CONCEPTO DE MANUAL OBJETIVO DE LOS MANUALES Estandarizar los procedimientos de operacién, indicéndole a todo el personal, de una manera rapida y clara, cual es el trabajo que debe de desempefiar cada Persona y como debera de hacerlo, asi como la clase de autoridad y responsabilidad con la que cuenta, VENTAJAS DEL USO DE LOS MANUALES ~ Ayudan a lograr una adecuada estructura organizacional ~ Dan instrucciones por escrito y por Io tanto formales. ~ Proporcionan una solucién rapida a las malas interpretaciones. ~ Liberan a los ejecutivos la responsabilidad de estar tomando decisiones rutinaries, -Estanderizan el trabajo, -Agilizan la capacitacién del nuevo personal ~ Permiten controlar y supervisar ei cumplimiento del trabajo, asi como vigilar a las persanas que |o ejecutan. ~ Sirven de recordatorio para mejorar la eficiencia de los empleados que ya tienen tiempo laborando dentro de la empresa. ~ Las politicas escritas exigen a los gerentes meditar sus cursos de accién y que determinen previamente las acciones que emprenderén bajo circunstancias de diversa indole. ~ Se proporciona un programa general para la accién de los problemas y s6lo los asuntos excepcionales requieren la atencién de la direccién o los diversos niveles gerenciales. 38ORGANIZACION CONTABLE a + Se proporciona un marco de referencia y accién dentro del cual las diversas gerencias pueden actuar con libertad. - Las politicas escritas ayudan a asegurar un tratamiento equitati planta de empleados. atoda la DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ~ Es costosa su elaboracién. - Pueden inhibir la creatividad del personal. - Demandan redacciones sencillas y claras. - Las politicas son dificiles de tedactar con precisién ¢ integridad. El sentido de las palabras conduce en ocasiones a malas interpretaciones. - Las politicas escritas dificultan su flexibilidad, debido a las situaciones cambiantes de las actividades de la empresa. - El conocimiento de las politicas es restringido a las personas encargadas de llevar a cabo la ejecucién de las actividades tales como jefes de area, supervisores, jefes de departamento, subgerentes, gerentes y direccion general, Indudablemente que son muchas mas las ventajas, por esto para la mayora de las empresas la implantacién, uso y manejo de los manuales es productivo. Ai elaborar un manual siempre tendremos en cuenta que deberé ser flexible, para que pueda ajustarse a los cambios. FUNCION DE LOS MANUALES Hacen que las instrucciones sean definitivas, Proporcionan una solucién répida a las malas interpretaciones. Muestran a cada uno de los empleados como se integra el puesto que desempefian dentro del contexte de la organizacién. 4, Especifican la forma de como el empleado contribuye al logro de los objetivos de la empresa 5. Permiten el mantenimiento cordial de las relaciones entre los empleados. 6. Liberan a los responsables de ejercer las normas y politicas, de tener que repetir las instrucciones y explicaciones sobre los procedimientos de operacion. 7. Proporcionan constancia, ers————— RECOMENDACIONES PARA FORMULAR Y REDACTAR MANUALES; 1, Los manuales deben estar adaptados a los fines de la empresa y la situacin que: Quarda ésta, con relacién a la comunidad a la que sirve, 2. Se tiene que especificar claramente el tipo de obligacién y deber de cada puesto, estableciendo la autoridad y responsabilidad debidamente delegadas, definiendo los niveles y su radio de accién, 3. Establecer la comunicacién y dependencia entre los niveles de la empresa. 4. Que la distribucién del personal este balanceada, que el numero de trabajadores de cada departamento sea de acuerdo a la carga de trabajo a desempefiar. 5. Cuando se tenga la necesidad de hacer cambios en los servicios propuestos por los jefes de secciones o departamentos, deberé de comunicarse a los niveles superiores. 6. La persona se debe adecuar al puesto y no el puesto a la persona. COMO SE ELABORAN LOS MANUALES Debe seguirse un proceso ordenado en la preparacién de los manuales, si es que estos van a ser amplios y completos dentro de un periodo razonable. Dicho proceso depende, en cierta forma, del apoyo por parte de los ejecutivos de la empresa, que tenga la persona responsable de la formulacin de los manuales, sin ‘embargo es.necesario seguir un procedimiento para efectuar este trabajo de la siguiente manera 1. Designer y responsabilizar un equipo de trabajo que sea el encargado de la formulacién, 2. Notificar a todos los miembros responsables de las diferentes éreas de la empresa que se esta elaborando un manual, solicitando comentarios, Sugerencias e ideas para mejorar los procedimientos actuales, 3. Elaborar los cuestionarios de preguntas y temas que se aplicarén en cada una de las areas. E! propésito, su costo y el criterio que se aplique, determinaré el alcance y las limitacionas que se tomaran en cuenta, y las reas de mayor importancia que se deberan de organizar. 4. Efectuar fases de experimentacién en cada rea para ver los resultados esperades @ corto plazo y poder hacer las correcciones necesarias una vez Que se discutan con los responsables y obtener la aprobacién de las Personas indicadas. 