PROCEDIMIENTO DE MEJORA CONTINUA

TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO .................................................................................................................. 2
2 ALCANCE ................................................................................................................... 2
3 DEFINICIONES ........................................................................................................... 2
3.1 ACCIÓN DE MEJORA ............................................................................................. 2
3.2 ACCIÓN CORRECTIVA ........................................................................................... 2
3.3 ACCION PREVENTIVA ............................................................................................ 2
3.4 CONFORMIDAD .................................................................................................... 2
3.5 CORRECCION ....................................................................................................... 2
3.6 NO CONFORMIDAD ............................................................................................... 2
4 OBSERVACIONES GENERALES ..................................................................................... 2
5 DILIGENCIAMIENTO DE LAS ACCIONES ....................................................................... 3
5.1 ACCION DE MEJORA ............................................................................................. 3
5.2 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ............................................................. 4
5.3 VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA ............................................................................. 5
6 ARCHIVO ................................................................................................................... 5
7 FORMATOS UTILIZADOS............................................................................................. 6
7.1 CG – F 006 MATRIZ - CONSOLIDADO PLANES DE ACCIÓN DE MEDIDAS
PREVENTIVAS O CORRECTIVAS ...................................................................................... 6
7.2 CG – F 007 INFORME MENSUAL GESTIÓN SST ....................................................... 6

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1 OBJETIVO

Implementar una herramienta administrativa que permita generar planes de acción

eficaces para las no conformidades reales o potenciales que puedan afectar cualquier
proceso de la empresa.

2 ALCANCE

Aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

3 DEFINICIONES

3.1 ACCIÓN DE MEJORA

Acción orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de calidad
requeridos por la empresa. Se originan como consecuencia de procesos de mejora
continua del proceso, no conformidades o productos no conformes y que generalmente
conducen a la Acción Correctiva o Preventiva.

3.2 ACCIÓN CORRECTIVA

Acciones planeadas tomadas para asegurar la pronta corrección de condiciones
adversas con el fin de lograr la calidad requerida donde se implementan soluciones
para la reducción o eliminación de problemas identificados.

3.3 ACCION PREVENTIVA

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente no deseable.

3.4 CONFORMIDAD
Cumplimiento de un requisito.

3.5 CORRECCION
Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

3.6 NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito. Se puede denominar también como Producto no
conforme.

4 OBSERVACIONES GENERALES

Los resultados de las acciones correctivas y preventivas emprendidas en la empresa

son tomadas como entrada para las revisiones gerenciales al sistema de gestión SST.

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Cumplido el tiempo para el seguimiento y cierre de la acción correctiva o preventiva y

determinada su eficacia se da por finalizado el proceso de implementación.

Cuando las acciones a tomar impliquen un cambio en la estructura de la empresa,

inversiones de mayor envergadura o cambios radicales del Sistema de Gestión, son
tratadas con la Gerencia para establecer el proceso correspondiente.

Las acciones de mejora de los procesos y las no conformidades detectadas en los

mismos se deben relacionar en la Matriz - consolidado planes de acción de
medidas preventivas o correctivas para llevar un registro total de las mismas y
mantener informada a la Dirección sobre las oportunidades de mejora detectadas en la
empresa.

En los informes de gestión MENSUAL se relacionan las acciones de mejora y el director

SAS se encarga de revisar los registros producto de la mejora del SGSST. De no existir
eficacia en las acciones tomadas se debe reiniciar el ciclo de las decisiones para el
mejoramiento.

5 DILIGENCIAMIENTO DE LAS ACCIONES

Para el registro de las Acciones de Mejora, el Sistema de Gestión SST de la empresa ha
creado la Matriz - consolidado planes de acción de medidas preventivas o
correctivas, en el cual se describe la acción, se consignan las causas, las acciones a
tomar y se verifica la eficacia de estas. Para realizar la descripción de esta se deben
tener en cuenta los siguientes:

• Qué, Quién, Cuándo, Cómo y Donde ocurre.

• La observación de los hechos.
• Características de la no conformidad.
• Registros (evidencia objetiva).
• El análisis de los datos.
• Resultados de indicadores.

El director de proceso determina al alcance y establece el tipo de cada acción,

diligenciando el formato de la siguiente forma:

5.1 ACCION DE MEJORA

La acción de mejora es el resultado del análisis de cada proceso donde se determina la
mejor forma para la ejecución de una actividad o del proceso mismo, sin que ello
implique un problema potencial.

