[a LINEAMIENTO PARA LA RECEPCION, EMBALAJE Y ENViO DE MUESTRAS AL LABORATORIO CENTRAL DE MICROBIOLOGiAmy we SESS a clad EAU nana feo NM -a ees [oRecIN He “OR, coo Hs = cenerat marauns MT Le te Re mee PSC MM Cust e Meee ee LMmm en yecreanre nm eectn ORECH ae | [Ente 4, OBJETIVO Declarar las directrices para asegurar la calidad de la fase preanalitica, desde la toma de las muestras y hasta su entrega en el Laboratorio Central de Microbiologia. 2, ALCANCE Este procedimiento es aplicable al personal involucrado en la toma de muestras d Laboratorio Central de Microbiologia, los Laboratorios Clinicos de las Unidades Hospitalarias de la Secretaria de Salud de la Ciudad de México y al personal responsable de trasladar las muestras de las Unidades Hospitalarias al Laboratorio Central de Microbiologia. je los pacientes, al RESPONSABILIDADES + El proceso de toma de muestras es responsabilidad de quien realiza el procedimiento (Médico, Enfermera, Quimico, Técnico) o de quien da indicaciones al paciente para que lo realice desde su domicilio (ejemplos: urocultivo, coproparasitoscépico). + Lainspeccién visual de las muestras a embalar antes de la entrega al mensajero para su traslado al Laboratorio Central de Microbiologia, es responsabilidad del personal operativo del Laboratorio Clinico asignado para esa tarea, a fin de enviar sélo aquellas muestras que cumplan con las caracteristicas preanaliticas para su procesamiento, + La difusién de las normas y guias aplicables sobre la toma de muestra, conservacién, y transporte es responsabilidad del Laboratorio Central de Microbiologia. El transporte y traslado de las muestras de las Unidades Hospitalarias al Laboratorio Central de Microbiologia es responsabilidad del proveedor que haya sido asignado a esta actividad ‘asegurando que sea en las condiciones éptimas de embalaje, temperatura y tiempo de traslado de acuerdo a la normatividad vigente y a las observaciones del personal de la Direccién General de Prestacién de Servicios Médicos y Urgencias. + El procesamiento de las muestras y emisién de resultados es responsabilidad del Laboratorio Central de Microbiologia + El Laboratorio Clinico de cada Hospital capacita de forma continua al personal médico y de enfermeria para la toma de las muestras e informa horarios de entrega para la recoleccion de muestras, resuelve cualquier duda que surja respecto a la toma de muestras y a los resultados emitidos por el Laboratorio Central de Microbiologia. + ElLaboratorio Clinico de cada hospital llevara el control de registro de las muestras enviadas al Laboratorio Central de Microbiologia, asi como de los resultados recibidos a fin de estar en posibilidades de entregar resultados preliminares y finales al médico tratante. + El Laboratorio Clinico notificara al Laboratorio Central de Microbiologia en caso de que no se encuentre en el sistema informatico de laboratorio los resultados liberados, preliminar 0 final de acuerdo al JEF-AXO-24- CATALOGO DE ESTUDIOS.—_____________ _| agar UNL oN Pe Wo uel Toke Me 4 [ele A Meee ew RA EE SP UMN Teed srk nese + Notificar inmediatamente a la Coordinacién Operativa de Laboratorios Clinicos en caso de que se detecte que alguna muestra entregada al mensajero no se ha recepcionado en el LCM y se hayan comunicado para corroborarlo, tanto el Jefe y/o encargado del Laboratorio. ico como del LCM. 4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO El personal del Laboratorio Clinico de cada unidad Hospitalaria, registrara al paciente en el sistema informatico de acuerdo a los procedimientos establecidos en cada Laboratorio, especificando administracién de antibidticos y sitio anatémico cuando aplique. 