BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan pada peraturan menteri kesehatan republik Indonesia Nomor
028/ MENKES/PER/I/2011 tentang klinik. Klinik adalah fasilitas pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan yang
menyediakan pelayanan medis dasar dan/atau spesialistik, diselenggarakan oleh
lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga medis.
Tenaga medis adalah dokter, dokter spesialis, dokter gigi atau dokter gigi
spesialis. Klinik dapat beroperasi dengan baik apabila memiliki standar
manajemen klinik terpadu untuk seluruh tenaga medis dan bahkan pasien.
Klinik kesehatan pratama menjadi hal yang sangat penting di masyarakat,
karena pada klinik pratamalah masyarakat akan memeriksakan kesehatannya
sebagai pilihan pertama kali selain puskesmas sebelum beralih ke fasilitas
kesehatan yang lebih tinggi tingkatannya. Sebagai klinik yang pertama
didatangi maka tentunya manajemen klinik dari klinik pratama haruslah tertata
dengan baik agar pelayanan kesehatan yang diberikan bisa maksimal bagi
masyarakat. Manajemen klinik ini sangat penting dalam mengelola fasilitas
kesehatan dalam tingkat manapun, karena pemerintah juga sudah mewajibkan
fasilitas kesehatan untuk menggunakan sistem informasi manajemen klinik
maupun sistem informasi rumah sakit untuk mempermudah dalam mengelola
klinik/ rumah sakit.
Disamping dengan pendekatan secara langsung sesuai dengan bidang
keahliannya serta ikut berperan aktif dalam dunia kerja yangsesungguhnya,
maka Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja ini diharapkan dapat
memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mengaplikasikan teori-
teoriyang telah di peroleh di perkuliahan dengan permasalahan/kasus-kasus
nyata dilapangan pekerjaan. Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja ini
merupakan salah satu kegiatan akademik yang wajib diikuti oleh seluruh
mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKes) Surya Global Yogyakarta
Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat sebagai salah satu syarat untuk

1
 menyelesaikan studinya. PKL dilakukan dengan cara memperkenalkan
mahasiswa dengan dunia kerja dan dibimbing oleh pegawai yang sudah
berpengalaman di instansi tersebut. Pegawai yang membimbing praktikan
merupakan orang yang professional dibidangnya, dalam pelaksanaanya
praktikan melaksanakan PKL di Klinik Cita Sehat Yoogyakarta.
Adapun alasan pemilihan lokasi di Klinik Cita Sehat Yogyakarta adalah
untuk mengembangkan wawasan tentang manajemen klinik baik dalam
pengelolaan pendaftaran pasien, rekam medis, tata ruang, sarana prasarana dan
sumber daya manusianya dalam manajemen palayanan kesehatan dan sudah
cukup banyak melakukan pengembangan program diluar gedung kepada
masyarakat secara langsung melalui program pembinaannya atau kemitraan
yang bekerjasama dengan klinik.

B. Tujuan Magang/PKL
Adapun tujuan dari pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
(PKL)/Magang Kerja ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan keilmuan bagi mahasiswa
secara langsung ke dalam dunia kerja.
2. Sebagai sarana membentuk sikap mental mahasiswa agar mampu dan berani
menghadapi tantangan dunia kerja yang kompetitif.
3. Mahasiswa di harapkan dapat memahami berbagai pendekatan dalam upaya
mengetahui, menganalisis dan mampu melakukan intervensi terhadap
masalah/kasus-kasus yang timbul didalam dunia kerja bidang
kesehatan pada umumnya dan khususnya tentang ilmu kesehatan
masyarakat.

C. Lokasi Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Praktik Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja ini penulis laksanakan di :

1. Instansi : Klinik Cita Sehat Yogyakarta yang memiliki dua cabang.
2. Alamat :
Klinik Cita Sehat Sewon :

2
 Jl. Parangtritis No.KM.10, Rendeng, Timbulharjo, Kec. Sewon, Kabupaten
Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta 55185.
Klinik Cita Sehat Pleret :
Jl. Pleret, Dusun Trayeman RT.02, Pleret, Kabupaten Bantul, Daerah
Istimewa Yogyakarta 55791.
3. Waktu Pelaksanaan : 2 Oktober – 25 November 2023.

D. Metode Praktek Kerja Lapangan

Teknis dan aturan pelaksanaan PKL/Magang Kerja ini diserahkan

sepenuhnya sesuai dengan kebijakan dan aturan yang berlaku di Klinik Cita
Sehat Yogyakarta. Berikut ini beberapa rencana atau gambaran PKL/Magang
Kerja adalah sebagai berikut:

1. Mempelajari dan memahami tugas dan tanggungjawab (Job Description)

pada setiap bagian/departemen sesuai di Klinik Cita Sehat Yogyakarta.

2. Memahami, menganalisis dan melakukan intervensi terhadap

masalah/kasus-kasus yang timbul di instansi pada umumnya dan khususnya
pada bagian sesuai dengan lokasi di Klinik Cita Sehat Yogyakarta sehingga
diharapkan dapat dijadikan bahan dalam penyusunan laporan PKL/Magang
Kerja. (Komponen target kompetensi PKL terlampi

3. Waktu/sistem kerja:

a. Senin S.d Sabtu

Shift pagi 08.00 - 14.00 Pleret

Shift sore 16.00 – 20.00 Pleret

Shift pagi 08.00 – 15.00 Sewon

b. Minggu dan Libur Nasional Tutup.