405. Preparar los ejemplares que sean necesarios para entregarlos a las personas que van a ejercer las funciones ahi consignadas, efectuando revisiones selectivas peridicamente para verificar que se est llevando a cabo la implementaci6n de estos manuales. 6. "Personalizar" los manuales, anotando en cada pagina en el 4ngulo superior derecho, el nombre de la empresa, y la tarea y subtarea descrita en esa pagina. 7. Archivarlos en carpetas de hojas intercambiables, para futuras modificaciones. ACTUALIZACION DE LOS MANUALES Considerando que la naturaleza de Ia empresa es dindmica, es de esperarse que lds manuales deban ser modificados a fin de tenerlos actualizados. Las modificaciones @ los manuales normaimente involucran cambios en las descripciones de los puestos y en los organigramas y generalmente son motivados or uno o varios factores, por ejemplo: a. El establecimiento de un nuevo puesto, departamento, o funcién que no se hubiera desempefiade con anterioridad b. La reorganizaci6n de una de las funciones actuales 0 una reagrupacion de funciones, . Una reasignacién de actividades ocasionada por el cambio de alguna persona, 0 salida de la misma y no se pretenda reemplazar. . Cambios en Ios alcances y limitaciones de autoridad de los puestos sobre Personas, efectivo y activos no circulantes. Todas las modificaciones a los manuales deberén ser aprobadas por el ejecutivo de mayor jerarquia de la empresa o por la direccién general, comunicando a todas las personas y departamentos afectados ‘TIPOS DE MANUALES. Cada empresa podré elaborar sus manuales segun las operaciones que asi 0 ameriten, teniendo siempre presente el costo-beneficio. (Cuanto me cuesta algo y .ue utilidad o beneficio obtengo) Ejemplo de manuales: ~Manual general de politicasCONTRALORIA Las empresas giran alrededor de! dinero, sin importar si es de un sélo propietario o de toda una sociedad, por este motivo, las finanzas son el “corazén” de la empresa, independientemente del tamafio u objetivo de la misma, por esto, la funcién financiera debe estar constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr: = Custodiar e invertir el total de valores de Ia empresa. - Mantener los sistemas de informacién adecuados para el contro! de los activos y operaciones de la empresa. Ain de que la funcién financiera cumpla aficientemente sus objetivos se han dividido sus actividades en dos grandes grupos: Contraloria y Tesoreria, las cuales son las responsables de (enunciativo, no limitativo): CONTRALORIA 4. Planeacién para el control 2. Informacién e interpretacién de los resultados de operacién y de la situacién financiera, 3, Evaluacién y deliberacién del alcance de los objetivos de la empresa. 4, Administracién de los impuestos a que esta sujeta la empresa 5. Coordinacién con la auditoria extema6. Informacién a dependencias oficiales, comerciales, bancarias, gubernamentales y laborales 7. Proteccién y control de los activos de la empresa. 8. Analisis y evaluacién de fa situacién econémica y financiera de la empresa. 9. Otorgamiento de créditos, 10. Investigacion y contratacién de los seguros y fianzas necesarios para la empresa, 11. Analisis, estudio y disefio de sistemas de cémputo, asi como su mantenimiento y actualizacién de los mismos. TESORERIA 1, Obtencién de dinero. 2. Relaciones con inversionistas, 3. Estudios sobre las fuentes y formas de financiamiento y obtencién del mismo. 4, Banea y custodia 8. Cobranza. 6. Inversiones. 7. Efectuar registros que proporcionen informacién completa, del dinero recibido y los pagos efectuacios, 8. Firmar los cheques y los documentos de crédito, en unién de otro funcionario ‘competent. Naturalmente, lo anterior no significa que forzosamente se tenga que Presentar esa dualidad de subfunciones en todas las empresas. CONTRALORIA, De acuerdo con la palabra, se diria que contraloria es “Controlar" o como lo define el diccionario Pequefio Larousse: “inspector de ta contabilidad", sin embargo, la funcién es mucho mas amplia ya que no sélo es inspeccionar o controlar sino que es un asesor en todos los aspectos de la funcién financiera. (Optimizacién del dinero invertido en la empresa.) 68 srPor lo tanto podemos definir a la CONTRALORIA como: Analisis de ta definicién: - Proporcionar informacién financiera. Suministrarla, en términos monetarios, acerca de los cambios en los recursos o sus fuentes. + Evaluacién financiera. Medir en términos monetarios el desarrollo de las actividades, =Planeacién. Prever, decidir que se va a hacer y como, incluye la elaboraci6n de todos los presupuestos de operacién y los pronésticos de ventas, = Control. Implantar medidas para que no existan desviaciones sobre los planes yen su caso detectarlas, de preferencia antes de que sucedan. - Planeacion fiscal. Prever adecuadamente el correcto cumplimiento de-las obligaciones fiscales. = Coordinacién de auditoria. Enlace entre auditoria intema y externa. -Proteccién de los activos. Se refiere a la vigilancia, custodia, conservacién y cobertura de los recursos de la empresa. = Determinacién de los costos. Establecer con precisién el valor de cada uno de los elementos que integran un articulo, para obtener el costo de produccién. = Gastos de operacién. Son las erogaciones neceserias