Instituto Universitario de Tecnologías del Mar

Fundación La Salle– Campus Guayana

5to Semestre de Contabilidad y Finanzas – 4D21
Cátedra: Sistemas y Procedimientos Administrativos

Profesor: Bachiller:

Juan Zamora Rosmarys Ramos

C.I: 18.806.871

Ciudad Guayana, Agosto 2022

 INTRODUCCION

Las funciones primordiales de la gestión administrativa en una empresa son

las de planificar y organizar el trabajo del factor humano que la compone, así
como gestionar el tiempo que dedica su factor humano de forma eficiente
mediante la digitalización, la gestión de los horarios de las jornadas de trabajo, así
como de las vacaciones y días de descanso de los trabajadores, y, por último, la
de asegurar procesos de comunicación adecuados entre todos los miembros de la
empresa.
Para ello es necesario la implementación de recursos que faciliten la
gestión administrativas y parte de estos recursos son los manuales de
organización administrativas que sirven como instrumentos para una gestión
eficiente.
QUE SON MANUALES
Son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e
información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de
orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacia de las tareas
a realizar.
Los manuales son la forma en que se transmite información de manera
ordenada con forma de libro que se puede manejar de manera fácil.
Es ideal para empresas y franquicias que desean estandarizar información
hacia sus distribuidores, franquiciatarios, sucursales, clientes, proveedores.
Fuente: Consultado 3 de agosto 2022, https://www.groppeimprenta.com/manuales-blog/34-los-manuales.html

ORIGEN DE LOS MANUALES

El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la
segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no
capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía
a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.
Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de
circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se
establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos
carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales
administrativos.
Fuente: https://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación

para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una
organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, entre otras.) como las instrucciones y
lineamientos para que desempeñe mejor su tarea.
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN
Los Manuales constituyen una de las herramientas más utilizadas por las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender
adecuadamente la dinámica organizacional.
Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento
que todos tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los
empleados de la organización, en consecuencia, son fundamentalmente un
instrumento de comunicación.
Fuente: Consultado 03 de agosto 2022, https://administrativas.wordpress.com/2011/12/06/manuales-
administrativos/

OBJETIVOS Y BENEFICIOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos
destacan:
 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
 Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de
cada área integrante de la organización
 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
 Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisión innecesarias
 Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
 Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
 Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos
necesarios para el desempeño de sus atribuciones
 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas y procedimientos
 Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
 Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así
como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
 Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios
que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus
elementos componentes.
 Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los
demás integrantes de la organización.
 Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los
conflictos inter-estructurales.

LIMITANTES EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también
tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor
importancia:
 Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero
 Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en
algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
 Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por
ser muy amplios en su contenido
 Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede
causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
 Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la
mayoría de los casos voluminosos en contenido.
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Por su contenido y aplicación:

 Manual organizacional: Resume el manejo de una empresa en forma

general. Indica la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.
Es el más genérico y debe ser conocido por todos los empleados, ya que busca
plasmar toda el funcionamiento de la institución, tanto la actividad administrativa,
como la ejecutiva y operativa.
 Manual de política: Determina y regula la actuación y dirección de una
empresa en particular. No tiene que ver con la política gubernamental (del país en
el que funcione la empresa) si no con las políticas puntuales de la empresa. Este
manual se enfoca en controlar y regular las actividades desempeñadas por los
ejecutivos de la empresa.
 Manual de procedimientos: Regula cada uno de los pasos que deben
realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta. Plantea las
instrucciones para que los procesos (industriales, manufactureros y
administrativos) que se llevan adelante en la organización, sean eficientes y
eficaces.
 Manual de bienvenida: Introduce brevemente la historia de la empresa, sus
objetivos y su visión particular, además de los derechos, beneficios y obligaciones
de los empleados. Busca generar la identificación de los nuevos ingresos con la
empresa a la que están ingresando.
 Manual múltiple: Expone distintas cuestiones, y suelen surgir de las minutos
o de las actas de asambleas que se dan entre los socios. Estos manuales
coordinan y organizan situaciones que no estén contempladas en el resto de los
manuales de la organización.
Por su Función Específica:
 Manual de finanzas: Verifica la administración de todos los bienes de la
empresa, los ingresos y egresos. La creación y el seguimiento de este manual
suele estar a cargo del tesorero y el controlador.
 Manual de técnicas: Explican minuciosamente cómo deben realizarse tareas
particulares. Complementa al manual de procedimientos con indicaciones técnicas
y detalladas sobre cada actividad.
 Manual de puesto: Determinan específicamente cuáles son las
características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto o rol
determinado
 Manual de sistema: Se crea en el momento en que se desarrolla un sistema
de gestión. Es frecuente que el departamento de tecnología sea el encargado de
desarrollar este manual.
 Manual de calidad: Presenta las políticas de la empresa en cuanto a la
calidad del sistema. Puede estar relacionado con las actividades en forma
sectorial o total de la organización. Presenta indicadores y parámetros que miden
la productividad, la eficiencia y la calidad del servicio o producto que se ofrece.zaci
Por su Organización:
 Manual departamental: Legisla y regula el modo en que deben ser llevadas a
cabo todas las actividades de cada área. Las normas están dirigidas al personal
según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple. Estos manuales
reflejan la forma de la organización pero a menor escala, es decir, regulan las
actividades, las operaciones y los roles de cada departamento en particular.
Fuente: Consultado 3 de agosto 2022 https://www.lifeder.com/tipos-de-manuales/

