TEMA 4 - ® Reuniones. Concepto y elementos basicos f@ ,Q06 05 una reunién? Qué es una reunién? |6, Reuniones. Concepto y elementos basicos ies 66 {Cémo se organiza una reunion? ae Horel 1a Residencia Calle del Silencio, 24 oviEDO, Oviedo, 23 de marzo di Se convoca a todos los tabsjadores de la Seccisn de Reservas a ximo dia 26 de marzo, 4 las 13:30 horas, en el Salon Azul de ote, co on que tendré lugar et pre trabajo (plana baja del Orden del dia Informacion por parte del personal encargado de las reservas de las solicitudes formuladas Propuesta de un curso de formacion sobre un nuevo programa informatico para reservas 3. Ruegos y pregain Fao. Inés Ariza Montero Seccién Reservas Documente, 6.1. Conv. © Distibuir comectamente los asients. D t coordinador dela reunion es ia persona que Bondréen marcha la misma, gestoraré que todo *-Presentar alos pattcipantes fst®a punt, acogiende alos partcipantes, pre- Sentandoles la cuestin y moderando si fuera «-Establecer ycomunicar las reglas necesario, + Poner sobre la mesa los datos e ideas antes de evaluates. Rober: F Miller (Barcelona, 1995) nos presenta varias stiones que debe tener presente el coordinador:——*Procurar que reunién no decaiga Repartr el onen de ta + xigirconclusones‘A continuacién, el autor nos presenta cuatro aspectos esenciales en la funcin del coordinadar. @ 1, Controle et reloj. Haga cumplir el orden del dia en cuanto al tiempo asignado a cada tema Recuerde que las reuniones no tienen por qué ser necesariamente democraticas. Usted es el que manda; basta decir en tono correcto: as hora de pasar al tema siguiente; volveremos sobre este asunto mas tarde, si nos queda tiempo». 2. No se olvide de aquelto que debe pregun- tar. Cuando se prepare para la reunién, redacte uma lista de las cuestiones que debe averiguar Tengala a mano durante ta reunion, para no olvi- darse de preguntar lo que necesita saber. 3. No permita que se pierda el hilo de la con- versacién, Es, probablement, el aspecto mis diff. il deta taea del der y el mis importante desde punto de vista dela productivided dela reunin, Una vez mis, recuerde que ésta noes una demo cracia y que, en cuanto al procedimiento, usted tiene el nico voto que cuenta. Para cortar diva gaciones puede ser suficiente la invitacion: «Que ra explicar qué relacion quarda lo que acaba de decir con el asunto que estamos discutiendo?». 0 bien: «Como disponemos de un tiempo limitado, le sugiero que retornemos al tema», pero, e50 sf, siempre dicho con amabitidad. 4, Recapitule antes de pasar al tema siguiente. Como lider dela reunién, le incumbe establecer las conclusiones pretiminares a medida que avanza {a discusion, sobre todo en el momento de pasar de un tema al siguiente. Con esto los participan- tes organizaran mejor sus ideas y la discusion se mantendré dentro de cauces manejables, ‘Puente: MILLER, Robert £. Organice sus reuniones de manera 6ptima, Barcelona, Plaza y Janés, 1995 Las técnicas de trabajo han de ser elegidas cuidadosa- mente, en funcion del objetivo que se persiga. Asi- mismo, hemos de recordar que en ocasiones las técri cas precisan personas con capacidad para aplicarlas. En la unidad dedicada al estudio de tos grupos de trabajo se ha presentado un conjunto de téenicas que son apli- cables a las reuniones. 178 6. Reuniones. Concepto y elementos basicos 6.6 «Como se organiza una reunién? @ Resumen, registro y evaluacién Una vez que la reunién ha concluido, habré g un resumen de todo lo acontecdo con el fin de valor de forma completa si se ha conseguido 0 no el objetiyo @ ated ser, ity alin dels rearones sc jr ota dela oa ena reriny vlan campos ones revs Habré que buscar informacion que ayude a saber con cexactitud qué ha ocurrido en la reunign que se ha cele brado. Es importante no olvidar el analisis del grado de consecucién de los objetives. En el Documento 6.3 se plantean algunas de las cuestones que habra que evalua La elaboracién del resumen puede tener formato de informe, que contendré una recopilacién de todas las decisiones y de las personas encargadas de llevarias a cabo. Los datos mas importantes que hay que plasmar en el. resumen son: Datos © Asistentes © Temas tratados © Posturas de las personas que han participado © Acuerdos que se han adoptado ‘© Sefialar si los acuertios se han adoptado por Uuranimidad por mayoria © Indicar quign se va a encargar de hacer 0 des- arrllar los acuerdos tomados y fas fechas para (que se reaticen © Fecha de la proxima reunion sies necesaria Tabla. 