CAPITULO 2 /Comprensién y modelado de ’ — los sistemas organizacionales OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Al completar este capitulo usted podré 1. Comprender que las organizaciones y sus miembros son sistemas, y que como analista debe asumir una perspectiva de sistemas. 2. Descrbir los sistemas en forma gréfica mediante el uso de diagramas de flujo de datos a nivel de contexto, modelos entidad-relacién, casos de uso y escenarios de casos de uso. 3. Reconocer que los distintos niveles de la administracién requieren distintos sistemas. 4, Comprender que la cultura organizacional afecta al disefo de los sistemas de informacién, Para analizar y disefiar sistemas de informacién apropiados, los analistas, de sistemas deben concebir a las organizaciones en que trabajan como sistemas configurados por la interaccién de tres fuerzas principales: los riveles de administracién, el disefio de las organizaciones y las culturas organizacionales. Las organizaciones son sistemas extensos compuestos por subsiste- mas interrelacionaclos. Los subsistemas se ven influenciados por tres amplios niveles de perso- nas que toman decisiones administrativas (operaciones, administracién a nivel medio y administracién estratégica) y atraviesan horizontalmente todo el sistema organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influyen en la forma en que las personas se interrela- cionan en los subsistemas. Este capitulo aborda estos temas y sus implicaciones para el desa- rrollo de sistemas de informacion LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Podemos conceptualizar operativamente a las organizaciones y sus miembros como sistemas diseiados para cumplir con ciertas metas y objetivos predeterminados a través de las personas y los recursos que emplean, Las organizaciones estén compuestas por sistemas mis pequefos e interrelacionados (departamentos, unidades,divisiones, etc.) que brindan funciones especializa- das. Algunas de las funciones comunes son contabilidad, marketing, produccién, procesamiento de datos y administraci6n, Las funciones especializadas (sistemas mas pequetios) se reintegran cen un momento dado a través de diversos medias para formar un todo organizacional efectivo, ‘Conceptualizar a las organizaciones como sistemas complejos permite entender Ia forma en que funcionan a través de los principios de sistemas. Para establecer en forma adecuads los re: querimientos de informacién y diseBar sistemas de informacidn apropiados, es primordial com: prender a la organizacién como un todo. Todos los sistemas estin compuestos de subsistemas {incluyendo los sistemas de informaci6n); por lo tanto, al estudiar una organizacién también de- bbemos examinar cémo se involucraa los sistemas més pequetios y la manera en que funcionan. 24 www.FreeLibros.meCAPITULO 2 + COMPRENSION Y MODELADO DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES Capacidad de interrelacién e interdependencia de los sistemas ‘Todos los sistemas y subsistemas estén interrelacionados y son interdependientes. Este hecho tiene implicaciones importantes, tanto para las organizaciones como para los analistas de sistemas que buscan ayudar a estas organi- zaciones a cumplir mejor sus objetives. Cuando se modifica o elimina algtin elemento de un sistema, también se ‘afecta considerablemente al resto de los elementos y subsistemas de ese sistema, Por ejemplo, suponga que los gerentes de una organizacién deciden no contratar més asistentes adminis twativos y desean reemplazar sus funciones mediante PC en red, Esta decisién tiene el potencial de afectar en Forma considerable no s6lo a los asistentes administeatives y a los gerentes, sino también a todos los miem- bros de la organizacién que construyeron redes de comunicacién con los asistentes que antes trabajaban ahi, ‘Todos los sistemas procesan entradas provenientes de sus entomos. Por definicién, los procesos cambian © ‘ransforman las entradas en salidas. Cada vez que examine un sistema, identifique qué se est cambiando 0 pro- cesando, Si no hay cambios, tal vez no esté identificando un proceso, Algunos procesos comunes en las sistemas son verificar, actualizare imprimix Otro aspecto de las organizaciones como sistemas es que todos los sistemas estén contenidos por limites que los separan de sus entornos. Los limites organizacionales existen en un rango continuo, desde los extre ‘madamente permeables hasta los que son casi impermeables. Para poder adaptarse y sobrevivir, las organiza ciones primero deben ser capaces de importar personas, materia prima ¢ informacién a través de sus limites (entradas) y después intereambiar sus productos terminados, servicios 0 informacién con el mundo exterior (salidas). La tetroalimentacién es una forma de control de