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Caballero Bustamante

LIBROS Y REGISTROS
VINCULADOS A
ASUNTOS TRIBUTARIOS

EXCLUSIVO PARA SUSCRIPTORES

 2 Biblioteca Virtual
Biblioteca Libros y Registros
Virtual vinculados a asuntos
tributarios
Introducción Página 2
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
I Sistemas de contabilidad Página 2
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
II Perspectiva contable Página 4
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
III Procedimiento de legalización de los Libros y Registros Página 8
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
IV Empaste de los Libros y/o Registros llevados en hojas sueltas o continuas Página 13
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
V Plazo máximo de atraso de los Libros y Registros Página 13
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
VI Formatos e información mínima vigente a partir del 01.07.2010 Página 14

n Introducción operaciones permitido para cada uno de

Una de las herramientas fundamentales
que utilizan los contribuyentes para acreditar
sus operaciones además de sustentar el cum-
plimiento adecuado de sus obligaciones tri-
butarias la constituyen los Libros y Registros
vinculados a asuntos tributarios, dado que en
ellos se anotan las operaciones realizadas por
los contribuyentes, evidenciándose, de esta
manera, la importancia que cobran los cita-
dos libros y registros para la Administración
Tributaria en los procesos de fiscalización y
verificación.
Es por ese motivo que dichos Libros y
Registros vinculados a asuntos tributarios
deben cumplir con requisitos y formalidades
para su validez y fuerza probatoria.
Sobre el particular, cabe indicar que la
Resolución Nº 234-2006/SUNAT –en adelante
la Resolución– (publicada el 30.12.2006) es
la que regula las formalidades a observar a
partir del 01.01.2007.
Así, los libros y registros deben encon-
trarse debidamente legalizados, resultando
importante observar la oportunidad en que
se debe efectuar, considerando el plazo
máximo de atraso para la anotación de las
ellos a afectos de no incurrir en infracciones
tributarias que desencadenan la imposición
de sanciones al sujeto obligado. Otra consi-
deración que además deben tener en cuenta
los contribuyentes que lleven su contabilidad
en forma computarizada es que las hojas
continuas impresas que comprendan los
Libros y Registros correspondientes a las
operaciones de un determinado ejercicio se
empasten en el período que resulte obliga-
torio su cumplimiento.
1. Sistemas de contabilidad
Uno de los primeros pasos que debe
seguir toda unidad empresarial a efectos
de registrar las operaciones comerciales en
forma ordenada y diligente y que sirvan de
utilidad tanto para la propia empresa, así
como proveedores, clientes, accionistas y el
Estado mismo, consiste en elegir el Sistema
de Contabilidad a través del cual se llevarán
los libros y registros vinculados a asuntos
tributarios, para lo cual se evaluará la natura-
leza del negocio, el tipo de operaciones que
se habrán de realizar y su envergadura.
Los Sistemas de Contabilidad que pueden

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 Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios
ser empleados son tanto el Sistema Manual
como el Sistema Computarizado.
Sobre el particular debe tenerse en cuenta
que el Sistema Contable, viene determinado
según la llevanza de los Libros Principales, es
decir, Diario, Mayor, Inventarios y Balances y
Caja y Bancos, el que deberá ser comunicado
a la SUNAT al momento de inscribirse en el
RUC. Ello implica que, los libros y registros
distintos a los libros principales, tales como
Registros de Compras y Ventas, y otros pue-
dan llevarse mediante un sistema diferente
no teniendo que adecuarse estos necesaria-
mente al sistema empleado para los Libros
Principales.
Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF
Nº 1006-4-99 (29.11.99) ha señalado que
los Registros de Compras y Ventas son
registros auxiliares cuya información
se encuentra recogida en los libros
Principales de Contabilidad, por lo que
el hecho que la recurrente lleve en otro
sistema los mismos no significa que
hubiera cambiado el sistema de conta-
bilidad de los Libros Principales.
Es importante señalar que una vez adop-
tado el sistema en que serán llevados los Li-
bros principales no podrá ser variado en el
curso del ejercicio hasta el ejercicio siguiente
de conformidad a lo señalado en la Resolu-
ción Directoral Nº 010-DGC (13.02.70). En este
supuesto, se requiere que se comunique a
la Administración Tributaria el cambio –que
debe efectuarse necesariamente al inicio de
cada ejercicio– conforme a lo establecido en
el artículo 24º de la Resolución de Superin-
Informativo
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3
tendencia Nº 210-2004/SUNAT (18.09.2004)
dentro de los 5 días hábiles siguientes,
utilizando para tal efecto el Formulario Nº
2127: Solicitud de modificación de Datos; o
a través de SUNAT Virtual utilizando para tal
efecto el Sistema SOL, “SUNAT Operaciones
en Línea” debiendo contar para tal efecto
con su Código de Usuario y su clave Sol,
en la opción Modificación de Datos RUC de
Trámites y Consulta de RUC.
De otro lado, cabe señalar que a partir
del 01.07.2010 también entra en vigencia el
sistema de llevado de libros y registros en
forma electrónica pero de manera opcional,
por lo cual corresponderá a cada contribu-
yente evaluar la opción a utilizar. Inclusive
pueden coexistir ambos sistemas (Manual o
Computarizado con el Sistema Electrónico),
ya que la opción para este último sistema
(electrónico) puede ser solo para un Libro o
Registro.
En resumen a lo expuesto, debemos seña-
lar que la opción del sistema de contabilidad
se determina en función a la forma como se
llevan los libros principales, comunicándose
a SUNAT sólo al iniciar operaciones y poste-
riormente éste (sistema de contabilidad) sólo
puede ser variado al inicio de cada ejercicio,
debiendo cumplir con la obligación formal de
informar a SUNAT sobre dicha modificación.
A continuación se presenta un esquema
comparativo a afectos de diferenciar en el
transcurso de un ejercicio gravable, cuándo
estamos frente a una comunicación ex-
temporánea y cuándo frente al cambio de
sistema.
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 4 Biblioteca Virtual

