Practice Business Plan Apotek PERMATA

Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

BAB II
SISTEM MANAJEMEN

2.1Aspek Sumber Daya Manusia

Ketenagaan “APOTEK PERMATA” untuk jangka waktu satu tahun pertama
membutuhkan satu orang apoteker (apoteker penanggungjawab apotek) dan 2 orang Tenaga
Teknis Kefarmasian dan satu orang Juru Resep.
Struktur organisasi berdasarkan pembagian waktu di ”APOTEK PERMATA” adalah
sebagai berikut :

APA/ PSA
(08.00-22.00)

Tenaga Teknis Kefarmasian (AA) Juru Resep

Shift 1: (08.00-15.00) (15.00-22.00)
Shift 2: (15.00-22.00)

Gambar 2.1Struktur Organisasi Apotek PERMATA

Tugas dan fungsinya adalah sbb:
1. Apoteker Penanggungjawab Apotek
Tugas seorang apoteker di apotek adalah sebagai berikut :
a. Memimpin, mengelola, merencanakan, mengawasi serta mengevaluasi seluruh kegiatan
di apotek, baik kegiatan teknis kefarmasian, manajerial maupun administrasi.
b. Memberikan pelayanan komunikasi, edukasi dan informasi (KIE) kepada pasien.
c. Membina hubungan yang baik dengan para pegawai, PBF, dokter, tenaga medis dan
apotek lainnya.
d. Membuat laporan pemakaian narkotika dan psikotropika pada instansi-instansi yang
berwenang.
e. Mengelola keuangan apotek.

17
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

2. Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK)

Tugas seorang Tenaga Teknis Kefarmasian adalah sebagai berikut:
a. Membantu APA dalam hal pengadaan obat, penerimaan perbekalan farmasi dan
memastikan keabsahannya.
b. Melayani resep dari dokter termasuk memberi harga, meracik, mempersiapkan resep
dibawah pengawasan APA.
c. Membantu APA melakukan pengontrolan harga dan tanggal kadaluarsa obat pada saat
pembelian obat.
d. Membantu APA mencatat dan memeriksa perbekalan farmasi yang mendekati batas
untuk dipesan kembali, mengontrol obat-obat yang mendekati kadaluarsa.
e. Membantu APA melakukan pencatatan penggunaan obat golongan psikotropika dan
narkotika.
f. Membantu APA melakukan tugas administrasi.
3. Juru Resep
Tugas seorang Juru Resep adalah sebagai berikut:
a. Melayani resep dari dokter termasuk memberi harga, meracik, mempersiapkan resep
dibawah pengawasan APA.
b. Membantu APA maupun TTK melakukan pengontrolan harga dan tanggal kadaluarsa
obat pada saat pembelian obat.
c. Membantu APA mencatat dan memeriksa perbekalan farmasi yang mendekati batas
untuk dipesan kembali, mengontrol obat-obat yang mendekati kadaluarsa.

2.2 Aspek Sarana dan Prasarana Apotek

2.2.1 Bangunan
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan nomer 1027 tahun 2004 Fasilitas Apotek harus
memenuhi :
1. Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien.
2. Tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien, termasuk penempatan brosur/materi
informasi.
3. Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta
lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien.
18
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

4. Ruang racikan.
5. Keranjang sampah yang tersedia untuk staf maupun pasien.
Luas bangunan Apotek PERMATA direncanakan ± 60 m2 (6 m x 10 m) maka ditentukan untuk
sudah termasuk lahan tempat parkir kendaraan. Bangunan yang akan ditempati dibagi menjadi
beberapa bagian antara lain:
a. Ruang tunggu
b. Ruang pelayanan dan kasir
c. Ruang peracikan
d. Tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien, termasuk penempatan brosur/materi
informasi.
e. Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta
lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien
f. Ruang penyimpanan administrasi apotek
g. Toilet
h. Mushola
i. Gudang
2.2.2 Tata Ruang Apotek
Bangunan ”APOTEK PERMATA” direncanakan satu lantai, dengan pembagian yang
mempertimbangkan kenyamanan pasien dan optimalnya pelayanan apotek. Pembagian tata ruang
apotek adalah sebagai berikut :
a. Ruang tunggu
Pada ruangan ini terdapat kursi tunggu yang nyaman, rak bahan bacaan (majalah dan
koran), brosur produk dan poster informatif.
b. Ruang Pelayanan
Pada tempat ini dilakukan kegiatan peneriman resep dan kasir Tempat penerimaan resep,
pelayanan, dan penyerahan sediaan farmasi dibuat senyaman mungkin dan berada dalam
satu etalase sehingga memudahkan interaksi dengan pasien.
c. Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien
Dilingkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien.

19
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

d. Ruang peracikan
Pada ruangan ini terdapat meja peracikan, peralatan peracikan, lemari penyimpanan obat,
lemari narkotika-psikotropika, lemari penyimpanan peralatan peracikan, lemari
penyimpanan bahan obat dan bahan pembantu dalam peracikan, dan lemari es. Selain itu,
di sisi kiri ruang peracikan terdapat wastafel untuk mencuci peralatan peracikan.
e. Gudang
Pada ruangan ini disimpan sejumlah obat sebagai persediaan/stok apotek yang
ditempatkan pada lemari kayu dan lemari untuk menyimpan arsip apotek.
f. Halaman Parkir
Digunakan untuk memarkir kendaraan yang dibawa oleh pasien.papan informasi
berukuran 60 cm ×40 cm berisi identitas apotek (nama apotek, alamat dan nomor telepon,
nama apoteker penanggungjawab apotek, Nomor Surat Izin Apotek/SIA, dan Nomor
Surat Izin Praktek Apoteker/SIPA).
g. Kamar mandi dan musholla
Untuk digunakan oleh karyawan apotek, terletak di bagian belakang apotek.
2.2.3 Kelengkapan Bangunan
Sebagai sarana dalam menunjang kegiatan operasional dan pelayanan apotek, antara lain:
1. Sumber air : PDAM
2. Sumber listrik : PLN
3. Ventilasi : Kipas angin
4. Sanitasi : Kamar mandi
5. Komunikasi : Telepon
2.2.4 Peralatan Penyiapan dan Peracikan Obat
Peralatan penyiapan dan peracikan obat diletakkan di ruang peracikan, antara lain:
1. Timbangan milligram dan gram dengan anak timbangan masing-masing 1 (satu) set yang
ditera setiap 1 tahun.
2. Mortir dan stamper satu set dengan ukuran besar.
3. Gelas ukur 10 ml dan 100 ml masing-masing 1 (satu) buah.
4. Sealing machine.
5. Pembungkus puyer
6. Spatel/sendok logam dan porselen.
20
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

7. Ayakan.
8. Sudip.
9. Termometer 2 (dua) buah.
2.2.5 Peralatan Administrasi
1. Blanko surat pesanan obat non narkotika (lampiran)
2. Blanko surat pesanan narkotika (lampiran)
3. Blanko surat pesanan psikotropika (lampiran)
4. Blanko tanda terima faktur (lampiran)
5. Blanko Kartu Stok Obat dan Gudang (lampiran)
6. Blanko salinan resep (lampiran)
7. Kuitansi (lampiran)
8. Nota Penjualan (lampiran)
9. Tempat penyimpanan faktur.
10. Buku katalog obat dan daftar harga
11. Buku defecta dan buku daftar batas kadaluarsa.
12. Buku pencatatan narkotika dan psikotropika.
13. Buku keuangan apotek : buku penjualan obat non resep, buku penjualan obat dengan
resep.
14. Buku penerimaan kas
15. Buku pengeluaran kas
16. Form laporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika.
17. Kalkulator.
18. Stempel apotek.
19. Alat-alat tulis, steples, dan alat administrasi lainnya.
20. Buku-buku, meliputi: Farmakope Indonesia edisi V, kumpulan peraturan perundang-
undangan yang berhubungan dengan apotek, ISO Indonesia, MIMS, Martindale, dan
buku acuan lain.

21
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

2.3 Pelaporan
Pelaporan digunakan untuk obat narkotika dan psikotropika yang dilakukan tiap bulan
sebelum tanggal 10 pada bulan berikutnya dengan menggunakan form software SIPNAP
(Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika). Pelaporan dengan menggunakan SIPNAP
dapat dilakukan secara online atau secara manual dengan menyerahkan flashdisk yang berisi
file laporan tersebut langsung ke pihak DKK. Namun, pelaporan manual inidapat
menyebabkan flashdisk milik apotek terserang virus komputer.Pelaporan ini dibuat 4 rangkap,
ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur, Kepala Dinas Kesehatan
Kota Surabaya, dan Kepala Balai Besar POM Jawa Timur, serta satu rangkap digunakan
sebagai arsip apotek.
Selain pelaporan narkotika dan psikotropika, pelaporan Pajak Penghasilan (PPh) apotek
dilakukan setiap bulan menggunakan SSP (Surat Setoran Pajak) dari kantor pajak dengan
dasar perhitungan laba/rugi tahun sebelumnya. Pembayaran dilakukan di kantor pos/bank
yang ditunjuk paling lambat pada tanggal 15 bulan berikutnya dan bukti setor dari bank
dilaporkan ke kantor pajak paling lambat tanggal 20 (apabila terlambat membayar akan
dikenakan denda berupa bunga /hari dan apabila terlambat dalam pelaporan akan dikenakan
sanksi dalam jumlah tertentu).
2.4 Manajemen Perbekalan Kefarmasian
Pengelolaan perbekalan kefarmasian dilakukan dengan mengatur tempat penyimpanan
berdasarkan golongan keamanan obat kemudian dibedakan lagi berdasarkan kelas terapi.
Pencatatan jumlah barang masuk didokumentasikan dalam kartu stok serta dicatat pula expired
date-nya. Perbekalan farmasi yang akan disediakan pada awal pembukaan Apotek PERMATA
meliputi :
1. Obat (obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, Obat Wajib Apotek, narkotika-
psikotropika, baik dalam bentuk paten maupun generik)
2. Obat tradisional (nutraceutical, jamu, obat gosok)
3. Alat–alat kesehatan : alat tes kehamilan (test pack), alat kontrasepsi non hormonal,
termometer, kasa steril, dan lain-lain.
4. Kosmetika : bedak, lotion, dan lain–lain
5. Lain–lain : perlengkapan bayi, susu.
22
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

