MU - MM002 - Solicitudes Pedido V0.3

MANUAL
SOLICITUDES DE PEDIDO
MEC-TIC-MU-MM002
Versión: N° 01
ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LA VERSIÓN VIGENTE FIRMA
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MANUAL DE MEC-TIC-MU-MM002
Versión : 01
Fecha: 24.05.2017
Contenido
1. OBJETIVO.................................................................................................................................................3
2. ALCANCE..................................................................................................................................................3
3. REFERENCIAS........................................................................................................................................3
4. DEFINICIONES / SIGLAS / ABREVIATURAS.....................................................................................3
5. CONTENIDO.............................................................................................................................................3
5.1. Lineamientos.....................................................................................................................................3
5.2 Creación de una solicitud de pedido..............................................................................................4
5.2.1 Bloqueo/Desbloqueo de una solicitud de pedido.........................................................................9
5.3 Modificación de una solicitud de pedido........................................................................................9
5.4 Visualización de una solicitud de pedido.....................................................................................10
5.5 Impresión de una solicitud de pedido..........................................................................................11
5.6 Reporte: Lista general de Solicitudes..........................................................................................12
5.7 Reporte: Lista de Artículos............................................................................................................15
6. ANEXOS..................................................................................................................................................17
6.1 Anexo 1: Búsqueda de códigos de materiales y servicios........................................................17
6.2 Anexo 2: Utilización de códigos genéricos..................................................................................18
ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 2 de 26
Este documento es propiedad exclusiva de MOTA-ENGIL COLOMBIA, no puede ser utilizado, reproducido, modificado o comunicado a terceros, en su totalidad o en parte, sin el permiso expreso.
Considere el Medio Ambiente antes de imprimir este documento. Documento No Controlado.
Versión : 01
Fecha: 24.05.2017
6.3 Anexo 3: Requisitos Documentarios para Servicios, Arrendamientos y Subcontratos.........19

6.4 Anexo 4: Requisitos de Información a adjuntar en la Solicitud de Pedido según el Tipo de
Compra 24
7 CONTROL DE VERSIONES................................................................................................................25

Versión : 01
Fecha: 24.05.2017
1. OBJETIVO
La creación, modificación, visualización e impresión de solicitudes de pedido (solped) en SAP.
2. ALCANCE
El presente escrito aplica para solicitudes de pedido de Mota-Engil Colombia (MEC) y consorcios diversos.
3. REFERENCIAS
- Video de “Primeros pasos SAP”
- Diccionario SAP MM (archivo “MU - MM001 - Diccionario SAP.doc”)
4. DEFINICIONES / SIGLAS / ABREVIATURAS

Consultar el Manual “Diccionario SAP MM”
5. CONTENIDO
5.1. Lineamientos
Una solicitud de pedido (solped) se puede definir como una necesidad interna de un material o servicio, que una
vez aprobada, podría convertirse en una orden de compra.
Antes de crear una solped, debemos tener en cuenta lo siguiente:
 No es posible hacer una solped con distintos tipos de material ni naturalezas1.

