Resumen M6. La Oficina Conectada

LA OFICINA ERES TÚ
LA OFICINA CONECTADA
Uso eficiente del Smartphone para la gestión de proyectos
La Oficina conectada
ÍNDICE
Índice .................................................................................................................................................................. 1
La Oficina conectada .......................................................................................................................................... 3
Almacena y gestiona tus ficheros en la nube .................................................................................................... 4
• El fin del soporte físico ........................................................................................................................ 4
• Ventajas de la computación en la nube .............................................................................................. 4
• Principales servicios ............................................................................................................................ 5
• Servicios asociados .............................................................................................................................. 5
• Sincronización ..................................................................................................................................... 6
• Uso....................................................................................................................................................... 6
Google Drive....................................................................................................................................................... 7
• ¿Para qué? ........................................................................................................................................... 7
• Versiones ............................................................................................................................................. 7
• Multidispositivo ................................................................................................................................... 7
One Drive ........................................................................................................................................................... 8
• ¿Para qué? ........................................................................................................................................... 8
• Versiones ............................................................................................................................................. 8
• Multidispositivo ................................................................................................................................... 8
Haciendo copias de seguridad de tus documentos importantes (Dropbox) ..................................................... 9
• ¿Para qué? ........................................................................................................................................... 9
• Sincronización ..................................................................................................................................... 9
• Características ..................................................................................................................................... 9
• DroPbox Papers ................................................................................................................................. 10
• Versiones ........................................................................................................................................... 10
• Multidispositivo ................................................................................................................................. 10
Aplicaciones de apoyo y uso de Office 365 ..................................................................................................... 11
Office 365: aplicaciones básicas y cómo integrarlas (Calendario, Tareas) ...................................................... 12
• Calendar ............................................................................................................................................ 12
• Tareas ................................................................................................................................................ 12
USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 1

Trabaja en equipo con Teams y Sharepoint .................................................................................................... 13

• Sharepoint ......................................................................................................................................... 13
• Teams ................................................................................................................................................ 14
Saca partido a Outlook y OneNote .................................................................................................................. 15
• Outlook .............................................................................................................................................. 15
• OneNote ............................................................................................................................................ 15
• Combinación de Outlook y Onenote ................................................................................................. 16
Word ................................................................................................................................................................ 17
• Control de versiones ......................................................................................................................... 17
• Control de cambios ........................................................................................................................... 17
• Comentarios ...................................................................................................................................... 17
• Mailing personalizado ....................................................................................................................... 18
• Cierre y Firma de documentos .......................................................................................................... 18
• Transformar ....................................................................................................................................... 18
PowerPoint....................................................................................................................................................... 19
• Disposición 16:9 ................................................................................................................................ 19
• Uso como editor de imágenes .......................................................................................................... 19
• Presentacion en tiempo real ............................................................................................................. 20
• Grabación de vídeo ........................................................................................................................... 20
Excel ................................................................................................................................................................. 21
• XML Y Power Query........................................................................................................................... 21
• Protección de celdas ......................................................................................................................... 21
• Interacción en tablaS dinámicas ....................................................................................................... 22
• Power pivot y Power BI ..................................................................................................................... 22
Conclusiones .................................................................................................................................................... 23

