BAHAGIAN TEKNIK DAN VOKASIONAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62604 PUTRAJAYA

NOTA KULIAH 5
SEMESTER SEMESTER 3 SESI 1/2021

JABATAN JABATAN PERNIAGAAN

PROGRAM DIPLOMA PENGURUSAN PERNIAGAAN

KOD/KURSUS DBF 3113 - BUSINESS COMMUNICATION

KOMPETENSI 5.0 BUSINESS RESEARCH, REPORT AND PROPOSALS

5.1 Effective process for conducting business research

5.2 Applying the three-step writing process to reports and proposals.
KOMPETENSI UNIT
5.3 Producing informational reports.
5.4 Producing analytical reports.
5.5 Producing proposals.
Pada akhir kursus, pelajar boleh:
1.Menjelaskan konsep-konsep komunikasi, proses penulisan, penulisan
resume, dan persediaan ke alam pekerjaan.(C3,PLO1)
KOMPETENSI
PEMBELAJARAN 2.Menyediakan dokumen perniagaan menggunakan rujukan yang boleh
dipercayai.(C3,PLO7)
3.Membentangkan laporan perniagaan dengan menggunakan mekanisme
pembentangan yang sesuai (A2,PLO5)
DBF3113/K 05/NK
NO KOD
05-08
MUKA: 01 DARIPADA 17
NO KOD JPK TIADA

PENERANGAN/INFORMATION :

1
Business Research, Reports and Proposals (C3)

5.1 Effective process for conducting business research.

Proses bagi menjalankan kajian perniagaan ialah (1) merancang kajian, (2) mencari data dan
maklumat, (3) memproses data dan maklumat, (4) mengaplikasi penemuan, dan (5)
menguruskan maklumat.
(Rujuk Rajah 13.1, ms 412).

5.1.1 Merancang Kajian / Planning a research.

i. Mengekalkan etika dan etiket dalam kajian
Bagi mengelakkan kesilapan dan mengakibatkan kesan yang buruk dalam kajian,
ikuti tips di bawah:
 Membuat kajian dengan fikiran terbuka dan bersedia menerima sebarang
penemuan. Kajian dijalankan bukan untuk memenuhi kehendak pengkaji tetapi
untuk mengetahui keadaan sebenar.
 Hormati kerahsiaan orang-orang yang mengambil bahagian (responden) dalam
kajian anda. Maklumat ini tidak boleh sewenang-wenangnya diberi kepada
pesaing mahupun pengguna.
 Dokumenkan sumber yang anda gunakan dan berikan kredit kepada sumber
tersebut. Amalan ini bukan sahaja adil untuk mereka yang telah menyumbang
dalam kajian anda tetapi ia juga memudahkan audiens mengesahkan butiran
kajian anda.
 Hormati hak dan harta intelek sumber yang anda gunakan. Jangan sesekali
beranggapan anda boleh menggunakan semua idea yang anda jumpa di
internet tanpa menghubungi empunya hak/harta intelek tersebut.
 Jangan mengubah ayat-ayat atau perkataan sedia ada dalam sumber untuk
memenuhi keperluan anda. Contoh, sumber menyatakan satu teknik boleh
dilaksanakan, tetapi anda menulis teknik tersebut barangkali boleh
dilaksanakan.
 Jangan memberi maklumat palsu dengan menggunakan kajian sebagai alasan
untuk mendapatkan maklumat daripada responden.

Memelihara etiket semasa kajian juga penting seperti menghormati masa setelah
menetapkan masa untuk temu bual.

ii. Membiasakan diri dengan subjek

Buat pembacaan dalam bidang yang dikaji dan meliputi bahan daripada penerbitan
dalam industri, blog, trending dalam twitter, laman web pesaing, dan temu bual
dengan pakar dalam organisasi.

2
 Setelah anda mendapat kefahaman dalam bidang yang hendak dikaji, bina
penyataan masalah. Penyataan masalah akan menjelaskan masalah dan tujuan
kajian anda. Penyataan masalah boleh ditulis dalam bentuk soalan, seperti,
“Bagaimana kita boleh meningkatkat tahap kepuasan pelanggan?”

iii. Mengenal pasti jurang maklumat

Fokuskan kajian anda dengan mengenal pasti apakah jurang maklumat paling
penting. Jurang ini perlu dipenuhi/dilengkapkan dalam kajian anda. Contoh, dalam
mengenal pasti cara meningkatkan tahap kepuasan pelanggan, anda dapati ada isu
ketahanan produk (product reliability) dan kemahiran perkhidmatan pelanggan. Jika
syarikat telahpun mempunyai rekod mengenai pembaikan produk (product repair),
dan belum ada lagi pengukuran tentang kemahiran perkhidmatan pelanggan, maka
kemahiran perkhidmatan pelanggan merupakan jurang maklumat yang anda perlu
lengkapkan.

iv. Mengutamakan keperluan kajian

Kadang-kala kita mempunyai banyak isu dalam kajian yang dijalankan. Tetapi perlu
diingat, kita tidak ada banyak masa dan wang untuk menjawab semua isu. Maka,
tentukan keutamaan kajian anda. Antara teknik yang boleh membantu untuk
menentukan keutamaan ialah kategorikan isu anda kepada isu “perlu tahu” (need to
know) dan “bagus kalau tahu” (nice to know). Utamakan kategori ‘need to know’.

