Vs) a BTS Assistant de Gestion de PME-PMI vwetarcaence Information Aarégée d'Economie et Gestion, option A commun i catio n Avan NosseREAU ifié t wee © organisation \ administrative LIVRE DU PROFESSEUR NATHAN ae freesPrésentation et sommaire Présentation du livre du professeur Le livre du professeur, support papier, donne des pistes d’exploitation et des propositions de réponse pour les situations professionnelle, les corrigés des applications et des entrainements al'examen proposés dans le livre de I’éléve. Le site compagnon www.nathan.fr/'assistantenbts/, strictement réservé aux enseignants, contient les mémes corrigés en format PDF et offrira a partir de septembre, en complément, des fiches ressources, des applications, des sujets d’examen (études de cas et ABI) réservés aux prescripteurs. ‘Vous pouvez d'ores et déja découvrir quelques compléments en ligne, sans étre prescripteur. Sommaire THEME | : ’information Chapitre 1 : la collecte de l'information : sources et consultation Chapitre 2 : organisation et la gestion de I’information Chapitre 3 : le traitement de ’information THEME 2 : la communication Chapitre 4 : Vanalyse de la communication professionnelle Chapitre 5 : la communication orale professionnelle Chapitre 6 : 1a communication écrite professionnelle THEME 3 : Porganisation Chapitre 7 : la méthode de résolution de problémes Chapitre 8 : la méthodologie de l'action : la gestion du temps Chapitre 9 ; la gestion des moyens matériels, humains, financiers. Les coats administratifs Chapitre 10 : la réalisation des activités administratives Chapitre 11 : ta circulation de l'information Chapitre 12 : organisation du poste de travail administratif THEME 4 : la gestion des relations internes et externes Chapitre 13 : la gestion des aspects juridiques Chapitre 14 : Ja gestion administrative du personnel Chapitre 15 : la gestion des recrutements et des départs de lentreprise Chapitre 16 : la gestion de la formation professionnelle continue et des stages Edition: Sylvie Og6e ~ Laurence Accardo Coordination artistique: Evelyn Audureau Fabrication : Pascal Mégret (© Nathan/VUEF — 9 rue Méchain, 75014 Paris - 2002 ISBN : 2-09-179121-0 Présentation et sommaire -2- Osh VUE Lap mai tonChapitre 4 L’analyse de la communication professionnelle Situation professionnelle : entreprise Bébéplus, p. 51 Réflexion, p. 52 1. Analysez. les particularités de cette communication de crise. Déduisez-en les stratégies de communication & mettre en ceuvre, en interne et en externe, Proposition de réponse a) Les particularités de cette communication de crise La communication de crise s'instaure lorsqu’une période de crise est vécue dans l’entreprise. Dans le cas de lentreprise Bébéplus, il s’agit d’une malfagon au niveau des produits, Cette ‘malfagon conceme la sécurité dans la fabrication des tétines (substances cancérogénes). Le marché des produits pour bébés est un marché ot 1a sécurité joue un réle prépondérant pour le consommateur (les parents). Ainsi, une négligence au niveau de la sécurité des produits pour bébé pourrait amener l’entreprise & déposer le bilan. L’entreprise Bébéplus doit done réagir rapidement afin de ne pas perdre la confiance et la fidélité de ses consommateurs. b) La stratégie de communication en interne M. Corte doit avoir pour objectif de prévenir le phénoméne de développement non contrdlé de la rumeur. Le dialogue et l'information assurcront le maintien d’un bon climat social et la solidarité des salariés & I’entreprise pour sortir de la crise ©) La stratégie de communication en externe M. Corte doit se montrer maitre de la situation, Dans un premier temps, sa tactique évitement du probléme provoque son amplification : M. Corre refuse toute communication externe, Prendre initiative d'une communication maitrisée avec les divers médias permettrait de rassurer le consommateur sur le contrdle de la situation par l’entreprise Bébéplus. Chapitre 4 ~ L'analyse de la communication professionnelle ‘Théme 2 —La communication 3+ ONAN UER—La tia rm2. Elaborez les plans de communication correspondants, Quelques pistes L’étudiant(e) devra reprendre la structure du plan de communication donné dans les « repéres du référentiel ». Proposition de réponse a) La communication interne Premiére étape : faire un état des lieux M, Corre doit recueillir les informations (formelles ou informelles) dont disposent les salariés afin de pouvoir répondre a chacune de leurs interrogations. 