Ra ricco ce nico Proceso Control interne y Gestien INFORME DE AUDITORIA INTERNA INFORME DE AUDITORIA INTERNA, IDENTIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA TIPO DE AUDITORIA. GESTION |_| CALIDAD |_| INTEGRADA x PROCESO’ DESARROLLO INSTITUCIONAL |__—SUBPROCESO ‘ALMACEN. RESPONSABLE CARLOS MARIO MARTINEZ CARGO ALMACENISTA MUNICIPAL LIDER AUDITOR CARGO DEPENDENCIA HOLLMAN STEVEN INFANTE URUENA | PROFESIONAL CONTRATISTA | DESARROLLO ORGANIZACIONAL EQUIPO AUDITOR CARGO. DEPENDENCIA NA NA NIA L EXPERTO TECNICO CARGO DEPENDENCIA CARLOS SANCHEZ PROFESIONAL UNIVERSITARIO DIRECCION DE ARCHIVO EQUIPO AUDITOR: CARGO 1 DEPENDENCIA [ipa marceLa soLaNo Novon Profesional Universal” | OFIcINA DE PLANEACION ‘AUDITORES EN FORMACION: Ea CARGO DEPENDENCIA NA WA Ni DESARROLLO DE LA AUDITORIA OBJETIVO DE LA AUDITORIA En cumplimiento del objetivo del Programa Anual de Auditoria Interne; se verifica el cumplimiento de los requisites, normativos aplicables, los documentos del Sistema Integrado de Gestion y demas actividades que se desarrollan en el Subproceso almacén con fundamento en la Norma ISO 9001:2015, Decreto 1499 de 2017/Requisitos DAFP en Gestién del Riesgo, ley 594 del 2000, Acuerdo 042 del 2002, Acuerdo 005 de! 2013, Acuerdo 002 dei 2014, Acuerdo 042 del 2002, Ley 1755/2018, Decreto 1166/2016, Resolucion Municipal 065/2017. ‘ALCANCE DE LA AUDITORIA ‘Aplica para todo el Subproceso almacén con base en la documentacién y registros determinados para el sistema de gestion de la calidad durante el petiodo comprendido desde la ultima aucitoria intema de calidad realizada cena vigencia 2018 hasta la fecha. CRITERIOS DE AUDITORIA Norma NTC-1SO 6001-2015: Decreto 1499 de 2017. Requicitos DAFP en Gestion del Riesco Ley $84 del 2000, Acuerdo 042 del 2002, Acuerdo 005 del 2013, Acuerdo (002 del 2014, Acuerdo 042 de 2002. Ley 178512016, Decreto 1166/2018 Resolucién Municipal 0665/2017 y demés requisitos leqales aplicables al subproceso. FECHA DE ELABORACION DEL INFORME 17/05/5019 PERSONAS ENTREVISTADAS/AUDITADAS Las que aparecen en el formato 1103-F-SIG-06 Registro de asistencia a ‘eventos y reuniones en el desarrollo de la auitoria efectuadas en sito los | dias 13-14-15 Mayo de 2018. 1020-F-16.06-V7 Pagina’t de 3 Registrado SIG 28-07-2017Proceso Control interno y Gestion INFORME DE AUDITORIA INTERNA, ASPECTOS RELEVANTES En el Desarrollo de la Auditoria, se identificd de acuerdo a lo observado, algunos aspectos significativos y relevantes que apoyan la conformidad y la eficacia dal Sistema Integrado de Gestion, como son Alto grado de compromiso por parte del equipo de trabajo, participacién activa en el proceso de auditoria Control operativo de las entradas de bienes muebles, manejo de inventarios (depuracién, reasignaci6n y devolucion de elementos a bodega) y bajas de almacen. ‘ASPECTOS POR MEJORAR Una vez realizado el proceso de Audiloria se evidencia en el Subproceso de almacén los siguientes aspectos Revisar la viebilidad de fortalecer el formato 1102-F- GAL-16 con el propésito de validar los requisitos la aceptacion de oferta y registro fotogréfico en medio fisico. Fortalecer el seguimiento a la programacién de generacién de inventarios con el propésito de vigilar e! cumplimiento a tiempo de los mismos. Incluir en el Tabla de Retencién Documental de la Direccién de Apoyo