4.1 TOMA DE MUESTRAS MICROBIOLOGICAS. La guia para la toma de muestras se puede consultar en el JEF-AXO-24- CATALOGO DE ESTUDIOS, en donde se describe: tipo de estudio, oédigo, contenedor, recomendaciones en la toma de muestra, condiciones de almacenamiento y transporte y tiempo de entrega de resultados. Preparacién previa de muestras para el envio al Laboratorio Central de Microbiologia Se debe considerar la hora de recoleccién de muestras de acuerdo a los horarios de las rutas de Fecoleccién a fin de entregarlas puntualmente al mensajero. Las muestras que lleguen al Laboratorio Clinico después del envio de muestras se recibiran, egistraran y resguardaran en condiciones éptimas para su posterior traslado, de acuerdo al JEF- AXO-24- CATALOGO DE ESTUDIOS. 4.2 EMBALAJE Y TRANSPORTE DE MUESTRAS MICROBIOLOGICAS a. Emision de lista de trabajo El personal asignado de cada Laboratorio Clinico hara un corte de envio de muestras media hora antes de que llegue el mensajero y realizaré el siguiente procedimiento en el sistema informatico. Cie en CENTRALSCS Sai ‘DR. JUAN RAMON DE LAFUENTE’ LABORATORIO CENTRAL DE MICROBI Woserat | Genera APALAPA amen eins arn ee & seesnas SAW We cece eR Imagen 1. Envio automatico de muestras en sistema informético de laboratorio y generacién de lista de trabajc Se hard la impresién de 3 listas: 1) el acuse del laboratorio que envia, 2) acuse del LCM y 3) acuse del mensajero. En la lista de trabajo apareceré los rubros para registro de: nombre y firma de quien envia, transporta y recibe las muestras, temperatura de envio y de recepcién, numero de muestras enviadas, los cuales deberan llenar completamente, Si se desea agregar una muestra después de que se imprimié la lista de trabajo, se agregaré en el sistema y repetira el procedimiento para volver a imprimir las listas de trabajo. No se admitira muestras registradas a mano ni muestras sin registrar. g y . HOSPITAL GENERAL IZTAPALAPA Gone le Muestra Paciente Estudios 1 7708005697 ‘SILVIA TELLEZ TELLEZ ‘UROC 2 6908005716 JUANA BARRON MANRIQUEZ CLPE 3. 5108005722 MARIA PATRICIA ROSALES MONTOYA CABS Imagen 2. Ejemplo de Listas de trabajo. Si se tiene problemas para hacer el envio a través del sistema informaitico se deberd atender lo siguiente: © Apareceré una leyenda “No hay conexién con el servidor central. Se enviara el Excel generado al laboratorio central”. © Dar clic en “Aceptar”.Regie aN PRU ATAU aut Wel Nel ole sua Morl [estelekelcly PA Ce tLe led MUESTRAS AL LABORATORIO CENTRAL DE MICROBIOLOGIA (Cédigo: PTO-REC-1 © Se habilitaré un botén “Generar Excel con listado de muestras”, descargar y enviar el archivo generado al correo Jem.sedesa@gmail.com. Nota: si tampoco es posible generar el Excel, se abriré reporte en el call center del proveedor, a fin de que el problema quede resuelto antes de recepcionar las muestras en el LCM b. Sistema de Triple Embalaje de las muestras a enviar al LCM Este sistema se ilustra en la Imagen 3. Ejemplo de Sistema de Triple Embalaje y sus componentes son: + Embalaje primario: es aquel contenedor hermético, de plastico a prueba de fugas y que contiene directamente la muestra. Se embala con suficiente material absorbente en su