dilakukan dengan
seksama dan penuh ketelitian sebelum suatu informasi publik tertentu dinyatakan sebagai
informasi yang dikecualikan untuk diakses oleh pemohon Informasi Publik. Berdasarkan hasil uji
konsekuensi tersebut, PPID dapat memberitahukan dan membuktikan alasan suatu informasi
dikecualikan.
Uji Konsekuensi dilakukan melalui pendekatan penilaian risiko, yaitu untuk melihat
apakah jika informasi publik tertentu tersebut dibuka dapat berdampak seperti yang disebutkan
dalam Pasal 17 Undang-Undang KIP. Tahapan uji konsekuensi di ANRI dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengelola Informasi Arsip Dinamis dan Pengelola Informasi Arsip Statis menyerahkan daftar
informasi arsip yang dikecualikan kepada PPID.
2. PPID bersama Biro Hukum dan Kepegawaian melakukan legal review terhadap daftar
informasi arsip yang dikecualikan.
3. PPID menyerahkan hasillegal review pada Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi.
4. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi membahas dan memberikan pertimbangan atas jenis
informasi yang dikecualikan berdasarkan alasan logis dan dasar hukum yang menyatakan
suatu informasi wajib dirahasiakan.
5. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi membahas dan memberikan pertimbangan atas
pengaburan sebagian informasi publik yang dikecualikan.
6. Hasil uji konsekuensi ditetapkan dalam bentuk Peraturan Kepala ANRI tentang Daftar
Informasi Publik yang Dikecualikan di lingkungan ANRI.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 25 -

BABVII
PENANGANAN PENGAJUAN KEBERATAN PEMOHON INFORMASI

Penanganan pengajuan keberatan dari pemohon informasi kepada ANRI

dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan keberatan terhadap penyelenggaraan
penyediaan Informasi Publik di lingkungan ANRI, baik secara langsung maupun tidak
langsung (melalui surat).
2. Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan keberatan atas penyediaan informasi publik
di lingkungan ANRI apabila:
a. tidak mendapatkan informasi yang diinginkan;
b. informasi yang diberikan tidak sesuai sebagaimana yang diminta;
c. permintaan informasi dipersulit; danlatau
d. penyediaan informasi tidak transparan dan tidak akuntabel.
3. ANRI wajib menerima dan menindaklanjuti setiap keberatan yang disampaikan oleh
pemohon informasi terhadap penyelenggaraan penyediaan informasi publik di lingkungan
ANRI.
4. ANRI menindaklanjuti keberatan Pemohon Informasi sebagai berikut:
a. Informasi yang terkait dengan arsip dinamis menjadi tanggung jawab Pengelola Arsip
Dinamis dengan memberikan tanggapan baik lisan atau tulisan kepada Pemohon
Informasi Publik melalui PPID;
b. Informasi yang terkait dengan arsip statis menjadi tanggung jawab Pengelola Arsip Statis
dengan memberikan tanggapan baik lisan atau tulisan pemohon informasi kepada
Pemohon Informasi Publik melalui PPID;
c. Jika Pemohon Informasi Publik masih keberatan dengan tanggapan yang disampaikan
PPID, maka PPID bersama Bidang Penyelesaian Sengketa melakukan legal review dan
memberikan tanggapan kembali atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi
Publik dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya
keberatan secara tertulis yang disertakan bersama tanggapan apabila atasan PPID
menguatkan putusan yang ditetapkan oleh bawahannya;
d. Dalam memberikan tanggapan keberatan dari Pemohon Informasi Publik PPID dibantu
oleh Pengelola Informasi Arsip Dinamis dan Pengelola Informasi Arsip Statis serta
pejabat fungsional.
5. Keberatan dari Pemohon Informasi Publik terhadap penyelenggaraan penyediaan informasi
publik di lingkungan ANRI yang tidak dapat diselesaikan antara ANRI dan Pemohon
Informasi, diserahkan ke Komisi Informasi.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 26 -

Contoh Formulir Pernyataan Keberatan atas permohonan Informasi

.sur• Arsip Nasional Republik Indonesia

Jalan Ampera Raya No.7,Jakarta 12560,Telp.62 217805851,Fax 62 217810280-7805812
http://www.anri.go.id.email:info@anri.go.id

PERNYATAAN KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI

A. INFORMASI PENGAJU KEBERA TAN

Nomor Register Pengajuan Keberatan _________________ (diisipetugas)*

Nomor Permohonan Informasi
Tujuan Penggunaanlnformasi
Identitas Pemohon
Nama
Alamat

Nomor Telepon
Identitas Kuasa Pemohon **
Nama
Alamat

Nomor Telepon

B. ALASAN KEBERATAN

C. KASUS POSISI (tambahkan kertas bila perlu)

D. HARIITANGGAL TANGGAPAN ATAS KEBERATAN AKAN DIBERlKAN : [tanggal}, [bulan}, [tahun} [diisi oleh
petugas}***

Demikian keberatan ini saya sampaikan, atas perhatian dan tanggapannya, saya ucapkan terimakasih.

