CONSTANT ih 0 t UY 0) ROMANIA JUDETUL CONSTANTA PRIMARIA MUNICIPIULUI CONSTANTA COMPARTIMENT CONTROL INTERN MANAGERIAL Aprob, Primar Vergil CHITAC Wiig, oe PROCEDURA ELABORAREA PROCEDURILOR Cod: PS-01 Editia Ill, Revizia 03 Versiunea eloctronicd afta pe Intranet (Si dup a oficial, Orice copie elecronicd fata pe un lt supor sau orice variant tipi, alta det exemplar! maror, sunt cop nesontoate ce nu ut Supuse ataliaei. [ Nume Presume | Funetia Data] _Sprpnitura | Elebcrat | Consiier 3 09 foQ3 | Veriicat | Consiter [om os ost ‘Avizat coor | CE | Consiier (D2 oy L | coos ie | iCONSTANT4 Procedura de sistem » Cod: PS-01 [—Revizia - ii Exemplar nr. ELABORAREA PROCEDURILOR 1 SITUATIA EDITIILOR $I A REVIZILOR Nr Data dela capitol/pag. care se Aviz unde s-au | Descriere modificare aplica | responsabil efectuat prevederile | compartiment modificari edi rev Ed17} Tnireaga —| Elaborare inijalé conform 1 | Revoo | structura | Ordinului nr. 948/205 rae I isl palnkeagaggl AciislarelaEoonory EEO: 2 | Revo | structura | 400/2015 bindiclie a Ediil7 | Intreaga | Actualizare conform 0 3 | Revoo | structura_| 6002018 2010-2018 cams | ee acP.& | Actuatzare conform SR EN 4 18.17; Jiso 9001 Sisteme de | 05.08.2019 revor | Anexa | | management al cali. Cerinte FO1-PSO1: 2 i Wi Aewalizare conform 5 | E31 | cap.vi | moifcanior —suvenite In| 04.05.2022 ire destasurarea activitatilor 2 ‘Actualizare conform 6 | Ell! | cap.vi_ | modifcarlor survenite in a f revs potatoe nee Rootes 227‘cONSTAN Tg Procedura de sistem Editia ill God: PS-01 FT Revizia 03 Exemplar nr. 1 ELABORAREA PROCEDURILOR Cuprins |. Scop. Il, Domeniul de aplicare Ill, Documente de referintz IV. Definiti ale termenilor... V. Abrevieri ale termenilor... Vi. Desorierea procedurit 1. Dispozitii generale. 2. Etapele intocmirii procedurilor documentate (operationale i de sister)... 2.1. Elaborarea Procedurilor documentate. 2.2. Verificarea, avizarea si aprobarea procedurilor. 2.3, Difuzarea procedurilor documentate 2.4, Intrarea in vigoare a procedurlor documentate (PD). 2.5. Revizia procedurilor documentate.... 2.6. Avhivarea procedutlor documentate (PS §i PO).. © eeeVaonnarAaDD 3. Implicarea Compartimentului control intern managerial 10 4, Modul de redactare —— ‘ 10 4-1, Forma proceduri 10 4.2, Reguli de codificare.... i . 4.3. Descrierea structuri procedurior formalizate.. a 2 4.3.1. Pagina de garda... - 4.3.2. Situatia editor gi a revizilor 4.3.3. Cuprins ... 4.3.4, Scop... 4.3.5. Domeniu de aplcare 4.3.6. Documente de referinta 4.3.7. Defnitfi.... 4.3.8. Abrevieri 4.3.8. Descrierea proceduri 4.3.10. Responsabilita... 4.3.11, Anexe Vil. Responsabilta Vill, Formular analiza procedura.....nnennu is aia Inte proscar cosuper ae X. Anexe... = piesa 3/27CONSTANT 4 Procedura de sistem Editia Ill ii a Cod: PS-01 Revizia 03 & r Ui ELABORAREA PROCEDURILOR na | |. Scop ‘Aceasta procedura ofera suport responsabililor cu elaborarea procedurilor documentate prin % stabilirea regullor minime obligatori privind elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, revizia si arhivarea procedurilor documentate, ‘ crearea unei forme unitare de redactare a procedurilor la nivelul PMC, care sa fie usor de parcurs side inteles de catre tofi cei interesat {l, Domeniul de aplicare Prezenta procedura se aplica de catre intreg personalul din cadrul Primairiei municipiului Constanja Ill. Documente de referinta + Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controll inter managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; + OUG nr. 57/2019 privind Codul Administrativ cu completarile gi modificarie ulterioare: + Ordinul Secretarului General al Guvemului nr. 6002018 privind aprobarea Codului ccontrolului intern managerial al entitilor publice; + SREN ISO 9001:2015- Sisteme de management al caliti. Cerinfe. IV. Definitii ale termenilor Nr. crt. Termenul Definitia Proces major sau activitate semnificativl pentru care se pot Activitate stabili reguli si modalitati de lucru, general valabile, in vederea procedural | Indepliniri, in conditi de regularitate, economicitate, eficient& si eficacitate a obiectivelor compartimentului s/sau entitati public. ‘Acceplarea unui document de care o persoand cu 2 Aprobare responsabilitale, in urma creia documentul primeste caracter executoriu. ‘Analiza in urma careia se accept un document de catre o persoana cu responsabiltate, care condijioneaza circulalia ulterioaré a documentului, fr ca acesta s& obtin’ caracter executor. 4 | Compartiment | Denumire generica pentru serviciu, bou, compartiment. Procesul de atribuire de catre conducator, pe o perioada limitata, 5 Delegare @ unora dintre sarcinile sale unui subordonat, impreuna cu ‘competentele gi responsabilitatile aferente. Sal Avizare Schema logica cu forme grafice care reprezinta etapele si pasii realizarii unui proces sau unei actvita Forma actuala a proceduri; editia unel proceduri se modifica atunci cand deja au fost realizate 3 revizii ale respectivei 7 | Editie proceduré | proceduri sau atunci cand modificarile din structura procedurii depaigesc 50% din continutul reviziei anterioare. 