exterior para que absorba todo el liquido en caso de rotura 0 fuga. + Embalaje secundario: Segundo recipiente, durable, hermético, a prueba de fugas, para proteger a los contenedores primarios, puede ser 0 no rigido. Se pueden colocar varios tecipientes primarios en un contendedor secundario con suficiente material absorbente (de preferencia sanitas de papel) capaz de absorber todo el liquido en caso de rotura 0 fuga. El embalaje secundario puede ser una bolsa hermética de plastico con sistema de sellado tipo cierre y en este caso los refrigerantes se pueden colocar junto con ellas en el contenedor terciario, ; Los contenedores secundarios se colocan dentro de un tercer + Embalaje terciari embalaje para proteger el contenido de influencias externas de temperatura 0 dafios fisicos mientras est en transito y contara con los sefialamientos descritos en las normas aplicables.DOS air ess ma PUN en ae ans ORATORIO CENTRAL DE MICROBIOLO rN Se el gw iol el oe RAV ed PRE SPs Mort >TO-F HEE ee SNe Cerro hermetico del embalje (ee Recpiane pinaio Lhe he (enuestas clinices) — _- Material absorbente (santas de pope!) Embalaje secundatio Sashes —_, Lista de trabsjo y refigerantes Envase exterior ‘Signo de orientacién del paquete Imagen 3, Ejemplo de Sistema de Triple Embalaje Los Laboratorios Clinicos de cada Unidad Hospitalaria aseguraran que el envio de muestras biolégicas sea en condiciones éptimas con este Sistema de Triple Embalaje. Se consultaré el Anexo 2. “Guia para embalaje de muestras microbiolégicas”. EI proveedor es responsable de proporcionar todo el material necesario para realizar el embalaje secundario: + Cinta masking tape + Bolsa hermética con sellado tipo cierre + Toallas de papel + Marcador indeleble El embalaje terciario sera identificado con la siguiente sefializacién. Ver imagen 4. Ejemplo de Etiqueta para embalaje tercario,orn - Resa Naa aran Gn aay DR. JUAN RAMON DE LA Fl Wo ue toke NU ee Ae “ LINEAMIENTO PARA LA RECEPCION, EMBALAJE Y ENVIO DE PIC etek nti Mees ernest En Remitente se colocan todos los hospitales incluidos en la Peper tects ruta, Nombre: Sustancia infecciosa®. Dimensiones: 100x100 mm. No. De etiquetas: 1 Color: blanco y negro. Lineas: 4-6 mm Nombre: Etiqueta de orientacion . Dimensiones: 100 alto X 100 mm ancho No, De etiquetas: 2 colocadas den lados opuestos Color: blanco y negro o blanco y rojo Nombre: Etiqueta de especificaciones de las Naciones Unidas. Dimensiones: 100x100 mm. Color: blanco y negro. UN 3373: Muestras para diagnéstico ©). Imagen 4. Ejemplo de Etiqueta para embalaje terciario ‘Asi mismo, el contenedor terciario contaré con termémetro digital colocado en el exterior, sin necesidad de abrirlo para hacer la lectura a fin de monitorear que la temperatura permanezca en toda la ruta de 2-8°C. El laboratorio clinico haré una inspeccién permanente de la limpieza tanto del interior como del exterior. 5. RUTAS DE RECOLECCION Y TRASLADO Las muestras seran trasladadas al Laboratorio Central de Microbiologia cumpliendo Io siguiente: Toda actividad relacionada de los mensajeros durante las rutas de recoleccién y trastado de muestras microbiolégicas sera propia de la Secretaria de Salud de la CDMX. La ruta de recoleccién no duraré mas de 3 horas desde que se inicié el recorrido en el primer hospital hasta su llegada al LCM. La recoleccién de muestras iniciara a las 09:30 horas en el primer hospital de la ruta establecida.