1. Pengadaan
Perencanaan obat, obat tradisional, alat kesehatan, kosmetika, serta perbekalan kesehatan
lainnya yang akan disediakan dilakukan dengan pertimbangan :
1. Pola penyakit yang umum terjadi di masyarakat terutama masyarakatsekitar, meliputi
penyakit ringan yang terkait dengan upaya swamedikasi maupun penyakit degeneratif
seperti hipertensi, diabetes, penyakit jantung, dan sebagainya. Data ini dapat diperoleh
dari DinKes setempat atau puskesmas terdekat.
2. Anggaran apotek dan target omzet apotek, sehingga perlu disusun skala prioritas dengan
memperhatikan tingkat kecepatan penjualan atau pergerakan obat yang terbagi atas fast
moving dan slow moving.
3. Tingkat ekonomi masyarakat sekitar Apotek PERMATA yang bervariasi, sehingga
apotek perlu melakukan pengadaan obat generik, obat non generik dan obat-obat yang
terjangkau bagi masyarakat sekitar.
4. Resiko penyimpanan, dengan memperhatikan skala prioritas pengadaan obat, diupayakan
tidak terjadi kekosongan atau penumpukan barang, terutama untuk obat yang mempunyai
stabilitas relatif pendek dan mudah rusak karena penyimpanan yang terlalu lama.
5. Pemilihan PBF, dengan memperhatikan legalitas supplier (PBF), kualitas barang,
ketepatan dan kecepatan pengiriman barang, serta potongan harga yang diberikan.
6. Faktor lain-lain, seperti iklan yang gencar di media massa.
2. Pemesanan
Untuk keperluan pemesanan obat dapat dilakukan prosedur sebagai berikut:
1. Obat yang sudah habis atau hampir habis ditulis di buku defekta dan dilihat bagaimana
mobilitas obat tersebut apakah termasuk obat yang fast moving, slow moving atau dead
moving.
2. Pembelian obat dilakukan dengan memeriksa sebelumnya asal PBF, satuan kemasan dan
harganya.
3. Menyesuaikan dengan keuangan apotek untuk menentukan prioritas dan jumlah obat
yang dipesan.

23
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Pemesanan obat dapat dilakukan dengan cara menghubungi PBF melalui telepon atau
melalui sales PBF yang berkunjung ke apotek. Pemesanan barang dapat dilakukan setiap
hari. Obat-obat OTC yang tidak laku dalam jangka waktu 4 bulan (dead moving) tidak
dipesan lagi. Jenis dan jumlah obat yang dipesan disesuaikan dengan kebutuhan apotek, yaitu
berdasarkan buku defekta. Pengadaan dapat dilakukan melalui distributor dan sub distributor.
Pemesanan obat dapat digolongkan menjadi :
1. Obat-obat non narkotika, non psikotropika dan alkes. Pemesanan dengan surat pesanan
(SP) rangkap 2 meliputi nama dan alamat apotek, tanggal pemesanan, nomor urut SP,
nama dan alamat PBF, jenis, bentuk sediaan dan jumlah obat yang dipesan. Obat yang
dipesan ditulis pada SP dan ditanda tangani oleh APA dengan diberi stempel apotek.
Lembar pertama untuk PBF dan lembar kedua untuk lampiran faktur yang disimpan di
apotek. Pemesanan yang dilakukan melalui telepon, SP akan diberikan pada waktu
pengiriman barang atau diambil oleh sales PBF yang bersangkutan.
2. Obat psikotropika. Menggunakan SP khusus psikotropika, dibuat rangkap 2 (Lembar
pertama untuk PBF dan lembar ke-2 untuk lampiran faktur yang disimpan apotek). SP
berisi tanggal pemesanan, nama, bentuk sediaan dan jumlah obat, dan PBF yang akan
dituju. Satu SP dapat digunakan untuk pemesanan beberapa macam obat psikotropika
dari PBF yang sama, serta harus ditandatangani oleh APA.
3. Obat narkotika. Menggunakan SP khusus narkotika dan hanya dapat dipesan di PBF
Kimia Farma sebagai distributor tunggal untuk obat narkotika. Satu formulir permintaan
atau SP hanya berlaku untuk satu item narkotika dan satu kemasan saja, ditandatangani
oleh APA dengan mencantumkan SIA dan NPWP, alamat rumah dan stempel apotek. SP
narkotika dibuat rangkap 4 (3 lembar untuk Kimia Farma dan 1 lembar untuk apotek).
4. Obat yang mengandung prekursor. Menggunakan SP rangkap 2 (1 untuk PBF dan 1 arsip
apotek). Ditulis Nomor urut lembar SP, nama, alamat dan jabatan APA sebagai pemesan,
nama dan alamat PBF, jenis dan jumlah yang dipesan. 1 lembar SP dapat untuk lebih dari
1 jenis prekursor (dengan catatan pada PBF yang sama)
3. Penerimaan
Prosedur penerimaan perbekalan farmasi di Apotek PERMATA yaitu:
1. Diperiksa keabsahan faktur meliputi nama, alamat, dan nomor telepon PBF, tanda tangan
penanggung jawab PBF, dan stempel PBF. Bila tidak ada maka dikembalikan.
24
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

2. Dicocokkan antara SP dengan faktur meliputi nama PBF, jenis obat yang dipesan, jumlah
obat yang dipesan, dan harga obat yang dipesan. Bilatidak sesuai, ditanyakan kepada
kurir yang membawa barang/obat dan harus disesuaikan.
3. Dicocokkan antara isi faktur dan perbekalan farmasi yang datang meliputi jenis
perbekalan farmasi yang dipesan, jumlah perbekalan farmasi yang dipesan, nomor batch,
expired date (ED), kemasan, bentuk sediaan, dan kekuatan. Bila jenis, jumlah, bentuk
sediaan, kekuatan, kemasan, tanggal kadaluarsa dan nomor batch perbekalan farmasi
tidak sama dengan yang tercantum pada faktur, maka dikembalikan dan ditukar sesuai
yang tertera pada faktur dan SP.
4. Perbekalan farmasi diperiksa kondisi fisiknya antara lain wadahnya harus baik dan
tertutup rapat, kondisi sediaan tidak rusak (bentuk, warna, bau), dan tanggal kadaluarsa
harus masih jauh.Bila rusak atau tanggal kadaluarsa sudah dekat, dikembalikan kepada
PBF atau ditukar.
Setelah pemeriksaan dan pencocokan selesai, faktur ditandatangani pihak apotek dan diberi
stempel apotek.Faktur asli diberikan kepada PBF dan salinannya disimpan sebagai arsip apotek
(selama 10 tahun).

4. Pembayaran
Prosedur pembayaran obat di Apotek PERMATA dapat dilakukan dengan dua cara sebagai
berikut :
1. Pembayaran secara tunai (Cash on Delivery)
a. Pihak PBF mengirim barang ke apotek dan dilakukan pemeriksaan barang sesuai
prosedur penerimaan barang :
i. Jika barang sudah sesuai pesanan, dapat dilakukan pembayaran
ii. Jika tidak sesuai pesanan, dikonfirmasi ke pengirim atau retur
b. Setelah pembayaran, faktur asli yang ditandatangani pihak PBF dan salinannya akan
langsung diberikan kepada penerima barang di apotek.
Contoh : pembelian narkotika.
2. Pembayaran secara kredit
a. Pihak PBF mengirim barang ke apotek dan dilakukan pemeriksaan barang sesuai prosedur
penerimaan barang :
25
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

- Jika barang sudah sesuai pesanan, faktur ditandatangani petugas penerima dan diberi
stempel apotek. Faktur asli dibawa oleh PBF, apotek membawa faktur copy, catat nomor
faktur, dan jumlah yang harus dibayar pada buku pembelian, kemudian faktur copy tersebut
disimpan pada order faktur pembelian sesuai dengan bulannya dan urut seperti pada urutan
buku pembelian.
- Jika tidak sesuai pesanan, dikonfirmasi ke pengirim atau retur
b. Beberapa hari sebelum waktu jatuh tempo pembayaran, PBF akan datang ke apotek,
selanjutnya:
- Faktur asli diserahkan kepada apotek - Apotek membuat tanda terima faktur (rangkap dua)
yang ditandatangani apoteker dan diberi stempel apotek
- Tanda terima faktur asli diserahkan kepada PBF sebagai bukti penagihan kepada apotek
pada waktu jatuh tempo. Jika pada faktur terdapat CN (Credit Note), yaitu barang
dikembalikan (misalnya karena tidak sesuai pesanan) maka tanda terima faktur harus
dilakukan penyesuaian jumlah uang yang harus dibayarkan ke PBF
- Salinan tanda terima faktur disatukan dengan faktur asli untuk diarsip pada buku kas keluar
dan faktur asli disimpan pada ordner kas keluar sesuai dengan bulannya selama 10 tahun.
c. Pada tanggal pembayaran yang telah disepakati, tagihan dibayarkan apotek kepada petugas
PBF yang datang ke apotek :
- Tanda terima faktur asli diserahkan kembali ke apotek
- Pada faktur asli diberi tanda lunas serta tanda tangan dan nama terang petugas PBF, dan
disimpan kembali sebagai arsip apotek.
5. Pengembalian Barang / Retur
Retur adalah proses pengembalian barang dari apotek kepada PBF karena sesuatu hal. Alasan
dilakukan retur antara lain :
1. obat mendekati waktu kadaluarsa
2. produk rusak (stabilitas sediaan, kondisi kemasan)
3. instruksi pemerintah/industri farmasi tentang penarikan produk
4. jumlah obat yang diterima dan banyaknya tidak sesuai pesanan
Pada umumnya retur dilakukan karena barang telah kadaluarsa atau rusak.
1. Karena kadaluarsa