un sistema, Como sistemas, todas las organizaciones usan la planeacién y el control para administrar sus recursos con efectividad. La figura 2.1 muestra la forma en que se ulilizan las salidas del sistema como retroalimentacién para comparar el rendimiento con los abjetivos. A su de~ bdo tiempo, esta comparacién ayuda a los gerentes a formular objetivos més especificos como entradas. Veamos el ejemplo de una empresa estadounidense de manufactura que produce conjuntos de entrenamiento con pesas rojo, blanco y azul, y gris metélico, La empresa descubre que un aio después de las olimpiadas se vendieron ‘muy pocos conjuntes con la combinacién rojo, blanco y azul. Los gerentes de produccién wtilizan esa informa ci6n para tomar decisiones con respecto a las colotes a producir subsecuentemente. En este caso, la retroalimen {acién es «til para la planeacién y el control, El sistema ideal, en todo caso, es uno que se corrija o regule automsticamente de tal forma que no se requie- tan decisiones basadas en acontecimientos comunes. Un ejemplo de ello es el sistema de cadena de suministro para planificar la produccién, el cual toma en cuenta las demandas actual y pronosticada, y formula una solucién propuesta como salida. Un fabricante italiano de ropa tejida que comercializa sus prendas en Estados Unidos tiene un sistema asf. Esta empresa produce la mayor parte de sus suéteres en color blanco, utiliza su sistema de informacién de inventario compularizado para averiguar qué colores se venden més y entonces fe los suéteres en esos colores justo antes de enviarlos, La retroalimentacién se recibe desde el interior de la organizacién y de los entornos exteriores. Cualquicr ‘cosa externa a los limites de una organizacién se considera un entorno, Numerosos entomas con diversos grados de estabilidad constituyen el medio en el que existen las organizaciones. ‘Algunos de éstos son: 1) el entomo de Ja comunidad en Ia que se encuentta fisicamente Ia organizaci6n, yy se determina considerando el tamaio de su poblacién y su perfil demogritico (nivel de educaci6n, ingresos promedio y otros indicadores); 2) el entorno econémico, que se ve influenciado por los factores del mercado, incluyendo la competencia; 3) el entorno politico, que se controla mediante gobiernos estatales y locales, y 4) el entorno legal, que establece leyes y lineamientos federales, estatales, regionals y locales, Aunque es posible planear respuestas a los cambios del entorno, por lo general una organizacién no puede controlarlos de ‘manera directa, Lat saidas del sistema sirven ‘como retroalimentacin para 25 ‘comparar el readimiento con los objetivos Frradas Salas Sistoma CO www.FreeLibros.me26 PARTE | + FUNDAMENTOS DEL ANALISIS DE SISTEMAS OPORTUNIDAD DE CONSULTORIA 2.1 La E de la vitamina E significa E-commerce (comercio electrénico) “ uestas nda de venta al piblicoy la division de pedidos por correo estin de maravla, dice Bil Bey, un de los propetaris de Marathon Vitamin Shops, "pero para se mis competitvos debemes establecer un sitio Web de comercioelecteénica, Su padre, copropie- taro, respond: "Estoy de acuerdo, pero nde empezamos?” Barry adie sabla, desde luego, que no era so cuestién de establecer uh "ito Web ype asus clientes que enviaran por coreoeleténica st podidos ala tienda de ventas al public ya habia idenficado ocho tlementosconsutuivor del comercioclectutnicoy sabia que todas las pares tenan que abgjar en conjunto dado que fermaban un sistema mayor, Para que el comercioelecuénico se realizara era necesari: 1. Atrser clientes aun sitio Web de comercio electrénio, 2. Informa a los clientes sobre los productos y servicios oftecidos 3. Permit @ los clientes personalizar sus productos en linea 4 Competar las transacciones con os clientes. 5. Acepia varias formas de page. 6. Brindar soporte alos sitio Web, 1. Hacer los areglos correspondientes para entegar los products y servicios. tes después de la venta através del 8. Personalizar Ia apariencia del sitio Web para distntas clientes. Bill Beryleyé la lista y la contemplé por unos instanes. “Es cbvia que el comercio elecisnico es més complejo de lo que pen- saba’, dijo. Usted puede ayudar a los propiclarios de Marathon Vitamin Shops en varias forma: 1. labore una lista de los elementos interrelacionados 0 inlerdependients. Después eseriba un pirafo para indicar por qué esimprescindiblesupervisar estas elementos con Aetenimionxo, Decida cues srs los limites y e alcance méximo det sistema Es decir escriba un pirafo en el que exprese su opinién sobre qué elementos son imprescindiles para “Marathon Vitamin Shop y cudles ee pueden explorar después Sugier los elementos que es necesario manejar dentro dela empresa y los que se puedanasignar a otra compaia capaz de hacerse cargo del