BUPATI PURWOREJO Yth. Semua Kepala Perangkat Daerah SURAT EDARAN NOMOR: 782 /15337/2023 TENTANG PEDOMAN TEKNIS PELAKSANAAN PRESENS! APARATUR SIPIL NEGARA DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PURWOREJO Bahwa pemanfaatan Teknologi informasi Komunikasi (TIK) dalam tata kelola pemerintahan (e-Government), dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan Pemerintah Daerah. Pemanfaatan TIK di lingkungan Pemerintah Daerah, salah satunya diwujudkan melalui presensi pegawai online guna menjamin ketaatan Pegawai Aparatur Sipil Negara untuk masuk kerja dan mematuhi ketentuan jam kerja, sehingga penyelenggaraan pelayanan masyarakat dapat dioptimalkan, dan dalam rangka pelaksanaan presensi berbasis mobile di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut A. DASAR HUKUM : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2022 Tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai Aparatur Sipil Negera; 4. Peraturan Bupati Purworejo Nomor 108 Tahun 2022 tentang Disiplin Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja.B. MAKSUD DAN TUJUAN : 1. Surat Edaran ini dimaksudkan sebagai pedoman pelaksanaan presensi bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) Pemerintah Kabupaten Purworejo dengan menggunakan presensi. 2. Tujuan a. Untuk memastikan pelaksanaan presensi dapat berjalan secara optimal guna menunjang pelaksanaan tugas kedinasan. b. Untuk meningkatkan disiplin ASN di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo dalam hal kehadiran dan pemenuhan waktu kerja. C. RUANG LINGKUP Surat Edaran ini memuat pedoman teknis pelaksanaan presensi bagi ASN di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo D. PENGERTIAN 1 Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang bekerja pada instansi pemerintah; Presensi Mobile adalah alat/sarana perekaman data kehadiran ASN di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo dengan menggunakan aplikasi Simega mobile yang terkoneksi dengan server Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Purworejo; Aplikasi Simega Mobile adalah sistem informasi pelayanan kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo yang dapat diakses melalui ponsel pintar (smartphone); Aplikasi presensi adalah aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan presensi ASN Pemerintah Kabupaten Purworejo; Presensi reguler adalah presensi yang dilakukan sesuai dengan koordinat lokasi kerja; Mesin presensi adalah alat yang digunakan sebagai media perekaman presensi dengan cara mencocokan sidik jari ASN dengan sidik jari ASN yang terekam dalam data base alat dan fitur lain yang disediakan disediakan. Admin Presensi adalah Kepala Subbagian Umum Kepegawaian atau pejabat yang menangani kepegawaian pada masing masing Perangkat Daerah.8. Data presensi adalah data kehadiran ASN yang diperoleh dari hasil pelaksanaan presensi serta status presensi yang antara lain meliputi hadir (H), alpha (A), sakit (S), cuti (CT), dan penugasan lainnya; —. PETUNJUK TEKNIS PELAKSANAAN PRESENS! 1. ASN melaksanakan tugas di unit kerja wajib melaksanakan presensi masuk dan pulang dalam satu hari kerja sesuai dengan ketentuan hari dan jam kerja, sebagai contoh untuk yang § (lima) hari kerja : a. absensi pegawai online pertama pada saat masuk kerja dilakukan meksimal dengan pukul 07.30 WIB; b. absensi pegawai online kedua untuk hari senin, selasa, rabu, kamis pada saat pulang kerja dilakukan mulai pukul 16.00 WIB; dan c. Absensi pegawai online kedua untuk hari jumat pada saat pulang kerja dilakukan mulai pukul 14.30 WIB. ASN yang melaksanakan dinas dalam daerah (DD), wajib melaksanakan presensi sebanyak 1 (satu) kali dalam sehari menggunakan presensi mobile. ASN dapat melakukan presensi saat masuk kerja paling awal 2 (dua) jam sebelum jam masuk kerja yang telah ditetapkan. ASN yang melaksanakan presensi setelah jam mulai kerja dinyatakan terlambat (T) dan keterlambatan terakumulasi dalam kekurangan waktu kerja (tanpa perhitungan kompensasi kelebihan waktu kerja). ASN yang melaksanakan presensi masuk lebih dari setengah waktu kerja dinyatakan tidak melaksanakan presensi masuk