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOS MANUALES

Cuando hablamos de gestión administrativa, nos referimos al área de una

organización encargada de planificar, organizar y coordinar todos los recursos
necesarios para cumplir con los objetivos de una empresa.

Al momento de que un administrador ingresa a una organización, le son

delegadas funciones específicas para poder llevar a cabo con eficiencia las
labores asignadas; es justo en este momento cuando se hacen uso de los
manuales de una organización, para coordinar los recursos y las debidas
funciones, y en el caso de no existir ningún manual establecidos, de normas y
procedimientos, es tarea del gestor administrativo planificar, organizar, coordinar y
dirigir la organización a fin de estandarizar sus funciones de una manera eficiente.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES

ADMINISTRATIVOS.
Existen diferentes formas de redactar un manual de procedimientos
administrativos. Se recomienda que contenga los siguientes aspectos:
Marco Introductorio
1) Identificación: En este apartado se incluyen los siguientes datos:
 nombre oficial de la dependencia;
 nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;
 número de identificación del o de los procedimientos señalados;
 lugar y fecha de elaboración;
 responsables de su elaboración; y
 Cantidad de ejemplares impresos.

2) Índice. Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos

constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el
manual.
3) Introducción. Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir
la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del
manual de procedimientos administrativo. También sintetiza cómo se utilizará
el manual, a quién va dirigido y cuándo se utilizará. Suele incluir un mensaje
del titular del organismo.
4) Objetivos del procedimiento. En este punto deben explicarse, en forma clara y
precisa, los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el
manual.
5) Alcance del procedimiento. Este apartado debe contener la explicación de las
áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos,
en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad.
La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en
que intervienen dentro del procedimiento.
6) Políticas y normas de operación. Las políticas o normas de operación deben
prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los
procedimientos, es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos
deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente
o no están previstos en la diagramación del procedimiento.
7) Instrucciones para el uso del manual. En esta sección, se debe explicar cómo
usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo,
teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde
vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos.
La sección debe incluir los siguientes puntos:
 Estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el
manual;
 Codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados;
 Actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones,
modificaciones, actualizaciones, quiénes pueden efectuarlas, por qué
medios y cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.
Cuerpo Principal
Normas de trámite.
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos
administrativos. Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
 momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;
 responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso;
 información requerida;
 medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o
procesamiento;
  decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de
posible aplicación;
 controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del
control.
 Archivos utilizados; debe incluir:
 información a contener;
 método de clasificación de la información contenida;
 método de búsqueda de la información contenida;
 período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo; y
 responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.

Cursogramas.
Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y
esquemática del juego de tareas administrativas. Son recomendables para
registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades
involucradas en los circuitos administrativos analizados.
Formularios
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos
los documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el
manual debe incluir modelos de llenado. Además, se sugiere incluir y describir a
los responsables de la emisión de cada formulario, el momento en que deben ser
emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribución prevista para cada
copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo
tipo de impresos a utilizar.
Anexos varios.
Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de
aplicación de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido
optativo del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las
definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar
la interpretación.
 CONCLUSIÓN

El control interno es una herramienta de gestión, comprende el plan de

organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se
adoptan o se implementan en las empresas dentro de un proceso realizado por la
dirección, gerencia y el personal de la empresa, para la custodia y protección de
sus activos y patrimonio, promoción de la eficiencia en sus operaciones,
promoviendo el mayor grado de rentabilidad. Dentro del contexto de la
modernización y globalización económica, corresponde establecer pautas básicas
homogéneas que orienten el accionar de las empresas e instituciones públicas y
privadas, hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia, economía y transparencia
de sus operaciones, en el marco de una adecuada estructura del control interno y
prioridad administrativa.