 No es posible hacer una solped con diferentes centros de costo.
 No es posible hacer una solped con fechas de entrega distintas por posición. SAP rellena este campo de
manera automática considerando +15 días para materiales y +45 días para servicios. En caso fuese
necesario modificar las fechas de entrega, deberá hacerse a través de la transacción de modificación
(ME52N) después de grabar la solped.
 El ceco aprobador sólo es necesario especificarlo en la primera posición, en el resumen de posiciones.
Las posiciones siguientes copiarán el valor que se haya ingresado en la primera línea.
 Es posible apoyarse en las transacciones ZMM001-Lista de artículos para hacer la búsqueda de códigos
de material o servicios. En caso el código de material o servicio no existiera, se podrá hacer uso de los
“códigos genéricos” 2.
 En caso la solicitud de pedido sea por servicios, alquileres o subcontratos, por favor, valida los requisitos
documentarios obligatorios de adjuntar en SAP – Anexo 3
 La clase de documento que se utilizará para cualquier requerimiento es RCO – Solicitud Colombia.
 Es posible ingresar un texto de cabecera (sustento de la necesidad) y un texto de posición (detalle y/o
condiciones del requerimiento).
 Es posible adjuntar archivos a la solped creada. 3
 Si la obra tiene necesidad de un equipo, el usuario creará una “Solicitud de Equipos”. Será el área de
gestión de equipos quien decidirá si se trata de un alquiler o una compra, creando la “solicitud de pedido”
o “Solped”.
1
Los tipos de material y naturalezas son clasificaciones detalladas en el “Manual Diccionario SAP MM”.
2
Para mayor información sobre la utilización de “códigos genéricos”, consulte los anexos al final del documento.
3
Para mayor detalle sobre cómo adjuntar documentos, consulte el “Manual de Navegación SAP”.
Versión : 01
Fecha: 24.05.2017
 La pantalla de la solped se divide en 4 zonas: barra de herramientas, cabecera, resumen de posiciones y

detalle de posición, tal como se muestra en la siguiente imagen:
A. Barra de
herramientas
B. Cabecera
C. Resumen de
posiciones
D. Detalle del
posiciones
5.2 Creación de una solicitud de pedido
Ruta (o menu SAP Menu  Logística  Gestión de materiales  Compras  Solicitud de

Favorito) pedido  Crear
Transacción: ME51N
En la cabecera del documento es necesario seleccionar la clase de documento a utilizar RCO- Solicitud Peru y
escribir un texto sustento de la solped:
En el resumen de posiciones introduciremos datos de acuerdo al tipo de material que vamos a solicitar:

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En el resumen de posiciones especificaremos información de acuerdo al tipo de material que solicitaremos (ZPEC-
Repuestos, ZMAT-Materiales de construcción, ZEQP-Activos fijos, ZSUB-Subcontratos, ZMRE-Servicios de
mantenimiento, ZFSE-Servicios terceros o ZAEQ-Alquiler de equipos). El siguiente cuadro resume los valores a
ingresar en los campos de la solped:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Nota: El precio presupuestado está definido como obligatorio para todas los tipos de material, excepto “ZPEC-
Repuestos”.

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En la zona de detalle de posición, dependiendo de si estamos solicitando un material, activo fijo o un servicio,
ciertos campos pueden o no ser necesarios.
Por ejemplo, para un subcontrato, es necesario especificar las fechas de inicio y fin:
12

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Y en el caso de un servicio o activo fijo (tipo de imputación= “1”), se activará la pestaña “imputación” en el detalle
de posiciones, donde habrá que especificar información adicional:
13

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Con esto hemos concluido la creación de una solped. Antes de guardar, dale clic al botón para verificar el
documento:
Si todo está bien, puedes guardar el documento dándole clic a .
Una vez guardado, se mostrará un mensaje de confirmación con el número de documento:

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5.2.1 Bloqueo/Desbloqueo de una solicitud de pedido
En la pestaña existe el botón que se puede utilizar para bloquear

la solicitud de pedido y impedir que esta pase a aprobación. Es aplicable, por ejemplo, cuando hemos creado y
guardado una solicitud de pedido pero no está concluida. Una vez completo el documento se puede desbloquearla
con el mismo botón, de modo a dejarla disponible para aprobación.
Cuando una solicitud es rechazada por el aprobador, el status de bloqueo en la solped se activa. Para ponerla de
nuevo a disposición del aprobador, es suficiente con corregir los datos de la solped, grabar y pulsar el botón de
desbloqueo.
5.3 Modificación de una solicitud de pedido