SISTEMA DE CONTABILIDAD
Comunicación extemporánea Vs. Cambio de Sistema
(Libros Principales)

COMUNICACIÓN EXTEMPORÁNEA CAMBIO DE SISTEMA

Supuesto
Supuesto Planteado: Planteado: Desde Anota sus operaciones
Hasta el ejercicio enero hasta a través del
2010 marzo 2010 Sistema Manual
Sistema Manual

¿A partir de abril
Legaliza hojas No comunica a SUNAT dentro puede llevar en forma
continuas para de los 5 primeros días hábiles computarizada?
su uso a partir de del mes de enero 2011
enero 2011
Implica cambio de Sistema
Comunicación
Procede cambio de extemporánea
sistema a partir No procede cambio en el
de enero 2011 ejercicio 2010
procede Infracción
(Num. 5 Art. 173º) (*)
Se cambia en el ejercicio
2011

Sanción Tabla I: Gradualidad Se comunica dentro de

Multa (**) aplicable los 5 primeros días hábiles
50% de la UIT Subsanación del mes de enero 2011
voluntaria
Rebaja 100%

(*) No proporcionar o comunicar a la administración tributaria informaciones relativas a los antecedentes o datos para
la inscripción, cambio de domicilio o actualización en los registros o proporcionarla sin observar la forma plazos y
condiciones que establezca la administración tributaria.
(**) De acuerdo a la nota 2 de la Tabla I de Infracciones y Sanciones del Código Tributario, se aplicará la sanción de multa
en todos los casos, excepto cuando se encuentren bienes en locales no declarados. En este caso se aplicará la sanción
de comiso.

2. Perspectiva contable y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales)

El artículo 33° del Código de Comercio
establece que en general todo negocio (sea
una persona natural o jurídica) debe llevar
necesariamente, con la finalidad de proteger
los intereses que confluyen en la empresa,
los siguientes libros contables: (i) Inventarios
y (ii) los demás libros que ordenen las leyes
especiales (Libros y Registros Auxiliares obli-
gatorios).
De esta forma, en general, a manera
de resumen se puede decir que todo ne-
gociante debe llevar los siguientes libros
y registros:

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 Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios 5

LIBROS PRINCIPALES:
Diario, Mayor, Inventarios y Ba­­lances
LIBROS Y LIBROS AUXILIARES OBLI­GATO­RIOS:
REGISTROS Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de Inventario
QUE DEBE (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de Bienes del Activo Fijo, Registro del
LLEVAR TODO Régimen de Retenciones, Registro del Régimen de Percepciones, entre otros.
NEGOCIO
LIBROS AUXILIARES VO­LUNTA­RIOS:
Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro de caja chica,
etc.