5.1.2 Mencari Data dan Maklumat / Locating data and information.

Mulakan kajian anda dengan kajian secondary. Kajian secondary bermaksud anda merujuk
kepada kajian-kajian terdahulu tentang isu yang anda sedang kaji. Sumber-sumber bagi
kajian secondary adalah seperti database atas talian, buku dan laporan-laporan.

i. Menilai sumber
Tanpa mengira di mana anda mendapatkan sumber kajian, anda bertanggungjawab
sepenuhnya menilai maklumat yang diperoleh supaya hasil yang anda dapati bukan
hasil yang korup. Tugas ini bukan mudah kerana cabaran lambakan maklumat di
internet kini menganggu ketekalan kajian anda. Walau bagaimanapun, anda boleh
bertanyakan soalan berikut apabila menilai sumber anda:
 Adakah sumber tersebut mempunyai reputasi jujur dan boleh dipercayai?
 Adakah sumber tersebut berpotensi menjadi berat sebelah (biased)?
 Apakah tujuan bahan sumber tersebut? Pastikan anda boleh menilai sama
ada bahan sumber tersebut untuk memaklumkan, menjual produk, atau
membuka ruang perbincangan. Tujuan akan mempengaruhi isi kandungan
sesuatu sumber.
 Adakah penulis sumber seorang yang berkredibiliti?

3
  Dari manakah sumber tersebut memperoleh data?
 Bolehkah anda sahkan bahan dari sumber tersebut?
 Adakah bahan itu terkini?
 Adakah bahan itu lengkap?
 Adakah semua dakwaan (claims) dalam bahan tersebut dibuktikan?
 Adakah dakwaan (claims) dalam bahan tersebut logik?

ii. Mencari sumber

Mulakan dengan maklumat secondary yang boleh diperoleh dengan mudah dalam
organisasi anda sekiranya mereka mempunyai perpustakaan sendiri ataupun sistem
maklumat pengurusan. Anda juga boleh mencari sumber di luar organisasi seperti
carian dalam internet. Rujuk Jadual 13.1, mukasurat 416 untuk melihat sumber-
sumber maklumat dalam kajian perniagaan.
 Perpustakaan. Bahan di sini terdiri daripada buku-buku perniagaan,
database, surat khabar, periodicals, directories, alamancs, dan penerbitan
kerajaan. Bukan semua bahan boleh didapati di internet, dan jika ada, yuran
langganan (subscription fee) diperlukan. Pustakawan professional juga
mampu membimbing anda untuk mencari bahan kajian anda dengan lebih
mudah.
 Atas talian (online). Internet boleh menjadi sumber yang sangat berguna
untuk maklumat perniagaan dengan syarat anda tahu bagaimana, di mana,
dan bagaimana menggunakan alatan (tools) sedia ada untuk mencari
maklumat yang anda inginkan. Alatan kajian online (online research tools)
mempunyai dua fungsi, (1) digunakan untuk mencari maklumat sedia ada,
dan (2) memantau sumber-sumber tertentu untuk maklumat baharu.
(Bacaan lanjut, mukasurat 417-419).

iii. Dokumenkan sumber

Mendokumentasikan sumber yang anda gunakan dalam penulisan anda mempunyai
tiga fungsi, (1) secara etikanya, memberi kredit kepada orang yang mencipta bahan
original, (2) membuktikan kepada audiens bahawa mesej anda disokong dengan
sumber yang mencukupi, dan (3) membantu pembaca anda untuk mendalami topik
anda sekiranya perlu.
Perlindungan hak cipta (copyrights) mencegah anda menggunakan bahan tanpa
kebenaran daripada pemegang hak cipta. Jika anda perlukan informasi ini, anda
perlu hubungi pemilik tersebut dengan bayaran tertentu.

v. Mengumpulkan maklumat primary

4
 Kajian primary bermaksud usaha mengumpulkan data dan maklumat buat kali
pertama. Ini berlaku apabila kajian secondary tidak dapat memberikan data dan
maklumat yang diperlukan. Dua kaedah kajian primary yang biasa dalam bidang
perniagaan ialah tinjauan (survey) dan temu bual (interview). Teknik kajian primary
yang lain adalah seperti pemerhatian (observation) dan eksperimen.

Tinjauan (survey) berguna apabila ianya tekal (reliable) dan sah (valid). Sesuatu
survey itu tekal (reliable) apabila hasil tinjauan yang diperoleh mempunyai keputusan
yang sama setelah diulang beberapa kali. Tinjauan (survey) adalah sah (valid)
apabila ia mengukur apa yang sepatutnya diukur. Untuk menjadikan tinjauan sebagai
tekal dan sah, anda perlu berhati-hati memilih responden supaya mereka mewakili
sample yang hendak dikaji. Tinjauan atas talian (online survey) lebih cepat dan
murah tetapi anda masih perlu berhati-hati dalam perancangan dan analisis. Pastikan
anda menguji survey anda sebelum digunakan oleh responden.
(Rujuk mukasurat 421 untuk tips membina soalan tinjauan lebih baik).