26
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Setiap PBF mempunyai ketentuan pengembalian yang berbeda-beda, antara lain tepat
bulan saat obat tersebut kadaluarsa; 1,2,3 atau 5 bulan sebelum kadaluarsa; harus 1 dos
penuh;No. Batch sama dan sebagainya. Akan tetapi ada juga PBF yang tidak melayani
pengembalian barang, terutama PBF subdistributor. Syarat pengembalian barang antara lain tidak
boleh melebihi batas yang ditentukan, menyertakan surat pengantar retur, dan melampirkan
salinan faktur pembelian. Kemudian PBF dapat menukar obat dengan obat sejenis dengan jangka
waktu kadaluarsa yang masih lama atau memotong tagihan dengan nota retur.
2. Karena rusak
Ketika obat yang dipesan datang, dilakukan pemeriksaan fisik obat. Jika obat/kemasan
obat rusak, maka pada faktur (di samping nama obat yang rusak) diberi tanda ”retur” dan tanda
tangan sales pengirim. Pengembalian obat karena rusak akan diganti dengan obat sejenis atau
potong tagihan dengan nota retur.
6. Perencanaan Penataan dan Penyimpanan
Penataan perbekalan farmasi merupakan faktor penentu kelancaran kegiatan operasional di
apotek. Adapun maksud dan tujuan penataan dan penyimpanan di apotek adalah :
1. Penggunaan ruang yang optimum dari ruang yang tersedia
2. Mengurangi kehilangan waktu dan energi karena gerak selama pelayanan
3. Memudahkan pekerjaan dan pengambilan barang
4. Memberikan kenyamanan kepada pasien/pasien
5. Mengurangi biaya pemeliharaan
6. Untuk menjamin stabilitas obat.
Penataan dan penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek PERMATA diatur berdasarkan :
1. Penggolongan obat
a. Obat bebas, bebas terbatas, obat tradisional, kosmetika, beberapa alat kesehatan dan PKRT
diletakkan pada etalase di bagian depan apotek agar konsumen bebas memilih sesuai
keinginannya. Penataannya dilakukan berdasarkan jenis produk, kelas terapi, bentuk
sediaan, dan alfabetis.
b. Obat keras baik generik maupun non generik diletakkan pada lemari pelayanan di ruang
peracikan. Penataan dibedakan atas bentuk sediaan, generik dan non generik, serta kelas
terapi dan alfabetis.

27
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

c. Alat kesehatan seperti syringe dan infuse set diletakkan pada tempat yang sama di ruang
peracikan.
d. Obat yang mengandung prekursor disimpan di tempat yang aman seperti etalase yang
terkunci untuk produk OTC yang mengandung prekursor, dan lemari kayu untuk buffer
stock dan obat prekursor tunggal.
e. Obat narkotika dan psikotropika masing-masing diletakkan pada lemari khusus berukuran
100 x 80 x 40 cm dengan 2 lapis pintu dan dengan dua kunci yang berbeda. Pintu pertama
sebagai lemari pelayanan dan pintu kedua sebagai gudang. Lemari diletakkan didalam
ruang peracikan dalam kondisi terkunci pada tempat yang tidak terlihat umum dan tidak
mudah dipindahkan.
2. Bentuk sediaan
a. Likuida : obat dalam (sirup, elixir, suspensi, emulsi, dry Syrup), dan obat luar (tetes mata,
inhaler)
b. Semisolida : salep, krim, gel, ointment
c. Solida : tablet, kaplet, kapsul
3. Kelas terapi
Tujuan penataan ini adalah untuk menghindari kesalahan pengambilan obat karena nama
maupun kemasan yang hampir sama, selain itu juga untuk memudahkan pemilihan obat jika
terjadi substitusi terapetik. Untuk obat – obat yang beresiko tinggi yaitu yang mempunyai indeks
terapi sempit seperti antihipertensi, obat jantung, antidiabetes, dan tranquilizer penataannya
disendirikan berdasarkan kelas terapinya, dan kemudian disusun secara alfabetis.
4. Penyimpanan khusus (di lemari pendingin)
Di dalam lemari pendingin disimpan sediaan yang tidak stabil pada suhu kamar atau
membutuhkan suhu penyimpanan yang rendah, antara lain suppositoria, ovula, tablet penicilin
dengan asam klavulanat, sediaan dengan bakteri Lacto bacillus, tablet salut gula dan selaput,
sirup, beberapa sediaan injeksi, dan lain-lain.
5. Metode FIFO dan LIFO
Metode First In First Out (FIFO) yaitu obat yang datang lebih dulu dikeluarkan keluar
lebih dulu, hal ini untuk menghindari obat kadaluarsa. Penataan juga berdasarkan metode Last In
First Out (LIFO) yaitu jika obat yang baru diterima atau diterima belakangan waktu
kadaluarsanya lebih pendek, maka harus dikeluarkan lebih dulu.
28
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

6. Alfabetis
Penataan dan penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya setelah ditata
berdasarkan kelas terapi, setiap kelas ditata secara alfabetis sehingga memudahkan pengambilan.
Diatur agar tidak terkena sinar matahari langsung, bebas dari debu.dan memiliki sirkulasi udara
dan kelembabannya yang sesuai. Dengan sistem penataan seperti ini,
diharapkan akan lebih memudahkan pemilihan obat yang sesuai dengan kebutuhan serta
menghindari kesalahan pemberian obat yang dapat berakibat fatal bila berbeda kelas
farmakoterapinya.
Penataan dan penyimpanan sediaan farmasi memperhatikan faktor lingkungan untuk
menjaga stabilitas obat. Faktor lingkungan yang diperhatikan dalam penataaan dan penyimpanan
obat adalah sinar matahari, suhu dan kelembaban. Diusahakan obat-obat tidak terkena sinar
matahari langsung, suhu dijaga dengan sirkulasi yang cukup dan lemari penyimpanan dijauhkan
dari kamar mandi karena kelembaban yang relatif tinggi di sekitar kamar mandi.

2.5 Aspek Keuangan

2.5.1 Neraca Awal
Neraca awal apotek “APOTEK PERMATA” disusun berdasarkan nilai aktiva (tetap dan
lancar) dan modal. Perhitungan dijabarkan sebagai berikut:
A. Aktiva Lancar
No Keterangan Nilai (Rp) Total (Rp)
1. Kas 40.000.000,-
2 Sewa dibayar dimuka (2 tahun) 65.000.000,-

29
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

3. Persediaan Obat :
- Obat bebas, obat bebas terbatas 40.345.400,-
dan Obat keras
- Narkotika dan Psikotropika 729.000,-
- Nutraceutical dan Obat 16.885.200,-
Tradisional
- Perbekalan kesehatan 27.040.400,-
85.000.000,-

4. Suplai kantor
- Buku-buku administrasi 1.000.000,-
- Kuitansi, surat pesanan, kartu stok 2.000.000,-
-Alat tulis dan lain-lain 1.000.000,-

4.000.000,-
5. Suplai apotek
- Etiket, label, copy resep, nota 500.000,-
- Tas plastik dan klip 1.000.000,-
- Cangkang kapsul 1.000.000,-
- Kertas perkamen 500.000,-
- Sealing machine 300.000,-
- Pembungkus puyer 300.000,- 3.600.000,-

Total 197.600.000,-

30
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

B.Aktiva tetap

No Keterangan Nilai (Rp) Total (Rp)

1. Inventaris Kantor
- Kalkulator (2 unit) 250.000,-
- Telepon (1 unit) 300.000,-
- Dispenser air minum 250.000,-
- Meja dan kursi 600.000,-
- Komputer (1 unit) + printer 2.000.000,-
- Brankas 500.000,-

3.900.000,-
2. Inventaris Apotek
- Literatur 1.000.000,-
- Poster dan brosus tentang 500.000,-
kesehatan
- Stempel apotek 300.000,-
- Timbangan gram dan miligram 5.000.000,-
(1 set)
- Alat peracikan (mortir, stamper, 1.500.000,-
gelas ukur, gelas piala, sendok,
ayakan, nampan obat)
- Etalase kaca 3.000.000,-
- Rak obat dan lemari penyimpaan 3.000.000,-
obat
- Lemari khusus narkotika dan 1.500.000,-
psikotropika
- Lemari pendingin (1 unit) 3.000.000,-
- Meja peracikan 1.500.000,-
- Meja Pelayanan 1.500.000,-
- Lemari/rak buku 200.000,-
- Kursi tunggu 500.000,-
- Lampu 300.000,-
- Jam dinding 50.000,-
- Kipas angin 300.000,-
- Perlengkapan kebersihan 100.000,-
- Papan nama 150.000,-
- Sealing machine 300.000,-
- Pembungkus puyer 300.000,-
24.000.000,-
4. Inventaris Kendaraan 10.000.000,-
Total 37.900.000,-

31
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

C. Modal
No Keterangan Nilai (Rp) Total (Rp)
1 Modal 235.500.000,-
Total 235.500.000,-

“APOTEK PERMATA”
Neraca
Per 1 Januari 2016
Aktiva (Rp) Modal (Rp)
Aktiva lancar Modal 235.500.000,-
Kas 40.000.000,-
Persediaan awal 85.000.000,-
dan alkes
Suplai apotek 3.600.000,-
Suplai kantor 4.000.000,-
Sewa gedung 65.000.000,-
dibayar dimuka (2
tahun)
Aktiva tetap
Inventaris kantor 3.900.000,-
Inventaris apotek 24.000.000,-
Inventaris 10.000.000,-
kendaraan
Total 235.500.000,- Total 235.500.000,-

32
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

2.5.2 Analisis Break Even Point pada Tahun Pertama

A. Biaya Tetap
Keterangan 1 Bulan (Rp) 1 Tahun (Rp) Total (Rp)
Gaji Karyawan
APA (1 orang) 3.500.000,- 42.000.000,-
TTK (2 orang) 3.000.000,- 36.000.000,-
Juru Resep (1 orang) 1.250.000,- 15.000.000,-
100.750.000,-
Biaya listrik 1.200.000,-
Biaya air 1.200.000,-
Biaya telepon 2.400.000,-
Biaya pemeliharaan apotek 500.000,-
Biaya sewa 32.500.000,-
Biaya pajak reklame 3.500.000,-
41.300.000,-
Biaya penyusutan (asumsi
penyusutan sesuai
ketentuan pajak) (10%)
a. Penyusutan inventaris 2.400.000,-
apotek
b. Penyusutan inventaris 390.000,-
kantor
c. Penyusutan kendaraan 1.000.000,-
3.790.000,-
Total Biaya Tetap 145.840.000,-

Biaya gaji dalam 1 tahun di hitung 12 bulan. Sedangkan asumsi biaya listrik, telepon, air
di anggap sebagai biaya tetap meskipun ada perubahan-perubahan dari bulan ke bulan (semi
tetap) tetapi dianggap tidak bermakna.

