ELECTIVA It ‘COD. Elll-GT-02-006 semrcncume U.N.E.F.M @ See CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS | La codificacién de documentos es imprescindible a la hora de gestionar los diferentes departamentos en una gran empresa, sus multiples proyectos y servicios, la enorme base de datos de proveedores y clientes... Pero, ademas, la codificacién de documentos también es importante para una de las normas de calidad mas conocidas del mundo: la ISO gooa:2035. ¢Par qué? Ese es el tera que nos ocupa en esta guia didactica. La norma ISO 9001:2035 certifica que una empresa cumple con los requisitos de calidad que garanticen la completa satisfaccién de su mercado de clientes. Obtenerla y renovarla periddicamente informa al consumidor que esa empresa cumple con un sistema de gestion de calidad establecido.* Este es, simplemente, el objetivo de una norma que, seguin la organizacion ISO, “es una de las mas conocidas e implementadas del mundo; de hecho se estima que mas de un millén de organizaciones ya disponen de esta importante certificacién”2 Por lo que, los multiples avances tecnoldgicos vividos en los Ultimos afios y, sobre todo, los profundos cambios en la gestion decumental de las empresa provocé una revision de la norma que se centré en: © /mplementar en cada proyecto un ciclo conocido porsus siglas.en castellano PHVA.—Planificar, Hacer, Verificar, Actuar- (PDCA: Plan, Do, Check, Act, porsus siglas en inglés). © Garantizar que las empresas practican el llamado “pensamiento de riesgo”, es decir, que son capaces de prever las dificultades y problemas a corto y medio plazo y poner en prdctica medidas preventivas que minimicen los dajios. © Implementar un sistema de gestidn de la calidad global y que cubra los diferentes aspectos clave que debe cvidar cualquier empresa competitiva como, por ejemplo, sus clientes, la mejora de sus sistemas de liderazgo o, el tema que nos ocupa, ia elaboracién y correcta codificacién de sus bases documentales, un sistema de gestién documental realmente eficiente, 1. Codsieaién de documemor: bs *nvevat IO goes Disponible en: Mit eve yoeeradoeymentealilons eiefemsrter. ‘natheaicesisinesschallenaelpiotslesscod icacian-de-dosuenettos a tutyase Sica Mt 2. Hiimadiwmetaearpthame.tialELECTIVA it COD. EII-GT-02-006 DOCSIST GESTDELA CALIDAD U N E F M 2 EDICION 02 PROF. KAMEL GUANIPA INLET. REV. 00 LA IMPORTANCIA DE LA CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA CALIDAD. Hoy en dia nadie pone en duda que la codificacitn de documentos es importante para todas las empresas, especialmente para aquellas grandes corporaciones con miles de empleados, proveedores, colaboradores y asociados. La codificacién clara de la ingente documentacién digital diaria que se generan en las oficinas es fundamental para evitar o minimizar la incidencia de errores y fallos que suponen un costo importante no solo econémico, sino de algo incluso mas valioso: el tiempo del personal. Desde este punto de vista, la codificacién de documentos es importante para garantizar el correcto flujo, almacenamiento y utilizacidn de la documentacion textual o audiovisual de nuestra organizacién, Pero, ademas, la correcta codificacion documental permitira a los responsables de calidad de la organizacién almacenar en diferentes carpetas con acceso limitado toda esa documentacion que los departamentos generan y manejan a diario: * Los manuales de calidad, procedimiento, de actuaciones, de prevencion de riesgos laborales, entre otros. * Los planes generales de comunicacién externa e interna, la Memoria General de Responsabilidad Social Corporativa, los planes de formacién y¥ promocién interna, planes de seguridad laboral, anélisis de trabajo seguros. © Elregistro de las comunicaciones internas entre los diferentes miembros de un departamento, las comunicaciones internas entre distintos departamentos, entre otros. * Los pracedimientos técnicos o las instrucciones concretas para ejecutar procesos de todo tipo. En resumen, la codificacién correcta del volumen de documentacién de una gran empresa no solo reducira el tiempo de trabajo de las diferentes areas, departamentos o sedes de la empresa; sino también mejoraré sustancialmenteELECTIVA It COD. Elll-GT-02-006 DOCSISTGESTDELA CALIDAD U N E F M EDICION 02 PROF. KAMEL GUANIPA INET. REV. 00 los sistemas integrales de gestidn de la calidad que certifica la ISO go02:2015 y que se traduce en una mejora de la competitividad de la organizacién a nivel nacional e internacional. Ahora bien, ¢Los diferentes documentos del Sistema de Gestidn de Calidad se pueden codificar basandose en la norma ISO 9001? La norma ISO goo2 no fija ningun método de codificacién concreto, lo Unico que requiere es que la informacion documentada se encuentra identificada y sea trazable. Por lo tanto, igual que en un formato, la codificacién se puede realizar segdin su propio criterio o el adoptado por las organizaciones. Es necesario que se aplique un sistema que sea de facil comprensién por parte de todos los empleadas, ya que los distintos documentos deben encontrase facil y rapido. Cuando se decide a codificar los documentos del Sistema de Gestion de Calidad, se refiere a cadificar los formatos de los documentos, para esta, se debe establecer una edicion del formato que se encuentra asociada a una fecha concreta de aplicacién de dicho formato. 