Produtividade

PRODUTIVIDADE MATERIAL COMPLEMENTAR
MATERIAL COMPLEMENTAR
produtividade
Maitê Oliveira - mariatereza.acipreste@gmail.com - IP: 170.82.107.56
1
APRESENTAÇÃO
Produtividade é um conceito essencial para os negócios
contemporâneos, pois diante da rapidez de evolução das
práticas sociais, econômicas e administrativas do nosso mundo,
a noção de fazer o máximo possível, da melhor forma, no menor
tempo concebível deixa de ser apenas um diferencial e passa a
ocupar um papel imperativo no universo do empreendedorismo,
especialmente no que diz respeito à competitividade.
Mas é preciso não confundir eficiência, aproveitamento e

alta performance com a distorcida ética workaholic, cuja
abordagem obsessiva do trabalho leva a uma rotina de riscos
à saúde e – justamente – improdutividade. Neste material
complementar ao conteúdo disponível no Administradores
Premium, você tem acesso a dados e recomendações para
se tornar verdadeiramente mais produtivo, a partir de uma
filosofia de gerenciamento de tempo que estimula o foco e a
disciplina sem negligenciar o valor do lazer, do descanso e da
vida fora do escritório.

resumo
No workshop Como Enfrentar o Estresse do Dia a Dia?, o
empresário Fernando Gabas, fundador da Heartz Wellness
Coaching, compartilha lições poderosas sobre como enfrentar
o estresse da vida contemporânea, ressaltando que a resiliência
é o fator-chave desse processo. Gabas sugere, entre suas
recomendações práticas, um ritual diário para cuidar dos seus
estados físico e emocional em 45 minutos: os 30 primeiros
são dedicados ao exercício físico e os outros 15 se reservam
a uma reflexão pessoal de gratidão pelo presente e projeções
positivas para o futuro.
Confira o Workshop
no Administradores
Premium com
Fernando Gabas

Em Como Otimizar seu Tempo para Produzir Mais e Melhor,

Christian Barbosa, considerado o maior especialista em gestão
do tempo do Brasil, ensina como aproveitar melhor seus dias
para ser mais produtivo. O empresário conta detalhes de sua
própria trajetória de sucesso e dá dicas de aperfeiçoamento
de eficiência em uma vida profissional corrida, apresentando
uma metodologia prática de classificação do tempo em prol da
conscientização, planejamento e disciplina sobre o controle e
uso de suas horas de lazer e trabalho.
Confira o Workshop
no Administradores
Premium com
Christian Barbosa

Como você
usa seu tempo?
O titã Cronos – o Saturno que se alimenta do próprio filho na
famosa pintura de Goya – e a entidade Chronos, representação
antropomórfica do tempo, são confundidos até entre os próprios
gregos da Antiguidade. Para simplificar as coisas, os dois foram
(Adaptado a partir de
artigo desenvolvido agrupados em uma imagem arquetípica: o tempo eterno, ceifador,
por Eber Freitas para a
que engole tudo aquilo que vem após ele. Não é algo distante do
Revista Administradores)
que profissionais de gerações inteiras podem imaginar hoje: o tempo
devorando sonhos, projetos e lazer.
Ao contrário do que a imagem predatória sugere, o tempo não

precisa ser nosso antagonista. Não podemos exercer controle sobre
ele, mas gerenciar o que fazemos com – ou durante – o tempo
disponível é possível e necessário. “Dinheiro e tempo são duas
restrições maravilhosas”, argumenta o especialista em métodos ágeis
Paulo Caroli. “A melhor dificuldade para o empreendedor é ter pouco
tempo ou pouco dinheiro. Isso o obriga a focar no produto e tirar a
ideia da cabeça e colocar à prova”, completa.
Christian Barbosa, o maior especialista brasileiro em produtividade,

é crítico em relação ao termo “administração do tempo”. “É um
conceito errado. O tempo é algo que corre a uma velocidade de
60 minutos por hora, como dizia Einstein. Não se pode aumentar,
diminuir ou estocar tempo”, enfatiza.
Nas últimas décadas, junto com o aumento do senso de urgência

das tarefas, a ubiquidade das informações e velocidade de acesso
passaram a dar a impressão de que o tempo está cada vez mais
curto. Não cabe dentro das 24 horas. Tampouco as velhas oito
horas do expediente dão conta do volume de tarefas, sem contar o
tempo desperdiçado no trânsito. Se a finitude do tempo já o tornava
inestimável, hoje cada segundo que se gasta pode fazer falta.