6 | Diagrama de proces aa‘CONSTANT, Procedura de sistem Editia il Cod: PS-01 Revizia 03 Exemplar nr. ELABORAREA PROCEDURILOR 4 Gaisirea unel cai de @ lesi dintr-o siuafe dificia sau de a rezova 5 ea © chestiune complicata. Un flux de activitati sau 0 succesiune de activitati logic 9 Proces structurate, organizate in scopul atingerii unor obiective definite, care utilizeaza resurse, adaugandu-le valoare. ana Modul specific de realizare a unei activitati sau a unui proces, 10 Tmentata _| edtat Pe suport de hartie sau In format electronic; procedurile betas documentate pot fi proceduri de sistem si proceduri operationale. Proceduré care descrie un proces sau o activitate care se " Procedura desfégoara la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o operationala entitate, fara aplicabilitate la nivelul intregii entitati publice Descrie un proces sau o activitate care se desfagoara la nivelul 12 | Procedurd de sistem | entitatii publice, aplicabiVaplicabila tuturor compartimentelor. ‘Aciunea de modificare, respectiv adéugare sau eliminare @ unor 13 | Revizie procedura | informati, date, componente ale unei edit a unei procedur, modifica ce implica de regula sub 50% din continutul proceduri ‘Anaiizé a unui document, in urma careia persoana nominalizata 14 Verificare determina daca documentul elaborat este potrivit si adecvat scopului pentru care a fost elaborat. Abrevieri ale termenilor Nt | abrevierea Termenul Abreviat, 7 [ow Comisia de Monitorzare 2. [CCIM | Compartment control intern managerial 3. [ PS Procedura de sistem 4. [PO Procedura operational 3. [PD Procedura documentaté 6. [PMC Primaria municipiulul Constanta 7._[ROF Regulament de organizare si funciionare 8. [Sci Sistem de Control Intern Managerial VI. Descrierea procedurii 1. Dispozitii generale Procedurile documentate trebuie elaborate pentru fiecare activitate principala a fiecarei structuri din cadrul institutiei, astfel incat s& se reuseascé: ‘+ standardizarea pagilor ce trebuie urmati, in ordine cronologicd, cu respectarea prevederilor legale, pentru activitatile desfasurate In cadrul structurilor PMC; | 3/27i 03 CONSTANT Procedura de sistem 3 Cod: PS-04 Exemplar nr. ELABORAREA PROCEDURILOR i identificarea reglementarilor si adaptarea lor la specificul activitatii din cadrul PMC. (legislatia prevede principii generale si nu stabileste termene, responsabilitati, operatiuni sitoate modelele standardizate de formulare); * stabilirea metodelor de control a conformitatii activittilor procedurale; « stabilirea responsabilitatior gi atributilor personalului de conducere si de executie implicat in activitatea procedurala asigurand o separare corect& a funcillor de initiere, verificare, avizare si aprobare a operatiunilor; « stabilirea de termene de rezolvare; + 8a fie simple, complete, precise gi adaptate proceselor si activitatii procedurale. ‘Scopul procedurilor documentate este de a: + adopta cele mai bune practici pentru efectuarea activitailor, * facta evaluarea angajatilor; ‘+ asigura continuitatea activtailor In cazul fluctuatie! personalului; ‘+ asigura 0 economicitate a resursei timp: ‘* _asigura probe pentru tert privind organizarea gi desféigurarea corecta a activitatilor; + cunoasterea si intelegerea mai facilé a rolului fiecdrui angajat in cadrul entitai Procesele pentru care se stabilesc cu prioritate proceduri, sunt cele in care au fost constatate dificultati in indeplinirea lor sau cele pentru care s-a stabil un anumit mod de lucru intern sau circuit specific al documentelor. La elaborarea lor trebuie 3 participe personalul ce desfasoara respectiva activitate. Compartimentul care elaboreaza procedura Isi asum& responsabilitatea pentru legalitatea 'modului in care a fost descrisa activitatea procedural Pentru descrierea activitit procedurale, este necesar si se {in cont de prevederile legate ce 0 reglementeazé. Nu se vor face trimiteri la articole din actele legislative fara a se explica $i adapta respectivele articole fa specificul activitétior din cadrul PMC, identificandu-se clar etapele activtati, responsabili, termenele de realizare $i modalitatea in care se asiguré conformitatea serviciului generat de activitatea procedural’ jonale gi de sistem) 2.4. Elaborarea procedurilor documentate Conducatorul fiecarui compartiment are obligatia de a identifica necesitatile de elaborare gi actualizare a procedurilor documentate, stabilind in acest sens o planificare anual, conform F02-PS01 Pentru ca activitatea sa fie reflectata complet si corect in textul procedurl, geful ierarhic superior are obligatia de a implica in procesul de elaborare, angajatii care desfasoara activitatea propriu-zisa, Astfel, sefii structurilor pot desemna drept responsabill cu elaborarea procedutilor, Persoanele cu experienta si care sunt direct implicate in procesul sau activitatea procedural Termenele de elaborare a procedutilor sunt stabilite de conducatorul compartimentului in funetie de complexitatea procesului intre 10 si maxim 30 zile lucratoare, de la primirea sarcinii and la trimiterea forme! initiale, spre consuttare, la CCIM. 6/27CONSTANT, Procedura de sistem Editia_ iM Cod: PS-01 Revizia 03 ii Exemplar nr. ELABORAREA PROCEDURILOR EE Este necesar ca prima etapa in elaborarea unei procedui sa fie reprezentata de intocr Uunei diagrame a procesului ce urmeaza a fi descris, care sa reprezinte forma schematizata a pasilor necesari realizariiactivitati. Diagrama este inaintata conducatorului compartimentului, iar din momentul in care acesta nu are observatii sau completa, responsabilul cu elaborarea procedurli va elabora procedura documentata, ‘In Anexa nr, 1 este prezentata diagrama de proces a prezentei proceduri. Aceasta poate fi considerata drept model in constituirea propriei diagrame de proces. 