Accounting for CAPEX threshold and its change under IFRS

Many companies apply so-called Capital expenditure threshold to decide which assets to capitalize and
which assets to expense in profit or loss, based on their acquisition costs.
I received many questions related to CAPEX threshold, so I selected one of them because it is the most
complex one:
“We have a CAPEX threshold policy where we capitalize all assets with cost higher than the threshold.
Let’s say that the threshold is CU 1 000. What if we buy lots of assets at CU 700 each?
It does not seem OK to pass them in profit or loss because their total value is more than CU 1 000.
Also, how to set the threshold – any advice?
What happens if a company revises its capitalization threshold from CU 1 000 to CU 1 500 will be
accounted for as change in accounting policy and will be applied retrospectively?”

IFRS Answer: Materiality and aggregation

It all has something to do with materiality and aggregation.
You need to set up your materiality level first.

What is material?
The standard IAS 1 Presentation of Financial Statements specifies that material is anything that could
either individually or collectively influence the economic decisions that users make on the basis of the
financial statements.
So it’s certain significance or importance.
An item can be important due to 2 basic factors:

1. Its size – the purchase of the whole admin building will probably be material for a medium-sized
company, but not the purchase of waste paper bin, and
2. Its sensitivity – some items can be material not due to their size, but due to their sensitivity
because they can have an impact on how other people perceive the company.

Typical example are bonuses to management.

They might not be significant – USD 1 or 2 mil. paid to CEO of some big multi-billion or gazzilion
corporation is probably not material due to the size, but people always watch out on how the companies
remunerate their managers and whether the shareholders are not in conflict with management.
Now, we will focus on the size.
Assessing the materiality
Materiality is something that must be assessed by each company individually.
The reason is that it depends on the company’s size, nature of operations, magnitude of individual
information and its significance for financial statements etc.
Materiality is very judgmental and yes, each entity must determine it, there is no exact and explicit
process of setting the materiality.
However, in September 2017, IFRS Foundation issued the IFRS Practice Statement n.2 titled Making
Materiality Judgments.
This statement describes the process of setting your materiality levels, it has 4 steps – identify, assess,
organize and review, and you can actually download the full practice statement for free at ifrs.org.

Individual or aggregate?
OK, so you set up your materiality.
The capex threshold is NOT a materiality, but it is very closely related to it and derived from it.
The capex threshold should be set in a way that the total amount of items expensed in profit or loss is not
material.

So if the aggregate of small items not capitalized due to being lower than the threshold is lower than the
materiality, then your threshold is set correctly.
Let’s say you set the threshold of CU 1 000.
Thus, everything expenditure over CU 1 000 gets capitalized as it is significant, and everything below CU
1 000 is expensed in profit or loss.
Fair enough.
Now, what about the situation when you buy 5 assets, CU 700 each?
It means that you made a purchase of CU 3 500.
Individually, it is not material, because it’s below your materiality level or capex threshold.
But, in aggregate, it is material.
The standard IAS 16 Property, Plant and Equipment describes that in paragraph 9.
It says that it may be appropriate to aggregate individually insignificant items, such as tools or molds,
and apply the recognition criteria to the aggregate value.
If the aggregate value is lower than your threshold, then expense in it profit or loss.

Revising your capex threshold

What happens when you actually change the threshold from CU 1 000 to CU 1 500?
How should you apply that change?
If you have set the thresholds, you should revise them each reporting period – that is at least once per
year.
Special For You! Have you already checked out the IFRS Kit ? It’s a full IFRS learning package with
more than 40 hours of private video tutorials, more than 140 IFRS case studies solved in Excel, more than
180 pages of handouts and many bonuses included. If you take action today and subscribe to the IFRS
Kit, you’ll get it at discount! Click here to check it out!

