TEMA NRO 1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL CONTROL Definici6n de la Administracién.- La palabra “Administracién” viene del latin ad = hacia, direccién o tendencia; y minister = comparativo de inferioridad, subordinacién u obediencia, y significa cumplimiento de una funcién bajo el mando de otro por un servicio que se presta. ‘La administraci6n involucra la coordinacién y supervision de las actividades laborales de otros, para que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. Eficiencia: “Hacer bien las cosas” Obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos. Eficacia: “Hacer bien las cosas” Lograr los objetivos de Ia organizacién. Proceso Administrativo Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectia la administraci6n, que se interrelacionan y forman un proceso integral. El proceso administrative o las funciones basicas del administrador son interactivas, es decir al inicio de operaciones de un negocio o empresa se manejan secuencialmente, pero en la practica profesional se ejecutan simultaneamente. PROCESO ADMINISTRATIVO | FASE MECANICA O ESTRUCTURAL FASE DINAMICA U OPERATIVA PLANEACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL | T (“Diistén dt trabajo Propésito Tom: Establecimiento de Objetivos Jerarquizacién decisiones estindares Estrategias Departamentalizacion Integracién eee 7 Politic: Deseripcion de Motivacién ib fase _ Programas funciones. Comunicacién eee Presupuestos Definir autoridades Motivar Re .clén responsabilidad. etroalimentaclér Procedimiento eiderae) Escaneado con CamScannerEl Desempefio de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuacién: Organizac. Planeacién LA PLANEACION Concepto La planeacién proporciona la base para una accién efectiva que resulta de la habilidad de la administracién para anticiparse y prepararse para los cambios que podrian afectar los objetivos organizacionales, es la base para integrar las funciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la organizacién. Es elegir el camino que va a lograr la institucién o empresa Es la seleccién de misiones y objetivos, hacer cumplir las primeras para alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de accién. Propésito de la Planeacién * Disminuir el riesgo del fracaso + Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa + Administrar con eficiencia los recursos de'la empresa + Asegurar el éxito en el futuro * Establece un esfuerzo coordinado * Reduce la incertidumbre Principios de la Planeacién LL Pagina 2 Escaneado con CamScanner1.- Factibilidad: Porque van a regir acciones concretas. 2.- Objetividad y cuantificacién: que permita visualizar y medir 3.- Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para posibles cambios. 4.- Unidad de direccién: Un solo plan para cada funcién y en coordinacién con los demas. 5.- Del cambio de estrategias: Integrado al resto de los planes. 6.- Participacién: De las personas que aplicaran o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. Tipos de Planes La filosofia de una institucién la conforman los valores y la cultura organizacional; enmarcan las creencias y las posturas ante la sociedad. El propésito o la misi6n,,es la razon de ser de una empresa o Institucion, ejemplo en esta institucién es la de formar profesionistas La visién, son las aspiraciones que orientan Ia actividad de una empresa. Es la percepcién de la imagen en que puede llegar a convertirse la institucin o empresa Los objetivos o metas, que son los fines que se persiguen, deben de ser tealizables y mensurables ™ Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico. ™ Indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Las estrategias. Adopcién de los cursos de accién que se van a tomar para lograr los objetivos Las politicas, son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones. Pueden ser a discrecién de quien toma las decisiones. Las politicas son gulas para orientar la accién; son lineamientos generales a ————————————————— Pagina 3 Escaneado con CamScannerobservar en la toma de decisiones, sobre algiin problema que se repite una y otra vez dentro de una organizacién. Criterios generales de ejecucién que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementacién de las estrategias. Los procedimientos, ‘son métodos para el manejé de actividades repetitivas, con la secuencia cronolégica de las acciones requeridas para cumplir un objetivo Un diagrama de flujo es una forma de representar graficamente los detalles de un procedimiento o de un proceso. Las reglas, exponen acciones u omisiones especificas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona Los programas, es el seguimiento de tareas en orden cronolégico, deben incluir responsables, actividades fechas, etc. Los presupuestos, que son la formulacién de resultados esperados expresado en términos numéricos. Es decir cunto va a costar un evento o cuantos ingresos y egresos vamos a tener Tanto para el programa como para el presupuesto, se puede utilizar el diagrama de Gantt, que consiste en una representacién