O excesso de informações, a propósito, atrapalha a vida de quem

não monitora as próprias atividades. De acordo com uma pesquisa
da agência de notícias Reuters no Reino Unido, 38% dos gestores
gastam quantidades “significativas” de tempo buscando informações.
A “paralisia da análise” decorrente do excesso de informações fazia
com que 43% dos entrevistados tomassem decisões com atraso.
Problemas de saúde e afastamento das atividades sociais foram
outros dos problemas destacados.
“O que as pessoas podem fazer é administrar suas atitudes nesse

tempo”, afirma Christian. “Por isso prefiro usar o termo administração
de vida. Já que o tempo corre, precisamos andar com nossas
atitudes para aproveitá-lo ao máximo”, diz. Se o tempo está além
da nossa esfera de ação, nossas escolhas e atitudes não estão. Na
verdade, as decisões mais sérias e importantes que tomamos dizem
respeito à maneira como utilizamos nosso tempo – mesmo que não
estejamos cientes disso.
“Rotina produtiva é tomar as decisões corretas. Saber priorizar

corretamente, saber cortar as coisas que não agregam valor, saber
focar ao invés de multiplicar a atenção”, elenca Barbosa. Portanto,
esqueça aquelas desculpas do tipo “não tenho tempo para isso”:
elas revelam apenas que você não dá importância para algo e usa o
tempo como justificativa. Mas ele não tem culpa de nada. Você tem.
Fazer mais em menos tempo e garantir boas horas de descanso e

lazer não é algo fácil. Mas pode ser simples. Requer a boa e velha
mudança de certos hábitos, técnicas, categorização das atividades
e persistência. “Planejamento e organização são fundamentais para
render no trabalho e ter tempo livre”, afirma Reinaldo Passadori,
especialista em Comunicação e RH e presidente do Instituto
Passadori de Educação Corporativa. “Os profissionais que organizam
as suas tarefas cotidianas, elaboram planos de ação para cada
atividade. São produtivos, bem-humorados e suas atitudes impactam
no clima organizacional”, defende.

Cuidado com os devoradores do tempo!
Você já parou para pensar no que faz durante a jornada de trabalho

e fora dela? E mensurar tudo isso? Na correria diária, o mais natural
é que as atividades sejam executadas de forma atropelada, com
muito estresse e poucos resultados. Além disso, muito tempo
é desperdiçado. De acordo com uma pesquisa da consultoria
CareerBuilder realizada nos Estados Unidos, 50% do tempo da
jornada de trabalho dos entrevistados era gasto com smartphones.
Internet, mídias sociais, fofocas e distrações estavam no top 10 dos
devoradores de tempo.
A realidade brasileira pode ser diferente, mas desperdiçar tempo

não é exclusividade dos norte-americanos. O problema é que, ao
deixar o foco escapar do que deve ser feito, os resultados não vêm.
No lugar dele, surgem frustração, cansaço, sensação de impotência
e preguiça. E então o profissional está a um passo de entrar em um
ciclo vicioso. Pelo outro lado, se o profissional for capaz de manter
o foco, cria uma rotina produtiva, obtém resultados e se sente
motivado para seguir em diante.
“Pessoas que geram resultados fazem aquilo que deve ser feito, não
o que gostam apenas”, lembra Christian Barbosa. Sua própria vida
é um exemplo de que a gestão da produtividade pode ser o gatilho
da alta performance. Sua vida como empreendedor começou aos 15
anos, quando abriu seu primeiro negócio. Era aplicado, estudioso e
dedicado em excesso ao trabalho. Logo sua relação com o trabalho se
tornou doentia, com episódios de insônia, estafa e doenças ocasionais.
Em decorrência da ansiedade, desenvolveu uma úlcera que evoluiu

para um tumor no tubo digestivo. Aos 19 anos de idade, decidiu
mudar de hábitos e deixar a vida workaholic. Ele só conseguiu parar
de trabalhar aos domingos após quatro meses. No total, foram
necessários quase dez meses para que sobrasse tempo suficiente
para lazer e descanso. Aprender a gerenciar a própria produtividade,
segundo o próprio, salvou sua vida.

