LIBRO DE REGISTRO DE AFILIADOS ACTUALIZAGION y DEPURACION PARA ACTUALIZAR EL LIBRO DE REGISTRO DE AFILIADOS AS) DE LA JUNTA DE ACCION GOMUNAL TENGA EN CUENTA LO SIGUIENTE, ‘Advertencia: Este instructive es una guia en la cual se sugieren y explican los tiempos en los cuales da paso debe sure, sin embargo en los estatutos aprebados de algunas JAC se han reglamentado los mecanismas y modos como ‘se deben llevar @ cabo los procesos; en tal caso las JAC deben alender lo ‘establecide aus estatuto, ‘Actualizar ol registro de afliados(as) de una Junta de Accién Comunal (JAC) 6s lun proceso mediante cual se pone al dia el listado de residentes afllados(es) a festa, que permite saber con cuantos afiados estan en la organizacion en una fecha determinada para cum con los objetivo para los que fue creade. Existen tres fases que parmiten mantener actualizado el fibro de registro de sfliados(as) I: La revision secretarial I. El Proceso declaratvo I, EI Proceso alscplinario, 1. REVISION SECRETARIAL Es el procedimiento meciante el cual el Secretario (a) de la JAC mantiene actualzado o! libro de registro e afiiados(as), para lo cual adelanta las siguientes tareas: 4. Revisar que los afliados (as) a la JAC se encuentron registrados en el libro solo una vez. En caso que encuentre més de un registro para un mismo affiado (a) el secretaio(a) debe anular los registros repetidos y dajar come Unico ol mas antiguo de éstos, 2, Verilicar que los registros contengan todos los datos requeridos (Namero de Orden, Fecha de afilacién, Nombres y Apelidos, Documento de Ientidad, Direccién, Teléfono, Edad, Sexo, Ocupacién, Comision de Trabajo, Firma y Observaciones). En caso de encontrar registios incomplotos procurar su consecucién, 2. Revisar qua cada ragisrn ast dehidamenta frmada a cnlacada ta hula (caso de los afliados (as) que no saben escribir). De presontarse ausencia de firma o huslla debe proceder a excuir dello dichos regists, pues son prucba de inseripciones de personas que jamés adquirieron la calidad de afliados(as). Se ddabe tener culdado con los registos de afliados (a8) que figuren sin firma porque ‘algunos pueden corresponder a: Personas que solctaron su afliacion ante la Personeria Local o ante la entidad de Inspeccién, viglancia y contro, registros que fueron transortos después de adelantar, aplicando el debide proceso, depuracién al bco, los cuales se deben contar Como registros habiles.afliados (as) a fin de determinar sla persona ain vive all o para indagar on los vacinos (as) la stuacién de cada uno, recibir testimonios, 9 ‘Surtda la prdctica de pruebas la Comision de Convivencia y Conctiacion de la JAC emite e allo declarative en el cual so resualve exculr do a JAC. correspondiente aquellos afliados (as) que efectivamente no residen en fl teritorio de la JAC 0 que fallecieron, haciendo claridad que los, ‘afactados (as) tienen deracho a interponer los recursos de reposicion y ‘apelacién dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a la fecha de otiicacién de la decision. ‘Los recursos (reposicién ylo apelacién) se interponen anto la Comision de Gonvivencia y Conciiacion de la JAC para que se aciare, modifique o revoque la decision, + EI Recurso de Reposicién lo asume y resuelve la Comision de Convivencia y Concikacion que emits el fall, en este caso la Comisién cde Convivencia v Coneliacién dela JAC. + El Recurso de Apelacién lo asume y resuelve La Asociacién de Juntas de ‘Aecién Comunal La Comisién de Convivencia y Conclliacién de la JAC debe notificar (personaimente o por aviso) el contenido del fallo alos afectados. Para otiicar personalmente se envia una cilacién al aad (a) ala direccién ‘que se encuentra registrada en el libra. Sil alliadota) no se hace presente, se procede a lanotifieacién por avso. El aviso, es un escrito que se coloca por diez (10) dias hablles en un sito visible y de amplia concurrencia en el sector, entre ellos el salén comunal. Sino hay sal6n comunal, so fjara en otro lugar publico con esas caracteristcas, + La notificacién por aviso £2 entender