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Manual Microsoft Project 2003 2007 2010 Manual Aplicado A La Construccion
Manual Microsoft Project 2003 2007 2010 Manual Aplicado A La Construccion
Aplicado a la Construcción
Manual No1: Generación de mallas Gantt, CPM y PERT
reescrito con ejemplo paso a paso de Muro Albañilería.
(no incluye análisis de costos ni control de proyecto)
Faculta de Arquitectura, Construcción y Diseño
Departamento Ciencias de la Construcción
Universidad del Bío-Bío
Índice.
Pág.
Introducción. 4
1. Adaptar Microsoft Project a la empresa. 5
2. Pasos para programar el Proyecto. 11
3. Programación. 17
3.1. Programación en Gantt 19
3.1.1. Como crear y personalizar campos en Project 20
3.1.2. Dibujar la Carta Gantt 24
3.2.- Programación CPM 34
3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red 35
3.2.2. Como crear una nueva plantilla para las tareas. 36
3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red 41
3.3.- Programación PERT 45
3.3.1. Pasos para Programar en PERT 45
3.3.2. Análisis de las mallas Optimista y Pesimista 51
3.3.3. Cambio de pesos de la fórmula de duración esperada (de) 51
4.- Costos en Project 53
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MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010
Dedicatoria
Dedicado a mi hijo Ignacio, trato cada día de ser más amigo tuyo y de que te sientas
cada día más orgulloso de tu padre, en esta nueva vida de Universitario que has
empezado.
Miro en tu vida y me veo yo, se de tus sueños que fueron mis mismos sueños, siento tus
penas como yo las sentí, miro tus pasos que fueron los que yo caminé en aquellos ayeres
de mi vida de Universitario.
Espero que te sientas tan orgulloso de tu padre como me siento yo de ti, te quiero hijo
mayor con toda mi alma.
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MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010
Introducción.
Este manual de Ms-Project aplicado a la Construcción pretende ser una ayuda primero para
todos mis alumnos principalmente de la Universidad del Bío-Bío. Concepción Chile, mi
alma mater, y de la Universidad del Desarrollo, y de la Universidad Federico Santa María
donde he tenido la fortuna de dictar clases. En segundo lugar para todos los profesionales a
los cuales he preparado en esta área tan apasionante de planificación de proyectos
considerando esta excelente herramienta, Ms-Project.
Este software está abierto para un sinnúmero de posibilidades de planificación de
proyectos, y no todos relacionados con la ingeniería o construcción, sino muy variados y
diversos, de esta manera, como no encontraba nada relacionado a esta área, la
Construcción, decidí realizar este manual con la experiencia en Ms-Project acumulada
desde sus primeras versiones, pasando por las mejores según yo 2003 y 2007, hasta está
última versión 2010 (hasta ahora) que no me gusta pues le han quitado algunos
complementos como el PERT y la muy útil y servicial “Análisis de datos en Excel”.
Para mí lo ideal es tener las versiones 2003 y 2007, la 2003 solo para “quitarle” sus
complementos y pasarlos a la versión 2007 luego de esto sin duda me quedo con Ms-
Project 2007 y utilizo en este los complementos como el análisis de datos en Excel donde
se pueden lograr graficar curvas de control (curva S) programada, real, y un sinfín de datos
de análisis necesarios para planificar todos proyectos en los distintos estados, planificado
(previsto para Ms-Project), Real y Actual.
Respecto al manual, este inicialmente fue una iniciativa de uno de mis alumnos que
escribió el manual, luego en virtud de la falta de un lenguaje más claro y de que le faltaban
varios pasos y explicaciones más detalladas, he reescrito la gran mayoría de este, todo lo
referente a crear mallas Gantt, CPM y PERT, aun me falta reescribir parte del manual, no
es por falta de interés o ganas, sino por lo que nos falta a todos, el recurso más escaso, el
tiempo. Espero en un tiempo cercano, poder “conseguir” este recurso y terminar este
manual en la parte de costos que es una de las partes más subutilizadas por los
profesionales de nuestra área.