11 doit également recueillir l'ensemble des informations véhiculées par la presse et les médias, en général, pour pouvoir en faire part aux salariés. M. Corre se doit d’étre en possession de toutes les informations sur I’« affaire » pour pouvoir mener une communication inteme efficace. Deuxiéme étape : définir et choisir les objectifs Pour M. Corre, les objectif’ a atteindre sont : = préserver le climat social de l’entreprise ; = pouvoir mener un travail d’équipe (ensemble des salariés) pour faire face et résoudre la crise ; — sensibiliser les salariés a la nécessité de préserver la confidentialité des informations. Troisiéme étape : choisir les outils et les actions de communication L'affichage des articles de presse et la mise a disposition d’un « flash » d’information entretiendront une image de transparence en informant rapidement tout le personnel. :ventuellement, diffusion en journal vidéo des interviews avec les médias. Le budget dégagé pour mener cette communication inteme n’est pas onéreux. Quatriéme étape : contrdler la réalisation du plan de communication Le contréle se fera par |’évaluation du climat social tout au long de la crise et dans la période «caprés crise ». b) La communication externe Premiére étape : faire un état des lieux M. Corre doit recueillir l'ensemble des informations dont disposent les médias (publiées ou non) pour pouvoir maitriser la situation. I! doit également disposer des informations techniques du service de production (le directeur technique aura un réle important) afin de répondre aux médias avec des informations précises et objectives, donc rassurantes pour les clients. Deuxiéme étape : définir et choisir les objectifs L’objectif principal de la communication externe est d’affirmer 1a maitrise de la crise par Ventreprise. La rétention d’informations serait le signe de non-contréle de la situation, avec risques d”interprétation : culpabilité non avouée, négligence non reconnue. ‘Troisiéme étape : choisir les outils et les actions de communication Essentiellement par communiqué de presse. Le contenu du communiqué et les réponses aux éventuelles questions doivent étre particuligrement bien préparés. Chapitre 4 ~ L'analyse de la communication professionnelle ‘Théme 2 ~ La communication -4- SAU LaniQuatriéme étape : contrdler la réalisation du plan de communication Evaluation ponctuelle : étude d’opinion, étude d’impact Evaluation permanente : barométre d’image Résolution, p. 52 1) Gérer Ia communication de crise en interne Quelques pistes L’étudiant(e) devra construire une réponse structurée en fonction des divers éléments proposés dans I’énoncé. Concernant les outils de communication, I’étudiant(e) pourra citer d’autres outils que ceux cités ci-dessous : la pertinence de la réponse sera évaluée en fonction de utilisation de cet util Concernant Jes actions 4 mettre en place, I’étudiant(e) pourra citer d’autres actions : Venseignant(e) appréciera la pertinence de la réponse en fonetion de lobjectif donné a chaque action. Proposition de réponse Les objectifs de communication : pour M. Come, les objectifis 4 atteindre sont : — sensibiliser le personnel aux enjeux ligs a la crise ; informer le personnel avant l’extérieur ; — limiter le développement de rumeurs en interne. Les cibles & atteindre : c’est l'ensemble des salariés de tous les services, a tous les échelons higrarchiques. Les outils de communication : la communication descendante doit transiter par des réunions d'information dans les différents services. Les actions A mettre en place : des panneaux d’information mis a jour tres régulirement (plusieurs fois par jour si nécessaire), éventuellement des débats avec les salariés... 