Importante, urgente ou circunstancial? Classifique suas atividades
Colocar as coisas em ordem, criar etiquetas, rótulos ou categorias,

é uma função exclusiva e essencialmente humana. Categorizamos
celulares, animais, pessoas, livros e corpos celestes. Foi esse trabalho
que gravou o nome de Carlos Lineu na história. Sua taxonomia
de todos os seres vivos – uma forma de classificação universal –
revolucionou o estudo das ciências biológicas. Aristóteles, no século
6 a.C., criou um sistema para classificar os seres vivos. E assim segue
a prática em todas as áreas do conhecimento.
Com o tempo não é diferente. Até a maneira que usamos para

mensurá-lo – segundos, minutos e horas – é apenas uma forma de
classificá-lo. Ao aliar tempo e atividades, é possível categorizar o
que fazemos com o tempo disponível. A maneira mais rudimentar é
planejar o dia ou a própria rotina diária, com horários específicos.
Christian Barbosa, em sua metodologia, recomenda que as atividades

sejam categorizadas em três grandes grupos: “importante”, “urgente”
e “circunstancial”. Dessa maneira, espera-se que qualquer pessoa
consiga realizar suas tarefas, não deixe nada incompleto e, ainda
assim, tenha tempo disponível para atividades mais relevantes e
valiosas – como um projeto paralelo, um negócio próprio, um novo
curso ou apenas descanso.
Importante: reúne as atividades mais significativas, que trarão

satisfação e sentimento de realização pessoal em curto, médio
ou longo prazos. “O que é importante tem tempo para ser
feito, pode esperar horas, dias, semanas ou meses”, explica o
autor.
Urgente: diz respeito às atividades que têm um prazo de

vencimento curto, geralmente não previstas, e que são a
causa do estresse de muitos profissionais.
Circunstancial: é o grupo de tarefas menos necessárias, que

não irão trazer resultados empíricos, mas geram conforto ou
comodidade. Segundo Christian, a ênfase nessas atividades
traz apenas frustrações. Porém, de alguma maneira – seja
determinação pessoal ou social – elas são necessárias.

Essa categorização é importante não apenas para obter resultados,

mas também para observar quais são as próprias prioridades. Uma
pesquisa realizada por Christian Barbosa após a publicação da
primeira edição do seu livro aponta que, entre os entrevistados,
apenas 30% do tempo era dedicado às atividades importantes. É uma
informação importante para começar a pensar em mudar hábitos e
rotinas, talvez tomar decisões sérias a respeito da própria carreira.
Criar uma lista de atividades e categorizar essa lista permite que o

profissional produza mais, o que vai gerar satisfação e realização,
dando energia para outras atividades. Mas, como estamos tratando
com o tempo – e ele não negocia –, precisamos colocar metas
cronológicas. Não apenas do intervalo de tempo necessário
para uma tarefa, mas uma janela onde todo o foco e dedicação
concentram-se em apenas uma por vez.
Foco e produtividade em blocos de tempo
No primeiro período da universidade, o italiano Francesco Cirillo

não era diferente de um calouro comum. Estava empolgado com o
curso, queria aprender mais, e estudava com empenho. Após o fim
do período de provas, no entanto, sentiu que não rendia mais como
antes. Assistia às aulas e voltava desanimado, e logo veio mais um
período de provas e, com ele, a sensação de impotência e fracasso.
Foi quando Cirillo se desafiou: “Eu consigo estudar – de fato –
durante 10 minutos?”.
Para medir o tempo, usou um timer de cozinha com formato de

tomate – pomodoro, em italiano. Não conseguiu na primeira vez, mas
após aplicar muito tempo e esforço, teve êxito. Essa foi a gênese da
técnica de produtividade mais popular até hoje, conhecida como
Pomodoro. Ela consiste na realização contínua de uma única tarefa
durante 25 minutos com cinco minutos de intervalo logo após. Depois
de quatro pomodori, há um descanso maior, de 20 a 30 minutos.
Apesar de não ser um método criado com base em respaldo

científico, apenas empírico, sabe-se que nossa atenção, assim
como o tempo, não é infinita. Não conseguimos mantê-la de forma
contínua. No entanto, ela pode ser trabalhada como se fosse um
músculo. Se um profissional consegue realizar uma atividade em 25
minutos, passar cinco longe do computador, e manter esse ritmo,

logo o cérebro se acostuma. Também é possível trabalhar em blocos

maiores, de 50 minutos por 10 de descanso, por exemplo.
Essa obrigação treina o cérebro para evitar o fast-food da distração.