3
 BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

A. Nama Instansi dan Badan Hukumnya

Klinik Pratama Cita Sehat merupakan jaringan klinik pratama yang

hadir untuk memberikan layanan kesehatan bagi keluarga Indonesia. Hingga
saat ini, Klinik Pratama Cita Sehat hadir di Jakarta Timur, Semarang,
Surabaya, Pekanbaru, dan ada 2 lokasi di Yogyakarta yaitu di Pleret dan
Sewon sebagai cabang yang sebelumnya Klinik Pratama Cita Sehat ini adalah
sebuah yayasan yang berkembang menjadi sebuah klinik layanan kesehatan
untuk masyarakat. Mengacu pada Pasal 1 angka 1 Undang-Undang Nomor 16
Tahun 2001 tentang Yayasan (UU Yayasan) sebagaimana yang telah diubah
dengan Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2004 tentang Perubahan atas
Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2001 tentang Yayasan (UU 28/2004),
“Yayasan adalah badan hukum yang terdiri atas kekayaan yang dipisahkan
dan diperuntukkan untuk mencapai tujuan tertentu di bidang sosial,
keagamaan, dan kemanusiaan, yang tidak mempunyai anggota.”

Bagi yayasan yang bergerak di bidang kesehatan dan memiliki

rencana mendirikan klinik, ada baiknya memerhatikan ketentuan dalam
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 26 Tahun 2018 tentang Pelayanan
Perizinan Berusaha Terintegrasi Secara Elektronik Sektor Kesehatan
(Permenkes 26/2018). Pasal 1 angka 83 Permenkes 26/2018 menyatakan
bahwa klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar
dan/atau spesialistik. Klinik dapat dimiliki oleh pemerintah pusat, pemerintah
daerah, atau masyarakat. Bagi klinik yang menyelenggarakan rawat jalan
dapat didirikan oleh perseorangan atau badan usaha. Sedangkan klinik yang
yang menyelenggarakan rawat inap harus didirikan oleh badan hukum. Akan
tetapi ketentuan tersebut tidak berlaku bagi bagi klinik milik pemerintah
pusat dan pemerintah daerah.

4
 Berdasarkan uraian di atas, yayasan sebagai badan usaha berbadan
hukum yang didirikan oleh masyarakat pada dasarnya diperbolehkan
mendirikan klinik. Yayasan dapat mendirikan klinik yang menyelenggarakan
rawat jalan maupun klinik yang menyelenggarakan rawat inap. Perlu
digarisbawahi bahwa kegiatan usaha tersebut memang tidak dapat dilakukan
secara langsung, melainkan harus melalui badan usaha yang didirikan
yayasan atau melalui badan usaha lain di mana yayasan menyertakan
kekayaannya. Klinik yang akan didirikan ke depannya akan berstatus
langsung di bawah naungan yayasan yang bergerak di bidang kesehatan
tersebut, dengan catatan kegiatannya tercantum di akta pendirian yayasan.

B. Sejarah Berdirinya

Cita Sehat Foundation atau CSF merupakan sebuah organisasi non

pemerintah atau Non Government Organization (NGO) yang memiliki
kepedulian terhadap kesehatan masyarakat khususnya di Indonesia. Berdiri
sejak tahun 2008 dengan nama Rumah Sehat Indonesia yang kemudian
berubah menjadi Cita Sehat Foundation pada tahun 2011. Kepedulian CSF
terhadap kesehatan masyarakat diwujudkan dalam bentuk pemberian layanan
kesehatan berupa klinik tingkat pratama. Klinik akan melayani kuratif,
promotif dan preventif serta berbagai program yang menunjang peningkatan
derajat kesehatan masyarakat. CSF mengedepankan perencanaan program
terukur yang di implementasikan dengan monitoring dan evalusi guna
mencapai tujuan pembangunan berkelanjutan. Klinik Pratama Cita Sehat
yang sudah ada di sebagai perwujud.

C. Visi Misi dan Tujuan

1. Visi :

Menjadi Klinik yang unggul dan percaya dalam mewujudkan masyarakat

5
 Indonesia yang sehat secara paripurna.

2. Misi :

a. Melaksanakan pelayanan kesehatan berkualitas.

b. Memberikan pelayanan kesehatan yang bersifat promotif. preventif,

kuratif, dan rehabilitatif.

c. Mendukung akses layanan kesehatan yang berkelanjutan.

d. Mendukung program pemerintah dalam meningkatkan

derajat kesehatan.

3. Tujuan :

Memberikan layanan kesehatan secara paripurna yang berorientasi kepada

keselamatan pasien.

