Vigencia: 18/10/2023

LOGI-18-11

Gestión de solicitudes de expedientes,

documentación e información al Archivo General
I. Objetivo

El objetivo, consiste en dotar a la Dirección Archivo General de un proceso de gestión que

permita organizar y trabajar la demanda de digitalización de documentación de archivo e
información general según los plazos establecidos.

II. Alcance

La presente abarca desde la recepción de solicitudes hasta la digitalización y control.

Pasando por el registro, búsqueda de expedientes, informes, información al solicitante y
control de calidad.

III. Consideraciones Generales

1. La solicitud de digitalización de expedientes a la Dirección Archivo General (DAG) se

efectúa exclusivamente a través de la aplicación disponible en intranet “Solicitud de
Expedientes”.

2. La solicitud de carpetas de registro de empleadores, registro de firma de empleadores,

búsqueda de información por fichero alfabético, consulta de expedientes no registrados
en ANME, búsquedas de expedientes extraviados registrados en otras dependencias,
solicitudes de expedientes en tránsito al Archivo General y solicitudes de
reconstrucciones, se realiza a través de la casilla de correo DIRECCIÓN ARCHIVO
GENERAL.

3. Las solicitudes de resoluciones se realizan a través de la casilla de correo “SOLICITUD

DE RESOLUCIONES”.

4. Las consultas deben ser canalizadas a través de la casilla de correo “CONSULTAS

ARCHIVO GENERAL”.

5. El registro de ingreso y trazabilidad de las solicitudes, se efectúa a través del Sistema

Administración de Archivo (SADA).

5.1 El plazo de cumplimiento de las solicitudes se establece en siete (7) días hábiles,
o en el término que determine en el futuro la Dirección Archivo General.

6. Para su mayor comprensión se dividen las solicitudes en los siguientes apartados:

A. Solicitudes de Expedientes.

B. Solicitudes de Resoluciones.

C. Solicitudes de registro de empleadores y registro de firma.

D. Solicitudes de búsqueda de antecedentes de número de expediente por fichero

alfabético y registro de inventario.

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E. Solicitud de entrega de reconocimientos de servicios resueltos favorablemente a

titulares y/o apoderados, demanda de secuestros, oficios, vista de expedientes a
Peritos calígrafos.

F. Reclamos.

G. Expedientes en Mesa de entrada.

H. Reconstrucciones.

I. Vista.

J. Control.

K. Desafectaciones.

7. El procesamiento del universo de solicitudes estará a cargo de la Coordinación Control

y Procesamiento de Información de Archivo, de acuerdo a los lineamientos establecidos
en la normativa vigente LOGI-18-10 “Procedimiento control y procesamiento
información de archivo de la Dirección Archivo General”, o la que la reemplace en
el futuro.

8. Las solicitudes que se reciban a través de la aplicación BUSS JUS, cuyos expedientes
registren en tránsito y no hayan ingresados físicamente al Archivo General, la
Coordinación Gestión de Archivo solicitará a la Oficina remisora mediante correo
electrónico, el envío de los mismos a través de bolsín.

8.1. En caso de no localización, solicita la reconstrucción de las actuaciones

conforme la norma de procedimiento LOGI-23-01, registrando la solicitud de
reconstrucción a través de la emisión de correo electrónico a la casilla de correo
DIIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL.

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IV. Flujograma de Macronivel

GESTIÓN DE SOLICITUDES

Coordinación Control y Procesamiento

Sector interviniente
de Información de Archivo

Recibe pedidos a través

del módulo
correspondiente de SADA

Efectúa búsqueda de
documentación solicitada

Localiza? NO

Registra resultado en
módulo pertinente de
SI
SADA e informa al
solicitante, de
Registra resultado en
corresponder
módulo SADA que
corresponda

Efectúa la digitalización de
la documetación

Confecciona Anexos y
remite a Coord.
competente para gestión
posterior

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V. Detalle de Tareas

Oficinas Descentralizadas / Oficinas Centrales

1. Canaliza los pedidos a través de los medios pertinentes, de acuerdo a la documentación

pretendida:

1.1 Confecciona requerimiento de digitalización de expedientes, registrados en

dependencias del Archivo General, a través de la aplicación “SOLICITUD DE
EXPEDIENTES”.

1.2 Realiza los requerimientos detallados a continuación, a través de la casilla de correo

“DIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL”:

 Expedientes que registren en tránsito a dependencias del Archivo General

 Reconstrucción de expedientes en los términos establecidos en la norma de

procedimiento LOGI-23-01 “BÚSQUEDA Y RECONSTRUCCIÓN DE
EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS”, o la que la supla en el futuro.