33
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

B. Biaya Variabel
Asumsi Biaya Variabel = 84% x Vol. Penjualan
Biaya variabel antara lain:
a. HPP
b. Biaya promosi
c. Biaya perbaikan
d. Biaya suplai apotek
e. Biaya suplai kantor
f. Biaya jasa antar/transportasi (serba-serbi)
g. Biaya operasional lain

2.5.2 Perhitungan BEP pada tahun pertama:

Biaya Tetap (FC) total Rp. ,-
Asumsi :Perhitungan BEP mix product dengan VC dan P yang berbeda untuk masing-masing
obat (tetapi karenaproduk Apotek adalah obat yang perbandingannya sama untuk masing-masing
VC dan P yakni 85%) dianggap tidak memberikan perbedaan yang bermakna. Selain itu, agar
ABE memberikan hasil yang tepat, campuran produk apotek tidak boleh berubah selama masa
analisa (Seto,2012).BEP dapat dihitung den dengan menggunakan rumus :

= Rp 911.500.000,- /tahun = Rp 75.958.333,- /bulan,

Dengan hasil penjualan Rp 75.958.333,-per bulan, maka “APOTEK PERMATA” tidak

mendapat untung maupun rugi. Sedangkan jika diinginkan laba bersih sebesar Rp. 50.000.000,-
pada tahun pertama maka :
a. Perkiraan laba tahun pertama = Rp 50.000.000,-
b. P/unit = Rp 60.000,-
c. Dimana P adalah pasien membelanjakan uangnya dari resep ataupun swamedikasi
d. VC = 84%P
FC = 145.840.000

34
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

BEP = FC/RPM
= Rp 145.840.000,-/0.16
= Rp911.500.000,- /tahun
Konstribusi = 16% x 60.000,- = Rp 9.600
BEP dalam unit = FC/kontribusi
= Rp 145.840.000,-/ Rp 9.600,-
= 15.192 unit
Rekonsiliasi (BEP) : P = Rp 911.500.000,-
VC (84%P) = Rp 765.660.000,-
PM = Rp 145.840.000,-
FC = Rp 145.840.000,-
L = Rp 0,-
Penjualan (omzet) = FC + VC pada P + Laba
= Rp 145.840.000 + 83%P + 50.000.000
16%P = Rp 195.840.000
P = Rp 1.224.000.000,-/tahun
Jumlah pasien dalam 1 tahun = Rp 1.224.000.000,-/ 60.000 = 20.400 pasien
BEP tercapai pada = (Rp 911.500.000,-/Rp 1.224.000.000,-) x 100% = 74.47% dari prediksi
omzet dalam 1 tahun
Margin of safety (Rasio Batas Keselamatan  100 – 74.47 = 25.53
Omset 1 tahun = Rp 1.224.000.000,-, BEP = Rp 911.500.000, berarti ada selisih Rp
312.500.000,- dan RPM = 16%
Laba = RPM x Selisih Lebih
= 0.16 x Rp 312.500.000
= Rp 50.000.000
Total Cost (TC) = VC + FC
= Rp 1.028.160.000,- + Rp 145.840.000,-
= Rp 1.174.000.000,-
Kapasitas maks = TC : (P/unit) = 1.174.000.000,-/60.000 = 19.567 unit

Target penjualan setahun =

35
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

= Rp 1.224.000.000,-/tahun
= Rp 102.000.000,-/bulan, 1 bulan = 30 hari
= Rp 3.400.000,-/hari
Dengan memperhatikan keadaan sekitar, maka target penjualan per hari yaitu:
Alkes = Rp 299.479,-
Resep mauk per hari 12 lembar @ Rp 60.000 = Rp 720.000,-
OWA = Rp 1.033.711,-
Non resep (OB dan OBT) = Rp 1.346.810,-
Target penjualan per hari = Rp 3.400.000,-
Omzet per bulan = Rp 102.000.000,-
Omzet per tahun = Rp 1.224.000.000,-

Rekonsiliasi
Penjualan Rp 1.224.000.000,-
Biaya variabel (84%) Rp 1.028.160.000,-
Pendapatan Marginal Rp 195.840.000,-
Biaya tetap Rp 145.840.000,-
Laba Rp 50.000.000,-

Perhitungan Pajak :
A. Pajak Penghasilan (PPh) Apotek
Sesuai ketentuan PP RI No. 46 tanggal 12 Juni 2013 dan diberlakukan per 1 Juli 2013, WP
orang pribadi yang bersifat final adalah pendapatan bruto tidak melebihi Rp 4.800.000.000,-
(4,8 M) dalam 1 tahun, pajak penghasilan dihitung berdasarkan tarif 1% dari pendapatan
bruto yang dibayar tiap bulan (dari omzet bulanan) dan hal ini tidak berkaitan dengan
PPN.PPh final yang terutang disetor paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah masa
pajak berakhir serta menggunakan SSP dengan kode MAP 411128.420 dilaporkan paling
lambat tanggal 20 setelah masa pajak berakhir. Jadi Apotek PERMATA dalam satu tahun
pajaknya adalah :

36
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

1 % x Rp 1.224.000.000,-= Rp 12.240.000,- (yang disetor setiap bulannya sesuai dengan

omzet bulanannya).
B. PPN
Berdasarkan Permenkeu RI No. 197/PMK 03/2013 tentang perubahan atas Permenkeu No.
68/PMK 03/ 2010 tentang Batasan Pengusaha Kecil Pajak Pertambahan Nilai pasal 4 ayat 1
yang berlaku mulai 1 Januari 2014 memiliki ketentuan bahwa pengusaha wajib melaporkan
usahanya untuk dikukuhkan sebagai pengusaha kena pajak apabila sampai dengan suatu
bulan dalam tahun buku jumlah peredaran bruto dan atau penerimaan brutonya melebihi Rp
4.800.000.000,-. Apotek PERMATA memiliki omzet ≤ Rp 4.800.000.000,- per tahun.
Apotek PERMATA memiliki omzet sebesar Rp 1.116.500.040,- , sehingga apotek tidak
diwajibkan membayar PPN setiap bulan sejumlah Pajak Keluaran (PK) dikurangi Pajak
Masukan (PM).
C. Pajak Apoteker Penanggungjawab Apotek (APA)
Apotek APA adalah apotek milik pribadi sehingga perhitungan pajak mengikuti ketentuan
pajak penghasilan (PPh) pribadi, yaitu :
1. Sesuai ketentuan PMK No 101/2016
2. Wajib pajak belum menikah, maka :
Penghasilan tidak kena pajak (PTKP)
Untuk wajib pajak belum kawin = Rp 54.000.000,-
Perhitungan :
Dari wajib pajak (status WP belum kawin) = Rp 54.000.000,-
Gaji APA per tahun = Rp 45.500.000,-
Biaya jabatan 5% (maksimum Rp 6.000.000,-) = Rp 2.275.000,- _
Penghasilan Bersih = Rp 43.225.000,-
PTKP = Rp 54.000.000,-_
Penghasilan kena pajak = - Rp 10.775.000,-
APA tidak kena wajib pajak

37
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

2.5.3 Analisis Laporan Keuangan

Return on Equity (ROE) =

= 21%
Ket: Menurut pengalaman ROE minimal 18% untuk apotek (Seto et al., 2004), ROE apotek
permata selama 12 bulan pertama sebesar 21%

Return on Assets (ROA) =

= 21%
Ket: Menurut pengalaman ROA minimal 18% untuk apotek (Seto et al., 2004), ROA apotek
permata selama 12 bulan pertama sebesar 21%.

38
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Tabel 2.6 Laporan laba rugi proforma Apotek PERMATA

Penjualan Rp 1.224.000.000,-
HPP (80,5%) Rp 985.320.000,-
Laba kotor Rp 238.680.000,-

Gaji Karyawan
APA Rp 45.500.000,-
TTK (2 orang) Rp 39.000.000,-
Juru Resep (1 orang) Rp 16.250.000,-

Biaya Pajak
Biaya listrik Rp 1.200.000,-
Biaya air Rp 1.200.000,-
Biaya telepon Rp 2.400.000,-
Biaya pemeliharaan apotek Rp 500.000,-
Biaya pajak reklame Rp 3.500.000,-
Biaya penyusutan Rp 3.790.000,-
Biaya sewa gedung di bayar dimuka Rp 32.500.000,-
Biaya suplai apotek Rp 3.600.000,-
Biaya suplai kantor Rp 4.000.000
Biaya perizinan Rp 3.000.000,-
Biaya promosi Rp 5.000.000,-
Biaya service kendaraan Rp 5.000.000,-
Biaya bahan bakar kendaraan Rp 3.000.000,-
Biaya lain-lain RP 5.000.000,-
Rp 176.440.00,-

Laba bersih sebelum pajak Rp 62.240.000,-

PPh Rp 12.240.000,-
Laba bersih setelah pajak Rp 50.000.000,-

39
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Perencanaan Keuangan Jangka Pendek

Perencanaan keuangan jangka pendek dibutuhkan karena kas tidak mengalir masuk dan keluar
pada tingkat yang tepat, selalu berubah-ubah dari waktu ke waktu. Hal ini disebabkan karena
penjualan, pembelian obat dan biaya-biaya yang berubah. Pada awal pembukaan, apotek
PERMATA akan menyusun anggaran kas 3 bula pertama yaitu Januari sampai dengan Maret
2018 sebagai berikut:
a. Untuk mendapatkan laba Rp 50.000.000,-/tahun (Rp 4.166.666,-/ bulan), maka taksiran
penjualan per Januari s.d Maret 2018 adalah sebagai berikut :
Tabel 2.7 Taksiran Penjualan Per bulan (Januari s.d Maret 2018)
Bulan Tahun 2018 Taksiran (Rp)
Januari 102.000.000
Februari 122.000.000
Maret 142.000.000
Omzet setahun adalah Rp 1.224.000.000,-berarti dalam 3 bulan pertama omzet minimal
yang harus diperoleh adalah Rp 366.000.000,-
b. Penjualan di apotek 100% tunai
c. Harga Pokok Penjualan (HPP)
Tabel 2.8 Harga Pokok Penjualan (HPP)
Jenis Taksiran penjualan Faktor jual Harga Beli
per bulan (Rp)
(Rp)
Non resep (OB & 56.100.000 1,25 44.880.000
OBT) + Alkes
Obat keras (OWA) 30.600.000 1,25 24.480.000
Resep 15.300.000 1,20 12.750.000
Total 102.000.000 82.110.000