En virtud de estos he decidido separar el manual en dos, primero todo lo que concierne a
cómo crear las mallas de programación en las técnicas más utilizadas, es decir GANTT,
CPM y PERT, aquí detallo y relación todo con un ejemplo práctico, un simple muro de
albañilería pero que presenta todas las necesidades de cualquier proyecto, siempre digo si
aprenden a realizar un proyecto de 10 actividades, podrán realizar un proyecto de 1000
actividades, todo dependerá de ustedes.
En este manual indico las diferencias entre las versiones 2003 (color negro) y 2007 (color
azul) y donde puede encontrar cada opción en el 2010 (con rojo).
No he incluido acá la parte de Análisis de datos en Excel, eso será para un futuro que
espero que sea próximo, ya saben que recursos es el escaso (además del dinero obvio pero
no todo es dinero en la vida, ojala fuera así)
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MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010
Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos:
Nos preocuparemos de los puntos más importantes de esta opción, a medida que nos
familiaricemos más con Project, se verán otras opciones de cambio, además tanto el manual
como el curso se considera con un ejemplo práctico, y no hay mejor manera de enseñar que
con el problema o la situación “real”, entonces cuando esta suceda retomaremos algunos de
los puntos. De otra manera muchas de las opciones de esta parte son de fácil entendimiento
puesto que son de edición o manejo de texto común en todos los programas de Windows.
Al generar este manual, asumo que todos conocen Windows y las particularidades de
este y los sistemas comunes, de esta manera creo más importante darle relevancia a las
particularidades de nuestra área, la construcción.
a) En la opción Vista:
Símbolo: $ (símbolo de moneda del país respectivo)
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Para una mejor presentación de la Carta Gantt es necesario tener presente los
cambios o mejoras que producen las siguientes opciones:
Seleccionar la opción “Mostrar números de esquemas”
Muestra números de esquema para los proyectos, subproyectos y actividades, por
ejemplo si se ha creado un subproyecto o tarea resumen: Obra gruesa y este tiene
actividades se enumerarán de acuerdo al índice del resumen:
Obra Gruesa
1.1. Excavaciones.
El numero de esquema está relacionado con la sangría que tengan las actividades
(dependencia), situación que veremos más adelante en el manual y curso.
Seleccionar la opción “Mostrar tareas de resumen del Proyecto”
Es importante considerar la opción que Project nos muestre la tarea resumen del
proyecto, información global del proyecto, como duración total costo total, nombre
del proyecto, entre otros datos importante. Es necesario destacar que al estar esta
opción activa no es posible borrar todo el proyecto al seleccionar todas las
actividades en la carta Gantt, situación que se da cuando se pretende usar el archivo
como matriz para otro proyecto.
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Por ejemplo:
Tarea: Confección de Moldaje de Cimiento
Cantidad: 100 M2
Recursos: 1 Carpintero de 1ra y 1 Jornal
Rendimiento: 20 m2/día
100m2
Duración de la actividad: 5días
20m2 / dia
Trabajo: 2 Trabajadores x 5 Días = 10 TD o en Construcción 10 HD (10
hombres días).
Si consideramos una Maquinaria cualquiera en esta actividad, se tiene entonces:
Recursos: 1 Carpintero 1ra + 1 Jornal + 1 maquina
Rendimiento: 25 M2/día
100m2
Duración= 4días
25m2 / dia
Trabajo = 2 H x 4 Días = 8 HD (8 Hombres Días)
= 1 M x 4 Días = 4 DM (4 Días Maquina)
El trabajo total es 12 Días, pero como tenemos Hombres y maquinas, Project
elimina el tipo de recurso (hombre o maquina) considerando que el trabajo que
nos importa es el total.
Para el área de la construcción lo más común es Días, siendo también posible
cambiar la unidad del trabajo en cualquier momento.
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MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010
Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt, cuando se crea un
proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ahí la importancia de
guardar los cambios para no tener que hacerlos nuevamente.
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MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010
Notas:
1) Todos los cambios que se realizan en Herramientas/Opciones son para los
proyectos futuros, y no olviden que Project al iniciar ya creó un proyecto (Project1), este
no tiene los cambios realizados, sugiero entonces, cerrar este proyecto y empezar con uno
nuevo, este archivo nuevo tomará todos los nuevos parámetros.