Favorito) pedido  Modificar
Transacción: ME52N
Una vez creada la solicitud de pedido, sólo es posible editarla si no está aprobada. De lo contrario, si el
documento ya fue aprobado por al menos un nivel, el aprobador siguiente deberá rechazar el documento para que
el usuario solicitante pueda editar los datos y desbloquearla.
En caso el documento esté aprobado por todos los niveles, será necesario eliminar la solped y crear una nueva.
La solicitud de eliminación vendrá por parte del solicitante o responsable del centro de costo. Eliminarla en SAP
será responsabilidad el comprador responsable.
Si la modificación del documento está habilitada, es posible cambiar cualquier dato ingresado, incluso la fecha de
entrega.
Para modificar una solped, ve a la transacción ME52N y dale clic al botón

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Especifica el número de solped y dale clic a
Modifica los datos necesarios y dale clic a guardar .
5.4 Visualización de una solicitud de pedido

Favorito) pedido  Visualizar
Transacción: ME53N
Para visualizar una solped, ve a la transacción ME53N y dale clic al botón

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Especifica el número de solped y dale clic a
5.5 Impresión de una solicitud de pedido
Es posible obtener una vista previa e imprimir una solped. Para ello, utiliza la transacción "ZIRC", indica el número
de documento y luego dale clic a
Se visualizará una vista previa del documento. Para imprimirlo, dale clic a

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5.6 Reporte: Lista general de Solicitudes

Favorito) pedido  Visualizar lista  General
Transacción: ME5A
En esta transacción podrás listar las solicitudes de pedido. Podrás acotar la búsqueda a través de los filtros
disponibles. Por ejemplo, podríamos listar todas las solpeds hechas para MEC y el material 66714-KIT
RETENTOR 149
Ejecutamos la consulta con el botón y se mostrará el reporte:
Existen 4 campos que son importantes y que debemos considerar al momento de filtrar la información:
ELABORADO:
2 REVISADO: APROBADO: Pág. 13 de 26
3
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Alcance de la
1 Siempre colocar "ALV"
lista
N = si queremos listar solo solpeds sin OC

Status
2 B = si queremos listar solo solpeds con OC (parcial o total)
tratamiento
'vacío' = todas las solpeds, con o sin OC
05 = solo solpeds aprobadas

3 Stat.trat.solped
'vacío' = solpeds en todos los estados de aprobación
Solpeds Marcar el flag si queremos que se listen, aparte de las solpeds pendientes de OC, las que
4
concluídas ya han sido atendidas al 100%. Es decir, todas.
Podemos hacer reportes un poco más acotados. Por ejemplo, listar aquellas solicitudes creadas a partir del
01.09.2015, por el usuario “KELLYWONG” y que estén pendientes de compra:
Como los campos “fecha de solicitud” y “creado por” no están disponibles en la pantalla inicial, será necesario
agregarlos. Dale clic al botón , abre las carpetas que se muestran de cabecera y posición

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Ubica el campo a filtrar y dale doble clic. Esto hará que aparezcan a la mano derecha, listos para introducir
valores:
Como sólo necesitamos las “pendientes de compra”, los filtros inferiores deberán marcarse de la siguiente forma:

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Para finalizar, ejecutar el reporte con el botón .
Si quisiéramos listar todas las solicitudes de pedido, atendidas o no, las casillas serían marcadas de la siguiente
forma:
5.7 Reporte: Lista de Artículos
Transacción: ZMM001 – Lista de Artículos
Con esta transacción podemos hacer una lista de los códigos de material o servicios que están disponibles. Es
posible filtrar la información a través de diversos campos como los que se indican en la pantalla: tipo de material,
n°pieza fabricante, grupo de compras, etc.
Por ejemplo, podríamos listar los códigos de subcontratos habilitados para el centro 3781 (MEC). Para ejecutarlo,
coloca “3781” en Empresa, “ZSUB” en Tipo de Material y ejecutar con
Se mostrarán los códigos de subcontratos habilitados en el centro 3781 con su naturaleza, grupo de artículos,
grupo de compra, etc:

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Fecha: 24.05.2017

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Fecha: 24.05.2017
6. ANEXOS
6.1 Anexo 1: Búsqueda de códigos de materiales y servicios
Para buscar códigos de materiales o servicios, haz clic en el botón
Se abrirá una nueva ventana donde tendremos que seleccionar la pestaña “Material para grupo de artículos”
Aquí debemos especificar:
1. Tipo de material: ZPEC, ZMAT, ZEQP, ZSUB, ZMRE, ZFSE o ZAEQ

