ASIENTO CONTABLE

El asiento contable es la anotación que se realiza en el libro de

contabilidad para registrar una entrada o salida, es decir, una compra o un
pago por servicio prestado. Se trata de un concepto fundamental para
comprender cómo llevar la contabilidad de una empresa.
En el sistema de contabilidad de partida doble cada asiento contable se refleja
a través de dos anotaciones: debe y haber. Estas dos posiciones hacen
movimientos inversos y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el
hecho de que todo asiento afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento
tiene una contrapartida.

Se denomina asiento contable al conjunto de anotaciones o apuntes

contables que se hacen en el libro diario de contabilidad, que se realizan con la
finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación
cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y
por tanto un movimiento en las cuentas de la misma.
En el sistema de partida doble cada asiento se compone al menos de dos
anotaciones: una al debe y otra al haber. Estas dos posiciones hacen
movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el
hecho de que todo asiento afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento
tiene una contrapartida

ASIENTO CONTABLE BASICO

Una noción básica de contabilidad que debemos tener en cuenta antes de
realizar cualquier asiento contable es que cada cuenta, por su naturaleza,
es deudora o acreedora; son deudoras las cuentas que crecen al debe y
disminuyen al haber (lo son la mayoría de las cuentas de activo) y acreedoras
las que crecen al haber y disminuyen al debe (lo son la mayoría de cuentas de
pasivo y las de neto patrimonial).
En cuanto a las cuentas de ingresos y gastos, las de gastos del grupo (6) son
deudoras y las de ingresos del (7) acreedoras.
Por último, antes de pasar a ver los diferentes asientos contables más básicos,
debemos hacer una primera clasificación de dichos asientos es entre:

 Asientos simples en los que sólo utilizamos una cuenta para el debe y otra
para el haber ambas por la misma cantidad de dinero. Por ejemplo, el asiento
de un pago a un proveedor en el que únicamente registramos la salida del
dinero de tesorería (al haber) y la cancelación de la deuda con el proveedor
(al debe), es decir:
 Debe Haber

121,00€ (400) proveedor (572) Banco cc 121,00€

 Asientos compuestos es los que utilizamos dos o más cuentas al debe y/o al
haber en cuyo caso las cantidades de dinero no tienen por qué coincidir, ero
las sumas de los cargos y los abonos si para que el asiento esté
cuadrado. Por ejemplo, cuando se registró la factura que hemos pagado en el
caso anterior, debimos computar la deuda con el proveedor y los impuestos
aplicables (el IVA) por lo que el asiento tiene dos cuentas al debe y una sola
al haber aunque ambos lados suman siempre lo mismo, es decir:

Debe Haber

100,00€ (600) compras (400) proveedor 121,00€

21,00€ (472) IVA soportado

Asientos según su función

Pueden ser:

 Asientos operativos los que reflejan una operación económica.

 Asientos de ajuste se realizan al final del ejercicio corrigiendo incorrecciones
para que la contabilidad refleje la realidad efectiva.
 Asientos de regularización con los que cerramos y saldamos cuentas y
trasladamos su saldo a la cuenta de resultados.
 Asientos de apertura y cierre en los que cerramos todas las cuentas.

Asientos de pagos y cobros

Son los más sencillos, en ellos registramos una transacción económica con la
que damos de baja una deuda.
El pago a un proveedor es el mismo ejemplo que hemos puesto más arriba:
Debe Haber

121,00€ (400) proveedor (572) Banco cc 121,00€

En él el banco, que es una cuenta de activo y, por lo tanto, acreedora

disminuye su saldo contable y el proveedor al que le debíamos la cantidad
desaparece (por esa cantidad).
El cobro es lo mismo pero al revés, un cliente al que le hemos facturado
anteriormente una cantidad nos paga por lo que el banco crece (al recibir el
pago) y la cuenta de la deuda del cliente se salda y desaparece, el asiento
será:
 Debe Haber

