Realización de Webinars con Microsoft Teams Página - 1

Contenido
Contenido .......................................................................................................................................................... 2
Crear y gestionar eventos en directo ................................................................................................................ 3
Planificar el evento ........................................................................................................................................ 3
Programar un Evento en directo ................................................................................................................... 4
Invitar a los participantes al evento .............................................................................................................. 9
Recursos de la ventana del evento en directo ................................................................................................ 10
Desde el rol de Productor ............................................................................................................................ 10
Desde el rol de Moderador ......................................................................................................................... 21
Desde el rol de Asistente ............................................................................................................................. 26
Gestionar el informe del evento...................................................................................................................... 28
Acceder al informe ...................................................................................................................................... 28
Grabación del evento .................................................................................................................................. 28
Informe de Preguntas y respuestas. ............................................................................................................ 30
Informe de asistentes del evento ................................................................................................................ 31
Transcripción del evento ............................................................................................................................. 31
Copia de seguridad de la grabación ............................................................................................................ 32
Eliminar información del evento ................................................................................................................. 33

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Crear y gestionar eventos en directo
Los eventos en directo de Microsoft Teams son una extensión de las reuniones que nos
permiten programar y producir eventos transmitidos en línea a grandes audiencias.
Para poder programar un evento de este tipo debemos contar con una licencia de Microsoft 365 A3
o A5.

Planificar el evento
Antes de crear y configurar el evento en Microsoft Teams será conveniente que tengamos
claro quiénes son las personas que participaran en el desarrollo del mismo.

Por lo general, los eventos en directo de gran magnitud requieren de varias personas —el
grupo de eventos— para lograr que tengan éxito.

Cuando hablamos del grupo de eventos tendremos diferentes roles.

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 Rol Acciones que puede realizar
Organizador Crea el evento en directo.
Establece los permisos de los asistentes.
Selecciona el método de producción.
Configura las opciones del evento (por ejemplo, las preguntas y respuestas
moderadas).
Invita a los asistentes.
Selecciona a miembros de grupos de eventos (productores y moderadores)
Administra los informes generados tras el evento.
Productor Inicia y detiene el evento en directo.
Comparte su propio vídeo.
Comparte el vídeo de un moderador
Comparte el escritorio o una ventana.
Puede responder preguntas.
Moderador Puede compartir su audio o video.
Puede compartir su pantalla
Puede moderar la sección de preguntas y respuestas
Asistentes Pueden ver el evento en directo.
Realizar preguntas en el panel de Preguntas y respuestas.

Programar un Evento en directo

Para programar un evento de este tipo, en el Calendario de Teams, hacemos clic en la punta
de flecha que se muestra a la derecha de Nueva reunión y del menú que se despliega
seleccionamos la opción Evento en directo.
Clic aquí para desplegar el menú
Seleccionar opción Evento en directo

La ejecución de la orden visualizará el cuadro de configuración del evento en directo.

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En el cuadro Título asignamos un nombre al evento.

En Ubicación, podemos indicar en qué lugar se desarrollará el mismo. Es un dato opcional.

En los campos Iniciar y Finalizar establecemos el día y hora de comienzo y finalización del
mismo.

En Zona horaria, tomará de forma predeterminada la que tengamos configurada en nuestra

configuración local.

En el campo Detalles podemos agregar una descripción del tema a tratar en el evento que
estamos programando o lo que deseamos transmitir a los participantes.

Realización de Webinars con Microsoft Teams Página - 5

En el cuadro Invitar a personas a su grupo de eventos, agregamos a las personas que
formarán parte del grupo de evento.

Si activamos la opción Permitir moderadores externos, podremos agregar a nuestro grupo

de evento a personas que no pertenezcan a la organización.

Como indicáramos al comienzo, para que un evento de este tipo sea exitoso será
conveniente que agregue al menos un moderador. Este será el encargado de responder
consultas a través del chat, a fin de que no sea el encargado de hablar quien deba realizar
ambas tareas. Para eventos de magnitud es posible que requiera de varios moderadores.

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 Agregar personas al equipo del evento

Luego de haber configurado los campos solicitados en este cuadro, presionamos el botón
Siguiente.