 Legajos de empleadores

 Registro de firma de empleadores

 Empresas quebradas

1.3 Efectúa pedido de las resoluciones serán solicitadas mediante la casilla de correo
“SOLICITUD DE RESOLUCIONES”.

1.4 Realiza a través de la casilla de correo “CONSULTAS ARCHIVO GENERAL”, las

siguientes solicitudes:

 Búsqueda de números de expedientes por fichero alfabético

 Búsqueda de expedientes registrados en otras dependencias

 Consultas sobre plazos de guarda

 Búsqueda de expedientes no registrados en ANME

 Otras consultas sobre temas archivísticos

Coordinación Gestión de Archivo

A. Solicitudes de Expedientes

1. Recibe las solicitudes a través del módulo SADA de extracción de expedientes.

2. Busca los expedientes en el Archivo físico conforme ANEXO I.

2.1. Si no encuentra expediente, registra la falta de localización en el módulo búsqueda

de expedientes de SADA y da respuesta al solicitante.

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2.2. Si encuentra expediente, realiza la reubicación del mismo en un contenedor con

numeración exclusiva para digitalización.

3. Procede a la digitalización y firma digitalmente de los expedientes conforme la norma de

procedimiento LOGI-05-07 “Procedimiento de Digitalización del Fondo Documental
de ANSES en Archivo General”, o la que la reemplace en el futuro, y marca en el
módulo SADA como digitalizado.

4. Solicita a través de correo electrónico a la Coordinación Control y Procesamiento de

Información de Archivo, la certificación de digitalización integral de los expedientes.
Dicha Coordinación procede según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I-
Control”.

B. Solicitudes de Resoluciones

1. Recibe las solicitudes a través del módulo de Solicitud de Resoluciones.

2. Efectúa la búsqueda conforme “ANEXO II - PAUTAS PARA LA BÚSQUEDA DE

RESOLUCIONES”.

2.1. Si no localiza, registra en SADA en el módulo búsqueda de resoluciones y da

respuesta al solicitante.

2.2. Si localiza, procesa digitalmente, marca en el módulo búsqueda de resoluciones de

SADA como localizado, para que la Coordinación Control y Procesamiento de
Información de Archivo pueda proceder según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del
apartado “I - Control”.

2.2.1. Envía al solicitante vía correo electrónico en archivo adjunto el pdf del
documento escaneado.

C. Solicitudes de registro de empleadores y registro de firma

1. Recibe las solicitudes a través del módulo búsqueda de carpetas del registro de
empleadores.

2. Efectúa la búsqueda de la carpeta registro del empleador solicitado conforme pautas de

las EX - Cajas.

2.1. Si no localiza, informa al área solicitante vía correo electrónico y registra en SADA
en el módulo búsqueda de registro de empleadores.

2.2. Si localiza, da de alta en SIEEL con tipo de trámite 776 y numeración de expediente
automático.

3. Efectúa la digitalización conforme norma de procedimiento LOGI-05-07 “Procedimiento

de Digitalización del Fondo Documental de ANSES en Archivo General”, o la que la
reemplace en el futuro.

4. Registra en SADA el cumplimiento, para que la Coordinación Control y Procesamiento

de Información de Archivo pueda proceder según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del
apartado “I - Control”.

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D. Solicitudes de búsqueda de antecedentes de número de expediente por

fichero alfabético y registro de inventario

1. Recibe las solicitudes a través del módulo de consultas por fichero alfabético y registro
de inventario.

2. Verifica a través de SADA módulo consulta, por las siguientes variables de búsqueda:

 Números y tipos de documentos

 Apellido y Nombre

2.1. Si no localiza antecedentes a través de SADA, verifica por fichas alfabéticas por
nombre y apellido.

2.2. Si localiza antecedentes a través de SADA, informa al solicitante vía correo

electrónico el resultado de las búsquedas efectuadas.

3. Registra en SADA módulo consultas el resultado de la búsqueda.

4. Informa a la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo, a la casilla

de correo “Consultas Archivo General”, para que ésta proceda según lo detallado en
puntos 1 y 2 del apartado “I- Control”.

E. Solicitud de vista presencial, secuestros, oficios, Peritos calígrafos.

Coordinación Análisis y Recepción Documental

1. El Operador de atención al público, verifica que el solicitante de la vista en forma

presencial, acredite documentación de respaldo para acceder a la vista o entrega de un
expediente en forma presencial

1.1 Titular de expedientes para entrega de Reconocimientos de servicios – documento

de identidad

1.2 Apoderado de expedientes - carta poder y documento de identidad

1.3 Oficial de Justicia AD HOC - Oficio de designación y documento de identidad

1.4 Perito - Oficio de designación y documento de identidad

2. En caso de acreditar derecho, consulta a trasvés de ANME el número de expediente

solicitado y a través de SADA la ubicación en el Archivo.