LA OFICINA CONECTADA
Una de las claves en toda transformación digital que estamos viviendo es la capacidad de las
aplicaciones que utilizamos para estar presentes (y con ellas nuestros datos) en cualquier
lugar, gracias a que están en cualquier dispositivo.
Las tecnologías actuales han de poder ser utilizadas de formas muy diferentes según las
necesidades de cada usuario. Esto implica varias cosas:
◼ Nuestras oficinas tienen que estar conectadas, esto quiere decir, que el concepto “puesto”
ya no tiene sentido. El “puesto” lo lleva encima la persona que tiene que realizar un trabajo.
Esto implica también cambios en el diseño de las oficinas, y abre nuevas posibilidades.
◼ Nuestra oficina está en cualquier sitio. Gracias a los medios tecnológicos que tenemos,
muchos trabajos no tienen por qué requerir la presencia física del trabajador en la oficina.
Puede estar en un lugar destinado por el cliente, o en su hogar, tal vez a kilómetros (o
continentes) de distancia. Es la posibilidad el teletrabajo o teleworking
◼ Nuestra oficina es de mucha más gente. Nuevos espacios de trabajo surgen. Diferentes
personas con intereses sectoriales semejante, o
totalmente dispares pueden compartir espacios de
trabajo cuando los necesite. Proliferan los locales de
coworking donde solo se necesita, además de luz
eléctrica, una silla y una mesa algo fundamental:
conexión de red. Incluso hay proyectos de coworking
virtual como sinoficina.com
Un paso fundamental para que todo esto sea posible es
la computación en la nube que permite, por un lado,
utilizar las herramientas sin necesidad de instalación
(por ejemplo, usando el navegador)
y por otro lado, el
almacenamiento de gran
cantidad de ficheros en la red,
permitiendo además que los
usuarios compartan fácil y
rápidamente cualquier carpeta o
archivo con otros usuarios.

ALMACENA Y GESTIONA TUS FICHEROS EN LA

NUBE
EL FIN DEL SOPORTE FÍSICO
Desde que existen los ordenadores hemos usado gran cantidad de soportes: tarjetas
perforadas, cintas de casete, CDs, disquetes... hasta memorias USB. Pero todos los formatos
físicos implicaban muchos riesgos: se podían deteriorar, al copiarlos duplicábamos datos y
teníamos versiones no sincronizadas y eran inseguros.
Pero, hace una década empezamos a disfrutar de la solución a esto. La aparición de
internet, o como lo llamamos cuando hablamos de estas cuestiones: de la nube.
La computación en la nube significa la disponibilidad de programas (como muchos de los
que has visto en otros contenidos) no en el dispositivo del usuario, sino en grandes
servidores en la red.
VENTAJAS DE LA COMPUTACIÓN EN LA NUBE
Y además de los programas, por supuesto, los datos. El que nuestros datos estén en la nube
tiene muchas ventajas:
◼ Puedes acceder a ellos desde cualquier sitio.
◼ Puedes compartirlos con otros usuarios.
◼ Puedes disponer al instante a tus datos en cualquier dispositivo y de forma sincronizada.
◼ Y además, te sirven de copia de seguridad ante cualquier percance.

PRINCIPALES SERVICIOS
Hay multitud de servicios para almacenar tus datos en la nube. Pero conozcamos los tres
más conocidos:
◼ Google Drive de Google.
◼ OneDrive de Microsoft.
◼ iCloud para los dispositivos Apple.
◼ Dropbox.
SERVICIOS ASOCIADOS
Tanto la nube de Microsoft como la de Google nos ofrecen además gran cantidad de
servicios asociados, con lo que podremos utilizar estos programas desde nuestro navegador
o nuestros dispositivos.

SINCRONIZACIÓN
En los servicios de almacenamiento en la nube es muy importante que instalemos los

programas de sincronización para nuestros equipos.
También, debemos descargarnos los correspondientes programas de
sincronización en nuestros ordenadores.
En el ordenador, es recomendable trabajar con los documentos
creados bajo la carpeta correspondiente a cada servicio.
De esta manera, estarán en nuestro ordenador, y se sincronizarán de forma automática en
la nube.
Podrás usarlo en cualquier equipo o compartirlo con cualquier usuario de forma sencilla y
rápida.
Esto potencia y mejora nuestro trabajo colaborativo.
USO
Una buena política es trabajar con varios de estos servicios. Así puedes repartir tus datos
entre los diferentes servicios según la capacidad que tengas disponible.
Hay más servicios. Apple los ofrece en icloud al adquirir un dispositivo, y Amazon también
suministra almacenamiento. Y otros servicios como Mega o Box, entre otros muchos te
ofrecen también el almacenamiento de datos.
Pulsa sobre cada logo para ir al sitio.
Guarda tus datos en la nube para poder trabajar con ellos seguro, y en cualquier momento
y lugar.