~y HOSPITAL GENERAL IZTAPALAPA, ‘DR. JUAN RAMON DE LA FUENTE™ Fro cel eke a Melt eee nelN MU ala eee ew RA de PSS ORM eet els kraut tes nel 0g Entra en vigor: 03/10/2023, BB YB savwne + Elhorario de llegada de los mensajeros con las muestras recolectadas al LCM, sera de 12:00 a 14:30 horas maximo. + Los jefes de Laboratorio Clinico, asf como los operativos responsables del area de bacleriologia de los Hospitales, contarén con el contacto de los mensajeros para tener comunicacién diaria para avisar sobre la recoleccién de muestras, asi como cualquier otra eventualidad. El mensajero se sujetard a las rutas establecidas para el programa de recoleccién de muestras y traslado, ademds de cumplir con este procedimiento. Ver Imagen 5. Programa para recoleccién de muestras. Todo cambio o incidencia relacionada a las rutas de recoleccién seran notificadas al proveedor y en su caso a la Coordinacién Operativa de Laboratorios Clinicos para asegurar el transporte eficiente al Laboratorio Central de Microbiologia. (aa a if oe Tapia General Cajal 793000. m| 1d gal ar Pers: TaN ele ee eee ee eee Se ee [sr connie. ——[Shato0a.m a I Tiosptal General tapalapa 123000 .m | esi Peaitie Mace (Coauta Hospital Horatio _| [—Toseogico Veusbane Cararsa | | Fes cont aco | ana m see eee — Hae a recat es tpg 00am | “RI _ ra Se iam pnts [200008 Tapani fbn [rept Gent mapsops_[ 1280000. 5 ol sp. Oe 8. Dominga RUT Hospital Teta General pals “Testa Pci Arcapouaica | ~ Hospital Matero Inf. NM, Cedilo —— cea Matern nt. Cuavtepec | 40500, m.[ "RUA Taal eee ee —— “Hospital General Ticoman_ asp treo Tae aves te eee ioene| saa ec ie —fnee Fans Aages —[s05009.m | — tea soe | ace! a ee ——laseae) ‘Hospital General ietapalapa Imagen 5. Rutas de recoleccién de muestras.HOSPITAL GENERAL IZTAPALAPA, DR. JUAN RAMON DE LA FUENTE Tol uel eke Aue Aes el kere SB & imams Peau AC ae oe oo NERA ods EUS UMN ele kert itt mere erate tere [;Cédigo; PTO-REC-1 “Su sEtra en vigor: 6. RECEPCION DE MUESTRAS El horario de recepcién de muestras microbiolégicas en el Laboratorio Central por las rutas de recoleccién y traslado sera de lunes a domingo a partir de las 12:00 horas hasta las 14:30 horas. En caso de que alguna muestra biolégica no haya sido enviada por medio del mensajero y el procesamiento sea urgente, se podré enviar al Laboratorio Central de Microbiologia, siempre y cuando se notifique previamente via telefénica al 55 91 80 6150 y seré por medio. de los recursos del propio hospital (mensajero y transporte). Aun cuando la primera inspeccién de las muestras para cumplir con las condiciones Preanaliticas se realizara en cada laboratorio clinico antes de envio, el Laboratorio Central de Microbiologia determinara si la muestra es la adecuada al momento de recibirla. En caso de no serlo, el LCM se comunicara inmediatamente al Laboratorio Clinico que corresponda para notificarlo. Los laboratorios clinicos y el laboratorio central realizaran una evaluacién semanalmente del servicio de mensajeria a la empresa responsable de transportar las muestras, empleando el siguiente formato.HOSPITAL GENERAL IZTAPALAPA PN onan TWN fel soko Mla fe LOGiA soarea, Hsl aa PST We eee ACO ee EGMONT “erie nrc nt wecin aaa EVALUACIGN DL SERVIGO DE MENSAIRIA LAP Eee feo GSS beta Imagen 6. Formato de evaluacién de servicio de mensajeria. 