6.5. A continuacién se adjunta un modelo que puede ree ger los aspectos mas importantes de fa reunion Ay6. Reuniones. Concepto y elementos bisicos 6.6 sCémo se organiza una teunién? REUNION DEL EQUIPO DE: Convoca ta reunin: Fecha de la reunion: Lugar de ta reuni6n: Hora de la reunién: jombre y Apeliidos Orden del dia: ie 2, 3 Aspectos del debate mas importantes: Acuerdos tomados: Fecha, lugar y hora de préximas reuniones: Documento, 6.2. Documento de recogida de datos de una reunién Una vez realizado el informe o resumen hay que enviarlo, si asi se ha acordado, con la mayor rapidez posible, a las personas a quienes pudiera interesar. Es nes es la evaluacién de la misma, Las personas importante designar a una persona para que realice la que han preparado la reunion deberdn evaluar si funcion de esumir tos aspectos més importantes dela se han cumplido os objtivosplanteados ys la reunign La altima etapa de la organizacién de las reunio reunin se ha desarrollado segin lo previsto. Si nadie se ocupa de ell, suele ocutir que las conclu- siones o el resumen nunca se distribuyen una vez aca~ ada la reunién, Sila reunién pretendia llegar a acuer- dos comunes entre los asistentes, tener un informe elaborado nos permitiré controlar mejor el grado de umplimiento de ios acuerdos que se han adoptado. £5 muy importante hacer este analisis porque ayudara 3 ver qué se ha hecho bien en la reunign y qué aspec- tos de la reunign no han salido bien, qué ha faltado ¥ Bor qué, Los fallos de una reunin deben servir para aprender y hay que intentar evitarlos en préximas Feuniones En el Documento 6.3. se seftala un listado de datos "ese a suconpobnescunawinin, By. 68. Patient gedtmonewéemacrasn 4D 179180 Lista de comprobacién Valoracién de la reunién Objetivo o finalidad de ta reunién Se previeron unos resultados concretos {decisiones, acciones)? {Puede medirse el grado de consecucion det propésito? fra alcancable (elisa) objetivo ofnaidad? fodian estructurarse los objetivos de ota manera? Partcipantes ue correcto el nimero de participantes? Respondieron los participantes convocados? fra mejorable la lista de participantes? Preparacion {Se environ las invitaciones a tiempa? {Se soicitaron las confirmaciones? fue adecuada mi preparacin de los materiales? {Se habian preparado los participantes para la discusion de los temas en ta reunion? Estuvieron disponibles a tiempo los rmedios y el equipo? {Se aprovisiond adecuadamente ta reunién? {Podia haberse mejorado la preparacién? Calidad de la discusién {Se discutieron adecuadamente los temas? «fue adecuada la participacién del grupo? Se discutieron todos los asuntos? = 6. Reuniones. Concepto y elementos basicos 66 Como se organiza una reuni6n? Se concedié tiempo suficiente para la discusién? ade :Podia haberse mejorado la mane Conducir la reunign? Toma de decisiones {Se tomaron decisiones durante la reunién? Contribuyeron esas decisiones a consegul el objetivo? {Se concedié tiempo suficiente para tomar las decisiones necesarias? {Se habia proporcionado la informacién adecuada para poder tomar decisiones? {Podia haberse introducido mejor la fase de ‘toma de decisiones? Cometidos {Se asignaron cometidos Futuros sobre ta base de las decisiones tomadas? ‘{Contribuyeron estas asignaciones al objetivo de la reunién? {Entendieron claramente todos los participantes io que se espera que hagan en adelante? {Se ha implantado un sistema adecuado de control del cumplimiento de los cometidos? {fra mejorable la asignacin de cometidos? Medios auxitiares Los medios empleadios reforzaron los ‘temas expuestos? {fueron asimilados con facitiad sin distraer alos participantes? {Estuvieron disponibles en el momento oportuno? 