eutida o! dia de desfjacion del aviso. Si dentro de los cinco (6) dias habiles siguientes a la focha de desfiiacién del aviso ‘0 [a dligencia de natificacion personal los afectados no interponen recurso ‘algune (‘eposicién y/o apelacién) el fallo queda en firme, es decir que las decisiones all tomadas son de obligatorio cumpimianto, + Una vez en fim el fall, la Comisién de Convivencia y Coneliacién de a JAC lo remit al secretario(a) de la JAC para que proceda con las respectivas ‘xclusionee y dj lae anotacionee oorreepandiontos on el libro. + Finalizado el proceso la Comisién de Convivencia y Coneilacion deberd expedir tuna constancia de frmeza del fall y remitr copia del proceso y de la constancia de firmeza a la Secretaria del Interior Departamental EN RESUMEN LOS DOCUMENTOS Y ACCIONES EN LAS CUALES CONSTA EL PROCESO DECLARATIVO SON: 1, AUTO DE APERTURA+ Orden de natiicacién del contenido del falo alos interesads (es), informando {que contra el mismo procede recurso de reposicién y apelacién dentro de los Cinco (6) dias siguientes a la notileacién personal 0 por aviso. 7. AVISO- DIEZ DIAS HABILES PUBLICADO. Opera para todos aquellos afilados (as) cuya notificacion personal fue imposible, mediante la colocacién de un (1) aviso en la sede de la JAC que inca la parte resolutva del fallo deciaratvo el cual debora contener como minim el istado de ‘fliados que 90 excluyen del live y 2u causal de exclusién y debe informer que Contra el fllo procede recurso de reposicion y apelacién dentro de los cinco (6) dlas siguientes a la desfiacién del aviso, 8, RECURSOS (REPOSICION y APELACION) - CINCO DIAS. + Contra el fal deciaratvo cabe el recurso de reposicion el cual conocerd la Comision de Convivencia y Concilacion de la JAC, y el de apelacién el cual cconace la Comisién de Convivencia y Concliacién de Asociacién de Juntas de ‘Accion Comunal ylo Corregimiento respectva. + Los recursos de reposicién y apelacién se deben interponer ante ta Comision ‘de Convivancia y Coneiacion de la JAC + Elfallo queda en fime en forma inmediata respecto de aquellos afectados (as) que no interpusieron recursos de reposicion y apelaci6n, 9, CONSTANGIA DE FIRMEZA - UN DiA + Es el documento en el cual la Comisién de Convivencia y Concitacion sefala la fecha en la cual el proceso terminé y el fallo tiene firmeza, os decir, es de obligatorio cumplimiento I, PROCESO DISCIPLINARIO (PREVIO PROCESO CONCILIATORIO ART 50 LEY 2186 DE 2021) Es el proceso que adelanta la Comisién de Convivencia y Concilacion de la Asociacién de Juntas de Accién Comunal del Municipio, Comuna y/o Corregimiento correspondiente para desafiiar, mediante sancién, a quienes han lado fas normas a han ineumpide dabaras coma miambras dala arganiracion omunal como es el caso de aqualos afliados (as) que no haya concurride a tues asambieas generales, durante un aio consecutive 0 cinco en distntos aos, durante el periodo de eleccién de dignatarios correspondiente, para lo cual se tendré en cuenta los listados de asistoncia@ las asambleas. Este proceso lo adelanta, el cual contempla ls siguientes pasos: ‘4. El gecretaro (a) de la JAC relaciona las personas que presuntamente han Violado las normas 6 han incumplido deberes como miembros de laLos recursos (reposicién y/o apelacién) se interponen ante ta Comision de Convivencia y Coneiiacién de la Asociacién de Juntas de Accién Communal para que se aciare, modiique o revoque la decision EI Recurso de Reposicion lo asume y resusive la Comision de Convivencia y Conciacién que emité el fallo, en este caso la Comisién de Convivencia Coneiliacion de la Asociacion de Juntas de Accién Comunal correspondiente + EI Recurso de Apelacién lo asume y resuelve la Comisién de Convivencia y Coneliacion del organismo comunal de grado superior, en este caso es la Comision de Convivencia y Conclliacion de la Federacién Comunal del ntander + La Comision de Convivencia y Conelacién de la Asociacién de Juntas de ‘Aceién Comunal debe natificar (personalmente o por aviso) el contenido de fall. @ los afectados, Para