Temu bual dijalankan apabila anda memerlukan maklumat yang lebih mendalam dari
pakar tentang sesuatu isu. Penemubual yang berkemahiran mampu menggali dan
‘membaca’ signal bahasa bukan lisan (nonverbal) dari individu yang ditemu bual.
Temu bual boleh berlangsung sama ada melalui pertukaran e-mail ataupun
perbincangan (focus group).
Walaupun temu bual mudah dijalankan, tetapi ia perlu dirancang rapi kerana jawapan
yang diterima akan bergantung kepada cara bagaimana soalan ditanya, jenis soalan,
dan latar belakang pihak yang ditanya. Soalan terbuka digunakan apabila anda
hendak bertanyakan pendapat dan maklumat. Manakala soalan tertutup ditanya
apabila anda hendakkan jawapan spesifik. Susunkan soalan temu bual anda supaya
jawapan boleh disusun dengan logik dan koherent selain daripada anda perlu
bersedia untuk menerima soalan-soalan luar jangka. Setelah tamat temu bual,
peruntukkan sedikit masa untuk menulis fikiran anda, menyemak dan menyusun
semula nota anda.

5.1.3 Memproses Data Dan Maklumat / Processing data and information.

Setelah anda mengumpulkan data dan maklumat secondary dan primary, tibalah masanya
untuk anda menulis dalam bentuk kandungan yang anda perlukan. Proses ini melibatkan
petikan, paraphrasing, ringkasan, analisis data, kesimpulan dan cadangan.

i. Memetik, paraphrasing, meringkaskan maklumat bertulis

Memetik (quoting) bermaksud memberi kredit apabila anda kandungan yang anda
hasilkan sama seperti dari sumber yang anda gunakan. Paraphrasing ialah
menzahirkan idea seseorang menggunakan perkataan anda sendiri. Ringkasan pula

5
 mempunyai makna yang sama seperti paraphrasing tetapi dalam jumlah perkataan
yang lebih sedikit. Walau bagaimanapun, ketiga-tiga teknik di atas tertakluk kepada
etika.

ii. Menganalisis data numerik

Kajian sering menghasilkan data berbentuk numerik/nombor. Data ini tidak berguna
jika tidak dianalisis untuk mencari maklumat yang diperlukan. Tiga pengukuran yang
biasa dan berguna ialah min, median dan mode. Min bermaksud purata, iaitu
menjumlah kesemua data dalam kumpulan dan membahagikannya dengan bilangan
data yang ada dalam kumpulan tersebut. Median ialah point tengah dalam satu
kumpulan setelah bilangan item di atas dan di bawahnya adalah sama. Manakala
mode ialah nombor ynag paling banyak berulang dalam sample/kumpulan tersebut.
Seterusnya, lihat data untuk mencari trends, iaitu corak yang terhasil dalam tempoh
tertentu sama ada pertumbuhan atau kemerosotan. Kajian data dalam tempoh masa
tertentu akan mendedahkan trends, hubungkait sesuatu isu, seba-dan-akibat, dan
korelasi.
Nombor mudah dimanipulasi dengan alatan sedia ada, oleh itu anda perlu berhati-
hati semasa pengumpulan dan pemprosesan data. Kesilapan yang biasa berlaku
seperti, mengisi formula yang salah atau kesilapan mengisi data. Kesilapan-kesilapan
ini boleh memberi interpretasi yang berbeza. Justeru, ambil langkah berhati-hati
seperti berikut:
 Elakkan perbandingan yang salah;
 Elakkan pembentangan data yang salah (data dan graf tidak sepadan);
 Elakkan ‘melihat’ hasil kajian di luar skopnya.

5.1.4 Mengaplikasi Penemuan / Applying findings.

i. Meringkaskan penemuan kajian
Rumusan kajian adalah apabila anda memadatkan maklumat yang diperoleh dalam
kajian anda tanpa sebarang prejudis (unbiased). Pada peringkat ini, anda bukan
membuat kesimpulan mahupun cadangan. Ia juga bukan bermaksud anda hanya beri
apa yang mereka ingin dengar, tetapi bentangkan apa yang anda temui secara jujur.

ii. Membuat kesimpulan

Kesimpulan ialah interpretasi logikal yang terhasil daripada fakta dan maklumat
kajian. Kesimpulan yang bagus (sound) akan tercapai sekiranya (1) berdasarkan
maklumat yang ada dalam kajian, dan (2) kesimpulan yang logik akan mengikut
corak sama ada inductive ataupun deductive reasoning. Elakkan daripada
dipengaruhi oleh nilai individu mahupun organisasi.

6
 iii. Membuat cadangan
Cadangan merujuk kepada tindakan-tindakan yang perlu diambil selepas maklumat
kajian diberi. Cadangan yang diberi perlu berlandaskan kepada analisis yang logik
dan kesimpulan yang baik selain daripada praktikal kepada audiens anda. Cadangan
perlu dinyatakan dengan jelas supaya audiens tahu apa yang mereka perlu lakukan.

5.1.5 Menguruskan Maklumat / Managing information.

Hasil kajian anda adalah sumbangan penting kepada organisasi, maka ia perlu diuruskan
dengan baik melalui sistem sedia ada di organisasi supaya ia mudah dicapai. Banyak
organisasi membina sistem pengurusan maklumat mereka sendiri dan dengan
perkembangan media sosial kini, jalinan kedua-duanya memberikan fleksibiliti capaian dan
boleh dikongsi dengan mudah supaya menjadi pemangkin transformasi organisasi anda.