2.1. Libros y Registros obligatorios se regula la obligación de llevar libros

El Anexo 1 de la Resolución Nº 234-2006/
SUNAT –en adelante la Resolución– de-
talla la relación de los libros y registros
vinculados a asuntos tributarios, que
deberán llevar los contribuyentes en
tanto resulten obligados y que por ende
deben ser legalizados.
Así, respecto al Impuesto a la Renta,
y registros en función al tipo de renta
que genere el contribuyente y para el
caso de Rentas de Tercera Categoría,
según el régimen en el cual se en-
cuentra.
A continuación se muestra gráficamente
los libros y registros que se deben llevar
según tipo de contribuyente:

CUADRO Nº 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR

TIPO DE RENTA CONDICIONES O PARÁMETROS LIBRO Y/O REGISTRO
En el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio
SEGUNDA CATEGORÍA hubieran percibido rentas brutas que excedan las 20 UITs. LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
(Artículo 65º TUO LIR) Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el ejercicio
anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000.
Ingresos Brutos mayores a 150 UIT:
CONTABILIDAD COMPLETA.
a. Contribuyentes del Régimen General
TERCERA CATEGORÍA (Artículo 65º TUO LIR) Ingresos Brutos Anuales hasta 150
UIT: Contabilidad Simplificada
b. Contribuyentes del RER Registro de Ventas y Registro de
(Artículo 120º TUO LIR) Compras
CUARTA CATEGORÍA Aplicable a todos los generadores de rentas de cuarta cate- LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
(Artículo 65º TUO LIR) goría sin excepción.

Así como se ha establecido una obli- llevar un Registro de Ventas e Ingresos

gación dispuesta expresamente por la
Ley del Impuesto a la Renta, se puede
afirmar que la Ley del Impuesto General
a las Ventas (en adelante, LIGV) posee
sus propias exigencias tal como se
advierte del artículo 37º del TUO de la
LIGV donde se señala que los “contribu-
yentes” del Impuesto están obligados a
y un Registro de Compras, en los que
anotarán las operaciones que realicen,
de acuerdo a las normas que señale el
reglamento. Además, se exige la obli-
gación de llevar un Registro de Consig-
naciones respecto a contribuyentes que
realicen Ventas en Consignación.
Téngase presente que también cons-

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 6 Biblioteca Virtual

tituyen libros y registros vinculados 2.2. Contabilidad completa

a asuntos tributarios, los libros so-
cietarios: Actas de la Junta General
de Accionistas, Actas del Directorio,
Matrícula de Acciones y el libro de
Actas de la EIRL, así como la Planilla
Electrónica. Adicionalmente, el men-
cionado Anexo 1 contempla otros
registros vinculados con algunas ac-
tividades específicas y que de resul-
tar obligados a llevarlos los mismos
también tendrán que ser legalizados,
tal como es el caso del Registro de
Huéspedes.
De conformidad con el artículo 65º del
TUO de la Ley del Impuesto a la Renta
para algunos contribuyentes genera-
dores de rentas de tercera categoría
existe la obligación de llevar “Contabi-
lidad Completa”, regulándose en dicho
artículo que mediante Resolución de
Superintendencia se definirían los libros
y registros que la comprenden; lo que
ocurrió con la publicación de la Resolu-
ción Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006),
en cuyo artículo 12º vigente a partir del
01.01.2009, se detalla los libros y regis-
tros contables que la integrarían.

CONTABILIDAD COMPLETA (*)

(A partir del ejercicio 2009)

LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES EXIGIBLES DE

OBLIGATORIOS CORRESPONDER SU LLEVADO

INVENTARIOS REGISTRO
Y BALANCES DE COSTOS
MAYOR
INVENTARIO PERMA- INVENTARIO PERMANEN-
DIARIO NENTE VALORIZADO TE EN UNIDADES FÍSICAS
LIBRO CAJA Y REGISTRO PLANILLA ELECTRÓNICA
BANCOS DE ACTI- y sólo en su defecto Libro
VOS FIJOS de RETENCIONES
REGISTRO DE REGISTRO DE INCISOS E) Y F) ARTÍCULO 34º
VENTAS COMPRAS LIR (**)

(*) Para efectos tributarios se encuentran obligados a llevar contabilidad completa tanto las personas jurídicas como
personas naturales con negocio cuyos ingresos brutos anuales sean mayores a 150 UIT en virtud a la modificación
producida al artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta a través del artículo 2º del Anexo del Decreto
Supremo Nº 007-2008-TR (30.09.2009).
(**) El uso de este libro es de carácter residual, el inciso j) del artículo 21º del RLIR modificado por Decreto Supremo
Nº 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a
presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrónica.