abajo de una manera mds eficiene. Justilique sus sugerencias en dos pasrafos, uno para las tareas Jnteras a la empros y otras para las tareas que se deben asignar a otras empresas (outsourcing). El concepto de apertura o cerrazén interna de las organizaciones esté relacionado y cs similar al concepto de permeabilidad de los limites extemnos. La apertura y cerrazén también existen en un continuo, ya que no hay tal cosa como una organizacién completamente abierta o una totalmente cerrada, La apertura se refieze al flujo libre de informacién dentyo de la organizaci6n. Los subsistemas como los de- parlamentos creativos 0 artisticas a menudo se caracterizan como abiertos, con un flujo libre de ideas entre los paticipantes y muy pocas restricciones en cuanto a quién recibe la informacién y en qué momento, cuando un proyecto creativo esti en su infancia, En el extremo opuesto del continuo podria haber una unidad del departamento de defensa que trabaje en tun proyecto ultrasecreto de planeacién que afecte la seguridad nacional, Cada persona deberfa entonces tenet autorizacién de acceso, la informacién oportuna seria indispensable y cl acceso a la informacién se otorgaria s6lo a quien fuera estrictamente necesario incluit. Una unidad tal deberd funcionar bajo muchas restrieciones. Si utilizamos la superposici6n de sistemas para comprender a las organizaciones, podremos reconocer la idea de que los sistemas estin compuestos por subsistemas, su capacidad de interrelacién e interdependen- cia, Ia existencia de limites que permiten o evitan Ia interaccién entre varios departamentos y elementos de otros subsistemas y entornos, y Ia existencia de entomos intemos que se caracterizan con base en un grado de apertura y cerrazén que podria diferir entre los departamentos, las unidades 0, incluso, los proyectos de sistemas. Organizaciones y equipos virtuales No todas las organizaciones o partes de éstas son visibles en una ubicacién fisica, En Ia actualidad, toda una organizacién o varias unidades de éta pueden poseer componentes virtuales que les permitan modificar sus configuraciones para adaptarse a las demandas cambiantes del proyecto 0 del mercado. Las empresas virtuales utilizan redes de computadoras y teenologéa de comunicaciones para unir personas con habilidades especificas, dde manera que trabajen en proyectos fisicamente dispersos. La tecnologia de Ia informacién permite coordinar estos equipos de miembros remotos. A menudo surgen equipos virtuales en organizaciones ya establecidas; sin ‘embargo, en ciertos casos las organizaciones de trabajadores remotos han podido lograr sus metas sin necesidad de Ia tradicional inversién requerida para la instalaciones fisicas www.FreeLibros.meCAPITULO 2 + COMPRENSION Y MODELADO DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES 27 Hay varios beneficios potenciales para las organizaciones virtuales, como la posibilidad de reducir los cos- tos derivados de instalaciones fisicas, una respuesta més répida a las necesidades de los clientes y la capacidad de ayudar a los empleados virtuales a cumplir con sus obligaciones familiares de criara sus hijos o a sus padres que estin envejeciendo, Lo que atin sigue abierto a investigaciéa y debate es qué tan importante sera cumplir con las necesidades sociales de los tabajadores virtuales. Un ejemplo de necesidad de identficacién tangible con ‘una cultura surgi6 cuando ciertos estudiantes inscritos en una uaiversidad en Iinea sin campus fisico (ai equipos deportives), pedfan continuamente articulos como sudaderas, tazas de café y banderines que tuvieran impreso 1 logotipo de la universidad virtual. Estos articulos son artefactos culturales significativos que las excuelas con- vencionales siempre han proporcionado a sus alumnos. ‘Muchos analistas de sistemas y equipos de disefio ahora pueden trabajar en forma virtual y, de hecho, mu- chos de ellos marcaron el camino que ottos tipos de empleados empezaron a seguir para realizar su trabajo en forma virtual. Algunas aplicaciones permiten que los analistas que ofrecen asistencia técnica a través de la Web puedan “ver” Ia configuracién de software y hardware del usuario que solicita ayuda, con Io cual se crea un equipo virtual ad hoc compuesto por el analista y cl usuario. {Al tomar una perspectiva de sistemas, los analistas pueden empezar a descifrar y comprender en términos gene- rales las diversas empresas con las que entrarin en contacto. Es importante que los miembros de los subsistemas estén conscientes de que su trabajo esté interrelacionado, En la figura 2.2 podemos observar que las salidas de los subsistemas de produccién sirven como entradas para el departamento de marketing y quc las salidas de éste sirven como nuevas entradas para el de produccién. Ningtin