2.2. Verificarea, avizarea gi aprobarea procedurilor Conducatorul compartimentului are obligatia de a monitoriza procesul de elaborare a PD si de a verifica continutul acestora. Dupai ce proiectul procedurii a fost verificat de catre superiorul ierarhic care i-a incredingat sarcina, responsabilul cu intocmirea acesteia o trimite CCIM pentru a-i verifica conformitatea cu art. 6, alin. 34 din 0.8.G.G. nr. 60/2018, respectiv cu cele ale prezentei proceduri. Dupa verificare, CCIM posteaz’ pe intranet spre dezbatere proiectul procedurii, in folderul PROCEDURI IN LUCRU timp de 10 zile lucratoare pentru PS gi 5 zile lucratoare pentru PO (la cererea elaboratorului), iar elaboratorul PO informeazé printr-o adresé (F03-PS01) ‘compartimentele a caror activitate ar putea fi afectata de respectiva procedurd. CCIM, pentru toate PS, va informa toate structurile functionale din cadul PMC prin publicarea unui anunt pe platforma de management documente Tethys, cu mentionarea locatiei PS pe intranet. In Perioada de timp In care PD este postata spre consultare conform OSGG nr. 600/2018, ‘compartimentele implicate in elaborarea sau aplicarea PD trebuie sa inainteze elaboratorului Procedurii eventuale imbunatatirVobservati, prin intermediul Formularului de analiza a procedurii care se regaseste la capitolul Vill al fiecarei proceduri. Daca pana la expirarea termenului nu sunt fécute observati, se considera cé acestea nu au obiecti, motiv pentru care se vor conforma prevederilor vittoarei proceduri documentate. Toate observatile intocmite de c&tre compartimente interesate sunt transmise direct structurii elaboratoare. In cazul In care elaboratorul procedurilor de sistem afate in consultare doreste s& aduc& completdri acestora, responsabilul din cadrul CCIM actualizeaza anuntul postat in Tethys, mentionand completarile aduse la PS aflate in consultare si/sau pagina unde acestea au fost introduse de céitre elaborator in procedura. Perioada in care aceasta va rémane in consultare se prelungeste cu incé 2 zile, iar acest aspect se va mentiona in anunt. In cazul in care elaboratorul procedurilor operationale aflate in consultare doreste s& aduc& completari acestora, va instiinfa pe e-mail compartimentele implicate in activitatea descrisé de proceduré asupra completarilor/modificarilor efectuate, precum i a afaptului cd perioada de consultare se prelungeste cu inca 2 zile. {h cazut in care sunt mentionate observatii asupra procedurilor operationale si nu se ajunge la_un consens In ceea ce priveste forma finala a proceduri, elaboratorul, Impreuna cu conducatorul structurii care a facut observatile, se vor adresa Pregedintelui Comisiei de monitorizare pentru analizarea si discutarea observatillor. Pentru procedurile operationale care privesc doar activitatea compartimentului elaborator, ‘hu este obligatorie punerea in consultare pe intranet. Totusi, aceasta va fi adusa la cunostinta Intregului personal din compartiment pentru a putea aduce eventuale observatil. Propunerile vor fi transmise pe e-mail, elaboratorului si conducatorului compartimentulu wa" Procedura de sistem Editia God: PS-01 Revizia 03 Exemplar nr. 1 | ELABORAREA PROCEDURILOR Pentru PD la care s-au primit observatii in perioada consultarii, daca observatile sunt acceptate de catre elaborator, acesta trebuie sale faca publice, solicitand responsabilului CCIM repunerea in consultare a noii variante a PD, pentru o perioada de § zile, in cazul PS side 3 zile pentru PO. Tn cazul in care pentru procedurile de sistem sunt mentionate observatii prin intermediul Formularulului de analiza @ procedurii (cap. Vill), in maxim 5 zile lucratoare de la expirarea termenului limité alocat pentru formularea acestora, structurile care au facut observatii si elaboratorul se intrunesc pentru a se ajunge la un consens. In caz contrar, in maxim 3 zile, este convocaté Comisia de monitorizare pentru analizarea si discutarea observatillor. In cadrul sedintei vor fi invitate si persoanele care au formulat observatille respective. In cazul in care, in urma gedintei, tot nu se ajunge la un consens in ceea ce priveste observatile inaintate, decizia privind forma finalé a PS apartine pregedintelui CM. Toate procedurile clarificate si avizate/aprobate (pentru cazul in care primarul define ambele functii) de catre pregedintele CM vor fi transmise secretariatului Comisiei de monitorizare, pentru a le inainta primarului spre aprobare si a le inregistra in Lista proceduriior documentate din cadrul PMC (F01-PS01) Procedurile documentate se aproba prin dispozitie de primar doar daca legea care reglementeaza activitatea procedurala prevede in mod expres acest lucru. In acest caz, persoana responsabil cu elaborarea proceduritInstinteaza CCIM despre acest fapt, odata cu cu transmiterea procedurii pentru avizare. Compartimentul elaborator este responsabil cu Intocmirea dispozitiei de aprobare a proceduril in cauza. 