Ele adora isso. Rolar a timeline do Facebook até o final, ver o e-mail que
acabou de chegar, conferir as notificações do Twitter e abrir dez abas
no navegador são atividades que proporcionam prazer. De acordo com
a psicóloga e pesquisadora Susan Weinschenk, essas ações liberam
dopamina, hormônio responsável pelo prazer e pela motivação. “É ela (a
dopamina) que nos faz curiosos por novas ideias e informações”, afirma,
em seu blog. Ou seja, se você já não estava fazendo nada produtivo, a
tendência é que fique mais tempo nessa condição.
O intervalo de descanso, por outro lado, é o responsável por nos

levar a encontrar soluções criativas. Não pense – explique isso para
seu chefe – que é tempo perdido. Segundo Susan, o córtex pré-
frontal do cérebro trabalha associando informações e experiências,
mas ele não pode fazer isso enquanto você estiver focado. Quando
você sai para tomar um ar fresco, beber água ou caminhar, vem
aquele estalo, uma ótima ideia que pode ser a solução para um
problema sério. Relaxar também é trabalho.
Margaret Heffernan, consultora e escritora, recomenda que o

tempo no trabalho seja dividido entre “trabalho real”, que requer
concentração e atividade, e o “outro trabalho” – reuniões, chamadas
telefônicas, e-mails e videoconferências. “Se você quer ser
profundamente mais produtivo, separe esses dois. Execute o trabalho
intelectual ininterruptamente, isso irá trazer melhores resultados
e menos cansaço. Depois faça as outras coisas ciente de que o
verdadeiro trabalho já está feito. No fim do dia, você irá se sentir
menos exausto”, afirmou em entrevista para o blog do TED.
Gestão de tempo: um desafio em equipe
Profissionais organizados, que conseguem ser eficazes no trabalho

e ao mesmo tempo ter boas sacadas, são valorizados. Se antes as
empresas buscavam pessoas dispostas a vestir a camisa, bater o
ponto nos horários certos e permanecer horas a fio no posto de
trabalho, hoje querem algo mais objetivo: resultados. Que só podem
ser obtidos com pessoas.
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“Hoje, principalmente incentivado pelo momento que o país está

passando, ter colaboradores produtivos é otimizar recurso, que se
não for bem gerido poderá ser o diferencial entre viver ou falir”,
explica a gestora de carreiras Andreia Deis. “Uma empresa com
profissionais engajados com a gestão do tempo otimizará recursos e
custos”, considera.
Já Leslie A. Perlow, professora de liderança e comportamento

organizacional na Harvard Business School, lembra que a mudança
de atitudes individuais pode ser uma tentativa tão frustrante quanto
dietas e promessas de ano novo. “No espaço de trabalho moderno,
com ênfase na conectividade e colaboração, o real problema
não é como indivíduos gerenciam o próprio tempo. É como nós
gerenciamos nosso tempo coletivo – como trabalhamos juntos para
concluir o serviço”, conta em artigo na Harvard Business Review.
No início de sua carreira, há quase uma década, no Boston

Consulting Group (BCG), Leslie propôs que cada membro da equipe
passasse uma noite por semana fora do escritório e completamente
desligado do trabalho – numa indústria conhecida por longas
jornadas de trabalho. O ganho em produtividade fez com que a
medida fosse implementada em outras quatro equipes, e depois
em 10. “Os consultores que passaram um tempo fora do escritório
desenvolveram mais satisfação no trabalho, melhor equilíbrio entre
trabalho e vida pessoal, e também passaram a sentir que aprendiam
mais durante a jornada”, analisa.
Entretanto, os piores vilões da produtividade no ambiente de

trabalho atendem por dois nomes: um deles é ‘interrupção’. Um
estudo realizado em 2014 por pesquisadores da Universidade George
Mason analisou três grupos de estudantes durante um exame
simples de redação. Na primeira etapa do experimento, eles deram
12 minutos para os alunos pensarem no argumento do texto e outros
12 minutos para redigirem. O primeiro grupo foi deixado em paz; no
segundo, os pesquisadores pediam que os estudantes resolvessem
um problema matemático simples durante o planejamento. Já no
terceiro, as intervenções aconteciam durante a escrita.
O primeiro grupo teve o melhor desempenho, com uma avaliação

de 3,71 numa escala de 0 a 6. O segundo grupo teve uma média de
3,13, e o terceiro foi o mais prejudicado, com uma média de 3,06. A
11

segunda etapa contou com um método semelhante, mas ao invés de

12 minutos, os estudantes tiveram 20. Os resultados foram similares.
De acordo com os pesquisadores, a conclusão é que, quando ocorre
uma interrupção, a linha de pensamento se quebra e depois tem que
ser retomada. A intervenção pode ser tanto um colega que puxa
papo quanto aquelas notificações tentadoras em redes sociais.
O segundo, de acordo com as investigações de Perlow, são as