subsistema puede lograr sus metas cabalmente sin el oto Los problemas surgen cuando cada gerente sostiene una visiéa distinta de Ia importancia de su propio sub: sistema funcional. En la figura 2.3 podemos ver que, de acuerdo con la perspectiva personal del gerente de mar- keting, la empresa est4 conolada por el marketing y las demés 4reas funcionales estn interrelacionadas pero no tienen la misma importancia, De igual forma, la perspectiva de un gerente de produccién considera a su departa- ‘mento como el centro de la empresa que controla a todas las demés reas funcionales, La importancia relativa de las éreas funcionales, segin lo que revelan las perspectivas personales de los ge- rentes, adquiere un significado adicional cuando los gerentes van subiendo por los rangos hasta convertise en gerentes estratégicos, Pueden provocar problemas si sobreenfatizan sus requerimientos previos de informacion funcional en relacién con las necesidades ms amplias de la organizaci6n, Por ejemplo, si un gerente de produccién sube de puesto pero sigue enfocado en los itinerarios de produc: cidn y el rendimiento de los trabajadores de Ia linea de produccién, tal vez se vean afectados los aspectas mas amplios relacionados con los pronésticos y las politicas, por ejemplo. Esta tendencia es peligrosa en cualquier tipo de empresa: los ingenieros que se esfuerzan por subi de puesto y se convierten en administradores de em- presas aeroespaciales, los profesores universitarios que dejan sus departamentos para convertirse en decanos 0 los programadores que avanzan y se convierten en ejecutivos de empresas de software. Con frecuencia, su res- \wingida visién periférica crea problemas para los analistas de sistemas que tratan de separar los requerimientos reales de informacién de los deseos de obtener cierto tipo especitico de informacién, sonerto Las salidas de un departamento sirven come entadas para ot, e tal forma que los subsistemas estén intertelacionados, lis del dopa de aemendas pa se eto as eatas dearer proms te ereradas Shports Ho www.FreeLibros.me28 PARTE + FUNDAMENTOS DEL ANALISIS DE SISTEMAS FIGURA 2.3 ‘Una descripei6n de la perspectiva personal de ls gerentes Tuncionales muestea que consideran que su propia érea funcional es la que contra ala corganizacion. Laformaen que el gerente de marketing puede vera a organzaién Laforma en gue el gerant de produccén puede ver aa argnizacén temas empresariales: considerar a la organizacion como un sistema Los sistemas empresariales, que con frecuencia se denominan sistemas de planificacién de recursos empresaria- Jes (ERP), constituyen un término empleado para describir un sistema de informacién organizacional (empresa- tial) integrado, En esencia, ERP es software que ayuda al flujo de informacién entre las éreas funcionales de la organizacién. Es un sistema personalizado que, en vez de desarrollarlo dentro de la empresa, por lo general se compra a una de las empresas de desarrollo de software reconocidas por sus paquetes ERP, como SAP u Oracle, Después, el producto se personaliza para adaptarse a los requerimientos de una empresa en particular. Por Io ge~ neral, el distribuidor requiere de un compromiso con la organizacién en términos de capacitacién especializada para los usuarios o analistas, Muchos paquetes ERP estén disefiados para operar en la Web, Aunque su populari- dad esté en aumento, hay algunos que ven a los sistemas ERP con algo de escepticismo, El sistema ERP evolucioné a partir de la planificacién de requerimicntos de materiales (MRP), sistemas de informacién disesiados para mejorar el proceso de manufactura en general y el proceso de ensamblaje en particu Jar, Ahora los sistemas ERP incluyen componentes de manufactura y, por ende, ayudan con la planificacién de Ja capacidad, los programas de produecién de materiales y los pronésticos. Ademés de los procesos de manu- factura (y su contraparte representada por los servicios), los sistemas ERP incluyen la planificacién de ventas y ‘operaciones, y la distribucién, la obtencién y la administraciéa de la cadena de suministro. Por lo tanto, afeeta en forma considerable a todas las reas de la organizacién, incluyendo contabilidad, nanzas, administraci6n, mar- keting y los sistemas de informacién, Puede ser frustrante implementar una solucién ERP, ya que es dificil analizar un sistema en uso y después adaptar el modelo ERP a ese sistema, Ademis, las empresas tienden a diseftar sus procesos de sistemas antes de implementar el sistema ERP. Por desgracia, es comtin que este proceso se realice de manera apresurada y cl ‘modelo de negocios propuesto no siempre coincide con la funcionalidad del sistema ERP. El resultado es que se requiere més personalizacién, periodas de tiempo de implementacién