5.2 Applying the three-step writing process to reports and proposals.

Laporan (reports) ialah penulisan yang objektif untuk menyampaikan maklumat tentang aspek-aspek
berkaitan perniagaan. Laporan bermaklumat (informational reports) ialah laporan yang memberikan
data, fakta, maklum balas dan lain-lain bentuk maklumat tanpa analisis atau cadangan. Laporan
analitikal (analytical reports) memberikan maklumat, analisis dan cadangan. Sementara kertas
cadangan (proposals) pula ialah laporan yang menggabungkan maklumat dan komunikasi untuk
mempengaruhi (persuasive communication).
Tujuan dan isi kandungan laporan berbeza mengikut situasi. Ada ketikanya, laporan perlu mengikut
format yang rigid, tetapi ada juga situasi di mana laporan tidak memerlukan format yang rigid.
Walaupun kebanyakan laporan ditulis untuk audiens dalaman, tetapi anda juga perlu bersedia untuk
menulis laporan kepada pelbagai jenis audiens di luar organisasi.
Dengan mengaplikasi tiga-langkah proses penulisan yang dibincangkan dalam Topik 2, anda boleh
menjimatkan masa untuk menghasilkan laporan berkualiti.
(Sila rujuk Rajah 14.1, ms 437 untuk melihat jenis-jenis laporan perniagaan).

Jadual 5.1: Langkah perancangan bagi setiap laporan

Proses Laporan bermaklumat Laporan analitikal Kertas Cadangan
merancang
i. Menganalisis
situasi
 Menjelaskan  Laporan ini menjurus  Laporan jenis ini  Laporan jenis ini
tujuan kepada menangani menjurus kepada menjurus kepada
keperluan audiens yang memberi maklum memberi maklum
telah dijangka. balas kepada balas kepada
 Mengandungi masalah tanggapan masalah
penyataan masalah atau tanggapan tanggapan atau
yang jelas. wujudnya peluang. tanggapan
 Mempunyai tujuan yang  Penyataan masalah wujudnya
lebih menyeluruh peluang.

7
 jelas. berbanding laporan  Tujuan laporan
bermaklumat. perlu ditulis
Contoh: Untuk  Perlu ada dengan jelas dan
meringkaskan kesimpulan. spesifik.
perbelanjaan syarikat atas  Perlu ada
perjalanan dan hiburan. cadangan/ syor. Contoh: Untuk
meyakinkan pihak A
Contoh: Untuk membeli database
menganalisis syarikat.
perbelanjaan
perjalanan dan hiburan
(T&E) syarikat, menilai
kesan perubahan ke
atas tambang udara
dan kos hotel, dan
megesyorkan langkah-
langkah mengetatkan
kawalan perbelanjaan
T&E.
 Menyediakan  Kenal pasti tugasan-tugasan yang perlu dilakukan untuk melengkapkan
rancangan kerja laporan.
 Jika rancangan kerja ini hanya untuk anda, bentuknya simple.
 Tetapi jika melibatkan projek yang besar, perlu ada rancangan kerja yang
terperinci dan formal.
 Rancangan kerja yang formal mengandungi perkara berikut:
- Penyataan masalah/peluang;
- Penyataan tujuan dan skop penyiasatan;
- Perbincangan mengenai tugasan-tugasan yang perlu dilakukan;
- Jelaskan jika ada produk lain yang terhasil daripada penyiasatan yang
anda lakukan;
- Semak tugasan projek, jadual, dan keperluan sumber;
- Rancangan ‘follow up’ setelah penghantaran laporan; dan
- Sediakan kerangka kerja.
ii. Mengumpul Ada laporan yang memerlukan kajian rasmi dilaksanakan untuk
maklumat mengumpulkan maklumat sebanyak mungkin.

iii. Memilih media Pertimbangkan perkara berikut:

dan saluran terbaik  Apakah jenis media yang dikehendaki audiens?
 Bagaimana audiens memberi maklum balas terhadap laporan/cadangan
anda?
 Adakah audiens akan jadikan laporan anda sebagai rujukan pada masa
hadapan?
 Paling penting, medium yang anda pilih akan menyampaikan mesej, maka,
jangan membazir kepada pilihan yang ekstravagan.

iv. Menyusun  Apabila audiens anda lebih reseptif, susun maklumat menggunakan
maklumat pendekatan langsung (direct approach) kerana ia lebih berkesan dan anda
kelihatan lebih berkeyakinan.
 Jika anda skeptical, jawatan anda lebih rendah, gunakan pendekatan tidak
langsung (indirect approach) kerana anda perlu mengumpul sokongan
terhadap idea utama.
 Pendekatan tidak langsung (indirect approach) tidak sesuai jika mesej

8
 terlalu panjang.
 Namun, anda boleh gunakan kedua-dua pendekatan mengikut kesesuaian.

(Rujuk Rajah 14.4 ms 442 untuk contoh Pendekatan Langsung dan

Pendekatan Tidak Langsung.

5.2.1 Perancangan Laporan Bermaklumat (informational report, IR)

Laporan bermaklumat, IR, boleh dibahagikan kepada empat kategori:
 Laporan pemantauan dan pengawalan operasi. Contoh laporan jualan, inventori, dan
penghantaran.
 Laporan pelaksanaan polisi dan prosedur. Contoh kertas putih dan isu yang
menjejaskan syarikat.
 Laporan pematuhan (compliance). Membuktikan syarikat mematuhi peraturan yang
ditetapkan kerajaan. Contoh, laporan cukai suku tahun pertama.
 Laporan progress dokumen. Contoh, perbezaan bajet dan perbelanjaan sebenar.