2) Se ha mencionado anteriormente el archivo Global.mpt, archivo muy importante
para un buen uso y provecho de los conocimientos y “guardar” estos conocimientos para
proyectos futuros, de tal manera se verá más adelante como guardar en el global: tablas,
campos, vistas, calendario y otros datos que será útiles en los siguientes proyectos que
deban programar.
Las opciones son similares a 2003 y 2007, solo cambian de nombre, si es conveniente
activar la ficha de Programador, lamentablemente en Ms-Project 2010 no es posible tener
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los mismos complementos del 2003, como la muy buena herramienta Análisis de datos en
Excel, ni siquiera tiene Análisis PERT, es una pena, no sé si esto se solucionará…..
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MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010
Es importante que noten que si bien es cierto que anteriormente determinamos que las hora
de inicio era las 8:00 hrs de la mañana y la Hora de salida era las 18:00 Hrs, la figura 7 del
calendario laboral nos muestra la jornada de trabajo desde las 9:00 a las 13:00 Hrs y de las
15:00 Hrs hasta las 19:00 Hrs, esto es debido a que el proyecto fue creado antes de guardar
o prefijar en el global.mpt, desde un punto de vista académico o de aprendizaje es mejor
pues debemos saber cómo cambiar el horario para cada día de la semana.
Para configurar el horario de trabajo para toda la semana en Project 2003 seleccionar el día
lunes (la Letra L) y arrastrar hasta el viernes, luego cambiar el horario de jornada de la
mañana y tarde tal como se ve en la figura N°8.
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Luego si seleccionamos cada día (no es necesario aceptar o salir del calendario), podemos
verificar que el horario de cada uno es jornada de la mañana 8:00 hasta las 13:00 Hrs y
jornada de la tarde de las 14:00 hasta las 18:00 Hrs
Luego de esto es necesario indicar al Project los días feriados para que evite trabajar estos
días. Para esto seleccionar el día feriado y seleccionar la opción ,
continuar de la misma manera para todos los días feriados del año actual y siguiente,
considerando que a lo menos deben estar los feriados en el periodo que durará el proyecto.
9 Creación de Feriados
Consideraré el manual de Ms-Project como un curso y clase paso a paso, por lo tanto en
este punto guardemos nuestro trabajo como “Clase1-adaptar.mpp”, considerando que en
los puntos anteriores hemos aprendido a adaptar el Project a la Empresa.
Para Ms-Project 2007 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:
Menú: Herramientas Cambiar Calendario Laboral al igual que para el Ms-Project 2003 pero
los pasos a seguir para los cambios son distintos, y estos pasos son similares al 2010 pasos
que detallo más delante.
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Para Ms-Project 2010 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:
Menú: Proyecto botón Cambiar Tiempo de Trabajo.
Primero debemos cambiar el horario para cada día, es decir hora de entrada, colación y
salida, los pasos son distintos al 2003 pero si son los mismos para Project 2007 y 2010.
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MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010
siguientes días, obviamente debemos cambiarnos a otra línea para crear otra excepción. Si a
este feriado le queremos ingresar un horario particular como solo trabajar en la mañana
debemos presionar 3) detalles para la línea de excepción del día en particular. Tal como se
aprecia en la siguiente figura.
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10 Organizador - Calendario
3. Programación.
Luego de determinada la fecha de inicio del proyecto y la semana laboral y feriado
corresponde el paso a la programación propiamente tal. Se detallaran aquí los pasos para
generar una programación Gantt, en los siguientes capítulos se abordaran los pasos pasa
general una programación en CPM.
Nota:
En estricto rigor la programación que genera Project es una CPM, pues calcula fechas más
tempranas y más tardías para cada tarea, entonces estamos en presencia una CPM en
representación Gantt y en una CPM en representación nodo actividad (Vista Diagrama de
red).
Para lo que sigue de nuestro manual, les recuerdo haber comentado que desde mi punto de
vista la mejor manera de aprender y conocer un sistema (Project) es con la comparación
real o generación real de un proyecto.