HPP =

40
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

= 80,5%

d. Pembelian obat dengan harga pokok 80,5% dilakukan satu bulan sebelum taksiran
penjualan tunai pada dua bulan pertama (Januari s.d Februari 2018) dan bulan
selanjutnya secara kredit satu bulan kemudian.
e. Pembelian obat-obatan yang diperlukan untuk penjualan bulan januari 2018 adalah
80,5% x 102.000.000,- = Rp 82.110.000,-. Persediaan obat pada neraca awal Rp
85.000.000,- kelebihan stok pada bulan januari sebesar Rp 2.890.000,- digunakan
untuk buffer stock bulan februari 2018 dan seterusnya.
f. Biaya penyusutan inventaris selama 3 bulan sebesar 10% dari harga perolehan:
Inventaris kantor Rp 97.500,-
Inventaris apotek Rp 600.000,-
Inventaris kendaraan Rp 250.000,-
Total Rp 947.500,-
g. Biaya gaji per bulan Rp 7.750.000,-
h. Pemakaian suplai kantor per bulan Rp 333.333,-
i. Pemakaian suplai apotek per bulan Rp 300.000,-
j. Biaya operasi lainnya:
Biaya listrik Rp 1.200.000,-
Biaya telepon Rp 2.400.000,-
Biaya air Rp 1.200.000,-
Reklame Rp 3.500.000,-
Biaya promosi Rp 5.000.000,-
Biaya service kendaraan Rp 5.000.000,-
Biaya bahan bakar kendaraan Rp 3.000.000,-
Biaya pemeliharaan Rp 500.000,-
Biaya perizinan Rp 3.000.000,-
Biaya lain-lain Rp 5.000.000,-
Total Rp 29.800.000,-
Biaya per 3 bulan Rp 7.450.000,-
Biaya per bulan Rp 2.483.333,-
41
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

k. Saldo kas akhir bulan Januari 2018 Rp 40.000.000,- dan merupakan jumlah minimum
yang harus dipertahankan tiap bulannya.
l. Bila kas melebihi jumlah minimal, kelebihannya untuk mengembangkan usaha.

Tabel 2.9 Anggaran Kas Apotek PERMATA Bulan Januari s.d Maret
Tahun 2018
Anggaran Kas Apotek PERMATA Bulan Januari s.d Maret
Tahun 2018
No. Ket Des Jan Feb Mar ‘18 Apr ‘18
‘17 ‘18 ‘18
1 Penjualan 102.000.000 122.000.000 142.000.000 102.000.000
2 100 % tunai 102.000.000 122.000.000 142.000.000 102.000.000
3 Jumlah 102.000.000 122.000.000 142.000.000 102.000.000
Penerimaan Kas
4 Pembelian (80,5% 85.000.000 98.210.000 114.310.000 82.110.000
penjualan y.a.d)
5 Pembayaran 85.000.000 98.210.000 114.310.000 82.110.000
pembelian
6 Biaya gaji 7.750.000 7.750.000 7.750.000
7 Biaya operasional 2.483.333 2.483.333 2.483.333
lain
8 Pembayaran - - -
bunga
9 Jumlah 10.233.333 108.443.333 124.543.333
pengeluaran kas
10 Surplus/deficit 91.766.667 13.556.667 17.456.667
11 Saldo kas awal 40.000.000 131.766.667 145.323.334
bulan
12 Surplus/deficit 91.766.667 13.556.667 17.456.667
13 Saldo kas akhir 131.766.667 145.323.334 162.780.001
bulan tanpa
peminjaman
14 Saldo kas minimal 40.000.000 40.000.000 40.000.000
15 Pinjam/pelunasan 0 0 0
16 Saldo kas akhir 131.766.667 145.323.334 162.780.001
bulan setelah
peminjaman
17 Saldo pinjaman 0 0 0
kumulatif

42
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Tabel 2.10 Laporan Laba Rugi Proforma Apotek Permata

Bulan Januari s.d Maret 2018
Laporan Laba Rugi Proforma Apotek PERMATA
Bulan Januari s.d Maret 2018

Penjualan Rp 366.000,000,-
HPP (80,5%) Rp 294.630.000,-
Laba Kotor Rp 71.370.000,-
Biaya Gaji Rp 23.250.000,-
Biaya Operasional Rp 7.450.000,-
Biaya Penyusutan Rp 947.500,-
Biaya Pemakaaian Rp 1.900.000,-
Biaya Sewa Rp 8.125.000,-
Total Rp 41.672.500,-
Laba apotek (sebelum pajak) Rp 29.697.500,-
PPh yang masih harus dibayar (1%) Rp 296.975,-
Laba bersih apotek (setelah pajak) Rp 29.400.525,-

Simpulan : bahwa selama periode waktu 3 bulan (Januari s.d Maret 2018), diprediksi Apotek
PERMATA akan memperoleh laba sebesar Rp 29.400.525,- (setelah pajak)
Dari neraca awal dan anggaran kas dapat dievaluasi perubahan-perubahan dari perkiraan-
perkiraan Apotek PERMATA yang dapat dihitung sebagai berikut :
Kas bertambah Rp 131.766.667,- menjadi Rp 162.780.001,- dari kas awal Rp 40.000.000,-
a. Persediaan obat:
Stok awal Rp 85.000.000,-
Pembelian Rp 294.630.000,- +
Obat yang dapat dijual Rp 379.630.000,-

43
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Harga pokok penjualan Rp 294.630.000,-

Stok akhir Rp 85.000.000,-
b. Suplai Apotek:
Awal Rp 3.600.000,-
Pemakaian Rp 900.000,-
Akhir Rp 2.700.000,-
c. Suplai kantor:
Awal Rp 4.000.000,-
Pemakaian Rp 1.000.000,-
Akhir Rp 3.000.000,-
d. Inventaris kendaraan:
Awal Rp 10.000.000,-
Penyusutan Rp 250.000,-
Akhir Rp 9.750.000,-
e. Inventaris kantor:
Awal Rp 3.900.000,-
Penyusutan Rp 97.500,-
Akhir Rp 3.802.500,-
f. Inventaris apotek:
Awal Rp 24.000.000,-
Penyusutan Rp 600.000,-
Akhir Rp 23.400.000,-

g. Sewa dibayar dimuka

Awal Rp 65.000.000,-
Biaya sewa Rp 8.125.000,-
Akhir Rp 56.875.000,-

44
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

h. Utang usaha
Awal Rp 0,-
Pembelian (kredit) Rp 294.630.000,-
Rp 294.630.000,-
Pembayaran utang Rp 212.520.000,-
Akhir Rp 82.110.000,-
i. Hutang bank
Hutang bank awal Rp 0,-
Pinjaman kumulatif Rp 0,-
Hutang bank akhir Rp 0,-
j. Modal
Awal Rp 235.500.000,-
Laba sebelum pajak Rp 29.697.500,-
Rp 265.197.500,-
PPh Rp 296.975,-
Modal akhir Rp 264.900.525,-

45
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Tabel 2.11 Neraca Proforma Apotek PERMATA per 30 Maret 2018

APOTEK PERMATA
Neraca Proforma
Per 30 Maret 2018
Aktiva Pasiva

Aktiva Lancar: Modal Rp 264.900.525

Kas Rp 162.780.001 PPh yang masih Rp 296.975
harus dibayar
Persediaan Obat Rp 85.000.000
Utang usaha Rp 82.110.000
Suplai Apotek Rp 2.700.000
Hutang Bank Rp 0
Suplai Kantor Rp 3.000.000
Sewa dibayar dimuka Rp 56.875.000

Jumlah Aktiva Lancar Rp 310.355.000

Aktiva Tetap:
Inventaris Apotek Rp 23.400.000
Inventaris Kantor Rp 3.802.500
Rp 9.750.000
Inventaris Kendaraan

Jumlah Aktiva Tetap Rp 36.952.500

Jumlah Rp 347.307.500 Rp 347.307.500

46
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Kalkulasi Biaya Peracikan Resep

Biaya peracikan per resep =

 jumlah jam pegawai di peracikan 

Biaya langsung    gaji per pegawai x 
 total jam pegawai di apotek  
jumlah resep yang di racik

luas area ruang peracikan dalam m 2

Biaya tetap tidak langsung x
total area apotek dalam m 2

jumlah resep yang diracik

penjualan bagian peresepan

Biaya tidak tetap tidak langsung x
total penjualan apotek
jumlah resep yang diracik

(Seto, dkk., 2012)

Taksiran jumlah resep dalam satu tahun = 12 lembar x 30 hari x 12 bulan
= 4320 lembar
Waktu pelayanan resep per pekan = 15 menit x 84 resep
= 1260 menit ~ 21 jam

Jam Operasional Apotek terdiri dari shift pagi 7 jam dan shift malam 7 jam sehingga total
jam pegawai di apotek adalah 6 hari x 7 jam = 42 jam
Perhitungan :
1) Gaji APA di bagian peracikan :
3 jam untuk pelayanan resep dari total 21 jam/pekan
jumlah jam kerja APA di peracikan
= total gaji profesi APA x
jumlah jam kerja APA di apotek
= 42.000.000 x 3/42
= Rp 3.000.000,-
2) Gaji 2 AA di bagian peracikan :
14 jam untuk pelayanan resep dari total 21 jam/pekan
jumlah jam kerja AA di peracikan
= Total gaji AA x
jumlah jam kerja AA di apotek

47
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

= 36.000 .000,- x 14/42

= Rp. 11.999.999,-
3) Gaji 1 Juru resep:
7 jam untuk pelayanan resep dari total 21 jam/pekan

= 5.000.000
4) Biaya tetap tidak langsung terkait dengan ruangan usaha (biaya sewa) dialokasikan dengan
menggunakan rasio ukuran yang dipakai bagian peracikan dibanding dengan total luas
ruangan usaha (dalam m2). Jika diketahui luas ruang peracikan 3 m2.
PBB ruang peracikan =Luas ruang peracikan/luas apotek x biayasewa gedung
= 3/60 x Rp 15.000.000,-
= Rp 750.000,-
5) Biaya tidak tetap tidak langsung lainnya terdiri dari :
Biaya pemakaian suplai kantor = Rp 4.000.000,-
Biaya pemakaian suplai apotek = Rp 3.600.000,- +
Rp 7.600.000,-
Taksiran penjualan resep = 4230 x Rp. 60.000,-
= Rp 259.200.000,-
Total penjualan = Rp 1.116.500.040,-
Alokasi untuk apotek = Rp 7.600.000 x (Rp 259.200.000,-)
(Rp1.116.500.040,-)
= Rp1.764.370,-

Biaya peracikan per resep =

(Rp.3.000.000,-+Rp 11.999.999,- + Rp. 5.000.000,- + Rp 750.000,- + Rp 1.764.370.-)
4320
= Rp. 5.211,- =Rp 5.500,-
Jadi, berdasarkan data estimasi yang digunakan maka biaya peracikan per resep rata-rata
adalah Rp. 5.500,- untuk tahun pertama.