2) Gérer la communication de crise en externe a) Lattitude de M. Corre Quelques pistes L’étudiant(e) adoptera un regard critique vis-a-vis de attitude de M. Corre en mettant en évidence l'absence de réaction immédiate de ce demier. L’utilisation du QQOQCP devrait Paider formaliser et a structurer sa réponse, Proposition de réponse (autre que l'utilisation du @QOQ¢P) M. Corre adopte une attitude de déni de la réalité. Avant la publication de article, il a refusé de prendre en compte le probléme. Ce n’est qu’au moment de la parution de ’article dans le ine Que Choisir ? que M. Corre commence A prendre quelques mesures mais elles restent préventives et non offensives. M. Corre ne mesure pas ’'ampleur du probléme et continue A adopter une attitude défensive, peu rassurante pour les clients. Ce n’est que lorsque la situation le dépasse qu’il décide de traiter le probléme. Chapitre 4 analyse de la communication professionnelle Théme 2 ~ La communication -5- Onan UE —La pple mre deb) Les actions de communication Quelques pistes L’étudiant(e) devra mettre en évidence la prise en compte et la gestion du probléme par M. Corre dés l’annonce de la crise. La réaction de M. Corre aurait di étre rapide. Proposition de réponse M. Corre aurait di s’allier les médias au lieu de les considérer comme ennemi. I! aurait di se procurer les informations nécessaires auprés du service de production pour pouvoir répondre aux questions des médias. ©) Les objectifs de communication externe Quelques pistes Mémes conseils que pour le plan de communication interne (voir ci-dessus) Proposition de réponse Les objectifs de communication : l’objectif principal de la communication externe est ¢affirmer la maitrise de la crise par l’entreprise. La rétention d’informations serait le signe de non-contréle de la situation, avec risques d’interprétation : culpabilité non avouée, négligence non reconnue, Les cibles & atteindre : M. Corre a laissé dégénérer le probléme, ce qui multiplie les cibles de sa communication extemne par la suite, Les cibles ne sont plus simplement les distributeurs et Jes clients mais également les médias... Les outils de communication : les interviews, les conférences de presse... Les actions & mettre en place : la diffusion d’ informations, modérée mais efficace. 4d) Le réle de la DGCCRF Quelques pistes Sources : voir le site www.finances.gouv.f/DGCCRE Les étudiant(e)s peuvent également prendre contact avec Ia DGCCRF de leur département pour obtenir des renseignements sur le fonctionnement local de celle- Proposition de réponse Structure de la note de synthése En-éte : ne pas oublier de citer les sources. Introduction : ’étudiant(e) devra rappeler le probléme, le sujet & traiter. Développement: synthése des documents (Internet, joumnaux ou autres) compilés par Pétudiant(e). Il est primordial que [’étudiant(e) construise un plan qui permette une retranscription fidéle des idées, sans pour autant paraphraser ou citer les textes. Conclusion : P’étudiant(e) formulera P’idée principale exprimée dans son développement. Il (cle) se prononcera sur les risques encourus par l'entreprise. Chapitre 4 — analyse de la communication professionnelle ‘Theme 2~La communication -6- ‘ONana VU -Laponag omen le3) Gérer aprés-crise Quelques pistes Les actions proposées par les étudiant(e)s devront répondre a un objectif d’amélioration de T'image sans une recherche de rentabilité & court terme. Proposition de réponse Dons de produits aux maternités et aux jeunes mamans. Mise en place d'un systéme de veille sur ’hygiéne et la sécurité avec la collaboration de médecins, pédiatres... Chapitre 4 — Lianalyse de la communication professionnelle -7- ‘Théme 2~La communicationApplications, p. 59 1. Mettre en place une démarche d’analyse d’une situation de communication, p. 59 1) Analysez les problémes de communication soulevés par la promotion de Philippe Gérard au sein du service commerci Quelques pistes La promotion hiérarchique de Philippe Gérard induit son changement de position sociale et de statut dans le service commercial. Amené a diriger ses anciens collegues, il a peur d’étre rejeté par le groupe. Soucieux de laisser penser que cette promotion ne lui est pas « montée & la téte », il n’ose rien entreprendre qui puisse déplaire. Proposition de réponse En effet, Philippe Gérard s’est retrouvé responsable de quatre directeurs des ventes qui étaient auparavant a son niveau hiérarchique. Or, une relation d’amitié liait ces cing salariés. La promotion hiérarchique de Philippe Gérard a provoqué une situation de déséquilibre dans les relations due a une différence de position au sein de la hiérarchie. Peut-on garder les mémes liens d’amitié avec ses égaux qu’avec ses subordonnés (liens hiérarchiques) ? Cette amitié doit étre adaptée, aménagée et les acteurs n’y sont pas parvenus. 