extendidos, costos més altos y a menudo www.FreeLibros.meCAPITULO 2 + COMPRENSION Y MODELADO DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES se pierde Ia confianza del usuario. Los analistas necesitan estar conscientes de la magnitud del problema al que se cnfrentan al tratar de implementar paquetes de ERP DESCRIPCION GRAFICA DE LOS SISTEMAS Podemos realizar la descripcién gréfica de un sistema o subsistema, segtin Ia forma en que existe dentro de Ia ‘organizacién corporativa de varias formas. Los diversos modelos grificos muestran los limites del sistema y la in- formacién que utiliza Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel de contexto EI primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel de contexto (también conocido como modelo ambien- tal), Los diagramas de flujo de datos se enfocan en los datos que fluyen hacia el sistema y salen de él, ademés del procesamicnto de estos datos. Podemos describir con detalle estos componentes bésicos de todo programa computacional y utilizarlos para analizar Ia precisine integridad del sistema, En Ia figura 2.4 podemos ver que el diagrama de flujo de datos a nivel de contexto emplea sélo tres sim bbolos: 1) un rectangulo con esquinas redondas, 2) un cuadrado con dos bordes sombreados y 3) una flecha. Los procesos transforman los datos entrantes en informacin de salida y el nivel de contenido tiene s6lo un proceso, ue representa a todo el sistema completo. La enfidad externa representa a cualquier entidad que suministra 0 re cibe informacién del sistema, pero que no forma parte del mismo. Esta entidad puede ser una persona, un grupo de personas, un puesto 0 departamento corporativo o, inclusive, otros sistemas. Las lineas que conectan alas en {idades extemas con el proceso se aman flujos de datos y representan los datos. En la figura 2.5 podemos ver un ejemplo de diagrama de flujo de datos a nivel de contexto, En este ejemplo se representan los elementos mas bésicos del sistema de reservacién de una aerolinea, El pasajro (una entidad) inicia una solicitad de viaje (flujo de datos), El diagrama a nivel de contexto no muestra el suficiente detalle ccomo para indicar con exactitud lo que ocurre (no se supone que deba hacerlo), pero podemos ver que las pre ferencias del pasajero y los vuelos disponibles se envian al agente de viajes, quien a su vez envia la informa- cién sobre los boletos de vuelta al proceso. También podemos ver que la reservacién del pasajero se envia ala aerolinea. El diagrama de flujo de datos a nivel de contexto sirve como un buen punto de inicio para dibujar diagrama de casos de uso (que Veremos més adelante en este capitulo) En el capitulo 7 aprenderemos que un flujo de datos contiene mucha informacién. Por ejemplo, la reserva cin del pasajero contiene su nombre, la acrolinea, el (los) nimero(s) de vuelo, la(3) fechas) del viaje, el precio, ls preferencia de asiento, eteétera. Sin embargo, por ahora debemos preocupamos principalmente por la forma cen que un nivel de contexto define los limites del sistema En el ejemplo anterior, so las reservaciones forman parte del proceso, Otras decisiones que debe tomar la aerolinea (por ejemplo, comprar aviones, cambiar itinera- rios, ajustar los precios) no forman parte de este sistema EI diagrama de flujo de datos a nivel de contexto es una manera de mostrar el alcance del sistema o lo que se vaa inclu en él Las entidades externas estin fuera del alcance y esto es algo sobre lo que el sistema no tiene control ~ Un proceso significa que so evan Una entidad es una persona, grupo, departamento o cualquier sstama que recibe o genera informacién o dates. Un flujo de datos muestra que >in proceso va a pasar o recibir www.FreeLibros.me Los simbolos bésicos de un liagrama de fiyjo de datos 2930 PARTE + FUNDAMENTOS DEL ANALISIS DE SISTEMAS Preterencias ‘Un diagrams de iyo a nivel y wel dispanileg de contexto para el sistema de Paseo reservacin de una aerolinea, Agente de viaes Sofitud devine | soma de reseracion els eral Reseracin al passieo Derlioes Los sistemas y el modelo de entidad-relacion wa forma en que un analista de sistemas puede mostrar el alcance del sistema y definir limites apropiados para el mismo es mediante el uso de un modelo entidad-relacién, Los elementos que conforman un sistema or- ganizacional se pueden denominar entidades. Una entidad puede ser una persona, un lugar o una cosa, como un pasajero en una aerolinea, un destino o un avién. O bien, una entidad puede ser un evento, como el fin de mes, tua periodo de ventas o el empo de inactividad de una méquina, Una relacién es la asociacién que describe a la interaccién entre las entidades: Hay muchas convenciones para dibujar diagramas de entidad-relacién (E-R) (con nombres como las nola- ciones