Pengeritan Proyek

Proyek dalam konteks manajemen proyek sistem informasi adalah aktivitas kompleks dan
tidak beraturan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu, anggaran, dan
sumber daya yang telah ditentukan. Proyek-proyek ini sering kali dimulai ketika ada masalah
dengan pelanggan yang perlu diselesaikan atau dipenuhi, dan melibatkan banyak aktivitas
yang berkaitan erat dan memerlukan koordinasi yang cermat. Proyek juga memiliki batasan
anggaran yang harus dipatuhi agar tidak melebihi biaya yang ditetapkan. Sumber daya
manusia (SDM) dan non-manusia yang digunakan dalam proyek ini serta spesifikasi
kinerjanya harus dipenuhi untuk mencapai hasil yang diharapkan. Selain itu, proyek sering
kali melibatkan banyak departemen dan fungsi dalam suatu organisasi, sehingga memerlukan
kolaborasi dan koordinasi antar tim. Keberhasilan suatu proyek sistem informasi seringkali
bergantung pada perencanaan yang baik, manajemen yang efektif, dan implementasi yang
tepat waktu dan sesuai spesifikasi yang telah ditetapkan.

Karakteristik Proyek
Adapun karakteristik proyek diantaranya
> Memiliki Tujuan yang Akan Dicapai: Setiap proyek memiliki tujuan spesifik yang harus
dicapai. Tujuan ini bisa berupa pengembangan produk baru, implementasi sistem baru, atau
penyelesaian masalah tertentu.
> Bersifat Sementara: Proyek memiliki awal dan akhir yang jelas. Mereka bukan kegiatan
yang berlangsung secara terus-menerus.
> Masa Hidup yang Terdefinisi: Proyek memiliki waktu mulai dan waktu akhir yang telah
ditentukan sebelumnya. Masa hidupnya terbatas.
> Menghasilkan Produk atau Layanan yang Unik: Proyek sering kali menghasilkan sesuatu
yang belum pernah ada sebelumnya, seperti produk baru atau sistem yang inovatif.
> Melakukan Sesuatu yang Belum Pernah Dilakukan Sebelumnya: Proyek dapat melibatkan
tugas-tugas atau aktivitas yang belum pernah dilakukan sebelumnya, yang memerlukan
pemikiran kreatif dan pemecahan masalah.
> Memerlukan Waktu, Biaya, dan Kebutuhan yang Spesifik: Proyek memiliki batasan waktu,
anggaran, dan kebutuhan yang harus dipatuhi untuk mencapai tujuannya.

Kelompok Proyek
Berdasarkan komponen kegiatan utama dan produk akhirnya, proyek dapat dikelompokan
sebagai berikut
> Proyek Konstruksi: Ini mencakup proyek-proyek fisik seperti pembangunan gedung,
jembatan, jalan, dan infrastruktur fisik lainnya.
> Proyek Penelitian dan Pengembangan: Ini melibatkan usaha untuk menemukan produk,
metode, atau alat baru melalui penelitian dan pengembangan. Ini sering terkait dengan
inovasi dan penemuan baru.
> Proyek yang Berkaitan dengan Manajemen Jasa: Ini mencakup proyek-proyek yang terkait
dengan penyediaan layanan seperti manajemen keuangan, konsultasi bisnis, atau layanan
teknologi informasi.
> Proyek Sistem Informasi: Ini adalah proyek-proyek yang berfokus pada pengembangan,
implementasi, atau peningkatan sistem informasi, seperti perangkat lunak perusahaan, basis
data, atau infrastruktur TI.

Atribut Proyek
Atribut proyek adalah karakteristik atau ciri-ciri khusus yang melekat pada setiap proyek.
> Memiliki Tujuan yang Unik: Setiap proyek memiliki tujuan khusus yang harus dicapai.
Tujuan tersebut dapat berupa pengembangan produk baru, pemecahan masalah tertentu, atau
pencapaian hasil yang belum pernah ada sebelumnya. Keunikan tujuan ini membedakan
setiap proyek satu sama lain.
> Bersifat Sementara: Proyek memiliki awal dan akhir yang jelas. Mereka bukan kegiatan
yang berlangsung secara terus-menerus dalam organisasi. Begitu tujuan proyek tercapai,
proyek dianggap selesai dan bisa diakhiri.
> Memerlukan Alat Bantu Kontrol: Karena proyek bersifat sementara dan kompleks, mereka
memerlukan alat bantu kontrol untuk memantau kemajuan, anggaran, dan kualitas pekerjaan.
Alat-alat ini meliputi perangkat lunak manajemen proyek, laporan status, dan indikator
kinerja kunci.
> Memerlukan Sumber Daya: Proyek memerlukan berbagai sumber daya untuk mencapai
tujuannya. Sumber daya ini termasuk sumber daya manusia (tim proyek), sumber daya
materiil (perangkat keras, perangkat lunak), dan sumber daya finansial (anggaran).
> Memiliki Sponsor Utama: Setiap proyek biasanya memiliki sponsor utama atau pihak yang
bertanggung jawab atas proyek tersebut. Sponsor adalah individu atau entitas yang memiliki
kepentingan dalam keberhasilan proyek dan menyediakan sumber daya dan dukungan yang
diperlukan.
> Sering Mengandung Ketidakpastian: Proyek sering kali memiliki tingkat ketidakpastian
yang tinggi. Ini disebabkan oleh berbagai faktor, seperti perubahan dalam kebutuhan
pelanggan, perubahan dalam lingkungan bisnis, atau teknologi baru yang belum teruji.
Manajemen proyek harus mampu mengatasi ketidakpastian ini dan mengambil tindakan yang
diperlukan untuk mengatasi perubahan yang terjadi selama proyek berlangsung.