2.3. Difuzarea procedurilor documentate In 2 (doua) zile lucratoare de la aprobare, in cazul PS, CCIM are obligatia de a publica in ssecfiunea Anunturi din cadrul aplicatiei informatice Tethys, adresa de informare FO4-PS01, cu privire la scoaterea din uz a vechii edit reviii si intrarea in vigoare a noi variante, inclusiv mentionarea locatiei PS pe intranet, pentru ca intreg personalul sa ia la cunostint4 prevederile «i. In cazul PO in care sunt implicate mai multe structur, elaboratorul procedurii are obligatia de a intocmi FO4-PSO1 si a o transmite pe-email conducstorului structurilor respective. in cazul in care aplicatia Tethys nu functioneaza si informarea trebuie realizata in regim de Urgent’, adresa de informare FO4-PS01 va fi difuzata pe e-mail tuturor conducatorilor structurilor functionale. E-mailul de difuzare gi adresa de informare vor Tnsoti PD, dupa aprobare Procedurile operationale care contribuie la informarea cetatenilor cu privire la servile de care acestia beneficiaza, pot fi publicate si pe site-ul PMC, la cerere, de catre Serviciul Informatizare, PD se imprima intr-un singur exemplar de catre elaborator, faté-verso, care se pastreazé in cadrul compartimentul elaborator pentru PO siin cadrul CCIM pentru PS si se pune la dispozitia ppersonalulu interesat pe intranet, n format needitabil, de c&tre CCIM. Elaboratorul PD-urilor care se aplic si subordonatelor PMC, are obligatia ca dupa aprobarea procedurii, aceasta sa fie comunicata de catre elaborator si subordonatelor care aplica procedura, 8/27CONSTANT, Procedura de sistem Editia ii Cod: PS-01 Revie 05 Exemplar nr. U dt ELABORAREA PROCEDURILOR ner ls 2.4, Intrarea in vigoare a procedurilor documentate (PD) Personalul PMC interesat, are la dispozitie 2 (doua) zile lucratoare de la postarea procedurii aprobate pe intranet, pentru a lua la cunostinta prevederile acesteia si a le aplica, iecare utiizator a PD are obligatia de a se asigura ca: > se afld in posesia tuturor documentelor care Ti sunt necesare pentru satisfacerea cconditilor privind calitatea activitatii sale si a rezultatelor acesteia, > documentele pe care le utlizeazé sunt la editia/revizia in vigoare, conform Liste! procedurilor documentate din cadrul PMC (F01-PS01), intocmit gi actualizata de CCIM, prin grija angajafilor PMC din intiativa carora sunt intocmite/actualizate PD. Sefii structurilor functionale au obligafia monitorizari gradului in care PD sunt aplicate de céitre intreg personalul din subordine. Dupa intrarea in vigoare a procedurii, CCIM are obligatia de a retrage vechea procedural postata pe intranet gi de a o inlocui cu noua editje/revizie, inclusiv de a sterge proiectul procedutii aflat spre consultare pe intranet, dupa expirarea perioadei de velabilitate a consuttaitor. 2.5. Revizia procedurilor documentate Posibilitatea de revizuire revine tuturor angajatiior care aplicé procedura. Modificaile PO/PS pot fi generate de: + schimbairi legislative, + schimbari de organizare, + actiuni corective/preventive, recomandairi rezultate din activitati de controVaudit sau din analize de management, + abateri repetate fata de poliicle, obiectivele sau procedurile existente. Modificarea documentelor se realizeazai prin revizie la editia deja existenta sau editie noua. Modificarea documentelor impune ca la un numar de § revizii sau la un numer considerabil de modificari (peste 50% din continutul editiei anterioare), s& fie emisa o editie noua, precizari in acest sens find inserate in formularul Situatia editilor $i a revizillor, aflata pe pagina a doua a fiecarei procedur Din continutul Liste’ procedurilor documentate din cadrul PMC (F01-PS01) rezulta stadiul revizillorfediilor in vigoare si al documentelor SCIM. Lista este Intocmita gi actualizata de cétre CCIM, prin grija personalului PMC. Modificérile operate prin revizie sunt supuse acelorasi etape ca si in cazul intocmirii unei noi procedur, respectiv elaborare, verificare, avizare si aprobare. 2.6. Arhivarea procedurilor documentate (PS si PO) Arhivarea procedurilor documentate se realizeaza asttel: + Procedurile de sistem se pastreaza timp de 5 ani in cadrul secretariatului tehnic al Comisiei de monitorizare. + Procedurile operationale se pastreaza timp de 5 ani in cadrul structurii care le-a generat. ‘+ In adresa de informare F04-PSO1 cu privire la aprobarea unei noi edii/revizii se face ‘mentiunea privind scoaterea din uz a vechil edit revizii. Procedurile aprobate prin dispozitie de primar se anuleaza tot prin dispozitie de primar, Dupa aceasta perioada, PD sunt transmise catre arhiva PMC, 9/27Procedura de sistem Editia til God: PS-01 | ia 03 | Exemplar nr. ELABORAREA PROCEDURILOR 3. Implicarea Compartimentului contro! intern managerial Raspunde