En el cuadro que se muestra indicamos quienes podrán asistir al evento:

 Si deseamos crear un evento cerrado donde solo puedan participar personas

específicas seleccionamos la opción Personas y grupos y en el cuadro de la derecha
agregamos a los participantes.

 Si deseamos crear un evento en el que puedan participar todos los integrantes de la

empresa, seleccionamos la opción Toda la organización.

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  Si deseamos crear un evento al que pueda unirse cualquier persona ya sea o no de la
organización seleccionamos la opción Público.

Luego de establecer los permisos del evento podremos indicar los recursos que
habilitaremos para el mismo, lo cual incluye la disponibilidad de la grabación del evento y el
subtitulado en diferentes idiomas a fin de que pueda participar un auditorio más variado y
la posibilidad de utilizar preguntas y respuestas.

Configuración Descripción
Grabación disponible para Quedará una grabación disponible para que pueda ser descargada por
los productores y los productores y moderadores durante 180 días.
moderadores

Grabación disponible para
los asistentes
Subtítulos
Informe de contratación de
asistentes
Preguntas y respuestas
Los asistentes pueden ver la grabación del evento por 180 días
utilizando el vínculo que les llegó para acceder al evento.
Los subtítulos estarán disponibles para los participantes del evento.
Se podrá descargar un informe de seguimiento de la participación de los
asistentes
Permite a los asistentes interactuar con productores y moderadores a
través de un panel de Preguntas y respuestas

Si algunas de las opciones de configuración no están habilitadas, significa que no están disponibles,
y deberá contactar con el administrador de TI de su institución.

Una vez finalizada la configuración presionamos el botón Programar.

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Invitar a los participantes al evento
Luego de presionar el botón Programar, visualizaremos el siguiente cuadro.

Para hacer llegar la invitación a los destinatarios, hacemos clic en la opción Obtener vínculo
del asistente, y lo enviamos o hacemos disponible del modo que estimemos más
conveniente.

Si el evento es para personas específicas, estas recibirán automáticamente un mensaje de

correo con el vínculo.

Este tipo de reunión quedará agendada en nuestro calendario.

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Recursos de la ventana del evento en
directo
Desde el rol de Productor
Si somos productores del evento, para unirnos al mismo, hacemos clic en su nombre en el
calendario y seleccionamos la opción Unirse.
Clic en el evento
Clic en Unirse

Clic en Unirse ahora

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Si nos han establecido como productor, recibiremos un mensaje de correo indicándonos la
designación. Si seleccionamos la opción Aceptar, el evento se registrará en nuestro
Calendario, sino lo hacemos podremos unirnos al mismo desde el vínculo en dicho mensaje.

Clic aquí para unirse

Al seleccionar la opción se visualizará la siguiente ventana:

Clic en Unirse ahora

Encender/Apagar cámara
Encender/Apagar micrófono

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Estaremos ya en la ventana del evento. En la sección de la izquierda se mostrará lo que
tenemos seleccionado para enviar a la transmisión en vivo.

Es conveniente tener preparados ya los recursos que utilizaremos. Por ejemplo, si

intercalaremos entre nuestra imagen tomada de la cámara y una presentación o una
ventana de nuestro equipo, lo tendremos ya preparado.

Para enviar solo la imagen de nuestra cámara o la de otro moderador. Seleccionamos la

cámara y ya la veremos en la Cola.
Clic en la cámara que se desea enviar

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Para compartir nuestro escritorio o una ventana, hacemos clic en la opción Compartir
contenido y seleccionamos la opción deseada. Clic en la opción Compartir contenido.

Seleccionar lo que se va a compartir

Podremos optar por compartir todo el Escritorio o una ventana especifica.

Si el recurso que vamos a presentar o compartir contiene audio, para que la audiencia lo
escuche debemos activar la opción Incluir sonido del equipo.

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También podemos compartir un recurso y la cámara al mismo tiempo. Para esto
seleccionamos la opción Contenido a la izquierda.