2) Commenter les erreurs commises. Quelle attitude aurait-il pu adopter face A chacune des difficultés de communication rencontrées ? Quelques pistes L’étudiant(e) pourra citer quelques erreurs parmi celles listées dans le tableau ci-dessous, Cette liste n’est pas exhaustive. Erreurs Attitudes A adopter (par Philippe Gérard) © Des directeurs des ventes —Se servir de la relation d’amitié|— Faire comprendre (directement ou indirectement) aux pour amadouer Philippe Gérard | directeurs des ventes que leur amitié ne doit pas interférer dans leurs relations professionnelles. ~ Fixer des objectifs non négociables aux directeurs des ventes en les liant aux objectifs de l’entreprise. (idem ci-dessus) —Jalousie et refus de travailler sur|~ Etre ferme en distinguant les objectifs négociables des un projet objectifs non négociables. Le refus de travailler sur le projet pourrait nuire 4 la carriére du directeur : le lui signifier. Chapitre 4 —L'analyse de fa communication professionnelle ‘Théme 2 —La communication -8- a EP -La php non initErreurs Attitudes & adopter (par Philippe Gérard) Philippe Gérard devrait essayer, dans un premier temps, de discuter avec son ancien collégue pour faire tomber ses résistances a sa promotion (jalousie...). Une bonne entente serait quand méme le meilleur moyen de prévention pour I’adhésion complete du salarié, échanges informels sont|~ Philippe Gérard doit insister pour engager des | échanges informels avec les directeurs des ventes. Les échanges ne devront en aucun cas porter sur des éléments professionnels mais plut6t personnels (parler des vacances, de la famille, de lactualité...). | ‘* De Philippe Gérard | IL essaie de se comporter en|~Philippe Gérard doit savoir faire la diffrence entre copain, es relations professionnelles et les relations| | personnelles s'il veut établir un sentiment de respect. Il ne prend pas position lorsque|— Philippe Gérard doit imposer son autorité avant que son autorité est contestée. celle-ci ne devienne « habituelle ». I! ne peut confier cette mission aux autres ; c'est a lui de la prendre en charge. |-Bavard, il donne des informations |— Philippe Gérard doit bien distinguer les relations |confidentielles pour se faire personnelles et les relations professionnelles. Divulguer | apprécier. des informations confidentielles est une faute | professionnelle de sa part qui, en plus, remet en cause | son autorité hiérarchique et son savoir-faire. —Il joue un double jeu. Philippe Gérard doit avoir une attitude claire et non équivoque. Son savoir-faire, sa compétence, et par 1a méme son autorité, seraient vite remis en cause dans le cas contraire. 2. Organiser des entretiens individuels, p. 59 1) Prévoyez Vorganisation et le déroulement des entretiens individuels, les modalités de préparation par chacune des parti Quelques pistes L’étudiant(e) devra reprendre les différentes étapes données dans I’ énoneé. Des variantes a la proposition de réponse énoneée ci-dessous sont possibles si I’étudiant(e) garde une réponse structurée mettant en évidence ’ordre chronologique dans la préparation et Je déroulement de I’entretien. La proposition de réponse se veut volontairement exhaustive : le chef de service réalisera entretien annue! obligatoire en méme temps que la résolution des problémes soulevés sur les conditions de travail. L*étudiant(e) pourra ne traiter que les problémes liés aux conditions de travail. Chapitre 4 ~L'analyse de la communication professionnelle ‘Theme 2 — La communication -9- OnsacVEF-Lapcrnn ine ndProposition de réponse a) L’organisation : les entretiens individuels seront réalisés par les responsables de service. b) Le déroulement I partie : prévoir un temps de prise de contact « informelle » © 2 partie : I’entretien deviendra plus formel avec tout d’abord, le rappel du contenu de l’entretien précédent (rappel également des objectif’ fixés), ~ puis, I’évaluation de ’atteinte ou non des objectifs fixés, —puis, l'expression de la satisfaction ou de T'insatisfaction du salarié concernant certains aspects des conditions de travail (notamment la planification des congés annuels ct Pévaluation de la prime de fin d’année), ~et enfin, la fixation de nouveaux objectifs. ©) Les modalités de préparation : le salarié sera averti du contenu de lentretien ainsi que du déroulement prévu afin qu’il puisse anticiper les questions. Le chef d'entreprise réunira auparavant les chefs de service afin de leur fournir toutes les informations dont ils pourraient avoir besoin. 2)Concevex le document qui permettra de cerner en commun les points a aborder durant I’échange. Quelques pistes Le document pourra étre une grille ou un questionnaire précis des questions poser. La grille laisse cependant une plus grande autonomie au chef de service Proposition de réponse ‘Nom et prénom du salarié Service : Responsable de service: Date de Tentretien Date du demier entretien = Rappel du contenu de lentretien précédent (et des objectifs Axes) Bilan depuis le demier entretien Objectif’ fixés atteints : D oui Onon C1 partiellement Explications Chapitre 4 ~ L'analyse de la communication professionnelle ‘Théme 2 ~ La communication -10- (ONE -Laptowapieso aie tw iConditions de travail ) 1. Le salarié s’exprimera librement sur les conditions de travail | 2. La planification des congés annuels : 3. L’appréciation et la reconnaissance des performances individuelles au moment des primes de fin d’année : Fixation de nouveaux objectifs — _ (La date du prochain entretien sera également fixée.) Montant approximatif de Ta prime de fin Wannée st les objects sont atteints = 3) Rédigez la lettre d'information qui sera adressée 4 ensemble du personnel concernant ce dispositif, ses objectifs, son intérét. Queiques pistes Ce document écrit peut prendre plusieurs formes : ~une lettre nominative adressée 4 chaque salarié afin de renforcer la communication écrite individuelle. La lettre pourra étre adressée par la direction ou par le chef de service ; une note a afficher dans chaque service pour informer l'ensemble des salariés du dispositit prévu, La proposition de réponse reprendra cette deuxiéme solution. Remarque : il faudra signaler aux étudiant(e)s qu’un premier courrier aura été adressé aux représentants du personnel pour les informer de ce dispositif, Chapitre 4 ~ L’analyse de la communication professionnelle Theme 2 - La communication “Me Ns VUE La pce rn arate tn deProposition de réponse Note a ensemble du personnel Le (date), Afin d’améliorer les conditions de travail de tous les salariés de l'entreprise, chaque responsable de service va mener des entretiens individuels avec les salariés de son service dans les semaines & venir (du ... au Ces entretiens auront comme objectifs : ~ de réaliser une évaluation depuis le dernier entretien et de prévoir l'année & venir ; —d’évaluer les conditions de travail au sein de Ventreprise et, si nécessaire, de proposer des solutions d’amélioration. Nous vous remercions pour votre collaboration. LA DIRECTION 3. Développer l’information ascendante dans l’entreprise, p. 60 1) Présentez les diverses modalités de mise en ceuvre susceptibles d’assurer une remontée significative de réponses dans les boites 4 idées. Quelques pistes Les réponses mettront en évidence l’objectif de motivation du groupe et de l’individu. Il s'agit de trouver des moyens pour motiver les salariés 4 s’impliquer dans le projet. Proposition de réponse La boite idées doit étre annoncée au travers de notes d'information, d’articles dans le journal interne... De plus, un concours pourrait étre organisé avec un lot destiné & I’idée qui sera retenue, 2) Réfléchissez aux modalités d’organisation de la demi-journée « portes ouvertes» afin d’assurer son succds. Rédigez la note de présentation de cette opération & ’attention du personnel afin de la promouvoir et de lever les craintes dues aux perturbations apportées dans le travail. Quelques pistes Organisation