3. De registrarse expediente en el Archivo General, emite correo electrónico a la casilla de

correo DIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL solicitando el expediente que corresponda.

Coordinación Control y Procesamiento información de Archivo

4. Efectúa la lectura de la solicitud desde la casilla pública y procede a registrar el pedido

en SADA en el ítem “carga de e-mail y gestión” y genera pedido a la Coordinación
Gestión de Archivo.

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Coordinación Gestión de Archivo

5. Efectúa la búsqueda del expediente requerido, registra en SADA el resultado de la

búsqueda, marcando en el ítem carga de e-mail y gestión como localizado o no localizado
(NOC).

6. Realiza la reubicación de contenedor en numeración de vista de expedientes y cambia

de estado en SADA a ECR.

7. Entrega el expediente a la Coord. Análisis y Recepción Documental sector atención de

público o información en caso de no localización.

Coordinación Análisis y Recepción Documental

6. Procede a:

6.1 Entregar expedientes de reconocimiento de servicios a titulares y/o apoderados

conforme procedimiento vigente, al código de dependencia ENTREGADO AL TITULAR
o ENTREGADO AL APODERADO según corresponda.

6.1.1. En caso de no localizarse un expediente, procederá de oficio a gestionar la

reconstrucción del expediente conforme la norma de procedimiento LOGI-23-01
“BÚSQUEDA Y RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS”.

6.2 Entrega de expedientes por requerimiento de demanda de secuestro, a Oficiales de

la Justicia AD-HOC, efectuando remito en SIEEL a la dependencia solicitante.

6.2.1. En caso de no localizarse un expediente, procederá de oficio a gestionar la

reconstrucción del expediente conforme norma de procedimiento LOGI-23-01
“BÚSQUEDA Y RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS” e
informar por nota a la dependencia solicitante sobre la gestión de reconstrucción de
las actuaciones.

6.2.2 Resuelta la reconstrucción, procederá a remitir las actuaciones a la

dependencia solicitante.

6.3. Vista de expedientes a Peritos designados.

6.3.1. Deja constancia en el expediente sobre la vista concedida, colocando la fecha

de la vista y haciendo firmar al Perito designado con la leyenda “he tomado vista de
las actuaciones en el día de la fecha”.

6.3.2. Digitalizar los expedientes que no entrega en soporte papel conforme la norma
de procedimiento LOGI-05-07 “Procedimiento de Digitalización del Fondo
Documental de ANSES en Archivo General”.

6.3.3. En caso de no localizarse un expediente informará por nota de estilo a la

dependencia/organismo solicitante.

Dirección Archivo General - Sector Apoyo Técnico

F. Reclamos

1. Recibe los siguientes reclamos:

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1.1. CCC (Carta Compromiso con el Ciudadano)

1.2. Telegramas y cartas documentos

1.3. Oficios (mandamientos de secuestros)

1.4. Reclamos presenciales de titulares y apoderados de expedientes

1.5. Reclamos por vía telefónica

1.6. Reclamos Vía correo electrónico

1.7. Notas por GDE (Gestión Documental Electrónica)

2. Registra los pedidos en SADA módulo solicitud de expedientes habilitado para el sector
Apoyo Técnico.

3. Recibe los expedientes y efectúa la reubicación de los mismos en contenedor con

numeración asignada al área para digitalización.

3.1. Si no se ubica el expediente, informa al solicitante por el mismo medio por el cual
recibió el requerimiento y marca en módulo reclamos de SADA como no localizado.

3.2. Si se ubica el expediente, procede a efectuar la digitalización conforme norma de

procedimiento LOGI-05-07 “Procedimiento de Digitalización del Fondo
Documental de ANSES en Archivo General”, o la que la reemplace en el futuro.

4. Solicita a la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo la

certificación de digitalización integral de los expedientes. Dicha Coordinación procede
según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I- Control”.

Coordinación Análisis y Recepción Documental

G. Expedientes en Mesa de entrada

1. Recibe a través del módulo búsqueda de expedientes de SADA, la nómina de

expedientes a buscar, con registro en el reservorio de mesa de entradas.

