PANDUAN PENYEDIAAN NOTA SERAH TUGAS

KETERANGAN AM
Pegawai-pengawai Kumpulan ‘A’ dan ‘B’ yang terlibat dengan pertukaran adalah dikehendaki
menyediakan Nota Serah Tugas berpandukan butir-butir yang diperlukan dalam format yang
disertakan. Kertas-kertas tambahan bolehlah digunakan untuk ruangan yang tidak mencukupi.

2. Nota Serah Tugas yang lengkap hendaklah disediakan dalam 5 salinan dan salinan-salinan
tersebut mestilah diserahkan atau disimpan oleh pihak-pihak berikut :-

Pegawai Pelajaran Daerah Johor Bahru

Unit Kewangan
Pejabat Pelajaran Daerah Johor Bahru

PPDM/PPDR

Pegawai yang akan mengambilalih tugas

Simpanan peribadi pegawai yang akan bertukar

3. Sebarang pertanyaan atau keterangan lanjut mengenai penyediaan Nota Serah Tugas ini
bolehlah dialamatkan kepada Cawangan Perkhidmatan Jabatan Perkhidmatan Awam, Wisma
BERNAMA, Jalan Tun Razak, Kuala Lumpur.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN NOTA SERAH TUGAS

Surat Penyerahan Dan Akuan Terima

Di bawah perkara ini pegawai akan bertukar hanya perlu mengisikan surat dengan menulis
nama penuh, jawatan yang disandang, tempoh menyandang jawatan dan menandatangani
surat berkenaan. Nota Serah Tugas yang lengkap hendaklah diserahkan kepada Ketua
Bahagian/Ketua Unit/Guru Besar/Pengetua * Untuk disemak dan ditandaatangani.

Ketua Bahagian/ Ketua Unit/ Guru Besar/Pengetua* kemudiannya perlu memanjangkan

Nota Serah Tugas berkenaan kepada pegawai tadbir di Kementerian atau Jabatan/Kerani
Pentadbiran Sekolah*. Nota Serah Tugas ini seterusnya diserahkan kepada pegawai yang
mengambilalih jawatan dan pegawai berkenaan hendaklah menandatangani surat akuan terima
Nota Serah Tugas.
Senarai Tugas Jawatan
Di bawah tajuk kecil ini pegawai perlu menyenaraikan tugas-tugas sepertimana yang
tercatat di dalam senarai tugas rasmi jawatan. Sekiranya pegawai dilantik mengisi mana-
mana jawatan melalui jawatan yang dipegangnya maka jawatan yang berkenaan perlu juga
dicatatkan.

Kedudukan Terakhir Tugas-Tugas Yang Belim Selesai

Dibawah tahuk ini ada disediakan 5 ruangan mengenai tuga-tugas yang belum
diselesaikan.

Tugas-tugas Yang Belum Selesai

Di bawah tugas ini pegawai yang akan bertukar perlu menyenaraikan semua tugas-tugas
yang belum diselesaikan semasa pegawai akan meninggalkan jawatan.

Kedudukan Sekarang
Bagi ruangan ini pegawai adalah dikehendaki melaporkan kedudukan terakhir tugas-tugas
yang sedang dijalankan

Tindakan Susulan
Pegawai yang akan bertukar perlu dimaklumkan kepada pegawai yang akan mengambil
alih tugas mengenai tindakan lanjut atau tindakan susulan yang diperlukan bagi tugas-
tugas yang belum diselesaikan.

Rujukan Fail, Pegawai Yang Berkaitan

Ruangan ini memerlukan pegawai yang akan bertukar mencatatkan maklumat-maklumat
mengenai no fail pegawai dan Kementerian/ Jabatan berkaitan yang boleh dan perlu
dirujuk oleh pegawai yan akan mengambil alih sekiranya timbul masalah berhubung
dengan tugas-tugas yang belum diselesaikan.

