KETENTUAN DAN PROSEDUR

PENGADAAN, PENGGUNAAN, DAN PEMANTAUAN

ATK DAN PERANGKAT KERJA
(konsep)

DEFINISI :
1) Karyawan, adalah setiap orang yang bekerja di perusahaan yang
menerima perintah dari atasan yang ditunjuk dan
menerima upah dari perusahaan, baik yang berstatus
PKWTT maupun PKWT.
2) ATK (Alat Tulis Kantor), adalah alat yang disediakan oleh perusahaan yang
diperuntukkan buat karyawan untuk menunjang
penyelesaian tugas dan pekerjaan yang diberikan oleh
atasan, meliputi antara lain : pensil, ballpoint,
penghapus, kertas, tinta printer, spidol, penjepit
kertas, pembatas kertas, dan lain-lain yang sejenis.
3) Perangkat Kerja, adalah perangkat yang disediakan oleh perusahaan
untuk pelaksanaan dan atau penyelesaian tugas dan
pekerjaan yang ada di masing-masing fungsi / unit
kerja sesuai dengan target dan sasaran yang
ditetapkan oleh manajemen.
4) Pemantauan, adalah kegiatan yang dijalankan oleh fungsi / unit
kerja yang ditunjuk manajemen untuk memantau
efektifitas dan efisiensi dalam penggunaan ATK
maupun perangkat kerja dengan orientasi hemat
biaya.

KETENTUAN PENGADAAN :
1) Atasan pada setiap unit kerja menunjuk 1 (satu) karyawan sub ordinat sebagai
administratur unit kerja yang bertugas membuat catatan dan mengelola data
atas seluruh permintaan dari unit kerjanya.
2) Karyawan pada unit kerja dapat menyampaikan usulan permintaan ATK atau
perangkat kerja dengan cara mengisi e-form yang disediakan dan disampaikan
kepada administratur atau atasan unit kerja. Permintaan tersebut dibatasi 1
(satu) pengajuan pada setiap tahunnya.
3) Atasan memberikan persetujuan atau penolakan dengan mempertimbangkan
tingkat dan jumlah kebutuhan sesuai tugas dan pekerjaan dalam tahun berjalan
yang dibebankan kepada karyawan atau fungsi unit kerja. Persetujuan atau
penolakan dituangkan dalam e-form yang sama di poin diatas dan disampaikan
kepada administratur unit kerja atau karyawan pemohon.
 4) Administratur unit kerja atau karyawan pemohon menerima kembali e-form dari
atasan dan selanjutnya menyampaikan e-form tersebut kepada unit kerja yang
menjalankan fungsi pembelian / pengadaan barang tersebut.
5) Kepala unit kerja yang menjalankan fungsi pembelian / pengadaan barang
tersebut memerintahkan karyawan sub ordinat untuk menindaklanjuti
permintaan tersebut.
6) Karyawan sub ordinat poin 5 diatas menjalankan pengadaan barang, membuat
catatan, dan mengelola data seluruh permintaan yang disampaikan dari seluruh
fungsi atau unit kerja.

KETENTUAN PENGGUNAAN :
1) Karyawan yang diberikan ATK atau perangkat kerja bertanggung jawab untuk
menggunakannya secara baik, benar, efektif, dan efisien. Dan atasan pada setiap
unit kerja bertanggung jawab untuk memberikan arahan dan memantau
penggunaannya agar dapat efektif dan efisien.
2) Untuk kebutuhan koordinasi atau pendokumentasian secara internal didalam
lingkungan perusahaan, maka harus dilakukan secara digital (paperless) atau
menggunakan lembar halaman pada sisi yang belum dipergunakan.
3) Atasan pada setiap unit kerja tidak diperkenankan memberikan disposisi atau
persetujuan apabila terdapat pengajuan koordinasi atau pendokumentasian
untuk kebutuhan internal di lingkungan perusahaan yang tidak sesuai dengan
poin 2 diatas.

KETENTUAN PEMANTAUAN :
1) Karyawan sub ordinat pada unit kerja yang menjalankan fungsi pengadaan
barang berkewajiban untuk membuat catatan dan mengelola data permintaan
serta menyampaikan rekapitulasi kepada atasannya di bulan Desember pada
setiap tahunnya.
2) Kepala unit kerja poin 1 diatas melakukan analisa dan kajian atas rekapitulasi
tersebut diatas guna pertimbangan tingkat dan jumlah kebutuhan di tahun
berikutnya. Apabila tren rekapitulasi tersebut menunjukkan kenaikan, maka hal
tersebut disampaikan kepada unit kerja terkait dengan diberikan saran
efektifitas dan efisiensi untuk tahun berikutnya.
3) Dalam hal terjadi tren kenaikan dalam 2 (dua) tahun berturut-turut, maka kepala
unit kerja yang menjalankan fungsi pengadaan barang menyampaikan kenaikan
tersebut kepada manajemen guna dilakukan pembahasan di tingkat manajemen.