reuniões – muitas vezes desnecessárias. Nas empresas onde
trabalhou, percebeu que as queixas dos profissionais que precisavam
levar trabalho para casa se resumiam, na maioria dos casos, às
reuniões não apenas frequentes, mas lotadas de pessoas que não
precisavam estar ali. Para resolver o problema, foi necessário apenas
reservar um dia na semana para abolir todas as reuniões, no qual os
profissionais poderiam trabalhar de casa. A pesquisadora classifica
os resultados da medida como “excepcionalmente bons”.
Ou seja, se o seu ambiente de trabalho não proporciona condições

para uma boa gestão da produtividade, é improvável que você
consiga melhorar individualmente. “Para ajudar os trabalhadores a
gerenciar melhor seu tempo, devemos parar de dizer aos indivíduos
que mudem a si mesmos e começar a estimulá-los a atuarem juntos
para mudar o jeito de trabalhar. Como resultados, as pessoas podem
gerenciar melhor suas vidas enquanto têm um desempenho superior
no trabalho”, conclui.
12

Administrando
as horas: cinco lições
de empreendedores
de sucesso
Por mais alta que seja a performance de um profissional, este
artigo desenvolvido não consegue fazer tudo sozinho. Se ele estiver à frente de uma
por Eber Freitas para a empresa bem-sucedida, a gestão da produtividade passa de uma
responsabilidade pessoal a algo que deve ser compartilhado com
a equipe. Confira cinco lições de alguns dos empreendedores mais
bem-sucedidos do Brasil para conseguir fazer o trabalho caber na
jornada diária.
- Eficiência (Francisco Forbes, CEO da Seed)
“Trabalhar muito não é trabalhar bem. Muitas vezes nos afogamos

em muitas atividades simultâneas e deixamos de cumprir a rotina
básica de um ser humano para dar espaço às atividades. Eu me
divido em três empresas, aulas e vida – a ordem de prioridade
sempre seguiu essa ordem, o que me fez distanciar de cuidados
com a saúde e com a mente e acarretaram em uma diminuição de
eficiência. Hoje a vida vem em primeiro plano, depois as atividades
de pesquisa, em seguida o trabalho. Comer, dormir e fazer pausas
são compromissos, como reuniões. Hoje tenho conseguido realizar
mais atividades em menos tempo e com mais eficiência.”
- Equipe (Alex Tabor, cofundador e CEO da Peixe Urbano)
“Quando comecei o Peixe Urbano, o primeiro grande desafio em

relação à gestão era crescer e treinar a equipe com a velocidade
necessária para executar a nossa estratégia de expansão no ritmo
desejado. Ao longo do tempo, o desafio era tornar a operação
eficiente, sempre focando em resultados. Para otimizar o tempo,
13

manter a eficiência e qualidade de vida, minha dica é compartilhar

as tarefas com a equipe, delegar as demandas e automatizar, sempre
que possível, o que for operacional. Assim, acaba sobrando mais
tempo para participar de outras ações da empresa e para cuidar
também do meu espaço social, onde mantenho atividades, como a
prática esportiva, que melhora a minha performance no dia a dia.”
- Organização (Rafael Heringer, cofundador e CEO do Jurídico Certo)
“Meu dia, na maioria das vezes, é muito dinâmico, por isso

tento me organizar pelo menos nas tarefas que estão previstas.
Portanto, sempre procuro acordar cedo e me atualizar de todos os
compromissos que estão na minha agenda, tanto pessoais quanto
profissionais. Além disso, busco realizar tarefas administrativas
durante a manhã e foco em apenas um item durante períodos
curtos, como, por exemplo, respondo todos os e-mails durante
trinta minutos na parte da manhã e depois somente na parte da
tarde. Após às 20h, tento não pensar em trabalho. Procuro realizar
atividades físicas ou algo que mantenha minha mente descansada.”
- Prioridades (Robson Privado, diretor de marketing e produto da

MadeiraMadeira)
“Para mim, otimizar o dia a dia de trabalho está ligado a ser dono
do seu próprio tempo. Porém, para conseguir isso, é preciso
primeiro priorizar suas atividades e tarefas para depois organizar
a agenda e o tempo. Feito isso, é importante entender em que
momento a sua empresa está. Por exemplo, se ela está muito
no início ou em um momento crítico, não adianta querer ter um
planejamento muito detalhado com diferentes objetivos ou metas.
É necessário acompanhar o momento da empresa. Além disso,
sempre deixo um espaço na agenda para ficar de olho no que está
acontecendo no mercado, desde uma leitura diária rápida sobre
principais manchetes até encontros estratégicos com pessoas
que possam ajudar em futuros negócios. O networking faz toda a
diferença no crescimento de qualquer empresa.”
14