Penyusunan maklumat dalam laporan jenis ini biasanya mengikut topik menggunakan
teknik perbandingan, kepentingan, urutan, ruang (spatial), geografi, ataupun kategori.

Rancangan perniagaan (business plan, BP) ialah sejenis dokumen komprehensif yang
menjelaskan beberapa perkara mengenai sebuah syarikat: misi, struktur, objektif, dan
operasi. BP boleh dihasilkan dalam tiga fasa syarikat, (1) sebelum syarikat dilancarkan, (2)
apabila syarikat mencari sumber kewangan, dan (3) setelah syarikat diwujudkan dan sedang
manjalankan operasinya. Elemen yang perlu ada dalam mana-mana BP ialah:
 Ringkasan konsep perniagaan dalam satu atau dua paragraph. Jelaskan
produk/perkhidmatan dan potensi pasarannya. Tekankan perkara yang membezakan
syarikat anda dan syarikat lain. Jelaskan unjuran kewangan, di mana anda akan
mendapatkan pembiayaan dan bagaimana wang tersebut dibelanjakan.
 Misi dan objektif syarikat.
 Syarikat dan industri.
 Produk atau perkhidmatan
 Pasaran dan persaingan
 Pengurusan
 Strategi pemasaran
 Rancangan pembangunan
 Perancangan operasi
 Jadual keseluruhan
 Risiko dan masalah
 Unjuran kewangan

9
  Exit strategy
5.2.2 Perancangan Laporan Analitikal
Tujuan laporan analitikal adalah untuk menganalisis, memahami, atau menjelaskan sesuatu
masalah atau peluang, dan menilai bagaimana situasi tersebut akan memberi kesan kepada
syarikat selain daripada memikirkan bagaimana syarikat harus respon kepada situasi
tersebut. Laporan jenis ini ada tiga kategori:
Laporan untuk menilai peluang. Contoh, laporan analisis pasaran menilai potensi kejayaan
sesuatu produk selepas mengenal pasti peluang, ancaman dan risiko lain.
Laporan untuk menyelesaikan masalah. Contoh, laporan analisis kegagalan (failure
analysis report) mengkaji amalan-amalan yang berlaku pada masa lalu supaya mengelakkan
kegagalan yang sama berulang pada masa depan.
Laporan untuk menyokong keputusan. Contoh laporan kebolehlaksanaan (feasibility)
diperlukan apabila pengurus ingin meneroka kesan-kesan hasil daripada keputusan yang
akan diambil. Laporan justifkasi pula akan dibuat setelah satu-satu keputusan dibuat.

Penulisan laporan analitikal lebih mencabar daripada laporan bermaklumat (informational

report) disebabkan tiga faktor, (1) anda bukan sekadar memberikan maklumat tetapi anda
juga perlu menganalisis masalah/peluang, dan kesimpulan, (2) setelah anda menyediakan
laporan, anda perlu membentangkan laporan tersebut dengan meyakinkan, dan (3) laporan
jenis ini biasanya melibatkan pelaburan kewangan dan personel yang besar, maka laporan
anda akan memberi kesan semasa membuat keputusan.

Dalam laporan analitikal, penyataan masalah harus dijelaskan sebaik mungkin. Bagi tujuan ini
anda boleh menggunakan teknik jurnalis ataupun teknik pemfaktoran masalah. Dalam teknik
jurnalis, anda boleh bertanyakan soalan berikut:
 Apakah yang perlu ditentukan?
 Kenapa isu ini penting?
 Siapa yang telibat dalam situasi ini?
 Dimanakah masalahnya?
 Bagaimana dan bila situasi itu bermula?

Menggunakan teknik pemfaktoran bermaksud anda menyelesaikan sesuatu masalah yang

kompleks dengan membahagikannya kepada beberapa siri soalan mengikut logik dan urutan.
Contoh, apabila enjin kereta tidak boleh dihidupkan, anda mula menyiasat punca dan
sebabnya.

Semasa menulis laporan analitikal, anda perlu mempunyai fikiran yang jelas supaya anda
boleh tentukan sama ada anda sedang mempengaruhi audiens dengan analisis anda atau
anda telah meneroka kesemua pilihan yang ada.

10
Sebelum menyusun maklumat dalam laporan analitikal, tentukan sama ada audiens anda
bersikap terbuka atau skeptical. Jika mereka bersikap terbuka, anda boleh memilih untuk
menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Tiga pendekatan yang biasa
digunakan untuk laporan analitikal ialah (1) berfokuskan kesimpulan, (2) berfokuskan
cadangan, dan (3) berfokuskan hujah logical. (Sila rujuk Jadual 14.3, ms 447, Struktur
laporan analitikal).