13Reuniones, Concepto y elementos ba: OS, = 6.6 gCémo se organiza una reunion? 9 ;Debieron haberse empleado otros medios diferentes? Recursos audiovisuales 2 {Mejoraron la exposicion? > ;Proyectaron la imagen adecuada de la tempresa o del orador? © gDebieron haberse empleado mas (0 menos) medios audiovisuales? © zDebieron haberse empleado otros recursos iferentes? Tiempo © zComenz6 la reunién a la hora prevista? © {Se presentaron con puntualidad los participantes? © Termin6 ta reunion a la hora prevista? © {fra adecuato el horario elegido? © c£ra mejorable la estructuracién del factor tiempo? Problemas de procedimiento Qué problemas se suscitaron durante la union? 2Se solventaron adecuadamente? eDebieron resolverse de otra manera Document, 6.3, Cuestiones que hay gue evaluar tras ™anera éptima, Barcelona, Plaza y Janés, 1996, a 181 te: MILLER, RobereF: Organice sus reuniones de Los responsables de la reunién han de prever que los asistentes pueden necesitar un justificante que acre dite haber participado en el encuentro. Habran de dis- poner, entonces, del documento correspondiente en el ‘que consten los datos de identificacin de la entidad organizadora, el tema a tratar, los datos del partici pante y la fecha y hora de celebracin. Si se participa ‘en cursos, conferencias, seminarios, o cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza, es conveniente expe- dicun certificado de la participacion de los asistentes. ‘continuacién presentamas un modelo tipo de certifi ‘ado (Documento 6.4.) Asociaci6n Futuros Empresarios julia Lara Herrero, en su calidad de SECRETARIA d ios, CERTIICA: Asociacién Futuros Empres on PABLO ZAPARDIEL LINARES ha cursado con apro: vechamiento el curso denominado sLa Gestion Financiers y Comercial de Ja Empresa I que se ha desartollad asociacidn los dias 5, 7,9, 12, 14, 16, 19, 21 y de 2006, Que 5 de septiembre EL curso ha tenido una duracion de 101 horas lectivas, habiendo desarrltado el alumno un plan financiero y comercial completo, asi conste, suscribo el presente en Valencia a 1 de ¥ para q stubre Fao, Julia Lara Herrero Documento. 6.4 AGRecursos econdmicos Es frecuente que para preparar una reunién se necesite un minimo imprescindible de recursos econdmicos. A medida que las reuniones son mayotes se suele aumen- tar el nivel de gastos. Al preparar una reunion hay que pensar, por un lado, qué gastos se estiman y, por otro lado, de dénde se va a obtener el dinero para sufragarios. Respecto a los gastos, habré que tener en cuenta los alquileres, el pago de ponentes, la compra de algin mate Fial audiovisual, las fotocopias, etc. Los ingresos pueden praceder de los propios recursos ‘nternos de la empresa o del grupo que convoca la reunin y también de recursos externos, como sub- venciones, Es frecuente que en ciertos tipos de reunianes se cobre na cuota de inscripcion com la que se pagan estos gas- tos, especialmente en congresos, seminarios y cursos. Recursos humanos Una reunién requiere un equipo de personas responsa- bles de su organizacion, puesta en marcha y desarrollo. Si participan pocas personas puede ser desarrollada por tuna de ellas, pero esto no es posible cuando se trata de celebrar grandes reuniones. En este altimo caso seré ‘imprescindible la presencia de las siguientes figuras representativas: ‘© Un coordinador. Se encargaré de supervisar y orga~ nizar todos los equipas de trabajo desde su puesto de responsable de la reunién. © Un responsable por cada area, siendo las mas comunes la econémica, la técnica y la audiovisual © Un moderador. Tendré como funciones esenciales abrir a reunion, presentar a los diversos ponentes yylos temas, conceder los turnos de palabra, recon: tducir las reuniones cuando se salen del tema esen- cial y cerrarla, — 6. Reuniones. Concepto y elementos basicos 6.7 Pautas para organizar reuniones -~ Bc COMME, Be. Wms Weg (eauy OS £1 moderator de una reuniin es a persona que se encarga de que la reunién