48
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

2.6 Perbekalan Kefarmasian

Perbekalan farmasi yang akan disediakan pada awal pembukaan Apotek PERMATA
meliputi :
1. Obat (obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat wajib apotek, narkotika-
psikotropika, baik dalam bentuk paten maupun generik)
2. Obat tradisional (neutraceutical, jamu, obat herbal terstandar, fitofarmaka, dan obat
gosok)
3. Alat–alat kesehatan : alat tes kehamilan (test pack), alat kontrasepsi non hormonal, alat
tes kesehatan elektronik (diabetes, kolesterol, asam urat, tekanan darah), perban, kasa
steril, kapas, spuit injeksi, termometer dan lain-lain
4. Kosmetika : bedak, sabun mandi, sampo dan lain–lain

2.6.1 Pengadaan Tahap Awal

Untuk pertimbangan dalam pemilihan PBF antara lain keabsahan/kelengkapan PBF
(meliputi nama, alamat, nomor telepon, penanggung jawab PBF, nomor izin PBF, NPWP, serta
stempel PBF), jaminan kualitas kelengkapan produk, potongan pembelian/diskon yang diberikan,
kecepatan pengiriman dan layanan purna jual (seperti retur produk), pembayaran (jangka waktu
pembayaran). Untuk pengadaan tahap awal, karena pihak PBF belum mengetahui keberadaan
apotek baru maka pihak apotek (APA) datang langsung ke PBF dengan membawa Surat
Pesanan. Alternatif lain yang dapat dilakukan adalah melakukan pengadaan dengan bekerjasama
dengan apotek lain jika pemesanan tidak memenuhi minimal nilai faktur sebuah PBF. Untuk
pemesanan awal dilakukan secara tunai. Sedangkan untuk pengadaan selanjutnya dapat
dilakukan via telepon dan dapat dilakukan secara kredit dengan batas waktu pembayaran
ditentukan oleh PBF.
Pengadaan narkotika hanya dapat dilakukan di PBF Kimia Farma dengan menggunakan SP
khusus narkotika yang dibuat oleh PBF Kimia Farma. SP ini dibuat rangkap empat, tiga lembar
diserahkan ke PBF Kimia Farma dan satu lembar untuk arsip apotek. SP narkotika ini hanya
memuat satu macam sediaan untuk satu lembarnya dan memuat nama APA, alamat rumah,
nomor SIPA, dan tanda tangan APA sebagai pemesan. Pengadaan psikotropika menggunakan SP
khusus psikotropika, SP ini rangkap dua yang berisi nama dan alamat APA, perusahaan/PBF

49
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

yang dituju dan alamatnya, jenis psikotropika yang dipesan. Untuk satu lembar SP dapat
digunakan untuk memesan lebih dari satu jenis psikotropika

2.6.2 Perencanaan Selanjutnya

Untuk pemasanan perbekalan apotek baik obat maupun alat kesehatan Apotek PERMATA
dilakukan sendiri oleh APA dan dibantu oleh TTK dengan memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
1. Buku defecta (buku barang habis) yang berisi daftar nama obat yang habis atau hampir habis.
2. Satuan kemasan dan harga pada PBF.
3. Menyesuaikan keuangan apotek dengan jumlah dan jenis obat yang dipesan.
Pemesanan obat-obat dapat dilakukan setiap hari. Obat-obat OTC yang tidak laku dalam
jangka waktu 3 tahun (dead moving) tidak dipesan lagi.
Pemesanan obat dapat digolongkan menjadi :
1. Obat-obat non narkotika, non psikotropika, dan alkes
Pemesanan dilakukan dengan surat pesanan (SP) rangkap 2 meliputi nama dan alamat apotek,
tanggal pemesanan, nomor urut SP, nama dan alamat PBF, jenis, bentuk sediaan dan jumlah
obat yang dipesan. SP ditanda tangani oleh APA dan diberi stempel apotek. Lembar pertama
SP untuk PBF dan lembar kedua SP untuk apotek. Jika pemesanan dilakukan melalui telepon,
maka SP akan diberikan pada waktu pengiriman barang atau diambil oleh seles PBF yang
bersangkutan.
2. Obat psikotropika
Pemesanan obat golongan psikotropika menggunakan surat pesanan (SP) khusus rangkap 2
lembar meliputi nama dan alamat apotek, tanggal pemesanan, nomor urut SP, nama dan
alamat PBF, jenis, bentuk sediaan dan jumlah obat yang dipesan. SP ditanda tangani oleh
APA dan diberi stempel apotek. Lembar pertama SP untuk PBF dan lembar kedua SP untuk
disimpan di apotek.
3. Obat narkotika
a. Pemesanan obat golongan narkotika menggunakan surat pesanan (SP) khusus narkotika.
Satu formulir Sp hanya untuk satu item narkotika. SP narkotika rangkap 4 lembar
meliputi nama dan alamat apotek, tanggal pemesanan, nomor urut SP, nama dan alamat
PBF, jenis, bentuk sediaan dan jumlah obat yang dipesan. SP ditanda tangani oleh APA
50
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

dan diberi stempel apotek. Tiga lembar SP untuk PBF dan satu lembar SP untuk disimpan
di apotek

2.6.3 Prosedur Pengadaan

Dalam hal pengadaan dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu :
a Pemesanan dilakukan pada distributor (PBF) yang legalitasnya telah diketahui. Dilihat juga
kelengkapan/ketersediaan obat, mutu dan legalitas obat, sistem pembayarannya (tunai atau
kredit), serta jangka waktu pembayarannya.
b Mengadakan kerja sama dengan apotek lain dalam hal pengadaan perbekalan farmasi. Hal ini
untuk mengantisipasi jika ada kekosongan barang/obat tetapi masih ada permintaan dan untuk
perbekalan farmasi yang permintaannya jarang sehingga membutuhkan persediaan yang
sedikit.
c Membuka konsinyasi dengan perusahaan-perusahaan yang biasanya mengeluarkan produk-
produk baru, misalnya produk madu, teh, dan makanan suplemen lain.
Prosedur pengadaan perbekalan farmasi Apotek PERMATA yaitu :
a Memeriksa obat yang sudah habis atau tinggal sedikit (diketahui melalui pengamatan visual
atau dari kartu stok pada setiap obat), dicatat di buku daftar obat habis dan dilihat bagaimana
mobilitas obat tersebut (termasuk fast/slow/dead moving product)
b Melakukan pemeriksaan pembelian obat tersebut dari PBF mana beserta satuan kemasan dan
harganya untuk memperkirakan harga pembelian dan PBF yang akan dihubungi.
c Menyesuaikan dengan keuangan apotek untuk menentukan prioritas dan jumlah pemesanan.
d Menentukan pesanan obat yang meliputi jenis obat (termasuk di dalamnya bentuk sediaan dan
dosis), jumlah obat, dan nama PBF yang dituju.

e Menulis di blanko Surat Pesanan (SP) :

Surat pesanan obat dan alat kesehatan

a. Dibuat rangkap dua (masing-masing untuk PBF dan arsip apotek)
b. Nomer urut SP yang telah tercetak di buku SP berguna untuk memudahkan pemeriksaan
kembali SP yang telah kita berikan pada PBF bila terjadi masalah.
c. Ditulis nama dan alamat PBF, jenis dan jumlah obat yang dipesan.

51
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Surat Pesanan Narkotika

a. Diperoleh dari PBF Kimia Farma, dibuat rangkap empat (tiga untuk PBF Kimia Farma dan
satu untuk arsip apotek)
b. Ditulis nomor urut lembar SP, nama, alamat dan jabatan APA sebagai pemesan, jenis dan
jumlah yang dipesan serta tujuan penggunaan.
c. Satu lembar SP hanya dapat digunakan untuk memesan satu jenis Narkotika.
Surat Pesanan Psikotropika
a. Dibuat rangkap dua (masing-masing untuk PBF dan arsip apotek)
b .Ditulis Nomor urut lembar SP, nama, alamat dan jabatan APA sebagai pemesan, nama dan
alamat PBF, jenis dan jumlah yang dipesan.
c. Satu lembar SP dapat digunakan untuk memesan lebih dari satu jenis psiktropika (dengan
catatan PBFnya sama)
d. SP ditandatangani oleh APA dan diberi stempel apotek
Pemesanan dapat dilakukan melalui sales PBF yang datang setiap hari ke apotek atau dengan
menelpon PBF yang bersangkutan.

2.6.4 Prosedur Penerimaan

Prosedur penerimaan perbekalan farmasi di Apotek PERMATA yaitu:
1. Diperiksa keabsahan faktur meliputi :
a. Nama, alamat, dan nomor telepon PBF
b. Tanda tangan penanggung jawab PBF
c. Stempel PBF
Bila tidak ada maka dikembalikan
2. Dicocokkan antara SP dengan faktur meliputi
a. Nama PBF
b. Jenis obat yang dipesan
c. Jumlah obat yang dipesan
d. Harga obat yang dipesan
Bila tidak sesuai, ditanyakan kepada kurir yang membawa barang/obat dan harus
disesuaikan.