grafica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto o los importes en dinero y en el horizontal se representa el tiempo. Importancia de la Planeacién * Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilizacién racional de los recursos. * Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina. * Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantias de éxito. + Mantiene una mentalidad futurista teniendo mas visi6n del porvenir y un afan de lograr y mejorar las cosas. * Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. —_——[— Pagina 4 Escaneado con CamScanner* Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas 0 empirismo. Planeacién Estratégi * ANALISIS FODA: Es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacién actual de la empresa u organizacién, permitiendo de esta manera ‘obtener un diagnéstico preciso que permita en funcién de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y politicas formulados. El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas. ‘Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacién. Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posicién privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. Debilidades: son aquellos factores que provocan una posicién desfavorable frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc. LA ORGANIZACION Concepto Es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la funcién principal de la organizacién es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros. ood Pagina S Escaneado con CamScannerUna administracién eficiente requiere que la estructura formal esté equilibrada y adaptada a los objetivos y operaciones primarias de la organizacion. Las operaciones primarias corresponden a la logistica interna (provision de materiales), operaciones - transformacién del producto; logistica externa - recojo, almacenamiento y entrega; marketing y ventas - proceso de oferta y publicidad; servicio al cliente — posventa. Principios basicos de la Organizacién 4.- Division del Trabajo: Es la separacién y delimitacién de las actividades, con el fin de realizar una funcién con la mayor precision, eficiencia y el minimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacién y perfeccionamiento en el trabajo. 2.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecida en la organizacion deben relacionarse con los objetivos y propésitos de la empresa 3.- Especializaci6n: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucién de una sola actividad 4.- Jerarquia: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacién necesaria para lograr los planes 5.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario. 6.- Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decision para cada funcién, debe asignarse un solo jefe. 7 Difusin: Para maximizar las ventajas de la organizacién las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito. 8. Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. 9 De la coordinacién: Las unidades de una organizacién siempre deberan mantenerse en equilibrio jerarquico. Escaneado con CamScanner10.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. Importancia de la Fase de la Organizacién Su importancia radica en: Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social Suministra los métodos para que se puedan desempefiar las actividades eficientemente Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades Organizacién Formal.- Se refiere a la organizacién basada en la Divisién del Trabajo, que especializa érganos y personas en determinadas actividades. Es la Organizacién planeada o la que esta definida en el organigrama, instituida por la direccion y comunicada a todos por medio de los manuales de organizacién. Organizacién Informal o no Formal.- Es la “organizaci6n” que emerge espontanea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacion formal, a partir de las relaciones humanas establecidas al desempefiarse en sus cargos. Se conforma a partir de las relaciones de amistad y del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama ni en ningun otro documento formal. Componentes de la Organizacién La organizacién es una actividad basica de la administracién, que sirve para agrupar y estructurar todos los recursos (humanos y no humanos), con el fin de alcanzar los Pagina 7 Escaneado con CamScannerobjetivos predeterminados, De todos los recursos el elemento humano es el mas importante. Mediante la organizacién, las personas se agrupan para realizar mejor las tareas interrelacionadas y trabajar mejor en grupo. La organizacién existe porque el trabajo que debe realizarse es demasiado para una sola persona. La funcién de organizar consta de cuatro componentes: Tareas.- El trabajo realizado en una empresa experimenta un proceso de divisién que origina la especializacién de actividades y funciones. Las funciones que deben cumplirse se derivan de los objetivos definidos en la planeacién, y son la base de la organizaci6n. Las funciones se dividen en tareas. Personas.- Cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una porcién especifica del trabajo global. En principio, esa designacién deberia tener en cuenta habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, practica y comportamiento de cada persona. Organos.- El trabajo y las personas se agrupan en érganos, en la medida que tengan caracteristicas u objetivos semejantes. Los érganos se disponen en niveles jerarquicos y areas de actividades. Los érganos de linea y de Staff existen en funcién de la relaci6n directa 0 indirecta con los objetivos de la empresa. Relaciones.- Es lo mas importante en la funcién de organizacidn. Al comienzo Ia relacién entre los érganos componentes de la organizacién y entre las personas, con relacién a su trabajo. Luego como la relaci6n entre una persona y su trabajo, entre una persona es Pagina 8 Escaneado con CamScannery otras situaciones en diversos sectores de la empresa, y la relaci6n informal entre los participantes en situaciones fuera del trabajo. Etapas o Pasos basicos para organizar 1.- Dividir la carga de trabajo: Division del trabajo, identificar las funciones, preparar el organigrama. , 10 debe bafer ry 2.- Combinar las tareas en forma ldgica y eficiente: Departamentalizacién, definir las funciones de dreas con sus respectivos deberes. 3.- Especificar quién depende de quién: Seleccionar el personal adecuado y establecimiento de jerarquia. x debd hoger elarany 4,- Establecer mecanismos para integrar las actividades: e tyeplos mn. de Functeny + Preparar los reglamentos, manuales, procedimientos y otros planes. + Identificar y cuantificar los recursos materiales y financieros * Conseguir y acondicionar el érea fisica. La Departamentalizacién Es la agrupacién de actividades similares y las personas que las ejecutan en unidades especificas de trabajo y ubicacion Es la operacién de dividir el trabajo de una empresa en funciones separadas. No existe un esquema de organizacién, que pueda ser considerado mejor que los otros. La departamentalizacién debe estar organizada de manera que permita alcanzar los objetivos. Departamentalizacién funcional Consiste en agrupar las actividades andlogas segtin su funcién principal. Departamentalizacién territorial o geoarafica En este caso la departamentalizacién se realiza en base a las zonas geogréficas en las que se encuentra presente la empresa eel Pagina 9 Escaneado con CamScannerDepartamentalizacién por cliente Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcién consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Departamentalizacién por proceso En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportara eficiencia y ahorro de tiempo; asi como también en una planta automotriz, la agrupacién por proceso Departamentalizacién por producto Es caracteristica de las empresas fabricantes de diversas lineas de productos, la departamentalizacién se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si. Departamentalizacién por secuencia Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupci6n los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; 0 cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nuimeros o letras. Las técnicas de organizacién son: TIPOS DE ORGANIZACION ORGANIZACION LINEAL O MILITAR Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona. ORGANIZACION FUNCIONAL Cada trabajador pasa a responder ante varios supervisores 0 jefes. Cada supervisor © jefe solo supervisa a los obreros en los asuntos de su competencia. (Ver diapositivas) ORGANIZACION LINEO- FUNCIONAL Escaneado con CamScannerEn ésta organizacién se combinan los dos tipos de organizacion anteriores, (de linea © militar y funcional o de Taylor) aprovechando las ventajas y evitando las desventajas De la organizacién lineal, la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada funcién en especial. De la funcional, la especializacién de cada actividad en una funcién. ORGANIZACION STAFF La organizacién staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologia, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialista capaces de proporcionar informacién, experta y de asesoria a los departamentos de linea. (Ver diapositivas) COMITES Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas de varias areas de la empresa, que se retinen para discutirlos y tomar una decision en conjunto. (Ver diapositivas) ORGANIZACION POR PROYECTOS Una opcién que han emprendido todavia pocas empresas en nuestro pals, pero que esta teniendo mucho éxito, dada su simplicidad y ldgica natural, es el reorganizar y estructurar toda la empresa por proyectos y no por funciones. El resultado de la organizacién es la suma de las rentabilidades y beneficios de cada uno de los proyectos. (Ver diapositivas) ORGANIZACION MATRICIAL Esta estructura consiste en la agrupacién de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean asi, equipos con integrantes de varias areas de la organizacién con un objetivo en comin: El Proyecto, dejando de existir con la conclusi6n del mismo. (Ver diapositivas) ORGANIZACION VIRTUAL SF EE eee Pagina 11 Escaneado con CamScannerTérmino genérico para describir la habilidad de utilizar la tecnologia mévil que no esta fisicamente conectada a un ambiente estatico Es una estructura en que los empleados trabajan en sus casas 0 en otras oficinas y a través de la red 0 se comunican, informan y entregan sus trabajos a la organizaci6n o matriz. Organizacién distribuida geograficamente cuyo trabajo es coordinado por medio de la comunicacién electronica. (Ver diapositivas) LOS ORGANIGRAMAS: También conocidos como Cartas o Graficas de organizacién, son representaciones gréficas de la estructura. formal de una organizacién, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquias, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella. Organigrama Vertical. Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por lineas que representan la comunicacién de responsabilidad y autoridad; son las graficas mas usadas, facilmente comprensibles, ya que indican en forma objetiva la jerarquia. EI —_inconveniente que _—representa es. que ese muy dificil indicar los puestos inferiores. (Ver diapositivas) Organigrama Horizontal. El nivel maximo jerarquico se representa a la izquierda, los demas niveles jerarquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos leer. . (Ver diapositivas) Organigrama Mixto. Esta grafica es la combinacién entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, llega a utilizarse por razones de espacio. Organigrama Circular. Esta formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad maxima de la empresa, a cuyo alrededor se trazan cuadros o circulos, cada uno constituye un TET Pagina 12 Escaneado con CamScannernivel jerarquico y se colocan en ellos los puestos de jefatura inmediatos. . (Ver diapositivas) Organigrama Escalar. Consiste en sefialar con diferentes sangrias en el margen izquierdo los diferentes niveles jerarquicos. . (Ver diapositivas) EL MANUAL ADMINISTRATIVO Es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del Personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus Tesponsabilidades y logrando mediante su adecuada implementacién la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacién. Se presentan varios tipos de manuales de aplicacién en las organizaciones empresarias citaremos los mas importantes: El manual de organizacién describe la organizacién formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. El manual de politicas contiene los principios basicos que regiran el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones EI manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucion y las normas a cumplir por los miembros de la organizacién compatibles con dichos procedimientos Descripcién y especificacién de los puestos La descripcién de puestos es una herramienta utilizada en el area de capital humano que consiste en enlistar y definir las funciones y responsabilidades que conforman —_— Pagina 13 Escaneado con CamScannercada uno de los puestos laborales incluidos en la estructura organizacional de la empresa y detallando la misién y el objetivo que cumplen de acuerdo a la estrategia de la compafiia. De igual manera se incluyen en esta descripcién los conocimientos, habilidades y actitudes que deben presentar las personas que ocupen el cargo, esto ‘se conoce como perfil del puesto. Por lo general, estos son algunos de los datos que se incluyen en una descripcion de puestos. Si existen caracteristicas especiales que la empresa requiera, se pueden agregar al documento, mientras mas especifico sea el mismo, mas efectivo sera para contar con la persona idénea para el puesto. + Nombre del puesto + Posicién jerarquica (operativo, coordinacién, gerencia, etc) + Puesto del supervisor directo + Puesto de los subordinados directos + Funciones principales y secundarias del puesto de manera detallada + Relacién con otros departamentos de la empresa + Competencias requeridas + Conocimientos requeridos + Nivel educativo y formacién + Nivel de experiencia en dreas especificas + Requisitos especificos del puesto como: disponibilidad de viajar, cambio de tesidencia, horario laboral, edad, etc. LA DIRECCION Concepto Es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas y alcancen las metas. ee Pagina 14 ~ Escaneado con CamScanner1. De la armonia del objetivo o coordinacién de intereses. La direccién sera eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. 2. Impersonalidad del mando Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacién para obtener ciertos resultados. Puntualiza la importancia de impersonalizar las érdenes y de no involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad 3. De la supervision directa Se refiere al apoyo y comunicacién que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucién de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad. 4, De la via jerarquica Postula la importancia de respetar los canales de comunicacién establecidos por la organizacién formal de tal manera que al emitirse una orden sea trasmitida a través de los niveles jerarquicos correspondientes. 