2.3 Contabilidad simplificada se regula que los perceptores de rentas

A raíz de la modificatoria efectuada al
artículo 65º de la Ley del Impuesto a la
Renta por el artículo 2º del Anexo del
TUO de la Ley de MYPES (aprobado
por Decreto Supremo Nº 007-2008-TR),
de tercera categoría (sin hacer distingo
de la calidad de persona, es decir sea
persona natural o jurídica) cuyos in-
gresos brutos anuales no superen las
150 UIT deberán llevar como mínimo

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 Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios
(i) un Registro de Ventas, (ii) un Regis-
tro de Compras y (iii) Libro Diario de
Formato Simplificado, de acuerdo a las
normas de la materia.
El artículo 38° del Reglamento de la Ley
del Impuesto a la Renta, señala que para
determinar los ingresos referidos en el
artículo 65° se considerarán los ingre-
sos obtenidos en el ejercicio gravable
anterior y la UIT correspondiente al año
en curso. En el caso que inicien activi-
dades generadoras de rentas de tercera
categoría en el transcurso del ejercicio
considerarán los ingresos que se pre-
suman se obtendrán en el mismo.
Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen
a S/. 540,000.
2.4. Requisitos generales en la llevanza
de los Libros y Registros vinculados
a asuntos tributarios
La Resolución Nº 234-2006/SUNAT es-
tablece en su artículo 6º, las siguientes
condiciones que deben llevar los libros
y registros vinculados a asuntos tribu-
tarios:
a) Respecto al Libro
En lo que concierne al contenido,
en general éstos deben tener como
Datos de Cabecera lo siguiente:
• Denominación del libro o regis-
tro.
• Periodo y/o Ejercicio al que co-
rresponde la información regis-
trada.
• Número de RUC del deudor tri-
butario, Apellidos y nombres,
denominación y/o razón social de
éste. Esta información sólo será
–––––––––––
(1) La única disposición legal que admite el pegado de hojas para el caso del Libro de Actas, es el artículo 136º de
la Ley General de Sociedades que de manera excepcional permite la adhesión.
Informativo
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necesaria en el primer folio de
cada periodo o ejercicio en caso
de ser llevado en forma manual
el libro o registro, se entiende que
deberá ser consignada en todos
los folios o páginas de ser llevado
en forma computarizada.
• Incluir los registros o asientos de
ajuste, reclasificación o rectifica-
ción que corresponda, así como
las operaciones que se omitieron
registrar en meses o ejercicios
respecto de los cuales ya se rea-
lizó la totalización correspondien-
te.
• Contener folios originales, no ad-
mitiéndose la adhesión de hojas
o folios, salvo disposición legal
en contrario (1).
Como una Regla Específica, se
dispone que en el caso del Li-
bro de Inventarios y Balances
se consigne la firma al cierre de
cada periodo o ejercicio gravable,
según corresponda, por:
• Deudor tributario o su represen-
tante legal.
• Contador Público Colegiado (CPC)
o Contador Mercantil, responsa-
ble de su elaboración.
b) Respecto de las Operaciones conte-
nidas en los libros
De manera general establece las
siguientes cinco (5) condiciones:
• Orden cronológico y correlativo.
• Legibilidad y confiabilidad.
• Empleo del Plan Contable General
vigente en el país. Para el ejercicio
2010, puede utilizarse el PCGR
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o el PCGE, según la opción que
tome el contribuyente. A partir del
ejercicio 2011, obligatoriamente
se debe utilizar el PCGE.
No obstante, dada la existencia
de ciertos sectores económicos
con características propias que se
encuentren obligados a emplear
un Plan de Cuentas, Manual de
Contabilidad u otro similar distin-
to, en cuyo caso deberán utilizar
estos últimos.
• Totalización de los importes por
cada folio, columna o cuenta
contable.
• Expresado en moneda nacional y
en castellano, salvo la excepción
dispuesta en el numeral 4 artículo
87º del Código Tributario referida
a contribuyentes autorizados a
llevar Contabilidad en Moneda
Extranjera.
Lo expresado anteriormente, no
resulta aplicable para los siguientes
libros regulados en normas especia-
les:
– Libro de Actas de la Empresa
Individual de Responsabilidad
Limitada.
– Libro de Actas de la Junta General
de Accionistas.
– Libro de Actas del Directorio.
– Libro de Matrícula de Acciones.
– Libro de Planillas.
3. Procedimiento de Legalización
de los Libros y Registros
El numeral 16 del artículo 62º del Código
Tributario, dispone que la SUNAT debe efec-
tuar la autorización de los libros de actas,
así como los libros o registros contables
vinculados con asuntos tributarios, que el
contribuyente debe llevar de acuerdo a ley.
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Asimismo, se dispone que el procedimiento
para la autorización será establecido por la
SUNAT mediante Resolución de Superinten-
dencia. A tal efecto, podrá delegarse en ter-
ceros la legalización de los libros y registros
antes mencionados.
En virtud a ello, a través del artículo 1º de la
Resolución, la SUNAT delega la facultad para