para el funcionamiento de la empresa - Gastos de distribucién. Es el conjunto de erogaciones por las cuales las mercancias llegan del productor al consumider. - Promoviendo la eficiencia en el desarrollo de las actividades. Cumplir con los objetivos de la empresa al menor costo posible, sin descuidarFUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AREA DE CONTRALORIA. (Oe acuerdo a la Asociacién Americana de Contralores Publicos) Medi la realizacién compardndola con los planes de operacién esténdar @Rrobados, ¢ informar ¢ interpretar los resultados de las operaciones a todas fos iveles de gerencia. Esta funcién incluye el disefo, instalacia y mantenimiento de los sistemas de costo y contabilidad determinacién de ta politi i Medir ¢ informar sobre la validez de los objetivos del negocio y dela efectividad de sus mormas, la estructura de la organisacién y los procedimientos para alcanzar esos objetivos. Ello incluye la consults oot Informar a las dependencias oficiales y gubernamentales que lo requieran, y Supervisar todos los asuntos y problemas relacionados con los impuestos, {Rlerretar @ informar sobre el efecto de las influencias extemas en la aprecenge” a2 los obietivos de ta empresa. Esta funcién Incluye la sreciacién continua de las fuerzas econémicas y sociales y de lac influencias oficiales y qubernamentales, segun afecten las operationee de ik empresa. Proveer proteccién para los activos de la empresa, Esta funcién incluye el gstablecimiento y mantenimiento de un control interno y coordinaciér con auditoria, y él asegurarse de una cobertura apropiada, DEBERES Y OBLIGACIONES DEL CONTRALOR. 1. Poner en préctica y supervisar todos los registros contables, 2, Preparacién, andlisis © interpretacién de los estados e informes financieros. 3. Exigir la aucitoria continua de todas las cuentas y registros, dondequiera que tengan lugar y revisar y evaluar los resultados.10. " 12. 13. 14. 15. Recabar, analizar y compilar los costos de produccién y los gastos de distribucién y de operacién. Calcular los costos de todos los inventarios fisicos, y programar y preparar el conteo de los mismos. Preparar y archiver todas las declaraciones fiscales y supervisar todos los asuntos relacionados con los impuestos. Preparer, analizar e interpretar todos los requisitos e informes estadisticos de la empresa. Preparar coordinadamente con otros funcionarios y jefes de departamentos, el presupuesto anual que abarque todas las actividades, para presentarlo al consejo de administracién. Comprobar y verificar periédicamente que los bienes estén asegurados adecuadamente. Iniciar, preparar y publicar normas relacionadas con todos los principios y procedimientos de contabilidad, y la coordinacién de los sistemas de toda Ja empresa, incluidos los métodos administrativos y de oficina, registros, informes y procedimientos. Mantener registros adecuados de todas las partidas asignadas y comprobar que todas las erogaciones hechas estén registradas correctamente. Comprobar periédica y ordinariamente, que todas las operaciones financieras incluidas en las actas de asamblea del consejo de administracién y/o la asamblea general de socios sean ejecutadas y registradas exacta y puntualmente, Mantener registros adecuados y actualizados de todos los contratos de arrendamientos y de los depésitos en garantia, Aprobar para su pago o refrendo, todos los cheques, pagarés y otros documentos negociables que hayan sido firmados por el tesorero y los funcionarios autorizados para ello por los reglamentos internos de la empresa, © que hayan sido designados de tiempo en tiempo por el consejo de administracién. Examinar todos los comprobantes y justificantes para retirar valores de las cajas, de acuerdo con los reglamentos y politicas existentes.16, Preparar y/o aprobar las disposiciones o précticas normativas necesarias para garantizar el cump! la direcoién general. UBICACION DE LA CONTRALORIA. DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Como dijimos anteriormente, no hay que olvidar que cada empresa debe de elaborar su organigrama, de acuerdo @ su estructura y a sus necesidades particulares. Si tomamos en cuenta las funciones de contraloria, la podemos ubicar dependiendo del area de finanzas y al mismo nivel de tesoreria: DIRECCION GENERAL, GERENCIA DE FINANZAS conmmatonin | | Tesonenia El manual de relaciones jerarquicas se describiré en el Capitulo 5. Organizacién del Departamento de Contabilidad. RAZONES POR LAS CUALES NO EXISTE LA FUNCION DE CONTRALORIA EN LAS EMPRESAS No se puede dudar de la importancia de la contraloria, sin embargo, muchas ‘empresas no tienen este departamento, las posibles causas pueden ser: ‘a. Empresa chica, unipersonal. El duefio es "el hombre orquesta": abre el negocio, compra, fabrica, va al banco, efecttia ventas, lleva las cuentas a su mods, cierra el negocio, etc. b. Desconocimiento de la importancia de la funcién contraloria. c. Miedo 0 desconfianza a delegar responsabilidades. Debemos de tomar en cuenta que en algunas ocasiones el director no tiene la capacidad y/o disciplina de una escolaridad adecuada. d. Falta de ejecutivos que acepten este tipo de retos 0 de gente capacitada para llevarlo a cabo.