in cel mult 5 zile lucratoare (in functie de complexitatea acestora) solicitérilor transmise pe e-mail de oricare structura a PMC, cu privire la eventuale nelémuriri aparute in procesul de intocmire/elaborare a PD propri. ‘Aceste solicitari pot fi legate de: + modul de alcatuire 2 structuri proceduri, modul de redactare, + continutul textulu, astel inca informatia generata sa fie clara, completa, ugor de inteles, + succesiunea lor logicé pentru fiecare etapa a activitétii procedurale, precum si identiicarea responsabilior si termenelor, + masura in care activitatea proceduralai respect prevederile prezentel proceduri a OSGG rr, 60/2018, + msura in care formularele generate de proceduré sunt anexate si codificate corespunzator. In cazul in care CCIM constata existenta unor PD ce nu reflecta realitatea operationala, acesta poate inainta structurii elaboratoare (pe e-mail), informari cu privire la necesitatea actualizarii respectivelor proceduri. Tn baza acestor informa, conducatori structurlor au la dispozitie 3 zile pentru a tnainta raspunsuri cu privire la masurile ce vor fi luate. 4, Modul de redactare Pentru 0 intelegere mai ugoara a textului se recomanda 0 exprimare clara, coerenta si evitarea termenilor tehnici a céror explicatie nu fost trecuta in capitolul “Definiti ale termenilor’ Textul este clar atunci cénd poate fi inteles si de catre o persoand nefamiliarizata cu activitatea respectivului compartiment, lucru care trebuie avut in vedere pe tot parcursul elaborarit proceduri ‘in sectiunea ,Descrierea proceduri” se foloseste timpul prezent, forma afirmativa (exemplu: executd, elaboreaza, efectueaza, verificd, certitica). 4.1. Forma procedurii PD se imprima intr-un singur exemplar, de ¢: fata-ve + Lannivelul entitati publice este obligatoriu utiizarea aceluiasi model de proceduré (Anexa IV la prezenta procedura), respectand urmatoarele precizar: Succesiunea capitolelor/subcapitolelor este urmatoarea: |; 1.; 1.4; 1.4.1; Format hartie: Ad; Margini: sus/ jos — 2,5 om; st&nga/ dreapta—2.6/ 1,5 cm; Continutul pagini — Titlurle din cuprinsul procedurii sunt scrise cu litere ingrogate (Bold), corp 12, Avia, Justify, cu diacritice la distant de 1,15 rand; — Textul cu litere normale, corp 11, Arial, Justify, cu diacritice la distané de 1,15 rand; ‘+ Paginile se numeroteaza cu numere arabe (1 / total pagini), Incepand cu pagina a doua inclusiv anexele; Formularele atagate PD se scriu cu fontul agreat la nivelulinstitutie! 10/27CONSTANT, ~ Procedura de sistem Cod: PS-01 Revizia_ 03 Exemplar nr. ELABORAREA PROCEDURILOR Toate documentele care impun modalitatati de desféisurare a unor activititi (proceduri, manual, instructiuni) vor fi identificate printr-un cod unic de identificare, alocat de CCIM, la cerere; numar exemplar; editie, revizie; data ultimei modificari (In care a fost aprobat documentul elaboravmodificat) Toate formularele utiizate in desfaisurarea activitati procedurale vor fi codificate conform regulilor de mai jos. Numerotarea acestora Incepe de la 1 la fiecare procedura, Pentru formulare care sunt standardizate de legi, regulamente, hotarai, etc. se poate pastra codificarea respectiva. In subsolul flecérui formular se trece editia si revizia procedurii care a generat acel document. Codificarea, editia gi revizia procedurii sunt mentionate pe fiecare pagina a formularelor. Codificarea procedurilor este necesarai pentru o mai bund evidentai a acestora, + Codul procedurii de sistem — PS-YY, fara spatii — grupul de litere PS este o abreviere pentru procedura de sistem; = grupul de litere YY reprezintéi numarul proceduri; numerotarea se face cu numere arabe in ordinea cronologicai a elaboraril In cazul PS, numarul de ordine este alocat de secretariatul tehnic al CM in acelasi fel. + Codul procedurii operationale —- PO.XX-YY, fara spat = grupul de litere PO este o abreviere pentru procedura operational; ~ _grupul de litere Xx reprezinta codul direct care a elaborat procedura. = grupul de litere YY reprezintéi numarul procedurii; numerotarea se face cu numere arabe in ordinea cronologica a elaborati ‘+ Codul formulareloritegistrelor create de PS sau PO elaborate: ~ se scrie in partea dreapté a antetului pentru toate formularele, registrele, 5.2 documente generate de procesul/activitatea descrisa in PO/PS; ~ numerotarea formularelor/tegistrelor se face cu numere arabe; pentru PO codul este + FIRZZ-XXXYY, fara spat — pentru PS codul este —> F/RZZ-PSYY, fara spat — litera F pentru formulare; = litera R pentru registru: grupul de litere ZZ reprezinta numarul formularului, urmata de codul procedurii care a generat. Numerotarea se face cu numere arabe in ordinea cronologica a elaborairit, = grupul de litere XXX este codul compartimentulul; = grupul de litere YY este numarul procedurii care a generat respectivul formular sau registru Codificarea procedurilor documentate este stabilita de CCIM in funcfie de structura elaboratoare. Compartimentul elaborator raspunde de gestiunea proprilor PO si de masura in care acestea reflecté realitatea operational. Pentru formularele tipizate stabilite de legislatia nationala s/sau alte