52
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

3. Dicocokkan antara isi faktur dan perbekalan farmasi yang datang meliputi :
a. Jenis perbekalan farmasi yang dipesan
b. Jumlah perbekalan farmasi yang dipesan
c. Nomor batch
d. Tanggal Kadaluarsa
e. Kemasan
f. Bentuk sediaan
g. Kekuatan
Bila jenis, jumlah, bentuk sediaan, kekuatan, kemasan, tanggal kadaluarsa dan nomor
batch perbekalan farmasi tidak sama dengan yang tercantum pada faktur, maka
dikembalikan dan ditukar sesuai yang tertera pada faktur dan SP.
4. Perbekalan farmasi diperiksa kondisi fisiknya antara lain :
a. Wadahnya harus baik dan tertutup rapat
b. Kondisi sediaan tidak rusak (bentuk, warna, bau)
c. Tanggal kadaluarsa masih jauh
Bila rusak atau tanggal kadaluarsa sudah dekat, dikembalikan kepada PBF atau ditukar.
5. Setelah pemeriksaan dan pencocokan selesai, faktur ditandatangani pihak apotek dan diberi
stempel apotek.

2.6.5 Prosedur Pembayaran

Prosedur pembayaran obat di Apotek PERMATA dapat dilakukan dengan dua cara
sebagai berikut :
A. Pembayaran secara tunai (Cash on Delivery)
a. Pihak PBF mengirim barang ke apotek dan dilakukan pemeriksaan barang sesuai
prosedur penerimaan barang yaitu jika barang sudah sesuai pesanan, dapat dilakukan
pembayaran dan jika tidak sesuai pesanan, dikonfirmasi ke pengirim atau retur.
b.Setelah pembayaran, faktur asli yang ditandatangani pihak PBF dan salinannya akan
langsung diberikan kepada penerima barang di apotek.
B. Pembayaran secara kredit
a. Pihak PBF mengirim barang ke apotek dan dilakukan pemeriksaan barang sesuai prosedur
penerimaan barang yaitu :
53
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

i. Jika barang sudah sesuai pesanan, faktur ditandatangani petugas penerima dan diberi
stempel apotek. Faktur asli dibawa oleh PBF, apotek membawa faktur copy, catat
nomor faktur, dan jumlah yang harus dibayar pada buku pembelian, kemudian faktur
copy tersebut disimpan pada order faktur pembelian sesuai dengan bulannya dan urut
seperti pada urutan buku pembelian.
ii. jika tidak sesuai pesanan, dikonfirmasi ke pengirim atau retur.
b. Beberapa hari sebelum waktu jatuh tempo pembayaran, PBF akan datang ke apotek,
selanjutnya:
i. Faktur asli diserahkan kepada apotek
ii. Apotek membuat tanda terima faktur (rangkap dua) yang ditandatangani apoteker dan
diberi stempel apotek. Tanda terima faktur asli diserahkan kepada PBF sebagai bukti
penagihan kepada apotek pada waktu jatuh tempo. Jika pada faktur terdapat CN
(Credit Nota), yaitu barang dikembalikan (misalnya karena tidak sesuai pesanan) maka
tanda terima faktur harus dilakukan penyesuaian jumlah uang yang harus dibayarkan
ke PBF. Sedangkan salinan tanda terima faktur disatukan dengan faktur asli untuk
diarsip pada buku kas keluar dan faktur asli disimpan pada order kas keluar sesuai
dengan bulannya. Semua bukti-bukti pembukuan (faktur copy dan asli, kwitansi, nota
dll) disimpan selama 10 tahun.
c. Pada tanggal pembayaran yang telah disepakati, tagihan dibayarkan apotek kepada
petugas PBF yang datang ke apotek. Tanda terima faktur asli diserahkan kembali ke
apotek. Pada faktur asli diberi tanda lunas serta tanda tangan dan nama terang petugas
PBF, dan disimpan kembali sebagai arsip apotek.

2.6.6 Pengembalian Barang (Retur)

Retur adalah proses pengembalian barang dari apotek kepada PBF karena suatu hal. Alasan
dilakukan retur antara lain:
1. Obat mendekati waktu kadaluarsa
2. Produk rusak baik stabilitas sediaan maupun kondisi kemasan
3. Instruksi pemerintah/ industri farmasi tentang penarikan pesanan
4. Jumlah obat yang diterima dan banyaknya tidak sesuai pesanan
Pada umumnya retur dilakukan karena barang telah kadaluarsa atau rusak.
54
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

1. Karena kadaluarsa
Persyaratan PBF untuk menerima retur dari apotek berbeda-beda, antara lain
pengembalian bulan kadaluarsa; 1,2,3 atau 5 bulan sebelum kadaluarsa; harus 1 dos
penuh; No. Batch sama, menyertakan surat pengantar retur, dan melampirkan salinan
faktur pembelian. Kemudia PBF dapat menukar obat dengan obat sejenis yang memiliki
waktu kadaluarsa panjang atau memotong tagihan dengan nota retur. Namun, adapula
beberapa PBF yang tidak menerima retur barang.
2. Karena rusak
Ketika obat yang dipesan datang, dilakukan pemeriksaan fisik obat. Jika obat/kemasan
obat rusak, maka pada faktur (disamping nama obat yang rusak) diberi tanda ”retur” dan
tanda tangan sales pengirim. Pengembalian obat karena rusak akan diganti dengan obat
sejenis atau potong tagihan dengan nota retur.

2.6.7 Perencanaan Penataan dan Penyimpanan Perbekalan Farmasi

Penataan perbekalan farmasi merupakan faktor penentu kelancaran kegiatan operasional di
apotek. Adapun maksud dan tujuan penataan dan penyimpanan di apotek adalah :
1. Penggunaan ruang yang optimum dari ruang yang tersedia
2. Mengurangi kehilangan waktu dan energi karena gerak selama pelayanan
3. Memudahkan pekerjaan dan pengambilan barang
4. Memberikan kenyamanan kepada pasien/klien
5. Mengurangi biaya pemeliharaan
6. Untuk menjamin stabilitas obat.
Penataan dan penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek PERMATA diatur dan dikelola
berdasarkan :
1. Penggolongan obat
a. Obat bebas, bebas terbatas, obat tradisional, kosmetika, beberapa alat kesehatan dan
PKRT diletakkan pada etalase di bagian depan apotek agar konsumen bebas
memilih sesuai keinginannya. Penataannya dilakukan berdasarkan bentuk sediaan,
kelas terapi, dan alfabetis. Layout diusahakan seefektif mungkin untuk menarik
perhatian konsumen dan mempermudah pengambilan produk.

55
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

b. Obat keras baik generik maupun non generik diletakkan pada lemari
pelayanan di ruang peracikan. Bentuk dan ketinggian lemari dirancang sesuai
dengan kapasitas personel apotek. Penataan dibedakan atas bentuk sediaan dan
alfabetis. Sedangkan untuk obat-obat yang memiliki resiko tinggi dan indeks
terapinya sempit, penyimpanannya disendirikan berdasarkan kelas terapi kemudian
disusun menurut abjad.
c. Obat narkotika dan psikotropika masing-masing diletakkan pada lemari khusus
berukuran 100 x 80 x 40 cm dengan 2 lapis pintu dan dengan dua kunci yang
berbeda. Pintu pertama sebagai lemari pelayanan dan pintu kedua sebagai gudang.
Lemari diletakkan didalam ruang peracikan dalam kondisi terkunci pada tempat
yang tidak terlihat umum dan tidak mudah dipindahkan.
2. Bentuk sediaan
 Likuida : obat dalam (sirup, elixir, suspensi, emulsi, dry Syrup, dan obat luar
(tetes mata, inhaler)
 Semisolida : salep, krim, gel, ointment
 Solida : tablet, kaplet, kapsul
3. Kelas terapi
Tujuan penataan ini adalah untuk menghindari kesalahan pengambilan obat karena nama
maupun kemasan yang hampir sama, selain itu juga untuk memudahkan pemilihan obat jika
terjadi substitusi terapetik. Untuk obat - obat yang beresiko tinggi yaitu yang mempunyai indeks
terapi sempit seperti antihipertensi, obat jantung, dan antidiabetes, penataannya disendirikan
berdasarkan kelas terapinya, kemudian disusun secara alfabetis.
4. Penyimpanan khusus (di lemari pendingin)
Di dalam lemari pendingin disimpan sediaan yang tidak stabil pada suhu kamar atau
membutuhkan suhu penyimpanan yang rendah, antara lain suppositoria, ovula, tablet penicilin
dengan asam klavulanat, sediaan dengan bakteri Lacto bacillus, tablet salut gula dan selaput,
sirup, dan lain-lain.
5. Metode FEFO
Metode First Expired First Out (FEFO) yaitu obat yang waktu kadaluarsanya lebih pendek
dikeluarkan terlebih dahulu, hal ini untuk menghindari obat kadaluarsa sebelum laku.

56
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

6. Alfabetis
Penataan dan penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya setelah ditata berdasarkan
bentuk sediaan kemudian ditata secara alfabetis sehingga memudahkan pengambilan. Untuk
obat-obat yang memiliki indeks terapi sempit dan beresiko tinggi apabila tertukar seperti obat
diabetes mellitus, antihipertensi, dan jantung penyimpanannya dikelompokkan berdasarkan kelas
terapi lalu disusun menurut alfabetis.
Dengan sistem penataan seperti ini, diharapkan akan lebih memudahkan pemilihan obat
yang sesuai dengan kebutuhan, serta menghindari kesalahan pemberian obat yang dapat
berakibat fatal.
Penataan dan penyimpanan sediaan farmasi juga harus memperhatikan faktor lingkungan
untuk menjaga stabilitas obat. Faktor lingkungan yang diperhatikan dalam penataaan dan
penyimpanan obat adalah sinar matahari, suhu, dan kelembaban. Diusahakan obat-obat tidak
terkena sinar matahari langsung, suhu dijaga dengan sirkulasi yang cukup, dan lemari
penyimpanan dijauhkan dari kamar mandi karena kelembaban yang relatif tinggi di sekitar kamar
mandi.