En la parte izquierda se visualizará el contenido que se comparte, y a la derecha la imagen

de la cámara seleccionada. Para enviar la imagen de la cámara, seleccionamos la cámara y
hacemos clic en Agregar un video de los que figuran a continuación.
1.- Clic en la cámara que se desea mostrar
Opción Contenido a la izquierda 2.- Luego clic aquí

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Una vez que tenemos los recursos a presentar listos para iniciar la transmisión, hacemos clic
en el botón Enviar en directo.
Enviar en directo

En este punto el evento aún no ha iniciado. Para que dé comienzo hacemos clic en el botón
Inicio.

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 Botón Inicio

Se mostrará un mensaje en el cual confirmaremos el inicio del mismo, presionamos allí el

botón Continuar.

Al iniciar el evento, se iniciará automáticamente la grabación del mismo. Veremos la leyenda

EN DIRECTO, así como la cantidad de asistentes que hay conectados al mismo.

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Si al configurar el evento habilitamos la opción Preguntas y respuestas, se visualizará en la
parte superior el icono correspondiente.

Los asistentes podrán realizar preguntas durante el evento. Como indicáramos

anteriormente a fin de una mejor organización, quien modera y responde las preguntas
generalmente no es quien preside o produce el evento sino los moderadores que agregamos
al mismo. Preguntas y respuestas

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 Panel de Preguntas y respuestas

Si durante la transmisión, necesitamos comunicarnos con los miembros del equipo de

evento, lo haremos a través panel de chat. Para habilitarlo hacemos clic en el icono Mostrar
conversación.
Mostrar conversación

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 Panel de chat

Desde nuestro rol de Productor, podemos ir seleccionando y enviando a trasmisión

diferentes recursos y cámaras. Solo debemos seleccionarlo y agregarlo a la Cola, para
Enviarlo en directo cuando deba entrar en la reproducción.

Para finalizar el evento hacemos clic en el botón Fin. Botón Fin

Al presionar el botón Fin, se visualizará un mensaje para que confirmemos si efectivamente

deseamos finalizar el mismo. Es importante tener en cuenta que al finalizar el evento este
se cerrará y ya no se puede volver a iniciar o acceder a él.

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Por último, hacemos clic en la opción Salir para cerrar la ventana del evento.

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Desde el rol de Moderador
El moderador recibirá un mensaje de correo, indicándole que ha sido designado como tal. Si
selecciona la opción Aceptar, el evento se registrará en su Calendario, sino lo hace podrá
unirse al mismo desde el vínculo en dicho mensaje.

Clic aquí para unirse al evento

El moderador podrá presentar, y compartir recursos de su equipo. Será el Productor el que

le seleccione para que presente y lo envíe en directo.

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Desde este rol veremos la ventana de la siguiente forma:

Veremos lo que está presentando el productor. Tendremos acceso al Panel de Preguntas y

respuestas para poder publicar anuncios y responder a la audiencia.
Habilitar panel de Preguntas y respuestas
Panel de Preguntas y respuestas

Las preguntas que van llegando se muestran en la pestaña Nuevo. Como moderadores
evaluamos la pregunta y la publicamos haciendo clic en el botón Publicar.

Realización de Webinars con Microsoft Teams Página - 22

Luego de ingresar el texto de respuesta, presionamos la tecla Intro o hacemos clic en el icono
Enviar. Ingresar respuesta
Clic en Enviar

Si la respuesta se realiza en la opción Nuevo y no se publica, la respuesta será privada y solo

la verás quien nos la hizo.

Si hay alguna pregunta que no consideramos pertinente publicar o responder utilizamos la

opción Descartar para eliminarla.

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La opción Mostrar conversación, habilita el Panel de chat para que podamos conversar en
privado con los integrantes del equipo que organiza el evento.
Mostrar conversación

Como indicáramos anteriormente como moderadores podremos compartir recursos de

nuestro equipo. Para ello seleccionamos la opción Compartir contenido de la Barra de
opciones.

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 Opción Compartir contenido

Luego de seleccionar la opción, indicamos qué es lo que deseamos compartir, si todo el

escritorio o una ventana especifica.