You should really look at whether the current amount is still immaterial, not affecting your users.
Should you reflect the change in materiality – or the change in capex threshold in this
case retrospectively?
Yes, sometimes.
It depends on whether your capex threshold increases or decreases:

When your capex threshold decreases…

Imagine that some asset meets the definition and recognition criteria for property, plant and equipment
under IAS 16, but you do not recognize it as an asset because its cost is lower than your threshold.
What actually happened?
You made an immaterial error, isn’t it?
Let’s say that your capex threshold is CU 1 000 and you bought a bookshelf for CU 800.
The bookshelf is a property plant and equipment because you plan to use it to store your office files for
more than one year.
So you should capitalize it and depreciate it as an asset if you want to be 100% correct.
But, it is not material, so you can expense it. You just made an immaterial error in fact.
The next year your company shrinks for some reason, profitability goes down and smaller items become
material.
You revise your capex threshold from CU 1 000 to CU 700.
And, what was immaterial error last year, becomes material error. Sometimes it’s not the case, but you
should check that.
You should make a correction of this material error under IAS 8 Accounting Policies, Changes in
Accounting Estimates and Errors – that is retrospectively.
The IFRS Practice statement that I mentioned also asks for it in the paragraph 80.

When your capex threshold increases…

When you increase the capex threshold, then material items become immaterial and thus there’s no
cumulative error from the previous periods.
So no, if you revise the threshold upwards, there’s no need to correct.
Here’s the video summing up the issue:
 Капиталжуулалтын босго хэмжээ болон түүний өөрчлөлтийг СТОУС-н дагуу бүртгэх
Олон компаниуд худалдан авалтын зардалд үндэслэн аль хөрөнгийг капиталжуулах, аль
хөрөнгийг ашиг, алдагдалд оруулахаа шийдэхийн тулд Капиталжуулалтын босго
гэдэг ойлголтыг ашигладаг.
Би CAPEX босготой холбоотой олон асуулт хүлээн авсаны хамгийн төвөгтэй нэгийг нь сонгосон:
“Бид босгоос өндөр өртөгтэй бүх хөрөнгийг капиталжуулдаг Капиталжуулалтын -ийн босго
бодлоготой.
Босго нь 1 000 төг байна гэж бодъё. Хэрэв бид нэг бүр нь 700 төг олон тооны хөрөнгө худалдаж
авбал яах вэ?
Нийт үнэ нь 1000 төг-аас дээш байгаа тул тэдгээрийг ашиг, алдагдалд оруулах нь зохисгүй юм шиг
санагддаг.
Мөн босгыг хэрхэн тогтоох вэ - зөвлөгөө өгөх үү?
Хэрэв компани босгоо 1 000-аас 1 500 төг болгон өөрчилбөл нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогын
өөрчлөлт гэж тооцогдох бөгөөд буцаан хэрэглэх үү?"
СТОУС Хариулт: Материаллаг байдал ба нэгтгэл
Та эхлээд материаллаг байдлын түвшингээ тохируулах хэрэгтэй.
Материаллаг гэж юу вэ?
НББОУС 1 Санхүүгийн тайлангийн танилцуулга стандарт нь санхүүгийн тайлангийн үндсэн дээр
хэрэглэгчдийн гаргаж буй Эдийн засгийн шийдвэр гаргалтанд нөлөө үзүүлэхүйц мөнгөн
дүнг материаллаг байдал г.г
Нэг зүйл нь 2 үндсэн хүчин зүйлээс шалтгаалан чухал байж болно:
Тоон ба чанарын үзүүлэлтээр хэмждэг
1. Хэмжээ нь – барилгыг бүхэлд нь худалдаж авах нь дунд хэмжээний компанид материаллаг байх
болно, гэхдээ хаягдал цаасны сав худалдаж авах нь материаллаг биш юм.
2. Мэдрэмжтэй байдал – зарим эд зүйлс хэмжээнээсээ хамааралгүй материаллаг шинж
чанартай байж болохоос бус бусад хүмүүс тухайн компанийг хэрхэн хүлээж авахад
нөлөөлж чаддаг учраас мэдрэмжтэй байдаг.
Ердийн жишээ бол удирдлагын урамшуулал юм.