GOOGLE DRIVE
¿PARA QUÉ?
La apuesta de Google es Google Drive, vinculada a los servicios de Gmail. Además, del
propio sistema de almacenamiento, ofrece también el acceso a las herramientas ofimáticas
utilizables a través del navegador.
Todos los servicios de Google están disponibles también en las plataformas de dispositivos
móviles. Estas aplicaciones, además de las básicas de ofimática, ofrecen otros servicios,
como el gestor de notas Google Keep).
La sincronización de los ficheros en la nube y nuestros ordenadores se realiza a través de
una aplicación propia, renombrada ahora como Copias de Seguridad.
En el espacio de Google Drive puedes editar los documentos generados con las
herramientas del sistema y compartir con otros usuarios en tiempo real.
VERSIONES
Google Drive es gratuito asociado a las cuentas normales de gmail. Ofrece 15 Gb (combinado con
otros servicios, como el propio gestor de correo). La versión de empresas (Google Cloud a través
de Drive Enterprise) incluye almacenamiento ilimitado e integración total con Office.
Lo servicios empresariales pueden adquirirse en dominios propios (diferentes a Gmail.com).
drive.google.com
MULTIDISPOSITIVO

ONE DRIVE
¿PARA QUÉ?
La apuesta de servicios de almacenamiento de Microsoft está en su integración con sus

herramientas ofimáticas. De hecho, este servicio está disponible para todos los usuarios de
Windows 10 que utilizan una cuenta de Microsoft para acceder a su ordenador.
OneDrive (inicialmente conocida como SkyDrive) se ofrece junto a otros servicios de
Microsoft. De hecho, en el navegador, puede utilizarse una versión reducida con las cuentas
gratuitas.
Las cuentas de pago dan acceso a todas las funciones de trabajo tanto en el escritorio, como
en el navegador y en nuestros dispositivos móviles.
La versión de sincronización está preinstalada en los equipos con Windows 10, que
directamente lo integran. También puede descargarse desde la página web.
VERSIONES
La versión gratuita con una cuenta de Microsoft (outlook o hotmail) ofrece 5Gb gratuitos. Para los
clientes que se suscriban a 365 se ofrecen entre 1 y 6 Tb (repartidos en hasta 6 usuarios). Ofrece
otras versiones de más almacenamiento para clientes corporarativos.
onedrive.live.com
MULTIDISPOSITIVO

HACIENDO COPIAS DE SEGURIDAD DE TUS

DOCUMENTOS IMPORTANTES (DROPBOX)
¿PARA QUÉ?
Ya has conocido los servicios de Microsoft y Google para almacenar datos. Vamos ahora con
el pionero: Dropbox.
SINCRONIZACIÓN
Para sacar el mayor rendimiento a Dropbox y al resto de herramientas de este tipo descarga
la aplicación de escritorio.
Por un lado, se creará en tu equipo una carpeta compartida.
Todos los ficheros y directorios contenidos en la carpeta, estarán disponibles también en la
web. Y todo aquello que modifiques en la web estará disponible en el escritorio.
No necesitas duplicar ficheros ni copiarlos. Simplemente trabaja en el directorio
compartido. En tu equipo encontrarás el estado de la actualización de tu servicio en tiempo
real.
Si tienes varios ordenadores, haz lo mismo en todos con la misma cuenta de Dropbox. Así,
siempre tendrán la misma información.
Igual ocurre con los dispositivos. Al descargar la app tendrás acceso a todos los documentos
de tu cuenta de Dropbox.
Si tienes datos, no es necesario que te los descargues. Pero si prevés que vas a estar sin
conexión, descarga temporalmente una carpeta o un fichero con Hacer disponible sin
conexión. Así podrás trabajar con él cuando no estés conectado.
Siempre se sincronizará a la última versión cuando te conectes.
CARACTERÍSTICAS
◼ Una de las características de Dropbox es que te conserva el historial de las versiones de los
documentos entre 30 y 180 días según las versiones, por lo que la seguridad de tus trabajos
está garantizada.
◼ Comparte carpetas o equipos de manera muy sencilla. Sitúate sobre el documento o la
carpeta y da permisos de lectura o de escritura a los usuarios. Siempre podrás administrar los
accesos cuando quieras cambiar los privilegios dados a otros usuarios.