Para dejar de compartir la ventana o recurso que estamos compartiendo hacemos clic en la
opción Dejar de compartir.

Cuando el evento sea finalizado por el productor, se visualizará el aviso de ello.

Evento finalizado

Para salir del evento hacemos clic en la opción Salir.

Debemos tener presente que si un moderador sale del evento antes de que haya finalizado, no
podrá volver a unirse al mismo.

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Desde el rol de Asistente
Los asistentes recibirán un vínculo para unirse al mismo. La forma como lo obtendrán
dependerá de como se haya configurado el evento. Al hacer clic en el vínculo, si el evento
aún no ha iniciado el asistente verá la siguiente ventana. Preguntas y respuestas

Si el evento fue configurado para que se puedan realizar preguntas, ya tendremos habilitada
dicha opción.

Cuando el evento inicie visualizaremos lo que se está presentando.

Cuando el evento finalice la ventana mostrará un mensaje que indica su culminación.

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Por último, hacemos clic en la opción Abandonar para cerrar la ventana del evento.

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Gestionar el informe del evento
Una vez finalizado el evento en directo, Teams habrá guardado un completo informe de este
en el cual tendremos disponible, la grabación, las preguntas y respuestas si las hubo, los
subtítulos del video grabado, y aquellos recursos que configuramos en el momento de
crearlo.

Acceder al informe
Para acceder al informe del evento, en el Calendario hacemos clic en el evento. Veremos
entonces el cuadro de informe a través del cual podremos descargar y gestionar los recursos
que necesitemos.

Grabación del evento

Como indicáramos anteriormente el evento en directo siempre se grabará. El productor
organizador y en general el equipo de evento podrá acceder a la grabación del mismo.

El equipo de evento podrá descargar la grabación para hacerla disponible o compartirla a

través del medio que lo estime conveniente.

Para descargar la grabación del evento, basta con realizar clic en el icono Descargar que se
encuentra a la derecha del ítem Grabación en el cuadro de informe.

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 Opción Descargar

El video se descargará en formato .mp4.

Disponibilidad de la grabación para los asistentes

Si cuando configuramos el evento habilitamos la opción Grabación disponible para los

asistentes, en forma automática esta les quedará disponible. Para acceder a la grabación les
bastara con acceder a través del mismo vínculo que utilizo para unirse al evento.

Cuando acceda en lugar de visualizar el evento en si mismo visualizará su grabación.

Si por alguna razón deseamos o necesitamos que los asistentes ya no tengan acceso a esta
grabación, simplemente en el cuadro del informe hacemos clic en la opción Deshabilitar.

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 Opción Deshabilitar

Informe de Preguntas y respuestas.

Si necesitamos un reporte de las preguntas que se realizaron durante el evento,
seleccionamos la opción Descargar, que se encuentra a la derecha del ítem Informe de
preguntas y respuestas en el cuadro de informe.

Opción Descargar

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Informe de asistentes del evento
Para descargar el listado de las personas que asistieron al evento, hacemos clic en la opción
Descargar, que se encuentra a la derecha del ítem Informe de contratación de asistentes
en el cuadro de informe.
Opción Descargar

Al seleccionar la opción Descargar, se guardará un archivo en formato .csv, que podremos

abrir o importar a Excel para gestionar y procesar dicha información.

Transcripción del evento

Si en la configuración del evento se habilitaron las opciones de transcripción, podremos
descargar dicha transcripción desplegando la opción Transcripción del cuadro de informe y
seleccionando luego la opción Descargar.

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 Desplegar Transcripción Opción Descargar

Copia de seguridad de la grabación

Para descargar una copia de seguridad de la grabación del evento hacemos clic en la
opción Descargar que se encuentra a la derecha de dicha opción.

Opción Descargar

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Eliminar información del evento
Si por alguna razón deseamos eliminar toda esta información del evento, seleccionamos la
opción Eliminar todo del cuadro de informe.

Opción Eliminar todo

Al ejecutar la opción Eliminar todo se visualizará un cuadro que nos permite deshacer esta
acción. Tendremos hasta 7 días para restaurarlos.

Opción Deshacer

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