5. De la resolucién del conflicto Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestion administrativa, a partir del momento en que aparezcan. 6. Aprovechamiento del conflicto El conflict es un problema u obstaculo que se antepone al logro de las metas de la organizacién, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativa Importancia de la Direcci6n La direccién es trascendental porque: —_ Pagina 15, Escaneado con CamScanner1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la organizaci6n. 2. A través de ella se lograr las formas de conducta mas adecuada en los miembros de la estructura organizacional. 3. La direccién eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad 4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacién de métodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control. 5. A través de ella se establece la comunicacién necesaria para que la organizacion funcione. Etapas de la Direcci6n Liderazgo, es la influencia o proceso de influir en las personas para conseguir que voluntaria o involuntariamente cumplan los objetivos y metas grupales Principales estilos de liderazgo: Autécrata o directivo: autoritario, tiende a tomar decisiones unilateralmente, reacio a aceptar la participacién del subordinado y orientado en ocasiones a proporcionar retroalimentacién sobre el desempefio basicamente en forma de castigos. Democratico: permite la participacién de los subordinados en la toma de decisiones y en el disefio de los métodos de trabajo, generalmente utiliza la retroalimentacién como un medio de apoyo y consejo para lograr un mejor desempefio. Indirecto, indiferente, de rienda suelta da completa libertad al grupo, encargandose s6lo de prover los materiales necesarios para el trabajo, pero sin participar mas allé de responder a las preguntas que se le hacen y evitando dar retroalimentacién, es decir, practicamente sin hacer nada. sin orientacién, rehisa a tomar decisiones por otros, permanece en silencio mientras los demas discuten, brinda apoyo no verbal (sonrie, o hace gestos de aprobacidn) y se deja llevar por el grupo o porque quien sobresalga en el mismo. Paternalista: no deja crecer al empleado, todo lo hace él, no permite que el empleado tome decisiones, no delega y absorbe todo el trabajo. Escaneado con CamScannerLa motivacién es un término genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares que se reconocen en determinados individuos para darles un motivo para trabajar Las personas pueden ser motivadas por creencias, valores, intereses, miedos, entre otras causas 0 fuerzas. Algunas de estas fuerzas pueden ser internas, como: necesidades, intereses y las creencias. Las externas pueden ser: el peligro o el medio ambiente. La motivaci6n para que sea efectiva, es necesario que nazca de la misma persona La motivacién puede ser: Extrinse dinero, posicién, poder. Intrinseca: motivacién personal, se realiza unicamente por interés 0 por el placer de realizarla. La funcién de esta necesidad psicolégica es la de impulsar al ser humano a mejorar y a dominar su entorno. Esta nos sirve para conseguir metas mas dificiles, pues son necesidades psicoldgicas. Comunicacisn, es la transferencia de informacién de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla Tipos de Comunicacién: Ascendente: Descendente: Cruzada: Escrita: Verbal: No verbal: Barreras. Todos estos factores influyen en la persona que escucha para que acepte o rechace las ideas que le han sido comunicadas. Para obtener resultados se necesita algo mas que Unicamente “hablar”. A una persona generalmente es necesario explicarle, convencerla, observar su actuacién y también dejarle que ella nos hable, es decir comprender a otras personas La supervisi6n, Es la actividad de apoyar y vigilar la coordinaci6én de actividades de tal manera que se realicen en forma satisfactoria. OBJETIVOS DE LA SUPERVISION # ™ Mejorar la productividad de los empleados ™ Desarroliar un uso éptimo de los recursos ™ Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada —— Pagina 17 Escaneado con CamScanner™ Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral ™ Monitorear las actitudes de los subordinados ™ Contribuir a mejorar las condiciones laborales CARACTERISTICAS DEL SUPERVISOR Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnologia de la funcién que supervisa, las caracteristicas de los materiales, la calidad deseada, los costos esperadbs, los procesos necesarios, etc. Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta caracteristica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las politicas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, produccién, calidad, etc. “EL SUPERVISOR DEBE SER LIDER, COMO CUALQUIER PERSONA QUE EJERCE UNA FUNCION DE DIRECCION" Autoridad, Es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organizacién, para dar érdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, por la realizacién de aquellas acciones que quién las dicta considera apropiadas para el logro de los abjetivos del grupo. Es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. Sus elementos son los siguientes: Mando. Es el ejercicio de la autoridad. Delegacion. Es la concesién de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte Tipos de autoridad: 4- Formal. Cuando es conferida por la organizacién, es decir, la que emana de un Superior para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser: Lineal, Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo. 2.