autorizar los libros y/o registros contables a
los notarios públicos del lugar del domicilio
fiscal del contribuyente o a falta de éstos, los
jueces de paz letrados o jueces de paz.
Sobre el particular, cabe indicar que la
legalización de los Libros y Registros vincu-
lados a asuntos tributarios es el acto por el
cual el Notario procede a aperturar los libros
y registros a efectos que los mismos ofrezcan
garantía y tengan validez para efectos legales
(fuerza probatoria).
Es por ello que a través del artículo 112º
de la Ley del Notariado (Decreto Ley Nº
26002) se establece que el notario certifica la
apertura de libros u hojas sueltas de actas,
de contabilidad y otros que la Ley señale.
Concordantemente el artículo 3º de la Re-
solución de Superintendencia Nº 234-2006/
SUNAT (30.12.2006) regula que la legalización
se debe efectuar antes de su uso.
De otro lado a efectos de poder iniciar el
proceso de legalización en primer lugar se
debe tener en cuenta los libros y registros
que de acuerdo al artículo 65º del TUO de
la Ley del Impuesto a la Renta y Artículos
21º (literal j), 22º (literal f) y 35º de su norma
reglamentaria se encuentra obligado a llevar
el contribuyente, además claro está de los
registros auxiliares obligatorios (Registros
de Compras, Ventas y Consignaciones) que
señala el artículo 35º del TUO de la Ley del
IGV, así como de todos aquellos otros a los
que se encuentren obligados a llevar en
función a la normativa tributaria vigente, tal
como es el caso del Registro del Régimen
de Retenciones y el Registro del Régimen de
Informativo
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 Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios
Percepciones. Al respecto el Anexo Nº 1 de la
Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/
SUNAT, contiene la relación de Libros y Re-
gistros que encontrándose obligado a llevar
el contribuyente deben ser legalizados.
En el supuesto que el contribuyente
haya optado por el Sistema Computari-
zado, a continuación referimos el procedi-
miento previo que deberá seguir a efectos de
legalizar sus libros y/o registros vinculados
a asuntos tributarios.
3.1. Plazos a considerar
Tal como se ha referido, los libros y/o
registros contables vinculados a asun-
tos tributarios deben ser legalizados
antes de su uso, vale decir antes de
que se efectúe la impresión de las
operaciones que comprendan los
mismos.
En ese sentido, si bien normativamente
se ha señalado la oportunidad de la
legalización no se ha indicado cuál es
el plazo en que deba efectuarse la mis-
ma. Al respecto, debemos señalar que
dado que existe un plazo máximo de
atraso para anotar (incluye impresión)
las operaciones en los libros y/o regis-
tros vinculados a asuntos tributarios,
la Administración Tributaria tiene como
criterio aplicar dicho plazo también para
efectos de la legalización.
En ese sentido, la legalización de los
libros y registros se deben realizar con-
siderando los plazos máximos de atraso
permitido para cada uno de ellos, los
mismos que se encuentran contempla-
dos en el Anexo 2 de la Resolución.
3.2. Proyección de hojas a utilizar
En principio, los contribuyentes que
Informativo
Caballero Bustamante
9
opten por llevar sus registros y libros
vinculados a asuntos tributarios en
forma computarizada deben efectuar
una adecuada proyección del número
de hojas continuas que se van a legali-
zar de acuerdo a la frecuencia con que
planifiquen que vayan a efectuar dichas
legalizaciones, por ejemplo el contri-
buyente que recién inicia operaciones
puede planificar efectuar la legalización
de sus Libros y Registros por todo el
ejercicio.
De otro lado, el contribuyente que ya
hubiera iniciado operaciones en el
ejercicio anterior y en el supuesto que
le sobrasen hojas, estás podrán ser
usadas para el ejercicio siguiente tal
como lo dispone el numeral 5.3 del ar-
tículo 5º de la Resolución, siempre que
corresponda a un libro o registro de la
misma denominación.
Sobre el particular, consideramos que
en la mayoría de los casos resulta poco
usual y no muy conveniente efectuar le-
galizaciones en forma mensual, siendo
el procedimiento mas general la proyec-
ción de hojas a legalizar durante un ejer-
cicio, considerando como veremos más
adelante que las hojas correspondientes
a un ejercicio deben ser empastadas en
un determinado plazo. No obstante, rei-
teramos que los contribuyentes pueden
optar por legalizar el número de hojas
continuas que estimen necesarias para
un tiempo programado.
A efectos de realizar una adecuada pro-
yección del número de hojas continuas
necesarias para cada libro y/o registro
se debe tener en cuenta, entre otros, los
aspectos que se detallan en el gráfico
de Proyección de Hojas.
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PROYECCIÓN DE HOJAS
Se debe tener en cuenta:
El volumen de Elección del papel adecua-
operaciones que do para cada tipo de libro
realiza la empresa y/o registro, de acuerdo al
de acuerdo a su número de columnas que
giro o actividad. estos contienen, según el
tipo de impresora.
Resulta importante reiterar que, si
