Ажлын цаг ашиглалтын олон талт хэмжигдэхүүн ба дүн шинжилгээний арга

хандлага
Ажиллах хүч буюу хөдөлмөр их шаарддаг ихэнх мэргэжлийн үйлчилгээний
бүтээмжийг тодорхойлох хамгийн үндсэн тодорхойлогч хүчин зүйлсийн нэг нь
ажилтнууд ажлын цагаа хэрхэн ашигладаг үзүүлэлт юм. Ажиллагсдын ажлын цаг
ашиглалтын байдлын уламжлалт дүн шинжилгээ нь дараах хоёр түвшинд анхаарлаа
хандуулдаг. Үүнд:
• Үйл ажиллагааны түвшин: Ажилтнуудын ажлын цагийг тодорхой, нарийн
тодорхойлогдсон үйл ажиллагаа, үүрэг функцийн төрлүүдэд хуваарилах
• Үйл явцын түвшин: Үйл ажиллагаануудыг өргөн хүрээтэй ажлын үйл явцуудад
нэгтгэх (жишээ нь: бичиг цаасны ажилд, утсаар ярихад, уулзалт хийхэд
зарцуулсан нийт цаг хугацаа г. м)
Эдгээр хоёр түвшний дүн шинжилгээг дангаар нь ашиглавал мэргэжлийн үнэлэлт
дүгнэлт хийхийг шаарддаг байнга давтагддаггүй шинж чанар бүхий ажлуудыг
орхигдуулж, мэргэжилтнүүдийн гүйцэтгэлийг сайжруулах хамгийн сайн боломжуудыг
тодорхойлох боломжгүйд хүрнэ. Мэргэжилтнүүдийн ажлын цаг ашиглалтын байдлыг
шалгахад ашигладаг нэмэлт хоёр түвшний дүн шинжилгээ:
• Үүрэг функцийн түвшин: Үйл ажиллагаануудыг зорилгынх нь дагуу өргөн
хүрээтэй үүрэг функц болгон нэгтгэнэ. Үүрэг функцийн дагуу ажлын цаг
ашиглалтыг хуваарилах нь байгууллагын эрхэм зорилго ба зорилтуудыг
биелүүлэхэд мэргэжилтнүүд ажлын цагаа хэрхэн зарцуулсныг тодорхойлоход
тусалдаг. Харьцуулалт хийхийн тулд үүрэг функц бүрд зарцуулах хамгийн
тохиромжтой эсвэл хүсэж буй ажлын цагийн хуваарийг гаргах ёстой бөгөөд
үүнийг байгууллагын удирдлага нь мэргэжилтнүүдтэйгээ зөвшилцсөний үндсэн
дээр хийнэ.
• Ур чадвар, туршлагын түвшин: Ур чадвар ба туршлагын түвшинд тааруулан
ажлын цаг хуваарилалт хийх нь мэргэжилтнүүдээс мэргэжлийн үнэлэлт дүгнэлт
өгөхөд өндөр түвшний ур чадвар шаарддаг ажил болон ур чадвар бага шаарддаг
ажилд зарцуулсан ажлын цагийн хувь хэмжээнүүдийг харьцуулах боломжтой.
Тодорхой үйл ажиллагааны талаар мэдээлэл цуглуулах нь дээр дурдсан дөрвөн
түвшний ажлын цаг ашиглалтын дүн шинжилгээний үндэс суурь болдог. Гэхдээ үүрэг
функцийн ба ур чадварын дүн шинжилгээг хийх ёстой бол үйл ажиллагаануудыг ажлын
үүрэг функц ба ур чадварын харгалзах түвшинтэй нь уялдуулан тодорхойлох ёстой.
Ур чадвар, туршлагын түвшний дүн шинжилгээ нь ур чадвар бага шаарддаг үүрэг
функцийг бууруулах, ийм үүргүүдийг гүйцэтгэхэд автоматжуулалт нэвтрүүлэх, ур
чадвар багатай, бага цалинтай ажилтнуудаар гүйцэтгүүлэх зэрэг боломжуудыг
тодорхойлоход чухал ач холбогдолтой байдаг.
Үүрэг функцийн дүн шинжилгээ нь томоохон сайжруулалт хийх боломжуудыг
тодорхойлох, үр дүн, үр ашгийг сайжруулалтыг тоон үзүүлэлтээр илэрхийлэхэд
тусалдаг.