Para este efecto consideraré un proyecto pequeño, un muro de albañilería, considerando
también que los pasos son válidos y los mismos para una actividad como para 100, para un
proyecto de 20 tareas como uno de 1000.
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Cadenas 20x15
240
300
300
20 20x15
50
50
S/C 4 fe d 12 mm
Especificaciones Técnicas:
1. Terreno no apto para usar como moldaje.
2. Hormigones Estructurales H-20, no estructurales H-15
3. Considere emplantillado para las fundaciones
4. Cadenas de 20x15 cm 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm
5. Pilares de 15x15 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm
6. Sobre Cimiento 20x15 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm
7. Considere su criterio en datos faltantes (anote su criterio por favor)
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Para ambos casos siempre es conveniente diseñar la tabla manualmente con los campos
que nos entrega Project y los campos que debemos personalizar. Este paso lo veremos más
adelante cuando creemos nuestras propias tablas.
Para nuestro caso personalizaremos los campos Cantidad y Unidad, los cuales son
Número y texto respectivamente.
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Campo personalizado
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Project utiliza el área 1 para “ver” tablas, de esta manera esta área se controla con el menú
Ver opción Tablas.
El área 2 es la carta Gantt propiamente tal o lo correspondiente a la escala de tiempo y
duraciones gráficas.
El área 3, se despliega con el menú Ventana opción Dividir o botón de la derecha en un
espacio en blanco de la malla y opción Dividir. Esta área se utiliza, entre otras cosas, para
asignar recursos a las tareas, situación que ya veremos más adelante.
Para el Project 2010 el área 3 se despliega de las siguientes maneras: 1) menú Vista opción
Detalles o 2) botón de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar del
menú Mostrar división.
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Para Project 2010 los botones de vincular tareas se encuentran en el menú Tarea, la
manera de cambiar los tipos de enlace y desfase entre tareas se realiza de manera similar a
Project 2003- 2007.
No olviden que los programas de Windows son en base a objetos y por lo tanto los cambios
de estos objetos se pueden logar con botón de la derecha o doble click sobre dicho objeto.
Una vez que tengamos listas todas las Tareas de nuestro proyecto Muro de Albañilería,
Figura 19. Se pueden realizar las dependencias entre actividades.
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Los botones para aplicar sangría y anular sangría en Project 2010, están disponibles en el
menú Tarea.
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De esta manera es fácil ver la dependencia de las tareas en paralelo o confecciones pues
estas dependen del Camino Crítico.
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23 Procesos de Confecciones
Noten que se crearon las confecciones de moldajes juntas al igual que las de enfierraduras,
esto es debido que deben considerarse como procesos únicos, esto facilitará la vinculación
y el entendimiento de la malla.
Primero seleccionar todas las tareas del proceso de Moldajes y unirlas de la misma
manera realizarlo para enfierraduras. (ver figura 24)
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¿cuánto dura nuestro proyecto en días corridos?, o ¿Cómo podemos ver los días
correlativos del proyecto?
Para solucionar la primera pregunta veamos como funciona el asistente para
diagrama Gantt .
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Para ver el camino crítico en Project 2010 en menú Formato activar el casillero Tareas
criticas.
Para la solución a las siguientes preguntas, es bueno recordar que Windows y sus
programas trabajan en base a objetos, cada elemento y área de un programa de Windows es
un objeto y como tal tiene propiedades e información.
La respuesta a cuánto dura el proyecto total se puede obtener si activamos la casilla
en la opción Opciones del Menú Herramientas. (ver
Figura 1), si queremos aun mejorar más la carta Gantt activar de igual manera la casilla
.
Para las respuestas a las preguntas es bueno conocer o comentar lo siguiente:
Los objetos muestran sus propiedades y se pueden cambiar dando doble click en
este, su información con botón de la derecha, les sugiero investigar todo dando doble click
y botón de la derecha a todos los objetos, pero eso si… sin abusar.