6
D. Struktur Organisasi dan Personilnya

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Klinik Cita Sehat Yogyakarta

7
E. Sarana Prasarana

Fasilitas yang tersedia di Klinik Cita Sehat Yogyakarta :

Klinik Cita Sehat Sewon :

1. Ruang tunggu

2. Ruang Rekam medis

3. Ruang Pendaftaran / FO

4. Ruang tindakan dokter/IGD

5. Ruang Praktek Poli Gigi

6. Ruang periksa dokter/Poli Umum

7. Ruang periksa bidan/Poli KIA

8. Ruang Farmasi

9. Laboratorium

10. Ruang Laktasi

11. Ruang Baby Spa

12. Ruang Serbaguna/Aula

13. Ruangan Penyimpanan

14. Kantor Karyawan

15. Kamar Mandi 2

16. Dapur

Klinik Cita Sehat Pleret :

1. Ruang tunggu

2. Ruang rekam medis dan FO

3. Ruang tindakan dokter/IGD

8
4. Ruang Praktek Poli Gigi

5. Ruang periksa dokter/Poli Umum

6. Ruang periksa bidan/Poli KIA

7. Ruang Farmasi

8. Ruang Laktasi

9. Ruang Kebugaran

10. Ruang Tamu

11. Kantor Karyawan

12. Kamar Mandi 5

13. Dapur

14. Gudang

9
 BAB III

RUANG LINGKUP BIDANG KERJA DAN PERMASALAHAN

A. Ruang Lingkup Bidang Kerja

Adapun ruang lingkup bidang kerja Klinik Cita Sehat Yogyakarta yaitu :

1. Pendaftaran

Pelayanan pendaftaran adalah kegiatan pelayanan terdepan yang

menangani fungsi fungsi administrasi khususnya proses pencatatan pasien
yang datang untuk mendapatkan pelayanan di klinik, kegiatan tersebut
meliputi :

a. Registrasi pasien baik didalam sistem pendaftaran online maupun

langsung.

b. Pelayanan layanan informasi mengenai klinik.

c. Mengelola jadwal dokter maupun resrvasi dengan pasien.

d. Pencatatan buku registrasi dokter.

e. Pembuatan surat keluar.

f. Laporan harian data jumlah pasien.

2. Rekam Medis

Pelayanan administrasi dengan keterangan baik yang tertulis maupun

terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik laboratorium,
diagnosis segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada
pasien, dengan beberapa fungsinya :

a. Mengambil rekam medis dan mengembalikan rekam medis sesuai

alurnya.

b. Membuat rekam medis baru jika diperlukan.

c. Pengelolaan penyimpanan, pemantauan rekam medis.

10
 d. Pendistribusian berkas rekam medis ke ruang pemeriksaan.

3. Farmasi dan Kasir

a. Melakukan pelayanan farmasi pada setiap pasien.
b. Melakukan edukasi dalam penggunaan obat kepada setiap pasien.
c. Menerima pembayaran pelayanan pasien sesuai tarif yang berlaku.
d. Melakukan pengelolaan sediaan farmasi baik obat dan bahan habis
pakai.
e. Melaporkan jumlah pemasukan tiap hari baik dari pasien umum, dan
BPJS.

4. Poli Umum melakukan pelayanan kesehatan umum kepada pasien.

5. Poli Gigi melakukan pelayanan kesehatan gigi dan mulut kepada pasien.

6. Poli Kebugaran melakukan pelayanan terapi pijat bayi dan baby spa.

7. Poli Akupuntur dan Bekam melakukan terapi akupuntur dan bekam.

8. Poli Kebidanan melakukan pelayanan kesehatan ibu dan anak

(ANC,PNC,KB,USG,Pap Smear dan IVA, Tindik Bayi).

9. Laboratorium melakukan pelayanan pemeriksaan laboratorium klinis.

10. Program Luar Gedung melakukan pendampingan dan penyaluran

program dari donatur.

B. Permasalahan di Tiap Bagian

Permasalahan dibidang peralatan yang ditemui saat melaksanakan magang

selama 2 bulan adalah :

1. Pendaftaran

a. Adanya beberapa SDM yang melakukan double job.

b. Tidak adanya back up data online pasien untuk pada database

pendaftaran pasien pada masa peralihan ke e clinic.

11
2. Rekam Medis

a. Map rekam medis yang belum memenuhi standar sesuai SOP.

b. Penataan rak rekam medis yang susah dalam pengambilan maupun

pengembalian.

3. Program Luar Gedung

Pemantauan, evaluasi dan penyusunan program yang dilakukan secara

fleksibel untuk program luar gedung.

4. Operasional Klinik
a. Kurangnya pemanfaatan ruangan yang ada di klinik.

b. Kurangnya kebersihan kamar mandi lantai dan saluran pembuangan

yang ada di klinik.

12
 BAB IV

LAPORAN KERJA DAN ANALISA PERMASALAHANNYA

A. Laporan Kerja

Kegiatan Praktik Kerja Lapngan (PKL) di Klinik Cita Sehat Yogyakarta

telah dilaksanakan selama 2 bulan dimulai dari 2 Oktober – 25 November
2023. Mahasiswa melakukan pekerjaan di bidang peralatan, adapun ruang
lingkup kerja yang dilaksanakan yaitu :

1. Membantu pembuatan poster edukasi kesehatan meliputi; poster pap

smear, hipertensi, diabetes, tuberkulosis, HIV/AIDS, stunting, asi
eksklusif, bapil dan dagusibu penyimpan obat.