se desartlle en ol oat previsto,repartiendo la palabra entre os asistentes y conduciendo el curso de fos temas a ‘© Un secretario. Dejaré constancia de todo lo suce- dido, de los debates y diferentes posturas, de los asistentes a cada sesion y de las conclusiones. Serg la persona encargada de redactar el acta si es necesario realizar. Las actividades més representativas en las, reuniones son: © La coordinacién © La moderacién © La funcién de secretariado Tabla 6.7. Ademas de las personas que han de encargarse del buen fin de la reunin, partcipan otras personas que pueden ocupar diferentes posiciones. Nos referimos, en primer lugar al conjunto de expertos en la materia a tratar. Los ‘organizadores pueden solictar que los expertos, invita dos 0 contratados, presenten porencias sobre el tema 2 estudiar, Ala hora de organizar la reunién habré que pensar en la posiilidad de que la persona elegida tenga otros compromisos adquiridos con anterioridad y no pueda acudir, por lo que habra que avisale com tiempo suficiente y ademds pensar en otra persona que pues suplir a la primera. En la Tabla 6.8. puedes ver un modelo de control de ios responsables de una reunién. Con un registro de este tipo se tiene una informacion de conjunto sobre las s+ ponibilidades de las personas. @ Evaro de na ean es important crt der posi, a ptelatn feos atresia prague TS enero ogee cn La spre6. Reuniones. Concepto y elementos basicos 6.7 Pautas para organizarreuniones Funciones Coordinador Coordinadorsusttuto Moderador Noderadorsustituto Ponente 1 Ponente 2 Ponente 3 Sustituto Ponente 2 Secretario. Sustituto del secretario Nombre y apellidos Marfa Silva Aguado Jorge Arista Pelaez José Jiménez Lago Lourdes Arcane 2umel Angela Garcia Rivas Antonio az Rodero Luss Pinel Arosa Rosa Olmo Garcia farcos Alonso Brunel Santos Moreno Saso Domicitio, ¢/ Pastor, 7, Alicante c/ Alonara, 15, Alicante ¢/ Silice, 89, Alicante 6/ Lopez de Vega, 12, Alicante / San Andrés, 29, Palencia ¢/ Los Olmos, 15, Sevilla ¢/ Pingliino, 22, Lleida «/ Sondica, 3, Santander c/ Altante, 7, Salamanca ¢/ Don Quijote, 6, Almansa Confirmada el dia 7-04-06 No confirmada Confirmada el dia 2-04-06 Confirmada el dia 1-04-06 No disponible para esa fecha Confirmada el dia 10-04-06 Confirmada el dia 15-04-05 Confirmada el dia 2-04-06 Confirmada el dia 4-04-06 Tabla 6.8, Registro de recursos humanes. Recursos técnicos Es muy importante tener bien controlados todos los recutsostécnicos que se van a usar en las reuniones ara evitar imprevists.Paa ello se debe usar un reais. ‘ro de control camo el que aparece a continuacién, tro de tos recursos técnicos debemos prestar aten- {ino dstns coo pune el loa la tne tea a econ ese sn ingens tambien uses eave, S an eines que denuestan ues milan e504 elo exguess ono mona {ues esacon sinano20% {ue ayudan enormemente en el desarrollo de reuniones Los metios audiovisuales mis frecuentes suelen ser las diapositivas, las transparencias, los videos, las cintas mmagnetofénicasy los ordenadores. Hoy da, también es Frecuente el uso de los orenatores conectados a pan- tallas gigantes que pesmiten trabajar en estos actos Con todas las posiitdades que las nuevas tecnologtas ofrecen, No podemos dejar de mencionar uno de los sistemas. ue ha revolucionado las reuniones en empresas: Ia Yideoconferencia. Este sistema permite que personas ue se encuentran en sedes diferentes puedan estar Bresentes en una misma reunién, ala misma hora y Dudiendose ver. EL sistema consiste en conectar varios Camaras en las diversas salas de reunion que recogen Les imigenes de a sala y Son prayectadas a otros uga- {58 tras de sistemas informatics, Esta tecnica goza de ventajas importantes como el evitar costes de des- Blazaientosy la consiguiente pérdida de tiempo que Conleva tener que despazarse de un lugar aRecursos técnicos Video, BD Material, documentacién Retroproyector Pizarra Local Céctel altimo dia Centificados saa 6.Reuniones. Concepto y elementos basicos Disponible para Necesaria su 6.7 Pautas para organizar teuniones Necesario eae ae Precio (euros) Preparado si si No - si si si si 140 si No si No - si No si © No. Comprar por a mmafana sin falta si st Atauilado 1.000 si si 5 si 180 si si si - - si ‘Tabla. 