reglementari, se pastreaza codificarea legiuitorului Pentru formularele generate de necesitatea respectairiicerintelor ISO 9001, codul lor va ficlauza din standard care a generat necesitatea lui, cand nu existé o procedura la care acesta 31/27‘CONSTANT, Procedura de sistem | Editia i Cod: PS-01 _ Ravinia m0) Exemplar nr. ELABORAREA PROCEDURILOR 7 ‘88 fie anexat. Codificarea formularelor se introduce si in aplicafia de management documente Tethys, pe masura ce acestea vor fi actualizate de catre responsabilii care gestioneazé respectivul soft 4.3. Descrierea structurii procedurilor formalizate + Pagina de gard ‘+ Situatia editilor gi a revizillor. + Cuprins + Scop. + Domeniu de aplicare ‘+ Document de referinta. + Definii + Abrevieri ‘+ Descrierea activtati sau a procesului + Responsabiltat. ‘+ Formular analiza procedura ‘+ Lista de difuzare a procedurii documentate. + Anexe, ‘+ Diagrama de proces. + Formulare, registre ete. 4.3.4. Pagina de garda Pagina de garda cuprinde, in mod obligatoriu: ‘+ Denumirea si sigla PMC si a directiei si compartimentului care a elaborat procedura, pozitionate in partea de sus a paginii (antet), pe mijloc, font Arial 9. ‘+ Tipul si numele documentului, trecut cu majuscule, font Arial 16, Bold, 1.15 spatiu intre randuri ‘+ Cod Procedura - scris cu majuscule, font 14 Arial, Bold, 1.15 spatiu intre randuri; + Editia se numeroteaz’ cu numere romane si revizia cu numere arabe, scris cu font 14 Arial, Bold, 1.15 spatiu intre randuri + Tabel cu numele, functia, data si semnatura persoanelor care au elaborat, verificat si avizat procedura. Semnatura de aprobare se aplica in coltul din dreapta sus a paginil Este un formular, introdus pe pagina a doua, care include un set minimal de specificatii precum: numérul editiei gi reviziei, numarul paginii unde s-au efectuat modificari, descrierea modificarii, data de la care se aplicé prevederile editielreviziei gi avizul conducatorului compartimentului, in cadrul caruia s-a elaborat procedura. 4.3.3. Cuprins. Include o lista cu toate elementele componente ale procedurii, cu specificarea paginatiei. 4.3.4. Scop Reprezinté motivul pentru care a fost elaborata procedura. Se specifica care este utitatea, 12/27CONSTANT, Procedura de sistem Editia i ws Cod: PS-01 ere al ii | Exemplar nr. ELABORAREA PROCEDURILOR | i 4.3.5. Domeniu de aplicare Defineste procesul/activitatile specifice pentru care se aplica procedura, precizand toate compartimentele care sunt implicate in desfasurarea acelei activitati. 4.3.6. Documente de referints Se enumera toate documentele legislative care reglementeaz’ procesul/activitatea procedurala: reglementari internationale la care Roménia este parte, legislatie nationala, alte reglementari interne ale entitatii publice, 4.3.7. Definitii Termenii care trebuie definiti sunt termenii tehnici ce nu pot fi ugor de inteles pentru persoana nefamiliarizata cu activitatea procedural si orice alt termeni pentru care se considera cd este nevoie de explicati. Termeni se mentioneza in tabel in ordine alfabetica, Se recomanda utilizarea defintilor stabilite prin lege si mentionarea actului normativ din care a fost preluata definitia 4.3.8. Abrevieri ‘Termeni care sunt utiizati in mod frecvent in textul proceduri si pot fi abreviati, sunt scrisi In tabel in ordine alfabetica. Scopul abrevierilor este de a ajuta elaboratorul procedurii In redactarea mai rapida a textului. Folosirea abrevierilor este recomandata, pentru termenii specific activitii respective. 4.3.9. Descrierea procedurii Prezinta in mod explicit gi logic modul in care se desfagoara activitatea procedural, astfel Incat sd reieasa clar cine, cum, cénd executé procesullactivitatea pentru care este realizaté procedura (atributile gi sarcinile factorilor implica, resursele utilizate - dupa caz, termenele de realizare) Este necesard respectarea ordinii cronologice in care se desfagoara activitatea, de la momentul in care se pune in migcare procesul si pénd la finalizarea lui (Ex: pentru eliberarea unui certificat, momentul punerii in migcare a procesului este cererea depusa de solicitant, iar finalizarea procesului este eliberarea certificatului solcitat). Pentru inregistratile generate de activitatea procedurala vor fi stabilite formulare codificate, anexate proceduri 4.3.10. Responsabilitati Urmaireste identificarea_tuturorpersoanelor implicate in _desfésurarea procesului/activitati procedurale gi identiicarea atributilor flecaruia in parte, Se recomanda cuprinderea actiunilor in ordinea logicd @ desfasuraiii lor si a responsabillor in ordinea interventiei in activtatea procedurala. Acolo unde se considera uti, se pot mentiona si termenele limita pentru indeplinirea fiecarei atributi 43.41. Anexe ‘Anexele procedurilor documentate cuprind in mod obligatoriu: + modele pentru formularele tip generate de activitatea procedurala: fise, registre; 13/27‘6 i Procedura de sistem Editia til Cod: PS-01 Revizia 03 ELABORAREA PROCEDURILOR Exemplar nr. 1 * diagrama de proces, tabele, grafice, scheme logice etc, necesare pentru 0 mai buna intelegere si descriere a activitati Pentru procedurile ale cdror formulare