notifcar personal mente se envia una citacién al afllado (@) la direccién que se encuentra registrada en el libro. Si el afliado (a) no se hace presente, so procede a la notficacién por aviso. + Elaviso, es un escrito que se coloca por diez (10) dias habiles en un sito visible ¥ de amplia concurrencia en el barto, entre ellos el salon comunal. Sino hay Salén comunal, 8 fara en otro lugar plblico con esas caractersticas, + Lanotiieacion por avisa se entendera surtida ol dia de destiacin del aviso. Si ‘dentro de ls cinco (6) dias habiles elguientes a la fecha de desfijacién del aviso alla diigencia de notficacion personal, los afectados (as) nointerponen recurso alguno (Feposicion y/o apelacién) e' fallo queda en time, es decir que las decisiones alll tomadas son de obligatorio cumpimiento. + Una vez en firme el fallo, la Comisién de Convivencia y Concliacién do la ‘Asociacion de Juntas de Accién Comunal lo remit al Secretaro (a) de la JAC. para que proceda con las respectivas exclusiones y anotaciones en el ibro, respecto de los sancionados. EN RESUMEN LOS DOCUMENTOS Y ACCIONES EN LAS CUALES CONSTA EL PROCESO DISCIPLINARIO SON: 1, REQUERIMIENTO JAC El secretario de la JAC envia et listado de los afliados (a8) respecto de quienes ‘0 tenga conocimiento que a pasar de resid an elteritorio de la JAC han violarin hormas legales, (no asistir a tres asambleas generales, durante un ao consecutive © cinco en distinios ates, durante el periodo de eleccion de ignatarios correspondiente. Agjunta pruebas existentes: + Listados de asistencia a las asambleas. + Listado total de afilados (as) a bro. + Estatutos de la JAC1 NOTIFICACION DEL FALLO - CINCO DIAS. + Sieinimero de personas a notiiar no es masivo, el medio seré a través de carta enviada a cada uno de los interesados (as), ctindolos a la dllgencia de notiicacion del fallodleciptinari. + Sielnimero de personas a notificar es masivo; mediante la colocacién de earteles, ubicados en cinco (5) lugares concuttides del tertorio de la forganizacién comunal (ncluyendo la sede comunal), que podré ‘acompattarse de’ perfones, emisiones radiales, etc, oténdoloe la ligencia de notfeacion de fallo dseipinaro 8. AVISO - DIEZ DIAS, + Opera para todos aqusllos sfliados (as) cuya notificacién personal fue Imposible, mediante la colocacién de un aviso que incluya, la parte resolutiva de! {allo disciplinatio el cual debara contener como minimo fo siguiente 1. El istado de afliados (as) sanclonados y el tiempo de duracién de Ie sancién, 2. Informando que contra et flo procede recurso de reposicion y apetacién dontzo de los cinco (5) dias siguientes a la desfijacion del aviso, 8, RECURSOS (REPOSICION y APELACION). CINCO DIAS. + Conta al fallo disciplinario cabe el recurso de reposici6n ol cual conocerd la Comision de Convivencia y Coneilacion de Asojuntas,y el de apelacion el cual ‘conace la Comisién de Convivancia y Concilacion de Ia Federacion de Accion Comunal de Santander. + Los recursos de reposiién y apelacién se daben interponer ante la Comision de Convivencia y Concliaci6n de Asojuntas. + Elfallo queda en fime en forma inmediata respecto de aquellos afectados (as) que ne interusieron recureos de reposicion y apelacién, 10. CONSTANCIA DE FIRMEZA - UN DIA. + Es el documento en el cual la Comisién de Convivencia y Conecacion de ‘Asojuntas sefala la facha on la cual el procese ee tarmind dabilamanta yal alo tione firmeza, es decir, os de abligatorio cumplimionto,MODELO DE AUTO PROCESO DECLARATIVO AUTONo. La Comision de Convivencia y Concifacion de la Junta de Accién Comunal ‘dol municipio — En woo do cue facultadee logolee, eetaluteriae y roglamentaria y Coneiderando 1.Que el sefior (a) Secretario (a) de la Junta de Accién Comunal —. solicta {ala Camision de Convivencia y Conciiacion se adelantara proceso declarativo Contra los afliados que ha fallecido o cambiado de residencia fuera del teritorio ssegin listedo enexo, 2. Que para probar lo anterior anexan al lstado las pruebas pertinentes, como son deciaraciones de vecinos, las visitas domicilrias