DROPBOX PAPERS
Hasta no hace mucho una carencia de Dropbox frente a Onedrive o GoogleDrive era la
imposibilidad de modificar en línea los documentos.
Pero esto ya no es así. Puedes abrir los ficheros con las aplicaciones en línea tanto de
Microsoft como de Google.
Además, puedes crear un nuevo
documento con Dropbox Paper. Esta
aplicación en línea está a medio camino
entre los procesadores de texto y los
gestores de notas.
Puedes enlazar el documento con un
evento de calendario. Los documentos
están disponibles en la web y pueden ser
modificados por otros usuarios
conectados.
Esto hace que sea una herramienta muy interesante para el trabajo en equipo.
Está pensado especialmente para la colaboración. Los Papers pueden asociarse a avisos y a
tareas. Así, puedes tener en Dropbox las herramientas básicas de gestión en la nube.
VERSIONES
Dropbox ofrece en su versión gratuita 2Gb de almacenamiento que pueden ampliarse al

habilitar el almacenamiento de imágenes y la invitación a otros usuarios.
En sus versiones profesionales permite 3 Tb o incluso planes ilimitados.
La versión Business está pensada para definir una serie de
espacios en equipo, funcionando de manera muy similar.
Utiliza herramientas como Dropbox para guardar y trabajar en
la nube con tu equipo.
dropbox.com
MULTIDISPOSITIVO
Pulsa sobre cada logo para ir al

sitio.

APLICACIONES DE APOYO Y USO DE

OFFICE 365
El desarrollo de los dispositivos móviles, la computación en la nube y la aparición de
tecnologías que mejoraron las capacidades de los navegadores (como HTML5) ha permitido
la aparición de multitud de herramientas online que pueden resolver buena cantidad de las
actividades que se solucionaban con el software clásico de instalación en los equipos.
Ante esto, los gigantes tradicionales del software movieron ficha. Ya has conocido muchas
soluciones independientes que te pueden ayudar. Pero no hay duda de que el gran
proveedor de software sigue siendo Microsoft.
No solo son suyos los sistemas operativos de la mayoría de los ordenadores que utilizamos,
sino también las herramientas más básicas (pero no por ello menos potente): la suite
ofimática Office.
Entrada ya la segunda década del siglo XXI Microsoft apostó por cambiar su modelo de
distribución de los productos. Un poco tarde, pero no podemos decir que mal.
El actual modelo (como Office 365) permite utilizar una gran cantidad de herramientas
mediante pagos mensuales o anuales, pero, sobre todo, con la cuenta que asociamos
(corporativa, de Hotmail o Outlook).
Las aplicaciones de Microsoft hoy en día no solo están disponibles en los equipos de
sobremesa tradicionales, sino también en todos los dispositivos posibles (Android e iOS) y a
través del navegador, permitiendo el acceso a datos y herramientas desde cualquier lugar.
Además de los servicios tradicionales ofimáticos, Office (en diversas modalidades) ofrece
otros servicios interesantes, incluyendo la inteligencia de negocio:

OFFICE 365: APLICACIONES BÁSICAS Y CÓMO

INTEGRARLAS (CALENDARIO, TAREAS)
Mientras que algunas aplicaciones de Office 365 son las clásicas ofimáticas, otras se centran
de forma primordial en la productividad, como la gestión de nuestra agenda y la gestión de
tareas.
En el navegador puedes acceder a las aplicaciones disponibles desde tu página principal
personal o corporativa.
CALENDAR
La aplicación de calendario, como el resto de los servicios, automáticamente se

sincroniza con tu calendario en Windows.
Permite gestionar varios calendarios. Compartiéndolos con tu equipo o con otras personas.
Crea eventos indicando los datos importantes, como la ubicación, o crea reuniones
disponibles para videoconferencia, con herramientas como Skype.
Cuando creamos un evento se agregará a los invitados y además se generará un link para
unirse a la reunión en línea en el día y hora indicado. El invitado recibirá la convocatoria y un
enlace al sitio de la reunión en Skype.
Por supuesto se sincronizará en los calendarios de los invitados tengan Outlook u otro
gestor.
TAREAS
Actualmente, Microsoft trabaja con To-Do, basada en una de las aplicaciones

más conocidas que fue adquirida por Microsoft: Wonderlist.
To-do permite crear diferentes listas, por lo que puedes implementar, por ejemplo, una
estructura GTD.
Si trabajas en un entorno colaborativo podrás compartir tareas con otros miembros del
equipo.
Las tareas pueden ser repetitivas o recibirlas desde Outlook cuando la marcas en el gestor
de correo.
To-do permite hacer una programación diaria para modificar y adaptar lo que tienes
pendiente.

TRABAJA EN EQUIPO CON TEAMS Y

SHAREPOINT
Las herramientas de Microsoft son las más utilizadas en el ámbito profesional,
especialmente cuando se trabaja en grandes entornos corporativos que implementan las
ventajas del entorno compartido de Microsoft.
SHAREPOINT
Sharepoint son un conjunto de herramientas colaborativas que están distribuidas y

configuradas por el administrador del sistema.
Si nuestro entorno corporativo es de Sharepoint, nuestra cuenta de correo profesional nos
da acceso al sistema.
Con Sharepoint, y siempre en función de las restricciones de nuestro sistema puedes crear
espacios de trabajo donde:
◼ Compartir archivos.
◼ Crear contenidos
◼ O difundirlos.
Si tienes un grupo de trabajo Sharepoint puedes crear grupos de trabajo añadiendo a los
miembros que lo requieran. Dentro del espacio pueden realizarse comunicaciones internas
con Skype.
Para ello, utilizando Outlook, crea grupos de trabajo añadiendo los miembros del equipo
que van a participar. Los miembros del equipo podrán comunicarse entre ellos a través de
una cuenta de correo propia, o de herramientas como Skype. Dispondrán de una agenda
dedicada para programar su trabajo.
Sharepoint permite agregar otras herramientas de Office en el entorno de cada grupo de
trabajo.
Si creas una página de Sharepoint tu equipo tendrá un espacio online propio con enlaces a
los archivos de un proyecto o a aquellos elementos que se quieran agregar.
Se puede personalizar el aspecto del grupo.
Puedes crear una biblioteca propia de documentos y listas, con estructuras de control de
proyectos definidas por los propios usuarios.
También, puedes utilizarlo para integrar noticias del equipo para que lleguen a todos los
miembros.
En la página de inicio se pueden incorporar muchos elementos diferentes, en función de las
necesidades.

TEAMS
Teams es la aplicación de Microsoft para mantener equipos de trabajo

comunicados. Aunque con diferencia, es "el Slack" de Microsoft.
Los equipos se organizan en grupos a los que se llaman canales.
El creador del grupo puede asignar varios perfiles con distintos privilegios y también puede
personalizar el aspecto, como incluir un logo al grupo.
En la parte inferior se agregan los mensajes añadidos por los usuarios. Tienes algún
elemento de edición y pueden incorporarse ficheros, que estarán disponibles para el
equipo.
También, se puede establecer conversaciones privadas entre los usuarios. Teams incorpora
elementos de red social pudiendo marcar mensajes como importantes o dar likes a los
mismos.
Puedes usar también Teams para programar reuniones entre los miembros del equipo. o
incluir notas en formato de wiki o agregar aplicaciones de Office como acceso directo en
Teams.
En el lateral se pueden ver las actividades realizadas y la conexión con otras herramientas
de Office como las reuniones con Outlook. También se accede a los archivos subidos a la
red.
Utiliza las herramientas corporativas de Office 365 para potenciar a tu equipo de trabajo.