2Y si no disponemos de un manual y de unos procedimientos? Es necesario acotar, la nueva ISO 9001:2015 no requiere la existencia de un manual de calidad y un manual de procedimientos, de forma dnica exige la existencia de la informacién documentada que sea evidencia del cumplimiento de los diferentes requisites de la norma ISO go01:2035, Por lo que, la empresa debe decidir si elaborar o no los manuales, si decide no elaborar el manual y los procedimientos Debe idear un sistema de codificacién coherente, con la finalidad de conseguir los documentos de forma rapida y con una coherencia concreta. Acontinuacidn se detallan ejemplos: WW W-XXXK-YVY-ZZZ Donde: Www: identifica las siglas de empresa. XXX: Identifica el proceso involucrade en cada SGC del cual procede cada documento. YYY: Identifica el documento segtin clasificacién y tipo (ver tabla 1). 222: Corresponde al correlativo segian WWW-XXX-YYY-000.ELECTIVA It COD. EIlI-GT-02-006 sitar U.N.E.F.M @ See" SISTEMA DE CODIFICACION DE DOCUMENTOS. A-PV- EP -PO-R-001 SC | Lamesa formulas Identiiea el tipo de documento (Registro) kdontitica 1 Subproceso (Polimerizacion) Identifica ol Proceso (Ejecucidn de la Praduccién) ontifica ol Sistoma de Gestién (PVC) Identifies al Complojo Patrequimics (Ana Maria Campos) A-PVGD-GP-R-001 = Registro ndmero uno coraspondionte al Subprocosa Gestién de la Producci6n portensclante al Proceso Gest-sn Diavia de la Planta PVC adserita a la Empresa UDI PTY A-PVEPPO:-006 = Serta Instruccién de Trabajo camespondionte al Subproceso _Potimerizacién parteneeiante al Procasa Ejacucion de a Preduccién de la planta PVC adsoniio ala Empresa UDI PTY Otras siglas adoptadas por las organizaciones para la codificacion: ee) ert eu |= ORECOGRAMENTOESTRATEGICD [3ELECTIVA Ith (COD. Eill-GT-02-006 stomtaseeucune U.NLE.F.M seo LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Unatécnica que permite establecer un orden sistematico de los documentos de la empresa, es fa elaboracién de una lista maestra de documentos que permita de manera controlada ejercer un manejo adecuado de todos los manvales, procedimientos, formularios, instrucciones de trabajo, instructivos y registras generados. A continuacidn se detalla un ejemplo de un inventario de procesos efectuado para una empresa donde se establece el nombre del proceso, los documentos que el mismo contiene y los registros generados segiin sea el caso. Cada organizacién es auténoma al escoger el mejor sistema para llevar a cabo este control. Inventario de Procesos de la empresa XXXX. joJNOMBRE |REQ. [DOCUMENTOS. REGISTROS EL ROCESO. ba WCDG-OO1Manualdes |ompmc IRECCION [5 5 alidad, CONTROLS 6 ICOG-002 Pian de TERNO f.2 [Calidad 2.3 Politica de la Calidad 4 ICDG-004 Programa 5 [Control deta Calidad 24 (2009-2013 P-01 Ficha de Proceso JRF-01-01 informe del resultado de | Direceion y Control evision por la direccion, interno. aRG-01-01 Revision y aprobacion de Hocumentaciin del SGC focumentos RG-01-02 Lista Maestra de Hocumentos intemos de! Sistema de estion de la Calidad RG-01.03 Lista Maestra de Registros He ia Calidad RG-01-04 Control documentos 4 procedencia externa.ELECTIVA Ih, saerdowescuwe UNLE.F.M ey moe [75 FP-03 Fichade JRF-03-07 Resultados de la medicion de 3. JPRODUCCI 2.9Proceso. os procesos 2.4Produccién, RF-03-02 Resultados de la medicién de 3 os indicadores de eficacia v6 RF-03-03 Reporte mensual del resultado 1 de las mediciones. RF-03-04 Reporte semestral del esultado de las ediciones RF.03-08 Programa de mejora PG-03-06 Control [RG-05-01 Centificado de Conformidad on el cliente y proveedor 1G-05-02 Certificade de Concordancia RG-06-03 Registro de temperatura RG-05-04 Parte de Humedad y RG-05-06 Autorizacian para el permiso e desviacién En la actualidad existen software que pueden brindar apoyo a las grandes organizaciones para llevar a cabo el control de documentos, del mismo mado también se pueden elaborar bases de datos empleando diferentes programas que ejerzan la misma funcién y que brinden mayor economiaa {a organizacion. Un ejemplo de lista maestra de manera automatizada se presenta disponible en; http://www cusur.udg.m»/sge/PC-SGC/listamaestradoc. htm!