 Ажлын цаг ашиглалтын талаарх мэдээллийг цуглуулах нь: Мэргэжилтнүүдийн
ажлын цаг ашиглалтын дүн шинжилгээ хийхэд ашиглах мэдээллийг цуглуулахад хэд
хэдэн аргыг ашгилдаг.
I. Мэргэжилтэн гурваас дөрвөн ажлын долоо хоногийн туршид ажлын цаг
ашиглалтын тайлан хөтлөх нь цаг ашиглалтын талаарх тодорхой, бодитой
мэдээллийг авч чадна. Гэхдээ ажлын цаг ашиглалтын дүн шинжилгээ хийх нь
өртөг өндөртэй (ялангуяа нарийн дүн шинжилгээ хийх шаардлагатай үед) байж
болох бөгөөд ажиллагсдад өдөр тутмын ажлаа хийхэд нь саад болж болох талтай.
Мэргэжилтнүүдийн ажлын онцлог янз бүр, тэдний үүрэг функцүүд дундаас дүн
шинжилгээний зорилгод (жишээ нь: утсаар ярьсан зорилго) ашиглах мэдээллийг
цуглуулах хэрэгцээнээс хамааран ажлын цаг ашиглалтын дүн шинжилгээг хийх
хамгийн энгийн арга нь ажлын тайлан хөтлөлт юм.
II. Мөн ажилтнуудын ажилд саад болохооргүй, өртөг багатай арга нь
мэргэжилтнүүд ажлын цагаа хэрхэн зарцуулдаг талаарх тэдний өөрсдийн санал
бодлыг нарийн боловсруулсан судалгаагаар дамжуулан авч болно. Ажилтнуудын
санал бодол нь сайн боловсрогдсон ажлын цаг ашиглалтын дүн шинжилгээтэй
харьцуулахад тийм ч тодорхой, нарийн мэдээллийг өгч чаддаггүй. Хэрэв ажлын
ачаалал нь улирлын байдлаас хамааран өөрчлөгддөг бол судалгаагаа тухайн
улирлын хувьд ажлын цагаа хэрхэн зарцуулсан талаарх мэдээллийг
тодорхойлоход чиглүүлэх бөгөөд энэ нь гурваас дөрвөн долоо хоногийн ажлын
цаг ашиглалтын дүн шинжилгээгээр тодорхойлж чадахгүй тийм мэдээллийг авах
боломжийг олгоно.
III. Мөн ажлын цаг ашиглалтын дүн шинжилгээг хийхдээ тэд янз бүрийн ажилд цагаа
хэрхэн хуваарилдаг талаарх мэдээллийг ажиллагсдын бүлгээс авах буюу бүлгийн
зөвшилцсөн үр дүнг сонсох аргыг ашиглаж болно.
Ажилтнуудаас тайлан, судалгаа авах нь тэд судалгаанд о оролцохыг
зөвшөөрөхөөс эхэлдэг. Байгууллага нь ажилтнуудыг судалгаанд идэвхтэй
оролцуулахын тулд судалгаандаа ул үндэслэлтэй хандах ёстой. Ажлын цаг
ашиглалтын дүн шинжилгээ нь судалгаатай харьцуулахад 10 дахин их хэмжээний
мэдээллийг өгдөг бөгөөд цуглуулсан мэдээллийг эмхэтгэх, түүний алдааг шалгах,
боловсруулахад их хугацаа зарцуулахаас гадна илүү өндөр өртөгтэй болдог. Ер нь
тухайн судалгааг яаж ашиглахаас хамааран илүү нарийн мэдээлэл олж авахын тулд
нэмэлт өртөг зарцуулах шаардлагатай эсэхээ тодорхойлно.
• Хэрэв байгууллагад нэмж хэдэн хүн шинээр ажилд авах шаардлагатайг
тодорхойлох гэж буй бол ажлын цаг ашиглалтын дүн шинжилгээг хийх
шаардлагатай.
• Хэрэв сайжруулалт хийх боломжуудыг тодорхойлох, ажлын стандарт
тогтоох, ажиллах хүчний хэрэгцээг тодорхойлоход ашиглах зорилгогүй
ерөнхий байдлыг үнэлэх бол нэмэлт өртөг гаргалгүй ажиллагсдаас судалгаа
аван, ажиллагсдын санал бодлыг цуглуулах нь хангалттай бөгөөд өртөг ч
багатай.
 Үүрэг функцийн дүн шинжилгээ: Үүрэг функцүүдийг мэргэжилтнүүд ажил үүргээ
ямар зорилго, зорилтыг биелүүлэх гэж гүйцэтгэж буйгаар нь тодорхойлж бол но.