Pero bueno volvamos a las respuestas a las preguntas antes señaladas, para esto es
bueno conocer que en el área de la Gantt, el sector donde están las fechas es un objeto y se
llama Escala temporal y como tal tiene propiedades, den doble click sobre este y tendremos
la ventana Escala temporal. (Figura 28)
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Nuestra Gantt
está casi lista, bueno
la verdad no creo que
nunca esté totalmente
lista, si cada vez
nuestra obra cambia,
la Gantt deberá
cambiar con ella,
pero por lo menos
asumamos que en
nuestra etapa de
“dibujo” o de
planificación está
“casi” lista.
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Todas las opciones del menú anterior que se mostró haciendo botón de la derecha en
un espacio en blanco de la carta Gantt también es el mismo menú Formato, entonces es
posible obtener los pasos anteriores yendo directamente a este menú.
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Ahora si recordamos las fechas o tiempos considerados en una Tarea de CPM para
una representación típica se tiene:
CE Duración TE
Nombre Actividad
(Operación Elemento)
CL Holgura TL
Donde: CE= Comienzo más temprano TE= Término más Temprano
CL= Comienzo más tardío TL= Término más tardío
De acuerdo a la figura anterior diseñemos una Plantilla para nuestra tarea en Project
que nos muestre toda la información requerida.
Nombre Tarea Nombre Tarea
CE TE Cantidad Unidad
CL TL CE TE
Holgura Duración Holgura Duración
Posibilidad 1 Posibilidad 2
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Fijémonos aquí que las Tareas críticas y Tareas no críticas están creadas con la
plantilla Estándar, que es la que trae prefijada el Ms-Project, veamos el procedimiento para
crear nuestra plantilla, para esto presionen el botón: y en la ventana
Plantilla de datos, seleccionando la plantilla Estándar presionemos el botón y
en la ventana Definición de Datos presionar el botón , tenemos todo el
proceso y ventanas en la figura 33.
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Para este caso es más conveniente empezar desde la última ventana Diseño de
Celdas, esta controla el tamaño (noten que Ms-Project inicia la plantilla Estándar en 180%),
y la cantidad de celdas por cada plantilla (máximo 4 columnas y 4 filas). El diseño inicial
elegido (posibilidad 2), considera 4 filas y 2 columnas, y considera para la primera celda el
nombre de la tarea y que este nombre ocupe ambas celdas lo que se logra con la opción
, para el tamaño de esta plantilla sugiero un 70 a
75%, luego de esto presionen en botón Aceptar con lo que tendremos la figura 34.
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En esta ventana, como ya hemos creado nuestra plantilla, y ya verificamos los datos
de esta presionar el botón Cerrar, y volveremos a la primera ventana Estilos de Cuadro,
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noten que aquí podemos definir los distintos estilos para las distintas tareas de la malla, por
ejemplo Tareas críticas, Tareas no críticas, resumen, hitos, etc., nos interesan dos por el
momento para las Tareas críticas y las Tareas no críticas en el menú desplegable Plantilla
de datos nuestra recién creada Plantilla1-CPM. (Ver figura 37)
Si presionamos el botón aceptar se podrá ver que la Tarea creada inicialmente con la
configuración inicial de Project fue reemplazada por la plantilla creada por nosotros.
Ingresemos directamente los datos como la cantidad, unidad, y duración, no olviden
para la duración si queremos ingresar la letra de la duración seguida de la cantidad por
ejemplo para horas ingresar la letra “h”, “m” para minutos, “d” para días, “s” para semanas
y “ms” para mes.
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40 Ventana Diseño
Tenemos entonces dos archivos clase2-gantt en el cual el proyecto fue creado para
una vista Gantt pero que su vista Diagrama de Red (CPM Nodo actividad) está con algunos
problemas o falencias, y tenemos el archivo clase3-CPM que tiene una vista Diagrama de
Red personalizada y de acuerdo a nuestros requerimientos, la idea es pasar la vista de la
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Nota1: La vista que se desea reemplazar no debe estar activa o en pantalla, esto es como
queremos reemplazar la vista Diagrama de red de la clase2, esta no puede estar activa en
este archivo, para evitar este problema activen cualquier otra vista, por ejemplo Diagrama
de Gantt.
Nota2: Si la vista Diagrama de Red no está del todo “ordenada” utilizar menú Formato
Diseñar ahora y la malla se redibujará.