- Funcional. Ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas y sobre personas distintas a sus ssubordinados directos EY Pagina 18 Escaneado con CamScannerDelegacién, Es asignar autoridad a una persona para llevar a cabo actividades especificas. Si no existiese la delegacién, una sola persona tendria que hacer todo. Toda organizacién que se precie tiene perfectamente establecidas las condiciones de delegacién necesarias para poder llevar adelante los objetivos propuestos. Es donde se manifiesta claramente la esencia de la direccién del ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es hacer a través de otros, la delegacién es la concesién de autoridad y responsabilidad para actuar. Sus ventajas, son que permite al directivo dedicarse a las actividades de mas importancia, comparte responsabilidad, capacita a sus subordinados. Proceso para la Delegacién: Los pasos a seguir son: Asignacién de deberes Delegacién de autoridad Asignacién de responsabilidad Creacién de confianza La Toma de Decisiones Es el proceso mediante el cual se realiza una eleccién entre varias alternativas 0 formas de resolver diferentes situaciones para lograr la mejor solucién de: ™ Acciones cotidianas ™ Conflictos ™ Problemas, etc. La toma de decisiones es considerada como una de las funciones vitales del administrador, hay dos tipos de modelos: Los modelos racionales_en la toma de decisiones tienen como premisa fundamental de que deben ser acordes con el interés econémico de la organizacién, para lo cual se usan los modelos matematicos derivados de la aplicacién de la investigacién de operaciones. ——_—_—_—————————— ald Escaneado con CamScannerLos modelos no racionales en la toma de decisiones proporcionan estrategias. alternativas cuando no se pueden cumplir con los modelos denominados racionales. Las situaciones, ambientes 0 contextos en los cuales se toman las decisiones, se pueden clasificar segtin el conocimiento y control que se tenga sobre las variables que intervienen o influencian el problema, ™ Ambiente de certidumbre ™ Ambiente de riesgo ™ Ambiente de incertidumbre EL proceso de la toma de decisiones: ™ 1. Definir el problema m2. Analizar el problema ™ 3. Evaluar las alternativas ™ 4, Elegir entre las alternativas ™ 5. Aplicar la decision Habilidades y herramientas para la toma de decisiones: ™ Experiencia ™ Buen Juicio ™ Creatividad ™ Habilidades cuantitativas La Integraci6n de los Recursos Humanos Comprende la funcién a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. EI objetivo es mantener la estructura de organizacién con el personal necesario, plenamente capacitado para que se logren las funciones planeadas para el logro de los objetivos. SS eee Pagina 20 Escaneado con CamScannerPRINCIPIOS gaclo debe se yaa jaursieh 1. El hombre adecuado para el puesto adecuado, Los hombres que desarrollan cualquier funcién dentro de un organismo social, deben reunir los requisitos para desempefiarla adecuadamente. 2. Provision de elementos necesarios, A cada miembro de la empresa debe Proporcionarsele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto. 3. Importancia de la introduccién adecuada o induccién, El momento en que el elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de é! dependeran su adaptacién al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma. Factores situacionales que influyen en Ia integracién de personal * Factores externos: Nivel de estudios. Las actitudes imperantes en la sociedad (Leyes, reglamentaciones). Condiciones econémicas. Oferta y Demanda de mano de obra. « Factores internos: f F Las metas organizacionales gue ak y by abaline Las tareas La Tecnologia \ La estructura de la organizacion Oferta y Demanda al interior Sistema de compensaciones Politicas internas de diverso tipo Fases de la Integracién Reclutamiento: Implica atraer candidatos a la empresa, intercambiando informacién entre la empresa y el candidato (oportunidades, desafios, en Pagina 21 Escaneado con CamScannerestabilidad, salarios, beneficios, y obtener informacién de trabajos anteriores, conocimientos y habilidades del candidato). + Seleccién: Proceso de elegir al mejor que satisfaga los requisitos. Estableciendo: Primero: Criterios de seleccién (nivel de estudio, conocimientos, habilidades, experiencia). Segundo: Solicitar llenar una solicitud del empleo. Tercero: Se sostiene una entrevista preliminar para identificar a los candidatos mas prometedores. Cuarto: Prueba de trabajo. Quinto: Decisién de la contratacion -Presentacién: La persona seleccionada, tendra el proceso inicial de induccién necesaria, por medio del cual se proporcionard al individuo la informacién basica que le permita integrarse répidamente al lugar de trabajo. -Promocién: Consiste en el desplazamiento a un puesto mas elevado, supone en general mayor categoria, autoridad, responsabilidad y mayor sueldo. Fuentes para la provisién de cargos * Internas (dentro de la organizacién, tiene ventajas y desventajas) « Externas (de fuera de la organizacién, tiene ventajas y desventajas) * La politica de competencia abierta (medio més justo para la seleccién) Modelos de comportamiento humano Las motivaciones humanas se basan en necesidades: « Primarias: Requerimientos fisiolégicos de agua, aire, alimentos, suefio, abrigo. * Secundarias: La autoestima, el status, la asociaci6n, el afecto, la generosidad, la realizacién, y la afirmacién personal. CAPACITACION DEL PERSONAL.