Бүтээмжийн дүн шинжилгээ хийхэд үүрэг функцүүдийг эрхэм зорилгын хувьд чухал,
эрхэм зорилгыг дэмжих болон бусад үүрэг функцүүд гэж ангилан авч үзэж болно.
Үүнд:
• Эрхэм зорилгын хувьд чухал үүрэг функцэд илүү өндөр ур чадвар шаардсан,
байгууллагын эрхэм зорилго ба зорилтуудыг биелүүлэхэд шууд хувь нэмэр
оруулдаг, мэргэжилтнүүдийн ажлын хамгийн үндсэн, чухал зорилтуудыг
багтаадаг.
• Эрхэм зорилгыг дэмжих үүрэг функцэд (төслийн ажлуудын хувьд төслийг
дэмжих үүрэг функцүүд) байгууллагын эрхэм зорилго ба зорилтуудыг
биелүүлэхэд хувь нэмэр оруулдаг ажлууд бөгөөд тэдгээр нь ажлын ачааллыг
төслийн ажлыг дуусгах сүүлийн үе шатууд руу шилжүүлдэг үйл
ажиллагаануудыг агуулдаг.
• Бусад үүрэг функц нь салангид үйл ажиллагаанууд бөгөөд эдгээр нь цагийн
хуудас бөглөх, чөлөөний хуудас олгох болон хүний нөөцтэй холбоотой бусад
ажлууд гэх мэт ажлын үндсэн хэсэг болдог захиргааны ажлууд, захиргааны
уулзалтууд зэрэг юм. Эдгээр нь ур чадвар бага шаарддаг ажлууд байна.
Тухайн нөхцөл байдлаас хамааран эрхэм зорилгыг дэмжих функцүүдэд тухайн
төслийн дэмжих үүрэг функцүүдийг бүгдийг нь нэгтгэн хамааруулж болно. Эсвэл үүрэг
функцүүд дундаас нэг, хоёр чухал үүрэг функцийг тусад нь авч бусдыг нэгтгэн дэмжих
үүрэг функцэд хамааруулж болно. Жишээ нь: Сургалт, хүний хөгжил хоёрыг эрхэм
зорилгыг дэмжих үүрэг функцүүдийн хамт нэг үүрэг функцэд хамааруулахын оронд тус
тусад нь үүрэг функц болгож, салган авч үзэх нь илүү тустай байж болно.
Удирдлага нь мэргэжилтнүүдийг ажлын цагийнхаа ихэнх хувийг эрхэм зорилгын
хувьд чухал үүрэг функцүүдэд зарцуулж, эрхэм зорилгыг дэмжих үүрэг функцүүдэд
зарцуулах цагаа бууруулахыг зохицуулах үүрэгтэй. Зарим үед удирдлага нь
мэргэжилтнүүдийг эрхэм зорилгыг дэмжих үүрэг функцээс салангид буй ганц, хоёр
чухал үүрэг бүхий дэмжих үүрэг функцүүдэд зарцуулах ажлын цагаа нэмэгдүүлэх, үгүй
ядахдаа бууруулахгүй байлгах хэрэгцээ үүсдэг.
Дүн шинжилгээ хийхдээ хоёр арга хандлагыг ашиглаж болдог. Эхний арга нь эрхэм
зорилгын хувьд чухал бүх үүрэг функцүүдэд (мөн эрхэм зорилгыг дэмжих үүрэг
функцээс салангид авч үзсэн чухал үүрэг бүхий дэмжих үүрэг функцүүд) ажлын ихэнх
цагаа зарцуулж, бусад дэмжих үүрэг функцүүдэд илүү бага цаг зарцуулах арга юм. Энэ
аргыг ашигласан үед, эрхэм зорилгын хувьд чухал үүрэг функцүүдэд зарцуулаагүй
цагийг эрхэм зорилгоо илүү сайн биелүүлэхийн төлөө зарцуулж болох цаг эсвэл
мэргэжилтнүүдийн ажлыг зорилгоо биелүүлэхэд чиглүүлэх боломж олгоход зарцуулах
цаг гэж үзэж болно.