Тэдгээр нь тийм ч чухал биш байж магадгүй - 1 эсвэл 2 сая доллар. Зарим нэг том олон тэрбумын
буюу газзилоны корпорацийн гүйцэтгэх захиралд төлсөн цалин нь хэмжээнээс шалтгаалж тийм ч
чухал биш байж магадгүй ч хүмүүс тухайн компаниуд менежерүүдээ хэрхэн урамшуулдаг, хувьцаа
эзэмшигчид нь удирдлагатай зөрчилддөггүй эсэхийг үргэлж анхаарч үздэг.

Одоо бид хэмжээс дээр анхаарлаа хандуулах болно.

Материаллаг байдлыг үнэлэх
Материаллаг байдал бол компани бүр тус тусад нь үнэлэх ёстой зүйл юм.
 Материаллаг байдлын мөнгөн дүнг тодорхойлоход ямар нэгэн стандарт тогтоосон хувь
хэмжээ байдаггүй энэ нь тухайн байгууллагын хэмжээ, үйл ажиллагааны шинж чанар, хувь хүний
мэдээллийн цар хүрээ, санхүүгийн тайлангийн ач холбогдол гэх мэт зэргээс шалтгаална.

Гэсэн хэдий ч 2017 оны 9-р сард СТОУС сан нь СТОУС-ын практикийн мэдэгдэл №2-ыг
"Материал байдлын дүгнэлт хийх" гарчигтай гаргасан.
Энэхүү мэдэгдэл нь таны материаллаг байдлын түвшинг тогтоох үйл явцыг тодорхойлсон бөгөөд
энэ нь тодорхойлох, үнэлэх, цэгцлэх, хянах 4 үе шаттай гэж үзсэн

Individual or aggregate?

За, та материаллаг байдлаа тохируулахдаа

Капиталжуулах босго нь материаллаг чанар БИШ, гэхдээ үүнтэй маш нягт холбоотой.

Капиталжуулах босгыг ашиг, алдагдалд зарцуулсан зүйлийн нийт дүн материаллаг

бус байхаар тогтоох ёстой.

Капиталжуулаагүй жижиг зүйлсийн нийлбэр материаллаг байдлаас доогуур байвал таны

хөрөнгө оруулалтын зардлын босго зөв тогтсон гэсэн үг.

Та 1 000 төг-ын босгыг тогтоосон гэж бодъё.

Иймээс 1000 төг-аас дээш зардал нь ач холбогдолтой гэж үзээд капиталжуулах бөгөөд 1000-аас
доош бүх зардлыг ашиг, алдагдалд тооцдог.
Хангалттай шударга.

Одоо тус бүр нь 700 юань 5 хөрөнгө худалдаж авахад нөхцөл байдал ямар байна вэ?
Энэ нь та 3500 еврогийн худалдан авалт хийсэн гэсэн үг.
Хувь хүний хувьд энэ нь материаллаг биш, учир нь энэ нь таны материаллаг байдлын түвшин
эсвэл хөрөнгийн босгоос доогуур байна.
Гэхдээ нийлбэр дүнгээр энэ нь материаллаг юм.
НББОУС 16 Үндсэн хөрөнгө нь 9-р зүйлд үүнийг тодорхойлсон.

Багаж хэрэгсэл, хэв зэрэг ач холбогдол багатай зүйлсийг тус тусад нь нэгтгэж, хүлээн зөвшөөрөх
шалгуурыг нэгтгэсэн үнэд хэрэглэх нь зүйтэй гэж үүнд заасан.

Хэрэв нийт үнэ цэнэ нь таны босго хэмжээнээс доогуур байвал түүн дэх зардал нь ашиг, алдагдалд
орно.

Босго оноогоо шинэчилвэл

Босгыг 1 000 CU-аас 1 500 ТН болгон өөрчлөхөд юу болох вэ?

Та энэ өөрчлөлтийг хэрхэн хэрэгжүүлэх ёстой вэ?