6.9. Registro de recursos técicos. Ellugar de reunién Es uno de los elementos mas importantes en que debe pensar el organizadar. Normalmente, se etige en fun cid del ntmero de asistentes a la euni6n y segin los medios de los que los organizadores disponen, Las dimensiones y caracteristicas de los espacios fisi- os disponibles para las reunianes van a determinar, en cierta medida, la colocacion de los asistentes. En la Figura 6.11. puedes ver de manera grafica Las disposi- clones mas frecuentes. Las ventajes de cada una de ellas son: ‘© La disposicion en circulo y en elipse permite que se vean todos los participantes y que exista dig- logo entre ellos. ‘© La disposicin en forma de rectangulo impide et dialogo entre los miembros de los mismos lados, pero impulsa el didlogo frente a frente. © La disposicion en forma de V y en forma de U beneficia en cuanto a la visibilidad. Se suete uti zar para presentacién de ponencias o debates. En la mesa central se sienta el ponente o moderador. En la Figura 6.12, puedes apreciar la colocacidn que suelen tener las salas de reuniones. Fig. 611. Disposiciones mas frecuentes.6. Reuniones. Concepto y elementos basicos = 6.7 Pautas para organizar reuniones Moderador A . etunen ae, Expert Entrevstador Hes con micros ‘Mesas con Estrado micros Auditorio Estado Auditorio dy Conferenciante Organizador Noderador Mesa con micros Experto xperto » Estado Ausitoro Nese con mics tragp Autitorio Fig. 6.12 Tips de eunones y formas de clocacén de los partcipantes: a) cologuio;b) foro: c) entrevista: d) Fuente: BEAUCHAMP, A. y otros: CSmo animar un grupo, Bilbao, Sal Terae, 1985, exposicién Lewes @ Lee et siguiente testo indica qué tipo de dsposcén dela sala deberautzar Ivan Garcia acaba de ser contratado como responsable de un centro de educacidn infantil que se acaba de abrir en un barrio de reciente creacin. Ivan desea tener una buena relacién con los trabajadores de la escuela infantil y cree que es necesario tener reunianes semanales con las empleados para valorar La ‘marcha del trabajo y las necesidades de los trabajadores. El Drimer dia de reunin desea crear un clima de confianza y cer= ‘ania entre la direccién y el personal y ha planificado una reu- nidn que terminaré con un pequefo agape. Ce € © km pequetios grupos, seialad las ventajas e inconve- nientes que puede tener la utilizacin de los distintos recursos audiovisuales que se han resefiado, ® Prepara una transparencia con algiin tema de ta espe- clalidad en la que estés estudiando, Luego expén el contenido de tu trabajo al resto de la clase usando un ‘etroproyector. De este modo podras acostumbrarte al ‘so det material empleado en las reunions. Ha decidida hacer el agape en una cafeteria al tado del centro de educacion infantil. La reunién la realizaré en el centro de trabajo y como quiere crear un clima de canfianza desea pre- parar la sala para este fin. Soluctéi Ivan debera disponer las sills o las mesas que utiice de manera circular oeliptca. l deberia sentarse junto con los demas com- pafieros en las sllas o mesas. La disposicién circular o elitice permite que todos los miembros de la reunin se vean y ademas permite el dislogo entre todas. Este tipo de disposicién facilita 'a cordialidad entre los asstentes ala reunin. © setota ts vetsjas y tos inconvenient que puede tener eliza una reign a taes del sistema de ide oconteanda @® 10s directivos de ta empresa CAVA, S.L. y Los miembros del comité de empresa estan a punto de comenzar las nnegociaciones del nuevo convenio colectivo La sala de reuniones que va a utilzarse esté en el centro de trabajo, Cuil serd ta disposicién mas Logica en esta reunién?6. Reuniones. Concepto y elementos basicos 68 Comportamiento y carécter de los participantes Comportamiento y caracter de los participantes La psicologia, que intenta anatiza, describ y expicar ef comportamiento