Catatan
Di Bawah ruangan ini, pegawai perlu mencatatkan maklumat-maklumat tambahan yang
difikirkan perlu diketahui oleh pegawai yang akan mengambilalih supaya perjalanan kerja
yang ditinggalkan tidak terjejas.
 KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT

1. Surat Penyerahan dan Akuan Terima I

Nota Serah Tugas

2. Senarai Tugas Jawatan II

3. Kedudukan terakhir tugas-tugas yang III

belum selesai

4. Senarai hartabenda/peralatan pejabat IV

5. Kedudukan Kewangan/ Akuan dan V

dan lain-lain

6. Fail Meja VI

7. Manual Prosedur Kerja VII

8. Lain-lain VIII
IV Senarai Harta Benda/Peralatan Pejabat
Dibawah tajuk kecil ini, pegawai yang akan bertukar adalah dikehendaki
menyenaraikan semua harta benda/ peralatan pejabat hakmilik Kerajaan yang akan
diberikan kepada pegawai semasa menjawat jawatan terakhir. Senarai harta benda /
peralatan pejabat ini hendaklah dicatat seperti contoh di bawah :

Contoh ;
Senarai Harta Benda / Peralatan Pejabat Bilangan / Jumlah
Meja Pegawai (Tingkatan Biasa) 1 Buah
Kerusi eksekutif jenis ‘B’ 1 Buah
Kerusi Pelawat 2 Buah
Almari buku bercermin 1 Buah
Rak Buku bercermin 1 Buah
Kabinet besi berlaci 1 Buah
Lain-lain 1 Buah

V Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-lain

Ruangan ini hanya perlu dipenuhi oleh pegawai-pegawai yang menguruskan
perkara-perkara yang berkaitan dengan urusan kewangan dan akaun. Maklumat-
maklumat yang perlu dimasukkan merupakan lapor kedudukan kewangan semasa
pegawai yang akan meninggalkan tugas.

VI Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja

DAN Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja adalah disertakan sebagai sebahagian
VII daripada Nota Serah Tugas dan ianya disertakan sebagai Lampiran ‘A’ 1 dab ‘A’2.

Salinan Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja hanya perlu diserahkan kepada
pegawai yang akan mengambil alih tugas dan bahagian Pentadbiran/Perkhidmatan
Kementerian Atau Jabatan berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah
diserahkan sebelum ini.

VIII Lain-lain Hal

Di bawah tajuk ini, pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan sebarang
maklumat tambahan atau maklumat am berhubung dengan kerja dan jawatan yang
disandang. Catatan-catatan ini hendaklah berupa maklumat yang boleh membantu
dan dapat dijadikan garis panduan kepada pegawai yang akan mengambil alih
tugas .
 SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA
NOTA SERAH TUGAS

(a) Adalah saya yang memegang jawatan

di SMK IMPIAN EMAS, JOHOR BAHRU dari tarikh
hingga bersama-sama ini menyerahkan NOTA SERAH TUGAS
sepertimana diarahkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat Bil.JPA.193/6/3-4
(20) bertarikh 19 Julai 1995. Disertakan juga bersama-sama ini Fail Meja/Manual Prosedur
Kerja*

Diserahkan oleh : Disemak oleh :

Tandatangan : ………………………… Tandatangan : ………………………

Nama : ……………………………….. Nama : ……………………………...
(Pegawai yang menyerah tugas) (Ketua Bahagian/Unit/Pengetua)

(b) Adalah saya yang memegang jawatan

di SMK IMPIAN EMAS, JOHOR BAHRU mulai tarikh
mengaku telah menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas dan fail
meja/Manual Prosedur Kerja *
Diterima oleh : Diluluskan oleh :

Tandatangan : …………………………. Tandatangan : …………………………….

Nama : ………………………………… Nama : ……………………………………

(Pegawai yang mengambilalih tugas) (Pegawai Tadbir Kementerian/Jabatan/Sekolah)

Catatan :
* Potong mana yang tidak berkenaan
SENARAI TUGAS
 KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM DISELESAIKAN

Tugas-tugas yang belum Kedudukan Tindakan susulan Rujukan fail pegawai Catatan
diselesaikan sekarang yang diperlukan Jabatan yang berkenaan
SENARAI HARTABENDA / PERALATAN PEJABAT
A LAPORAN MENYERAH TUGAS PEKELILING JABATAN BIL.15/1969

Nama Sekolah :
Kod Sekolah :
Nama Pegawai Yang Mengambilalih Tugas :
Nama Pegawai Yang Menyerah Tugas :

B BUKU-BUKU AKAUN DAN REKOD KEWANGAN

Buku-buku dan rekod-rekod kewangan seperti berikut telah pun disemak dan diserahkan
kepada pegawai-pegawai yang mengambil alih.