2. Mengikuti zoom pelatihan penggunaan peralihan e-clinic.

3. Penyaluran PMT untuk anak yatim piatu dhuafa di ponpes dan panti
asuhan yang sudah bermitra dengan klinik.

4. Mencari bahan video edukasi untuk ditampilkan di tv klinik.

5. Membantu pembuatan persedian form label pasien berobat, label obat

untuk pasien.

6. Menginput persedian obat sirup, tablet, salep, dan alkes untuk pelaporan
pencatatan bahan habis pakai.

7. Membantu screening pasien di bagian pendaftaran sebelum diperiksa oleh

dokter.

8. Mengambil, mengantarkan ke poli serta mengembalikan berkas rekam

medis pasien sesuai alurnya.

9. Menginput pasien BPJS di primary care dalam antrean klinik.

10. Pengisian list inventaris aset medis dan non medis baik dari jenis, jumlah,
merk, serta kondisi aset perruangan yang ada di klinik.

11. Membantu mengisi buku registrasi pelayanan dokter.

13
 12. Membantu kegiatan (event) di luar gedung diantaranya ; program cek
kesehaan gratis dengan beberapa mitra, program pembagian penyaluran
dari pusat untuk yatim dhuafa, pendampingan program stunting di gunung
kidul.

13. Membantu pembuatan video kegiatan baik luar maupun dalam gedung.

14. Membantu pembuatan promosi sosial media klinik tentang vaksinasi.

15. Merekap dan membuatkan rekam medis hasil laporan cek kesehatan
dengan mitra.

16. Menginput data penerima program penyaluran untuk di setor ke pusat

sebagai pelaporan.

17. Membantu persiapan akreditasi klinik, meliputi : pembuatan denah klinik,

list inventaris, melengkapi pelaporan tiap bulan, membantu tata ruang
klinik, membantu pergantian perapian pada berkas rekam medis pasien.

B. Identifikasi Masalah

Berikut beberapa permasalahan yang didapatkan pada saat menjalankan

PKL/Magang Kerja di Klinik Cita Sehat Yogyakarta:

a. Adanya beberapa SDM yang melakukan double job.

b. Tidak adanya back up data online pasien untuk pada database pendaftaran
pasien dalam masa peralihan e clinic.

c. Map rekam medis yang belum memenuhi standar sesuai SOP.

d. Penataan Rak Rekam Medis yang susah dalam pengambilan maupun

pengembalian.

e. Pemantauan, evaluasi dan penyusunan program yang dilakukan secara

fleksibel untuk program luar gedung.

f. Kurangnya pemanfaatan ruangan yang ada di klinik.

g. Kurangnya kebersihan kamar mandi lantai dan saluran pembuangan yang

14
 ada di klinik.

C. Prioritas Masalah

Metode yang digunakan untuk menentukan prioritas masalah yaitu dengan

metode delbecq. Metode Delbecq merupakan metode penentuan prioritas
dengan teknik pemberian bobot (yang merupakan nilai maksimum
danberkisar antara 0-10) dengan kriteria-kriteria yang dilihat pada:

1. Besarnya masalah, keterangan : kecil – besar skor ( 0 – 10 )

Cara memprioritas masalah berdasarkan seberapa besar masalah tersebut

sering ditemukan, ditinjau dari faktor Man, Place and Time

2. Kemudahan, keterangan : sulit – mudah diselesaikan skor ( 0 – 10)

Cara Memprioritaskan masalah ditinjau dari tingkat kemudahan dalam

penanggulangannya yang meliputi Man, Money, Methode, Material,
Machine.

3. Kegawatan, keterangan : ringan – gawat skor ( 0 – 10 )

Tingkat prevalensi/ kegawatan suatu masalah ditinjau dari seberapa

besar masalah tersebut terjadi.

Tabel 4.1

Prioritas Masalah

Besarnya Kemuda Kegawa Tota Priorit

Masalah Masalah han ta n l as
7 6 7 20 V
Adanya
beberapa SDM
yang
melakukan
double job.
8 10 8 26 II
Tidak adanya
back up data
online pasien
untuk pada

15
database
pendaftaran
pasien dalam
masa peralihan
e clinic.
10 9 10 29 I
Map rekam
medis yang
belum
memenuhi
standar sesuai
SOP.
9 7 9 25 III
Penataan rak
rekam medis
yang susah
dalam
pengambilan
maupun
pengembalian.
5 8 5 18 VII
Pemantauan,
evaluasi dan
penyusunan
program yang
dilakukan
secara fleksibel
untuk program
luar gedung.
6 7 5 19 VI
Kurangnya
pemanfaatan
ruangan yang
ada di klinik.
7 7 7 21 IV
Kurangnya
kebersihan
kamar mandi
lantai dan
saluran
pembuangan
yang ada di
klinik.

16
 Nilai skoring pada tabel diatas diperoleh dari persepsi penulis dengan
didukung oleh pengamatan penulis selama melakukan PKL/Magang. Dari
perhitungan skoring tersebut didapatkan bahwa yang menjadi prioritas
masalah adalah “Map rekam medis yang belum memenuhi standar sesuai
SOP.”