tipo pata de cuervo [crow's foot], Arrow o Bachman), En este libro utilizaremos la notacién tipo pata de ccuervo, Por ahora vamos a suponer que una entidad es un cuadro rectangular simple En la figura 2.6 aparece un diagrama de entidad-telacién simple. Dos entidades se enlazan entre s{ mediante tuna linea. En este ejemplo, el final de la linea se marca mediante dos marcas paralelas cortas (I 1) para indicar gue esta relacién es de uno a uno. Por lo tanto, se asigna exactamente un empleado a una extensidn telefénica, Nadie comparte [a misma extensién telefénica cn esta oficina, Diagrama Entdad Relacin que smuesira una relacién uno-a-uno ea ays i ue, seme ones er Se Extensén teletnlea www.FreeLibros.meCAPITULO 2 + COMPRENSION Y MODELADO DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES Las flechas rojas no forman parte del diagrama de entidad-relacién; aparecen s6lo para indicar cémo lesrlo 1a frase dl lado derecho de la linea se lee de aria hacia abajo de la siguiente maneta: “Un EMPLEADO se asigna a una EXTENSION TELEFONICA”. Del lado izquierdo, eyendo de abajo hacia arriba, la flecha dice: “Una EXTENSION TELEFONICA se enistapara un EMPLEADO ‘De manera similar, en Ia figura 2.7 se muestra otra relacién. Es obvio que en este diagrama se tliza Ia no tacién tipo pata de euervo (>!) este ejemplo expecifica contiene una relacién de varios a uno. Si leemos de iz ] para indicar una condiciGn de “varios” obliga- toria (seta posible tener s6lo un pasajero o sélo un destino?) Ain asi, algunas herramientas CASE como Vi- sible Analyst no often esta posiblidad, ya que es suiciente con Ia condicién opcional de uno o vatis que 3¢ ‘iestra en la relacién VENDEDOR-CLIENTE. Hasta ahora hemos modelado todas nuestas elaciones mediante un soo retingulo simple y una linea, Este 1étodo funciona bien cuando examinamos las relaciones de cosas reales, como petsonas, lugares y cosas. Pero Departamento www.FreeLibros.me ” ‘Un diagrama de entidad-relaci6n «que muestra una relaién de varios32. PARTE + FUNDAMENTOS DEL ANALISIS DE SISTEMAS FIGURA 2.8 En los diagramas ER se ulizan Empleato tres tipos stints de enidades FIGURA 2.9 ‘Tres pos diferentes de entidades ulzadas en diagramas E-R so asigna ‘5 oaupada por serirba we servo por Cento ae istrbcion nalsta de sistemas ee asiqnadoa ere desroldo pov est bao Mantnininto| progranade Vendeéor Ofcina principal Lae Teasignas vaavolara Me Ter stadopar algunas veces eveamos elementos en el proceso de desarrollo de un sistema de informaciéa. Algunos ejemplos son facturas, ecibos, achivos y bases de datos. Por ejemplo, cuando queremos describir a forma en que se rela- ciona una persona con un recibo, es conveniente indiear el recibo de una manera distinta, como se muestra en la figura 2.9, en forma de entidad asociativa, Una entidad asociativa puede existr s6lo si esté conectada con por lo menos ottas dos entidades. Por esta razén algunos la llaman gerundio, cruce, interseccién o entidad concatenada, Esta formulacién tiene sentido, ya gue un recibo no seria necesario a menos que hubiera un cliente y un vendedor para realizar la transacci6n. La entidad atributiva es otro tipo de entidad, Cuando un analista quiere mostrar datos que dependen por com= pleto de la existencia de una entidad fundamental, hay que utilizar una entidad atributiva. Por ejemplo, si una bi- Ena Por lo general ura entidad rel: tundamenta Una persona, lugar 0 cosa Ends ‘Aig creado que une asociatva ‘a das emicades nad Algo cil para describir atibutos, Set ‘en especial los grupos repettives, www.FreeLibros.me‘CAPITULO 2 + COMPRENSION Y MODELADO DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES diagrama E-R reserved ConcirtaShow | biota tien varias cops del mismo libro se puede wilizar una entidadatibuiva para designar qué copia del libro se vaa sacar. La entidad stibutiva es dl para mostrar grupos de datos repetiivos. Por ejemplo, suponga que vamnos modelar las relaciones que exsten cuando un patrocinadorobtene boetos para un concierto show. AL Principio las entidades parcen obvia: “Un CLIENTE y un CONCIERTO/SHOW”, como se muestra en la figura 2:10. ;Qué tipo de relacin existe? A primera instancia, el CLIENTE obtiene una reservaci para un CON- CIERTOYSHOW y se puede decir ue el CONCIERTOISHOW hizo una reservaién para un CLIENTE Desde luego que el proceso no estan simple, por lo que el cagrama E-R tampoco necesita ser at de simple. En realidad el CLIENTE hace una RESERVACION, como se miestra en la figura 2.11, La RESERVACION es para un CONCIERTO/SHOW. El CONCIERTO/SHOW contene Ia RESERVACION y In RESERVACION esta 4 nombre del CLIENTE, Agregamos una entidad asoiativa en este caso ya que se creé una RESERVACION de bdo aque el sistema de infompacidn requiere que se relacionen el CLIENTE y el