Luego de esto es posible mover algunas actividades de manera manual para
ubicarlas en la posición que deseen, para esto utilizar el zoom + o zoom - para
aumentar o disminuir la vista. Por ejemplo si queremos dejar el camino crítico al medio y
ambos procesos de confecciones en ambos lados, es mejor disminuir la vista al mínimo y
seleccionar todas las tareas, de manera manual intentando hace un rectángulo que las
seleccione todas. (Ms-Project no tiene un comando como seleccionar todo, tan útil en otras
aplicaciones, espero que lo pongan alguna vez). Luego de seleccionar todas las tareas
seleccionar una (del borde, esto no deselecciona las tareas) y sin solar el botón del mouse
arrastrar la malla al centro de la hoja, luego mover cada proceso a la ubicación indicada.
(Ver figura 43).
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Si ponen un poco de atención notaran que los cuadros de las Tareas resumen aun
están más grandes que las tareas críticas y no criticas, esto es fácil de solucionar, pues basta
con disminuir el tamaño en menú Formato opción Estilos de cuadro, y seleccionar en el
listado Configuración de estilos para: Resumen del proyecto y luego el botón
Modificar, y luego el botón y en la siguiente ventana el
botón y aquí cambiar el tamaño por ejemplo a 70%, con esto se cambia el
tamaño de las tareas resumen. Si tienen una impresora de formato pequeño es bueno tratar
de hacer coincidir los cuadros de las tareas en las hojas (líneas punteadas) para evitar y
facilitar el trabajo al unir las hojas.
Para terminar esta parte es conveniente guardar este trabajo como clase3-Gantt-
CPM así recordaremos que nuestro proyecto está bien en la vista Diagrama de Gantt y en
la Vista Diagrama de Red, el siguiente paso a seguir en nuestro proyecto es realizar un
análisis de costos de cada tarea.
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Es importante destacar que hemos “copiado” la vista “Diagrama de red” solo entre
archivos, si se crea un archivo nuevo, este tendrá aun la vista Estándar, entonces si
queremos que siempre el diagrama de red sea dibujado con nuestra plantilla se debe copiar
esta en el Global.mpt así cuando creemos una tarea esta será creada con la plantilla
personalizada.
do 4dm dp
de
6
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46 Entrada de Duraciones
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Luego de presionar el botón Modificar, en la siguiente vista dar doble click a la palabra
Esperada y en la siguiente ventana cambiar la palabra Esperada por Media, y presionar el
botón Aceptar, después de esto guardar la modificación en el menú Archivo- Guardar,
luego seleccionar Archivo y Salir. Verificar que se hayan realizado los cambios.
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Noten aquí la columna Duración que tiene las mismas duraciones de la CPM, recuerden
que usamos el mismo archivo, y aun no hemos calculado.
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MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010
Noten que la duración total del proyecto ha cambiado respecto al programa en CPM, si bien es cierto es poca
la variación esto se debe a que el proyecto es pequeño y solo hemos ingresado datos probabilísticos a 5
actividades, pero la función principal de esto es que aprendan a usar la metodología PERT en Ms-Project.
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Recuerden que el proyecto en si es pequeño, que la mayoría de las duraciones es en horas y que
probablemente se vea muy poca variación en los datos, pero la intención es que aprendan a utilizar PERT en
Ms-Project. Al respecto también podríamos concluir que una metodología PERT se justifica en proyectos más
grandes y con más variabilidad.
Es posible que al usar los botones PERT de error, esto generalmente se debe a una mala instalación o que no
se tienen los complementos instalados, la verdad no he investigado a ciencia cierta porque Ms-Project
produce a veces estos errores, y esos tontos errores de traducción como confundir “media” con “esperado”,
pero bueno ya alguien tendrá o tendré tiempo para investigar y dar posibles soluciones más certeras al rspecto,
de todas maneras más adelante dedicaré una parte a la instalación de complementos, principalmente hacer una
comparación del Ms-Project 2003 y las “falta” de complementos del Ms-Project 2007 (como la falta del
complemento Análisis de datos en Excel)y como solucionar esta “falta”.
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