- Planejamento (Lia Clerot, psicóloga, palestrante e

apresentadora de TV)
“Quando meus filhos nasceram, percebi que nosso tempo e nossas

prioridades mudam. Tive que aprender a dividir melhor meu dia e
minhas tarefas. Depois disso, a minha rotina, meus compromissos
no trabalho também foram crescendo, então realmente houve dias
em que achei que não conseguiria fazer tudo o que precisava. Além
de psicóloga, sou empresária. Quando tenho grandes demandas,
grandes eventos para coordenar eu penso que será impossível fazer
tudo com excelência, mas sempre dá certo. Nesses anos aprendi
que a organização é a peça fundamental, junto com a calma. Entrar
em desespero e ficar ansiosa só atrapalham. Eu preciso pensar um
dia antes o planejamento do dia seguinte, senão eu não dou conta.
Já organizo meus compromissos e os das crianças. Deixo tudo
sistematizado, fazendo uma espécie de roteiro para o dia.”
15

Sete dicas para

manter a produtividade
Meditação
Um provérbio zen revela que todos devem meditar ao menos 20

minutos por dia. A não ser que você seja muito ocupado. Nesse caso,
artigo desenvolvido
deve meditar uma hora todos os dias. A prática da meditação já
por Eber Freitas para a deixou de ser apenas religiosa e conta com aval científico – beneficia
tanto a mente e o comportamento quanto o corpo. Uma pesquisa
concluída em 2014 criou grupos de pacientes que sobreviveram ao
câncer de mama, mas que ainda carregavam sequelas emocionais.
Um deles teve encontros semanais de 90 minutos com instrutores
de ioga e cada membro deveria praticar meditação 45 minutos
sozinho diariamente. Os resultados apontaram melhorias não apenas
no aspecto psicológico, mas também no biológico: as células dos
pacientes do primeiro grupo ficaram mais saudáveis.
Sono
Em certas épocas e culturas, surge o mito de que estudar e trabalhar

ao invés de dormir é um investimento no futuro e garantia de sucesso.
Falso como nota de R$ 3. O cérebro consome 20% da Taxa Metabólica
de Repouso do corpo – ou seja, se você passar o dia jogado no sofá
assistindo a séries, cerca de 20% da energia consumida pelo corpo
vai para a massa cinzenta. Imagine o quanto esse monstro consome
quando, ao invés de repousar, trabalha. É por esse motivo que, quando
focamos em uma tarefa ou raciocínio complicado, sentimos cansaço
físico. Além disso, é durante o sono – especificamente durante a
fase REM – que fixamos o que aprendemos durante o dia. Privar-se
de sono, por outro lado, prejudica as funções cognitivas, incluindo
memória e atenção. Ou seja, durma para render mais durante o dia ou
fique acordado para não render nada em hora alguma.
16

Música
É comum, nos ambientes de trabalho, as conversas paralelas tomarem

conta. Mas nem sempre todos querem ou podem participar da
celeuma. Nessa hora, os fones de ouvido são os melhores amigos. Já
foi comprovado que ouvir música no trabalho melhora a produtividade
– a atividade libera dopamina, hormônio do prazer, que é meio
viciante. Mas transformar esse benefício em vantagem vai depender
da música, do trabalho e da maturidade do funcionário. Para as tarefas
chatas e repetitivas, rock ou música clássica (segundo o Neuroscience
of Behavior and Physiology). Para se concentrar, músicas já
conhecidas ou instrumentais – dopamina em excesso tira o foco, e
conhecer músicas novas rende uma descarga do hormônio. Na dúvida,
vai nas sugestões de playlists.
Dizer “não”
Em 1967, Peter Drucker afirmou: “Há pressões constantes em

relação ao desperdício e uso improdutivo do tempo”. Cá estamos,
meio século depois, com o mesmo problema. No entanto, boa
parte do nosso tempo pode estar sendo dedicada a atividades
e projetos que poderiam ter sido, simplesmente, recusados. Seja
por não compensar financeiramente, por não fazer parte do rol de
competências principais, por ser uma tarefa “urgente” que invadiu
sua programação, por não agregar valor à carreira ou porque
estamos apenas fazendo aquele favor na amizade. Não precisa ser
um ranzinza egoísta, mas dizer “não” a alguns trabalhos e demandas
– de maneira polida e assertiva – vai garantir mais tempo para fazer o
que você gosta e precisa.
Água e alimentação
Comer bem e se manter hidratado é fundamental para garantir

uma boa produtividade, além de outros benefícios óbvios. Mas na
correria, todo mundo se esquece do óbvio e almoça com uma mão
no teclado e a outra no sanduíche. No filme À Procura da Felicidade,
o personagem interpretado por Will Smith menciona que, durante o
estágio conquistado a duras penas na corretora, ele percebeu que
conseguia realizar mais ligações se não precisasse ir ao bebedouro –
e, consequentemente, reduzir as idas ao banheiro. Faça isso se quiser
lidar com cálculos renais, desidratação, queda da pressão arterial,
problemas cognitivos e tomadas de decisão erradas.
17