D. Analisis Penyebab Masalah

Setelah ditemukan beberapa masalah dan juga telah ditentukan
prioritas masalah yang harus ditangani, maka langkah selanjutnya adalah
menganalisis penyebab masalah yang menyebabkan masalah itu terjadi. Hal
ini bertujuan agar kita bisa mencari solusi atas masalah yang akan ditangani
sehingga masalah tersebut bisa terselesaikan. Dalam menganalisa penyebab
masalah yang telah diprioritaskan, kita bisa menggunakan metode diagram
tulang ikan yang dimana faktornya ditinjau dari 5M (Man, Money, Material,
Machine, dan Method). Pada metode diagram ikan suatu masalah yang sudah
dipilih akan dilihat dari kelima faktor tadi dan ditentukan sebab yang paling
memungkinkan dari sebab-sebab yang telah dicari dari 5 faktor tersebut.

Adanya masa
peralihan rekam Belum adanya
medis manual ke SDM di bidang
Alokasi dana elektronik rekam medis
belum terealisasi mengakibatkan sehingga standar
sepenuhnya fiksasi map (desain) map RM
untuk bagian rekam medis sesuai kurang terperhati
rekam medis SOP tertunda kan

MONEY METHODS MAN

Map rekam
medis yang
belum
memenuhi
standar sesuai
SOP
MATERIALS MACHINE

17
 Terdapat beberapa Desain map rekam
rekam medis masih medis yang dimiliki
menggunakan bahan tidak diajukan ke
map yang berbeda beda pusat

Gambar 4.1

Fish Bone

Setelah mendapatkan penyebab yang paling mungkin menyebabkan

masalah yang telah diprioritaskan, maka sekarang yang dilakukan adalah
mencari alternatif solusi yang bisa digunakan untuk memecahkan masalah
beserta penyebabnya sehingga masalah tersebut dapat terselesaikan dengan
baik. Penjelasan dari Fishbone nya sendiri antara lain:

Man : Belum adanya SDM di bidang rekam medis sehingga

standar map RM kurang terperhatikan.
Money : Alokasi dana belum terealisasi sepenuhnya untuk bagian
rekam medis.
Methods : Adanya masa peralihan rekam medis manual ke
elektronik mengakibatkan fiksasi map (desain) rekam
medis sesuai SOP tertunda.
Machine : Desain map rekam medis yang dimiliki tidak diajukan ke
pusat.
Material : Terdapat beberapa rekam medis masih menggunakan
s bahan map yang berbeda beda.

E. Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah dilakukan penentuan prioritas masalah dengan menggunakan metode

delbecq, maka diperoleh beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai
berikut :

1. Re-desain map rekam medis yang sesuai dengan standar SOP map rekam
medis.

18
 2. Melakukan perekrutan tenaga rekam medis.

3. Mengikuti pelatihan rekam medis kepada karyawan yang bertanggung

jawab di bagian rekam medis.

F. Prioritas Alternatif Pemecahan Masalah

Dari empat pemecahan masalah di atas, maka penulis akan
memprioritaskan masalah, sehingga nantinya dapat terlihat alternative
pemecahan masalah mana yang paling mudah untuk ditetapkan, paling
mungkin berhasil dan paling efektif melalui tahapan berikut :

Tabel 4.2

Prioritas Alternatif Pemecahan Masalah

Penilaian

Solusi Tota Priorit

Besarnya Kemudah Kegawata
l as
Solusi an n

10 7 9 26 I
Re-desain map
rekam medis
yang sesuai
dengan standar
SOP map
rekam medis.
8 6 8 22 III
Melakukan
perekrutan
tenaga rekam
medis.
9 6 8 23 II
Mengikuti
pelatihan
mengenai

19
rekam medis
kepada
karyawan yang
bertanggung
jawab di bagian
rekam medis.

Keterangan:
a. Penilaian mulai dari angka 1 sampai 10.
b. Semakin besar nilai yang diberikan maka semakin bagus.
c. Total penilaian yang paling besar berarti solusi tersebut adalah
solusi/alternatif pemecahan masalah yang diprioritaskan.
Dari penilaian di atas diperoleh bahwa alternatif solusi yang diprioritaskan
adalah “Re-desain map rekam medis yang sesuai dengan standar SOP map
rekam medis.”

G. Implementasi Prioritas Pemecahan Masalah

1. Perencanaan (P1)
Setelah dilakukan analisis dengan metode Analisa pemecahan masalah,
maka dapat disusun perencanaan kegiatan mengenai masalah yang
menjadi prioritas, perencanaan bias lebih dari satu rencana kegiatan.
a. Masalah : Map rekam medis yang belum memenuhi standar sesuai
SOP.
b. Penyebab : SDM kurang memperhatikan dalam standar map rekam
medis karena tidak adanya SDM di bidang rekam medis.
c. Solusi : Redesain map rekam medis yang sesuai dengan standar SOP
map rekam medis.
d. Rencana Kegiatan : Melakukan analisa tentang SOP map rekam medis
kemudian melakukan redesain map serta mempertimbangkan
permasalahan kebutuhan dalam penyimpanan lalu diajukan ke pusat
untuk perizinannya.