SACA PARTIDO A OUTLOOK Y ONENOTE

OUTLOOK
Aunque las herramientas de Office más conocidas son las aplicaciones clásicas, con
su instalación tienes otras herramientas muy interesantes, como el gestor de correo
de Microsoft: Outlook.
No vamos a pararnos en ver las características comunes con cualquier gestor de correo, sino
en aquellos aspectos a los que puedes sacar más partido.
Por supuesto, puedes manejar Outlook desde la aplicación de escritorio, la aplicación del
navegador, o las de las aplicaciones para dispositivos.
¿Cómo puedes mejorar tu productividad?
◼ Utiliza las reglas para que los correos entrantes de un proyecto vayan directamente a una
carpeta correspondiente. Recuerda acordar con tu equipo y tus colaboradores usar una
palabra entre corchetes para normalizarlo
◼ Usa las categorías para etiquetar los mensajes. Es una buena forma de aplicar la metodología
GTD.
◼ Utiliza el signo @ dentro del cuerpo del mensaje para citar a personas. Aparecerán con su
correo electrónico dentro del mensaje.
◼ Almacena los archivos recibidos, directamente en Onedrive.
◼ Copia tus contactos, por ejemplo, en Excel, directamente en tu barra de direcciones.
Automáticamente se agregará la coma de separación. Usa copia ciega cuando los remitentes
no tengan relación.
ONENOTE
Otra de las herramientas que se suministran con Office 365 es OneNote. Para
entendernos: el Evernote de Microsoft.
OneNote nos permite capturar información:
◼ Escribiéndola con el teclado.
◼ Escribiéndola a mano.
◼ Desde la cámara del Smartphone.
◼ Con el micrófono.
◼ También, puedes hacer capturas de la web descargando la extensión Clip.

Onenote está estructurado en varias secciones:

◼ Páginas: la estructura más pequeña de cada nota.
◼ Secciones: que se muestran como pestañas...
◼ Blocs: como elemento separador.
Puedes trasladar páginas y secciones entre blocs. Dentro de la página se pueden combinar
diferentes tipos de elementos, como texto, imágenes, tablas o
audios.
COMBINACIÓN DE OUTLOOK Y ONENOTE
Puedes agregar tu correo electrónico recibidos a Onedrive usando la

cuenta me@onenote.com. Si quieres guardar los que envías manda una copia ciega a esta
dirección.
Combinando Outlook con Onedrive puedes sacar un partido excelente a tus reuniones:
◼ Durante una reunión una persona puede tomar notas en OneNote.
◼ Desde Outlook, en una nota, selecciona Detalles de la reunión.
◼ Podrás elegir las reuniones disponibles.
◼ Toma los datos durante la reunión para, por ejemplo, configurar un acta.
◼ Al concluir, podrás remitir a los asistentes el acta de la reunión elaborado durante la misma.
◼ También, puedes acceder a OneNote desde la cita de la reunión en la versión de escritorio de
Outlook.
Enriquece tus comunicaciones con OneNote y Outlook.

WORD
La mayoría de las funciones de MS Word para dispositivos están disponibles en las
versiones de navegador o de dispositivos, aunque sigue siendo más cómodo el uso en la
versión de escritorio para la edición compleja de documentos.
En todo caso vamos a repasar algunas funciones que son de vital importancia en el trabajo
colaborativo sobre todo cuando nuestros ficheros están almacenados y compartidos en la
nube.
CONTROL DE VERSIONES
En muchas ocasiones trabajamos con nuestros documentos

varias personas. Al trabajar con archivos en Onedrive el
trabajo se está guardando de forma constante. Pero es
importante a veces ir hacia atrás para versiones almacenadas
hace algún tiempo.
Accede a tus ficheros (de Word y del resto de herramientas)
desde Onedrive y accede con el botón derecho del ratón a las
versiones anteriores del documento para revertir el trabajo
hasta el punto de que quieras.
CONTROL DE CAMBIOS
Al trabajar varias personas en un mismo documento, la persona responsable del mismo

tiene, en muchas ocasiones que revisar los cambios
realizados por otros. La herramienta de control de
cambios permite ver y validar los cambios realizados
por otros usuarios. Accede a ella desde el menú
Revisar de la versión de escritorio.
COMENTARIOS
En el trabajo colaborativo, es imprescindible que los usuarios puedan hacer comentarios a

los documentos y contestarse entre ellos para
tener una experiencia de trabajo compartido
mucho más rica.