Хэрэв та босго оноог тогтоосон бол тайлангийн үе болгонд, өөрөөр хэлбэл жилд нэгээс доошгүй
удаа шинэчилж байх ёстой.
Одоогийн өөрчилсөн хэмжээ нь хэрэглэгчдэд нөлөөлөхгүй ач холбогдолгүй хэвээрээ
байгаа эсэхийг шалгах хэрэгтэй.
Та материаллаг байдлын өөрчлөлтийг тусгах ёстой юу эсвэл энэ тохиолдолд капиталжуулах
босгоны өөрчлөлтийг буцаан тусгах ёстой юу?
Тиймээ заримдаа.
Энэ нь таны хөрөнгийн зардлын босго нэмэгдэх эсвэл буурах эсэхээс хамаарна.

Таны хөрөнгийн босго буурах үед…

Зарим хөрөнгө НББОУС 16-д заасан үндсэн хөрөнгийн тодорхойлолт, хүлээн зөвшөөрөх
шалгуурт нийцэж байгаа боловч өртөг нь таны босго хэмжээнээс доогуур байгаа тул та
үүнийг хөрөнгө гэж хүлээн зөвшөөрдөггүй гэж төсөөлөөд үз дээ.

Энэ нь бодит бус алдаа

Таны үнийн дүнгийн босго 1000 төг , та 800-аар номын тавиур худалдаж авлаа гэж бодъё.
Номын тавиур нь оффисын файлуудаа нэг жилээс дээш хугацаагаар хадгалахад ашиглахаар
төлөвлөж байгаа тул үндсэн тоног төхөөрөмж юм.
Тиймээс хэрэв та 100% зөв байхыг хүсвэл үүнийг капиталжуулж, хөрөнгө болгон
элэгдэлд оруулах хэрэгтэй.

Гэхдээ энэ нь материаллаг биш тул та үүнийг зарцуулж болно. Энэ зүгээр л бодит бус алдаа.

Дараа жил нь танай компани ямар нэг шалтгаанаар хумигдаж, ашиг орлого буурч, жижиг
зүйлс материаллаг болж хувирдаг.
Та капиталын босго оноогоо 1000 CU-аас 700 CU болгон шинэчилнэ үү.
Өнгөрсөн жил материаллаг бус алдаа байсан нь материаллаг алдаа болж хувирдаг.
Заримдаа тийм биш, гэхдээ та үүнийг шалгах хэрэгтэй.
Та НББОУС 8 Нягтлан бодох бүртгэлийн бодлого, Нягтлан бодох бүртгэлийн
тооцооны өөрчлөлт, алдааны дагуу энэ материаллаг алдааг буцаан засах хэрэгтэй.\

Миний дурдсан СТОУС-ын практик мэдэгдэл мөн 80-р зүйлд үүнийг шаарддаг.

Таны хөрөнгийн босго нэмэгдэхэд…

Зардлын босго хэмжээг нэмэгдүүлэхэд материаллаг зүйлс материаллаг бус болж, өмнөх
үеүүдийн хуримтлагдсан алдаа байхгүй болно.
Хэрэв та босгыг дээш нь өөрчилвөл залруулах шаардлагагүй болно.

Нэгтгэж хэлэхэд
аль хөрөнгийг капиталжуулах, аль хөрөнгийг ашиг, алдагдалд оруулахаа шийдэхийн тулд
Капиталжуулалтын босго гэдэг ойлголтыг ашигладаг.
Босгыг тогтооход материаллаг байдал нь чухал ойлголт.
Материал гэж юу вэ?
Эдийн засгийн шийдвэр гаргалтанд нөлөө үзүүлэхүйц мөнгөн дүнг материаллаг байдал г.г
За, та материаллаг байдлаа тохируулахдаа
Капиталжуулах босгыг ашиг, алдагдалд зарцуулсан зүйлийн нийт дүн материаллаг бус
байхаар тогтоох ёстой.

Капиталжуулаагүй жижиг зүйлсийн нийлбэр материаллаг байдлаас доогуур байвал таны

хөрөнгө оруулалтын зардлын босго зөв тогтсон гэсэн үг.
Босго оноогоо шинэчилвэл
Хэрэв та босго оноог тогтоосон бол тайлангийн үе болгонд, өөрөөр хэлбэл жилд нэгээс доошгүй
удаа шинэчилж байх ёстой.