et convivialité devront guider les réponses des étudiant(e)s. La note de présentation devra mettre en évidence cette organisation (pour lever les craintes de perturbation du travail) et la convivialité (présentation dynamique et originale de la note). Proposition de réponse Modalités d’organisation : il faut prévoir un parcours détaillé et « minuté » afin de pouvoir avertir les différents services de ’heure a laquelle les étudiant(e)s visiteront leurs locaux. Chapitre 4 — Lianalyse de la communication professionnelle ‘Theme 2- La communication -12- Over YUEF La pccpenonaoie ten diI faudra également prévoir un accueil convivial : accueil du directeur, boissons, plaquette de Ventreprise. Les étudiant(e)s pourront essayer les di une salle aménagée & cet effet. Un appel au volontariat pourra étre fait parmi les concepteurs de I’entreprise afin que ceux-ci se rendent plus disponibles pour répondre aux questions des étudiant(e)s. rents jeux commercialisés a Ja fin de la visite dans Note de présentatior Note a ensemble du personnel Notre entreprise est dynamique et passionnée ! Nous souhaitons partager ces atouts avec les étudiants dune grande école dans le cadre d’une demi-journée « portes ouvertes » qui aura lieu le (date). Ces étudiants sont particuligrement intéressés par les métiers axés sur la CAO. Partageons avec eux notre expérience et notre savoir-faire ! Cette demi-jourée sera organisée de fagon 4 ne pas perturber votre travail, mais certai aménagements seront sirement nécessaires. ‘Nous afficherons le planning détaillé de la demi-journée dés la validation par la direction. Les concepteurs qui souhaitent partager leur expérience avec les étudiants pourront s’inscrire auprés du service DRE. ‘Nous vous remercions pour votre collaboration. Le DRH 4. Enquéte de satisfaction, p. 60 Concevez ce questionnaire d’enquéte. Quelques pistes Il s'agit de construire un méme questionnaire pour les cing centres. Ce questionnaire sera done exhaustif. I! est alors conseillé de concevoir un questionnaire dont l'administration sera confiée & un tiers. Le questionnaire sera congu selon une structure suggérée par I’énoncé: les prestations hételiéres, le service « conseil médical et diététique », les soins de thalassothérapie, les soins de remise en forme, ’accés a des équipements et, enfin, les questions d’ identification. La proposition de réponse développera les prestations hételigres et les questions identification. Chapitre 4 ~ L'analyse de la communication professionnelle ‘Théme 2 ~ La communication -B- ONsAVUE Lape tienProposition de réponse 1. PRESTATIONS HOTELIERES 1. De fagon générale, étes-vous satisfait(e) des prestations hoteliéres ? Doni TNon 1 Partiellement Hébergement : 2. Que pensez-vous de l’accueil lors de votre arrivée a I’hotel ? (Notez de 0 a 10 : 0 étant « trés mauvais » et 10 « excellent ») Si votre note est entre 0 et 5, dites pourquoi ? 3. Trouvez-vous que : Pas dutout ‘Tout fait Partiellement accord d'accord accord |- La décoration de | la chambre était agréable Oo a Oo \- La luminosité de la chambre était agréable o a a - Laliterie était de bonne qualité Oo oa a | - La salle de bain était agréable o o a - Le service de chambre était efficace Qo a a Restauration 4, Les menus, étaient-ils variés ? Dou ONon DNe sait pas 5. Evaluez : (notes de 146 : 1 = «trés mauvais » et 6 = « excellent ») — La qualité des plats —Loriginalité des plats Le service —Les prix’ Chapitre 4 —L'analyse de la communication professionnelle Théme 2 — La communication -14- Nba Lapin tris neTI. IDENTIFICATION 1. Quelles ont été les dates de votre séjour ? DU veccsseee aU 2. Dans quel centre de thalassothérapie avez-vous séjouné ? 3. Est-ce votre 1* séjour en thalassothérapie ? Dou ONon 4. Est-ce votre 1" séjour dans ce centre de thalassothérapie? Oui Non 5. Quel est votre age 6. Quelle est votre catégorie s Les logiciels denquéte proposent des items préenregistrés. 