Хоёр дахь арга нь байгууллагын удирдлага (мэргэжилтнүүдтэй урьдчилан
зөвлөлдсөн бол илүү сайн) мэргэжилтнүүдийн ажлын цагийг эрхэм зорилгын хувьд
чухал үүрэг функцүүдийн дунд тэнцвэртэйгээр хуваарилж, (жишээ нь: ажлын цагийн
50%-ийг хэрэглэгчдэд зориулсан шууд үйлчилгээнүүдэд, 30%-ийг бичиг цаасны ажилд
зарцуулах, үлдсэн хувийг эрхэм зорилгыг дэмжих үүрэг функцүүд болон бусад үүрэг
функцүүдэд зарцуулах г. м) хуваарилж болно. Ийм хуваарилалт нь ажлын цагийн
зорилтот хуваарийг бий болгодог.
Ажлын цагийн зорилтот хуваарь нь (үүрэг функц бүрд хуваарилсан ажлын цагийн
хувь хэмжээнүүдийн нийлбэр 100% байх болно) байгууллагын удирдлагын үзэж буйгаар
мэргэжилтнүүдийн ажлын цагийн хамгийн тохиромжтой хуваарь байх ёстой.
Байгууллагын удирдлага нь хамгийн тохиромжтой ажлын цагийн хуваарийг
мэргэжилтнүүдийн бодит цаг ашиглалттай харьцуулж, дүн шинжилгээ хийснээр
байгууллагын зорилгыг илүү сайн биелүүлэхийн тулд мэргэжилтнүүдийн цагийг
хуваарилах, энэхүү хуваарь зөрчигдөж байгаа шалтгааныг мэдэж, авах арга
хэмжээгээ тодорхойлох ёстой.
Төрийн захиргааны инженерүүдийн ажлын цагийг үүрэг функцийн түвшнээр
хуваан зорилтот хуваарийг ажлын бодит цаг ашиглалттай харьцуулсан жишээг
хүснэгт 4-т харууллаа. Тэд зөвлөхүүдийн гаргасан барилгын зураг төслийг хянаж,
засаж, баталдаг бөгөөд барилгын төслийг эрх бүхий байгууллагаар батлуулж,
зөвшөөрөл авах, төслийг хэрэгжүүлэх, удирдах, хянах болон олон нийттэй харилцах
зэрэг бусад ажил үүргүүдийг гүйцэтгэдэг. Тэдний ажлын цагийг байгууллагын үүрэг
функцийг эрхэм зорилгын хувьд чухал үүрэг функц, эрхэм зорилгыг дэмжих үүрэг
функц , бусад үүрэг функцүүд гэсэн түвшнүүдэд дараах байдлаар хуваасан байна.

Хүснэгт 4. Үүрэг функцийн түвшин

Байгууллагын үүрэг функц Мэргэжилтний үүрэг функц
Эрхэм зорилгын хувьд чухал үүрэг Чанарын баталгааг хангах ба төслийн
функц удирдлага
Эрхэм зорилгыг дэмжих үүрэг функц Төслийг дэмжих үйл ажиллагааг
Бусад үүрэг функцүүд Төслийн бус туслах үйл ажиллагааг
Энэ хуваарийн дагуу ажлын цагийн хуваарийг хийсэн (Хүснэгт 5-ын 3 багана)
байна. Цаг ашиглалтын хуваарь ёсоор эрхэм зорилгын хувьд чухал үүрэг функцүүдэд
ажлын цагийн 90%-ийг ноогдуулсан боловч бодит цаг ашиглалтаар 57%-ийг
зарцуулж эдгээрийн зөрүү 33%-ийг өндөр мэдлэг, ур чадвар шаардагдахгүй ажилд
зарцуулсан байна.
Хүснэгт 5. Ажлын цагийн хуваарь ба бодит цаг ашиглалт
Бодит цаг Цаг ашиглалтын
Үүрэг функц ашиглалт Бодит- Хуваарь Зөрүү (%)
хуваарь (%)
(%) (%)
27 45 -18 18
Чанарын баталгааг хангах
30 45 -15 15
Төслийн менежмент
Төслийг дэмжих үйл 26 5 21 21
ажиллагаа
 Төслийн бус буюу туслах 17 5 12 12
үйл ажиллагаа
Нийт 100% 100% 0% 66%
Мэргэжилтнүүдийн ажлын цагийн 33%-ийг эрхэм зорилгын хувьд чухал чанарын
баталгааг хангах, төслийн удирдлагыг хэрэгжүүлэх үүрэг функцэд шилжүүлэх нь өндөр
мэргэжилтний цаг ашиглалтыг сайжруулах шаардлагатай нь харагдаж байна.