Sobre a alimentação, nem é necessário alertar: saco vazio não fica em

pé nem sentado – lembre-se de que o cérebro consome muita energia.
Mas é importante consumir alimentos de boa qualidade: aquele
pacote de biscoito recheado vai dar um pico de glicose no seu sangue,
seguido de uma queda abrupta, o que é péssimo para a concentração
– e para o seu pâncreas.
Lista de tarefas
Faça uma lista com as atividades a serem realizadas ao longo do dia

e as categorize de maneira estratégica, para que não fique de lado o
que é urgente e circunstancial, mas sobre tempo o suficiente para nos
dedicarmos ao que é importante – conforme a classificação sugerida
pelo especialista em produtividade Christian Barbosa. “Nosso foco
deverá ser o importante, pois ele agirá na previsibilidade. Se só estiver
agindo no urgente, é porque seu caminho não foi planejado”, afirma a
coach e pedagoga Andrea Deis.
Recentemente a NASA – que leva a questão da produtividade muito a

sério, já que uma decisão errada na órbita da Terra pode ser fatal para
os astronautas – revelou alguns segredos sobre o assunto. Um deles
é que a produtividade tende a cair na transição entre duas tarefas.
Quando terminamos um projeto bem-sucedido, por exemplo, a euforia
da atividade concluída invade o tempo da atividade seguinte. Assim, o
ideal é criar “blocos” de atividades semelhantes.
Atividade física
Correr, pedalar, lutar ou levantar peso é um saco no começo, mas

melhora a capacidade de concentração e o bem-estar de maneira
geral e quase instantânea. E, com o tempo, dá para pegar o jeito. Um
estudo publicado na revista científica PLOS ONE em 2012 demonstrou
que trabalhadores extrativistas da Tanzânia, que caminham
quilômetros todos os dias só para chegar ao trabalho, têm o mesmo
gasto energético de um peladeiro de fim de semana. O corpo se
acostuma com a prática de exercícios e, produtivo como é, passa a
gastar menos energia para atividades outrora extenuantes.
18

Você
quiz
é um
workaholic?
Você costuma esquecer ou perder compromissos sociais e festas
de família por causa do trabalho? Mesmo dormindo ou comendo,
sua cabeça continua no escritório? Responda honestamente as
perguntas do teste abaixo e descubra se não está na hora de
diminuir o ritmo do trabalho (some 1 ponto para cada resposta SIM e
confira o resultado ao final):
SIM NÃO
1. Você se empolga mais com seu
trabalho que com qualquer outra coisa?
2. Você trabalha ou lê durante as refeições?
3. Você regularmente deixa

de almoçar para trabalhar?
4. Seu horário de trabalho causa

estranheza nos seus relacionamentos?
5. Seu trabalho interfere no seu tempo livre?
6. Você raramente pensa sobre

trabalho fora do escritório?
7. Você subestima o tempo de duração de

um projeto e depois corre para terminá-lo no prazo?
19

SIM NÃO
8. Você geralmente sobrecarrega sua agenda?
9. Você sente que não pode reduzir sua carga

horária sem comprometer sua carreira?
10. Você tem dificuldades em

delegar tarefas a outras pessoas?
11. Você raramente cancela eventos

familiares e sociais para cumprir
prazos determinados por si próprio?
12. Você pensa em trabalho enquanto

dirige, escuta outras pessoas falando
ou quando está indo dormir?
13. Você é competitivo?
14. Você trabalha mais de 45 horas por semana?
15. Você desistiu de algum de

seus hobbies por causa do trabalho?
16. Você se preocupa excessivamente

com o futuro, mesmo quando as coisas estão bem?
17. Você acredita já ter adoecido por causa do trabalho?
18. Você está infeliz com seus hábitos de trabalho?
TOTAL:
20