6.1. PARA EL LABORATORIO CLINICO DEL HOSPITAL GENERAL IZTAPALAPA La interaccién que se tenga entre el Laboratorio Clinico de! HG Iztapalapa y el Laboratorio Central de Microbiologia sera igual que en los demas laboratorios clinicos, con actividades que varian y que se mencionan a continuacién. No.| Responsable ‘| Actividad MUESTRAS DE CONSULTA EXTERNA 1 | Lab. Clinic “Toma de muestras microbiolégicas de pacientes de consulta externa, registrar muestras en el sistema informatico de laboratorio del Laboratorio Clinicos, cetiquetar muestras y generar lista de trabajo para envio al Laboratorio Central de Microbiologia. (ver Imagen 1. Envio automatico de muestras en sistema informatico de laboratorio y generacién de lista de trabajo)HOSPITAL GENERAL IZTAPALAPA “DR. JUAN RAMON DE LAFUENTE’ WN Jo col elo Tl ete): folkele y Sp Ze sass Neue a eee Raed ISM ler Ulster N astm d Meters ter eeroN [iCedigorPTO-REC-1 5 ns 2 | Lab. Clinico | Trasladar las muestras y entregarlas en la recepcién de! Laboratorio Central de Microbiologia. coke - 3 | Lab. Central de | Recepcién, inspeccién y distribucion de muestras en éreas operativas. Microbiologia | (recepcién) | 4 | Lab. Central de/ Proceso de muestras y liberacién de resultados para transmisién al sistema Microbiologia (4rea | informatico de laboratorio clinico. operativa) 5 | Lab. Clinico Consultar los resultados en el sistema informatico de laboratorio, imprimir y entregar al paciente, MUESTRAS DE PACIENTES HOSPITALIZADOS Recibir las muestras del personal médico o de enfermeria, realizar inspeccién fisica, dar de alta en sistema informattico de laboratorio, etiquetar muestras y realizar el envio del alta al Laboratorio Central de Microbiologia a través del sistema informético de laboratorio como se describe en la Imagen 1. Envio ‘automético de muestras en sistema informatico de laboratorio y generacién de lista de trabajo. (No ser necesario generar la lista de trabajo). 7 | Lab. Clinico Entregar las muestras etiquetadas al personal médico o de enfermeria. 8 | Personal Reelbir muestras etiquetadas del Laboratorio Clinico y trastadarlas a la meédicolenfermeria | recepcién del Laboratorio Central de Microbiologia. 9 |Lab. Central de Recibir las muestras a través del sistema informatico de laboratorio. Microbiologia (recepcién) 10 |Lab. Central de| Proceso de muestras y liberacién de resultados para transmisién al sistema Microbiologia (érea | informético de laboratorio del Laboratorio Clinico. ‘operativa) 7. REFERENCIAS 1 + Norma Oficial Mexicana NOM-087-ECOL-SSA1-2002, Proteccién ambiental - Salud ambiental - Residuos peligrosos biolégico infecciosos - Clasificacién y especificaciones de manejo. + Consejo de Salubridad General, Acciones Esenciales para la Seguridad del Paciente. + Gula sobre la reglamentacién relativa al transporte de sustancias infecciosas 2019- 2020Pes NCS aa DR. JUAN RAMON DE LAFUENTE” Fron Nol teke Nm a ese kerely ; wosrma, BR SP, covceno sess HSI. UF Oy omecrntnss ARETE OWN tao A ARAM g ey PISS era uae ieee ees es 8. ANEXOS ANEXO 1. GUIA PARA EMBALAJE DE MUESTRAS MICROBIOLOGICAS — Imagen No. | Responsable Actividad ‘muestras en el sistema informatico 1 | Personal de | Generar la lista de trabajo (Ver Imagen 1. Envio automitico de de laboratorio y generacién de lista de trabajo). laboratorio clinico. Personal de| Ordenar las muestras con base a la lista de trabajo y 2 |Iaboratorio clinic. _| verificar que estén etiquetadas. Cada contenedor primario (frasco, tubos, medio de transporte) sera envuelto en material absorbente 3 | Personal de | (regularmente con