Jadual 5.2: Struktur Laporan Analitikal

Fokus Hujah Logikal
Elemen Fokus Cadangan/
Use 2+2=4 Model Use Yardstick Model
Sangat tinggi untuk
Pemikiran audiens skeptikal skeptikal
terima
Pendekatan Pendekatan tidak Pendekatan tidak
Pendekatan
langsung langsung langsung

Kredibiliti penulis Tinggi Rendah Rendah

Berkesan apabila
Berkesan apabila
anda mempunyai
anda perlu
kriteria yang perlu
Audiens pantas menunjukkan
dipertimbangkan
menangkap bagaimana anda
Kelebihan semasa membuat
kesimpulan dan memperoleh
keputusan; semua
cadangan. kesimpulan dengan
alternative diukur
langkah-langkah
mengikut kriteria
yang jelas dan logik.
yang sama.

Audiens mesti
bersetuju dengan
kriteria tersebut;
laporan Panjang
Kelihatan sangat
Kekurangan Laporan panjang. kerana perlu
ringkas.
menulis semua
alternative
berdasarkan setiap
kriteria.

(Tunjukkan contoh-contoh setiap struktur laporan analitikal pada Rajah 14.6, Rajah 14.7, ms
449 & 450)

11
 5.2.3 Perancangan Kertas Cadangan
Kertas cadangan ditulis untuk kegunaan audiens dalam dan luar organisasi. Kertas cadangan
dalaman biasanya meminta keputusan daripada pengurus organisasi. Contoh, pembelian
peralatan baharu. Contoh kertas cadangan luar ialah cadangan geran (grant) dan cadangan
jualan (sales). Kertas cadangan geran ialah apabila organisasi meminta dana dari agensi
kerajaan mahupun penaja, manakala kertas cadangan jualan dihantar kepada pelanggan
yang berpotensi untuk membeli produk atau perkhidmatan syarikat.

Faktor yang paling penting dalam perancangan kertas cadangan ialah, adakah audiens ada
meminta kertas cadangan tersebut (solicited proposal)? Contoh solicited proposal ialah
apabila ada tawaran sesuatu kontrak. Maka pihak yang berminat perlu menghantar kertas
cadangan untuk memenangi tawaran (bid) tersebut.
Kertas cadangan yang tidak diminta (unsolicited proposals) dibuat oleh organisasi tanpa
diminta oleh pelanggan apabila organisasi cuba mendapatkan peluang perniagaan (obtain
business) ataupun dana. Unsolicited proposals memerlukan element pujukan (persuasive)
kerana audiens tidak menjangkan kertas cadangan tersebut dan mereka tidak menyedari
tentang masalah yang anda cuba selesaikan.

Penyusunan maklumat dalam kertas cadangan bergantung kepada sama ada kertas
cadangan itu diminta (solicited) atau tidak diminta (unsolicited). Jika kertas cadangan itu
diminta, gunakan pendekatan langsung (direct approach) kerana audiens telah tahu masalah
dan lebih terbuka tentang penyelesaian. Gunakan pendekatan tidak langsung (indirect
approach) jika cadangan tidak diminta.
(Sila rujuk Rajah 14.8, ms 454, 455, 456, dan 457)

5.3 Producing informational reports.

Laporan kebanyakan maklumat menggunakan organisasi topikal, mengatur bahan berdasarkan topik
dalam salah satu cara berikut:
 Perbandingan Menunjukkan persamaan dan perbezaan (atau kelebihan dan kekurangan)
antara dua atau lebih entiti
 Kepentingan. Membina dari perkara paling tidak penting kepada yang paling penting (atau yang
paling penting sekurang-kurangnya, jika anda tidak fikir penonton anda akan membaca
keseluruhan laporan)
 Sequence. Mengadakan langkah atau peringkat dalam proses atau prosedur
 Orientasi spatial. Mengadakan bahagian ruang fizikal dengan lokasi relatifnya
 Kronologi. Menyusun rantaian acara dari tertua hingga terbaru atau sebaliknya
 Geografi. Penganjur mengikut rantau, kota, negeri, negara, atau unit geografi yang lain

12
 Kategori. Mengumpulkan mengikut kategori topikal, seperti jualan, keuntungan, kos, atau
pelaburan
 Mana-mana corak yang anda pilih, gunakan secara konsisten supaya pembaca dapat mengikuti
perbincangan anda dari awal hingga akhir. Sudah tentu, laporan tertentu (seperti laporan
pematuhan atau pemantauan dan kawalan) mesti mengikuti aliran yang ditetapkan.

**Organisasi topikal dibina di sekitar kandungan itu sendiri, menggunakan

pengaturan seperti perbandingan, kepentingan, urutan, orasi ruang, kronologi, geografi, atau kategori.

5.4 Producing analytical reports.

 Laporan analitik digunakan untuk menilai peluang, menyelesaikan masalah, dan menyokong
keputusan.
 tiga kategori asas:
 Laporan untuk menilai peluang. Setiap peluang perniagaan membawa beberapa tahap
risiko dan memerlukan pelbagai keputusan dan tindakan untuk memanfaatkan peluang yang
ada. Contohnya, laporan analisis pasaran digunakan untuk menilai kemungkinan kejayaan
produk atau inisiatif jualan baru dengan mengenal pasti potensi peluang serta ancaman
persaingan dan risiko lain. Laporan ketekunan wajar meneliti aspek kewangan keputusan
yang dicadangkan, seperti memperolehi syarikat lain
 Laporan untuk menyelesaikan masalah. Pengurus sering menyerahkan laporan masalah
ketika mereka perlu memahami mengapa sesuatu tidak berfungsi dengan baik dan apa yang
dapat dilakukan untuk memperbaiki situasi. Satu variasi, laporan analisis kegagalan,
mengkaji peristiwa yang berlaku pada masa lalu, dengan harapan untuk belajar bagaimana
untuk mengelakkan kegagalan yang sama di masa depan.
 Laporan untuk menyokong keputusan. Laporan kelayakan dipanggil apabila pengurus
perlu meneroka kesan keputusan yang akan mereka buat (seperti menggantikan agensi
pengiklanan atau bahan pensuisan yang digunakan dalam proses pembuatan). Laporan
wajar membenarkan keputusan yang telah dibuat