bien se efectúa la proyección de ho-
jas a utilizar durante un determinado
lapso de tiempo, la misma responde
a una estimación, por lo cual debe
efectuarse la impresión dentro del
plazo máximo de atraso; a fin que si
se produce una variación o cambio
en la estimación, se legalice en forma
oportuna y no se incurra en contin-
gencia tributaria.
3.3. Foliación
Una vez determinado el número de
hojas continuas a legalizar, se deberá
proceder a su foliación, vale decir a
la numeración de cada uno de los fo-
lios que constará el libro y/o registro
contable llevado en forma computari-
zada.
– Numeración del Primer Libro y/o
Registro
Dicha numeración se iniciará indis-
cutiblemente en el número uno.
– Numeración de un Segundo Li-
bro y/o Registro
En principio tal como lo dispone el
numeral 5.3 del ar­tículo 5º de la Re-
solución, si existieran hojas sueltas
o continuas correspondientes a un
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– Fallas durante la impre- Referencia del núme-
sión. ro de hojas utilizadas
– Errores del personal encar- en el ejercicio anterior
gado de la impresión. complementado con las
– Errores del sistema al mo- expectativas del creci-
mento de la impresión. miento de la empresa.
libro o registro de una misma de-
nominación que no hubieran sido
utilizadas para el registro de las
operaciones del ejercicio del que
se trate, podrán emplearse para
el registro de las operaciones del
ejercicio siguiente. En consecuen-
cia, para la numeración del segun-
do libro y/o registro consideramos
que se deberían tener en cuenta
los aspectos siguientes; aunque
procede advertir que ello no ha
sido regulado por la Resolución
consistiendo, básicamente, nuestra
opinión:
– Si el libro anterior al que se le-
galiza comprende un ejercicio
completo incluyendo además las
hojas legalizadas sobrantes no
utilizadas dentro del mismo, el
libro siguiente que corresponderá
a otro ejercicio debe iniciarse en
el folio número uno.
– Si las hojas a legalizar se van a
utilizar también para el mismo
ejercicio al que corresponde el
libro anterior, consideramos que
lo mas adecuado sería continuar
con la numeración correlativa. Así
por ejemplo, si el primer Registro
de Ventas consta de 500 folios
y alcanzó para los períodos de
Informativo
Caballero Bustamante
 Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios
enero a noviembre del 2020 la
legalización de las hojas siguien-
tes que corresponden al segun-
do Registro de Ventas, debería
empezar en el folio Nº 501, ello
independientemente que sobren
hojas para utilizar en el ejercicio
siguiente.
– Si las hojas legalizadas sobrantes
de un ejercicio han sido utilizadas
para el ejercicio siguiente (es de-
cir no se han incluido en el libro
anterior), consideramos que el
siguiente libro debe continuar con
la numeración del anterior, así por
ejemplo tendríamos el primer libro
Diario de 400 folios cuyas hojas
legalizadas han sido utilizadas por
los meses de enero 2009 a marzo
del 2010, por lo cual, el segundo
Libro Diario debería iniciar en el
folio Nº 401.
Finalmente debemos indicar que la fo-
liación de los libros y/o registros deben
constar únicamente de números, por lo
tanto no se aceptan caracteres distintos
como letras por ejemplo.
3.4. Proceso de Legalización
3.4.1. Solicitud de legalización
Si bien para la legalización de los libros
y/o registros contables no se requiere
mayor trámite que solicitar la legaliza-
ción ante un notario, dado que el artí-
culo 116º de la Ley del Notariado señala
que dicha solicitud debe ser efectuada
por parte del interesado o su represen-
tante, el que acreditará su calidad de tal
ante el notario, algunas Notarías exigen
a efectos de realizar la referida autori-
zación, que el contribuyente presente
un escrito simple firmado por éste o
Informativo
Caballero Bustamante
11
su representante legal solicitando dicho
servicio.
Debe tenerse en cuenta que la lega-
lización debe ser efectuada por los
notarios de la provincia en la que se
encuentre ubicado el domicilio fiscal
del deudor tributario, en virtud al
numeral 2.1. del artículo 2º de la Re-
solución.
3.4.2. Datos a consignar en la le-
galización
El notario o juez de paz que legalice
los libros y/o registros contables debe
dejar constancia de dicha legalización
en la primera hoja del libro y/o regis-
tro, conteniendo los datos siguien-
tes:
– Número de legalización asignado
por el notario o juez, según sea el
caso.
– Nombres y apellidos o denomina-
ción o razón social del contribuyen-
te, según sea el caso.
– Número de RUC.
– Denominación del libro o registro.
– Número de folios de que consta.
– Fecha y lugar en que se otorga la
legalización.
– Sello y firma del notario o juez, se-
gún sea el caso.
Además, el notario o juez deberá sellar
cada uno de las hojas de que consta el
libro y/o registro.
3.5. Legalización del segundo y siguien-
tes libros
Para la legalización del segundo y si-
guientes libros y registros vinculados
a asuntos tributarios, de una misma
denominación, el artículo 4º de la Re-
solución establece que se deberá tener
en cuenta lo siguiente:
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Forma de lleva-
do del Libro o Exigencia
Registro
Utilizando hojas Se deberá presentar el último folio
sueltas o conti- legalizado por notario del libro o re-
nuas gistro anterior.
Llevados en for- Se deberá acreditar que se ha conclui-
ma manual do con el anterior. Dicha acreditación
se efectuará con la presentación del
libro o registro anterior concluido o
fotocopia legalizada por notario del
folio donde conste la legalización y
del último folio del mencionado libro
o registro.
Tratamiento aplicables en casos espe-
ciales:
• Libros y registros manuales in-
cautados
En el caso de libros o registros lleva-
dos en forma manual que hubieran
sido incautados por autoridad compe-
tente, bastará para la legalización del
segundo y siguientes libros y registros
la presentación del documento en el
que conste la referida diligencia.
Adviértase que de producirse, de ser
el caso, la devolución de los libros o
registros incautados a que se refiere
el párrafo anterior, no podrá realizarse
en ellos anotación alguna debiendo
procederse a su cierre inmediato.
Regla General:
Empaste de Empastar las hojas sueltas por
Hojas Sueltas periodo.
o Continuas
Regla Especial:
Empastar sólo a partir del periodo
en que se tiene 20 hojas o más.
––––––––––
(2) El espiralado o anillado, en nuestra opinión, no calificaría como empastado.
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• Libros y registros perdidos o
destruidos
Tratándose de libros y registros
perdidos o destruidos por siniestro,
asalto u otros, se deberá presentar
la comunicación efectuada a la SU-
NAT dispuesta por el artículo 9° de
la Resolución.
4. Empaste de los Libros y/o Regis-
tros llevados en hojas sueltas
o continuas
De conformidad con el numeral 5.1 del ar-
tículo 5º de la Resolución los libros y registros
vinculados a asuntos tributarios que se lleven
utilizando hojas sueltas o continuas deberán
empastarse (2), de ser posible, hasta por un
ejercicio gravable. La obligación señalada
en el párrafo anterior no será de aplicación
cuando el número de hojas sueltas o con-
tinuas a empastar sea menor a veinte (20),
en cuyo caso el empaste podrá comprender
dos (2) o más ejercicios gravables, debiendo
incluirse las hojas que hayan sido anuladas.
A tal efecto, la anulación se realizará tachán-
dolas o inutilizándolas de manera visible. En
caso existan hojas sobrantes y no se desee
utilizarlas en el año siguiente, las mismas de-
berán ser anuladas e incluidas en el empaste
a realizar.
Dentro de los cuatro (4) primeros meses del
ejercicio gravable al que corresponden las ope-
raciones.
Dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejerci-
cio gravable siguiente a aquél en que se reunieron
20 hojas.
Informativo
Caballero Bustamante
 Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios
IMPORTANTE
Cabe precisar que de realizarse el empas-
te en varios tomos, cada uno incluirá como
primera página una fotocopia del folio que
contenga la legalización del libro o registro
al que corresponde.
A continuación esquematizamos el pro-
cedimiento a seguir:
EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS EN HOJAS
SUELTAS O CONTINUAS
5. Plazo máximo de atraso de los
libros y registros
La anotación de las operaciones implica
asentar una operación a través del corres-
Informativo
Caballero Bustamante
13
pondiente registro contable ya sea en forma
manual o computarizada. El plazo máximo de
atraso, se regula en el anexo 2 de la Resolución
Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006). En el caso de
sistema computarizado, se entiende que dentro
del plazo máximo de atraso debe efectuarse la
legalización, anotación y posterior impresión.
6. Formatos e información mínima
vigente a partir del 01.07.2010
6.1. Antecedentes
A través de la Resolución de Superinten-
dencia Nº 239-2008/SUNAT (31.12.2008)
y vigente a partir del 1 de enero 2009,
se produjeron modificaciones a la Re-
solución Nº 234-2006/SUNAT relacio-
nadas con el Libro Diario de Formato
Simplificado, la información mínima y
de algunos formatos del Libro de Inven-
tarios y Balances.
Producido los cambios referidos, a partir
del 01.01.2009; entraron en vigencia el
artículo 12º (que regula sobre Conta-
bilidad Completa) y 13º (Información
Mínima y Formatos) de la Resolución.
No obstante, a través de la Resolución
de Superintendencia Nº 017-2009/SU-
NAT (24.01.2009) se suspende en forma
excepcional a partir del 25 de enero y
hasta el 31 de diciembre de 2009, la
aplicación de lo previsto en el artículo
13º de la Resolución, con excepción de
lo establecido en el inciso 5-A (Libro
Diario de Formato Simplificado) y el
numeral 13.4. (Registro de Inventario
Permanente en Unidades).
Sin embargo, con la dación de la Re-
solución de Superintendencia N°286-
2009/SUNAT (31.12.209) se prorroga la
suspensión de la vigencia del artículo
13° hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su
vigencia ocurre a partir del 1 de julio
2010, en forma obligatoria.
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6.2. Aspectos que regula el artículo 13º