20
 e. Sasaran : SDM Admisi Front Office dan Pimpinan Klinik Cabang

2. P2 (Pengorganisasian dan Pergerakan)

Kebijakan ini meliputi 5 unsur yang dikenal dengan sebutan 5M, yaitu:
a. Man (manusia atau SDM)
1) Penanggung Jawab : Manager Klinik Cabang.
2) Pelaksana : Admisi Front Office
b. Money (biaya)
Biaya yang digunakan dalam kegiatan ini bersmuber dari pusat yang
telah disetujui oleh pimpinan.
c. Method (proses)
Metode atau proses dalam pelaksanaan perancangan ini memerlukan
koordinasi dari pusat ke cabang dalam menindaklanjuti desain rekam
medis yang yang sesuai dengan SOP.
d. Machine (alat sarana dan prasarana)
Kebutuhan dalam kegiatan ini adalah perangkat komputer untuk
mendesain ulang rekam medis.
e. Material (perlengkapan)
Material yang dibutuhkan untuk menjalankan sebuah kegiatan atau
proses. Adapun bahan yang digunakan dalam kegiatan ini adalah
desain map rekam medis, map rekam medis sesuai SOP, dan paper
fastener.

3. P3 (Pengawasan, Pemantauan dan Penilaian)

a. Pengawasan
Pengawasan sebuah proses untuk memastikan bahwa semua
aktifitas yang terlaksana telah sesuai dengan apa yang telah
direncanakan sebelumnya. Pengawasan dilakukan dengan 5W +1 H
dengan uraian berikut :
1) What (Apa yang diawasi dalam kegiatan tersebut?
Yang diawasi dalam kegiatan tersebut adalah pembuatan ulang
map rekam medis sesuai dengan SOP.

21
 2) Who (Siapa yang mengawasi kegiatan tersebut?)
Yang mengawasi kegiatan tersebut adalah manager klinik cabang.
3) When (Kapan pengawasan dilaksanakan?)
Pengawasan dilakukan saat pembuatan desain ulang map rekam
medis.
4) Where (Dimana pengawasan tersebut dilaksanakan?)
Pengawasan dilakukan di bagian front office Klinik Cita Sehat
Yogyakarta.
5) Why (Mengapa pengawasan tersebut dilaksanakan?)
Pengawasan dilakukan agar kesesuaian desain map rekam medis
yang baru sesuai SOP rekam medis yang ada.
6) How (Bagaimana cara pelaksanakan pengawasan?)
Pengawasan dilakukan dengan menganalisa teori SOP map rekam
medis dengan pembuatan desain ulang map rekam medis agar
desain yang dibuat dalam pemilihan aspek fisik, anatomik, dan isi
map rekam medis yang sesuai SOP.
b. Pemantauan
Merupakan bagian yang penting, karena dengan pemantauan akan
diperoleh umpan balik terhadap kegiatan tersebut. Pemantauan
dilakukan dengan 5W +1 H dengan uraian berikut :
1) What (Apa yang dipantau dalam kegiatan tersebut?
Yang dipantau dalam kegiatan tersebut adalah pembuatan ulang
map rekam medis sesuai dengan SOP.
2) Who (Siapa yang memantau kegiatan tersebut?)
Yang memantau kegiatan tersebut adalah manager klinik cabang.
3) When (Kapan pemantauan dilaksanakan?)
Pemantauan dilakukan saat pembuatan desain ulang map rekam
medis.
4) Where (Dimana pemantauan tersebut dilaksanakan?)
Pemantauan dilakukan di bagian front office Klinik Cita Sehat
Yogyakarta.
5) Why (Mengapa pemantauan tersebut dilaksanakan?)

22
 Pemantauan dilakukan agar kesesuaian desain map rekam medis
yang baru sesuai SOP rekam medis yang ada.
6) How (Bagaimana cara pelaksanakan pemantauan?)
Pemantauan dilakukan dengan menganalisa teori SOP map rekam
medis dengan pembuatan desain ulang map rekam medis sehingga
terjadi kesesuaian antara kebijakan yang ada dengan desain yang
dibuat.

c. Penilaian
Penilaian dilakukan setelah program dilaksanakan. Adanya
perbandingan antara harapan yang ingin dicapai dengan hasil yang
telah dicapai. Dari pembuatan desain ulang yang telah dilaksanakan
dapat di lihat bahwa perbandingan antara harapan yang ingin di capai
dan juga hasil yang telah di capai sebanding.
1) Input : Desain map rekam medis yang akan dibuat ulang sesuai
dengan SOP map rekam medis.
2) Proses : Membuat, mendesain ulang dan menganalisa desain map
rekam medis baru yang telah dibuat sesuai dengan SOP map
rekam medis.
3) Output : Memiliki map rekam medis baru yang telah sesuai
dengan Standar Operational Procedure (SOP) map rekam medis.
H. Analisis SWOT
Merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan
mengevaluasi suatau masalah proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan
faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strenghts, Weakness,
Oppurtunity dan Threats. Analisa SWOT hanya menggambarkan situasi yang
terjadi bukan sebagai pemecah masalah. Berikut uraian Analisa SWOT dari 4
faktor tersebut :
1. Strenghts (kekuatan)
Merupakan kelebihan atau kekuatan suatu perusahaan yang dimiliki, yang
didapat memberikan keuntungan dibang dengan pesaing. Adapun
kekuatan ada di Klinik Cita Sehat, antara lain :