2. Centro: Si son obras de MEC = “3781”. Si son consorcios, deberá ser el código de la sociedad.
3. Palabras clave: es el material o servicio a buscar sin especificar detalles. (Ejm: cemento, clavo, bolt,
pintura, transporte, etc). Esta palabra clave deberá estar en singular (Ejm: *bota* y no *botas*) y en medio
de dos asteriscos para optimizar la búsqueda: *cemento* , *clavo* , *bolt* , *pintura* , *transporte*
1
3

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- La utilización de minúsculas o mayúsculas en el “texto breve material” es indiferente.

- Si la palabra clave no obtiene los resultados que eRCOas, intenta con sinónimos u otras opciones.
(Ejm: *uniforme* vs *camisa*).
Al darle clic a o enter, se desplegará la relación de códigos relacionados a la búsqueda realizada:
Para seleccionar el código que necesitamos, dale doble clic a la línea. SAP colocará el código seleccionado en la
pantalla inicial de la solped:
6.2 Anexo 2: Utilización de códigos genéricos
Los códigos genéricos son códigos que no detallan información sobre el material o servicio a solicitar y se
caracterizan porque sus descripciones inician con la letra “G “. Por ejemplo:
400694 - G CEMENTO EN SACO Y CEMENTO COLA
Por lo contrario, un código específico es aquel que detalla características del bien o servicio, presentación, etc. Por
ejemplo:
400191 - CEMENTO GRIS (25KG)
Consideraciones:
- Debemos siempre seleccionar los códigos específicos al crear la solicitud de pedido. Sólo en aquellos
casos cuando el código específico no existe, podemos utilizar los genéricos y adicionar un texto de
posición en el detalle de posiciones de la solicitud de pedido. Al utilizarlos, siempre debemos mantener
la “G” inicial en la descripción. Por ejemplo:
“G CEMENTO GRIS (42.5KG)”

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- Siempre que se utilice un código genérico, el comprador se encargará de hacer las coordinaciones
necesarias para la creación del código específico tomando como base el texto de la posición en la
solped(*). Una vez creado el código específico, se procederá con la creación de la orden de compra.
- Si el comprador verifica que sí existe un código específico para la posición que se indicó con código
genérico, éste procederá a rechazar el documento indicándole al solicitante que deberá utilizar el código
correcto.
- Sólo en el caso de servicios es posible generar órdenes de compra con códigos genéricos. Es decir, no
será necesaria la creación de códigos específicos si no lo amerita.
(*) Es de carácter obligatorio la utilización del texto de posición cuando se elige un código genérico en la solped:
6.3 Anexo 3: Requisitos Documentarios para Servicios, Arrendamientos y Subcontratos

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Fecha: 24.05.2017

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6.4 Anexo 4: Requisitos de Información a adjuntar en la Solicitud de Pedido según el Tipo de Compra
Anexo 4 - Requisitos de Información a adjuntar en la Solicitud de Pedido según el Tipo
de Compra
Formalizaciones
Bajo
Descripción Normal Sin Con Pré- Adendas
Valo
MCP MCP Definida
r
Texto Cabecera de Solicitud rellenado Si Si Si Si Si Si
Adjuntar Metrados para Subcontratos
Si Si Si Si Si Si
y/o Servicios
Adjuntar Piezas Escritas/Diseñadas
(Print PDF) - Especificaciones Si Si Si
Técnicas
Adjuntar p/ Subcontratos y/o Servicios
-Alcances, Cronograma, Memoria
Si Si Si
Descriptiva, Planos, Especificaciones
Técnicas.
Adjuntar Propuestas de Concurso Opcional Opcional Opcional
Adjuntar - Mapa Comparativo de
Si
Propuestas
Adjuntar - Propuesta del Proveedor Si Si Si
Adjuntar - Requisitos Documentarios
definidos en Anexo 2, de la Regla de Si Si Si
Negocio.
Pré-definida - Autorización del Director
Si
de Área
Adenda - Autorización del Director de
Área para adendas mayores a 2
meses y/o monto superior o
Si
acumulado al original. Un contrato
sólo podrá tener un máximo de dos
adendas.