Manajemen Proyek
Adalah pendekatan terstruktur dalam manajemen proyek yang mencakup perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pemantauan sumber daya dan kegiatan proyek untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan cara yang efisien. efisien dan efektif. Hal ini
melibatkan penetapan tujuan proyek, pengalokasian sumber daya, pembentukan tim, dan
pelacakan kemajuan proyek. Manajemen proyek juga berfokus pada identifikasi dan
minimalisasi risiko serta pengelolaan perubahan yang mungkin terjadi selama pelaksanaan
proyek. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa proyek berhasil diselesaikan tepat waktu,
sesuai anggaran dan berkualitas.

Sistem Informasi Proyek (Project Information System)

Adalah sebuah konsep dan komponen dalam konteks manajemen proyek sistem informasi
yang memainkan peran penting dalam mengelola proyek dalam Systems Development Life
Cycle (SDLC). SDLC adalah serangkaian langkah yang digunakan dalam proses
pengembangan sistem informasi, termasuk perencanaan, analisis, desain, implementasi,
pengujian, dan pemeliharaan. Dalam konteks SDLC, sistem informasi proyek digunakan
untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyajikan informasi terkait proyek
pengembangan sistem, seperti jadwal, anggaran, dokumen desain dan pelaporan proyek. Hal
ini memungkinkan tim proyek dan pemangku kepentingan mengakses data yang relevan,
berkolaborasi dengan lebih baik, dan membuat keputusan yang lebih baik di setiap tahap
pengembangan sistem. Sistem informasi proyek juga dapat berkontribusi untuk memantau
secara ketat tenggat waktu, anggaran dan kualitas pekerjaan dalam konteks SDLC, sehingga
proyek sistem informasi dapat dilaksanakan sesuai rencana dan memenuhi kebutuhan.
kebutuhan bisnis yang telah ditentukan sebelumnya.

Bentuk Struktur Organisasi:

Bentuk struktur organisasi mengacu pada cara organisasi mengorganisasi dan mengelola sumber daya,
pekerjaan, dan tanggung jawab dalam konteks manajemen proyek. Ini mencakup berbagai jenis
struktur organisasi yang dapat digunakan oleh organisasi dalam menjalankan proyek-proyeknya.

Struktur Organisasi Fungsional:

Struktur organisasi fungsional adalah jenis struktur organisasi di mana staf dikelompokkan
berdasarkan fungsi atau spesialisasi. Dalam konteks manajemen proyek, tim proyek mungkin terdiri
dari anggota dari berbagai departemen atau divisi yang memiliki keahlian khusus yang relevan untuk
proyek tersebut. Manajemen proyek seringkali dilakukan oleh seorang manajer proyek yang bekerja
sama dengan manajer departemen atau fungsional.

Struktur Organisasi Proyek:

Struktur organisasi proyek adalah jenis struktur organisasi di mana organisasi membentuk tim proyek
yang terdedikasi dan terisolasi untuk setiap proyek yang sedang berjalan. Manajer proyek memiliki
otoritas penuh atas sumber daya proyek dan pengambilan keputusan terkait proyek. Struktur ini lebih
cocok untuk proyek-proyek besar dan kompleks.

Struktur Organisasi Matriks:

Struktur organisasi matriks menggabungkan elemen dari struktur fungsional dan struktur proyek.
Dalam struktur matriks, anggota tim proyek bekerja di bawah manajer proyek, tetapi juga melaporkan
ke manajer fungsional mereka. Ini menciptakan dualitas dalam manajemen dan memungkinkan
organisasi untuk memanfaatkan keahlian fungsional sambil menjalankan proyek secara efektif.