realizadas, llamadas teletonicas, 3. Que esta Comisién de Convivencia y Conciiacién, al estudio de tos documentos aportados, enconté mérito para iniciar el proceso deciaraivo correspondiente para lo cual se permite emit el presente Auto. 4, Que por lo anteriormente enunciado la Comisién ce Convivencia y Concilacion de la Junta de Accién Comunal del municipio de RESUELVE: ‘Anticulo 1. Iniciar proceso declarative, contra les personas que aparecen el lstado anexo por fallecimiento, yo por cambio de residencia fuera del tertorio dala JAC, sin que este ocasione sancién alguna ‘Aiculo 2. Comunicar a los(as) afectados(as) dentro de los cinco (6) dias siguiontes a la oxpesicion de este auto sobre la apertura del proceso declarativo pata que clariiquen su situacién, aporten las pruebas que sean pertinentes y ejerzan las demés acciones que consideren conducentes, como garantia del ddebido proceso, Se fja como plazo (fecha, lugar y hora) Aticulo 3. Hacer saber a los (a8) afectados que dentro de los cinco (6) dias ‘sigulentes a la comunicacién de este auto podran presentar su version de los hechos, aportar y solicitar las pruebas que consideren pertinentes, en forma verbal 0 escrta en Ia dependencia de la Junta de Accién Comunal ubicada en el horario comprendido entre (lndiquese el horario en que la Comision de Convivencia y Concliacion atiende en dias y hora)MODELO DE FALLO PROCESO DECLARATIVO FALLO No. La Comision de Convivencia y Concliacién de la Junta de Accién Comunal del municipio de En uso de sus facultades legales, estatutarias y replarmentarlas y Coneiderande: 4, Que el seftorla) Secretaria) de la Junta de Accién Comunal ‘solic @ este organisme que edelantera un proceso Tide actualizar el Regisiro de Afitados(as) dela organizacion 2. Que ala mencionada peticién se anexé unlistado detallado de los (as) afilado (@s)) que han falecido y que no residen en el terior de la junta; esto como resultado de un proceso de revision que se lev a cabo. 3. Que para sustentar el fistado alla secretaio(a) aporté come medios de pruebas el registra ( libro) de afliados(es), en orginal (0 copia) y constancia de la respectiva causal de exclusion del registio yo un listado de las personas que dejaron de asistr tres asambleas generales, durante un afo consecutive 0 cinco en distintos afios, durante el periodo de eleccion de dignatarios correspondiente, 4. Que esta Comisién de Convivencia y Conciiacién, dio apertura al proceso declarative y brind6 @ los(es) afectados(as) los mecanismos para ejercer el derecho de defensa y contradiecion 5. Que el proceso declarative es un medio a través del cual la Comision de Convivencia y Concllacién se limita a declarar la existencia de un hecho que impide que una persona que una persona esté incluida en el Registro de Aliados(as), no constituyendo sancion alguna, 6. Que result plenamente probado que los(as) afilados(as) contra quienes se ‘urté e proceso se encuentran en causal de desafliacion, 7. En vid de lo anterior, la Comision de Convivencia y Coneilacion de fa Junta (de Accién Communal —— dal muricinio RESUELVE: ‘Aiculo 1. Excluir del Registro de Afllados @ las personas relacionadas a Continuacion por is causales de fallecimiento, cambio de residencia fuera de la jurisdicién de la Junta, los que no firmaran los registios; No de Afiacion Nombre Complete IdentiicaciénMODELO DE AvISO PROCESO DECLARATIVO Aviso La Comisién de Convivencia y Conciiacién de la Junta de Accion Communal del munieipio, En uso de sus facuitades logalee,ostatutarias y roglamentarias y HACE SABER: Que esta Comision de Convivencia y Concliacion, adelanté el proceso declarative y brindé a los(as) afectados(as) los mecanismos para ejercer el derecho de defense y contradiccién y emit el fallo No. dol del afio___el cual en su parte resolutva dice: RESUELVE Articulo 1, Exclu del Registro de Afllados @ las personas relacionadas a Continuacién por las causales de fllecimiento, cambio de residencia fuera de la jurisdiecién de a Junta, y los que ne firmaron los registro Node Afliacion Nombre Completo