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Fecha: 24.05.2017
7 CONTROL DE VERSIONES
Versión Cambios / Descripción
00 Versión inicial – Capacitación MEP
Versión inicial – Capacitación MEP :
01 - Adenda para indicación de Orden de Trabajo en las Solicitudes de Pedido para Mantenimiento
- Adenda Lineamientos: indicación de Creación de Solicitudes de Alquileres de Equipos.
03 Versión inicial – Capacitación MEC


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ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LA VERSIÓN VIGENTE FIRMA

6.3 Anexo 3: Requisitos Documentarios para Servicios, Arrendamientos y Subcontratos.........19

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 3 de 26

4. DEFINICIONES / SIGLAS / ABREVIATURAS

Antes de crear una solped, debemos tener en cuenta lo siguiente:

 No es posible hacer una solped con distintos tipos de material ni naturalezas1.

 La pantalla de la solped se divide en 4 zonas: barra de herramientas, cabecera, resumen de posiciones y

5.2 Creación de una solicitud de pedido

Ruta (o menu SAP Menu  Logística  Gestión de materiales  Compras  Solicitud de

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 5 de 26

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Si todo está bien, puedes guardar el documento dándole clic a .

Una vez guardado, se mostrará un mensaje de confirmación con el número de documento:

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 9 de 26

5.2.1 Bloqueo/Desbloqueo de una solicitud de pedido

En la pestaña existe el botón que se puede utilizar para bloquear

5.3 Modificación de una solicitud de pedido

Ruta (o menu SAP Menu  Logística  Gestión de materiales  Compras  Solicitud de

Para modificar una solped, ve a la transacción ME52N y dale clic al botón

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 10 de 26

Especifica el número de solped y dale clic a

Modifica los datos necesarios y dale clic a guardar .

5.4 Visualización de una solicitud de pedido

Ruta (o menu SAP Menu  Logística  Gestión de materiales  Compras  Solicitud de

Para visualizar una solped, ve a la transacción ME53N y dale clic al botón

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 11 de 26

Especifica el número de solped y dale clic a

5.5 Impresión de una solicitud de pedido

de documento y luego dale clic a

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 12 de 26

5.6 Reporte: Lista general de Solicitudes

Ruta (o menu SAP Menu  Logística  Gestión de materiales  Compras  Solicitud de

Ejecutamos la consulta con el botón y se mostrará el reporte:

N = si queremos listar solo solpeds sin OC

05 = solo solpeds aprobadas

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ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 15 de 26

Para finalizar, ejecutar el reporte con el botón .

5.7 Reporte: Lista de Artículos

Transacción: ZMM001 – Lista de Artículos

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6.1 Anexo 1: Búsqueda de códigos de materiales y servicios

Para buscar códigos de materiales o servicios, haz clic en el botón

Aquí debemos especificar:

1. Tipo de material: ZPEC, ZMAT, ZEQP, ZSUB, ZMRE, ZFSE o ZAEQ

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 18 de 26

- La utilización de minúsculas o mayúsculas en el “texto breve material” es indiferente.

Al darle clic a o enter, se desplegará la relación de códigos relacionados a la búsqueda realizada:

6.2 Anexo 2: Utilización de códigos genéricos

400694 - G CEMENTO EN SACO Y CEMENTO COLA

400191 - CEMENTO GRIS (25KG)

“G CEMENTO GRIS (42.5KG)”

6.3 Anexo 3: Requisitos Documentarios para Servicios, Arrendamientos y Subcontratos

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 20 de 26

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 21 de 26

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 22 de 26

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 23 de 26

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 24 de 26

ELABORADO: REVISADO: APROBADO: Pág. 25 de 26