CONCIERTO/SHOW. ace una got reservation “ye 40 pare paraun www.FreeLibros.me 33 El primer intento para dibujar un (Cémo mejorar el diagrams E-R al agregar una entidad asociativa llamada RESERVACION.34 PARTE! + FUNDAMENTOS DEL ANALISIS DE SISTEMAS Un diagrama E-R més completo que muestra lo atebutos de datos de as entidades Podemas ver de nuevo que este proceso es bastante simple, pero como los concietos y shows tienen varias presentaciones, en la figura 2.12 dibujamos una vez mis el diagrama E-R, Ahora agregamos una entidad alibi tiva para manejar la diversas presentaciones del CONCIERTOISHOW. Ea este caso se hace la RESERVACION, para una PRESENTACION especifca y Ia PRESENTACION es una de varias que prtenecen a un CONCIERTO! SHOW especifico, A su vez, el CONCIERTO/SHOW tine vatias presentaciones y una PRESENTACION tiene tuna RESERVACION que esté a nombre de un CLIENTE espectfico. ‘Ala derecha de este diagrama E-R hay un conjunto de aibutos de datos que conforman cada una de las en- tidades. Algunas entidades pueden tener atibutos en comin, Es posible realizar bisquedas con los atibutos que estan subrayados. Los aribitos se denominan claves y los descriiremos en el capitulo 13 ‘A menuuo los diseniadores de sistemas ulizan diagramas E-R para ayudar a modela el archivo o la base de datos. Sin embargo, es aun més importante que el anslsta de sistemas comprenda lo més pronto posible tanto Jas entidades como las relaciones en el sistema organizacional, Al realizar bosquejos de algunos diagramas E-R. bisicos, el analsta necesita 4. Enlistar las entidades en la organizacién para obtener una mejor comprensién de la misma. 2. Elegir las entidades clave para reducir el alcance del problema a una dimensién manejable y significativa, Ciene-nombre ‘lent-crecsidn Clenie-teleono lenie-taretade-crédio est Reservacén-nimero jenle-nombre Presaniacén-nimero ConclerarStow fora Ubicacin Precio Presantacén-ndmero bien Precio-opciones pertonece etishow Concet-aetalles Fecnas-deevento bien www.FreeLibros.me‘CAPITULO 2 + COMPRENSION Y MODELADO DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES 35 7) Ge el eo ‘Microsoft Visio faciita al analista de sistemas la tarea de dibujrdiagramas E-R, es{como lamayoria de los diagrams ‘que se encuentran en este libro, peo ess disponible sélo para PC. Los usuarios de equipos Mac tienen una allernativa: ‘OmniGraffle Profesional, Este paguete de software es mis fail de usar que Microsoft Visio, ya que su inerfaz c= nds uniform e inuitiva, y se opera arastrando y colocando, ‘También incluye una "guts intligente” que utiliza marcadotes de distancia desplegables para ayudar a colocar 1s sfmbolos en Ios lugares correctos, OmniGrafMle tiene integrados muchos simbolos como los que se wilizan en Tos diagramas E-R, pero también permite al usuario acceder a una biblioteca de terceros conocida como Graffltopia ppara buscar simbolos de UML y otros especalizados. FIGURA 2.MAC OmniGratfle de Omni Group es un paquete de dibujo poderoso y [il de usar 3. Ientificar cual debe ser la entidad principal. 4, Confirmar los resultados de los pasos 1 al 3 por medio de otros métodos de recopilacién de datos avestigacién, entrevistas, administracién de cuestionarios, observacién y protolipos) segtn lo descrito en los capstulos 4 al 6. Es imprescindible que el analista de sistemas empiece a dibujar diagramas E-R al entrar a Ia organizacién en ver de esperar a que sea necesario disefar la base de datos, ya que los diagramas E-R ayudan al analista a com- prender cudl es la verdadera actividad de la organizaciGn, a deteminar cl tamaio y alcance del problema, y a discernir si esté tratando o no con el problema correcto. Hay que confirmar o revisar los diagramas E-R a medida que se Ileve a cabo el proceso de recopilacién de datos. MODELADO DE CASOS DE USO ‘Aunque en un principio se presentaron como un diagrama para usarlo en el UML orientado a objetos, ahora los ‘casos de uso se uilizan sin importar la metodologia para el desazrollo de sistemas. Se pueden utilizar como parte del SDLC 0 en el modelado fgil. Un modelo de caso de uso describe qué hace un sistema sin deseribir cémo lo www.FreeLibros.me36 PARTE | + FUNDAMENTOS DEL ANALISIS DE SISTEMAS hhace; es decir, es un modelo légico del sistema (en el capitulo 7 veremos mas detalles sobre los modelos I6gi- 0s 0 conceptuales). El modelo de caso de uso presenta al sistema desde la perspectiva de un usuario fuera del ‘mismo (por ejemplo, los requerimientos del sistema). Un analista desarrolla casos de uso en un esfuerzo de cooperacién con los expertos de negocios que ayudan 1 definir los requerimientos del sistema, El modelo de caso de uso provee un medio efective de communicacién entre el equipo de negocios y el equipo de desarrollo, Un modelo de caso