23
 a. Program yang dijalankan berkelanjutan dan terkoordinasikan dengan
pusat.
b. Memiliki SDM yang berkualitas, terlatih dan tersertifikasi pada
bagian rekam medis.
c. Sosialisasi kepada seluruh karyawan mengenai SOP rekam medis
mudah dilakukan.
d. Kerjasama team (team work) sangat baik.
2. Weakness (kelemahan)
Merupankan karakteristik yang berkaitan dengan kelemahan perusahaan,
bisa dibandingkan dengan pesaing dapat juga berupa kelamahan yang
dianggap setiap saat ini secara internal. Adapun kelemahan yang ada di
Klinik Cita Sehat yaitu :
a. Penentu kebijakan yang harus menuggu dan menyesuaikan pusat.
b. Kurangnya SDM pada bagian rekam medis.
c. Perlu adanya pengajuan alokasi dana khusus untuk pembuatan map
rekam medis.
3. Opportunity (peluang)
Merupakan peluang yag dimanfaatkan bagi organisasi untuk dapat
berkembang dikembudian hari. Adapun peluang yang dapat dimanfaatkan
oleh Klinik Cita Sehat yaitu :
a. Adanya persiapan akreditasi yang membuat pegawai lebih
memperhatikan standar rekam medis.
b. Kebijakan dari pemerintah dalam kelengkapan rekam medis.
4. Threat (ancaman)
Ancaman yang akan dihadapi oleh organisasi ataupun proyek yang
dapat menghambat perkembangannya. Adapun ancaman yang dapat
terjadi di Klinik Cita Sehat yaitu :
a. Adanya peralihan rekam medis manual ke rekam medis elektronik.

Tabel 4. 3
Skor Analisis SWOT
IFAS (Internal Factor Analysis Summary)

24
 Bobot Skor
No Strenghts (Kekuatan)
3 2 1
1. Program yang dijalankan
berkelanjutan dan
√
terkoordinasikan dengan
pusat.
2. Memiliki SDM yang
berkualitas, terlatih dan
√
tersertifikasi pada bagian
rekam medis.
3. Sosialisasi kepada
seluruh karyawan
√
mengenai SOP rekam
medis mudah dilakukan.
4. Kerjasama team (team
√
work) sangat baik.
3x3 = 9 2x1=2 0
Total Strenghts +11

Bobot Skor
No Weakness (Kelemahan)
3 2 1
1. Penentu kebijakan yang
harus menuggu dan √
menyesuaikan pusat.
2. Kurangnya SDM pada
√
bagian rekam medis.
3. Perlu adanya pengajuan
alokasi dana khusus
√
untuk pembuatan map
rekam medis.
3x1= 3 2x1=2 1x1=1
Total Weakness -6

Tabel 4. 4
Skor Analisis SWOT
EFAS (Eksternal Factor Analysis Summary)
Bobot Skor
No Opportunity (Peluang)
3 2 1

25
 1. Adanya persiapan
akreditasi yang membuat
pegawai lebih √
memperhatikan standar
rekam medis.
2. Kebijakan dari
pemerintah dalam
kelengkapan rekam √
medis.

3x2 =6 0 0
Total Opportunity +6

No Threat ( Ancaman) Bobot Skor

3 2 1
1. Adanya peralihan
rekam medis manual ke
√
rekam medis elektronik.

0 2x1=2 0
Total Threat -2

Langkah selanjutnya adalah menunjukkan nilai atau skor darimasing-masing

IFAS dan EFAS yaitu :

IFAS = S+W= (+11) + (-6) = +5

EFAS = O+T = (+6) + (-2) = +4

Jadi faktor internal, eksternal didapat (x,y) = (+5,+4)

Berdasarkan hasil perhitungan diatas dapat diketahui bahwa nilai x = (+3)

sedangkan nilai y = (+4) analisa selanjutnya dapat dilanjutkan menggunakan diagram
Kuadran SWOT untuk melihat hubungan lebih cenderung positif atau negatif atau
diantara hasil SWOT yang telah dibuat, sebagai berikut :

26
 Oppurtunity
Kuadran III (WO) Kuadran I (SO)
(-,+) “Trun (+,+)
Around” Progresif

Weakness Strenghts

Kuadran IV (WT) Kuadran II (ST)

(-,-) “Defensif” (+,-)
Strategi Bertahan “Diversifikasi”
Strategi
Threath

Gambar 4.2
Diagram Kuadran SWOT
Dari hasil analisa menggunakan metode SWOT tersebut yaitu berada di
Kuadran I : “Progresif” (+,+) posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat dan
berpeluang. Rekomendasi strategi yang diberikan dalam kondisi prima dan mantap,
sehingga sangat dimungkinkan untuk terus melakukan ekspansi, memperbesar
pertumbuhan dan meraih kemajuan secara maksimal.