Identticacion Articulo 2. Ordenar alfa a) seeretario(a) de la junta, © quien haga sus veces, 1a actualizacién del Registro de efilados(as) de la Junta de Accién Comunal del municipio ___ Aticulo 3. Notifcar el contenido del presente fallo a fos(es) interesados(s), hhaciéndoles saber que contra el mismo proceden los recursos de reposicion y apelacién dentro de los cinco dias habiles siguientes a la noiicacién personal 0 or aviso, Notitiquese y Cumplase Dado en, alos, das del mes de__del af Conciliador (2) Goneliador (@) Coneliador (@) El presente aviso se fla con fecha: Lugar de facién: Se desfia con fecha Firma de quien los desta Hora:fen el horario comprendido entre (Indiquese el horario en que la Comisién de Convivencia y Concilacion atiende en dias y hora) Aalfeulo 3. El presente auto rige a partir de a fecha de expacicién y contra ol mismo no proceden recursos. Comuniquese y cumplase, CONCIALIDOR Nombre y Apelidos, Firma CONCIALIDOR Nombre y Apelidos_ Firma, CONCIALIDOR Nombre y Apelidos, Firma,MODELO DE FALLO DISCIPLINARIO. FALLO No. ‘Asociacion Municipal de Juntas de Accién Comunal ‘La Comisién de Convivencia y Conclacién de la Asaclacion Comunal de Juntas En uso de sus facullades lagales y estatuterias, y CONSIDERANDO: 4. Que el sefior (a) Secretario (a) de la Junta de Accién Communal ‘solicto ante éste organismo de contol se adelantara un proceso discplinario contra los alllados que no asistieron a las ultimas fSsambleas generales o reuniones conseculivas del érgano al cual pertenecen, con el fin de actualizar el Registro de Afliados de la organizacion comunal 2. Que para probar és falta anexen el istado de afllados que han incumpiido ‘sUobligacién, junto con fa copia de las actas de asamblea generales oreuniones alas cuales no han asistido, 3, Que esta Comision de Convivencia y Coneiiacién, realiz el estudio de los ‘documentos aportados, encontrando merito para abri investigacion y corriendo traslado de cargos a los ciudadanos culpades para que rindieran descargos y solicitaran las pruebas que pretendieran hacer vale 4, Que surtida la etepa de deseargos y practicadas las prusbas soliitadas, la Comision de Convivencia y Concitacién estudié los hechos denunciads, los descargas y las pruebas y encontré que evidentomente los afliados retacionados ten el istado anexo a éete fala, incumplieron deberes estatutarios, de la Junta de ‘Accién Comunal En consecuencia RESUELVE: 1. Sancionar con desafilacion de la Junta de Accién Comunal ‘por al término de meses, 2 las personas relacionadas en siguiente listado, por volar ellos) articuo(s) ‘do la ley ylo el (los) ariculo(s) _____de los, ‘slalutos. Una vez cumplida la sancién los eancionados padran solictar su integra a Ia acganizacisn comunal No de Aliacibn Nombre Complete IdontiicacionMODELO DE Aviso Aviso La Comisién de Convivencia y Conciiacion dela Asociacion Comunal de Juntas dol municipio__ En uso de sus facultades legales, estatutarias yreglamentarlas y HACE SABER: Que esta Comisién de Convivencia y Concliacin, adelanté et proceso discipinario y brindé a los(as) afectados(as) los mecanismos para ejercor el ‘derecho de defensa y contradiccion y emits el fllo No. ol el aro, el cual en su parte resolutiva dice: RESUELVE ‘Adiculo 1. Sancionar con desatiiacion de la Junta de Acclén Comunal —— or el termina de. meses, alas personas islacionadas en of siguiente listado, por viola aos) ariculo(s) de la ley 2168 de 2021 lo el{os) aticulo(s) de los estalutos. Una vez curmplida la sancién los ‘sancionados podran solicitar su reintegro ala organizacion comunal Node Afliacién Nombre Complete Identiicacion Articulo 3, Notificar a los afectados el contenido del presente fallo y hacorios saber que contra el mismo proveden los recursos de reposicién y apelacién, los ‘usles deberan interponerse dentio de los cinco (6) dias hables siguientes ‘notificacion personal o par aviso. Notitiquese y Compass. Dado en, alos, as del mes de CONCILIADOR Nombre y Apelios Firm, CONCILIADOR Nombre y Apelidos, Firma CONCIALIDOR Nombre y Apelidos Firma