2.7Administrasi dan Pelaporan

2.7.1 Administrasi Apotek PERMATA
Administrasi yang lengkap dan detail akan membantu dalam ketertiban dan keteraturan
dalam pelaksanaan kegiatan, Apotek PERMATA menerapkan sistem administrasi dengan
melakukan pencatatan yang meliputi :
1. Pencatatan persediaan
Pencatatan sediaan farmasi meliputi pencatatan pada kartu stok gudang dan
pencatatan pada kartu stok apotek di lemari peracikan ataupun etalase.
Prosedur pencatatan sediaan farmasi :
a. Dilakukan pencatatan pada kartu stok gudang untuk sediaan farmasi yang baru datang
meliputi nama PBF, tanggal kadaluarsa, nomor batch, satuan kemasan, harga satuan,
jumlah persediaan, jumlah pengeluaran ke lemari, sisa dan paraf pengarsip. Untuk
obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan dilemari khusus, yang terdiri dari dua
pintu dipisahkan antara stok gudang dan stok harian.

57
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

b. Dilakukan pencatatan pada kartu stok apotek untuk obat yang dimasukkan, tanggal
pemasukan obat serta jumlah stok pada lemari obat.Setiap pengeluaran sediaan
farmasi dari etalase/lemari peracikan dilakukan pencatatan pada kartu stok apotek
sehingga setiap saat dapat dipantau jumlah yang keluar dan jumlah yang masih ada.
2. Pencatatan pada buku defecta (buku barang habis)
Pencatatan sediaan farmasi yang habis, tidak ada atau stok tinggal sedikit dilakukan
pada buku defecta sehingga memudahkan pengecekan perbekalan farmasi yang harus
dipesan pada pihak PBF. Pencatatan dilakukan setiap kali ditemukan adanya sediaan
farmasi yang habis, tidak ada atau stok tinggal sedikit. Hal ini dilakukan untuk mencegah
terjadinya stock-out (barang habis saat ada permintaan).
3. Buku Pembelian
Buku pembelian digunakan untuk mencatat obat-obat yang dibeli di PBF secara
kredit. Pencatatan pada buku pembelian meliputi pencatatan obat yang datang, nomor
faktur, nominal pembelian. Catatan diarsip dalam buku tersendiri yang dikelompokkan
menurut bulan pembelian.
4. Pencatatan tanggal kadaluarsa
Pencatatan ini dilakukan pada buku tersendiri. Dibuat pengelompokan berdasar bulan
dan tahun kadaluarsa masing-masing item sediaan farmasi yang masih ada.
5. Pencatatan penjualan harian
Pencatatan penjualan harian dilakukan pada buku tersendiri, kemudian direkap
kembali dengan pencatatan pada komputer, dipisahkan antara file penjualan untuk non
resep (misalnya obat wajib apotek, alat kesehatan, kosmetik, obat tradisional, obat bebas
dan obat bebas terbatas tanpa resep dan komoditi lainnya) dan file penjualan dengan
resep dokter.
6. Pencatatan narkotika dan psikotropika
Tiap pengeluaran obat narkotika dan psikotropika harus dicatat dalam catatan
pengeluaran narkotika dan psikotropika berisi tanggal, nomor resep, nama dan alamat
pasien, nama dan alamat dokter pemberi resep, jumlah serta sisa yang ada dipersediaan.
Hal ini untuk memudahkan pengawasan dan pelaporan pemakaian narkotika/psikotropika
tiap bulannya.

58
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

7. Buku Kas Keluar dan Buku Kas Masuk

Pencatatan keuangan di apotek meliputi pengeluaran kas, pemasukan kas, serta
pembelian. Pengeluaran kas meliputi pengadaan obat secara tunai dan kredit, biaya-biaya
(listrik, air, telepon, gaji karyawan, perlengkapan apotek, dan lain-lain). Semua bukti
pengeluaran diarsipkan dan pengeluaran total dijumlah tiap bulannya. Pemasukan kas
meliputi penjualan obat dengan resep dan non resep, penjualan alat kesehatan, dan
komoditas lainnya. Tiap hari transaksi yang terjadi serta jumlah uang yang masuk dan
yang ada dicatat dalam buku tersendiri, kemudian tiap bulannya dipindahkan ke dalam
buku penerimaan kas.
8. Pencatatan pengobatan pasien (PMR/ Patient Medication Record)
Data masukan berasal dari pencatatan penjualan yang meliputi data pasien, tanggal
penjualan, nomor resep, keterangan dokter, nama obat, dan aturan pakai. PMR di Apotek
PERMATA menggunakan sistem dua kartu, yaitu buku rekam pengobatan pasien yang
diberikan kepada pasien dan kartu PMR untuk disimpan di apotek.
9. Pencatatan lain-lain
 Nota, digunakan sebagai bukti untuk penjualan tanpa resep.
 Tanda terima faktur, digunakan sebagai tanda terima penerimaan obat PBF.
 Kuitansi, digunakan untuk bukti penjualan dengan resep.
 Turunan resep, diberikan pada pasien yang membeli resep sebagian atau apabila ada
permintaan dari pasien.
 Etiket, digunakan dalam pelayanan resep untuk memberikan keterangan bagi pasien
terhadap obat yang diserahkan, berisi informasi pemakaian obat, nama pasien,
tanggal, dan nomor resep.
 Form pemberian informasi, digunakan untuk memberikan informasi tertulis tentang
cara pemakaian obat serta hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pasien selama terapi
obat.
Pengelolaan keuangan dilakukan dengan melihat setiap pencatatan dalam laporan keuangan
harian dan bulanan.Pengeluaran keuangan harus disertai tanda bukti transaksi seperti nota
sehingga proses administrasinya teratur dan benar.

59
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

2.7.2 Pelaporan
Pelaporan digunakan untuk obat narkotika dan psikotropika yang dilakukan tiap bulan
sebelum tanggal 10 pada bulan berikutnya dengan menggunakan form software SIPNAP (Sistem
Pelaporan Narkotika dan Psikotropika). Pelaporan ini dibuat 4 rangkap, ditujukan kepada Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Batu, dan Kepala
Balai Besar POM Jawa Timur, serta satu rangkap digunakan sebagai arsip apotek PERMATA.
Selain pelaporan narkotika dan psikotropika, pelaporan Pajak Penghasilan (PPh) apotek
dilakukan setiap bulan menggunakan SSP (Surat Setoran Pajak) dari kantor pajak dengan
dasarnya perhitungan laba / rugi tahun sebelumnya. Pembayaran dilakukan di kantor pos/bank
yang ditunjuk paling lambat tanggal 15 di bulan berikutnya dan bukti setor dari bank dilaporkan
ke kantor pajak paling lambat tanggal 20 ( apabila telat membayar akan dikenai denda, biasanya
bunga / hari dan apabila telat lapor, dikenai sanksi dalam jumlah tertentu).

2.8 Rencana Pengembangan

Untuk berjalannya sebuah apotek secara berkesinambungan dibutuhkan perencanaan
antisipasi masalah yang dapat muncul, sehingga apotek beserta orang-orang di dalamnya siap
dan mempunyai solusi untuk setiap masalah yang mungkin muncul dengan menggunakan 3
komponen yaitu, regulasi, edukasi, dan manajerial. Regulasi berarti membuat suatu aturan untuk
dijalankan.Edukasi dengan meningkatkan pengetahuan kepada personel apotek.Manajerial
dengan melakukan penataan pengembangan apotek.

2.8.1 Sumber Daya Manusia

Pada awal pembukaan apotek, sumber daya manusia yang sudah dimiliki yaitu seorang
apoteker, 2 orang AA dan 1 orang juru racik. Apotek PERMATA akan meningkatkan
ketrampilan dan pengetahuan personel, bila perlu maka sumberdaya apotek akan dikirim untuk
mengikuti training. Untuk membina suasana kerja perlu dilakukan rekreasi bersama seluruh
sumberdaya apotek dan keluarga pada waktu tertentu. Satu tahun apotek dibuka, akan
diadakanreview untuk melihat apakah apotek memerlukan tambahan SDM baru atau tidak

2.8.2 Manajemen

60
 Practice Business Plan Apotek PERMATA
Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 104

Evaluasi terhadap kegiatan apotek akan dilakukan setiap akhir bulan untuk mengevaluasi
kinerja apotek dan SDM yang berperan di dalamnya. Evaluasi tersebut dilakukan untuk
mengetahui kekurangan apotek yang harus diperbaiki untuk meningkatkan pelayanan di apotek
serta meningkatkan kepuasan konsumen. Pengembangan yang dilakukan apotek PERMATA
salah satunya adalah prosedur standar operasional. Dengan pengalaman sebelumnya, maka perlu
dilakukan pembaharuan SOP untuk menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan baik untuk
resep, non resep maupun pelayanan swalayan. Selain itu diperlukan juga upaya melengkapi
variasi obat, alkes, kosmetik, dan PKRT yang disediakan sehingga dapat meningkatkan
pendapatan apotek khususnya penjualan produk OTC.

2.8.3 Layanan
Jika ada pasien yang ingin obatnya diantar ke tempat praktek dokter ataupun kerumah pasien
langsung dirujuk untuk menebus obat di Apotek PERMATA pelayanan di Apotek PERMATA
tidak hanya melayani pembelian perbekalan farmasi dengan resep dokter atau non resep, tetapi
apotek juga melakukan pelayanan jasa yaitu komunikasi, informasi dan edukasi berdasarkan
konsep asuhan kefarmasian yang berorientasi pada peningkatan kualitas hidup pasien. Selain itu
terdapat PMR di apotek, PMR disimpan oleh apotek dan disimpan satu oleh pasien sehingga
mempermudah mengetahui riwayat pengobatan apabila pasien tidak dapat mengambil obat di
Apotek PERMATA Patient Medication Record (PMR) dilakukan untuk tiap pasien yang datang
terutama pasien dengan penyakit kronis atau penyakit degeneratif sebagai contoh penyakit DM
tipe 2.

61