Jakarta, [tanggal}, [bulan}, [tahun} ****

Petugas Pelayanan Informasi Pengaju Keberatan
(penerima Keberatan)

( ) ( )

KETERANGAN
* Nomor register pengajuan keberatan diisi berdasarkan buku register pengajuan keberatan
** Identitas kuasa pemohon diisi jika ada kuasa pemohonnya dan melampirkan Surat Kuasa.
*** Diisi sesuai dengan ketentuanjangka waktu dalam
**** Tanggal diisi dengan tanggal diterimanya pengajuan keberatan yaitu sejak keberatan dinyatakan lengkap sesuai dengan
buku register pengajuan keberatan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 27-

BAB VIII
LAPORAN PENGELOLAAN DAN PELA YANAN INFORMASI

Kepala Biro Umum, selaku Pengelola Informasi Arsip Dinamis bersama dengan Direktur
Pemanfaatan, selaku Pengelola Informasi Arsip Statis, masing masing membuat laporan berkala
kepada PPID tentang pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi dalam lingkup
kewenangannya.
Berdasarkan laporan yang diterima dari Pengelola Informasi Arsip Dinamis dan
Pengelola Informasi Arsip Statis tersebut, Biro Perencanaan, selaku PPID ANRI membuat serta
mengumumkan Laporan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi paling lambat 1 (satu) bulan
setelah tahun pelaksanaan anggraan berakhir. Salinan dari laporan tersebut kemudian
disampaikan kepada Komisi Informasi Pusat.
Laporan tersebut memuat sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut:
1. Gambaran umum kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi.
2. Gambaran umum pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi, meliputi antara lain:
a. sarana dan prasarana pengelolaan dan pelayanan informasi yang dimiliki serta kondisinya;
b. sumber daya manusia yang menangani pengelolaan dan pelayanan infromasi beserta
kualifikasi; serta
c. anggaran pengelolaan dan pelayanan informasi serta laporan penggunaannya.
3. Rincian pengelolaan dan pelayanan informasi yang meliputi:
a. jumlah permintaan informasi;
b. waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan informasi dengan klasifikasi
tertentu;
c. jumlah permintaan yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya dan permintaan
informasi yang ditolak; serta
d. alasan penolakan informasi.
4. Rincian penyelesaian sengketa informasi, meliputi:
a. jumlah keberatan yang diterima;
b. tanggapan atas yang diberikan dan pelaksanaannya;
c. jumlah permintaan penyelesaian sengketa ke komisi informasi yang berwenang;
d. hasil mediasi atau keputusan ajudikasi Komisi Informasi yang berwenang dan
pelaksanaannya;
e. jumlah gugatan yang diajukan ke pengadilan; serta
f. hasil putusan pengadilan dan pelaksanaannya.
5. Kendala eksternal serta internal dalam melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi.
6. Rekomendasi serta rencana tindak lanjut untuk meningktakan kualitas pengelolaan serta
pelayanan informasi.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 28 -

BABIX
PENUTUP

MPIP di lingkungan ANRI disusun dalam rangka menjamin ketersediaan informasi

publik di lingkungan ANRI sebagai Badan Publik, sebagaimana amanat
Pasal 17 Undang-Undang KIP, dan Pasal 5 PeraturanKomisi Informasi Pusat Republik Indonesia
Nomor 1Tahun2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik.
MPIP di Lingkungan ANRI merupakan panduan teknis bagi unit-unit kerja, Pengelola
Informasi Arsip, serta PPID di lingkungan ANRI dalam mengelola informasi yang bersumber
dari arsip dinamis dan arsip statis untuk kepentingan publik.
Dengan disusunnya MPIP di lingkungan ANRI diharapkan penyediaan informasi publik
yang bersumber dari arsip dinamis dan arsip statis di lingkungan ANRI dapat dilaksanakan
dengan cepat, akurat, benar, aman, murah, dan tidak menyesatkan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan serta kaidah-kaidah kearsipan.

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

MOA"LHlN