121,00€ (572) Banco cc (430) Cliente 121,00€

Asiento de ingresos y gastos

En estos es muy útil recordar que las cuentas normales de gastos del grupo (6)
van siempre al Debe y las de ingresos, del grupo (7), van siempre al haber.
En el caso de una compra a un proveedor el asiento será el mismo que el
ejemplo que hemos puesto más arriba:
Debe Haber

100,00€ (600) compras (400) proveedor 121,00€

21,00€ (472) IVA soportado

Si realizamos una venta, cargando el IVA correspondiente, el asiento será:

Debe Haber

100,00€ (430) Cliente (700) Venta 100,00€

(477) IVA repercutido 21,00€

Existen otros asientos de gastos en los que no intervienen otras personas

como, por ejemplo, las amortizaciones o las correcciones valorativas por
deterioro.
Otros asientos
Hemos puesto ejemplos de los asientos más básicos y, también, más
habituales, pero existen otros muchos tipos de asientos, vamos a comentar
alguno más.
Para empezar los asientos de apertura y de cierre del ejercicio contable: en
ellos vamos a utilizar todas las cuentas que tienen saldo para comenzar la
contabilidad con sus respectivos saldos (en el de apertura) y cerrar el ejercicio
saldando todas las cuentas, es decir, dejándolas a cero (en el de cierre).
Los asientos de orden no tienen ningún contenido económico y no reflejan
ningún hecho contable, son recordatorios de algo que es importante por lo que
se utilizarán cuentas asociadas al debe y al haber.

TIPOS DE FORMATOS CONTABLES.

Los formatos contables son los documentos que sirven de base para registrar
las operaciones comerciales de una empresa de manera facil y resumida, es
por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos,
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de
estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos
pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan
los principales papeles comerciales y titulos valores que pueden ser utilizados
en el ciclo contable, su definición y sus principales caracteristicas.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha
del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los
responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los
principales soportes de contabilidad son:
1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.
2. Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia
con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija
3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que
suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar,
o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para
elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantia y exigencia del cliente.
4. Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los articulos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones
de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y
se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada
expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeración en orden
consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del
vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o
razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición.
Descripción específica o genérica de los articulos vendidos o servicios
prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
(preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
5. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un
banco llamado “girado que pague una determinada suma de dinero a la orden
de un tercero llamado “beneficiario”.
6. Comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que
el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben
asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las
transacciones que diariamente se realizan en una empresa
7. Letra de cambio
Este documento negociable o titulo valor es una orden incondicional de pago
que da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague
a la
Orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha
determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantia de pago en compras
y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores
y se llaman letras por pagar.
8. Pagarė
Es un titulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para
respaldar los
Créditos bancarios.
9. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.
10. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en
la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancias, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para
el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
11. Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantias minimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece
un fondo denominado caja menor.
12. Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección,
ajustes y cierre.
13. Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantia
de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación, analisis y codificación de los soportes
Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de
contabilidad

Formatos administrativos

Se refiere al conjunto de las características técnicas y formales de los

documentos donde se materializan los actos administrativos.

Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos

detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con
el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de
la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la
circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las
secciones que la requieren.

¿Cómo se elabora un formato?

 Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta
varios aspectos para que estos puedan cumplir con su importancia y objetivos:

* El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato

(clientes objetivos).

* Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada

al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el
funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso
de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre
más rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto,etc.)
más rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su
grado de apatía a su diligenciamiento.

* Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas

o en otros formatos.

* En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un

cargo. Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información
solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su diligenciamiento.

* Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de

diligenciar para que el personal no los evite.

* Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la

empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes
formatos.

* Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del

formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización.

* Es muy común que al implementar un software en una empresa se

obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema
de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a
cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan
de desarrollo del personal de la empresa.

* Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a

diligenciar y una breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo)
de la forma como se debe llenar. En esta descripción se debe especificar el
recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde
deben quedar.