tip sunt deja aprobate printr-o dispozitie @ primarului sau hotarare de Consiliu Local, este suficient s& se facd trimitere in textul procedurii la respectivele reglementari Vil. Responsabilitati Termen Responsabili Responsabilitati ile lucratoare) ‘Conducator Pianificd activitatea de elaborarelactualizare a| Pana pe compartimentidirectie | procedurilor propria structuri pe care o gestioneaz& 20.01 Persoana desemnata cu Elaboreazé PD cu respectarea prevederilor legale aplicabile activitatii propril, tinand cont si de regulile | 30 zile claborarea proceduri | stabiite de prezenta proceduré (a se vedea Anexa IV) | Raspunde, in functie de complexitate, solicitarilor ccim scrise, Inaintate de oricare structura a PMC, cu privire | | la eventuale nelamurini aparute in procesul de _Intocmire a PD. Conducstor "| Tnainteaza raspunsu eu pre Ta masule e@ vor ®) ga. | compartiment | luate i iis Conducator | Verified procedura aflaté tn lucru pentru a putea fi] | compartiment | urcata pe intranet spre consultare. | | semis Uiron "| Verifica daca proiectul PD in lucru respecta prevederile ccm prezentei proceduri si in caz contrar aplica eventuale | § zile corecti. Persoana desemnata cu | APle& modificarile propuse de CCIM $i Tnainteaza elaborarea procedurii inainte sa fie postata pe intranet spre const procedura superiorului ierarhic pentru a o verifica} 3zile Posteaza proiecul proceduti pe intranet pentru afi con consultat de angajati institute Nas ate ‘intreg personalul PMC Structurile a cror activitate ar putea fi afectaté de 10 zie!'5 (identiicat in capitolul Il respectiva procedura (inclusiv CCIM), propun alpoceduri afiate in| eventuale imbunatatir, prin completarea formularuiui | H@ SUPA lucru) de analiza a procedurii in lucru, pan Persoana desemnalé cu | Incearca solujionarea eventualelor neinjelegeri 5 zile elaborarea proceduri Persoana desemnata cu | Instiinfeazé CCIM despre necesitatea intruniri CM re elaborarea proceduri CCIM Instiinfeaza presedintele CM ia | ‘Convoasd Comisia de monitorizare, in cazul in care nu Ereseae cM se ajunge la un consens cu privire laformafinalaaps.| 27 | 27compartimentului emitent timp de 5 ani I | constanrg Procedura de sistem mW Cod: PS.01 Revizia 03 Ha ELABORAREA PROCEDURILOR ey 1 J Daca nici in urma gedinjei nu se ajunge la un consens, | presedintele decide asupra formei finale a PS. Perscana desemnaié cu | Aplica eventuale modifica ine elaborarea procedui cciM ‘Avizeaz PD, cu privire fa respeciarea decziei CM. | Dalle Presedinte CM Avizeaza PO. 2aile Primar proba PD. oe Szile Posteaza pe intranet procedura aprobata si acolo unde com este cazul, inlocuieste varianta perimata cu noua| 2zile editierevizie. Informeaza structure a cror adliviate ar putea fi SoReal | afectata de respectiva PD, in care se va indica localia| 2 zile a acesteia pe intranet. Ta la cunostintd si apie prevederile proceduri Intreg personalul PMC a | aprobate cBruiactvitate este | Raspunde de pastrarea in conditi corespunzatoare a influentata de procedura | documentelor ce le-au fost dfuzate, pentu a evita) > 44 aprobala (identificat In| deteriorarea sau pierderea acestora. cap. lal proceduri' | Respecta prevederile procedurlor operationale propri probate) sau ale departamentelor cu care interacfioneazé in activtatea proprie I ‘Actualizeaza Lista procedurilor documentate din cadral | toy PMC (F01-PS01), | Ofera consiiere angajatiior PMC pe tot parcursul | activitatii de procedurare a activittilor: ‘Anuleaza procedurie inlocuite de noua edijie/revizie, | | Compartimentu care a_| prin mentunea “PERIMAT. INLOCUIT CU..." Insrsé | yg | elaborat PD pe pagina de garda si asigura pastrarea in cadrul 35/27Procedura de sistem Editia Wl God: PS-01 Revizia 03 Exemplar nr. 1 ELABORAREA PROCEDURILOR Vill. Formular analizé procedura Aviz Conducator —_Inlocuitor # compartiment de drept = & | comparimen tres “wa |g) ge |S 2 prenume | delegat | § 8 § | 2 a | & | #g 8) § 1 2 3 4 Srey oe7 |e a] IX. Lista de difuzare a procedurii documentate =z ] a5 ae | ] 3/3 Data intrit in & | & | Compartiment/ Directie informare | Vigoare anoii | Semnatura zg | proceduri | Se | Ameze am com Bi 6 | X. Anexe 1. Diagrama de process, 2. FO1-PSO1 Lista procedurilor documentate din cadrul PMC; 3. F02-PS01 Planificarea anuala a actualizaril/elaborarii procedurilor propria; 4. FO3-PS01 Adresa de informare cu privire la punerea in consuttare a PO; 5. FO4-PSO1 Adresa aprobare procedurd, 6. Macheta procedura documentata. 