a la Gestion los documentos producidos por el Almacén con el fin organizar el archivo de gestion de la dependencia, Revisar estén elaborados los Inventarios Documentales con el fin de buscar el cumplimiento a las Circulares 7104-10.02/08 de 03/08/2018 y 1 104-10.02/04 de 12/03/2019 expedidas por la Direccién de Archivo General, asi como a los articulo 26 de la Ley 594 de 2000 y articulo 13 de la Ley 1712 ‘Se recomienda garantizar el uso de las plantillas aprobadas por la Administracion Municipal para las produccién de Comunicaciones Oficiales, asi como diligenciar correctamente las plantillas de Oficios, Notas Internas y Circulares en los espacios de V"8", Reviso y Elaboro, incluyendo la palabra _N.A (No Aplica) cuando no sea necesario diligenciar los espacios de V"B" y Reviso. \Verificar la cantidad de folios que por recomendacion de Archivo se deben llevar en una carpeta "200 folios”, RESULTADOS DE LA AUDITORIA HALLAZGOS DETERMINADOS EN LA AUDITORIA | NUMERAL(ES) item DE LA NORMA DESCRIPCION DEL HALLAZGO. | DE REQUISITOS | Mediante seguimiento al Flujograma de 1102-P- GAL-01-V6 Procedimiento para hacer entradas de 1 bienes muebles y manejo de inventarios, en el NORMA ISO 9001:2015 desarrollo de la actividad 1, se verifican los 7.5.3 Control dela informacién —_| requisitos mediante formato 1102-F- GAL-16 al documentada. contrato 2083 de! 2018 y contrato 1087 del 2018 el cual estén dejando casillas en blanco como reviso y firma, adicionalmente el ingreso se realiza en el afio 2018 y el formato esta con fecha de ‘actualizacion del 28/01/2019, 1020-F-016-06.V7 Pagina 2de9 Rogistado SIG: 2807-2017Procese Control interno y Gestion a INFORME DE AUDITORIA INTERNA, ‘ecipo de Vince x CONCLUSION DE LA AUDITORIA Para la realizaciOn de la auditoria se fundamento en la Norma ISO 9001:2015, Sé realizacion las entrevistas con un enfoque por subproceso, donde se verifico la eficacia del Sistema Integrado de Gestion asociado a las actividades propias del subproceso, mediante una muestra de productos y servicios se verificd la Capacidad del proceso en la implementacién de los requisitos legales y reglamentarios aplicables en el Sistema Integrado de Gestion EI Auditor manejo la informacion documentada suministrada por el subproceso auditado en forma confidencial y la retorno al funcionario entrevistado de forma fisica durante el desarrollo de la auditoria, Se percibe en la auditoria el compromiso de los delegados del subprocesa y su equipo de trabajo con el sistema de gestion integral en pro del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Es importante Tener en cuenta que se estan auditando Diferentes Procesos y Subprocesos en el Municipio y que en este ejercicio se pueden generar hallazgos de caracter transversal que respectan a su proceso, por lo anterior se genera la posibilidad de reportar después de este informe un hallazgo que sea de responsabilidad del Subproceso Almacén. RECOMENDACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. — NIA FIRWAS PARTIGIPANTES (eae HOLLMAN STEVEN \ | INFANTE URUENA e ELABORO | LIDER AUDITOR: nee Profesional | Caras Contratista | CONTROL i INTERNO Y Belial GESTION O LAUDYZ JANETH | APROBO Nombre: DESARROLLO ‘SORZA ROJAS ee Directora De a | Cargo: Desarrollo I Organizacién | 1020-F-616-06-V7 Pagina 3.30 3 Regisrsco SIG: 28-07-2017