7. Quel est le revenu annuel moyen (net) de votre foyer ? Chapitre 4 — L’analyse de la communication professionnelle ‘Théme 2 ~La communication -15- (© MaavVUEF Laptop so mci leEntrainement 4 l’examen SARL Kit Piscines, p. 61 1, Dossier 1 : participation & la foire, p. 61 — Maquette des cartons d’ invitation (Recto) Offerte par la SARL Kit Piscines ~ LES MILLES ~ AIX-EN-PROVENCE Stand n° 0105 INVITATION a la foire de printemps du 9 au 13 mars 2002 (Pare Chanot-Marseille) Veuillez présenter cette invitation & I ‘entrée « invités » du Pare Chanot (Verso) KIT PISCINES Insérez nlimporte quelle photo de piscine. Chapitre 4 — Lanalyse de la communication professionnelle ‘Théme 2 —La communication = 16- ens~ Lettre type SARL KIT PISCINES — LES MILLES - AIX-EN-PROVENCE « Titre » « Prénom » « Nom » « Adresse » « Code postal » « Ville » Objet : foire du Pare Chanot 4 Marseille Aix-en-Provence, « date » PJ: 4 invitations « Titre», A Voceasion de la foire de printemps qui se déroulera au Pare Chanot de Marseille du 9 au 13 mars 2002, nous vous convions a venir nous rejoindre au stand n° 0105 pour venir découvrir nos produits. Nous vous faisons done parvenir quatre invitations afin que vos amis puissent également profiter de notre présentation-produits. A trés bient6t sur notre stand, M. Duet, directeur. Chapitre 4 — L’analyse de la communication professionnelle ‘Théme 2 - La communication -17- ONE Legit oe i2. Dossier 2 : réflexion sur la communication interne, p. 61 Rapport Emetteur : assistant(e) de gestion Destinataire : M. Dufet Titre : Rapport En-téte Objet : utilisation d’Intranet en vue d’améliorer Ja communication entre les commerciaux et le sige Plan 1. Avantages de utilisation d’Intranet IL Contraintes de Putilisation dIntranet Introduction : rappel de l'objet de la demande et annonce du plan 1, Avantages de l’utilisation d’Intranet 1. Communication : fluidité de l'information Ex. : annuaire interne, revue de presse de lentreprise, présentation de l’entreprise. —Notamment, circulation des notes et de tous les documents écrits de communication interne A faible coat — Possibilité de groupware ou travail coopératif. 2. Commerce — Unification du réseau de vendeurs ~Réactivité et flexibilité dans la mise 4 jour des informations, la commande ou la consultation des produits = Communication directe avec le siége sous forme de questions/réponses 3. Ressource humaines ~ Intégration du nouveau recru plus facile car il dispose de davantage d’informations ; = Lien avec la DRH en temps réel pour la diffusion d’informations sociales, la préparation de Ventretien annuel... = La formation : formation en ligne pour certains modules ou, tout du moins, demande de formation. IL. Contraintes de utilisation d°Intranet 1. Contraintes techniques —Nécessité dune formation a utilisation d’Intranet ~Contraintes de confidentialité et de sécurité des données 2. Contraintes organisationnelles ~ Mise a jour des informations Implication et participation de tous les utilisateurs, y compris la higrarchie de l’entreprise = Organisation du site en fonction des besoins exprimés Conclusion : malgré les contraintes techniques, Intranet est un investissement qui s’avérera rentable rapidement. Aujourd’hui, la moitié des entreprises de plus de 50 salariés est équipée de cet outil. Chapitre 4 — L'analyse de la communication professionnelle ‘Théme 2 ~ La communication = 18- ‘ontasVUE-La peer ane i,— Actions proposées Queiques pistes L’enseignant(e) appréciera les réponses des étudiant(e)s au cas par cas. Proposition de réponse —Journée d’intégration ; journée organisée spécialement pour les nouveaux commerciaux. Cette journée sera conviviale et aura comme objectif principal de donner un grand nombre 4’informations aux commerciaux sur le fonctionnement de I’entreprise... Parrainage : un parrain (commercial de l’entreprise) sera nommé pour accompagner et aider Je nouveau salarié, Cette premiére rencontre pourra se poursuivre au restaurant dans le cadre d'un repas parrains/filleuls, organisé par l'entreprise. — De facon plus classique : distribution de la plaquette de l’entreprise et explication de son fonctionnement par le responsable commercial et le responsable des ressources humaines lors une réunion d’environ une demi-journée. Cette demi-journée se soldera par un repas pris en ‘commun. Chapitre 4 — L'analyse de la communication professionnelle ‘Théme 2 ~ La communication =19- OME La pour rae de