- a Pagina 22 Escaneado con CamScannerLas empresas son equipos de personas trabajando con un fin comtn, y el éxito o fracaso de la compafila depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto que para cada nueva contrataci6n, resulta indispensable asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempefiar correctamente su labor. La teoria X y la teoria Y de McGregor Se preocupé en comparar dos estilos antagénicos de administrar: Un estilo basado en la teoria tradicional, excesivamente mecanicista y pragmatica (al que denominé teoria X) y otro estilo basado en las concepciones modernas frente al comportamiento humano (al que llamé teoria Y). Teoria X Esta basada en el antiguo precepto del garrote y la zanahoria y la presuncién de mediocridad de las masas, se asume que los individuos tienen tendencia natural al ocio y que el trabajo es una forma de castigo 0 como dicen por ahi "trabajar es tan malo que hasta le pagan a uno’, lo cual presenta dos necesidades urgentes para la organizacién: la supervision y la motivacién. Te Y Posicién Optimista. En la concepcién moderna de la administracién, de acuerdo con la teoria del comportamiento. La teoria Y se basa en ideas y premisas actuales, sin preconceptos con respecto a la naturaleza humana, a saber: ne El hombre promedio no muestra desagrado innato hacia el trabajo. Las personas tienen motivacién, potencial de desarrollo Teoria Z F Los japonés llegar a introducir esta teorla, considerando que la labor administrativa es mas efectiva cuando se establecen equipos de trabajos. El hombre promedio aprende, bajo ciertas condiciones, no solo a aceptar responsabilidad, sino también a buscarla. Escaneado con CamScannerEL CONTROL Cadel daymien. A Concepto Es la medici6n y correccién del desempefo, a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos, medic yeoregee cor etlaaiva fon los obpetrvas Principios del Control ne © }* Equilibrio: A cada grupo de delegacién conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. Que la responsabilidad acompafie a la autoridad delegada. + 'De la oportunidad"), Un posible ter Aplicar antes de que se presente el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipaci6n. #2’ De los objetivos: Es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningun control sera valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. +‘? De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacién con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, con elfin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro + Go De la costeabilidad: “nyo El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero. “ aN De excepcion: dee umpeclonda « alguns seloes, que Graralt Debe aplicarse preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo. ~7* De la funcién controladora: La persona que realiza la funcién de control no debe estar involucrada con la actividad a controlar, porque no se puede ser juez y parte —— Pagina 24 Escaneado con CamScannerImportancia * Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a,todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza répidamente las causas que pueden originar desviaciones, Para que no se vuelvan a presentar en el futuro. . deplores Proporciona informacién acerca de la situacién de la ejecucién en los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacién. Requisitos previos de un sistema de control.- * Elcontrol debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u obtienen sus resultados. fodor (or dls empaso. Debe anticipar e informar los desvios a tiempo para emprender la accién correctiva antes de que ocurran desvios mas graves. * Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los cambios del ambiente organizacional. Debe ser econdémico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del sistema de control. + Debe indicar la naturaleza de la accién correctiva para que su ejecucién concuerde con el plan. + Debe reducirse a un lenguaje que permita una répida visualiza comprensién. ny sea de facil * Debe desarrollarse mediante la participacion activa de todos los gerentes involucrados. Etapas del Control EI control administrativo es un esfuerzo sistematico para establecer normas de desempefio con objetivos de planificacién, para disefiar sistemas de re informaci6n, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para ——SS— Pagina 25, Escaneado con CamScannerdeterminar si existen desviaciones y para medir su importancia, de tal manera que los recursos de la empresa se usen de una manera eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos 1.