ARTÍCULO 13º

Explicación: Si se lleva Contabilidad

SUNAT propone para Manual se debe ob-
Obligatorio para sujetos que servar dicha estructura
lleva Contabilidad Mensual un libro o registro el
Formatos: formato siguiente: obligatoriamente
Estructura que debe ¿Qué signi-
contener cada libro fica ello?
Opcional para sujetos que A B C D Si se lleva Contabili-
o registro dad Computarizada
lleven Contabilidad Com-
putarizada se puede modificar la
estructura:
Cada empresa podrá incorporar la información D B C A
adicional que estime pertinente, aún más en
el caso de Libros Contables considerando lo
dispuesto en el Código de Comercio.

Se puede omitir las co- Bajo la premisa que el libro

Información mínima: (*) Con- Obligatorio su cumpli-
ASPECTOS lumnas de información manual ya tiene las columnas in-
tenido de cada libro o registro miento independien-
QUE REGU- mínima que no vayan coporadas, esta opción resultaría
que se refleja en columnas. temente del sistema
LA E IMPLI- a ser utilizadas por los aplicable para el llevado bajo el
contable que se lleve.
CANCIAS contribuyentes. Sistema Computarizado.

Relevante: Si para el ejercicio 2010 la

Se regula para los libros y registros
vinculados a asuntos tributarios que
Fo r m a t o s e
integran la contablidad completa,
información
así como para el Libro de Ingresos
mínima
y Gstos de cuarta categoría.
Ello implica que cada libro o
empresa ha optado por aplicar el Plan
registro debe contener los Re-
Contable General Empresarial, deberá
quisitos Generales referidos
adecuar la información requerida a di-
en el artículo 6º, así como lo
cho plan de cuentas, en tanto se reflejen
dispuesto en el artículo 13º
cuentas en dicho libro. Ejemplo clásico,
numeral específico.
Libro de Inventarios y Balances.

Sistema En este caso opinamos que se deberían cerrar los libros y registros al 30.06.2010 y legalizar
Manual nuevos libros con el formato e información mínima vigente a partir del 01.07.2010. (**)
La nueva regulación vigen-
te a partir del 01.07.2010,
Dado que la legalización se produce antes Salvedad: El único supuesto que re-
¿implica legalizar nuevos
Sistema del uso, no se tiene que proceder a legalizar queriría legalización sería si la nueva
libros o registros?
Computa- nuevos libros o registros, ya que los forma- información implica usar hojas conti-
rizado tos e información mínima se generan en la nuas en un tamaño distinto al que se
oportunidad de la anotación e impresión. ha legalizado en forma previa.

¿Se puede modificar el sis- Libros Principales: El sistema contable solo puede ser modificado hasta el ejercicio gravable siguiente.
tema en el que se están lle-
vando los libros o registros
a partir del 01.07.2010? Registros Auxiliares: Podrá modificarse su sistema de llevado a partir del 01.07.2010.

(*) En el caso de los Registros de Ventas, Compras y Consignaciones se debe considerar que el artículo 10º del Reglamento del IGV ya regula información mínima
a considerar, por lo cual el artículo 13º incorpora nueva información a partir del 01.07.2010, pero sin eliminar la que ya se encuentra vigente. Por tal razón,
consolida tanto la que se regula en el referido artículo 10º y la nueva información.
(**) Aspecto no regulado en forma expresa por la Administración Tributaria.

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