Tim Proyek:
Tim proyek adalah kelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan proyek. Tim
ini terdiri dari berbagai anggota dengan peran dan tanggung jawab yang berbeda, termasuk manajer
proyek, anggota tim, sponsor proyek, dan pemangku kepentingan lainnya. Tim proyek bekerja sesuai
dengan rencana proyek yang telah ditentukan dan mengkoordinasikan upaya mereka untuk mencapai
hasil proyek.

Siklus Manajemen Proyek:

Siklus manajemen proyek adalah serangkaian langkah atau fase yang digunakan untuk merencanakan,
melaksanakan, mengawasi, dan menyelesaikan proyek. Siklus ini mencakup tahap-tahap seperti
inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian, dan penutupan proyek. Setiap
tahap memiliki tujuan dan aktivitas tertentu yang harus dicapai dalam rangka mencapai kesuksesan
proyek.

Bentuk struktur organisasi, terutama apakah organisasi menggunakan struktur fungsional, struktur
proyek, atau struktur matriks, akan memengaruhi bagaimana manajemen proyek dilakukan dalam
organisasi tersebut. Tim proyek adalah elemen penting dalam menjalankan proyek, dan siklus
manajemen proyek memberikan kerangka kerja untuk perencanaan dan pelaksanaan proyek dengan
sukses.
Metodologi Manajemen Proyek meliputi:
1.Manajemen Proyek Tradisional
Pendekatan ini menggunakan alat dan teknik ortodoks untuk mengelola
dan memecahkan masalah. Metode ini adalah pendekatan yang lebih
berurutan dan kaku dibandingkan dengan Agile. Metode ini paling cocok
untuk proyek dengan persyaratan yang terdefinisi dengan baik di mana
tidak perlu banyak fleksibilitas.
2. Manajemen Proyek Adaptif
Manajemen Proyek Adaptif berkembang dalam lingkungan di mana tujuan
proyek belum sepenuhnya terbingkai dan dapat berkembang seiring
kemajuan proyek dan solusinya bersifat spekulatif. Metode ini adalah
memecah proyek menjadi beberapa tugas kecil (task) untuk dikerjakan
oleh tim.
3. Manajemen Proyek Ekstrim
Metode manajemen proyek ekstrim digunakan untuk melaksanakan proyek
dengan perencanaan bersama dengan pendekatan terbuka, mengurangi
formalisme, dan manajemen deterministik. Metode ini berfokus pada
faktor manusia daripada metode formal dan fase kaku dari manajemen
proyek.
4. Metodologi Pengembangan Proyek pada Pengembangan Perangkat
Lunak
Waterfall, adalah Model waterfall adalah metode pendekatan linear yang
mengikuti alur berurutan dari awal hingga akhir.
Agile, Agile adalah teknik yang disukai bagi mereka yang beroperasi
dalam sektor digital, seperti pengembangan software (software
development).
Scrum adalah bagian dari metode Agile, di mana proyek dibagi menjadi
beberapa sprint atau siklus kerja singkat

Manajemen Ruang Lingkup Proyek adalah proses yang melibatkan

penentuan dan pengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk
dalam proyek. penjelasannya adalah:
1. Mengumpulkan Persyaratan
Proses ini melibatkan penentuan, dokumentasi, dan pengelolaan
kebutuhan stakeholder dan persyaratan untuk mencapai tujuan proyek.
Ini melibatkan pengumpulan dan analisis data dan informasi, melakukan
inspeksi, dan membuat rekomendasi penerimaan hasil pekerjaan.
2. Mendefinisikan Ruang Lingkup
Ruang Lingkup Proyek adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus
dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-
proses yang dilakukan untuk membuat produk tersebut. Ini melibatkan
penetapan siklus kerja proyek yang meliputi inisiasi, perencanaan,
pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan.
3. Membuat WBS (Work Breakdown Structure)
WBS adalah struktur hierarkis dari tugas-tugas yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu proyek. Struktur ini terdiri dari level-level yang
semakin detail, dimulai dari level tertinggi yang meliputi seluruh proyek
hingga level terendah yang mencakup tugas-tugas yang sangat spesifik.
4. Melakukan Verifikasi Ruang Lingkup
Proses ini melibatkan memformalkan penerimaan ruang lingkup proyek.
Ini melibatkan pengumpulan dan analisis data dan informasi, melakukan
inspeksi dan analisis hasil inspeksi, serta membuat rekomendasi
penerimaan hasil pekerjaan.
5. Mengendalikan Perubahan Ruang Lingkup
Proses ini memantau status atas ruang lingkup proyek dan mengelola
perubahannya terhadap acuan lingkup. Ini membantu memastikan bahwa
acuan lingkup terjaga sepanjang proyek.