de los seres humanos de forma indi- vidual o grupal, nos ha ofrecido durante muchos afios estudios que ponen de manifiesto la diversidad de caracteres que presentan los seres humanos. Los res ponsables de organizar reuniones han de tener pre- sente, siempre que ello sea posible, los rasgos de la personalidad de los sujetos que vayan a participar en dichas reuniones, pues facilitars, entre otros, los siguientes aspectos: © Planificar el desarrollo del encuentro + Explicar las conductas de los participantes en la reunién, © Hacer grupos hhomogéneos de trabajo si fuera necesario, ‘© Facilitar et control de personas especialmente con: flictivas 0 agresivas. ‘© Saber de antemano qué tipo de personas forman parte del evento para planear diversas estrategias de coordinacién y moderacién de la reunién. La ptsonatidad puede ser definida como ela repre- sentacibn de un patron profundamente incorporado d& rasgos cognitivos, aectivos, y conductuales manifies- tos, que persisten por largos periodos de tiempo y son relativamente reistentes a la extincin» (Alonso Gar- cia y otros, Psicologia, MeGraw-Hil, Madrid, 1997). Los caracteres de conocimiento que poseemos las per- sonas, la forma de manifestar nuestros afectos, nues- tros rechazos y las conductas habitualesinfluyen en las relaciones con otras personas y, por supuesto, se mani- fiestan cuando estamos reunides. Los rasgos que marcan nuestra personalidad nos influ- yen ala hora de comportarnos en las reuniones. Los caracteres, que marcan la diferencia entre unas personas y otras, influyen de manera tinta en las reuniones de trabajo. @ cst ne inna de eras ue cscan ta personalidad de los sujetos manejando variables distntas, As, Maria Lisa Sénchez y Marfa Doloe res Avia (Prime, 1095) indican cinco vatiabes aque conforma la personalidad de os cuetasy aque son la extraversién, la amabilidad, la res ponsabilidad, la estabilidad emacionaly a ape tura ala experiencia. Cada persona posee estns rasgos en una u otra medida, lo que le hard actuar en las reunions de una forma u ota Hemos agrupado en.tres grandes gruposlas actitudes que pueden presentar los asistentes a una reunién: © Disposicion a participar de forma activa en la Teunién, Son aquéllos que intentan mostrar que tienen todo tipo de conocimientos sobre la mate- ria a tratar; en ocasiones, suelen ser muy ities porque aportan datos interesantes. También encontramos participantes que discuten cualquier ‘opinion manifestada por otras personas. Este stupo de sujetns suele hacer lentas las reuniones, por lo que ser preciso que el maderador controle su actuacon. Finalmente, destacaremos a los participantes que ‘mantienen ura actitud positiva y un alto grado de empatia con el resto de participantes; su actitud suele favorecer el desarrollo dela reunién,6. Reuniones. Concepto y elementos basicos 6.8 Comportamiento y cardcter de los participantes © Actitud pasiva en a reunién, En este grupo ‘encontramos alas personas que por su timidez 0 su ‘nseguridad no expresan sus opiniones. El modera- dor puede potenciaries dirigigndose a ellas direc- tamente a través de alguna cuestion Asimismo, se encuadra en este grupo @ las perso- nas que sin ser thmidas tienden a evadirse de las Actitud negativa ante el encuentro. Se sitian en este grupo Las personas que siempre intentan sacar el maximo provecho del encuentro sin tener en cuenta ias necesidades de los demas, también las personas que desean ser escuchadas constan- ‘temente aunque ya hayan expresado sus opinio- nes y quienes piensan que las reuniones nunca son necesarias reuniones por distraccién 0 por aburrimiento. © Leceet siguiente texto e indica que tipo de actitud esta ‘empleando el jefe de cocina en ta reunié Laura trabaja para un restaurante desde hace cinco afos y se ecarga de hacer los pedidos que necesita la empresa para tra- bajar. La semana pasada la han convocado a una reunién de trabajo para valorar si siguen comprando @ los mismos provee- ddores que les suministran el pescado y la verdura o si por et ‘ontrario se mantiene el