MAILING PERSONALIZADO
La aplicación clásica para generar etiquetas y sobres tiene una nueva vida. Utilízala, en la
versión de escritorio, para generar mailings personalizados para ponerte en contactos con
muchos usuarios. Sigue el hilo del menú Correspondencia seleccionando como salida Mail.
Debes utilizarlo en combinación con MS-Outlook.
CIERRE Y FIRMA DE DOCUMENTOS
Muchos documentos generados con Word pueden tener al final

un valor legal. Por ejemplo, los contratos. Para ello, debemos
darle una forma de finalización. Una posibilidad es generar un
documento PDF.
Otras son “Cerrar un documento” bloqueándolo ante futuros
cambios. En este caso solo nosotros podremos modificarlo. Estas
opciones están disponibles en el menú Archivo > Información de
la versión de escritorio de Word.
A esta protección puedes añadirle la firma del documento
mediante un certificado digital (como el ofrecido por FNMT) o
un DNI electrónico. Esta firma puede tener valor legal.
TRANSFORMAR
La nueva opción Transformar de Office 365 permite convertir el documento de Word en una
versión Web combinándolo
con el servicio de storytelling
Sway (herramienta de Office
que permite convertir un
documento de Word en
historias visuales) que es
muy útil para su
visualización en
dispositivos móviles.

POWERPOINT
PowerPoint nació como un sustituto a los viejos retroproyectores de
transparencias y diapositivas, pero el cambio digital lo ha convertido en una herramienta
con muchas posibilidades. Aquí te presentamos algunas ideas muy vinculadas al entorno de
empresa digitalizada:
DISPOSICIÓN 16:9
Si todas tus pantallas han cambiado ¿Por qué no cambias tus presentaciones? El estándar
clásico (4:3) ya no está presente en casi ningún sitio (tal vez en las pantallas de las
presentaciones) pero muchos documentos de PowerPoint siguen desaprovechando
pantalla. 16:9 se adecúa mucho mejor a nuestros monitores y a las pantallas en horizontal
de los dispositivos móviles.
USO COMO EDITOR DE IMÁGENES
Microsoft no tiene un editor de imágenes propias, pero podemos realizar gran cantidad de
ajustes de diseño de mapas de bits y vectores gracias a las herramientas de inserción de
imágenes y formas de Office, compartido por todas las aplicaciones, pero que tiene mucho
más sentido en PowerPoint.
Las últimas versiones de Office 365 permite además introducir otros elementos, como una
colección de iconos, o acceder directamente a la búsqueda de imágenes de Bing.

PRESENTACION EN TIEMPO REAL
El formato de las presentaciones puede ser utilizado también como una pizarra electrónica,
o puede servir para que otros usuarios vean nuestra presentación. Para ello puedes acceder
desde la versión de escritorio a la presentación en línea que generará un link para que otras
personas puedan ver, en tiempo real, tu actividad con PowerPoint.
También, es muy frecuente utilizar este formato (gracias a la disposición vertical) como
pantalla compartida en servicios de videoconferencia como Skype.
GRABACIÓN DE VÍDEO
Una presentación puede tener muchas salidas finales: enviándolas por correo o
publicándolas en la web, o en un evento presencial.
Pero también puedes generar otros productos, como la creación de un vídeo. Define tu
presentación (incluso con audio) y las
transiciones de las mismas de forma
automática y conviértelas en un vídeo para
distribuir en cualquier servicio (incluido
Youtube) sin necesidad de ningún otro
software.