de uso patticiona la forma en que tra- baja el sistema en comportamientos, servicios y respuestas (Ios casos de uso) que sean importantes para los usua~ tio del sistema, Desde Ia perspectiva de un actor (0 usuario), un caso de uso debe producir algo de valor. Por Io tanto, el ana- lista debe determinar qué es importante para el usuario y debe recordar incluitlo en el diagrama del caso de uso, Por ejemplo, jintroducir una contrasefia es algo de valor para el usuario? Tal vez se deba incluir si al usuario le preocupa la seguridad o si es algo imprescindible para el éxito del proyecto. Simbolos de los casos de uso ‘Un diagrama de caso de uso contiene los simbolos del actor y del caso de uso, junto con Iineas conectoras. Los actores son similares a las entidades externas; existen fuera del sistema, El término actor se refiere a un rol especifico de un usuario del sistema. Por ejemplo, un actor puede ser un empleado, pero también puede ser un cliente en a tienda de la empresa, Incluso cuando es la misma persona en el mundo real, se representa como dos simbolos distintos en un diagrama de caso de uso, ya que la persona interactia con el sistema en distintos roles. actor existe fuera del sistema e interaetia con éste de na manera especifica. Un aetor puede ser un humano, otro sistema o un dispositive como un teclado o una conexién Web. Los actores pueden iniciar una instancia de tun easo de uso. Un actor puede interactuar con uno o mas easos de uso; un caso de uso puede involucrar a uno mis actores, Los actores se pueden dividir en grupos. Los actores principales suministean datos o reciben informacién del sistema, Algunas usuarios interactan en forma directa con el sistema (actores del sistema), pero los actores principales también pueden ser personas de negocios que no interactien ditectamente con el sistema sino que participen en cierta forma, Los actores principales son importantes ya que son las personas que usan el sistema ¥ pueden proveer los detalles acerca de lo que deberia hacer el caso de uso. También pueden proveer una lista {de objetivos y prioridades. Los actores de soporte (también conocides como actores secundarios) ayudan a man- {ener el sistema en funcionamiento o a proveer otros servicios; son las personas que operan el departamento de soporte técnico, los analistas, los programadores, etestera Algunas veces es conveniente crear un perfil de actor que cnliste a los actores, su historial y sus habilidades cn un formato de tabla, Esto puede ser sil para entender eémo interact el actor con el sistema, Por ejemplo, el perfil del Especialista de procesamiento de pedidos serfs: “Un usuario rutinario del software, familiarizado con las caracteristicas menores, las excepciones de los pedidos y la personalizacién de pedidos". También es conve- niente hacer una lista de los actores junto con sus objetivos y prioridades. Cada objetivo se puede convertir en ua caso de uso. Un caso de uso provee a los desarrolladores una perspectiva de lo que quieren los usuarios, sin detalles tée- nicos o implementacidn. Podemos considerar un caso de uso como una secuencia de transacciones en un sistema, El modelo de casos de uso se basa en las interacciones y relaciones de casos de uso individuales. Un caso de uso siempre describe tres cosas: un actor que inicia un evento, el evento que desencadena un caso de uso y el caso de uso que realiza las aeciones desencadenado por el evento. En un caso de uso, un actor gue utiliza el sistema inicia un evento que comienza una seric relacionada de interacciones en el sistema. Los ca- sos de uso se ullizan para documentar una transaceién 0 evento tnicos. Un evento es una entrada para el sistema ue ocurre a una hora y lugar especilicos, y provoca que el sistema haga algo. Es mejor crear menos casos de uso que un exceso de ellos. A menudo no se incluyen las consultas y Jos in- formes; 20 casos de uso (y no més de 40 6 50) son suficientes para un sistema grande. Los casos de uso también se pueden anida, si es necesario, Algunos casos de uso utilizan el verbo administrar para agrupar casos de uso dde manera que se puedan agregar, eliminar y cambiar a otro diagrama de casos de uso de menor nivel. Usted puede incluir un caso de uso en vasios diagramas, pero el verdadero caso de uso est definido s6lo una vez en el repositorio. El nombre de un caso de uso consta de tn verbo y un sustantivo, Relaciones de los casos de uso Las relaciones activas se conocen como relaciones de comportamiento y se uilizan principalmente en los diagra- ‘mas de casos de uso, Hay cuatro tipos bisicos de relaciones de comportamiento: comunica, incluye, extiende y generaliza, Observe que todos estos términos son verbos. En Ia figura 2.13 se muestran las flechas y lineas que www.FreeLibros.me