1. BUKU TUNAI
Tarikh
Akaun Kumpulan Wang Kerajaan ………………………………………

Akaun Kumpulan Wang Suwa Tarikh

………………………………………

Akaun Kumpulan Wang Asrama Tarikh

……………………………………….

2. PANJAR WANG RUNCIT

3. BUKU PENGGUNAAN SETEM

4. BUKU CEK
4.1 Cek-cek yang belum digunakan :
No.Siri

Akaun Kumpulan Wang Kerajaan ………………………………….

No. Akaun : ………………………………….

Akaun Kumpulan Wang Suwa ………………………………….

No. Akaun ………………………………….

Akaun Kumpulan Wang Asrama ………………………………….

No.Akaun …………………………………..

4.2 Cek-cek yang telah digunakan tetapi belum diaudit

Akaun Kumpulan Wang Kerajaan …………………………………..

No. Akaun : ………………………………….

Akaun Kumpulan Wang Suwa ………………………………….

No. Akaun ………………………………….

Akaun Kumpulan Wang Asrama ………………………………….

No.Akaun …………………………………..

5. KEPINGAN-KEPINGAN BAYAR MASUK KE BANK

5.1 Akaun Kerajaan
No.Cek Bil Tarikh Jumlah Jumlah Besar

5.2 Akaun Suwa

No.Cek Bil Tarikh Jumlah Jumlah Besar

5.3 Akaun Asrama

No.Cek Bil Tarikh Jumlah Jumlah Besar
6. Buku-buku Resit
6.1 Resit-resit yang belum digunakan
No.Siri

Resit Pejabat ……………………………

Resit Yuran Murid ……………………………

6.2 Resit-resit yang digunakan tetapi belum diaudit

Resit Pejabat
Akuan Kerajaan & Suwa …………………………….

…………………………….

…………………………….

…………………………….
6.3 Resit Murid
Akuan Kerajaan & Suwa …………………………….

……………………………

…………………………….

……………………………

7. Fail Lembaran Gaji Baucer dan Lain-lain …………………………….

8. Buku Kedatangan Murid …………………………….

9. Daftar Kutipan Yuran Sekolah …………………………….

10. Daftar Resit Yuran …………………………….

11. Penyata Kira-kira Sekolah …………………………….

12. Penyata Kira-kira Sekolah

12.1 Telah Diaudit ……………………………..

12.2 Belum Diaudit ……………………………..

B KEDUDUKAN AKAUN SEKOLAH

Kedudukan Akaun seperti pada tarikh serah menyerah ialah seperti berikut :-

1 AKAUN KERAJAAN
Baki dalam buku tunai pada RM

Baki dalam bank pada RM

Penjelasan mengenai perbezaan :

Tarikh No.Cek Amaun

2 AKAUN SUWA
Baki dalam buku tunai pada RM
……………………. …………………….

Baki dalam bank pada ……………………. RM …………………….

Penjelasan mengenai perbezaan :

Tarikh No. Cek Amaun

Faedah Bank

C. BIL-BIL YANG BELUM DIJELASKAN

Bil Nama Pembekal No.Bil/Tarikh Amaun

 FAIL MEJA
(Hendaklah disertakan sebagai Lampiran ‘A’3)
D BUKU TUNAI/BUKU PANJAR WANG RUNCIT

Buku Tunai dan Panjar Wang Runcit telah digariskan dan dijumlahkan dan ditandatangani
oleh kami. Kenyataan penyesuaian telah disediakan dan perbezaan di anatara baki-baki dalam
buku-buku itu dengan Bank berjumlah RM ……………………… telah disesuaikan. Wang
tunai dalam tangan berjumlah RM………………………… (PWR)(dan lain-lain barang yang
bernilai) telah diserahkan kepada pegawai yang mengambilalih.

E WANG DALAM AKAUN SEKOLAH YANG BELUM DIJELASKAN BAYARAN

KEPADA GURU/MURID

F BUKU-BUKU KHUTUB KHANAH

G BARANG-BARANG SEKOLAH DAN BAHAN-BAHAN MENGAJAR YANG

BERNILAI
(Hendaklah disertakan sebagai Lampiran ‘A’2)
MANUAL PROSEDUR KERJA
(Hendaklah disertakan sebagai Lampiran ‘A’4)
LAIN-LAIN HAL
CARTA ORGANISASI SEKOLAH
 SENARAI NAMA GURU DAN KAKITANGAN

SESI PERSEKOLAHAN TAHUN ………………………..

BIL NAMA JAWATAN