EXCEL
Aunque Excel parece un formato poco dado a la interacción, nada más lejos de la
realidad. Las funciones de introducción de datos requieren cada vez más la presencia de
diversos usuarios y la carga de información de numerosas fuentes. Utiliza alguna de estas
opciones para mejorar tu trabajo con la hoja de cálculo:
XML Y POWER QUERY
El lenguaje de marcado XML es el más difundido al permitir integrar datos dotados de una
estructura. La herramienta presente en nuestro equipo más adecuada para captarlos es
Excel.
Utiliza las herramientas de importación de los datos para capturar información en XML
incluso haciendo capturas directamente desde la web.
Además, utiliza Power Query (en Datos > Obtener datos) para limpiar los datos importados
y ajustarlos a tu formato.
PROTECCIÓN DE CELDAS
Si nuestro entorno es de trabajo colaborativo, es conveniente que protejas celdas (por

ejemplo, las que contienen fórmulas) para que otras personas solamente puedan utilizar
algunas funciones (como introducir datos en una sola columna o visualizar algunos datos).
Estas opciones están disponibles en la ficha Revisar y puedes configurarla según tus
necesidades.

INTERACCIÓN EN TABLAS DINÁMICAS
Las tablas dinámicas son herramientas fundamentales

para generar informes accesibles a los usuarios que solo
requieren datos.
Utiliza los segmentadores de tiempo y de categorías para
facilitar la información a otros usuarios y facilitar la toma
de decisiones.
También, puedes conectar unos filtros con otros para
ofrecer diferentes puntos de vista. Esto te permitirá
construir Paneles de control a partir de datos
introducidas en una hoja.
POWER PIVOT Y POWER BI
Las tablas dinámicas pueden ser más complejas cuando tenemos que construir datos en
función de varias hojas. Instala el complemento PowerPivot para poder manejar datos de
diferentes tablas conectadas entre sí.
Además, aunque no forma parte de Excel, Power BI es una excelente herramienta de

Inteligencia de Negocio de Microsoft con la que puedes integrar datos
de varias fuentes (ficheros de Excel, información de la web, ficheros
de texto…) y extraer información y conocimiento de los mismos
creando múltiples paneles paralelos.

CONCLUSIONES
A lo largo de este módulo has conocido algunas soluciones para que tu red de trabajo, tu
oficina móvil, sea más productiva.
Una de las bases para conseguir esto es el uso de tecnologías y almacenamiento de datos
en la nube. De esta forma cualquier colaborador podrá trabajar en un proyecto esté donde
esté, desde cualquier dispositivo conectado.
Pero, las herramientas ofimáticas más clásicas también pueden ser una fuente de
productividad digital. Da un nuevo uso a las herramientas tradicionales.
Recuerda que la transformación digital no depende solamente de la tecnología. Nuestra
mentalidad de trabajo debe cambiar, desechando usos antiguos (impresión innecesaria,
trabajo no colaborativo) para conseguir mejoras en nuestra productividad.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA

LA GESTIÓN DE PROYECTOS

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Trabaja en equipo con Teams y Sharepoint .................................................................................................... 13

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Teams es la aplicación de Microsoft para mantener equipos de trabajo

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SACA PARTIDO A OUTLOOK Y ONENOTE

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Onenote está estructurado en varias secciones:

Puedes agregar tu correo electrónico recibidos a Onedrive usando la

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En muchas ocasiones trabajamos con nuestros documentos

Al trabajar varias personas en un mismo documento, la persona responsable del mismo

En el trabajo colaborativo, es imprescindible que los usuarios puedan hacer comentarios a

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CIERRE Y FIRMA DE DOCUMENTOS

Muchos documentos generados con Word pueden tener al final

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USO COMO EDITOR DE IMÁGENES

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PRESENTACION EN TIEMPO REAL

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Si nuestro entorno es de trabajo colaborativo, es conveniente que protejas celdas (por

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