- Estableci nto de Estandares Un estandar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guia o patrén con base en la cual se efecttia el control Tipos de Estandares: 1, ESTADISTICOS: Historicos 2, FYADOS POR APRECIACION: Juicios de valor 3. TECNICAMENTE ELABORADOS: Estudios objetivos y cuantitativos 2.- Medicin de resultados oh Los oor hyas Consiste en medir la ejecucién-y-los resultados, mediante la aplicacién de s de acuerdo a los estandares cameras Es determinar las diferencias entre lo planeado y lo ejecutado. unidades de medida, que deben ser defi 36" Es comparar los resultados con los estandares y detectar las desviaciones, lyies laSemdidas sess ly ethevalionayye—~ 3.- Comparacién y Correccién vie La utilidad concreta y tangible del control esta en la accién correctiva. El establecimiento de las medidas correctivas da lugar a la retroalimentacion 4.- Retroalimentacién Las medidas correctivas y/o la informacién obtenida se ajusta el sistema administrativo al correr del tiempo De Ia calidad de la informacién, dependera el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. CARACTERISTICAS DEL CONTROL, 1, Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional See Pagina 26 Escaneado con CamScannerEs decir el control debe ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad 2. Oportunidad Antes que suceda una falla de control 3. Accesibilidad Todo control debe establecer medidas sencillas y faciles de interpretar para facilitar su aplicacién 4. Ubicacién Estratégica Solo a las actividades prioritarias o mas problematicas PERIODICIDAD DEL CONTROL ' Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacién de actividades por adelantado. Politicas, procedimientos y reglas disefiadas para asegurar que las actividades planeadas seran ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las * Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accién de ejecutar los planes e incluye la direccién, vigilancia y sincronizacion de las actividades segun ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan serd llevado a cabo en el tiempo especifico y bajo las condiciones requeridas. Control de retroalimentacién o posterior, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacién de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de est4ndar aceptable. hese! bate esaba? CONTROL POR AREAS FUNCIONALES Control de produccién: Puede ser en: La produccién, La calidad, Los inventarios, Las compras Control de mercadotecnia: Puede ser en: Control de mercadotecnia, Control de ventas Control de finanzas: Puede ser en: Finanzas, Control presupuestario, Control contable, Costos, Auditoria ee Pagina 27 Escaneado con CamScannerControl de recursos humanos; Puede ser en: Auditoria de recursos humanos, Evaluacién de meritos, Reclutamiento y seleccién, Capacitacién y desarrollo, Evaluacion de la motivacién, Sueldos y salarios Técnicas de Control El Presupuesto Junto a la Planeacién y el Control de procedimientos, se constituyen en los mas factibles e inmediatos que revisar, para un adecuado control. Reportes e informes Se clasifican en: + Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. + Reportes de informacién que presentan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. Grafica de Gantt: Uno de los elementos mas importantes de controlar es el desarrollo de la realizacién de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relacién que deben aguantar entre si en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin. Auditorias Auditorias externas: Es un proceso de verificacién que implica la evaluacion independiente de las cuentas y los estados financieros de la organizacién. Se revisan los activos y los pasivos, as! como también los informes financieros con el objetivo de verificar si estén completos y exactos. Su labor consiste en verificar si la empresa, al preparar sus estados financieros y evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los principios contables generalmente aceptados y si los ha aplicado debidamente. La auditoria externa se efectta cuando el periodo de operaciones de la organizacion ha concluido y los estados financieros estan terminados. + Auditorias internas: Son realizadas por miembros de la organizacién. Su propésito es ofrecer garantia razonable de que los activos de la organizacién a elle nn nn Pagina 28 Escaneado con CamScannerestan debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precision y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. Ademias sirve a los directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organizacién y el desempefio de los sistemas de control. Podemos mencionar entre otros mas los siguientes: Reporte, informes Archivos: computarizados y mecanizados Métodos cuantitativos y Modelos matematicos Estadistica y Calculos probabilisticas Escaneado con CamScanner