contrato con los mismos. Laura asiste a la reunién junto con el jefe de cocina, et Aluemo dei restaurante y la encargada de los presupuestos y Contabiidad de la empresa, A medida que se va desarrolando reunion se va dando cuenta de cémo se van comportando ‘os asistentes, "lufio dl restaurante mantiene una actitud activa en a reu- "in exponiendo las causas por las que se plantea el cambio proveedores EL jefe de cocina se sfenta en un extremo de la sala sin acer carse al resto de participantes. Ets practicamente ausente y sélo comenta que «él se jubila dentro de unos meses y que le da igual qué proveedores se contraten. Después de esta frase no habla en toda ta reuniny al Final s6lo comenta amenos imal que me voy pronto»... ‘Ante tal contestacién el duefia del restaurante le contesta de manera ruda, advirtigndole que todavia es trabajador de la empresa, Sotucién: Eljefe de cocina intenta estar pasivo en la reunin. Este hecho se aprecia, por un lado, en el lugar que acupa en la sala, pues se indica que se sienta lejos dl resto de participantes como si la reunién no fuera con él, Por otro lado, s6lo interviene dos veces dejando claro que el tema no le interesa, pues dentro de co no seré parte de la empresa,Unidad & Ya se ha sehalado 1a importancia de las reuniones para el buen funciona miento de un equipo de trabajo, pero también se ha visto que no siempre alcanzan los objetivos propuestos, Son muchas las situaciones que pueden evar al fracaso de una reunién, Estas son algunas de las mas frecuentes: La falta de compromiso de los asistentes. En ocasiones los asistentes le- gan tarde, estén mas pendientes del reloj que de lo que acontece en la reunién, se van antes de tiempo o salen y entran varias veces durante el desarrollo de la sesién. Esto puede solventarse si en la convocatoria de la reunién se explica a los, asistentes la finalidad de misma, los objetivos que se pretenden alcan- zar, etc., haciendo que se sientan involucrados en ella. ~ La actitud poco colaboradora de los participantes. Hay situaciones en las que los asistentes a la reunién no intervienen 0 cuando lo hacen no son del todo sinceros, por lo que se invalida el sentido de la reunién, Una buena forma de motivar a los participantes y lograr que hagan sus apor- taciones es mostrarles la necesidad de dicha reunién o realizar dindmi- cas de participacién como la Muvia de ideas, Phillips 6-6, etc. La larga duraci6n de la reuni6n, E! tiempo recomendable para una reu nin es de 90 minutos, pero en muchas ocasiones las reuniones sobrepa san este tiempo. Ello implica que los participantes se cansen, pierdan de vista el objeto de la reunién y tengan la sensacién de que no ha servido de nada y de que han perdido demasiado tiempo. ~ La falta de seguimiento del orden del dia. A veces se deja a un lado el orden del dia y se divaga sin entrar en el fondo del asunto que se preten de tratar, La mejor forma de evitarlo es que el moderador se apoye en el orden del dia y haga que los asistentes se ciftan a él ~ Ia falta de implantacién de los aspectos acordados en la reuni6n. En oca siones, los acuerdos a los que se llega durante la reuni6n no se ven plasma- dos posteriormente en ninguna accién concreta, haciendo que los asisten- tes sientan, y con razén, que han perdido el tiempo. La forma de subsanarlo es tomar nota de los acuerdos, hacer un seguimiento de su implantacién tras a reunién, y, a ser posible, comunicar a los asistentes los resultados que se vayan apreciando. Bstas son algunas de las situaciones mas comunes que pueden obstaculi- zar el objetivo de Ja reunién. Casi todas estas dificultades pueden supe arse si la fase previa a la reuni6n, la veunién propiamente dicha y la fase posterior se trabajan correctamente ¥ se comunica a los asistentes los resultados obtenidos gracias a ella. Anotar conclusiones ara que une reunién tenga éxito es importante apiicar las concusiones a las que se haya llegado y hacer | un seguimiento de cichas meas, Por 70 es preciso queen a reunién alguien haga las funciones de seretaro