sanita de papel) y colocatle ya sea laboratorio clinico. | cinta masking tape o cinta canela para fijar el material absorbente al contenedor primario. Cada contenedor primario se colocaré en el contenedor| 4 Ny Vs a secundario, regularmente son bolsas de plastico con cierre hermético, Los contenedores secundarios (bolsa de Ge sd plastico) serdn identificados con plumén indeleble negro “ vy Personal, de | con el nombre del hospital, ejemplo: 2 wT 4 |laboratorio clinic. _|*H.G. Ajusco medio 1/3" para el contenedor 1 de 3, ae “H.G. Ajusco medio 2/3" para el contenedor 2 de 3, etcétera y escribir en cada bolsa la temperatura de transporte: REFRIGERACION © TEMPERATURA AMBIENTE.CICS an “DR. JUAN RAMON DE LA FUENTE” Crete eke Ns mela iene slo nel BE SP. « cei ae dy worn Oe erie aed ErEeereairuented ca tMrd sate Temes ry Cédigo: PTO-REC-1 Entra envigor; 03/10/2023 Revisiin:2 : i Personal de | Todas las muestras de heces para exémenes coproparasitoscépicos y coprolégicos son 5 laboratorio clinico. embaladas en bolsas separadas del resto de las muestras. Mensajeria E] mensajero incluird refrigerantes congelados en el contenedor terciario que 6 transportard muestras refrigeradas para asegurar que la temperatura del contenedor ya esté en el rango de 2-8°C cuando se inicie la ruta de recolecoién de muestras. Personal de | Antes de ser abierto el contendor terciario, el personal de cada laboratorio verificara la 7 laboratorio clinico. temperatura a la que se encuentra y anotara en cada lista de trabajo en el apartado de temperatura de envio". No se podran entregar las muestras al mensajero si el contenedor | terciario no cuenta con el rango de temperatura de 2-8°C y se procederd a hacer el reporte | inmediato a la Coordinacién Operativa de Laboratorios Clinicos. EI personal de laboratorio entrega las muestras al 8 | Personal de|mensajero confirmando en voz alta la cantidad de laboratorio y | muestras. mensajeria. El mensajero confirmaré que recibe la cantidad de| ; >: muestras que le indicé el personal de laboratorio clinico. 9 | Personal de |En cada lista de trabajo colocar nombre completo de la persona que esté realizando el laboratorio envio, cantidad de muestras que se envian y hora del envio. EI mensajero registraré su nombre en cada lista de trabajo en el apartado “nombre del 10 | Mensajeria mensajero’.pe sy By Gore UA Cédigd: PTO-REC-1 ROSA Sa nanan taual Wise rel eke) a eee kel cay Aen WON =o MUA Rede PUM cle el eer chante WYNER Tecol=lelmelcir Entra en vigor: 03/10/2023 Feisin2 Pagina: 14:de 14 Hsl Mensajeria. Jen el contendor terciario se colocard los contendores secundarios, los refrigerar Ultima debe estar dentro de un protector de plastico, 9. CONTROL DE CAMBIOS ntes y la lista de trabajo. Esta re ee eer We} 40. AUTORIZACION Fecha Autor Puesto Deseripein Revision aF.B. | Coordinador Bioieoe | Sie as Implementacion basada en NMX-CC-9001- : Pérez Pérez | laboratorio c 0903/2022 | Siviato | ojoa" | Actualizacién en el catélogo de estudios, en 4 Peon | tabettorio | PTOves0s y actualizacisn en la redaccién. 07082023 | Stato | ogee" | Actualizacién en el catélogo de estudios, en . Pear. | taborttorio | PTC8s0s y actualizacion en la redaccién. nerez | labo = | | Actividad Nombre Puesto Firma | Fecha | | Seuss | OF 8. Siviano Perez Pare ae | >) | 7108/2023 Revisé Dr. Esteban Pérez Garcia aoe | 7/08/2023 Autorizé See tauan oe corre tapos 03/10/2023 much Clinicos GENERAL APALAPA,