 Menulis laporan analisis memberikan cabaran yang lebih besar daripada menulis laporan
maklumat, untuk tiga sebab.
 Pertama, anda melakukan lebih daripada sekedar menyampaikan maklumat; anda juga
menganalisis masalah atau peluang dan menyampaikan kesimpulan anda.Penulisan terbaik di
dunia tidak dapat mengimbangi analisis yang cacat.
 Kedua, apabila analisis anda selesai, anda perlu membentangkan pemikiran anda dengan cara
yang boleh dipercayai.

13
 Ketiga, laporan liteikal sering meyakinkan orang lain untuk membuat keputusan kewangan dan
personil yang penting, jadi laporan anda membawa tanggungjawab tambahan terhadap akibat
dari keputusan ini.

STRATEGI ORGANISASI UNTUK LAPORAN ANALISIS

Apabila anda mengharapkan penonton anda bersetuju dengan anda, gunakan pendekatan
langsung untuk memfokuskan perhatian pada kesimpulan dan cadangan. Apabila anda
mengharapkan penonton anda tidak bersetuju dengan anda atau menjadi bermusuhan,
gunakan pendekatan tidak langsung untuk menumpukan perhatian kepada alasan di
belakang kesimpulan dan cadangan anda.
Tiga pendekatan struktur yang paling biasa untuk laporan analisis memberi tumpuan kepada
kesimpulan (format langsung), memberi tumpuan kepada cadangan (format langsung lain),
dan memberi tumpuan kepada hujah-hujah logik (format tidak langsung) (lihat Jadual 14.3).

1. Memfokuskan pada Kesimpulan

Apabila menulis untuk khalayak yang mungkin menerima kesimpulan anda-sama ada
kerana mereka telah meminta anda melakukan analisis atau mereka mempercayai
penghakiman anda-pertimbangkan untuk menggunakan pendekatan langsung yang
memberi tumpuan segera kepada kesimpulan anda. Struktur ini menyusun idea utama
dengan cepat, tetapi ia memberikan beberapa risiko. Walaupun orang ramai mempercayai
penghakiman anda, mereka mungkin mempunyai soalan mengenai data anda atau kaedah
yang anda gunakan. Lebih-lebih lagi, bermula dengan kesimpulan boleh mencetuskan
tanggapan bahawa anda telah menyederhanakan keadaan situ. Anda biasanya lebih baik
mengambil pendekatan langsung ini dalam laporan hanya apabila kredibiliti anda tinggi-
apabila pembaca anda mempercayai anda dan bersedia menerima kesimpulan anda

2. Memfokuskan pada cadangan

Pendekatan yang sedikit berbeza adalah berguna apabila pembaca anda ingin tahu apa
yang patut dilakukan dalam situasi tertentu (berbanding dengan apa yang mereka harus
simpulkan). Anda akan sering diminta untuk menyelesaikan masalah atau menilai peluang
dan bukannya hanya mengkajinya. Tindakan yang anda mahu pembaca anda menjadi
subdivisi utama laporan anda.
Apabila menyusun laporan di sekitar cadangan, gunakan pendekatan langsung seperti yang
anda lakukan untuk laporan yang memberi tumpuan kepada kesimpulan. Kemudian buka
cadangan anda menggunakan siri lima langkah:
1. Menubuhkan atau mengesahkan keperluan untuk tindakan dalam pengenalan dengan
menerangkan secara ringkas masalah atau peluang

14
2. Memperkenalkan manfaat yang boleh dicapai, tanpa memberikan sebarang maklumat
3. Senaraikan langkah-langkah (cadangan) yang diperlukan untuk mencapai manfaat,
menggunakan kata kerja tindakan untuk penekanan
4. Jelaskan setiap langkah dengan lebih lengkap, memberikan butiran prosedur, kos, dan
faedah
5. Meringkaskan cadangan anda

3. Memfokuskan pada argumen logik

Apabila pembaca cenderung bersikap ragu-ragu atau bermusuhan dengan kesimpulan atau
cadangan yang anda merancang, gunakan pendekatan tidak langsung. Jika anda
membimbing orang sepanjang jalan yang logik ke arah jawapan, mereka lebih cenderung
menerimanya apabila mereka menemuinya.
Dua pendekatan logik yang paling biasa dikenali sebagai pendekatan 2 + 2 = 4 dan
pendekatan kayu ukur.