kerja (TAM). Contoh a. Untuk ketentuan waktu kerja pukul 07.30 - 16.00 WIB, apabila ASN melaksanakan presensi masuk kerja pukul 11.46 WIB dinyatakan tidak melaksanakan presensi masuk dan terakumulasi dalam kekurangan waktu kerja. b. Untuk ketentuan waktu kerja pukul 07.00 - 14.00 WIB, apabila ASN melaksanakan presensi masuk kerja pukul 10.31 WIB dinyatakan tidak melaksanaken presensi masuk dan terakumulasi dalam kekurangan waktu kerja. ASN dapat melakukan presensi pulang paling akhir 3 (tiga) jam setelah jam pulang, keouali sistem kerja shift paling akhir 2 (dua) jam setelah jam pulang kerja (Rumah Sakit, Penjaga Malam, dil)ASN yang melaksanakan presensi sebelum jam pulang kerja dinyatakan pulang cepat atau pulang awal (P) dan terakumulasi dalam kekurangan waktu kerja. ASN yang melaksanakan presensi pulang kurang dari setengah waktu kerja dinyatakan tidak melaksanakan presensi pulang kerja (TAP). Contoh a. Untuk ketentuan waktu kerja pukul 07.30 — 16.00 WIB, apabila ASN melaksanakan presensi pulang kerja pukul 11.44 WIB dinyatakan tidak melaksanaken presensi pulang dan terakumulasi dalam kekurangan waktu kerja. b. Untuk ketentuan waktu kerja pukul 07.00 - 14.00 WIB, apabila ASN melaksanakan presensi masuk kerja pukul 10.29 WIB dinyatakan tidak melaksanaken presensi pulang dan terakumulasi dalam kekurangan waktu kerja. 9. ASN yang hanya melaksanakan salah satu presensi masuk atau pulang kerja saja dinyatakan kekurangan waktu setengah waktu kerja. 10.ASN yang sedang melaksanakan penugasan luar (Dinas Luar Daerah), Cuti Alasan Penting (CAP), Cuti Besar (CB), Cuti Bersalin / Melahirkan (CBS), Cut Diluar Tanggungan Negara (CLTN), Cuti Sakit (2 s/d 13 hari) (CS), Cuti Sakit (lebih dr 14 hari) CS>14H, Cuti Tahunan (CT), Diklet (DK), Sakit (1 hari) (S) tidak wajib melaksanakan presensi online tetapi wajib menyerahkan surat tugas atau cuti kepada admin presensi Perangkat Daerah/ operator presensi Perangkat Daerah paling lambat setiap akhir bulan sebagai lampiran rekap presensi untuk dilakukan penginputan. 11.Admin presensi perangkat daerah menginput Surat Tugas atau cuti pada menu Izin dengan menginput jenis cuti, tanggal awal pengambilan cuti, tanggal akhir pengambilan cuti, surat tugas atau cuti dan keterangan cuti yang diakhiri dengan menekan Simpan untuk menyelesaikan pengunggahan surat tugas atau cuti. 12.Hasil rekapitulasi presensi bulanan digunakan sebagai salah satu dasar perhitungan tambahan penghasilan pegawai (TPP)13.Apabila terdapat perubahan data (mutasi), admin Perangkat Daerah mengajukan secara resmi dan berjenjang kepada BKPSDM untuk dilakukan pembaharuan/penyesuaian data dan Perangkat Daerah lama agar berkoordinasi dengan Perangkat Daerah baru dalam proses penyesuaian data dimaksud 14.Perangkat Daerah bertanggung jawab dalam pengelolaan data presensi masing-masing ASN di Lingkungannya. F. PELAKSANAAN PRESENS! MENGGUNAKAN MESIN PRESENS! DAN PRESENS! MOBILE 1. Persiapan pelaksanaan mesin presensi a. ASN menggunakan data finger dan data wajah yang sudah didaftarkan pada mesin yang terdapat pada mesin presensi b. ASN memastikan bahwa presensi yang dilakukan telah terekam oleh mesin (misal diberi tanda dengan tanda centang atau terimakasih); c. Dalam keadaan force majeure BKPSDM berwenang untuk mematikan mesin presensi. 2. Persiapan pelaksanaan presensi mobile a. ASN wajib memastikan penggunaan ponsel pintar (smartphone) yang kompatibel dan kelancaran koneksi jaringan internet. b. ASN Wajib mengunduh aplikasi Simega pada playstore untuk kemudian diinstal pada telepon pintarnya atau https:/bit.ly/e- sensi_v2. c. ASN melakukan instalasi Simega dan wajib mengijinkan permintaan akses kamera, GPS, dan penyimpanan (storage). d. ASN login Aplikasi Simega sesuai dengan user dan password masing- masing. e. ASN mengaktifkan GPS pada perangkat ponsel pintar (smartphone) 3. Presensi reguler a. Presensi dilaksanakan di lingkungan unit kerja masing-masing sesuai dengan koordinat lokasi yang telah ditentukan, dalam jangkauan radius 75 meter ( tergantung luas area ) dari lokasi kantor yang telah ditentukan/ ditandai oleh Global Positioning System (GPS).b. Presensi dilaksanakan dengan cara masuk pada menu presensi pada aplikasi Simega kemudian akan muncul koordinat lokasi unit kerja masing- masing ASN. cc. Apabila koordinat lokasi unit kerja belum muncul maka tekan icon refresh untuk memunculkan koordinat lokasi kerja atau apabila diperlukan dapat mematiken atau menghidupkan kembali GPS (location), kemudian klik atau tap pada icon sidik jari sesuai koordinat lokasi d. Melakukan swafoto (self) wajib tampak muka (melepas sementara topihelm/tutup kepala, kacamata hitam, masker) dengan memperlihatkan background/latar belakang lokasi kerja (tidak close-up) dan menggunakan pakaian dinas yang berlaku pada har itu e. ASN memastikan bahwa presensi yang dilaksanakan telah terverifikasi dengan muncul notifikasi “Anda berhasil melakukan presensi pada tanggal, bulan, tahun dan waktu pada hari tersebut” f. ASN memastikan bahwa presensi telah terekam dengan melakukan pengecekan pada menu presensi kemudian data presensi. g. ASN dapat melakukan presensi ulang jika presensi belum terekam dalam data presensi harian. G. PENGELOLAAN DATA PRESENSI 1 Pengelola data presensi pada aplikasi presensi dikelola oleh admin presensi Perangkat Daerah/UPT/Korwil dengan ketentuan sebagai berikut : a. Admin presensi Perangkat Daerah Induk diampu oleh Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian atau pejabat yang menangani kepegawaian pada masing-masing Perangkat Daerah b. Admin Presensi UPT/Korwil diampu oleh Kepala Subbagian Tata Usaha atau pejabat yang menangani kepegawaian masing-masing UPT/Korwil. Apabila dalam Perangkat Daerah/UPT/Korwil terjadi kekosongan atau perubahan Pejabat yang menangani kepegawaian, maka dapat mengajukan admin presensi sesuai dengan persetujuan Kepala Perangkat Daerah. Pengajuan sebagaimana dimaksud dalam angke 2 diajukan secara resmi dan berjenjang ke BKPSDM Kabupaten Purworejo4, PNS yang diberi penugasan/melaksanakan tugas di unit kerja lain (contoh Penjabat (Pj), Pelaksana Harian (Pih),serta Pelaksana Tugas (Pit) dapat melaksanaken presensi pada Perangkat Daerah/Unit kerja tempat penugasan, sedang pengelolaan presensinya diampu oleh admin presensi Perangkat Daerah Induknya 5, Admin presensi mempunyai kewajiban a. Menginput jadwal kerja setiap awal bulan (mingguan, hari libur, jadwal detail) untuk semua ASN di lingkungan unit kerja masing-masing. b. Melakukan validasi terhadap izin bagi semua ASN di lingkungannya. Melakukan validasi data presensi maksimal pada akhir bulan berjalan. d. Melakukan konfirmasi kepada ASN di lingkungannya terkait dengan data presensi sebelum tanggal 5 bulan berikutnya. e. Melakukan kalkulasi/simpan data presensi maksimal tanggal 5 pukul 23.59 WIB bulan berikutnya dan memastikan bahwa data presensi sesuai dengan kondisi sebenarnya. f. Apabila admin presensi tidak menyimpan hasil kalkulasi data presensi ASN, maka data presensi ASN dimaksud tidak akan terkalkulasi dalam perhitungan capaian kinerja ASN g. Hasil kalkulasi data presensi digunakan sebagai pendukung capaian kinerja dari sisi presensi adalah rekap personal. H. KETENTUAN LAIN-LAIN 1. Admin Presensi Perangkat Daerah mencetak absensi pegawai online dalam bentuk absensi harian sesuai dengan kebutuhan, rekap bulanan dan melaporkan hasil rekapitulasi absensi pegawai online kepada Kepala Perangkat Daerah sebagai bahan evaluasi dan daser pembayaran TPP ASN setiap bulan 2. Dalam hal terjadi keadaan kahar yang menyebabkan ASN tidak dapat melakukan presensi, seperti mati lampu dari PLN, bencana alam dsb, maka admin presensi dapat menyampaikan surat pemberitahuan tersebut ke BKPSDM Kabupaten Purworejo. 3. Dalam hal Perangkat Daerah akan menggunakan mesin presensi (finger print dan face detection) maka perangkat daerah wajib berkoordinasi dengan BKPSDM Kabupaten Purworejo.|. PENUTUP Para pimpinan perangkat daerah bertanggungjawab dalam melakukan pelaksanaan dan pengawasan terhadap ketentuan Surat Edaran ini pada masing- masing unit kerja di bawahnya dan seluruh ASN di lingkungan kerjanya Demikian agar menjadikan maklum dan dilaksanakan sebaik-baiknya. Ditetapkan di Purworejo pada tanggal 6 Desember 2023