Cualquier persona en la empresa puede reportar una acción de mejora por medio
correo electrónico, la cual será atendida por el responsable del proceso SST del
proyecto. El responsable del proceso o proyecto establece el consecutivo de la acción,

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la fuente (de donde proviene la acción que se va a tomar) y reporta la acción como
Mejora. A continuación, realiza una identificación las causas que la originaron y se
registra las acciones para realizarla.

En caso de que se requiera, la conveniencia de la implementación de la acción de

mejora puede evaluarse conjuntamente con la Dirección Administrativa y Financiera,
teniendo en cuenta variables de impacto, inversión requerida, satisfacción del cliente
interno y beneficio final del proceso. Este análisis determina la forma y la conveniencia
o inconveniencia de implementar la acción de mejora.

Posteriormente, en un tiempo razonable estimado por el director SAS, se realiza una

verificación de la eficacia de la acción para determinar si el cambio fue beneficioso para
el proceso.

5.2 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

La acción correctiva: es el resultado de un hallazgo que se presentó en la revisión al
proceso y que obliga a generar una acción inmediata para solucionarlo, y a tomar las
acciones que se estimen pertinentes para evitar que se repita nuevamente.

La acción preventiva: es el resultado de la anticipación de un problema potencial que le

podría ocurrir al proceso por cambios en su entorno, o de su propia operación, que
obliga a generar una acción inmediata para evitarlo y a tomar las acciones que se
estimen pertinentes para evitar que ocurra.

La necesidad de tomar acciones correctivas o preventivas puede originarse por algunos

factores como:

• Informes de Auditorias
• Auditorias externas
• Accidentes laborales y/o enfermedades laborales
• Informe de inspecciones de seguridad
• Indicadores de gestión
• Mediciones ambientales
• Evaluación proveedores y/o contratistas.
• Quejas de trabajadores, contratistas, comités.

En cualquier caso el responsable del proyecto establece el consecutivo de la acción, la

fuente (de donde proviene la acción que se va a tomar) y reporta el tipo de acción. A
continuación describe claramente el problema que se presentó o que podría
presentarse, hace una identificación las causas que lo originaron y registra las acciones
para prevenir que vuelva a ocurrir el problema detectado.

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Igualmente, y en caso de que se requiera, la conveniencia de la implementación de

una acción puede evaluarse conjuntamente con la Dirección de obra. Este análisis
conjunto determina la forma como se implementarán la acción correctiva como la
acción preventiva.

Posteriormente, en un tiempo razonable determinado por el director del proyecto y la

importancia del problema, se realiza una verificación de la eficacia de la acción para
determinar si el cambio fue beneficioso para el proyecto

5.3 VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA

Durante la(s) auditoria(s) de seguimiento el Auditor se evidenciará si el plan de
acciones propuesto por el auditado generó un cambio significativo en el proceso, de
forma que se evite que el problema encontrado vuelva a ocurrir, el auditor certificará
con su firma en dicho formato que dicha No Conformidad se considera cerrada.

De igual forma, el responsable del proyecto puede verificar y cerrar convenientemente

sus acciones si conjuntamente con las personas directamente involucradas, o en
compañía del equipo auditor verifica que las acciones tomadas han eliminado la causa
de la no conformidad real o potencial.

Posteriormente, durante la ejecución de una nueva Auditoria, el Auditor revisará el

cierre eficaz de las no conformidades presentadas en anteriores auditorias y que fueron
cerradas por el director de proceso. En caso de encontrarse que el plan de acciones
tomado no ha solucionado satisfactoriamente el problema encontrado, se determina la
necesidad o no de ejecutar nuevas no conformidades o acciones correctivas y/o
preventivas, de acuerdo con la eficacia obtenida en la acción inicialmente tomada.

Las acciones que requieran para su ejecución un periodo más largo, la verificación de
la eficacia se llevará a cabo en una nueva auditoría o en una jornada específica
establecida por Coordinación de Gestión y/o la Dirección Administrativa y Financiera;
en estas jornadas se designará como tarea al equipo auditor la revisión y cierre de
todas las No conformidades de todos los procesos de la empresa.

6 ARCHIVO
Los registros producto de las acciones llevadas a cabo son archivados por el
responsable (residente SST) del proyecto que es o puede ser afectado. Este archivo se
mantiene en el área de trabajo del proyecto.

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7 FORMATOS UTILIZADOS

7.1 CG – F 006 MATRIZ - CONSOLIDADO PLANES DE ACCIÓN DE MEDIDAS PREVENTIVAS

O CORRECTIVAS

7.2 CG – F 007 INFORME MENSUAL GESTIÓN SST

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