5.5 Producing proposals.

 Cadangan ditulis untuk penonton dalaman dan luaran. Cadangan dalaman meminta
keputusan daripada pengurus dalam organisasi, seperti cadangan untuk membeli
peralatan baru atau melancarkan projek penyelidikan baru.
 Contoh-contoh cadangan luaran termasuk pemberian dana, yang meminta dana dari
agensi kerajaan dan organisasi penaja lain, dan cadangan jualan, yang menunjukkan
penyelesaian individu untuk pelanggan berpotensi dan membuat keputusan pembelian.
 Faktor yang paling penting dalam merancang sebarang cadangan adalah sama ada
penerima yang diminta meminta anda mengemukakan cadangan.
 Cadangan yang diminta adalah pada umumnya disediakan atas permintaan pihak luar
yang memerlukan produk atau perkhidmatan, tetapi mereka juga mungkin diminta oleh
sumber-sumber internal seperti sebagai pengurus atau lembaga pengarah.
 Bila organisasi memerlukan produk, perkhidmatan atau sistem yang kompleks, mereka
sering menyediakan jemputan rasmi untuk membida kontrak, yang dipanggil permintaan
untuk cadangan (RFP), yang merangkumi instruks yang menentukan jenis kerja yang
akan dilakukan atau produk yang akan menjadi disampaikan, bersama dengan
belanjawan, tarikh akhir, dan keperluan lain.
 Untuk menarik kumpulan penawar yang berkelayakan, organisasi menghantar RFP
kepada firma dengan rekod prestasi yang baik di lapangan, mencetaknya dalam
penerbitan perdagangan, dan menyiarkannya di web.

15
 Untuk menulis cadangan sebagai respons kepada RFP, mulakan dengan mengkaji
keperluan. , menentukan skop penghantaran, menentukan kaedah dan prosedur yang
akan digunakan, dan menganggarkan keperluan masa, keperluan kakitangan, dan kos.
Kemudian masukkan semuanya secara bertulis-sama seperti yang dinyatakan dalam
RFP, mengikut format yang tepat yang diperlukan dan menanggapi dengan teliti kepada
setiap titik yang dibangkitkan. RFP boleh kelihatan mengejutkan, bahkan sampai ke titik
menentukan ukuran kertas untuk cadangan dan bilangan salinan untuk dihantar, tetapi
anda mesti mengikuti setiap detail.
 Cadangan yang tidak diminta dibuat oleh organisasi yang cuba mendapatkan
perniagaan atau pendanaan tanpa undangan khusus dari klien yang berpotensi.
Cadangan semacam itu juga boleh dimulakan oleh pekerja atau pengurus yang ingin
meyakinkan orang dalam syarikat untuk menggunakan program, dasar, atau idea.
 Dalam erti kata lain, dengan cadangan yang tidak diminta, penulis membuat langkah
pertama. Walau bagaimanapun, cadangan yang tidak diminta tidak boleh dianggap
sebagai kejutan kepada penerima, tetapi harus menjadi penjujukan percakapan yang
berterusan antara penghantar dan penerima.
 Pendekatan ini membantu memastikan penerimaan, dan memberi anda peluang untuk
meneroka keperluan penerima dan membuat cadangan anda sekeliling mereka.
 Cadangan yang tidak diminta berbeza daripada cadangan yang diminta dalam hal lain
yang penting:
 Penonton anda mungkin tidak menyedari masalah yang anda hadapi, jadi cadangan
anda harus terlebih dahulu meyakinkan pembaca bahawa ada masalah atau peluang
sebelum meyakinkan mereka bahawa anda boleh mengatasinya.
 Oleh itu, cadangan-cadangan yang tidak diminta secara amnya membelanjakan banyak
masa untuk menjelaskan mengapa pembaca perlu mengambil tindakan dan
meyakinkan mereka tentang manfaat berbuat demikian.
 Dengan hampir sebarang cadangan, perhatikan bahawa anda sentiasa bersaing untuk
beberapa perkara-wang, masa, perhatian pengurusan, dan sebagainya. Walaupun anda
adalah satu-satunya cadangan di atas meja, anda masih bersaing dengan semua
pilihan lain yang boleh dibuat oleh penonton anda dengan masa, wang dan perhatian
mereka.
 Cadangan boleh menjadi projek penulisan yang penting, terutamanya apabila anda
memberi respons kepada RFP yang kompleks. Nasib baik, pelbagai produk perisian
boleh didapati untuk mengurangkan beban.
 ciri-ciri asas termasuk keupayaan untuk memperibadikan cadangan secara automatik,
memastikan struktur yang betul, dan menyusun penyimpanan semua boilerplate anda

16
bahan (bahagian teks yang sama digunakan dalam setiap cadangan, seperti deskripsi
syarikat anda). Di peringkat yang lebih maju, sistem penulisan cadangan yang semiautomasi
boleh mengimbas RFP untuk mengenal pasti soalan dan keperluan dan mengisi jawapan
yang berpotensi dari asas pengetahuan berpusat yang mengandungi input daripada semua
pakar yang berkaitan di syarikat anda

SOALAN/QUESTION :

1. Berikan DUA kaedah kajian primary

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

2 markah

2. Jelaskan TIGA pendekatan struktur yang paling biasa untuk laporan analisis

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

9 markah

Rujukan Utama
Bovee, L.Courtland and Thill, V.John. (2018). Business Communication Today, 14th Edition. Pearson Global Edition. ISBN-
13: 978-1-292-21534-1.

Rujukan Tambahan
Locker, Kitty and Klenzler, S.Donna. (2015). Business and Administration Communication, 11th Edition. McGrwa-Hill
International Edition. ISBN: 978-1-259-09565-8.

17