16/27DIAGRAMA DE PROCES Responsabilitati Etape: Rezultate eaaean ‘Analize cern legale, evalvare onducdtor ' ‘compartiment rezultate Sport oer ear a laborator | aA ect ette MS |S es L Persoana |g rq7]| Elaborae procedura in colaberare ca || Spe Proiect desemnata de = com analiza procedura in conductor Alocare cod PD wuers compartment 2a Formular com Postare pe intranet spre consutare snatch ‘conv ‘Compartiment fe wees elaboratr $1 + siructurace'a ‘Anal avie nefavorabil Adres Tnaintat obs. Inaintare spre : veeiiare Convocare CM pt dezbatere Primer: observatii si stabilire forma finala ‘cress inaintare Conducator = ‘compartiment Verificare procedura -—— ‘elaborator a Szile ~ ee Lista de Gi =. difuzare a comp, a PD pe i roceduri (Ca Pan vecma {L224 _] Difuzare PD pe intranet spre stiinja or in (Cap. Actualzare Lista proces documenta cin cere cadrul PMC apicare a7/27CONSTANT, ROMANIA JUDETUL CONSTANTA retest PRIMARIA MUNICIPIULUI CONSTANTA SERVICIU. UD nr lor documentate din cadrul PMC Nr Cod Observatii N ced ert | Numeproceduré | rocedura | Ost@ [Actualizata] Directie [Structurd responsabilalStadiu documend Istoric | Note intocmit, ed. Il, rev. 03 18/27gONSTANT, ROMANIA Swi) & JUDETUL CONSTANTA Fo2-PS01 PRIMARIA MUN! DIRECTIA. SERVICII Nr. IPIULUI CONSTANTA, Planificarea anuala a actualizarii/elaborarii procedurilor proprii cea Editie! Nr procedura | Data propusa pentru : cert | Nume Proceduré | “(in cazul | elaborare! actualizare pia Moly scwellzare Resporeabt actualizarii) Sef structura, intocmit, Ed. Il rev. 03F03-PSO1 cONSTAN?, @ ROMANIA JUDETUL CONSTANTA PRIMARIA MUNICIPIULUI CONSTANTA SERVICIU. : Nr. Catre: 1ume Directie/Serviciu implicat/a in activitatea proceduralé Referitor: Punere in consultare procedura .. editia 4 revizia ., sume procedur. in atentia: Director directie/Sef serviciu Prin prezenta, vi aducem la cunostin faptul cj in T:\SCIM\PROCEDURI IN LUCRU, a fost publicat& spre consultare, forma actualizata a procedurii . oop OG suey TEV. Pan’ la data de va rugam sa transmiteti, completat, Formularul de analiza a procedurii, (regasit in cap VIII. din cadrul , sau in T:\SCIM\PROCEDURI IN LUCRU), cu eventuale observatii, doar in cazul unui aviz nefavorabil. ssnume procedurs intocmit, Ed. I, rev. 03 20/27Fos.Psot GONSTANT4 ROMANIA JUDETUL CONSTANTA PRIMARIA MUNICIPIULUI CONSTANTA SG Catre: TOATE STRUCTURILE FUNCTIONALE DIN CADRUL PRIMARIEI MUNICIPIULUI CONSTANTA editi Referitor: APROBARE procedura revizia .. . nume procedurs. in atentia: irector directie/Sef serviciu Prin prezenta, va aducem la cunostinta faptul c& procedura editia revizia ......., fost aprobat. Aceasta urmand 8 Intre in vigoare la data de Textul integral al procedurii' se regaseste la urmatoarea adres’: T:\SCIM\PROCEDURI APROBATE. De asemena, v8 aducem {a cunostints faptul c& editia a prezentel proceduri a fost scoas& din uz de la data intraril in i/revizil. revizia. vigoare a noii edi intocmit, Ed. I, rev. 03, 227CONSTANT, ioe ROMANIA JUDETUL CONSTANTA PRIMARIA MUNICIPIULUI CONSTANTA, DIRECTIA ‘COMPARTIMENT/ SERVICIU, Aprob, Primar PROCEDURA Versiunea electronica aflata pe Intranet (Si dupa caz,site-ul PMC) este cea oficiala. Orice copie electronica aflaté pe un alt suport sau orice variant tiparita, alta decat exemplarul martor, sunt copii necontrolate ce nu sunt supuse actualizari Nume Prenume Functia Data ‘Semnatura Elaborat Verificat Avizat cont, corinle OSGG 00/2018, Ed. Il, rev. 03, 22/27Procedura operationala 1 Cod: PO -{Nr. procedurt ain Revizia 00 Lista procedurilor dacumentate din cadrul PMC ~ FO1 PSO) Directia I P TITLU PROCEDURA —— SITUATIA EDITILOR $I A REVIZIILOR Nr Data dela Ne | eaitiey | °APitolpag. care se aplica| viz | pevisio | undes-au | Descriere modificare | prevederile | responsabil Seca editiey | compartiment modificari paisa 1 £4. rev. 03, 23/27Procedura operationala Cod: PO -{Nr. proceduré din Lista procedurilor documentate din cadrul PMC FO2 PS01) | Editia 1 Revizia 00 Serviciul | TITLU PROCEDURA Exemplar nr. Cuprins |. Scop. a ILDomenitul de aplicare....... Ill. Documente de referinta. IV.Definiti ale termeniior...... enerale. 2. Titlu subcapitol 2. 2.2. Titlu sectiune 1 2.3. Titlu sectiune 2...... \V. Abrevieri ale termenilor VI Descrierea proceduri VIL. Responsabilitati . Vill. Formular analiza procedurd. 1X. Lista de difuzare a procedurii documentate.... XAnexe. Ed. I, rev. 03 2/27TITLU PROCEDURA Procedura operationala Editia_1 oe Cod: PO -{nr. proceduré in preci Np Rovizia 00 Lista procedurior documentate dn codrul PMC~F01 S01) CORE Exemplar nr. 1. Scop II, Domeniul de aplicare Ill, Documente de referinta Reglementar' internationale Legislatie primara Legislatie secundara Legislatie tertiard . IV. Definiii ale termenilor Nr. crt. Termenul Definitie 1 2 n V. Abrevieri ale termenilor Nr. crt Abrevierea Termenul Abreviat 1 n VI. Descrierea procedurii 4. Dispozitii generale Ed. rev. 03, 25/27Directia Procedura operationala I Cod: PO -[N.proceduré din TITLU PROCEDURA Lista procedurilor documentate din cadral PMC ~FO1 PSO1) 2. Titlu subcapitol 2 2.2. Titlu sectiune 1 2.3 Titlu sectiune 2 Vil. Responsabilitati Responsabil Descriere responsabilitati Sean Vill. Formular analiza procedura | | Aviz 5 Gonducator | inlocuitor | compartiment | dedrept |_| =| _ | 8) compartment |°°Tmes | eas | 3/3) & | § z prenume | delegat |$/5| £ 5 | z 2 | & #38 6 1 2 3 4 5 ‘T Te gileoemi ge fc rev. 03, 26/27~ Procedura operational Cod: PO -{Nr. proceduré din Lista procedurilr documentate din codrul PMC FO3 PS02) Directia Serviciul TITLU PROCEDURA IX. Lista de difuzare a procedurii — ] 2% é Data intrarii in 3 ; 7 Nume si Data | Semna © | & | Compartiment Directie | vigoare a noii [2 2 Prenume | informare | Ver cedun | tua etal aS 4 Sa | A maT - - | X. Anexe 1. Diagrama de proces n 4. ev. 03 27/27