27
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan yang diuraikan dari PKL di Klinik Cita
Sehat Yogyakarta selama 2 bulan dapat disimpulkan bahwa :
1. Tujuan dari Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah
diharapkan mahasiswa mampu memahami, menganalisis dan melakukan
intervensi terhadap masalah/kasus-kasus yang timbul di instansi dan
pengaplikasian ilmu pengatuhuan dan ketrampilan yang dimiliki dalam
dunia kerja secara nyata.
2. Praktek Kerja Lapangan ini dilaksanakan selama 2 bulan dimulai dari
tanggal 02 Oktober – 25 November 2023.
3. Klinik Pratama Cita Sehat merupakan jaringan klinik pratama yang
hadir untuk memberikan layanan kesehatan bagi keluarga Indonesia.
Hingga saat ini, Klinik Pratama Cita Sehat hadir di Jakarta Timur,
Semarang, Surabaya, Pekanbaru, dan ada 2 lokasi di Yogyakarta yaitu di
Pleret dan Sewon sebagai cabang yang sebelumnya.
4. Berdasarkan hasil analisa permasalahan di Klinik Cita Sehat dilakukan
penentuan prioritas masalah menggunakan Metode Delebcq didapat

28
 prioritas masalanya adalah “Map rekam medis yang belum memenuhi
standar sesuai SOP.”
5. Dan dari faktor penyebab paling dominan terdapat pada bagian SDM
yang kurang perhatian dengan standar map rekam medis didapat
berbagai alternatif pemecahan masalah yang paling mungkin berhasil
dan paling efektif, sehingga berdasarkan hasil penilaian penulis maka
diperoleh bahwa alternatif solusi yang diprioritaskan adalah “Re-desain
map rekam medis yang sesuai dengan standar SOP map rekam medis.”
6. Analisa metode SWOT dengan melihat faktor internal dan eksternal yang
ada di instansi tersebut seperti kekuatanya, kelemahannya,peluangnya
dan ancamanya dan di gambarkan untuk kecenderungan dengan diagram
kuadran SWOT di dapat Kuadran I “Progresif.”
B. Saran
1. Untuk mahasiswa/i
a. Lebih aktif pada saat kegiatan magang atau Praktek Kerja Lapangan
b. Memberikan solusi-solusi inovatif untuk kemajuan instansi
2. Untuk STIKes Surya Global
a. Pembekalan dan bimbingan yang perlu ditingkatkan dalam tujuan
PKL menghindari misspersepsi antar mahasiswa
3. Untuk Klinik
a. Perawatan peralatan sangat diperlukan untuk keberlangsungan
pelayanan klinik yang baik
b. Lebih perhatian dalam standar standar yang harus ada dalam
pelayanan yang ada.

29
 DAFTAR PUSTAKA

Lestari, Nia Heppy.2023.Apa itu Magang Ini Manfaat dan Tujuannya dalam
https://gaya.tempo.co/read/1747948/apa-itu-magang-ini-manfaat-dan-
tujuannya Diakses 01 Desember 2023 pukul 06.50 WIB

Para Ahli. Pengertian Analisis SWOT dan Contoh Analisa SWOT. Dalam
http://pengertianparaahli.com/pengertian-contoh-analisis-swot/. Diakses
pada 02 Desember 2023 Pukul 11.18 WIB.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 28/MENKES/PER/I/2011 Tahun 2011 tentang

Klinik.

Profil Klinik Cita Sehat Yogyakarta 2022

Rully Desthian Pahlephi.2022.Mengenal Fishbone Diagram: Fungsi dan Cara

Membuatnya dalam https://www.detik.com/bali/berita/d-6471592/
mengenal- fishbone-diagram-fungsi-dan-cara-membuatnya. Diakses pada 02
Desember 2023 Pukul 11.18 WIB.

STIKes Surya Global Yogyakarta. 2023. Buku Panduan PKL. Yogyakarta:

STIKesSurya Global.

30
 Yasmin, Firyal. 2021. Metode Penentuan Prioritas Masalah Kesehatan.
https://academi/metode_penentuan_prioritas_masalah Diakses pada 01
Desember 2023 Pukul 05.22 WIB.

Writer1.2021.Hal Penting Dalam Manajemen Klinik dalam

https://omnicare.co.id/blog/ hal-penting-dalam-manajemen-klinik/ Diakses
01 Desember 2023 pukul 05.45 WIB

LAMPIRAN

Cek Metabolik di Dusun Ironayan Pemeriksaan dasar Program Luar Gedung

bersama MAA

Pembagian PMT Program Stunting Pemeriksaan Pemantauan Program Stunting

31
Cek Metabolik Program Luar Gedung Penataan Map dan Form Rekam Medis

Packing Sembako untuk Program Rutin Pemantauan dari Kader Program Stunting di
Luar Gedung Gunung Kidul

Cek Rutin Dasar di KB IT Ar Raihan Simulasi Cuci Tangan dengan Baik dan Benar

32
 Pembuatan Poster Edukasi Pelayanan Pendaftaran Pasien

Pembuatan Video Edukasi Cuci Tangan Pembuatan Denah Klinik dan Poster Edukasi

Pembagian PMT di Ponpes Dhuafa

33
34