RESULTADOS
1 a 8 pontos
Zen: você consegue um bom equilíbrio entre a ambição e hábitos
saudáveis. Bom para a sua saúde e bom para a sua carreira também,
afinal, você se mantém produtivo reservando um tempo para aprender
e viver experiências que também podem contribuir para o seu
desenvolvimento profissional.
9 a 14 pontos
Cuidado: não está na hora de tirar aquelas férias vencidas? Seu corpo
pode não ter reclamado ainda, mas certamente seus pensamentos
às vezes fogem e sua produtividade está comprometida. Tente umas
férias, mas, se não for possível agora, aposte nos exercícios físicos,
nas atividades culturais e em tudo o que lhe dá prazer.
15 a 18 pontos
Perigo: reduza suas horas de trabalho, pois há mais vida fora do
escritório. O ideal mesmo é que você se desligue por uns dias e faça
algo para o bem do seu corpo e da sua mente. Você ficará mais
disposto e conseguirá trabalhar bem em menos tempo, porque sua
produtividade aumentará.
21

TOME NOTA
PORTAL ADMINISTRADORES
O segredo da produtividade
é ter propósito
EBOOK
Tudo Que Você Precisa
Saber sobre Planejamento
CAFÉ COM ADM

Como usar melhor
o seu tempo
22

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PRODUTIVIDADE
23

24

Produtividade

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Produtividade

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PRODUTIVIDADE MATERIAL COMPLEMENTAR

Mas é preciso não confundir eficiência, aproveitamento e

Maitê Oliveira - mariatereza.acipreste@gmail.com - IP: 170.82.107.56

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Em Como Otimizar seu Tempo para Produzir Mais e Melhor,

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Ao contrário do que a imagem predatória sugere, o tempo não

Christian Barbosa, o maior especialista brasileiro em produtividade,

Nas últimas décadas, junto com o aumento do senso de urgência

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O excesso de informações, a propósito, atrapalha a vida de quem

“O que as pessoas podem fazer é administrar suas atitudes nesse

“Rotina produtiva é tomar as decisões corretas. Saber priorizar

Fazer mais em menos tempo e garantir boas horas de descanso e

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Cuidado com os devoradores do tempo!

Você já parou para pensar no que faz durante a jornada de trabalho

A realidade brasileira pode ser diferente, mas desperdiçar tempo

Em decorrência da ansiedade, desenvolveu uma úlcera que evoluiu

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Importante, urgente ou circunstancial? Classifique suas atividades

Colocar as coisas em ordem, criar etiquetas, rótulos ou categorias,

Com o tempo não é diferente. Até a maneira que usamos para

Christian Barbosa, em sua metodologia, recomenda que as atividades

Importante: reúne as atividades mais significativas, que trarão

Urgente: diz respeito às atividades que têm um prazo de

Circunstancial: é o grupo de tarefas menos necessárias, que

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Essa categorização é importante não apenas para obter resultados,

Criar uma lista de atividades e categorizar essa lista permite que o

Foco e produtividade em blocos de tempo

No primeiro período da universidade, o italiano Francesco Cirillo

Para medir o tempo, usou um timer de cozinha com formato de

Apesar de não ser um método criado com base em respaldo

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logo o cérebro se acostuma. Também é possível trabalhar em blocos

Essa obrigação treina o cérebro para evitar o fast-food da distração.

O intervalo de descanso, por outro lado, é o responsável por nos

Margaret Heffernan, consultora e escritora, recomenda que o

Gestão de tempo: um desafio em equipe

Profissionais organizados, que conseguem ser eficazes no trabalho

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“Hoje, principalmente incentivado pelo momento que o país está

Já Leslie A. Perlow, professora de liderança e comportamento

No início de sua carreira, há quase uma década, no Boston

Entretanto, os piores vilões da produtividade no ambiente de

O primeiro grupo teve o melhor desempenho, com uma avaliação

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segunda etapa contou com um método semelhante, mas ao invés de

O segundo, de acordo com as investigações de Perlow, são as

Ou seja, se o seu ambiente de trabalho não proporciona condições

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- Eficiência (Francisco Forbes, CEO da Seed)

“Trabalhar muito não é trabalhar bem. Muitas vezes nos afogamos

- Equipe (Alex Tabor, cofundador e CEO da Peixe Urbano)

“Quando comecei o Peixe Urbano, o primeiro grande desafio em

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manter a eficiência e qualidade de vida, minha dica é compartilhar

- Organização (Rafael Heringer, cofundador e CEO do Jurídico Certo)

“Meu dia, na maioria das vezes, é muito dinâmico, por isso

- Prioridades (Robson Privado, diretor de marketing e produto da

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- Planejamento (Lia Clerot, psicóloga, palestrante e

“Quando meus filhos nasceram, percebi que nosso tempo e nossas