2. Efectúa la búsqueda de los expedientes solicitados.

2.1. Si no halla expedientes, informa en el módulo búsqueda de expedientes el resultado

obtenido, para posterior intervención de la Coordinación Control y Procesamiento de
Información de Archivo, de acuerdo a la normativa vigente.

2.2. Si halla expedientes, recibe en ANME y registra la localización en el módulo

búsqueda de expedientes.

3. Realiza el registro en el módulo inventario de SADA y carga en contenedor asignado a

búsqueda de expedientes de mesa de entradas.

4. Consigna el número de expediente en el libro registro de salidas y hace entrega al área

de gestión para la digitalización del expediente.

5. Solicita la certificación de digitalización integral de los expedientes. Dicha Coordinación

procede según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I- Control”.

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H. Reconstrucciones

1. Recibe a través de SADA (módulo Reconstrucciones), la solicitud de reconstrucción de

expedientes.

2. Efectúa la búsqueda de expedientes y antecedentes para gestionar la reconstrucción.

2.1. Si no localiza el expediente, procede a la reconstrucción conforme norma de

procedimiento LOGI-23-01 “BÚSQUEDA Y RECONSTRUCCIÓN DE
EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS”.

2.2. Si localiza el expediente, procede a la digitalización del mismo y registra en SADA

en el módulo reconstrucciones como “localizado” e informa al solicitante.

3. Solicita a través de correo electrónico a la Coordinación Control y Procesamiento de

Información de Archivo, la certificación de digitalización integral. Dicha Coordinación
procede según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I - Control”.

I. Vista

1. La vista de expedientes a titulares y apoderados se hará exclusivamente en

formato digital a través de la clave de seguridad social ingresando a la página de
mi ANSES.

Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo

J. Control

1. Recibe, mediante correo electrónico, el pedido de certificación de digitalización integral

de la documentación, u obtiene información a través de los registros obrantes en SADA.

2. Certifica la digitalización (de corresponder), cumplimenta el “ANEXO III - ACTA DE

CERTIFICACIÓN” y remite vía correo electrónico al sector solicitante la documentación
pertinente.

3. Confecciona “ANEXO IV - ACTA SOLICITUD DE DESAFECTACIÓN” y entrega

documentación a desafectar a la Coordinación Selección y Desafectación Documental.
Continúa en apartado “J - Desafectación”.

4. Cumplimenta los siguientes ANEXOS, siguiendo las pautas establecidas por la Dirección
Archivo General:

4.1. Efectúa el control cuali-cuantitativo, de acuerdo al indicador de la producción

estimada mensual, en forma aleatoria y representativa del universo de solicitudes.
ANEXO V - REGISTRO CONTROL DE CALIDAD.

4.2. Confecciona la matriz de evaluación y límite de riesgo. “ANEXO VI - MATRIZ

ANÁLISIS DE FALLAS”.

4.3. Cumplimenta la Certificación de Evaluación. “ANEXO VII - CERTIFICACIÓN DE

CONTROL DE CALIDAD”.

5. Entrega a la Coordinación Monitoreo para su gestión ulterior.

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Coordinación Selección y desafectación Documental

K. Desafectación

1. Gestiona las solicitudes de desafectación recibidas conforme norma de procedimiento

LOGI-04-01 “Selección y desafectación documental”.

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VI. Nómina de Anexos

ANEXO I - BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES

ANEXO II - PAUTAS PARA LA BÚSQUEDA DE RESOLUCIONES

ANEXO III - ACTA DE CERTIFICACIÓN

ANEXO IV - ACTA SOLICITUD DE DESAFECTACIÓN

ANEXO V - REGISTRO CONTROL DE CALIDAD

ANEXO VI - MATRIZ ANÁLISIS DE FALLAS

ANEXO VII - CERTIFICACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD

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ANEXO I

BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES

Orden ITEM DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN SI NO

Registro solicitudes de expedientes a través del

1 aplicativo BUSS JUS

Registro solicitudes de expedientes a través del

2 aplicativo Solicitud de digitalización

Registro solicitud de expedientes a través del aplicativo

3 Solicitud de vistas

Registro de solicitudes a través de la casilla de correo

4 DIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL:

Solicitudes de Registro de empleadores y registro de

firmas

Solicitudes resoluciones

Solicitudes de reconstrucción

Solicitudes fichero alfabético

Solicitudes de expedientes no registrados en el Archivo

General

Solicitudes de expedientes no registrados en ANME

5 Verificación Registro en ANME

5 Verificación registro en SADA

7 Verificación registro remitos en tránsito EN SADA

8 Verificación expedientes en proceso de digitalización DIP

9 Verificación expedientes digitalizados sin publicar

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ANEXO II

PAUTAS PARA LA BÚSQUEDA DE RESOLUCIONES

1. Expedientes Ex Cajas

1.1. Cuando se trata de expedientes de Ex Cajas Previsionales transferidas, se consulta

a través de SADA, anteponiendo al número de expediente (8 dígitos centrales) el
código del Fondo documental de origen y luego el número del expediente a saber:

2. INDUSTRIA COMERCIO Y ACTIVIDADES CIVIELS: 400

3. ESTADO Y SERVICIOS PÚBLICOS: 401

4. AUTÓNOMOS: 402

5. De no registrarse antecedentes por la pauta descripta en el punto 1.1, se procederá a la

consulta en SADA por registro de libros de resoluciones.

5.1. Consulta ubicación del registro solicitado, procediendo a identificar si la resolución

se encuentra inventariada de acuerdo a las siguientes pautas que se muestran en
la impresión de pantalla:

5.2. Fondo Estado, se consultará previamente por ANME, la fecha de resolución y luego
se consulta por la base SADA (resoluciones) por la fecha y se obtendrá el número
de libro correspondiente.

5.3. Fondo Industria: se consultará por el número de expediente y se obtendrá la posición

del libro y acta correspondiente.

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5.4. Fondo Industria tiempo real: corresponden a los beneficios del rango 9.000.000,
estos registros se hallan ordenados por número de expediente y/o beneficio y no se
hallan en ninguna base de datos.

5.5. Fondo Autónomos (microfilmados) se hallan microfilmados los beneficios 5.000.000

en soporte microfilm contenido en dos rollos consecutivos.

6. Para la búsqueda del Fondo ANSES (código de organismo 024) se verificará

previamente la fecha de la resolución, para establecer si la misma fue enviada a la
Dirección Archivo General por la Unidad Central de Apoyo.

6.1. Si fue recepcionada por la Dirección Archivo General, procede a verificar por historia
del trámite la fecha de cambio de estado, como resuelto y obtener de esa forma la
fecha y código de dependencia

6.2. A continuación, consulta por ANME en el campo carátula por código de

dependencia y fecha de resolución, ello así a fin de obtener el expediente de tipo de
trámite 415 (registro de resoluciones).

6.3. De obtener el expediente tipo de trámite 415 consulta a través de SADA el tipo de

7. De registrarse digitalizado sin publicar (DIG) efectúa la búsqueda de la Resolución en el

soporte DVD, reproduce y certifica copia de la resolución.

8. De registrarse en soporte papel, busca contenedor (libro, carpeta, expediente) en el

Archivo.

9. Efectúa búsqueda de resolución y certifica copia.

10. Procede a escanear la copia de la resolución

11. De no existir en SADA, verifica en base de datos de registro de resoluciones siniestradas

12. En caso de no localizar LA resolución, procede a informar al solicitante a través de correo

electrónico la falta de localización.

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ANEXO III

ACTA DE CERTIFICACIÓN

REGISTRO DE DIGITALIZACIÓN REMITO Nº

En San Martin Provincia de Buenos Aires, a los …… días del mes de…… de 20__
Se certifica que la información detallada a continuación, corresponde al registro y
control obtenida del Sistema Administración de Archivo (SADA), a través del cual se
ha efectuado la verificación del estado de digitalización de la totalidad de
contenedores y expedientes que integran el remito de digitalización N°

Cantidad de contenedores que integran el remito Nº

Cantidad de contenedores verificados observados
Detalles de contenedores observados

……………………………………………………………………
Firma y Sello
Coordinación Control y Procesamiento Información de Archivo

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ANEXO IV

ACTA SOLICITUD DE DESAFECTACIÓN REMITO Nº

En San Martin Provincia de Buenos Aires, a los …… días del mes de…… de 20__
Se solicita la desafectación de los expedientes correspondientes al remito de
digitalización Nº certificándose que se han efectuado los controles de calidad
conforme normativa vigente.

………………………………………………
Firma y Sello
Responsable Área digitalización

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ANEXO V
REGISTRO CONTROL DE CALIDAD

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ANEXO VI

MATRIZ ANÁLISIS DE FALLAS

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ANEXO VII

CERTIFICACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD

Certifico que se ha procedido a efectuar el control cuanticualitativo conforme lo instruye la

norma de procedimiento LOGI-18-01, correspondiente al mes…………………… del
año…………, adjuntando el protocolo correspondiente con el resultado de la evaluación.

……………………………………………

………………………………………………
Analista de calidad Coordinador de Área

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